Zeitmanagement coach academy

Zeitmanagement
eBooklet # 6
coach
academy
Für die Führungskräfte von morgen!

Was ist die CoachAcademy
CoachAcademy ist ein Projekt des Stuttgarter Bildungsträgers
Perspektive GmbH, der seit 1996
junge Menschen berät, trainiert und coacht.
Auf den Internetseiten der CoachAcademy stehen
Studenten, Absolventen und Berufseinsteigern
mehr als 800 redaktionelle Beiträge zu den Themen
Beruf, Karriere und Unternehmen zur Verfügung
- und jeden Monat kommen weitere hinzu.
Jährlich nehmen mehr als 2.000 junge Frauen und
Männer die Gelegenheit wahr und trainieren für
ihren beruflichen Erfolg: CoachAcademy bietet
Karriereberatungen und Einzelcoachings sowie Seminare
zu Managementtechniken, Führungstechniken
und Kommunikationstechniken an und ergänzt
somit die akademische Ausbildung um
wichtige Schlüsselqualifikationen.
Unterstützt wird das Projekt unter anderem vom
Arbeitgeberverband Südwestmetall, der IHK Heilbronn-Franken
und dem Würth-Konzern.
Weitere Infos unter www.coachacademy.de

Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg e.V.
PERSPEKTIVEN MIT
START 2000 Plus
START 2000 Plus ist die erfolgreiche Ausbildungs- und Qualifizierungsinitiative von Südwestmetall,
dem Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg. Nach dem Motto
„Wir reden nicht, wir handeln!“ konnten so bereits über 15 000 junge Menschen und über
300 Unternehmen aktiv unterstützt werden.
4 START 2000 Plus sorgt für Nachwuchs
in gewerblich-technischen Ausbildungsberufen.
4 START 2000 Plus unterstützt junge Menschen
mit besonderem Förderungsbedarf.
4 START 2000 Plus hilft bei Personalentwicklung
im Bereich Ingenieurnachwuchs.
4 START 2000 Plus bietet Personalmarketing und
Personalentwicklung für Jungakademiker.
www.START2000Plus.de
Ausbildungs- und Qualifizierungsinitiative
des Verbandes der Metall- und Elektroindustrie
Baden-Württemberg e.V.
Unser Informationsbüro ist gerne für Sie da: Bildungsstätte Haus Steinheim, Postfach 152, 71707 Steinheim/Murr, Telefon 07144 307-183, E-Mail: gunst@suedwestmetall.de

Zeitmanagement 1
Inhalt
Vorwort 2
Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements
Pareto-Methode 3
Eisenhower-Methode 6
Alpen-Methode 9
Welcher Zeittyp sind Sie
Der dominante Zeittyp 10
Der initiative Zeittyp 14
Der stetige Zeittyp 16
Der gewissenhafte Zeittyp 18
Zeitgemäß – Zeitgewinn durch
E-Mail-Management 21
16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 24
Impressum 31
Die eBooklets der CoachAcademy 32

Zeitmanagement 2
Vorwort
Liebe Leserin, lieber Leser!
Mit unserem eBooklet No. 6 beschäftigen wir uns
diesmal mit dem Thema Zeitmanagement. Zeit ist
ein wertvolles Gut und derjenige, der mit seiner
Zeit bewusst und effizient umgeht, kann über mehr
Freizeit, Freiheit und Lebensqualität verfügen. Insbesondere
dann, wenn er die Grundprinzipien
des modernen Zeitmanagements kennt und beherrscht.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg, viel Zeit und viel
Spaß beim Lesen!
NICHT
DIE ZEIT
Mit herzlichen Grüßen
Carolin Metzger und Heiko Lüdemann
und das Team der www.coachacademy.de
DRÄNGT,
SONDERN
DER
MENSCH

