Eine Online-Befragung durchführen – Schritt für Schritt - IQES online

Anleitung für Schulleitende
Eine Online-Befragung durchführen –
Schritt für Schritt
20. September 2010
IQES online
Tellstrasse 18
8400 Winterthur
Schweiz
Telefon +41 52 202 41 25
info@iqesonline.net
www.iqesonline.net

Inhalt
1 Fragebogen auswählen ..................................................................................................... 3
2 Vorbereitungen .................................................................................................................. 4
3 Einladung per Zugangscode .............................................................................................. 6
3.1 Teilnehmende ................................................................................................................... 6
3.2 Teilnehmende zur Befragung einladen .............................................................................. 6
3.3 Die laufende Befragung verfolgen ..................................................................................... 7
3.3.1 Aktionen während der laufenden Befragung .......................................................... 8
3.4 Evaluation abschliessen .................................................................................................... 9
4 Einladung per E-Mail ....................................................................................................... 11
4.1 Teilnehmende ................................................................................................................. 11
4.2 Begleitmail ...................................................................................................................... 13
4.3 Befragung starten ............................................................................................................ 14
4.4 Die laufende Befragung verfolgen ................................................................................... 15
4.4.1 Aktionen während der laufenden Befragung ........................................................ 16
4.5 Evaluation abschliessen .................................................................................................. 17
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 2

1 Fragebogen auswählen
Eine Online-Befragung führen Sie mit einem Fragebogen aus dem Evaluationscenter
durch. Entweder verwenden Sie einen Fragebogen, der von IQES online zur Verfügung
gestellt wird (unter «IQES-Evaluationsinstrumente») oder Sie haben einen
eigenen Fragebogen erstellt (unter «eigene Fragebogen»).
Bei Fragebogen, die für eine Online-Befragung bereit sind, finden Sie die Schaltfläche
«Befragung durchführen». Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Sie gelangen in
den Bereich «In vier Schritten zur Befragung».
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 3

2 Vorbereitungen
Hier können Sie verschiedene Eigenschaften der Befragung wie die Bezeichnung,
Zielgruppen, Befragungsart etc. festlegen.
Name der Befragung
Geben Sie Ihrer Befragung einen aussagekräftigen Namen. Er erscheint auf dem
Fragebogen und auf dem Auswertungsbericht. Als Vorschlag steht in diesem Feld
der Name des Fragebogens, den Sie ausgewählt haben.
Wollen Sie diese Befragung vorerst nur probehalber durchführen
Wählen Sie «Ja», wenn Sie die Befragung als Test mit wenigen Leuten durchführen
wollen.
Wie möchten Sie die Teilnehmer/innen zur Befragung einladen
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Teilnehmenden einzuladen: per Zugangscode oder
per E-Mail. Je nachdem für welche Variante Sie sich entscheiden, verlaufen die
darauf folgenden Schritte unterschiedlich.
Einladung per Zugangscode
Pro Teilnehmer/in wird vom System ein Zugangscode erstellt. Dieser dient als eine
Art Passwort, mit dem die Teilnehmenden via Internet auf den Online-Fragebogen
zugreifen können. Als Durchführender der Befragung müssen Sie den Teilnehmenden
den vom IQES-System generierten Weblink zur Online-Befragung sowie einen
Zugangscode mitteilen, damit diese an der Online-Befragung teilnehmen können.
Diese Form empfiehlt sich, wenn die Befragten Zugang zu einem Computer mit Internetanschluss
haben. Der Vorteil ist, dass Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden
nicht kennen müssen.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 4

Lesen Sie auf Seite 6 (Kapitel 3) weiter, wenn Sie die Teilnehmenden per Zugangscode
einladen wollen.
Einladung per Mail
Jede Teilnehmerin/jeder Teilnehmer bekommt eine E-Mail mit einem persönlichen
Link zum Fragebogen. Wenn Sie alle E-Mail-Adressen der Teilnehmenden zur Verfügung
haben, ist diese Form der Befragung das Mittel der Wahl.
Lesen Sie auf Seite 11 (Kapitel 4) weiter, wenn Sie die Teilnehmenden per E-Mail
einladen wollen.
Haben Sie alle Felder ausgefüllt Dann klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter»,
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 5

