Quästur Bearbeitung Girokonten Controlling Abteilung Rektorat ...
Quästur Bearbeitung Girokonten Controlling Abteilung Rektorat ...
Quästur Bearbeitung Girokonten Controlling Abteilung Rektorat ...
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CO<br />
Giro<br />
Rek<br />
PL<br />
OEL<br />
SB<br />
Bud<br />
Qust<br />
AnlBh<br />
Bank<br />
ZaMa<br />
§26Bea<br />
SAPaut<br />
Legende Entscheider<br />
Nachweis<br />
<strong>Controlling</strong> <strong>Abteilung</strong><br />
<strong>Quästur</strong> <strong>Bearbeitung</strong> <strong>Girokonten</strong><br />
<strong>Rektorat</strong><br />
ID<br />
dezentrale%20Projektabwicklung<br />
Input<br />
IT-System<br />
Projektleiterin/Projektleiter d. Zentralen Dienstleisters/Instituts<br />
Leiterin/Leiter Org. Einheit<br />
Institut Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter<br />
<strong>Quästur</strong> Budget<br />
<strong>Quästur</strong><br />
<strong>Quästur</strong> Anlagenbuchhalterin/Anlagenbuchhalter<br />
<strong>Quästur</strong> Bankstammdaten Verwalterin/Verwalter<br />
<strong>Quästur</strong> Zahlungs- und Mahnwesen<br />
<strong>Quästur</strong> §26 <strong>Bearbeitung</strong><br />
SAP automatisch
klung_FINAL[1].igx<br />
IA Innenauftrag<br />
RechlHB. Rechnungslegungs Handbuch<br />
RM Risikomanagement
Prozessverantwortlicher: M. Kolassa<br />
Stand 13.08.2009<br />
IT Systeme: SAP, ProjektDB<br />
Es gelten:<br />
SB<br />
6a.3<br />
PDF Formular<br />
ausfüllen (Formular<br />
0101A_1)<br />
Debitor anlegen<br />
"innerh. 24h"<br />
(Prozess 1a)<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
6a.11<br />
Material EU-<br />
Projekte (10)<br />
auswählen<br />
6a.13<br />
Ja<br />
Material<br />
Auftragsforschung<br />
(1) auswählen<br />
6a.15<br />
Material<br />
Forschungsförderung<br />
(12)<br />
auswählen<br />
6a.17<br />
Material<br />
Sponsoring (31)<br />
auswählen<br />
Prozess 6a - dezentrale<br />
Projektabwicklung §27<br />
(inkl. Mahnwesen)<br />
SB<br />
PL<br />
SB<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
Ja<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
6a.1<br />
Neuer<br />
Debitor<br />
notwendig<br />
6a.2<br />
Nein<br />
neuer IA laut RechlHB.<br />
notwendig oder<br />
Institutsbedarf<br />
(Eigenprojekt,<br />
<strong>Abteilung</strong>ssammler)?<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Projektakquisition<br />
(Prozess 6e)<br />
6a.9<br />
Nein<br />
Kundenauftrag<br />
anlegen (VA01)<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
6a.10<br />
EU-<br />
Projekt?<br />
6a.12<br />
Auftragsforschung?<br />
6a.14<br />
Forschungs<br />
-föderung?<br />
6a.16<br />
Nein<br />
Nein<br />
Nein<br />
Sponsoring?<br />
Nein<br />
SAP SD<br />
Ja<br />
CO<br />
CO<br />
Nein<br />
6a.4<br />
Innenaufträge<br />
anlegen (KO01)<br />
CO<br />
6a.5<br />
Finanzkoordinationskonto?<br />
6a.6<br />
Meldung IA an<br />
Projektleiter/in und<br />
<strong>Quästur</strong><br />
Stammdatenverwalter/in<br />
Bank<br />
PL<br />
Qust<br />
6a.7<br />
6a.8<br />
Ja<br />
ausgefülltes<br />
