next-Ausgabe

www.nextline.de
ARBEIT UND
GESUNDHEIT
09 2009
Die Infoseiten für junge Leute
Zeitmanagement
Ich hab alles
im Griff
SICHERHEITFÜR MICH

next Die Infoseiten für junge Leute
Behalten Sie
Dr. Fritzi Wiessmann
ist Arbeits-, Betriebsund
Organisationspsychologin.
Sie berät
Firmen und Manager
rund um das Zeit-,
Aufgaben- und Informationsmanagement.
Etwa 700.000 Stunden stehen einem Menschen im
Leben zur Verfügung. Die sollte man sorgfältig nutzen.
Viele Arbeitnehmer haben allerdings den Eindruck, dass
sie nicht selbst Herr über ihre Zeit sind. Dass sie nicht
arbeiten, sondern „gearbeitet werden“. Hier hilft nur
eines: Lernen, wie man richtig und effektiv mit seiner
Zeit umgeht.
Untersuchungen zeigen, dass ein großer Teil unserer kostbaren Zeit verpufft,
weil vier entscheidende Voraussetzungen fehlen: klare Ziele, durchdachte
Prioritäten, sorgfältige Planung und eine genaue Übersicht über
die Aktivitäten. Sicher, auf die Entscheidungen des Chefs und dessen
Arbeitsstil hat man nur bedingt Einfluss, aber jeder Einzelne kann bei
sich selbst anfangen und versuchen, die eigene Arbeitsweise zu verbessern.
Tipp 1
DamitSienichtjedenAbendabgehetztundmitvielen
unerledigtenDingenimGepäcknachHausegehen,
brauchenSieeinedurchdachteArbeitsorganisationund
vor allemvielSelbstdisziplin. Das wirdIhnenübrigens
nicht nur bei der Arbeit, sondernauch privathelfen, den
Überblickzubehalten.
Kontrollieren Sie sich selbst
Zu Beginn des Arbeitstages schauen Sie
sich an, was an diesem Tag ansteht.
Bleiben Sie bei Ihren Vorhaben und
lassen Sie sich nur im äußersten Notfall
ablenken. Kontrollieren Sie am
Ende eines jeden Arbeitstages, ob Sie
Ihr Tagespensum erreicht haben.
Unerledigte Aufgaben werden auf
den nächsten Tag übertragen – und
erledigt. Achten Sie darauf, dass
die Übertragung von Unerledigtem nicht zum
Standard wird. Falls es häufig vorkommt, dass Sie Ihr Tagespensum
nicht erreichen, überlegen Sie: Standen zu viele Aufgaben auf Ihrem
Tagesplan Haben Sie sich in der Dauer der Aktivitäten verschätzt
Waren wieder Zeitdiebe am Werk Am Freitag ziehen Sie
Wochenbilanz und gehen hoffentlich zufrieden ins Wochenende.
Tipp 2
Arbeiten Sie mit To-do-Listen, Kalendern
oder elektronischen Organizern. Tragen Sie
alle Aktivitäten eines jeden Tages sorgfältig
ein und kontrollieren Sie deren Erledigung.
Tipp 3
Chaos kontra Ordnung: Gekonntes Zeitmanagement
Kopf und auf dem Schreibtisch.
Schreiben Sie auf, was an jedem Tag der kommenden
Woche ansteht und was Sie erledigen
möchten. Vermerken Sie alle Termine, Aufgaben,
Aktivitäten und zu führenden Telefonate (mit
Telefonnummern).
ARBEIT UND GESUNDHEIT September 2009

ZEITMANAGEMENT
den Überblick
Lassen Sie sich
nicht stören
Bei Ihnen geht ständig das Telefon
und Sie kommen nicht zu
Ihrer eigentlichen Aufgabe Versuchen
Sie, sich Telefonzeiten
mit Kollegen zu teilen. Der
eine hat Telefondienst, der
andere darf in Ruhe arbeiten.
