Empfangsbekenntnis - Die Vergabeplattform des Landes Berlin

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Berlin 

The International Conference on Future 

9 November Breakthroughs in Science and Society 

Empfangsbekenntnis 

Wir bestätigen, die Vergabeunterlagen, Öffentliche Ausschreibung für die Vergabe 

eines Dienstleistungsauftrags nach § 12 VOL/A über das Veranstaltungs- und 

Gästemanagement der Falling Walls Conference 2013 inklusive des 

Rahmenprogramms (Vorabendempfang, festliches Abendessen) 

am ________________ erhalten zu haben. 

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Firma 

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Vorname, Name 

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Anschrift 

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Faxnummer 

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Email-Adresse 

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Datum, Unterschrift 

Das Empfangsbekenntnis bitte umgehend an folgende Faxnummer/Email- 

Adresse senden: 030-609883979 / christine.brummer@falling-walls.com

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Öffentliche Ausschreibung für die Vergabe eines 

Dienstleistungsauftrags nach § 12 VOL/A 

Veranstaltungs- und Gästemanagement der Falling Walls Conference 2013 inklusive des 

Rahmenprogramms (Vorabendempfang, festliches Abendessen). 

A) BEZEICHNUNG (ANSCHRIFT) DER ZUR ANGEBOTSABGABE AUFFORDERNDEN 

STELLE, DER DEN ZUSCHLAG ERTEILENDEN STELLE SOWIE DER STELLE, BEI DER 

DIE ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND: 

Auftraggeber 

Falling Walls Foundation gGmbH 

Geschäftsführung Tatjana König 

Chausseestraße 8e 

10115 Berlin 

Tel.: 030-609883972 

E-Mail: tatjana.könig@falling-walls.org 

B) ART DER VERGABE: 

Öffentliche Ausschreibung gemäß § 3 Abs. 1 VOL/A, Dienstleistungsauftrag 

Die europaweite Bekanntmachung des Vergabeverfahrens erfolgte freiwillig und ohne Rechtspflicht am 

23.05.2013. Der Auftragswert liegt unterhalb des Schwellenwerts nach § 2 Nr. 2 VgV. Außerdem handelt es 

sich um eine sonstige Leistung der Kategorie 27 nach Anhang I B zur VOL/A. 

C) FORM, IN DER ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND: 

Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber 

einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben 

FW_2013_Event-Angebot über das Veranstaltungs- und Gästemanagement Falling Walls Conference 

2013 der Falling Walls Foundation gGmbH, Ablauf der Angebotsfrist am 17.06.2013, 13.00 Uhr, 

beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Falling Walls 

Foundation gGmbH. 

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, fernschriftlich oder telegrafisch 

zurückgezogen werden. 

Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben einzureichen. Das Angebot ist in deutscher 

Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

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Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist 

in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Änderungen und Ergänzungen an Inhalten der 

Vertragsunterlagen sind unzulässig. Der Bieter muss im Angebot angegeben, wenn für den Gegenstand des 

Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, 

Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerfen. 

Dem Bieter ist bekannt, dass die Finanzierung der ausgeschriebenen Leistung über Zuwendungen erfolgt. 

Der Auftraggeber behält sich die Aufhebung der Ausschreibung für den Fall vor, dass er nicht wie 

angenommen über die Zuwendungen verfügen kann oder die eingegangenen Angebote die zur Verfügung 

stehenden Mittel überschreiten. 

D) ART UND UMFANG DER LEISTUNG SOWIE ORT DER LEISTUNG: 

ORT DER AUSFÜHRUNG, DER LIEFERUNG BZW. DIENSTLEISTUNGSERBRINGUNG: 

Berlin, Deutschland 

BESCHREIBUNG DER LEISTUNG 

Erstmalig am 09. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über zwanzig internationale 

Spitzenforscher und Spitzenforscherinnen auf der eintägigen Wissenschaftskonferenz „Falling Walls" 

(www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser 

Leben verändern" und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von 

Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an. 

Die Konferenz richtet sich an deutsche und internationale Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Politik, 

Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner und Unterstützer hat sich kontinuierlich gefestigt 

und erweitert. Über 600 Teilnehmer aus über 75 Ländern wirken an dieser englischsprachigen, 

multidisziplinären Konferenz mit. Auftraggeber und Veranstalterin der Konferenz ist die Falling Walls 

Foundation gGmbH. 

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungs- und 

Gästemanagement der Konferenz am 9. November 2013 in Berlin gewährleisten. 

Weiter stehen in diesem Zusammenhang die Organisation und Durchführung eines Vorabendempfangs und 

eines festlichen Abendessens nach der Konferenz. Der Stehempfang am Vorabend der Konferenz dient als 

Auftakt dem gegenseitigen Kennenlernen von Referenten und Gästen und hat eher informellen Charakter 

während das gesetzte Abendessen den festlichen Abschluss des Konferenztages bildet. 

Für alle Veranstaltungsteile sind auch Leistungen im Rahmen des Gästemanagements zu erbringen, die 

unter Q) näher beschrieben sind. 

Weiter unter Pkt. Q 

E) ETWAIGE VORBEHALTE WEGEN DER TEILUNG IN LOSE, UMFANG DER LOSE UND 

MÖGLICHE VERGABE DER LOSE AN VERSCHIEDENE BIETER: 

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Es ist keine Aufteilung in Lose vorgesehen. 

F) ZULASSUNG VON NEBENANGEBOTEN: 

Neben-/Alternativangebote sind nicht zulässig. 

G) ETWAIGE BESTIMMUNGEN ÜBER DIE AUSFÜHRUNGSFRIST: 

01. August 2013 – 30. November 2013 (Vertragslaufzeit) 

H) BEZEICHNUNG UND ANSCHRIFT DER STELLE, DIE DIE VERGABEUNTERLAGEN 

ABGIBT ODER BEI DER SIE EINGESEHEN WERDEN KÖNNEN: 

Die Vergabeunterlagen können ab dem 24.05.2013 frei von der Homepage http://falling-walls.com/tenders/ 

heruntergeladen werden. Informationen zu dem Vergabeverfahren werden ebenfalls dort veröffentlicht. Alle 

Bieter sind aufgefordert, sich während der Angebotsfrist fortlaufend über eventuelle neue Informationen 

aktiv auf der Homepage zu informieren. 

Im Falle von Fragen an den Auftraggeber können diese ausschließlich schriftlich per Post, Fax oder per E- 

mail gestellt werden. 

Ansprechpartnerin: 

Falling Walls Foundation gGmbH 

Christine Brummer 

E-Mail: cristine.brummer@falling-walls.com 

Fax: 030-609883979 

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I) ABLAUF DER ANGEBOTSFRIST: 

17.06.2013, 13:00 Uhr (Eingang bei der Falling Walls Foundation gGmbH) 

J) DIE HÖHE ETWA GEFORDERTER SICHERHEITSLEISTUNGEN: 

Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert. 

K) DIE WESENTLICHEN ZAHLUNGSBEDINGUNGEN ODER ANGABE DER 

UNTERLAGEN, IN DENEN SIE ENTHALTEN SIND 

Siehe Besondere Vertragsbedingungen. 