Antragsformular an<br />
Projektleiter/in<br />
senden<br />
neues Konto bei<br />
<strong>Quästur</strong><br />
beantragen<br />
6a.33<br />
<strong>Quästur</strong> legt neues<br />
Konto an<br />
SAP CO<br />
SAP CO
Personalaufnahme<br />
(Prozess 3e)<br />
Personalaustritt<br />
(Prozess 3h)<br />
Ja<br />
SB<br />
SB<br />
ZaMa<br />
SAPaut<br />
6a.24<br />
OP-Liste der<br />
eigenen IA<br />
anzeigen<br />
6a.26<br />
dezentrale<br />
Beschaffung<br />
(Prozess 4)<br />
Dezentral mahnen<br />
6a.29<br />
Mahnsperre?<br />
6a.30<br />
Nein<br />
Mahnen (F150)<br />
Mahndruck (SP01)<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
Nein<br />
6a.19<br />
Material<br />
wissenschaft.<br />
Dienstl. (15)<br />
auswählen<br />
Giro<br />
6a.23<br />
Kundenauftrag<br />
ändern (VA02)<br />
(Fakturaplan<br />
pflegen)<br />
6a.25<br />
SAP SD<br />
(Teil-) Faktura<br />
anlegen (VF01)<br />
drucken<br />
6a.27<br />
Zahlungseingang?<br />
Ja<br />
SB<br />
SB<br />
PL<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
Ja<br />
SB<br />
Giro<br />
6a.18<br />
Gutachten?<br />
6a.20<br />
korrektes Material<br />
auswählen<br />
6a.21<br />
Kundenauftrag<br />
speichern (VA01)<br />
6a.22<br />
Nein<br />
(Teil-) Leistungserbringung,<br />
Verkauf<br />
6a.28<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
Zahlungseingang<br />
(F-28)<br />
PL<br />
Änderung<br />
des Projektvolumens?<br />
Nein<br />
6a.31<br />
Projektabschluss<br />
(Prozess 6f)<br />
SAP FI<br />
Ja<br />
PL<br />
6a.32<br />
Geändertes<br />
Projektvolumen in<br />
Projektdatenbank<br />
nachtragen<br />
ProjektDB
Prozessverantwortlicher: M. Kolassa<br />
Stand 13.08.2009<br />
IT Systeme: SAP<br />
Es gelten:<br />
SB<br />
6b.4<br />
PDF Formular<br />
ausfüllen (Formular<br />
0101A_1)<br />
Debitor anlegen<br />
"innerh. 24h"<br />
(Prozess 1a)<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
6b.16<br />
Ja<br />
Material Kurse und<br />
Lehrgänge (22)<br />
auswählen<br />
6b.18<br />
Material<br />
Bildungsprojekte<br />
(111) auswählen<br />
6b.20<br />
Material sonstige<br />
Erlöse (71)<br />
auswählen<br />
6b.22<br />
Material<br />
Exkursionsbeiträge<br />
(11) auswählen<br />
Prozess 6b -<br />
sonstige<br />
Projektabwicklungen<br />
(inkl. Mahnwesen)<br />
SB<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Ja<br />
Projektakquisition<br />
(Prozess 6e)<br />
SB<br />
PL<br />
6b.3<br />
Neuer<br />
Debitor<br />
notwendig?<br />
6b.5<br />
Nein<br />
neuer IA laut<br />
Anforderung Inst.<br />
(Exkursionen,<br />
Kurse, Tagungen,<br />
Konferenzen)?<br />
SB<br />
6b.14<br />
Nein<br />
Kundenauftrag<br />
anlegen (VA01)<br />
SB<br />
SB<br />
SB<br />
6b.15<br />
Kurse?<br />
6b.17<br />
Bildungsprojekte?<br />
6b.19<br />
sonstige<br />
Erlöse?<br />
6b.21<br />
Nein<br />
Nein<br />
Nein<br />
Exkursion?<br />
Nein<br />
SAP SD<br />
Ja<br />
Rekt<br />
Nein<br />
CO<br />
CO<br />
Bank<br />
6b.2<br />
Innenauftrag<br />
anlegen (KO01)<br />
CO<br />
6b.1<br />
hoheitliche<br />
Projekte<br />
6b.6<br />
CO<br />
