Checkliste für den produktiven Umgang mit E-Mails - Digicomp
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Tipp Nummer 4 für Wissensarbeiter<br />
<strong>Checkliste</strong> für <strong>den</strong> <strong>produktiven</strong><br />
<strong>Umgang</strong> <strong>mit</strong> E-<strong>Mails</strong><br />
Im Geschäftlichen wie im Privaten gehört die elektronische<br />
Post heutzutage zu <strong>den</strong> unverzichtbaren Kommunikations<strong>mit</strong>teln.<br />
E-<strong>Mails</strong> sind ein bequemer Weg,<br />
um jemandem schnell ein Anliegen <strong>mit</strong>zuteilen oder ein<br />
Dokument zu über<strong>mit</strong>teln. Doch E-<strong>Mails</strong> sind auch ein<br />
Produktivitätskiller, wenn man sich alle paar Minuten<br />
aus seiner Tätigkeit herausreissen lässt, weil eine neue<br />
Nachricht im Posteingang gelandet ist.<br />
Die folgende <strong>Checkliste</strong> verhilft Ihnen zu einem effizienten<br />
<strong>Umgang</strong> <strong>mit</strong> elektronischer Post.<br />
Tipp 1 <br />
Nutzen Sie E-<strong>Mails</strong> nicht als Ablenkung<br />
Widerstehen Sie der Versuchung, ständig nach neuen E-<strong>Mails</strong><br />
zu schauen. Schalten Sie wenn möglich das Intervall, in dem<br />
Ihr Mailprogramm neue Post holt, auf 30 oder 60 Minuten<br />
hoch – oder ganz ab. In Outlook fin<strong>den</strong> Sie die Einstellung für<br />
die Benachrichtigungen im Menü «Extras» unter «E-Mail-<br />
Optionen > Erweiterte E-Mail-Optionen».<br />
Tipp 2<br />
Legen Sie Zeitfenster für die Bearbeitung von<br />
E-<strong>Mails</strong> fest<br />
Dieser Tipp hängt eng <strong>mit</strong> dem ersten Vorschlag zusammen:<br />
Setzen Sie Zeiten fest, während derer Sie sich um E-<strong>Mails</strong><br />
kümmern. Bearbeiten Sie Ihre Post beispielsweise bei<br />
Arbeitsbeginn, nach dem Mittag und kurz vor Feierabend.<br />
Dadurch wer<strong>den</strong> Sie produktiver arbeiten.<br />
Tipp 3<br />
Halten Sie <strong>den</strong> Posteingang frei<br />
Legen Sie Unterordner an, beispielsweise für einzelne Kun<strong>den</strong><br />
oder Themen, und verschieben Sie eingehende E-<strong>Mails</strong> dorthin.<br />
Viele Mailprogramme bieten Filter, die Ihnen diese Arbeit<br />
abnehmen. Auf diesem Weg behalten Sie die Übersicht über<br />
Ihre Post.<br />
Tipp 4<br />
Fassen Sie ein E-Mail nur ein Mal an<br />
Sobald Sie ein E-Mail gelesen haben, sollten Sie es bearbeiten.<br />
Dazu gehört etwa, dass Sie die Anfrage beantworten,<br />
weiterleiten oder auf anderen Wegen reagieren. Mit der<br />
sofortigen Bearbeitung sparen Sie viel Zeit.<br />
Tipp 5<br />
Optimieren Sie die Bearbeitung<br />
Gewöhnen Sie sich einen regelmässigen Rhythmus für die<br />
Bearbeitung von E-<strong>Mails</strong> an. Beispielsweise können Sie sich<br />
vornehmen, Post spätestens am nächsten Tag zu beantworten<br />
– E-Mail ist ein schnelles Medium.<br />
Mit Vorlagen, Textbausteinen und ähnlichem für immer wiederkehrende<br />
Formulierungen beschleunigen Sie die Beantwortung<br />
elektronischer Post.<br />
Tipp 6<br />
Vereinfachen Sie dem Empfänger die Arbeit<br />
Dank eines aussagekräftigen Betreffs und einer kurzen, prägnanten<br />
Formulierung ist der Empfänger Ihrer Post schnell<br />
im Bild. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und<br />
überlegen Sie, ob Ihre Botschaft wie gewünscht rüberkommt.<br />
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Tipp 7<br />
Halten Sie sich an die Netiquette<br />
Die Netiquette stellt quasi <strong>den</strong> Knigge des Internets dar und<br />
beschreibt, was als höflich gilt und was nicht. Mit Smileys<br />
(Emoticons wie :-) ;-) und viele weitere; siehe auch<br />
http://de.wikipedia.org/wiki/Emoticon) gestalten Sie Ihre<br />
Nachrichten menschlich. Verwen<strong>den</strong> Sie nach Möglichkeit ein<br />
reines Textformat anstelle von HTML-<strong>Mails</strong> und verzichten<br />
Sie darauf, ungefragt Dateianhänge jenseits von etwa 0,5 MB<br />
zu verschicken.<br />
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Tipp 8<br />
Benutzen Sie Schutzsoftware<br />
Am Unternehmens-Arbeitsplatz müssen Sie sich wahrscheinlich<br />
nicht um Spamfilter und Antiviren-Software kümmern.<br />
Falls doch, oder zumindest zu Hause, schützen solche<br />
Programme Sie vor unerwünschter Werbung und per Mail<br />
verschickten Schädlingen. Dort, wo dieser Schutz nicht greift,<br />
nehmen Sie ihren gesun<strong>den</strong> Menschenverstand zu Hilfe.<br />
Weitere Informationen rund um <strong>den</strong> sinnvollen <strong>Umgang</strong> <strong>mit</strong><br />
E-<strong>Mails</strong> fin<strong>den</strong> Sie auch auf der Website des Schweizerischen<br />
Produktivitätsinstitut (www.ipch.ch), <strong>mit</strong> dem <strong>Digicomp</strong> seit<br />
langem zusammenarbeitet.<br />
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