3 Einladung per Zugangscode
3.1 Teilnehmende
Geben Sie in diesem Schritt die Zahl der Teilnehmenden an, die Sie per Zugangscode
zur Befragung einladen wollen.
Hinweis: Sie können an dieser Stelle auch einige Codes mehr generieren lassen
als sie voraussichtlich benötigen. Während einer laufenden Befragung können Sie
die Zahl der tatsächlich per Zugangscode eingeladenen Teilnehmer/innen jederzeit
manuell anpassen. Umgekehrt können Sie sich auch jederzeit zusätzliche Codes
erstellen lassen. Wie Alle Informationen dazu finden Sie auf S. 8 (Abschnitt 3.3.1).
Klicken Sie anschliessend auf «Zugangscodes generieren».
3.2 Teilnehmende zur Befragung einladen
Im IQES Evaluationscenter ist die Befragung jetzt gestartet. Sie brauchen jetzt nur
noch den Teilnehmerinnen und Teilnehmern den Weblink und den individuellen Zugangscode
mitzuteilen, damit diese die Fragen an einem beliebigen Internet-PC beantworten
können. Wenn Sie die Einladung per Serienbrief verschicken wollen, finden
Sie dafür auf dieser Seite diverse Musterbriefe und eine entsprechende Anleitung.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 6

3.3 Die laufende Befragung verfolgen
Sobald Sie die Befragung gestartet haben, finden Sie diese unter dem Reiter «Laufende
Evaluationen» im Evaluationscenter. Klicken Sie auf den Titel der Befragung:
Es wird Ihnen eine Liste mit Informationen und möglichen Aktionen angezeigt.
Name des Instruments
Hier sehen Sie den Namen des verwendeten Fragebogens. Sie können den Fragebogen
zudem als pdf-Datei herunterladen.
Einladungsart
Sie haben die Teilnehmenden per Zugangscode eingeladen
Anzahl per Zugangscode eingeladene Teilnehmende
Bevor Sie die Evaluation abschliessen, müssen Sie hier die korrekte Zahl eintragen
(vgl. Abschnitt 3.4 auf Seite 9).
Anzahl verschickter Papierfragebogen
Falls Sie einzelne Teilnehmende mit einem Papierfragebogen befragt haben, tragen
Sie hier vor Abschluss der Evaluation deren Anzahl ein (vgl. Abschnitt 3.4 auf S. 9).
Einladungsbrief
Falls Sie den Weblink und den Zugangscode zusammen mit einem Brief verschickt
haben, können Sie diesen hier zu Ihrer Information oder zwecks Wiederverwendung
speichern. Wenn Sie z. B. zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Personen zur
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 7

Befragung einladen wollen, steht Ihnen der Brief hier zum Herunterladen und Bearbeiten
zur Verfügung.
Angefangene Fragebogen
Sie sehen hier, wie viele Personen angefangen haben, den Fragebogen auszufüllen,
ihn aber noch nicht abgeschlossen haben.
Abgeschlossene Fragebogen
So viele Personen haben den Fragebogen fertig ausgefüllt. Anhand dieser Angaben
können Sie entscheiden, ob Sie den Teilnehmenden eine Erinnerung schicken wollen.
Link zur Online-Befragung, Zugangscodes
Diese beiden Zellen zeigen Ihnen den Weblink zur Befragung sowie in chronologischer
Reihenfolge die generierten Zugangscodes an.
3.3.1 Aktionen während der laufenden Befragung
Zusätzliche Zugangscodes generieren
Es kann sein, dass im Laufe der Befragung zusätzliche Teilnehmer/-innen dazukommen
oder dass Zugangscodes verloren gegangen sind. In diesem Fall klicken
Sie auf die Schaltfläche «Zusätzliche Codes generieren» und tragen dann die gewünschte
Zahl ein. Anschliessend werden Ihnen wie bei der erstmaligen Erstellung
der Codes der Weblink und die Datei mit der Codeliste angezeigt. Die zusätzlich erstellte
Codeliste trägt den Namen Codeliste2.xls. Unter «Laufende Evaluationen»
werden Ihnen alle Codelisten angezeigt, die Sie generiert haben.
Papierfragebogen eingeben
Falls Sie einzelne Teilnehmende mit einem Papierfragebogen befragt haben, können
Sie mit dieser Funktion deren Antworten ins IQES-Evaluationscenter eingeben.
Sie werden dann ebenfalls in den Auswertungsbericht der Befragung einbezogen.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 8