Die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. 

Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Obergrenze (Gesamtkosten A + B, s. 

Leistungsverzeichnis) des Angebotsbetrags begrenzt ist. 

L) DIE MIT DEM ANGEBOT VORZULEGENDEN UNTERLAGEN (§ 6 NR. 3 VOL/A), DIE 

GGF. VOM AUFTRAGGEBER FÜR DIE BEURTEILUNG DER EIGNUNG DES BIETERS 

VERLANGT WERDEN: 

Hinweise zu den Eignungsnachweisen: 

Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die 

Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der 

Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle 

geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl 

kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die 

Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass 

diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber 

dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern. 

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ANGABEN ZUR SITUATION DES DIENSTLEISTERS SOWIE ANGABEN UND FORMALITÄTEN, DIE ZUR 

BEURTEILUNG DER FRAGE ERFORDERLICH SIND, OB DIESER DIE WIRTSCHAFTLICHEN UND 

TECHNISCHEN MINDESTANFORDERUNGEN ERFÜLLT: 

1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares. 

2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur. 

3. Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten. 

4. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen. 

5. Erklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Bieter zuzurechnen ist, wegen einer der in § 6 

EG Abs. 4 VOL/A genannten Straftaten rechtlich verurteilt ist. 

6. Erklärung, dass der Bieter in den letzten 3 Jahren nicht wegen eines Verstoßes gegen § 23 des 

Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen 

(Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) mit einer Geldbuße von mind. 2.500,00 € belegt worden ist 

und in diesem Zeitraum auch keine entsprechende schwerwiegende Verfehlung nach § 5 AEntG 

begangen hat. 

7. Erklärung, dass der Bieter damit einverstanden ist, dass der Auftraggeber Auskünfte aus dem 

Gewerbezentralregister einholen kann. 

WIRTSCHAFTLICHE UND FINANZIELLE LEISTUNGSFÄHIGKEIT - GEFORDERTE NACHWEISE: 

1. Erklärung des Bieters, dass Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 5 Buchstaben a bis d VOL/A nicht vorliegen. 

Die Bietererklärung ist in Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen beigefügt. 

2. Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe. 

3. Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen 

Leistungsfähigkeit, wie z.B. Angaben zu Umsätzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, 

Bankerklärungen zu verlangen. 

TECHNISCHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT - GEFORDERTE NACHWEISE 

1. Der Bieter soll durch Angabe von Referenzen (mindestens 2) mit Angabe des 

Auftraggebers (Ansprechpartner samt Telefonnummer Leistungszeitraum und Auftragswert) 

folgende Nachweise erbringen: 

• Professionalität und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von 

Konferenzen dieser Größenordnung (mind. 600 Teilnehmer) im 

Wissenschaftsbereich 

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit hochrangigen Experten aus Politik, 

Wirtschaft, Wissenschaft, VIPs und Staatsgästen 

• Erfahrungen im internationalen Kontext 

2. Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals 

BEDINGUNGEN BETREFFEND DEN DIENSTLEISTUNGSAUFTRAG: 

RECHTSFORM DES BIETERS: 

Nicht vorgeschrieben 

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IST DIE DIENSTLEISTUNGSERBRINGUNG EINEM BESONDEREN BERUFSSTAND 

VORBEHALTEN 

Nein 

MÜSSEN JURISTISCHE PERSONEN DIE NAMEN UND DIE BERUFLICHE QUALIFIKATION 

DER FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER DIENSTLEISTUNG VERANTWORTLICHEN PERSONEN 

ANGEBEN 

Ja 

M) DIE HÖHE ETWAIGER VERVIELFÄLTIGUNGSKOSTEN UND DIE ZAHLUNGSWEISE: 

Vervielfältigungskosten für die Vergabeunterlagen werden nicht gefordert. 

Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet. 

N) ZUSCHLAGSKRITERIEN: 

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot gemäß nachstehender Kriterien (Gewichtung in 

Klammern): 

• Schlüssigkeit und Kreativität des Konzepts (35%) insbesondere im Hinblick auf Realisierung und 

problemlose Realisierbarkeit, Detailgenauigkeit in der Konzeption und Ablaufplanung, Stringenz in 

der Organisation, höchsten Anspruch an das Gästemanagement. Einklang der kreativen Ansätze mit 

Idee und Anspruch der Veranstaltung. 

• Konsistenz der Zeit- und Meilensteinplanung (20%) insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende 

Fristen bei Produktion und Zusammenführung aller Gewerke 

• Preis des Angebots (45%) gemäß der angebotenen Obergrenze. Preischancen/Preisrisiken im 

Hinblick auf Einheitspreise und Mengenansätze, Mengenansätze für Einzelleistungen. 

O) ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST (§ 10 VOL/A): 

Die Zuschlags- und Bindefrist endet am 29.07.2013. Der Zuschlag wird dem erfolgreichen Bieter innerhalb 

der Zuschlagsfrist schriftlich mitgeteilt. 

P) BESONDERE HINWEISE FÜR BIETERGEMEINSCHAFTEN: 

Bietergemeinschaften müssen gesamtschuldnerisch haften. Sämtliche Mitglieder einer 

Bietergemeinschaft sind im Angebot zu benennen und eines der Mitglieder ist als bevollmächtigter Vertreter 

für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu bezeichnen. 

Q) BESTIMMUNG ÜBER NICHT BERÜCKSICHTIGTE ANGEBOTE 

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Das Angebot ist nicht berücksichtigt worden, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt 

wurde. 

Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte 

Angebote (§ 19 VOL/A). Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein 

Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. 

Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das 

Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. 

R) CHECKLISTE 

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen: 

! Angebotsschreiben (samt Anlagen) 

! Leistungsverzeichnis, welches in den Vorgaben nicht verändert werden darf 

! Nachweise der Eignung gemäß L) 

! Konzept, welches eine Skizze aller drei Teilveranstaltungen im Ablauf beinhaltet, zu allen Punkten 

im Leistungsverzeichnis Stellung nimmt und die Anforderungen an ein ganzheitliches, 

durchdachtes und kreatives Konzept nach S Zielstellung Abs. 2. umfasst. 

! Zeit- und Meilensteinplanung 

S) LEISTUNGSBESCHREIBUNG FÜR DIE ORGANISATION DER INTERNATIONALEN 

FALLING WALLS CONFERENCE 

Hintergrund 

Die Falling Walls Conference hat ein modernes, zukunftsgerichtetes und für den Wissenschaftsbereich 

außergewöhnliches Konferenzformat. 20 herausragende, internationale Wissenschaftler stellen in 15 

Minuten vor, an welchen wissenschaftlichen Durchbrüchen sie arbeiten und wie sie damit die Welt 

verändern können. Dabei sind dem Themenspektrum keine Grenzen gesetzt. 

Die Konferenz findet seit 2009 passend zur Symbolik fallender Mauern und der Aufhebung von Grenzen im 

Radialsystem V statt, einem Ort in der Nähe des Mauerstreifens in Berlin. Auf der Homepage www.Falling- 

Walls.com sind Informationen zu allen bisherigen Konferenzen enthalten. 

