IVY-Anleitung · Stand 14.11.2012 - IVY - LandesSportBund Sachsen ...

Anleitung zur Bestandserhebung der Vereine des LandesSportBundes
Sachsen-Anhalt e.V. im neuen IVY 3.0
Liebe Sportfreundinnen, liebe Sportfreunde,
seit dem 01.11.2012 zeigt sich die Vereinsverwaltungsdatenbank IVY 3.0 in einem neuen Outfit.
Diese Anleitung soll Ihnen helfen die diesjährige Bestandserhebung zum 31.12.2012 erfolgreich und
so unkompliziert wie möglich durchzuführen.
Diese Anleitung kann nicht den Anspruch auf Vollständigkeit bis ins Detail haben. Deshalb möchten
wir alle Vereine aufrufen und bitten an der Vervollkommnung und Ergänzung unseres neuen IVY’s
und dieser Anleitung mitzuarbeiten. Wir sind für alle konstruktiven Hinweise dankbar.
Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Durchführung der Bestandserhebung.
Link zum Einloggen in die Datenbank Seite 1
Erläuterungen zur Einstiegs-(HOME-)Seite Seite 2
Stammdaten des Vereins Seite 3
Vorstandsdaten des Vereins Seite 4
Anlegen von Sportarten/Sportangeboten Seite 5
Eingabefenster zu Sportarten im Verein Seite 6
Erläuterungen zum Modul Mitglieder Seite 7
Erfassen von Beitragstypen (nur für namentliche Erfassung) Seite 8
Namentliche Mitgliedererfassung der Mitglieder Seite 9
Erfassungsmaske zur namentlichen Erfassung der Mitglieder Seite 10
Jahrgangsweise Erfassung der Mitglieder Seite 11
Erfassungsmaske zur jahrgangsweisen Erfassung der Mitglieder Seite 12
Modul Übungsleiter Seite 13
Erfassungsmaske für Übungsleiter (oberer Teil) Seite 14
Erfassungsmaske für Übungsleiter (unterer Teil) Seite 15
Modul Ehrungen Seite 16
Modul Finanzamt Seite 17
Modul Förderungen Seite 18
Eine Meldung schreiben Seite 19
Symbolerklärungen Seite 20
Wichtig!
Nach dem Eingeben/Aktualisieren Ihrer Daten zur Bestandserhebung schließen Sie bitte die
Erfassung für Ihre Mitglieder und Übungsleiter auf der HOME-Seite unbedingt ab (siehe Seite 2).
Die Beantragung der Pauschalförderung für Ihren Verein ist erst nach Abschluss der Erfassungen
möglich.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V.
Autor: VSC Birgit Butz

Bitte geben Sie https://ivy.lsb-sachsen-anhalt.de/ivy2012 in Ihren Internet-Browser ein.
Hier loggen Sie sich bitte
mit Ihren vereinseigenen
Zugangsdaten in die
Datenbank IVY ein.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 1

Sie gelangen auf
die Home-Seite
Ihres Vereins.
Um Ihre Daten
sehen und
bearbeiten zu
können, klicken Sie
bitte links auf
„Verein“. (weiter
auf Seite 3)
Auf der Home-
Seite sehen Sie die
aktuelle Statistik
Ihres Vereins,
eingegangene
Meldungen, sowie
den Stand Ihrer
Bestandserhebung.
Weiterhin können
Sie hier auch Ihre
persönlichen
Zugangsdaten
ändern
Wenn Sie selber
eine Meldung an
einen Nutzer der
Datenbank senden
möchten, gehen
Sie bitte auf den
Kartenreiter
„Meldungen“.
Zum Schluss jeder Bearbeitung Ihrer
Daten loggen Sie sich bitte immer hier
aus.
Wichtig!
Bevor Sie mit der
Bestandserhebung
für Ihren Verein
beginnen, müssen
Sie festlegen welche
Art der Erfassung Sie
vornehmen
möchten. Sie haben
zwei Möglichkeiten:
eine namentliche
Erfassung Ihrer
Mitglieder
vorzunehmen oder
die Mitglieder
jahrgangsweise zu
erfassen. Die Art der
Erfassung müssen
Sie hier anklicken.
Wichtig!
Ganz zum Schluss, wenn Sie mit
der gesamten Bestandserhebung
fertig sind, müssen Sie hier den
Abschluss der Mitglieder- und
Übungsleitererfassung bestätigen,
sonst gilt die Bestandserhebung
als nicht abgeschlossen.
Wichtig!
Nachdem Sie die Bestandserhebung
abgeschlossen haben, können Sie
hier die Pauschalförderung für Ihren
Verein beantragen.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 2