GIN/GIP<br />
Auftragsart,<br />
internes<br />
Förderprogramm?<br />
6b.7<br />
Nein<br />
Girokonto für<br />
Kurs/Tagung<br />
nötig?<br />
Ja<br />
SAP CO<br />
Meldung IA an<br />
Projektleiter/in und<br />
<strong>Quästur</strong><br />
Stammdatenverwalter/in<br />
PL<br />
Qust<br />
6b.8<br />
6b.9<br />
ausgefülltes<br />
Antragsformular an<br />
Projektleiter/in<br />
senden<br />
6b.10<br />
neues Konto bei<br />
<strong>Quästur</strong><br />
beantragen<br />
6a.36<br />
<strong>Quästur</strong> legt neues<br />
Konto an<br />
Ja<br />
SAP CO
Ja<br />
SB<br />
SB<br />
ZaMa<br />
dezentrale<br />
Beschaffung<br />
(Prozess 4)<br />
6b.29<br />
OP Liste der<br />
eigenen IA<br />
anzeigen<br />
Dezentral mahnen<br />
SAPaut<br />
6b.28<br />
6b.31<br />
Mahnsperre?<br />
6b.32<br />
Nein<br />
Mahnen (F150)<br />
Mahndruck (SP01)<br />
SB<br />
SB<br />
Nein<br />
6b.26<br />
Kundenauftrag<br />
ändern (VA02)<br />
(Fakturaplan<br />
pflegen)<br />
(Teil-) Faktura<br />
anlegen (VF01)<br />
drucken<br />
Giro<br />
6b.27<br />
6b.30<br />
Zahlungseingang?<br />
SB<br />
SB<br />
PL<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
Giro<br />
Ja<br />
6b.23<br />
korrektes Material<br />
auswählen<br />
6b.24<br />
Kundenauftrag<br />
speichern (VA01)<br />
6b.25<br />
(Teil-) Leistungserbringung<br />
6b.33<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
Zahlungseingang<br />
(F-28)<br />
PL<br />
6b.34<br />
Änderung<br />
des Projektvolumens?<br />
Nein<br />
Projektabschluss<br />
(Prozess 6f)<br />
SAP FI<br />
Ja<br />
PL<br />
6b.35<br />
CO<br />
Nein<br />
Bud<br />
Geändertes<br />
Projektvolumen in<br />
Projektdatenbank<br />
nachtragen<br />
ProjektDB<br />
6b.11<br />
CO Planwert<br />
eingeben/ändern<br />
(KPF6)<br />
Bud<br />
6b.12<br />
Planwert<br />
ok?<br />
6b.13<br />
Ja<br />
Planwert ins FM<br />
übertragen<br />
dezentrale<br />
Beschaffung<br />
(Prozess 4)<br />
SAP CO<br />
SAP FM<br />
SAP FM
Prozessverantwortlicher: M. Kolassa<br />
Stand 13.08.2009<br />
IT Systeme: SAP<br />
Es gelten:<br />
SB<br />
SB<br />
dezentrale<br />
Beschaffung<br />
(Prozess 4)<br />
6c.11<br />
OP-Liste der<br />
eigenen IA<br />
anzeigen<br />
6c.3<br />
PDF Formular<br />
ausfüllen (Formular<br />
0101A_1)<br />
Debitor anlegen<br />
"innerh. 24h"<br />
(Prozess 1a)<br />
SB<br />
SB<br />
6c.6<br />
Material Kurse und<br />
Lehrgänge (22)<br />
auswählen<br />
6c.10<br />
Kundenauftrag<br />
ändern (VA02)<br />
(Fakturaplan<br />
pflegen)<br />
Prozess 6c -<br />
Kurse und<br />
Lehrgänge CEC<br />
CO<br />
Ja<br />
SB<br />
SAP SD<br />
Ja<br />
SB<br />
SB<br />
PL<br />
SAP SD<br />
Lehrgangsakquisition<br />
(Ref. Proz. im RM)<br />
Innenauftrag (ULG)<br />
pro Kurs/Lehrgang<br />
anlegen (KO01)<br />
SB<br />
SB<br />
6c.1<br />
6c.2<br />
Neuer<br />
Debitor<br />
notwendig<br />
6c.4<br />
Nein<br />
Kundenauftrag<br />
anlegen (VA01)<br />
6c.5<br />
Kurse/Lehr<br />
-gänge?<br />
6c.7<br />
korrektes Material<br />
auswählen<br />
6c.8<br />
Kundenauftrag<br />
speichern (VA01)<br />
