Der Fertigstellungsgrad (FGR) und die EVA (Earned ... - Vorest AG
Der Fertigstellungsgrad (FGR) und die EVA (Earned ... - Vorest AG
Der Fertigstellungsgrad (FGR) und die EVA (Earned ... - Vorest AG
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<strong>Der</strong> <strong>Fertigstellungsgrad</strong> (<strong>FGR</strong>) <strong>und</strong><br />
<strong>die</strong> <strong>EVA</strong> (<strong>Earned</strong> Value Analysis)<br />
sind heutzutage wichtige Instrumente des<br />
Projektcontrolling! Sie gewährleisten, dass<br />
Ihre Projekte nicht aus dem Ruder laufen,<br />
Ressourcen <strong>und</strong> Zeit nicht „verschwendet“<br />
<strong>und</strong> <strong>die</strong> Kosten nicht gesprengt werden! Mit<br />
der Ermittlung des <strong>Fertigstellungsgrad</strong>s<br />
haben Sie stets den aktuellen Stand Ihres<br />
Projekts vor Augen <strong>und</strong> erwarten keine bösen<br />
Überraschungen! Darüber hinaus gibt Ihnen<br />
<strong>die</strong> <strong>EVA</strong> Antworten darauf, wie hoch der<br />
Aufwand der erbrachten Leistung ist/sein<br />
sollte! Mit unserer Excel-Vorlage erhalten Sie<br />
ein Instrument für den umgehenden Einsatz<br />
der Methoden <strong>FGR</strong> <strong>und</strong> <strong>EVA</strong>! Sie müssen<br />
nur Ihre Projektstruktur festlegen <strong>und</strong> Ihre<br />
Daten eingeben, <strong>die</strong> Excelvorlage rechnet für<br />
Sie <strong>und</strong> macht Ihnen Ihr Projektcontrolling<br />
spielend einfach!<br />
IHR VORTEIL<br />
Durch den Downloadlink, den Sie nach<br />
Erwerb erhalten, wird Ihnen <strong>die</strong>ses<br />
Excel-Tool digital geliefert <strong>und</strong><br />
ist somit nach dem Kauf direkt einsetzbar!
Dies ist nur ein Beispielfall!<br />
Hier tragen Sie gr<strong>und</strong>legende Dinge<br />
wie den Projektnamen, <strong>die</strong> Verantwortlichen<br />
<strong>und</strong> den Start-/Endtermin ein!<br />
Als nächstes notieren Sie hier <strong>die</strong><br />
Meilensteine* <strong>und</strong> deren geplante<br />
Realisierungstermine!<br />
INFO<br />
*Meilensteine sind bestimmte<br />
Ereignisse, <strong>die</strong> eintreten müssen,<br />
bevor das Projekt fortgeführt<br />
werden kann! Meist (auch hier)<br />
sind sie das Resultat<br />
mehrerer Teilaufgaben!<br />
Notizen zum geplanten Budget, der<br />
Ausgangslage des Projekts <strong>und</strong> den<br />
Zielen können Sie sich hier machen!<br />
Dieses Formular gilt es als<br />
Erstes auszufüllen! Darin<br />
werden wichtige Projektgr<strong>und</strong>daten<br />
festgehalten!<br />
Hier legen Sie <strong>die</strong> Teilaufgaben fest, <strong>die</strong><br />
zur Erreichung der Meilensteine durchgeführt<br />
werden müssen! Außerdem<br />
können Sie <strong>die</strong> zuständigen Personen<br />
notieren!<br />
Als Letztes können Sie noch <strong>die</strong> Risiken<br />
benennen, <strong>die</strong> Sie bei der Realisierung<br />
des Projekts sehen!<br />
INFO<br />
Hier:<br />
M1 = Teilaufgaben für<br />
Meilenstein 1 usw.<br />
Sie können <strong>die</strong> Teilaufgaben<br />
auch hier schon T1, T2 usw.<br />
nennen! Dann ist jedoch keine<br />
sofortige Zuordnungsmöglichkeit<br />
der Teilaufgaben zu den<br />
Meilensteinen gegeben!