Mit Klick auf
Verein gelangen
Sie zu den für
Ihren Verein
erfassten Daten.
Auf den nächsten
Seiten sollen die
verschiedenen
Kartenreiter
erläutert werden.
Sie gelangen
zuerst zu den
Stammdaten
Ihres Vereins.
Sie prüfen die
Eintragungen
und ändern
ggfls. die Daten,
indem Sie auf
„Bearbeiten“
klicken.
Hinweis: Jede
Aktion muss mit
Speichern
abgeschlossen
werden.
Wichtig!
Überweisungen zu
Förderungen erfolgen
auf das hier genannte
Konto. Bitte auf
Korrektheit überprüfen.
Wichtig !
Die hier eingetragene
Anschrift muss die
Anschrift des Vereins
sein. Für jeden Verein
gibt es nur eine
Anschrift, an die die Post
für den Verein geht.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 3

Unter dem
Kartenreiter
Vorstand werden die
Vorstandsdaten für
Ihren Verein erfasst.
Die Funktionsbezeichnungen
sind
vorgegeben und
können von Ihnen
nicht geändert
werden.
Die einzelnen
Zeichenerklärungen
entnehmen Sie bitte
der Hilfe.
Wichtig!
Bei Änderungen bitte das
Speichern nicht
vergessen.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 4

Unter dem Kartenreiter
Sportarten werden zuerst
die Sportarten bzw.
Sportangebote angelegt,
die die Mitglieder Ihres
Vereins betreiben. Hier
wird auch festgelegt, ob
die Mitglieder in einem
Verband organisiert sind
oder verbandsungebunden
Sport treiben. (siehe auch
Seite 6)
Zum Anlegen einer neuen
Sportart/Sportangebot
klicken Sie bitte auf das
Symbol oben rechts.
Möchten Sie Änderungen
an den hier bereits
erfassten Zahlen
vornehmen, so geschieht
das unter dem
Kartenreiter Mitglieder.
Diese Ansicht hier wird
automatisch generiert,
wenn Sie das Modul
Mitglieder bearbeitet
haben.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 5

Wenn Sie ein neues
Sportangebot anlegen
möchten, öffnet sich das
hier gezeigte Bild. Unter
der Sportart öffnet sich
eine Auflistung aller
Sportangebote laut
Sportangebotsliste, aus
der Sie nun das
entsprechende Angebot
wählen können.
Automatisch wird Ihnen
unter
Verbandszugehörigkeit
angezeigt welcher
Landesfachverband
dieses Sportangebot
betreut. Klappen Sie
bitte das Scrollmenü
auch auf, da wie hier in
diesem Beispiel auch
mehrere Verbände in
Frage kommen können.
Für jedes Sportangebot besteht die Möglichkeit hier festzulegen, ob die Mitglieder in einem Verband
organisiert sind (Verband dann zuordnen) oder ob sie verbandsungebunden (allgemeiner Sport) Sport
treiben. In diesem Fall klicken Sie bitte verbandsungebunden an.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 6

Bei der Erfassung
Ihrer Mitglieder im
Verein haben Sie zwei
Möglichkeiten. Wenn
Sie die Datenbank IVY
auch als
Vereinsverwaltungsdatenbank
für Ihren
Verein verwenden
möchten, sollten Sie
sich für die
namentliche Erfassung
entscheiden. Dazu
legen Sie hier zuerst
die Beitragsordnung
für Ihren Verein an.
(Weiter auf Seite 8)
Die zweite Möglichkeit
ist die jahrgangsweise
Erfassung Ihrer
Mitglieder im Verein.
(Weiter auf Seite 11)
Die
zusammenfassenden
Tabellen generieren
sich in beiden
Varianten automatisch
mit Ihren Eingaben.
Bei namentlicher
Mitgliedererfassung legen Sie
hier zuerst die Beitragsordnung
in Ihrem Verein fest. (Seite 8)
Sollten beide Varianten zur Bearbeitung bzw. nicht möglich sein, dann haben Sie es bisher versäumt auf
der Home-Seite die Art der Erfassung festzulegen. Holen Sie dies jetzt nach. (Seite 2)
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 7