6c.9<br />
Nein<br />
(Teil-) Leistungserbringung<br />
SAP CO<br />
SAP SD<br />
SAP SD<br />
SAP SD
Ja<br />
SB<br />
ZaMa<br />
SAPaut<br />
6c.13<br />
Dezentral mahnen<br />
6c.15<br />
Mahnsperre?<br />
6c.16<br />
Nein<br />
Mahnen (F150)<br />
Mahndruck (SP01)<br />
SB<br />
Nein<br />
6c.12<br />
(Teil-) Faktura<br />
anlegen (VF01)<br />
drucken<br />
Giro<br />
6c.14<br />
Zahlungseingang?<br />
SAP SD<br />
Giro<br />
Ja<br />
6c.17<br />
Zahlungseingang<br />
(F-28)<br />
SAP FI
Prozessverantwortlicher: M. Kolassa<br />
Stand 13.08.2009<br />
IT Systeme: SAP<br />
Es gelten:<br />
CO<br />
PL<br />
§26Bea<br />
Personalaufnahme<br />
(Prozess 3e)<br />
Personalaustritt<br />
(Prozess 3h)<br />
6d.4<br />
Überweisungsanforderung<br />
für<br />
Sachmittel an FWF<br />
+ Kopie an <strong>Quästur</strong><br />
schicken<br />
6d.5<br />
Zahlungseingang<br />
buchen<br />
(F-28)<br />
PL<br />
PL<br />
§26Bea<br />
6d.1<br />
2 Innenaufträge<br />
(TUW1/TUW2)<br />
anlegen<br />
(KO01)<br />
SAP CO<br />
SAP-FI<br />
6d.6<br />
Beschaffung<br />
6d.7<br />
Originalrechnung<br />
an <strong>Quästur</strong><br />
Zahllauf<br />
(Prozess 1b)<br />
6d.8<br />
Ablage der<br />
Originalrechnung in<br />
der <strong>Quästur</strong><br />
Ja<br />
Prozess 6d -<br />
Projektabwicklung §26<br />
Projektakquisition<br />
(Prozess 6e)<br />
CO<br />
PL<br />
6d.2<br />
FWF?<br />
6d.12<br />
Faktura erstellen<br />
und an Kunden<br />
schicken -><br />
Zahlungseingang<br />
Nein<br />
PL<br />
PL<br />
PL<br />
CO<br />
CO<br />
Bank<br />
6d.9<br />
Meldung IA an<br />
Projektleiter/in und<br />
<strong>Quästur</strong><br />
Stammdatenverwalter/in<br />
PL<br />
Qust<br />
6d.10<br />
ausgefülltes<br />
Antragsformular an<br />
Projektleiter/in<br />
senden<br />
6d.11<br />
neues Konto bei<br />
<strong>Quästur</strong><br />
beantragen<br />
6d.13<br />
Beschaffung<br />
6d.14<br />
Zahlung<br />
6d.15<br />
6d.1<br />
2 Innenaufträge<br />
(TUW1/TUW2)<br />
anlegen<br />
(KO01)<br />
6a.36<br />
<strong>Quästur</strong> legt neues<br />
Konto an<br />
Ablage der<br />
Originalrechung an<br />
OE<br />
SAP CO<br />
SAP CO<br />
Personalaufnahme<br />
(Prozess 3e)<br />
Personalaustritt<br />
(Prozess 3h)
Prozessverantwortlicher: M. Kolassa<br />
Stand 13.08.2009<br />
IT Systeme: SAP<br />
Es gelten:<br />
Projektakquisition u.<br />
Vertragsabschluss<br />
(Ref. Proz. im RM)<br />
Projektabwicklung §27<br />
(inkl. Mahnwesen)<br />
(Prozess 6a)<br />
PL<br />
PL<br />
CO<br />
Prozess 6e -<br />
Projektakquisition<br />
Projektakquisition u.<br />
Vertragsabschluss<br />
(Ref. Proz. im RM)<br />
6e.1<br />
Unterschriebenen Vertrag<br />
an CO-<strong>Abteilung</strong> senden<br />
(Mail, Fax, Post, selbst in<br />
ProjektDB hochladen)<br />
OEL<br />
CO<br />
Nein<br />
6e.3<br />
Vertragskontrolle<br />
durchführen<br />
CO<br />
6e.2<br />
Projekt in der ProjektDB<br />
anlegen<br />
6e.6<br />
Projekt in<br />
ProjektDB<br />
freigeben<br />
6e.4<br />
Kontrolle<br />
ok?<br />
6e.5<br />
Ja<br />
Stammdaten<br />