Dies ist nur ein Beispielfall!<br />
1 2 3 4 5 6 7 8<br />
Das Ausfüllen <strong>die</strong>ser Tabelle ist<br />
<strong>die</strong> Gr<strong>und</strong>lage für <strong>die</strong> Ermittlung<br />
des <strong>Fertigstellungsgrad</strong>s <strong>und</strong><br />
der Durchführung der EV-<br />
Analyse! Die genaue Vorgehensweise<br />
wird in den nächsten zwei<br />
Folien erläutert!
Vorgehensweise:<br />
*Teilaufgaben = Aufgaben des Projekts, <strong>die</strong> weiter aufgegliedert werden können! In <strong>die</strong>sem Fallbeispiel werden <strong>die</strong>se in Arbeitspakete aufgegliedert!<br />
**Arbeitspakete = Aufgabenbündel innerhalb des Projekts, <strong>die</strong> nicht im einzelnen betrachtet werden, jedoch essentiell für <strong>die</strong> Erfüllung des Projekts sind!<br />
Es sind also „kleine Projekte“, <strong>die</strong> zur Erfüllung des Hauptprojekts führen!<br />
***Personentage = Anzahl der Tage, <strong>die</strong> für <strong>die</strong> Durchführung der Arbeitspakete benötigt werden! Es kommt dabei natürlich auch auf <strong>die</strong> tägliche Arbeitszeit an!<br />
Vorbereitung EV-Analyse – Eingabe der relevanten Daten<br />
Schritt 1: Erarbeiten Sie Ihre tätigkeits- <strong>und</strong> objektbezogene Projektstruktur <strong>und</strong> tragen Sie <strong>die</strong> Daten in <strong>die</strong> Tabelle ein!<br />
Legen Sie danach fest, ob es sich um Meilensteine, Teilaufgaben* oder um Arbeitspakete** handelt! Klicken Sie dafür auf jedes Feld in<br />
der Spalte „Art“ <strong>und</strong> wählen Sie aus:<br />
T = Teilaufgabe<br />
A = Arbeitspaket<br />
M = Meilenstein<br />
Nummerieren Sie danach jede Art für sich durch!<br />
Schritt 2: Legen Sie fest, wie oft <strong>die</strong> einzelnen Arbeitspakete durchgeführt werden müssen!<br />
Schritt 3: Bestimmen Sie für jedes Arbeitspaket <strong>die</strong> Methode der <strong>Fertigstellungsgrad</strong>ermittlung! Klicken Sie hierfür auf <strong>die</strong><br />
einzelnen Zellen der Spalte „<strong>FGR</strong>-Methode“ <strong>und</strong> wählen Sie aus:<br />
50-50 = Wenn das Arbeitspaket startet, wird es sofort als 50%ig fertig gewertet! Wird meist dann angewendet, wenn größere<br />
Vorleistungen vor dem Bearbeitungsstart des Arbeitspakets notwendig sind!<br />
0-100 = Arbeitspaket gilt erst dann als fertig, wenn es auch durchgeführt ist! Wird meist dann angewendet, wenn es sich dabei<br />
um eine kurze Bearbeitungszeit handelt!<br />
Menge = Bei einer bestimmten Stückmenge gilt das Arbeitspaket als durchgeführt!<br />
Sek<strong>und</strong>är = Hier hängt der <strong>Fertigstellungsgrad</strong> von der „führenden“ Betrachtungseinheit ab, also von dem <strong>Fertigstellungsgrad</strong><br />
einer anderen Einheit (=Methode)!<br />
Bsp.: <strong>Der</strong> <strong>Fertigstellungsgrad</strong> von „Design-Review K1-Serie“ (0-100) ist entscheidend für den des Arbeitspakets<br />
„2D-Einzelteilzeichnungen ableiten K1-Serie“! Denn <strong>die</strong>ses kann nur dann begonnen <strong>und</strong> fortgeführt werden, wenn der Vorgang<br />
„Design-Review K1-Serie“ vorher entsprechend durchgeführt wird!<br />
Schätzung = Dabei werden Schätzwerte festgelegt! Ist nur dann anzuwenden, wenn <strong>die</strong> anderen Methoden nicht anwendbar sind,<br />
da <strong>die</strong> Werte auf subjektiven Meinungen beruhen <strong>und</strong> daher unsicher sind!<br />
Schritt 4: Legen Sie den Planaufwand für jede Einzeltätigkeit des Arbeitspakets <strong>und</strong> den des ganzen Arbeitspakets fest!<br />
Rechnen Sie dafür mit Personentagen***! Nach Eingabe der Daten ergibt sich der Prozentanteil jedes Arbeitspakets am ganzen<br />
Projektplanaufwand!<br />
WEITERE INFOS ZU DEN EINZELNEN METHODEN FINDEN SIE IM REGISTERBLATT „<strong>FGR</strong>-Arten“ <strong>und</strong> auf Folie 13!
