Checkliste für den produktiven Umgang mit E-Mails - Digicomp

Tipp Nummer 4 für Wissensarbeiter
Checkliste für den produktiven
Umgang mit E-Mails
Im Geschäftlichen wie im Privaten gehört die elektronische
Post heutzutage zu den unverzichtbaren Kommunikationsmitteln.
E-Mails sind ein bequemer Weg,
um jemandem schnell ein Anliegen mitzuteilen oder ein
Dokument zu übermitteln. Doch E-Mails sind auch ein
Produktivitätskiller, wenn man sich alle paar Minuten
aus seiner Tätigkeit herausreissen lässt, weil eine neue
Nachricht im Posteingang gelandet ist.
Die folgende Checkliste verhilft Ihnen zu einem effizienten
Umgang mit elektronischer Post.
Tipp 1 ​
Nutzen Sie E-Mails nicht als Ablenkung
Widerstehen Sie der Versuchung, ständig nach neuen E-Mails
zu schauen. Schalten Sie wenn möglich das Intervall, in dem
Ihr Mailprogramm neue Post holt, auf 30 oder 60 Minuten
hoch – oder ganz ab. In Outlook finden Sie die Einstellung für
die Benachrichtigungen im Menü «Extras» unter «E-Mail-
Optionen > Erweiterte E-Mail-Optionen».
Tipp 2
Legen Sie Zeitfenster für die Bearbeitung von
E-Mails fest
Dieser Tipp hängt eng mit dem ersten Vorschlag zusammen:
Setzen Sie Zeiten fest, während derer Sie sich um E-Mails
kümmern. Bearbeiten Sie Ihre Post beispielsweise bei
Arbeitsbeginn, nach dem Mittag und kurz vor Feierabend.
Dadurch werden Sie produktiver arbeiten.
Tipp 3
Halten Sie den Posteingang frei
Legen Sie Unterordner an, beispielsweise für einzelne Kunden
oder Themen, und verschieben Sie eingehende E-Mails dorthin.
Viele Mailprogramme bieten Filter, die Ihnen diese Arbeit
abnehmen. Auf diesem Weg behalten Sie die Übersicht über
Ihre Post.
Tipp 4
Fassen Sie ein E-Mail nur ein Mal an
Sobald Sie ein E-Mail gelesen haben, sollten Sie es bearbeiten.
Dazu gehört etwa, dass Sie die Anfrage beantworten,
weiterleiten oder auf anderen Wegen reagieren. Mit der
sofortigen Bearbeitung sparen Sie viel Zeit.
Tipp 5
Optimieren Sie die Bearbeitung
Gewöhnen Sie sich einen regelmässigen Rhythmus für die
Bearbeitung von E-Mails an. Beispielsweise können Sie sich
vornehmen, Post spätestens am nächsten Tag zu beantworten
– E-Mail ist ein schnelles Medium.
Mit Vorlagen, Textbausteinen und ähnlichem für immer wiederkehrende
Formulierungen beschleunigen Sie die Beantwortung
elektronischer Post.
Tipp 6
Vereinfachen Sie dem Empfänger die Arbeit
Dank eines aussagekräftigen Betreffs und einer kurzen, prägnanten
Formulierung ist der Empfänger Ihrer Post schnell
im Bild. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und
überlegen Sie, ob Ihre Botschaft wie gewünscht rüberkommt.
1201009
Digicomp Academy AG
Telefon 0844 844 822, Fax 0844 844 823, info@digicomp.ch, www.digicomp.ch
Drive your life.

Tipp 7
Halten Sie sich an die Netiquette
Die Netiquette stellt quasi den Knigge des Internets dar und
beschreibt, was als höflich gilt und was nicht. Mit Smileys
(Emoticons wie :-) ;-) und viele weitere; siehe auch
http://de.wikipedia.org/wiki/Emoticon) gestalten Sie Ihre
Nachrichten menschlich. Verwenden Sie nach Möglichkeit ein
reines Textformat anstelle von HTML-Mails und verzichten
Sie darauf, ungefragt Dateianhänge jenseits von etwa 0,5 MB
zu verschicken.
Tipps und Tricks Newsletter jetzt abonnieren
Die Tipps gibt es zweimal im Monat als E-mail-Newsletter
frei Haus ins Postfach zugestellt: Excel, Word, E-Mail-
Kommunikation, Collaboration, PowerPoint, Tipps für
effizientere Meetings, MindMapping und vieles mehr.
Melden Sie sich jetzt für die dNews «Tipps und Tricks für
Wissensarbeiter» an. www.digicomp.ch/tipps
Tipp 8
Benutzen Sie Schutzsoftware
Am Unternehmens-Arbeitsplatz müssen Sie sich wahrscheinlich
nicht um Spamfilter und Antiviren-Software kümmern.
Falls doch, oder zumindest zu Hause, schützen solche
Programme Sie vor unerwünschter Werbung und per Mail
verschickten Schädlingen. Dort, wo dieser Schutz nicht greift,
nehmen Sie ihren gesunden Menschenverstand zu Hilfe.
Weitere Informationen rund um den sinnvollen Umgang mit
E-Mails finden Sie auch auf der Website des Schweizerischen
Produktivitätsinstitut (www.ipch.ch), mit dem Digicomp seit
langem zusammenarbeitet.
120109
Digicomp Academy AG
Zürich, Bern, Basel, St. Gallen, Genève, Lausanne, Bellinzona
Drive your life.