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Die Falling Walls Foundation gGmbH möchte grenzüberschreitend Mauern zu Fall bringen. Internationalität 

ist daher zentraler und identitätsstiftender Bestandteil der Falling Walls Conference. Sie soll sich zu einem 

– wenn nicht „dem“ – internationalen Treffpunkt für den Austausch von Wissenschaft, Wirtschaft und 

Gesellschaft entwickeln, der ein festes Datum im internationalen Kalender hat. 

Zielstellung 

Vor dem beschriebenen Hintergrund ist die Vergabe des Veranstaltungsmanagements der diesjährigen 

internationalen Wissenschaftskonferenz mit ca. 600 Gästen und ca. 100 Medienvertretern vorgesehen, die 

am 09. November 2013 ganztägig in Berlin stattfindet. Im Zusammenhang mit der Konferenz stehen weiter 

die Organisation und Durchführung eines Vorabend(steh)empfangs am 08. November mit Flying Buffet für 

ca. 350 Personen (hier erfolgen weitere Informationen an die Bieter sobald der Ort definitiv feststeht) sowie 

eines festlichen Abendessens direkt nach der Konferenz für ca. 350 Personen (Museum für 

Kommunikation). 

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, ein ganzheitliches, durchdachtes und kreatives Konzept zu 

entwickeln und umzusetzen, welches die Komplexität einer derartigen Veranstaltung bis in die kleinsten 

Details erfasst. Insbesondere auch im Hinblick auf eine angemessene Ausgestaltung der jeweiligen 

Veranstaltungsorte (Bühnengestaltung, Dekoration, Signage), der Koordination der gesamten, komplexen 

Abläufe inkl. eines anspruchsvollen Gästemanagements, der Auswahl des Personals, der Produktion. 

Erforderlich für die Umsetzung sind ausreichend personelle Kapazitäten, große Flexibilität sowie ein sehr 

gutes lokales und überregionales Netzwerk. Erfahrungen mit spezifischen Gepflogenheiten im 

internationalen Wissenschaftsbereich sind unerlässlich; ebenso Professionalität und Erfahrung im 

Gästemanagement hochrangiger VIP-Gäste mit den entsprechenden protokollarischen bzw. 

sicherheitsrelevanten Erfordernissen. 

Erwartet werden weiter Zuverlässigkeit in der Zeit- und Budgetplanung und Ausführung sowie 

Professionalität im Umgang mit beteiligten Partnern und Gewerken. 

Es erfolgt eine ständige Aktualisierung und Information über alle Leistungsbestandteile gegenüber dem 

Auftraggeber. 

Anmerkungen: 

Das Radialsystem steht als Veranstaltungsort für die Konferenz bereits fest, eine Vereinbarung über die 

Miete und Catering wurde bereits getroffen. Weitere Gewerke und Dienstleistungen (Veranstaltungstechnik, 

Blumendekoration) werden direkt von der Falling Walls gGmbH beauftragt. 

Gleichwohl obliegt dem Auftragnehmer die gesamte Koordination und Überwachung dieser Teilleistungen. 

Dies gilt ebenso für weitere Kooperationspartner, deren evtl. Akquise in Abstimmung mit dem Auftraggeber 

auch durch den Auftragnehmer erfolgen sollte. 

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Mit dem Museum für Kommunikation existiert ebenfalls bereits eine Kooperationsvereinbarung zur 

Locationmiete für das Festive Dinner. Weiter ist das Catering dieses Abends nicht Bestandteil der 

Ausschreibung, da dieser Teil des Budgets direkt vom Auftraggeber mit dem exklusiven Cateringpartner des 

Museums für Kommunikation vergütet wird. 

Die Location inkl. Miete für den Vorabendempfang am 8.11. ist noch in abschließender Verhandlung und 

wird direkt vom Auftraggeber mit dem Kooperationspartner vergütet. 

Die Registrierung der Gäste erfolgt online über die Eventmanagement-Plattform amiando. Notwendig ist 

deshalb die Einarbeitung und Verwendung in dieses Online-System, da das weitere Gäste- und 

Einlassmanagement (u.a. wöchentliche Updates von Teilnehmerlisten, Generierung von Namensschildern, 

Einlassmanagement vor Ort) mit Daten und Endgeräten dieser Online-Plattform durchgeführt wird. Im 

Rahmen einer Kooperationsvereinbarung werden seitens amiando hierfür Teilnehmerbadges inkl. Barcode 

erstellt. Weiter erfolgt die Einweisung von Hostessen durch einen technischen Supervisor von amiando vor 

Ort. Dem Auftragnehmer obliegt jedoch die Generierung von Teilnehmerlisten vor der Veranstaltung, die 

Anmietung der technischen Geräte (in Absprache mit amiando) zum Scannen der Barcodebadges sowie das 

Konfektionieren der Badges mit Vouchern etc. im Vorfeld der Veranstaltung. Im Rahmen der 

Gästeregistrierung durch Hostessen werden die Programmhefte sowie Badges ausgegeben. 

Dem Auftragnehmer obliegt die Gestaltung und Produktion der veranstaltungsbezogenen Materialien (u.a. 

Bühne, Beschilderung, Logos, Roll-ups, Counterbeschriftungen, Aufsteller Menukarten Vorabendempfang 

und Konferenz, Sponsorenaufsteller, Pressewand). 

Alle weiteren Produkte (Shuttle-Voucher, Programmheft, Einladung/Menukarte Dinner, Feedbackbogen, 

Abholungsschilder) werden vom Auftraggeber selbst gestaltet und produziert. 

Als „Künstler“ wird in den Unterlagen ein Pantomime bezeichnet, der die Redner pantomimisch zur 

Einhaltung ihrer Redezeit auffordert bzw. diese beendet. 

IM RAHMEM DES AUFTRAGS ZU ERBRINGENDE LEISTUNGEN 

A Agenturleistung 

1. Organisation der Konferenz 

Vorbereitung 

• Monatlicher / Wöchentlicher Jour-Fixe 

• Erstellung der Zeit- und Ablaufpläne, ständig aktualisiert 

• Generierung ständig aktueller Budgetschätzungen 

• Koordination der Location (u.a. Bühne inkl. Rückwand, Zeltanbauten für Catering 

und Garderobe/Akkreditierung, Raumbelegung, Toilettenwagen, Sicherheit, 

Sanitäter, Dekoration, Müllentsorgung) 

• Durchführung von Site Inspections 

• Realisierung und Koordination von Produktion (Rednerpult, Beschilderung, 

Backdrops, Registrierungscounter, Aufsteller für Buffets) 

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• Buchung und Koordination der gesamten Regie 

• Koordination der über den VA-Partner gebuchten Technik (Konferenztechnik, 

Übersetzungskabinen, Konferenzempfänger, Technik Videoraum und 

Presselounge, zusätzl. Präsentationen im Saal) 

• Planung des gesamten Caterings inkl. Crewcatering 

• Buchung und Koordination von Personal (Dolmetscher, Fotografen (mind. 2), 

Hostessen (mind. 40), Künstler, Stylistin, Toilette, Sicherheit, Sanitäter) 

