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Pohli: Interne Organisation<br />
mit Microsoft SharePoint<br />
Automatisierung des<br />
Berichtswesens und<br />
unternehmensweite Suche<br />
Die mittelständischen Unternehmen<br />
August Pohli GmbH & Co. KG und die<br />
Glaswerk Ernstthal GmbH produzieren<br />
täglich mehr <strong>als</strong> eine Million Flaschen. Mit<br />
500 Mitarbeitern an mehreren Standorten<br />
und 42.000 m² Lagerfläche erbringt das<br />
serviceorientierte Unternehmen jede<br />
erwünschte Dienstleistung rund um die<br />
Verpackung. Um die Informationsablage<br />
zu strukturieren und zu standardisieren,<br />
Wissen zu sichern und die Suche nach<br />
Informationen zu beschleunigen, wurde<br />
2012 Microsoft SharePoint im Unternehmen<br />
eingeführt und in die Unternehmenssoftware<br />
<strong>eEvolution</strong> integriert.<br />
Das Projekt realisierte das Systemhaus<br />
COMPRA.<br />
„Über die Jahre haben sich abteilungsspezifische<br />
Methoden und Werkzeuge zur<br />
Dokumenten- und Informationsablage<br />
etabliert, beispielsweise durch Speicherung<br />
im Dateisystem oder in Wikis.<br />
Diese Informationsinseln wollten wir<br />
konsolidieren, um das Wissen zu sichern,<br />
die unternehmensweite Suche zu<br />
verbessern und auch Routinetätigkeiten<br />
im Berichtswesen zu automatisieren“,<br />
fasst Guido Herfeld, Prokurist und IT-<br />
Leiter bei Pohli, seine Beweggründe für<br />
das Projekt zusammen. Der Erfolg kann<br />
sich sehen lassen: Einzelne Vorgänge,<br />
für die früher manuelle Tätigkeiten von<br />
20 - 30 Minuten Dauer notwendig waren,<br />
sind heute innerhalb weniger Sekunden<br />
erledigt.<br />
Import von Dokumenten<br />
aus verschiedenen<br />
Informationsquellen<br />
Im Rahmen des Projekts wurde die<br />
bestehende Informationsstruktur bei Pohli<br />
analysiert und die zukünftige Ablagestruktur<br />
- unter Berücksichtigung der<br />
betrieblichen Anforderungen - festgelegt.<br />
Ziel sollte sein, Informationen zu Kunden,<br />
Lieferanten, Produkten und allgemeinen<br />
internen Vorgängen leicht auffindbar zu<br />
machen, natürlich unter Berücksichtigung<br />
von Zugriffsberechtigungen. Da es bereits<br />
eine Vielzahl von Dokumenten in den<br />
bestehenden abteilungsspezifischen<br />
Lösungen gab und auch eine kleinere<br />
SharePoint-Office-Anbindung migriert<br />
werden sollte, importierte COMPRA mit<br />
Hilfe von Importroutinen insgesamt<br />
rund 35.000 Dokumente automatisch in<br />
SharePoint. Alle Informationen wurden bei<br />
der Neuablage in SharePoint automatisch<br />
mit Zusatzinformationen (Metadaten)<br />
angereichert, damit die Suche aus den<br />
verschiedenen Blickwinkeln der jeweiligen<br />
Mitarbeiter zu schnellen und möglichst<br />
relevanten Ergebnissen führt.<br />
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