Sehen Sie für jeden Tag eine bestimmte
Zeit vor, in der Sie sich nicht durch Anrufe, Besucher und andere
Unterbrechungen stören lassen (Ihre „stille Stunde“). Sind Sie konsequent, werden
sich Ihr Vorgesetzter und Ihre Kollegen daran gewöhnen. Das schaffen Sie als
Auszubildender nur mit einer gehörigen Portion Selbstbewusstsein und höflicher
Bestimmtheit. Natürlich sollten Sie hier nicht allzu verbissen agieren und in dringenden
Fällen immer erreichbar sein. Bleiben Sie konsequent bei Ihrem Vorhaben.
Unterbrechen Sie sich nicht selbst vor
der von Ihnen festgesetzten Pause. Falls sich
eine Unterbrechung nicht vermeiden lässt,
teilen Sie demjenigen höflich mit, dass Sie
jetzt nur wenig Zeit haben.
Tipp 4
Versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit Sie für jede geplante
Aufgabe benötigen. Nutzen Sie dazu eigene Erfahrungen oder
fragen Sie routinierte Kollegen. Wenn Sie nicht auf solche Erfahrungen
zurückgreifen können, führen Sie über zwei Wochen ein Arbeitsprotokoll.
Hierin notieren Sie sich im 10-Minuten-Takt, wie lange Sie für
welche Aufgabe brauchen. Notieren Sie alle Tätigkeiten: jedes Telefonat,
jeden Kopiervorgang, jeden Plausch mit der Kollegin. Auf diesem
Weg entdecken Sie auch Ihre schlimmsten Zeitdiebe.
Tipp 5
Bei der Einschätzung, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe
fängt mit einem Mindestmaß an Disziplin an: im
Lernen Sie, „Nein“ zu sagen
Ein extrem wichtiger Ratschlag für Ihr ganzes
Berufs- und Privatleben: Wenn Sie häufig
zusätzliche Verpflichtungen übernehmen
– vielleicht sogar Aufgaben anderer –, für
die Sie eigentlich gar keine Zeit haben,
brauchen werden, zeigen sich in der Praxis die meisten
Planungsfehler – übrigens auch bei älteren, erfahrenen
Kollegen: Ist die Zeit zu knapp kalkuliert, kommen Sie in
Bedrängnis. Bemessen Sie Ihre Zeit dagegen zu großzügig,
verschenken Sie einen Teil von ihr, denn Sie brauchen
länger als nötig.
sollten Sie öfter einmal Nein sagen. Zugegeben, das fällt vielen Menschen nicht
leicht, und Sie als Auszubildender oder Berufsanfänger haben es da besonders
schwer. Zeigen Sie hier trotzdem Souveränität. Wenn Sie ständig Zusatzaufgaben
übernehmen sollen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder dem Ausbildungsleiter
darüber. Die sind dafür verantwortlich, dass Sie genug Zeit bekommen, um
alle Ihre Aufgaben ordentlich erledigen zu können, und müssen notfalls auch entscheiden,
welche Aufgabe Sie zuerst erledigen sollen und welche später.
Tipp 6
Addieren Sie die geschätzte Dauer aller geplanten Aktivitäten. Wahrscheinlich
werden Sie feststellen, dass Sie den ganzen Tag verplant haben.
Sie müssen lernen, Pufferzeiten für unvorhergesehene Störungen einzuplanen
– die gibt es immer.
September 2009 ARBEIT UND GESUNDHEIT

next Die Infoseiten für junge Leute
Ohne Kalender geht nichts. Tragen Sie alle Aktivitäten mit geschätzter
Zeitdauer ein und kontrollieren Sie deren Erledigung.
Nein zu sagen ist nicht immer einfach.