• Sicherstellen der Übertragung der Veranstaltung in weitere Räume des Hauses 

inkl. Übersetzung 

• Planung Gästemanagement (Erstellen von Teilnehmerlisten getrennt nach 

Kontingenten/Gruppen, Konfektionierung Namensschilder und Voucher in 

Kooperation mit amiando, Befüllen der Badges inkl. Lanyards, Einlassmanagement 

vor Ort mit amiando-Software, Betreuung der Registrierungscounter, Briefing der 

Hostessen, Seating von Ehrengästen, Bereitstellung der Listen nach der 

Veranstaltung) 

Durchführung 

Nachbereitung 

• auftragsbezogene Projektleitung vor Ort an Veranstaltungstagen 

• Überwachung der Gewerke während Aufbau und Abbau 

• Koordination der Raumbelegung 

• Briefing und Koordination aller Gewerke und Beteiligten 

• Koordination und Betreuung der Sponsoren 

• Koordination und Umsetzung des Bühnenkonzepts & Brandingmaterials 

• Gästemanagement (Einlassmanagement vor Ort mit 

Ticketingpartner amiando, Ausgabe der Badges und Programme, Betreuung der 

Registrierungscounter und Garderoben, Briefing der Hostessen, Seating von 

Ehrengästen) 

• Überwachen des Gesamtevents 

• Feedbackgespräch 

• Aussicht und Optimierung Konferenz 2014 

2. Organisation des Vorabendempfangs 

Vorbereitung 

• Koordination der Location, Buchung & Koordination aller Gewerke 

• Auswahl des Caterers in Abstimmung mit dem Auftraggeber und 

Durchführung eines Probeessens 

• Konzeption der Ausstattung und Dekoration, angepasst an den Ort 

• Planung des Gäste- bzw. Einlassmanagements 

• Buchung und Koordination der Hostessen (mind. 10) 

• Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans inkl. Koordination der Redner 

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Durchführung 

• auftragsbezogene Projektleitung während der Veranstaltung 

• Briefing und Koordination von Location & Gewerken (Shuttle, Catering, 

Ausstattung, Dekoration, Technik, Fotograf, Hostessen, Redner) 

• Supervision des Personals 

• Überwachung des Auf- und Abbaus 

• Einlassmanagement vor Ort mit Ticketingpartner amiando 

3. Organisation des festlichen Abendessens 

Vorbereitung 

Durchführung 

• Konzeption der Ausstattung und Dekoration, angepasst an den Ort 

• Planung eines Busshuttle vom Radialsystem zur Location und des Taxirufs nach 

der Veranstaltung 

• Koordination der Location, Buchung & Koordination aller Gewerke 

• Koordination des vom Auftraggeber gebuchten Caterings und Durchführung eines 

Probeessens 

• Buchung und Koordination der Hostessen (mind. 12) 

• Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans inkl. Koordination der Redner 

• Erstellung eines Tischplans für den Saal inkl. Tischführkarten 

• auftragsbezogene Projektleitung während der Veranstaltung 

• Koordination des Shuttleservice 

• Einlass & Gästemanagement mit Ticketingpartner amiando, Seating der Gäste 

• Briefing und Koordination von Location & Gewerken (Catering, Ausstattung, 

Dekoration, Technik, Fotograf, Hostessen, Platzierung, Redner) 

• Supervision des Personals 

• Überwachung des Auf- und Abbaus 

B Sonstige Kosten 

1. Konferenz 

• Bühnenbau-/gestaltung, pauschal 

• Simultandolmetscher, pro Tag 

• Produktion (Signage, Beschriftungen, Pressewand, etc.), pauschal 

• Regie (Vorbereitung, Durchführung/Ablauf, Bühne), pro Tag 

• Hostessen (mind. 40), pro Tag 

• Künstler/Pantomime, pro Tag 

• Stylist, pro Tag 

• Dokumentation/Fotograf (mind. 2) pro Tag 

• Planungsreserve (Genehmigungen, Versicherungen, Einrichten von 

Halteverboten, Kurierfahrten, Parkgebühren, Vervielfältigungskosten, 

Nachweisführung etc.), pauschal 

• Sonstiges 

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2. Vorabendempfang 

• Catering: 

Speisen (Fingerfood, inkl. Personal, Logistik), pro Person 

Getränke (inkl. Personal, Logistik) pro Person 

• Ausstattung (Rednerpult, kleine Bühne, Empfangscounter, Garderobe, 

Mobiliar, Lounge Bereiche etc.) 

• Dekoration (angepasst an den Ort) 

• Technik (Licht, Ton, Transport, Auf-/Abbau, Personal) 

• Dokumentation/Fotograf, pro Tag 


• Personal (Sicherheit, Garderoben, etc.) 



Nachweisführung etc. ), pauschal 

• Sonstiges 

3. Festliches Abendessen 

• Ausstattung (Rednerpult, Empfangscounter, Garderobe) 

• Dekoration (Blumen für Tische), Preis pro Gesteck 

• Technik (Licht, Ton, Transport, Auf-/Abbau, Personal) 

• Dokumentation/Fotograf, pro Tag 


• Personal (Sicherheit, Garderobe, etc.) 

• Busshuttle (Fahrt vom Radialsystem zum Museum) 



Nachweisführung etc. ), pauschal 

• Sonstiges 

Über die im Leistungsverzeichnis anzugebenden Einheitspreise sind sämtliche Planungsreserven (Kosten 

für Genehmigungen, Versicherungen, Einrichten von Halteverboten, Kurierfahrten, Parkgebühren, 

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Vervielfältigungskosten, Nachweisführung etc.) abgedeckt. Eine separate Vergütung von Nebenkosten über 

die Planungsreserve hinaus erfolgt nicht. 

Die Bieter bieten im Angebot eine Preisobergrenze für die Gesamtleistung an. Außerdem geben die Bieter im 

Leistungsverzeichnis die Einheitspreise für die zugrunde gelegten Einzelleistungen an. Die Abrechnung 

erfolgt nach tatsächlich erbrachten Leistungen auf Grundlage nachvollziehbarer und nachprüfbarer 

Abrechnung der Einzelleistungen. Es werden nur die tatsächlich erbrachten Leistungen vergütet. Die 

vereinbarte Obergrenze darf insgesamt nicht überschritten werden. Eine Vergütung von Leistungen über die 

Obergrenze hinaus, erfolgt nicht. Der Auftragnehmer steht dafür ein, dass die Komplettleistung (alle im 

Leistungsverzeichnis unter A und B genannten Leistungen) über die angebotene Obergrenze vollständig 

abgedeckt ist. 