Um die Beitragstypen
für Ihren Verein
anzulegen, gehen Sie
bitte auf .
Die Bezeichnung für
den Beitragstyp
können Sie beliebig
wählen. Geben Sie hier
ebenfalls die Höhe des
Beitrages an. Dieser
Betrag bezieht sich
immer auf den
Monatsbeitrag.
Jeweils das Speichern
nicht vergessen.
Diesen Vorgang
wiederholen Sie bitte
so oft bis alle
Beitragstypen für Ihren
Verein festgelegt sind.
Eine Begrenzung der
Anzahl gibt es nicht.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 8

Namentliche
Mitgliedererfassung
Nachdem Sie die
Beitragsordnung in
Ihrem Verein
festgelegt haben,
gehen Sie bitte auf
das Symbol , um die
Mitglieder für Ihren
Verein namentlich zu
erfassen. Es öffnet
sich Ihnen das
folgende Fenster
(weiter Seite 10).
Hier in dieser Ansicht
werden Ihnen nach
jedem eingegebenen
Mitglied die
Eintragungen in
Kurzform angezeigt.
Die Tabellen zu den Mitgliederzahlen im Kartenreiter „Sportarten“ und „Mitglieder“ werden nach jeder
gespeicherten Eingabe automatisch aktualisiert. Dies können Sie jederzeit kontrollieren, indem Sie sich die
Zahlen jeweils ansehen.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 9

Dies ist die Eingabemaske für die
namentliche Erfassung Ihrer
Mitglieder.
Wichtig sind hier die korrekten
Angaben zum Geburtsdatum, zu
den Sportarten, das Mitglied seit
und das Mitglied bis Datum.
Diese Daten werden benötigt,
um diese Mitglieder korrekt in
den Tabellen Mitglieder und
Sportarten in die Altersstruktur
einzuordnen.
Bei der Zuordnung Ihrer
Mitglieder zu den
entsprechenden Sportarten
(achten Sie bitte unbedingt
darauf, ob es sich um Mitglieder
im Verband oder
verbandsungebundene Mitglieder
handelt) helfen Ihnen die
vorgegebenen und zuvor von
Ihnen eingetragenen Sportarten
Ihres Vereins.
Sie können auch einem Mitglied
mehrere Sportarten zuweisen,
wenn es z.B. in mehreren
Abteilungen bzw. Verbänden
Mitglied ist.
Hier bitte
unbedingt
Hinweis
beachten.
Bitte hier immer nach
Abschluss der Eingabe
SPEICHERN
Hinweis:
Ein Mitglied kann grundsätzlich
in mehreren Abteilungen /
Sportarten oder auch Verbänden
Mitglied sein. Um zu vermeiden,
dass dieses Mitglied doppelten
oder mehrfachen LSB-Beitrag
zahlt, muss dies hier angegeben
werden. Soll dieses Mitglied
beitragstechnisch für den LSB
nur einmal gezählt werden, darf
in diesem Bereich nur ein
Häkchen gesetzt sein. Wenn Sie
beim Anlegen der Sportarten
z.B. mehrere Verbände angelegt
haben, ist auch das Setzen
mehrerer entsprechender
Häkchen im rechten Bereich
möglich. Dann zählen die
Häkchen aber auch
beitragstechnisch für dieses
Mitglied.
Achtung! Grundsätzlich werden
die Häkchen vorgegeben. Bitte
entsprechend anpassen.
Die Häkchen auf der linken Seite
sind wichtig für die Statistik der
Verbände und des LSB. Hier sind
Mehrfachmitgliedschaften
möglich.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 10

2. Jahrgangsweise
Erfassung:
Im Fenster zur
jahrgangsweisen
Erfassung Ihrer
Mitglieder werden Ihnen
die von Ihnen zuvor
angelegten Sportarten
(siehe Seite 5)
angezeigt. Um die
Zahlen dazu einzugeben
bzw. zu aktualisieren
klicken Sie bitte auf den
jeweiligen Stift zur
Bearbeitung hinter der
entsprechenden
Sportart. Die
jahrgangsweise
Erfassung erfolgt für
jedes Sportangebot /
jede Sportart, die Sie
angelegt haben separat.
Bei der jahrgangsweisen Erfassung
müssen Sie keine Beitragsordnung
im Verein festlegen!
Es öffnet sich Ihnen die
folgende Eingabemaske
(Seite 12).
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 11