Hier zwei höfliche Varianten:
„Bitte lassen Sie mich darüber nachdenken. Ich rufe Sie
in einer Stunde zurück.“
Rufen Sie nach einer Stunde an und sagen Sie höflich und
klar Nein, ohne weitere Begründung. Die Bedenkzeit und
das zuverlässige Zurückrufen machen Ihre Absage weniger
schroff.
Das Feld „Wunder“ müsste eigentlich nach dem Aufräumen
leer bleiben. Die Papiere und Aufgaben, die hierhin
gehören, können Sie direkt beim Aufräumen durch ein
kurzes Telefonat, Fax oder mit einer Mail erledigen.
Wenn nicht, kommt alles in die „Ablage“.
Kleben Sie auf die Papiere ein Post-it mit dem Datum, bis
wann der Vorgang erledigt sein soll.
„Das würde ich eigentlich sehr gerne machen – zumal
mit Ihnen gemeinsam –, stecke aber mitten in einem
anderen Projekt.“
Machen Sie deutlich, dass Ihre Kräfte derzeit anderweitig
so stark gebunden sind, dass Sie leider zu dieser interessanten
Aufgabe Nein sagen müssen und dies wirklich
bedauern. Erläutern Sie aber nicht, was „das andere“ ist
und warum es Ihnen wichtiger ist. Sonst können Sie
leicht in Diskussionen geraten.
Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf
Da gibt es nichts zu diskutieren: Ein chaotischer Schreibtisch
kostet Zeit. Räumen Sie ihn auf. Das dauert meist
nicht länger als zwei bis drei Stunden, aber danach haben
Sie den Kopf frei, sind motivierter, fühlen sich besser und
haben den Überblick.
Aufräumen nach der Fünf-Felder-Methode
Unterteilen Sie einen Tisch (nicht Ihren Schreibtisch)
oder den Fußboden in fünf Felder und sortieren Sie Ihre
Papierstapel nach folgenden Prinzipien: Wegschmeißen
– Wichtig – Weiterleiten – Wunder – Ablage. Seien Sie
beim Feld „Wegschmeißen“ besonders großzügig und bei
den Feldern „Wichtig“ und „Ablage“ besonders geizig. In
das Feld „Weiterleiten“ kommt alles, was jemand anderes
erledigen kann oder muss.
Die Methode funktioniert hundertprozentig, wenn Sie sich
streng an folgende Regeln halten:
• Bilden Sie keine Zwischenhäufchen
• Fassen Sie jedes Papier nur einmal an
• Bilden Sie keine Felder 5, 6 usw.
Lassen Sie in Zukunft Ihren Schreibtisch so frei wie möglich
und platzieren Sie zu erledigende Aufgaben, wenn
möglich, hinter sich auf einem zweiten Tisch, einem
Regal oder einem halbhohen Schrank.
www.
.de
Impressum ARBEIT UND GESUNDHEIT N EXT. September 2009 Die Infoseiten für junge Leute
Herausgeber: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV), Mittelstraße 51, 10117 Berlin, www.dguv.de. Redaktion: Dr. Dagmar Schittly
(verantwortlich), Berlin; Dr.-Ing. Marco Einhaus, Landesverband Süd-Ost, München; Gabriele Albert, Wiesbaden. Text: Gabriele Albert,
Dr. Fritzi Wiessmann. Grafisches Konzept: a priori werbeagentur, Wiesbaden. Fotos: Frank Schuppelius. Verlag: Universum Verlag GmbH,
65175 Wiesbaden, Tel.: 06 11/90 30-0, Fax: -281, www.nextline.de
ARBEIT UND
GESUNDHEIT
ARBEIT UND
GESUNDHEIT
www.
nextline.de
Unterrichts-
Hilfe
ARBEIT UND GESUNDHEIT September 2009
Blended Learning

Preisrätsel
Die Buchstaben in den nummerierten Feldern ergeben das Lösungswort.