DATUM DER VERÖFFENTLICHUNG DER BEKANNTMACHUNG: 24.05.2013 

Anlagen 

· Besondere Vertragsbedingungen 

· Bietererklärung national 

· Angebotsschreiben 

· Leistungsverzeichnis als Excel-Tabelle 

· Empfangsbekenntnis 

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Vertrag über die Organisation einer Veranstaltung 

zwischen 

Falling Walls Foundation GmbH 

Chausseestr. 8e 


vertreten durch die Geschäftsführerin 

Frau Tatjana König 

und 

- Veranstalter – 

[…] 

- Auftragnehmer - 

1. Vertragsgegenstand 

(1) Der Veranstalter plant, am 08. und 09. November 2013 die Durchführung seiner 

jährlichen Veranstaltung „Falling Walls – Berlin Conference on Future Breakthroughs 

in Science and Society“ in Berlin. Er beauftragt den Auftragnehmer, ihn bei 

der Organisation der Veranstaltung nach Maßgabe der nachfolgenden Vereinbarungen 

zu unterstützen. 

(2) Vertragsbestandteile sind 

• diese besonderen Vertragsbedingungen 

• die Vergabeunterlagen aus dem Vergabeverfahren der Falling Walls Foundation 

gGmbH (Bekanntmachung vom 22.04.2013) 

• das Angebot des Auftragnehmers aus dem genannten Vergabeverfahren 

• die VOL/B in der aktuellen Fassung 

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2. Leistungspflichten des Auftragnehmers 

(1) Der Auftragnehmer erbringt exklusive, selbständige und unabhängige Beratungs- 

und Organisationsdienstleistungen zur Unterstützung des Veranstalters 

bei der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von dieser Veranstaltung. 

Der Service reicht von der Beratung in Detailfragen bis zur kompletten Veranstaltungsorganisation, 

insbesondere bei der Organisation des Veranstaltungsortes, 

der Ausstattung, des Entertainment, der Technik und bei der Auswahl, Vermittlung, 

Beauftragung, Betreuung, Koordination, Überwachung aller dafür erforderlich 

werdenden Leistungen soweit nicht in der Leistungsbeschreibung etwas 

anderes ausdrücklich geregelt ist. 

(2) Der Auftragnehmer wird dem Veranstalter sein Know-How bei der Organisation 

von dessen Veranstaltung nutzbar machen. Der Inhalt und Umfang der dafür im 

Einzelnen vereinbarten Leistungen, der Vergütung und der sonstigen dafür erforderlichen 

Aufwendungen bestimmen sich nach der Leistungsbeschreibung 

und dem darauf basierenden von dem Auftragnehmer speziell für die Veranstaltung 

entwickelten Konzept. Das vom Veranstalter jeweils aktuell genehmigte 

Konzept, die vereinbarten Einheitspreise und die aktuell genehmigte Budgetschätzung 

bis zur im Angebot angebotenen Obergrenze sind Bestandteil des 

Vertrages. 

(3) Die Leistungen werden für und im Interesse des Veranstalters mit fachlicher 

und kaufmännischer Sorgfalt erbracht. Alle als solche gekennzeichneten Geschäfts- 

und Betriebsgeheimnisse werden nach Maßgabe des Veranstalters vertraulich 

behandelt. Dem Veranstalter werden jederzeit unverzüglich auf Verlangen 

Auskünfte über den Stand des Geschäftes erteilt. 

(4) An Gegenständen, Kenntnissen, Sachmitteln oder Leistungen des Auftragnehmers 

(Know-How), die er dem Veranstalter nutzbar macht, werden keine Eigentums-, 

Nutzungs-, Auskunftsrechte oder sonstigen Ansprüche eingeräumt soweit 

dies nicht für die Durchführung der Veranstaltung notwendig ist. Der Veranstalter 

darf die Leistungen des Auftragnehmers nur zum vertraglich vereinbarten 

Zweck nutzen. 

3. Unteraufträge, Nachweise 

(1) Der Auftragnehmer wird Unteraufträge nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit 

und Sparsamkeit vergeben und dies dem Veranstalter auf Verlangen 

nachweisen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch bei der Vergabe von Unteraufträgen 

mittelständische Interessen nach § 2 Abs. 2 VOL/A zu berücksichtigen. 

(2) Bei Einsatz von Unterauftragnehmern, die nicht im Angebot benannt sind, und 

dem Austausch von Unterauftragnehmern, die im Angebot benannt sind, ist die 

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vorherige Zustimmung des Veranstalters erforderlich. Unterauftragnehmer 

müssen fachkundig leistungsfähig und zuverlässig sein. 

(3) Vor der Vergabe von Unteraufträgen mit einem Wert von mehr als 10.000,- Euro 

netto ist die schriftliche Angebotseinholung von mindestens drei schriftlichen 

Angeboten erforderlich und auf Verlangen nachzuweisen. 

(4) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass die Finanzierung des Auftrags durch Zuwendungen 

erfolgt. Der Auftragnehmer wird den Veranstalter bei Erfüllung seiner 

Verpflichtungen aus dem Zuwendungsbescheid unterstützen und dem Veranstalter 

sämtliche Informationen und Unterlagen in geeigneter Form zur Verfügung 

stellen, die für den Veranstalter zur Erfüllung seiner Verpflichtungen 

aus dem Zuwendungsbescheid relevant sein können. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, 

dem Veranstalter oder einem zur Berufsverschwiegenheit verpflichteten 

Dritten zu diesem Zweck Einblick in die Unterlagen zur Durchführung des 

Auftrags zu gewähren. 

(5) Sollte der Veranstalter zuwendungsrechtlich zur Führung und Vorlage von 

Nachweisen verpflichtet sein oder werden, verpflichtet sich der Auftragnehmer, 

die entsprechenden Nachweise z.B. für die Beauftragung Dritter vorzulegen und 

die Wirtschaftlichkeit der Auftragsdurchführung und Beauftragung Dritter nachzuweisen. 

4. Vergütung 

(1) Der Auftragnehmer erhält für die tatsächlich erbrachten Leistungen die angebotene 

Vergütung. Die Vergütung erfolgt nach Aufwand zu den im Angebot angebotenen 

Einheitspreisen. 

(2) Die Vergütung nach Absatz 1 darf insgesamt die im Angebot des Auftragnehmers 

angegebene Obergrenze (Gesamtsumme A und B) nicht überschreiten. 

(3) Der Auftragnehmer hat seine Leistungen nachprüfbar abzurechnen. Er hat dazu 

Rechnungen mit den Einzelpositionen übersichtlich aufzustellen. Die Zahlung 

des Rechnungsbetrages erfolgt nach Erfüllung der Leistung innerhalb von 14 

Tagen nach Zugang der Rechnung auf das Konto des Auftragnehmers. 

(4) Der Auftragnehmer kann folgende Abschlagszahlungen verlangen: 

bis zu 25 % der Gesamtsumme (A und B) 4 Wochen nach Vertragsschluss 

bis zu 25 % der Gesamtsumme (A und B) 4 Wochen vor der Veranstaltung 

! 3

Die übrige Vergütung wird nach der Veranstaltung im Rahmen der Endabrechnung 

abgerechnet und fällig. Soweit in den in S. 1 genannten Abschlagszahlungen Vorauszahlungen 

enthalten sind, sind diese als solche zu kennzeichnen. Der Veranstalter 

ist berechtigt, für Vorauszahlungen eine angemessene Sicherheit zu verlangen. 