Diese Maske öffnet sich für jede Sportart
/ jedes Sportangebot, die Sie für Ihren
Verein angelegt haben. Jede Sportart ist
einzeln mit den entsprechenden
Mitgliedszahlen zu befüllen.
Zum Eingeben der Zahlen m/w klicken
Sie bitte jeweils neben dem
entsprechenden Jahrgang auf und
befüllen die entsprechenden Felder.
Wenn Sie alle entsprechenden
Jahrgänge mit Zahlen befüllt haben,
SPEICHERN Sie bitte immer Ihre
Eingaben. Nach dem Speichern werden
Ihnen Ihre Eingaben sofort angezeigt in
der Übersicht und in den Tabellen zu den
Mitgliedern und den Sportarten.
Diesen Schritt wiederholen Sie bitte für
alle von Ihnen eingegebenen
Sportarten/Sportangebote. (Siehe Seite
11)
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 12

Hier befinden wir uns im
Kartenreiter
Übungsleiter (ÜL).
Sollten Sie einen neuen
ÜL erfassen wollen,
gehen Sie bitte auf
und Ihnen öffnet sich
ein leeres
Eingabefenster für ÜL
(siehe auch Seite 14).
Um z.B. eine
Lizenzverlängerung für
einen bereits erfassten
ÜL einzutragen, klicken
Sie bitte auf
BEARBEITEN
14).
(Seite
Für die
Pauschalförderung ist
nur der ÜL Mustermann
förderfähig, da alle
Unterlagen (gültige
Lizenz und
Vereinbarung) in der
Vereinsakte des
KSB/SSB vorliegen
(vom KSB/SSB
bestätigt)
Bsp. Mustermann: Der ÜL hat eine gültige Lizenz und eine Vereinbarung mit dem Verein (vom Verein eingetragen).
Der KSB/SSB bestätigt das Vorliegen der Unterlagen in der Vereinsakte (kann nur vom KSB/SSB bestätigt werden).
Bsp. Tester: Der ÜL hat eine gültige Lizenz, aber keine Vereinbarung mit dem Verein (vom Verein eingetragen). Der
KSB/SSB bestätigt, dass keine Lizenz und/oder keine Vereinbarung in der Vereinsakte vorliegen (kann nur vom KSB/SSB
bestätigt werden).
Achtung! Nur vollständige Unterlagen zu den ÜL (gültige Lizenz und Vereinbarung mit dem Verein) in der
Vereinsakte des KSB/SSB werden bei der Pauschalförderung für das Kriterium Übungsleiter berücksichtigt.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 13

Dies ist der obere Teil der
Eingabemaske zur Erfassung eines
Übungsleiters (ÜL) bzw. zur
Bearbeitung der Daten eines bereits
erfassten ÜL. Durch runterscrollen
gelangen Sie in den unteren Teil der
Eingabemaske (Seite 15).
Sie haben hier die Möglichkeit eine
sportartübergreifende Lizenz
(Breitensport) oder eine
sportartspezifische Lizenz
einzugeben.
Sie können auch für einen ÜL jeweils
eine Lizenz eintragen, wenn er denn
beide hat. Wichtig ist hierbei die
Angabe des Zeitraums der Gültigkeit
der Lizenz (wichtig für die
Berücksichtigung bei der
Pauschalförderung für den Verein).
Ist der ÜL auch für einen
Landesfachverband tätig, kann dies
auch dem entsprechenden
Fachverband zugeordnet werden.
Sie haben hier auch die Möglichkeit
Vereinsmanager und Jugendleiter zu
erfassen (diese werden über die
Pauschalförderung nicht gefördert).
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 14