kontrollieren<br />
(letztmalige Pflege)<br />
sonstige<br />
Projektabwicklungen<br />
(inkl. Mahnwesen)<br />
(Prozess 6b)<br />
ProjektDB<br />
ProjektDB<br />
SAP<br />
Eintragen von:<br />
- Projektpartner<br />
- Projektvolumen<br />
- Projektlaufzeit<br />
- Projektmitarbeiter<br />
- ...<br />
Kontrolle von:<br />
- Vollständigkeit<br />
- Abgleich mit ProjektDB<br />
- Plausibilität<br />
Projektabwicklung §26<br />
(Prozess 6d)
Prozessverantwortlicher: M. Kolassa<br />
Stand 13.08.2009<br />
IT Systeme: SAP<br />
Es gelten:<br />
PL<br />
PL<br />
PL<br />
Projektakquisition §27<br />
(inkl. Mahnwesen)<br />
(Prozess 6a)<br />
6f.5<br />
Alle Ausgangsrechnungen<br />
erstellen und<br />
kontrollieren (VA02)<br />
6f.7<br />
Personalzuordnung<br />
überarbeiten<br />
SAP<br />
ProjektDB<br />
Nein<br />
Nein<br />
6f.9 Nein<br />
Erforderliche<br />
Umbuchungen<br />
durchführen<br />
SAP<br />
PL<br />
PL<br />
PL<br />
PL<br />
Prozess 6f -<br />
Projektabschluss<br />
sonstige<br />
Projektabwicklungen<br />
(inkl. Mahnwesen)<br />
(Prozess 6b)<br />
6f.1<br />
Abzuschließendes<br />
Projekt in der ProjektDB<br />
auswählen<br />
6f.2<br />
Formular 1a innerh. der<br />
ProjektsDB aufrufen<br />
6f.3<br />
Projektabschlussdatum<br />
festlegen<br />
PL<br />
PL<br />
PL<br />
6f.4<br />
Alle Ausgangsrechnungen<br />
erstellt und<br />
kontrolliert?<br />
(VA02)<br />
Ja<br />
6f.6<br />
Personalzuordnung<br />
überarbeitet?<br />
Ja<br />
Erforderliche<br />
Umbuchungen<br />
durchgeführt?<br />
Ja<br />
6f.8<br />
6f.10<br />
ProjektDB<br />
ProjektDB<br />
ProjektDB<br />
SAP<br />
ProjektDB<br />
SAP<br />
Anlagenbericht nach<br />
Innenauftrag aufrufen und<br />
ins Excel exportieren<br />
(ZZUNI_CCC_ANLBEST)<br />
SAP<br />
Projektabwicklung §26<br />
(Prozess 6d)
CO<br />
6f.19<br />
Neue Anlagenzuordnung<br />
von OE anfordern<br />
Nein<br />
Nein<br />
OEL<br />
CO<br />
PL<br />
PL<br />
PL<br />
CO<br />
AnlBh<br />
Qust<br />
PL<br />
6f.11<br />
Anlagen auf<br />
Innenauftrag<br />
vorhanden?<br />
6f.12<br />
6f.15<br />
Projektabschluss freigeben<br />
6f.21<br />
Ja<br />
SAP<br />
Anlagen im Excelfile<br />
anderem Innenauftrag/<br />
anderen Innenaufträgen<br />
zuordnen<br />
6f.13<br />
Saldo anderen<br />
Innenaufträgen zuordnen<br />
6f.16<br />
Allfälligen Kostenersatz<br />
einziehen<br />
6f.17<br />
Excel<br />
Anlagen auf andere<br />
Innenaufträge laut Excelfile<br />
übertragen (AS02)<br />
ProjektDB<br />
SAP<br />
Projektabrechnung durchführen<br />
CO<br />
CO<br />
CO<br />
6f.14<br />
Excelfile mit neuer<br />
Anlagenzuordnung per<br />
Email an CO-<strong>Abteilung</strong><br />
senden<br />
6f.18<br />
Neuer IA für noch<br />
nicht vollständig<br />
abgeschriebene<br />
Anlagen ausgewählt?<br />
6f.20<br />
Excelfile mit neuer<br />
Anlagenzuordnung per<br />
Email an <strong>Quästur</strong><br />
Anlagenbuchhaltung<br />
senden<br />
6f.22<br />
Buchungen durchführen<br />
6f.23<br />
Ja<br />
Innenauftrag schließen<br />
SAP<br />
SAP<br />
ProjektDB<br />
SAP<br />
SAP
Change language