Anzeige
Lösungswort:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Teilnahmebedingungen:Bitte schicken Sie die richtige Lösung bis zum 30. Oktober 2009 auf einer Postkarte unter dem Betreff „Preisrätsel 9/ 2009“ an den
Universum Verlag, Redaktion ARBEIT UND GESUNDHEIT, Postfach 200, 65175 Wiesbaden. Oder verwenden Sie ganz bequem das Rätselformular auf der
Internetseite www.arbeit-und-gesundheit.de im Bereich „Interaktiv“. Als Absender geben Sie bitte Ihre Privatanschrift an (auch bei Sammeleinsendungen von
Betrieben). Unter mehreren richtigen Lösungen entscheidet das Los. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Einsendungen ohne Betreff und Mehrfachnennungen
werden nicht berücksichtigt. Auflösung und Gewinner veröffentlichen wir in der Dezember-Ausgabe 2009 von ARBEIT UND GESUNDHEIT.
ARBEIT UND GESUNDHEIT Gewinner
Auflösung 6/2009: Mutterschutz
1. Preis: Sindy Handke, Waldhufen (500 Euro)
2. Preis: Stefan Wünstel, Hatzenbühl (250 Euro)
3. Preis: René Michael Gerstenkorn, Hamburg (Lexikon „Sicherheit und Gesundheit
bei der Arbeit“, Kombipaket Buch + CD-ROM im Wert von 110 Euro)
Weitere Gewinner eines Booklets ARBEIT UND GESUNDHEIT „das Allerletzte“ werden benachrichtigt.
Die Auflösung des gesamten Kreuzworträtsels finden Sie nach dem Einsendeschluss für das Gewinnspiel unter www.arbeit-und-gesundheit.de.
Impressum
ARBEIT UND GESUNDHEIT 61. Jahrgang, erscheint monatlich, ISSN 1438-5651. Herausgeber: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
e.V. (DGUV), Mittelstraße 51, 10117 Berlin. Herausgeberbeirat: Dr. Wolfgang Damberg, Dr. Uwe von Diecken, Gregor Doepke, Helmut Ehnes
(Vorsitzender), Dr. Manfred Fischer, Dr. Jens Jühling, Harald Claus Kiene, Dr. Torsten Kunz, Wolfgang Kurz, Albrecht Liese, Tankred Meixner, Karl-Heinz Noetel.
Chefredaktion: Dr. Dagmar Schittly (verantwortlich), DGUV, E-Mail: dagmar.schittly@dguv.de, Internet: www.dguv.de. Redaktion: Gabriele Albert
(Al/stv. Chefredakteurin next), Miriam Becker (mir/stv. Chefredakteurin), Angela Krüger (ak/CvD), Franz Roiderer (FR), Diane Zachen.
Verlag und Vertrieb: Universum Verlag GmbH, Taunusstraße 54, 65183 Wiesbaden; vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Siegfried Pabst und Frank-Ivo
Lube, Telefon: 0611/9030-0, Fax: - 281, E-Mail: vertrieb@universum.de, Internet: www.universum.de; die Verlagsanschrift ist zugleich ladungsfähige Anschrift
für die im Impressum genannten Verantwortlichen und Vertretungsberechtigten. Anzeigen: Katharina Kratz, Telefon: 0611/90 30-244, Fax: - 247; es gilt die
Anzeigenpreisliste Nr. 7. Werbung und Verkauf: Gerhard Binz. Herstellung: Harald Koch. Druck: Echter Druck GmbH, Delpstraße 15, 97084 Würzburg.
Grafisches Konzept: a priori werbeagentur, Wiesbaden. Jahresabonnement: 8,76 Euro (mit den Beiheftern „spezial“ bzw. „next“ jeweils 10,80 Euro) inkl. MwSt.
zzgl. Versand. Titelbild dieser Ausgabe: Frank Schuppelius. Für unverlangte Einsendungen keine Gewähr. Namentlich gekennzeichnete Beiträge geben nicht
unbedingt die Meinung der Redaktion wieder.
18 ARBEIT UND GESUNDHEIT
September 2009