Dies ist der untere Teil der
Eingabemaske zur Erfassung
bzw. Bearbeitung eines ÜL.
Hier ist es für den Verein wichtig
anzugeben, ob der ÜL für den
Verein tätig ist und eine
Vereinbarung mit dem Verein
vorliegt. Wenn dies nicht der Fall
ist, ist das hier auch anzugeben.
Wichtig!
Die Kopie der gültigen Lizenz
und die Kopie der Vereinbarung
für jeden ÜL müssen in der
Vereinsakte des KSB/SSB
vorliegen.
Der KSB/SSB prüft und bestätigt
das Vorliegen der Kopien in der
Vereinsakte in der
Prüfungsphase, welche ab 01.01.
des Jahres beginnt.
Nur durch den KSB/SSB
bestätigte ÜL-Unterlagen werden
bei der Pauschalförderung für die
Vereine berücksichtigt!
Bitte bestätigen
Sie hier immer
Ihre Eingaben.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 15

Hier befinden Sie sich im
Modul Ehrungen.
Hier können Sie ersehen
welche Ehrungen für Ihren
Verein bzw. dessen
Mitglieder bereits erfolgt
sind.
Unter Einhaltung der
Ehrungsordnung des LSB
können Sie z.B. die nächst
höhere Form einer Ehrung
für ein Mitglied Ihres
Vereins beim LSB dann
beantragen.
Um sich Details zu den
Ehrungen anzusehen
klicken Sie bitte auf .
Es öffnet sich Ihnen das
folgende Fenster.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 16

Sie befinden sich hier im
Modul Finanzamt.
Hier werden vom KSB/SSB
die Daten zu Ihrem
Freistellungsbescheid /
Ihrer Gemeinnützigkeit
hinterlegt.
Wichtig!
Eine Kopie des
Freistellungsbescheides für
Ihren Verein muss in der
Vereinsakte beim KSB/SSB
vorliegen.
Nur gemeinnützige Vereine
können laut Satzung des
LSB Mitglied im LSB sein.
Der Nachweis der
Gemeinnützigkeit ist
ebenso
Fördervoraussetzung für
die Pauschalförderung der
Vereine.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 17

Hier befinden Sie sich im
Modul Förderungen.
Aus den verschiedenen
Richtlinien oder
Projekten können Sie
sich hier die erfolgten
Förderungen für Ihren
Verein für verschiedene
Jahre anzeigen lassen.
Bitte nicht vergessen zum Schluss der
Bearbeitung Ihrer Daten sich immer hier
aus zu loggen.
Hinweis:
Das Modul
SPORTSTÄTTEN befindet
sich noch im Umbau.
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 18

Um eine Meldung an einen
beliebigen Nutzer der
Datenbank (an Ihren
zuständigen KSB/SSB, an
Landesfachverbände oder auch
LSB-Mitarbeiter) zu senden,
gehen Sie bitte auf den
Kartenreiter MELDUNGEN.
Geben Sie hier einen Titel für
Ihre Meldung ein.
Hier schreiben Sie Ihre
Meldung oder Anfrage.
Nun wählen Sie bitte den/die
Empfänger Ihrer Meldung.
Gehen Sie dazu bitte jeweils
auf das Symbol neben der
jeweiligen Nutzergruppe.
Dieses Fenster öffnet z.B. die
Nutzergruppe Fachverbände.
Sie können Ihre Meldung
gleichzeitig an mehrere Nutzer
senden.
Wenn Sie alle Empfänger
ausgewählt haben klicken Sie
bitte auf SENDEN
LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.V. Seite 19

Was steht hinter den Symbolen
Hinweis: Wenn Sie in der Datenbank den Mauszeiger kurzzeitig auf
das entsprechende Symbol halten, wird Ihnen die Funktionalität
dieses Symbols kurz angezeigt.
Symbol
Erklärung
Daten bearbeiten / Ändern
eine Meldung schreiben
einen Datensatz / etwas hinzufügen
etwas löschen (hier kommt im Anschluss noch mal eine
Sicherheitsabfrage, ob wirklich gelöscht werden soll)
siehe dazu auch die folgenden beiden Symbole
Löschung abbrechen (soll doch nicht gelöscht werden)
Löschung bestätigen
Details anzeigen
Druckansicht / Drucken
Übungsleiter ist tätig (mit Vereinbarung mit dem Verein)
Übungsleiter ist nicht tätig
Unterlagen (gültige Lizenz und Vereinbarung ) in der
Vereinsakte wurden noch nicht geprüft durch den KSB/SSB
Unterlagen zu dem Übungsleiter liegen in der Vereinsakte des
KSB/SSB vor
Unterlagen zu dem Übungsleiter liegen nicht in der
Vereinsakte des KSB/SSB vor
Nutzer der Datenbank