5. Haftung 

(1) Der Veranstalter verpflichtet sich, für die Veranstaltung eine Veranstalterhaftpflichtversicherung 

abzuschließen. Andere im Zusammenhang mit der Veranstaltung 

verkehrsübliche Versicherungen schließt der Auftragnehmer auf seine 

Kosten ab. 

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich eine Berufshaftpflichtversicherung in verkehrsüblicher 

Höhe abzuschließen und während der Vertragsdurchführung aufrechtzuerhalten 

und dem Auftraggeber auf Verlangen Einsicht in die Versicherungsunterlagen 

zu gewähren. Die Versicherung muss beim Einsatz von Unterauftragnehmern 

auch Ansprüche aus Auswahlverschulden decken. Der Auftragnehmer 

ist verpflichtet beim Einsatz von Unterauftragnehmern nur solche Unterauftragnehmer 

einzusetzen, die über eine Betriebshaftpflichtversicherung für 

ihre Tätigkeiten in verkehrsüblicher Höhe verfügen. Dies ist dem Veranstalter auf 

Verlangen nachzuweisen. 

6. Kündigung 

Der Veranstalter ist berechtigt, den Vertrag jederzeit fristlos zu kündigen. Im Fall 

der Kündigung ist die bisherige Leistung, nach den Vertragspreisen oder nach dem 

Verhältnis des geleisteten Teils zu der gesamten vertraglichen Leistung auf Grundlage 

der Vertragspreise abzurechnen. 

7. Übernahme von Rechten und Pflichten 

(1) Zur Übertragung von Rechten und Pflichten aus dem Vertrag bedürfen die Vertragsparteien 

jeweils der vorherigen Zustimmung der anderen Vertragspartei. 

(2) Sofern die Durchführung der Veranstaltung durch einen Dritten übernommen 

wird, erklärt sich der Auftragnehmer bereits jetzt damit einverstanden, dass dieser 

die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag übernimmt. 

8. Schlussbestimmungen 

! 4

(1) Sollte der Inhalt einer der vorstehenden Ziffern ungültig sein, so bleibt die Wirksamkeit 

des Inhaltes der durch die übrigen Ziffern getroffenen Vereinbarungen 

davon unberührt. In diesem Fall gilt, dass der unwirksame Inhalt durch einen 

Inhalt als ersetzt gilt, der unter Berücksichtigung des Zieles des unwirksamen 

Inhaltes diesem am nächsten kommt. 

(2) Gerichtsstand ist der Sitz des Veranstalters. Es gilt das Recht der Bundesrepublik 

Deutschland. 

(3) Nebenabreden bedürfen der Schriftform. 

Berlin, 

.............................................................................................. 

Veranstalter: 

............................................................................................. 

Auftragnehmer: 

! 5

Angebot muss bis zum 17.06.2013, 13.00 Uhr, bei der Vergabestelle eingehen! 

Falling Walls gGmbH 

Chausseestraße 8e 


______________________________ 

Ort, Datum 

Name des Bieters 

Anschrift des Bieters 

Zuständiger Bearbeiter des Bieters 

Telefon 

Telefax 

E-Mail-Anschrift des Bieters 

Betrifft: 

Angebotsschreiben Vergabeverfahren: Veranstaltungs- und Gästemanagement 

Falling Walls Conference 2013 inklusive Rahmenprogramm 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

wir geben in der oben genannten Ausschreibung folgendes Angebot ab. 

I. 

Wir geben für die ausgeschriebene Leistung folgendes Angebot ab: 

… ! (netto) Obergrenze für alle Leistungen gemäß Leistungsverzeichnis 

Die von uns angebotenen Einzelpreise ergeben sich aus dem in der Anlage beigefügten Leistungsverzeichnis. 

Angebotsschreiben.doc

– 2 – 

II. Erklärungen 

1. Die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung bieten wir für den Fall der 

Zuschlagserteilung zu den angegebenen Preisen an. 

2. Die mit der Angebotsaufforderung übersandte Leistungsbeschreibung sowie die 

Besonderen Vertragsbedingungen sowie etwaige Bieterinformationen sind Bestandteil 

dieses Angebots. 

3. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen wurden nicht vorgenommen. 

4. Wir erklären uns bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist am 29.07.2013 an das Angebot 

gebunden. 

5. Zum Nachweis der für die Übernahme des Auftrages erforderlichen Fachkunde, 

Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit liegen folgende geforderte Nachweise bei: 

Nachweis 

Anlage 

Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares Anlage 1 

Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur Anlage 2 

Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten Anlage 2 

Bei Kooperationen: 

Anlage 3 

Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen 

Bietererklärung Anlage 4 

Angabe von Referenzen (mindestens zwei) mit Angabe des Auftraggebers 

(Ansprechpartner samt Telefonnummer), Leistungszeitraum und 

Anlage 5 

Auftragswert 

Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals Anlage 6 

Die weiteren, noch nicht mit dem Angebot geforderten Eignungsnachweise werden wir auf 

Verlangen innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist vorlegen. 

6. Rückgriff auf Dritte für die Eignung 

Wir haben uns für die Eignung im Hinblick auf die Anforderung 

.............................................................…………………………………………………………… 

zum Ausgleich von Eignungsdefiziten auf Dritte bezogen und Nachweise Dritter vorgelegt 

(z. B. Rückgriff auf Konzernunternehmen). 


– 3 – 

Wir legen deshalb für diese Dritten dem Angebot in 

Anlage … 

Belege darüber bei, dass diese zur Leistungserbringung zur Verfügung stehen (z. B. durch 

Verpflichtungserklärungen – vgl. hierfür das diesem Angebotsschreiben beigefügte Formular 

„Verpflichtungserklärung“, Anlage 7). 

7. In Anlage 8 ist das Konzept zur Leistungserbringung beigefügt. 

8. In Anlage 9 ist die Zeit- und Meilensteinplanung beigefügt. 

9. Wir versichern, dass wir während der gesamten Vertragslaufzeit über ausreichende 

Kapazitäten zur Erbringung der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen 

verfügen werden. 

10. Wir versichern, dass über unser Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein 

vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser 

Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. 

11. Wir versichern, dass wir uns nicht in Liquidation befinden. 

12. Wir versichern, dass wir keine schweren Verfehlungen begangen haben, die unsere 

Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen. 

13. Wir versichern, dass 

• keine Person, deren Verhalten unserem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen einer 

der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt ist; 

• wir in den letzten drei Jahren nicht wegen eines Verstoßes gegen § 23 des Gesetzes 

über zwingende Arbeitsbedingungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen 

(Arbeitnehmer-Entsende-Gesetz – AEntG) mit einer Geldbuße von mindestens 

2.500,00 ! belegt worden sind und in diesem Zeitraum auch keine entsprechende 

schwerwiegende Verfehlung nach § 5 AEntG begangen haben. 

14. Wir versichern, dass wir im Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen 

in Bezug auf unsere Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben 

haben. 

15. Wir versichern, dass wir in Bezug auf die Vergabe keine unzulässigen, 

wettbewerbsbeschränkenden Abreden mit Dritten getroffen haben. 

16. Wir erklären uns damit einverstanden, dass der Auftraggeber Auskünfte aus dem 

Gewerbezentralregister einholen kann. 