Durchführung EV-Analyse<br />
Schritt 5: Tragen Sie hier jeweils den <strong>Fertigstellungsgrad</strong> ein, der sich für jedes Arbeitspaket beim Meilenstein 1 ergibt!<br />
Diesen können Sie in den zuständigen Abteilungen / bei den zuständigen Personen erfragen!<br />
Im Beispielfall wäre A1 bis A9 relevant!<br />
Schritt 6: Hier ergeben sich nach vorheriger Eingabe aller Daten <strong>die</strong> kumulierten IST-<strong>Fertigstellungsgrad</strong>e! Dafür wird der Prozentanteil<br />
jedes Arbeitspakets am ganzen Projektplanaufwand beim Meilenstein 1 mit Berücksichtigung des jetzigen Durchführungsstands<br />
ad<strong>die</strong>rt! Am Ende der Spalte erhalten Sie <strong>die</strong> Aussage, wie weit Ihr Projekt ist.<br />
Im Beispielfall: Das Projekt ist zu 15% durchgeführt!<br />
Schritt 7: Tragen Sie den Aufwand pro Arbeitspaket bei jetzigem <strong>Fertigstellungsgrad</strong> ein, der sich beim Meilenstein 1 ergibt!<br />
BEACHTE:<br />
Möglichkeit 1: wenn Planaufwand > IST-Aufwand : Sehr gut! Die Realisierung des Arbeitspakets hat weniger Aufwand<br />
verursacht (also weniger gedauert) als geplant!<br />
Möglichkeit 2: wenn Planaufwand = IST-Aufwand : Gut! <strong>Der</strong> geplante <strong>und</strong> tatsächliche Aufwand sind gleich!<br />
wenn Planaufwand < IST-Aufwand : Schlecht! Sie haben mit weniger Aufwand gerechnet als tatsächlich angefallen ist!<br />
Schritt 8: Es errechnet sich automatisch der SOLL-Aufwand pro Arbeitspaket! Liegt der IST-Aufwand über dem SOLL-Aufwand,<br />
sind Maßnahmen vorzunehmen! Denn unter Berücksichtigung des <strong>Fertigstellungsgrad</strong>es liegt der Aufwand (<strong>und</strong> damit <strong>die</strong> Kosten)<br />
somit höher als geplant! Es gilt also, <strong>die</strong> Kostenabweichung auszugleichen! <strong>Der</strong> SOLL-Aufwand stellt dabei den Zielwert des<br />
Aufwands jedes Arbeitspakets beim Meilenstein 1 dar!<br />
BEACHTE:<br />
Auch hier beziehen sich <strong>die</strong> Werte auf den jetzigen <strong>Fertigstellungsgrad</strong> der Arbeitspakete!<br />
Bsp.: „Projektablaufstruktur ermitteln“ hat einen geplanten Aufwand von einem Personentag (Planaufwand =1)!<br />
Dieser Vorgang ist zu 50% fertiggestellt, d.h. der jetzige Aufwand SOLLTE folglich 0,5 Personentage betragen (SOLL-Aufwand = 0,5)!<br />
Er beträgt jedoch schon einen Personentag (IST-Aufwand =1)! Es gilt also, <strong>die</strong>se Leistungsabweichung zu minimieren!<br />
Wiederholen Sie Schritt 5 bis 8 für jeden Meilenstein!