3.4 Evaluation abschliessen
Bevor Sie die Evaluation abschliessen, kontrollieren Sie bitte, ob die Zahl der per
Zugangscode eingeladenen Teilnehmenden und die Zahl der Papierfragebogen
richtig eingetragen sind. Die beiden Angaben sind unerlässlich, um die Rücklaufquote
korrekt zu berechnen.
Anzahl per Zugangscode eingeladene Teilnehmende
Möglicherweise haben Sie mehr Zugangscodes generiert als sie schliesslich Personen
zur Befragung eingeladen haben. Tragen Sie hier ein, wie viele Personen sie
tatsächlich per Zugangscode eingeladen haben.
Anzahl verschickter/verteilter Papierfragebogen
Wenn Sie einzelnen Teilnehmenden einen Papierfragebogen gegeben haben, tragen
Sie hier deren Anzahl ein.
Schliessen Sie dann die Evaluation ab, in dem Sie auf «Evaluation abschliessen»
klicken.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 9

Die Evaluation ist jetzt zu finden unter «Abgeschlossene Evaluationen»
Sie haben die Möglichkeit, den Ergebnisbericht online in Ihrem Webbrowser anzuschauen
oder als PDF herunterzuladen.
Zudem sehen Sie die Chronologie Ihrer Befragung (Anzahl Teilnehmende, Rücklauf,
generierte Zugangscodes etc.).
Sie können die Evaluation auch löschen.
Achtung: Mit diesem Befehl löschen Sie sämtliche Daten zu Ihrer Befragung, inklusive
Ergebnisbericht.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 10

4 Einladung per E-Mail
4.1 Teilnehmende
Als erstes müssen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden im IQES-System erfassen.
Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten.
Variante 1: Hochladen einer Excel-Liste
Laden Sie dazu bitte unsere Vorlage herunter.
Ihre Adressliste muss genau diese Form aufweisen: Das erste Feld mit dem Vermerk
«Email» darf nicht überschrieben werden. Tragen Sie die Adressen in der
Spalte A ein.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 11

Ihre Adressliste können Sie unter einem
beliebigen Namen abspeichern.
Wenn Sie die E-Mail-Adressen darin
erfasst und gespeichert haben, gehen
Sie zurück zum IQES-System und klicken
Sie auf die Schaltfläche «Durchsuchen…».
Im Fenster das jetzt erscheint,
wählen Sie Ihre Adressdatei
auf Ihrem Computer aus. Anschliessend
laden Sie sie mit dem Befehl
«Hochladen» auf die Website.
Die Adressen der Teilnehmenden werden nun aufgelistet. Ist das Format einer E-
Mail-Adresse falsch, so wird diese farbig angezeigt. Das System kann aber nicht
feststellen, ob eine Mailadresse tatsächlich existiert.
Zur Bearbeitung der Adressen stehen Ihnen folgende Werkzeuge zur Verfügung:
Teilnehmende hinzufügen (wie oben beschrieben)
Alle markierten Teilnehmenden löschen. Sie können alle Teilnehmenden markieren,
indem Sie im Kästchen links einen Haken setzen.
Adresse editieren
Adresse löschen
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 12

Variante 2: Adressen direkt auf der Website erfassen
Sie haben die Möglichkeit die E-Mail-Adressen einzeln zu erfassen. Wählen Sie dazu
«Teilnehmende einzeln hinzufügen».
Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein.
Sie erhalten eine Rückmeldung, dass die Adresse erfasst worden ist. Anschliessend
wird Sie in der Liste der Teilnehmenden angezeigt.
Die so erfassten E-Mail-Adressen können Sie auf die gleiche Weise bearbeiten wie
oben für Variante 1 beschrieben.
4.2 Begleitmail
Als nächstes erfassen Sie die Angaben für das E-Mail, das allen Teilnehmenden
zugeschickt wird.
Name des Absenders
Dieser Name erscheint bei den Teilnehmenden als Absender des E-Mails
Mail-Adresse für Rückfragen
Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein, damit die Teilnehmenden bei Unklarheiten
eine Ansprechperson haben.
Betreff
Betreff des E-Mails
Begleitmail-Text
Geben Sie hier den Text des Mails ein, mit dem Sie die Teilnehmenden einladen
wollen. Als Hilfe stehen Ihnen zwei Mustertexte (für Lehrpersonen und für Schüler/-
innen) zur Verfügung. Sie die Texte einfügen und entsprechend Ihren Bedürfnissen
anpassen.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 13