– 4 – 

17. Wir erklären, dass der Auftraggeber unter Wahrung der Vertraulichkeit unsere Angaben 

überprüfen und erforderlichenfalls ergänzende Unterlagen zur Leistungserbringung 

anfordern kann. 

18. Wir erklären, dass wir die Vergabeunterlagen einer vollständigen Prüfung unterzogen 

haben und die zu erbringenden Leistungen sowie die für das Verfahren geltenden 

Bedingungen mit der für das Angebot erforderlichen Genauigkeit beurteilen können. 

19. Wir erklären uns damit einverstanden, dass die von uns mitgeteilten personenbezogenen 

Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können und nicht 

berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. Für den Fall 

der Zuschlagserteilung auf unser Angebot erklären wir uns damit einverstanden, dass 

unser Name und der zu zahlende Angebotspreis nach den Vorgaben der VOL/A bekannt 

gegeben wird. 

20. Wir sind uns bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung bzw. wettbewerbswidrige 

Absprache den Ausschluss von dieser und von weiteren Ausschreibungen zur Folge 

haben kann. 

21. Bitte ankreuzen, falls zutreffend: 

! Zum Nachweis der Vertretungsbefugnis sind ... Vollmacht(en) beigefügt. 

22. Bitte ankreuzen, falls zutreffend: 

! Da wir eine Bietergemeinschaft sind, liegt dem Angebot in Anlage 10 die 

Erklärung der Bietergemeinschaft gemäß dem vorgegebenen Muster bei. 

Ort, Datum .............................................................................. 

Unterschrift(en), Firmenstempel, möglichst 

Angabe der Namen der Unterzeichnenden in Druckbuchstaben 

Anlagen: Anlagen 1 bis ___ 


– 5 – 

Anlage 2: Übersicht über den Bieter und Angaben zur Unternehmensstruktur 

(bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft auszufüllen; 

Formblatt erforderlichenfalls vervielfältigen) 

1. Unternehmer/Aufgabe innerhalb des Vorhabens 

2. Vollständige Bezeichnung des Unternehmens 

3. Rechtsform des Unternehmens 

4. Angaben zu verbundenen Unternehmen (ggfs. auf getrennter Anlage) 

5. Kontaktperson 

Name 

Straße 

PLZ 

Postfach 

PLZ 

Ort 

Land 

Telefon 

Telefax 

E-Mail 


– 6 – 

Anlage 3 

Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen 

• nur anzugeben bei Kooperationen 


– 7 – 

Anlage 4 

Bietererklärung BMBF 


Anlage 5: 

Liste von Referenzaufträgen der letzten drei Jahre (ab 2010)* 

- bitte erforderlichenfalls vervielfältigen – 

Auftraggeber 

Tätigkeit/ 

Veranstaltung/ 

Beschreibung 

Ansprechpartner 

mit Telefonnummer 

Leistungszeitraum 

Auftragswert 

Größenordnung 

der Veranstaltung, 

Teilnehmerzahl 

Angaben zur 

Zusammenarbeit 

mit hochrangigen 

Experten 

aus Politik, 

Wirtschaft, Wissenschaft, 

VIPs 

und Staatsgästen 

Angaben 

zur Erfahrung 

im internationalen 

Kontext 

*Ggfs. weitere Angaben auf gesondertem Blatt 


Anlage 6: 

Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals 

• bitte erforderlichenfalls vervielfältigen 


Anlage 7 

Verpflichtungserklärung 

Uns, der 

………………………………………………...…………………………………………………………… 

……………………………………………………………………………………………………………… 

(Name und Adresse des Unternehmens) 

ist bekannt, dass sich 

.............................................................……………………........…………………………………… 

an dem Vergabeverfahren der Falling Walls gGmbH beteiligt. 

Wir verpflichten uns, 

.............................................................……………………........…………………………………… 

bei der Vorbereitung und Durchführung der vertraglichen Leistungen zu unterstützen und im 

Falle einer Auftragserteilung folgende Mittel zur Verfügung zu stellen: 

……………………………………………………………………………………………………………… 

……………………………………………………………………………………………………………… 

……………………………………………………………………………………………………………… 

Dies wird wie folgt erfolgen: 

……………………………………………………………………………………………………………… 

……………………………………………………………………………………………………………… 

..............................................., ........................................... 

Ort 

Datum 

______________________________ 

Stempel und Unterschrift 


– 11 – 

Anlage 8 

Konzept 

Das Konzept der Leistungserbringung ist in der Anlage beigefügt. 


– 12 – 

Anlage 9 

Zeit- und Meilensteinplanung 

Die Zeit- und Meilensteinplanung ist in der Anlage beigefügt. 


– 13 – 

Anlage 10 

Erklärung der Bietergemeinschaft 

Wir, die nachstehend aufgeführten Firmen einer Bietergemeinschaft, 

geschäftsführendes Mitglied 

...................................................................................................................... 

Mitglied 

........................................................................................................................ 

Mitglied 

........................................................................................................................ 

Mitglied 

........................................................................................................................ 

beschließen, uns im Falle der Auftragserteilung zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen. 

Wir erklären, dass 

1. das oben bezeichnete geschäftsführende Mitglied die Bietergemeinschaftsmitglieder gegenüber 

dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, 

2. das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes 

Mitglied Zahlungen anzunehmen, 

3. alle Mitglieder für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner haften. 

..............................................., den ........................................... 

........................................................................................................................ 

Stempel und Unterschriften aller beteiligten Mitglieder 


Leistungsverzeichnis Veranstaltungs- und Gästemanagement der Falling Walls Conference 2013 

(alle Preise sind in ! netto anzugeben) 

Anz. 

Einheits- 

Anz. 

Einheitspreis 

Anz. 

Einheitspreis 

Anz. 

Einheits- 

Beschreibung 

Menge 

sonst. 

preis 

Gesamtpreis 

A Agenturleistung 

1. Organisation der Konferenz 

Tage 

preis GF 

Tage 

Projektleiter 

Tage 

Mitarbeiter 

Tage 

Fachkraft 

1.1 Vorbereitung 

Monatlicher / Wöchentlicher Jour-Fixe 

Erstellung der Zeit- und Ablaufpläne 

Generierung ständig aktueller Budgetschätzungen 

Koordination der Location (u.a. Bühne inkl. Rückwand, 

Zeltanbauten für Catering und Garderobe/Akkreditierung, 

Raumbelegung, Toilettenwagen, Sicherheit, Sanitäter, 

Dekoration, Müllentsorgung) 

Durchführung von Site Inspections 

Realisierung und Koordination von Produktion (Rednerpult, 

Beschilderung, Backdrops, Registrierungscounter) 

Buchung und Koordination der gesamten Regie 

Koordination der über den VA-Partner gebuchten Technik 

(Konferenztechnik, Übersetzungskabinen, 

Konferenzempfänger, Technik Videoraum und Presselounge, 

zusätzl. Präsentationen im Saal) 

Planung des gesamten Caterings inkl. Crewcatering 

Buchung und Koordination von Personal (Dolmetscher, 

Fotografen, Hostessen, Künstler, Stylistin, Toilette, Sicherheit, 

Sanitäter) 

Sicherstellen der Übertragung der Veranstaltung in weitere 

Räume des Hauses inkl. Übersetzung 

1



Beschreibung 

Planung Gästemanagement (Erstellen von Teilnehmerlisten 

Menge 

Anz. 