Dies ist nur ein Beispielfall!<br />
Interpretation:<br />
Eine Differenz zwischen der P- <strong>und</strong> S-Kurve<br />
weist auf eine Leistungsabweichung hin.<br />
Im Beispiel liegt der Sollaufwand fast durchgängig<br />
unter dem Planaufwand. da der <strong>Fertigstellungsgrad</strong><br />
jeweils geringer als geplant ist. Eine Differenz<br />
zwischen der I- <strong>und</strong> S-Kurve weist auf eine Kostenabweichung<br />
hin. Unter Berücksichtigung des<br />
<strong>Fertigstellungsgrad</strong>es liegt der Aufwand (<strong>und</strong> damit<br />
<strong>die</strong> Kosten) höher, als <strong>die</strong>ser geplant wurde.<br />
Hier kommt es schließlich<br />
zur grafischen<br />
Darstellung der<br />
Ergebnisse nach Eingabe<br />
aller relevanten Daten!
Dies ist nur ein Beispielfall!<br />
Schließlich erhalten Sie hier<br />
eine Zusammenfassung<br />
der Ergebnisse der EV-<br />
Analyse für jeden Ihrer<br />
festgelegten Meilensteine!
Zum selbstständigen Ausfüllen!<br />
INFO<br />
Natürlich können Sie <strong>die</strong>ses Formular <strong>und</strong> <strong>die</strong> folgenden<br />
Tabellen nach Ihren Wünschen modifizieren! Beachten<br />
Sie dabei jedoch, dass Formeln hinterlegt sind, <strong>die</strong> es<br />
dann entsprechend zu ändern gilt, sonst ist keine<br />
korrekte Berechnung möglich!<br />
Dieses leere Formular können Sie<br />
jetzt mit Ihren unternehmensspezifischen<br />
Daten wie beschrieben<br />
ausfüllen! Darin werden wichtige<br />
Projektgr<strong>und</strong>daten festgehalten!
Zum selbstständigen Ausfüllen!<br />
Das Ausfüllen <strong>die</strong>ser Tabelle ist<br />
<strong>die</strong> Gr<strong>und</strong>lage für <strong>die</strong> Ermittlung<br />
des <strong>Fertigstellungsgrad</strong>s <strong>und</strong><br />
der Durchführung der EV-<br />
Analyse! Die genaue Vorgehensweise<br />
finden Sie auf den Folien 4<br />
<strong>und</strong> 5!
Zum selbstständigen Ausfüllen!<br />
Hier kommt es schließlich zur<br />
grafischen Darstellung der<br />
Ergebnisse nach Eingabe aller<br />
relevanten Daten!
Zum selbstständigen Ausfüllen!<br />
Schließlich erhalten Sie hier<br />
eine Zusammenfassung<br />
der Ergebnisse der EV-<br />
Analyse für jeden Ihrer<br />
festgelegten Meilensteine!
Näheres über den<br />
<strong>Fertigstellungsgrad</strong> (<strong>FGR</strong>),<br />
<strong>die</strong> EV-Analyse <strong>und</strong><br />
weitere Informationen zur<br />
Vorgehensweise erhalten<br />
Sie hier!
Näheres zu den <strong>FGR</strong>-<br />
Methoden finden Sie<br />
hier!
Nutzungsbedingungen<br />
<strong>die</strong>ser Excel-Datei<br />
finden Sie hier!
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