Klicken Sie auf «Weiter», wenn Sie alle Texte zu Ihrer Zufriedenheit eingetragen
haben.
4.3 Befragung starten
An dieser Stelle können Sie noch einmal sämtliche Angaben überprüfen. Mit Klick
auf die Schaltfläche «Zurück» gelangen Sie zur vorherigen Ansicht und können, falls
nötig, die Angaben korrigieren. Wenn alles in Ordnung ist, starten Sie die Befragung
mit «Befragung starten».
Das System verschickt an alle Teilnehmenden ein E-Mail mit Ihrer Nachricht und
dem Link zum Online-Fragebogen.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 14

4.4 Die laufende Befragung verfolgen
Unter «Laufende Evaluationen» finden Sie im Evaluationscenter alle wichtigen Dokumente
und Informationen zur laufenden Befragung.
Name des Instruments
Hier sehen Sie den Namen des verwendeten Fragebogens. Sie können zudem den
Fragebogen als pdf-Datei herunterladen.
Einladungsart
Sie haben die Teilnehmenden per E-Mail eingeladen.
Anzahl per E-Mail eingeladene Teilnehmende
Hier sehen Sie, wie viele Personen Sie per E-Mail zur Befragung eingeladen haben.
E-Mail History
Hier werden die für die Einladung verwendeten E-Mail-Adressen der Teilnehmenden
sowie die verschickten Begleit- und Erinnerungsmails chronologisch angezeigt.
Anzahl verschickter Papierfragebogen
Falls Sie einzelne Teilnehmende mit einem Papierfragebogen befragt haben, tragen
Sie hier vor Abschluss der Evaluation deren Anzahl ein (vgl. Seite 17).
Angefangene Fragebogen
Sie sehen hier, wie viele Personen angefangen haben, den Online-Fragebogen
auszufüllen, ihn aber noch nicht abgeschlossen haben.
Abgeschlossene Fragebogen
So viele Personen haben Ihren Fragebogen fertig ausgefüllt. In dieser Zahl sind
auch allfällige Papierfragebogen enthalten, die Sie eingegeben haben.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 15

4.4.1 Aktionen während der laufenden Befragung
Zusätzliche Teilnehmende einladen
Klicken Sie auf «Zusätzliche Teilnehmende einladen», um weitere E-Mail-Adressen
zu erfassen. Diese Aktion verläuft gleich wie die erstmalige Einladung von Teilnehmenden
(vgl. Abschnitt 4.1 auf Seite 11).
Erinnerungsmail senden
Möchten Sie den Teilnehmenden eine Erinnerung senden Klicken Sie auf «Erinnerungsmail
senden». Geben Sie auf dem folgenden Bildschirm den Text des Erinnerungsmails
ein. Auch hier stehen Mustertexte zur Verfügung, welche nach Bedarf
geändert werden können. Mit Klick auf «Erinnerungsmail verschicken» erhalten jene
Teilnehmenden, die Ihren Fragebogen noch nicht ausgefüllt haben, das E-Mail.
Hinweis: Aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes wird Ihnen als
Durchführendem der Befragung vom System nicht mitgeteilt, an welche Teilnehmenden
das System die E-Mails verschickt hat.
Papierfragebogen eingeben
Sollten einzelne Teilnehmende nicht über einen Internet-Anschluss verfügen, so haben
Sie die Möglichkeit diese mit Papierfragebogen zu befragen. Unter «Name des
Instruments» können Sie den Fragebogen in PDF-Form herunterladen.
Um die Antworten auf den Papierfragebogen zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche
«Papierfragebogen eingeben». Dadurch werden die Papierfragebogen ebenfalls
in den Auswertungsbericht einbezogen.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 16

4.5 Evaluation abschliessen
Bevor Sie die Evaluation abschliessen, kontrollieren Sie bitte nochmals ob die Anzahl
der verteilten Papierfragebogen korrekt ist, und vergewissern Sie sich, dass Sie
alle Papierfragebogen, die Sie zurückerhalten haben, erfasst haben. Schliessen Sie
dann die Evaluation ab, indem Sie auf «Evaluation abschliessen» klicken. Die Evaluation
ist nun zu finden unter «Abgeschlossene Evaluationen».
Sie haben die Möglichkeit, den Ergebnisbericht online in Ihrem Webbrowser anzuschauen
oder als PDF herunterzuladen.
Zudem sehen Sie die Chronologie Ihrer Befragung (z.B. Anzahl Teilnehmenden,
Rücklauf, E-Mail-History etc.).
Sie können die Evaluation auch löschen.
Achtung: Mit diesem Befehl löschen Sie sämtliche Daten zu Ihrer Befragung, inklusive
Ergebnisbericht.
Anleitung: Eine Online-Befragung durchführen und auswerten Seite 17