Tage 

Einheits- 

preis GF 

Stück 

Tage 

Einheitspreis 

Projektleiter 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

sonst. 

Mitarbeiter 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

Fachkraft 

Gesamtpreis 

getrennt nach Kontingenten/Gruppen, Konfektionierung 

Namensschilder und Voucher in Koordination mit amiando, 

Befüllen der Badges inkl. Lanyards, Einlassmanagement vor 

Ort mit amiando-Software, Betreuung der 

Registrierungscounter, Briefing der Hostessen, Seating von 

Ehrengästen, Bereitstellung der Listen nach der Veranstaltung 

Zwischensumme Vorbereitung 

1.2 Durchführung 

auftragsbezogene Projektleitung vor Ort an 

Veranstaltungstagen 

Überwachung der Gewerke während Aufbau und Abbau 

Koordination der Raumbelegung 

Briefing und Koordination aller Gewerke und Beteiligten 

Koordination und Betreuung der Sponsoren 

Koordination und Umsetzung des Bühnenkonzepts & 

Brandingmaterials 

Gästemanagement (Einlassmanagement vor Ort mit 

Ticketingpartner amiando, Ausgabe der Badges und 

Programme, Betreuung der Registrierungscounter und 

Garderoben, Briefing der Hostessen, Seating von 

Ehrengästen) 

Überwachen des Gesamtevents 

Zwischensumme Durchführung 

1.3 Nachbereitung 

Feedbackgespräch 

Aussicht und Optimierung Konferenz 2014 

Zwischensumme Nachbereitung 

Zwischensumme Organisation der Konferenz 

2



Beschreibung 

2. Organisation des Vorabendempfangs 


Koordination der Location, Koordination aller Gewerke 

Koordination des vom Auftraggeber gebuchten Caterers (inkl. 

Durchführung eines Probeessens) 

Konzeption der Ausstattung und Dekoration (angepasst an 

den Ort) 

Planung des Gäste- bzw. Einlassmanagements 

Buchung und Koordination der Hostessen 

Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans 

Menge 

Anz. 

Tage 

Einheits- 

preis GF 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

Projektleiter 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

sonst. 

Mitarbeiter 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

Fachkraft 

Gesamtpreis 



auftragsbezogene Projektleitung während der Veranstaltung 

Briefing und Koordination von Location & Gewerken 

(Catering, Ausstattung, Dekoration, Technik, Fotograf, 

Hostessen, Redner) 

Supervision des Personals 

Überwachung des Auf- und Abbaus 

Einlass- und Gästemanagement vor Ort mit Ticketingpartner 

amiando 


Zwischensumme Vorabendempfang 

3



Beschreibung 

3. Organisation des festlichen Abendessens 

Menge 

Anz. 

Tage 

Einheits- 

preis GF 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

Projektleiter 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

sonst. 

Mitarbeiter 

Anz. 

Tage 

Einheitspreis 

Fachkraft 

Gesamtpreis 


Konzeption der Ausstattung und Dekoration, angepasst an 

den Ort 

Planung eines Busshuttle vom Radialsystem zur Location und 

des Taxirufs nach der Veranstaltung 

Koordination der Location, Buchung und Koordination aller 

Gewerke 

Planung des vom Auftraggeber gebuchten Caterings und 

Durchführung eines Probeessens 

Buchung und Koordination der Hostessen 

Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans inkl. Koordination der 

Redner 

Erstellung eines Tischplans für den Saal inkl. Tischführkarten 



auftragsbezogene Projektleitung während der Veranstaltung 

Koordination des Shuttleservice 

Einlass- und Gästemanagement mit Ticketingpartner 

amiando, Seating der Gäste 

Briefing und Koordination von Location & Gewerken 

(Catering, Ausstattung, Dekoration, Technik, Fotograf, 

Hostessen, Platzierung, Redner) 

Supervision des Personals 

Überwachung des Auf- und Abbaus 


Zwischensumme festliches Abendessen 

4



Beschreibung Menge Anzahl Tage 

Einheitspreis Gesamtpreis 

B Sonstige Kosten 

1. Konferenz 

1.1 Location Radialsystem via 

1.2 Dekoration (Blumen für Buffetflächen, Tische), pro 

Teilnehmer 

1.3 Bühnenbau-/gestaltung, pauschal 

Radialsystem 

via Falling 

Walls 

1.4 Veranstaltungstechnik via Falling 

1.5 Simultandolmetscher, pro Tag 

1.6 Catering via 

1.7 Produktion (Signage, Beschriftungen, Pressewand, etc.), 

pauschal 

1.8 Regie (Vorbereitung, Durchführung/Ablauf, Bühne), pro 

Tag 

1.9 Hostessen (mind. 40), pro Tag 

Walls 

Radialsystem 

via Radialsystem 

via Falling Walls 


via Radialsystem 

1.10 Künstler/Pantomime, pro Tag 

1.11 Stylist, pro Tag 

1.12 Dokumentation/Fotograf (mind. 2) pro Tag 

1.13 Planungsreserve (Genehmigungen, Versicherungen, 

Einrichten von Halteverboten, Kurierfahrten, Parkgebühren, 

Vervielfältigungskosten, Nachweisführung etc.), pauschal 

1.14 Sonstiges 

Zwischensumme 

5





2. Vorabendempfang 

2.1 Location via Falling 

Walls 

2.2 Catering 

2.2.1 Speisen (Fingerfood, inkl. Personal, Logistik), pro 

Person 

2.2.2 Getränke (inkl. Personal, Logistik) pro Person 

2.3 Ausstattung (Rednerpult, kleine Bühne, Empfangscounter, 

Garderobe, Mobiliar, Lounge Bereiche, etc.) 

2.4 Dekoration (angepasst an den Ort) 

2.5.Technik (Licht, Ton, Transport, Auf-/Abbau, Personal) 

2.6 Dokumentation/Fotograf, pro Tag 


2.8 Personal (Sicherheit, Garderoben, etc.) 



Vervielfältigungskosten, Nachweisführung etc. ), pauschal 



Zwischensumme 

3. Festliches Abendessen 

3.1 Location via Falling 

Walls 

3.2 Catering via Falling 

Walls 

3.3 Ausstattung (Rednerpult, Empfangscounter, Garderobe) 

3.4 Dekoration (Blumen für Tische), Preis pro Gesteck 



6





3.5 Technik (Licht, Ton, Transport,Auf-/Abbau, Personal) 

3.6 Dokumentation/Fotograf, pro Tag 


3.8 Personal (Sicherheit, Garderobe, etc.) 

3.8 Busshuttle (Fahrt vom Radialsystem zum Museum) 



Vervielfältigungskosten, Nachweisführung etc. ), pauschal 


Zwischensumme 

Zwischensumme sonstige Kosten 

Gesamtsumme A+B (in ! netto) 

7

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