Zeitmanagement 3
Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements
„Prioritäten setzen heißt
auszuwählen, was liegen bleibt.“
(Lothar Seiwert)
Zu den drei wichtigsten Zeitmanagement-Prinzipien
gehören das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-
Methode sowie die Alpen-Methode:
DAS PARETO-PRINZIP
Der berühmte Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo
Federigo Damaso Pareto (1848 bis 1923) machte
im Rahmen empirischer Studien eine wichtige
Entdeckung: 80 Prozent des Geschehens entfallen
auf 20 Prozent der Beteiligten (z.B.: 20 Prozent
der Gesamtbevölkerung besitzen 80 Prozent
des Gesamtvermögens). Dieses Prinzip ging als
„Pareto-Prinzip“ in die Geschichte ein. Bis heute
zählt diese 80/20-Regel zu den gängigsten und
effektivsten Zeitmanagementtaktiken.

Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 4
Die 80 : 20-Regel
Die Erkenntnis, dass 20 Prozent des Zeitaufwandes
bereits 80 Prozent der Ergebnisse bewirken
können, hat sich im Managementalltag schnell bewahrheitet
und bewährt:
• 20 Prozent der Kunden oder Waren
bringen 80 Prozent des Umsatzes
• 20 Prozent der Zeitung beinhaltet
80 Prozent der Nachrichten
• 20 Prozent der Besprechungszeit bewirkt
80 Prozent der Beschlüsse
• 20 Prozent der Produktionsfehler
verursachen 80 Prozent des Ausschusses
• 20 Prozent der Schreibtischarbeit
ermöglicht 80 Prozent des Arbeitserfolges
Verschwenderische Manager
Nicht nur Mitarbeiter bummeln, sondern auch Führungskräfte
verschwenden Zeit. Das zumindest
behauptet die Unternehmensberatung Czipin und
Proudfoot in ihrer internationalen Produktivitäts-
Studie. Nach Ansicht der Analysten verschwenden
Manager in Deutschland im Schnitt 83 Arbeitstage
pro Jahr. Die mit Abstand wichtigste Ursache
hierfür sei mangelnde Planung und Führung. Allein
dadurch gingen 54 Arbeitstage verloren. Weitere
neun Tage verplemperten Manager wegen Kommunikationsmängeln.
Arbeitsmoral, Ausbildung
oder Computerprobleme spielen demnach nur
eine untergeordnete Rolle.
Zeitverplempernde Führungskräfte
Besonders erschreckend empfinden Czipin und
Proudfoot die Tatsache, dass Führungskräfte nicht
einmal ein Viertel ihrer Arbeitszeit für Führungsaufgaben
einsetzen. Die Hälfte ihres Zeitbudgets
verwenden sie für Verwaltungsangelegenheiten.
Im internationalen Vergleich liegt Deutschland allerdings
noch vorn. Den zweiten Platz belegen die
USA und Österreich. Die Studie basiert auf der
Auswertung von 1.400 Einzelstudien und einer repräsentativen
Befragung von 2.700 Unternehmern
und Vorstandschefs.
Nicht am falschen Platz sparen
Mit anderen Worten: Es bringt nichts, wenn man
immer alles zu 100 Prozent richtig machen möchte.
Was tun, wenn man zum Beispiel einen Ge-

Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 5
schäftsbrief in 20-facher Ausfertigung bereits in
frankierte Briefumschläge gesteckt hat und dann
feststellt, dass im Text ein Leerzeichen zu viel
war Es wäre reine Zeit- und Geldverschwendung,
wenn man der Perfektion halber alle Briefe
neu ausdruckt, adressiert und frankiert. Andererseits
darf nicht am falschen Platz Zeit gespart
werden, sonst drohen unangenehme Folgen wie
zum Beispiel Produktionsausfälle, Verjährung von
Ansprüchen oder entgangene Vorteile.
die Harry-Potter-Bestseller von Joanne K. Rowling
sein. Der Erfolg der Harry-Potter-Bücher erreichte
mit dem Erscheinen des vierten Bandes, „Harry
Potter und der Feuerkelch“ einen Verkaufsrekord.
Im Jahr 2000 betrug der Umsatz des CARLSEN
Verlages nach eigenen Angaben insgesamt 75
Millionen Euro.
Harry Potter – Das Musterbeispiel
Robert Townsends eigenwillige Variante des Pareto-Prinzips,
die er in seinem humorvollen Klassiker
„Hoch lebe die Organisation“ vorstellte, besagt,
dass „20 Prozent einer Gruppe von Verkäufern
stets 90 Prozent des Umsatzes machen“. Dabei
handelt es sich folglich nicht um eine 80/20-Regel,
sondern vielmehr um eine (wenn auch ironisch
gemeinte) 90/20-Regel.
Das klassische Pareto-Prinzip ließ sich auf eine
Vielzahl von Märkten übertragen beziehungsweise
anwenden, auch in der Werbebranche. Dort rufen
20 Prozent der Werbefirmen 80 Prozent der
Kundenreaktion hervor. Selbst im Verlagswesen
machen 20 Prozent der Bücher 80 Prozent des
Gewinns aus. Ein Musterbeispiel hierfür dürften

Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 6
MEHR POWER DURCH EISENHOWER
Dwight David Eisenhower kam in Denison (Texas/
USA) als Sohn einer Farmerfamilie, die 1741 nach
Amerika auswanderte, zur Welt. Wer hätte gedacht,
dass aus dem sportbegeisterten und geschichtsinteressierten
jungen Mann der spätere
Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika
werden sollte...
Eisenhower gliedert Aufgaben nach Prioritäten,
oder „optimalen Rangfolgen“. Dringende Aufgaben,
die zudem noch selbst erledigt werden müssen,
werden zuerst bearbeitet. Weniger dringende
und delegierbare werden anschließend oder zeitgleich
durch andere Personen erledigt.
Wichtigkeit statt Vorlieben
Bei einem Großteil unserer Arbeit orientieren wir
uns nicht an der Wichtigkeit einer Aufgabe, sondern
an unseren Vorlieben, am Druck anderer oder
an vielerlei Zufällen. Für den erfolgreichen Umgang
mit der Zeit, kommt es aber in erster Linie darauf
an, sich zuallererst um das wirklich Wichtige zu
kümmern. Im Prinzip ist dies allen bewusst, denn
zumindest das Unterbewusstsein signalisiert es
uns. Dennoch halten wir uns aber oft nicht daran.
Im Grunde zielt das komplette Zeitmanagement,
das ja einen großen Teil der gesamten persönlichen
Arbeitsmethodik ausmacht, nur einer einzigen
Aufgabe.
Prioritäten setzen
Die wichtigste Aufgabe besteht darin, systematisch
Wichtiges von Unwichtigem zu trennen,
Prioritäten zu setzen und eilige, aber eigentlich
unwichtige Aufgaben liegen zu lassen, anderen
zu übertragen oder einfach dem Papierkorb zu
überlassen. In der Umgangssprache hat sich hier
der Begriff „Ablage P“ (P für Papierkorb) eingebürgert.
Grundlage für erfolgreiches Arbeiten
Das Eisenhower-Prinzip wurde genau für diesen
Zweck geschaffen. Sein wesentlicher Vorteil liegt
in der Einfachheit. Wer es in seinem Bewusstsein
verankert, hat den Grundstein für erfolgreicheres
Arbeiten bereits gelegt. Wer konsequent nach diesem
Managementprinzip vorgeht, lässt sich grundsätzlich
auch keine Steine in den Weg legen.

Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 7
Die einzelnen Kriterien
Wir teilen unsere Aufgaben und Ziele auf nach zwei
Kriterien. Diese lauten:
1. Sind sie wichtig oder unwichtig
2. Sind sie eilig oder weniger eilig
So gelangen wir zu vier Gruppen von Aufgaben:
1. Aufgaben, die sowohl wichtig
als auch eilig sind
2. Aufgaben, die wichtig,
aber nicht eilig sind
3. Aufgaben, die unwichtig,
dafür aber sehr eilig sind
4. Aufgaben, die unwichtig
und nicht eilig sind
Die Eisenhower-Taktik
Nach Eisenhower gehen wir mit diesen vier Gruppen
folgendermaßen um:
Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht
eilig sind, werfen wir in den Papierkorb. Sind die
Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, dann delegieren
wir sie an unsere Mitarbeiter. Die wichtigen Aufgaben,
die nicht eilig sind, übertragen wir in unsere Zeitplanung.
Wir tragen sie also in das Zeitplanbuch ein
und sorgen dafür, dass sie zur rechten Zeit tatsächlich
angepackt werden. Die Aufgaben, die sowohl
wichtig, als auch eilig sind, packen wir sofort an.
Das Zeitplanbuch
Ein Zeitplanbuch ist Terminkalender, Notizbuch,
Tagebuch, Erinnerungshilfe, Planungsinstrument
und Kontrollwerkzeug zugleich. Man bezeichnet
es auch als eine Art „schriftliches Gedächtnis“. Es
gilt als wichtigstes, praktisches Element eines konsequenten
Zeitplansystems. Zudem dient es auch
als persönlicher Arbeitsspeicher für alle Zeitpläne,
Formulare und Checklisten. Hier gilt das Prinzip der
Schriftlichkeit. So ermöglicht es einen ständigen
Überblick über alle Dispositionen. Darüber hinaus
lässt es sich flexibel auf veränderte Situationen abstimmen
und ist daher sehr empfehlenswert.

Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 8
Aufgabendschungel
Eisenhower gliedert Aufgaben nach Prioritäten,
oder „optimalen Rangfolgen“. Dringende Aufgaben,
die zudem noch selbst erledigt werden müssen,
werden zuerst bearbeitet. Weniger dringende
und delegierbare anschließend oder zeitgleich
durch andere Personen. Die Einteilung von Aufgaben
erfolgt nach den Kriterien „Dringlichkeit“ und
„Wichtigkeit“. Was sehr wichtig ist, kann nicht delegiert
werden. Wer seine Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip
strukturiert, behält im täglichen
Aufgabendschungel die Orientierung und verzettelt
sich nicht.
Die optimalen Rangfolgen
Die optimalen Rangfolgen unterteilen sich nach
Eisenhower in:
A = dringend und nicht delegierbar
B = teilweise delegierbar oder auf späteren
Zeitpunkt terminierbar
Das ABC im Arbeitsalltag
Im Büroalltag könnte dies zum Beispiel so aussehen:
A: Fristen einhalten für Anträge bei Behörden
(Steuererklärungen, Genehmigungen,
Sondergenehmigungen...), kurzfristige
Präsentationen vor wichtigen Kunden,
Besuchertermine
B: Unterlagen für Besprechungen erstellen,
Termine vereinbaren, Reisekosten
abrechnen
C: Routinearbeiten, wie Anrufbeantworter
abhören, Kopien erstellen, Ablage und
Briefe beantworten
Manche Aufgaben erledigen sich erfreulicherweise
manchmal sogar von selbst. Und der Rest Unwichtig!
Ab damit in den Papierkorb! Der soll diesbezüglich
der beste Freund des Menschen sein.
C = geringer Wert

Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 9
DIE ALPEN-METHODE
Bei der Alpen-Methode werden komplexe oder
vielfältige Aufgaben in Teilpakete zerlegt. Vorhaben
werden überschaubarer und kontrollierbarer,
wenn Aufgaben gegliedert, die dafür notwendigen
Zeiten eingeteilt und Pufferzeiten berücksichtigt
werden.
Nach der Alpen-Methode geht man Aufgaben wie
folgt an:
Descartes erkannte bereits im 17. Jahrhundert,
dass wir für alle Arbeiten und Aufgaben nur über
eine bestimmte Energiemenge verfügen können.
Er empfahl, das Ziel schriftlich zu formulieren und
die Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile aufzustückeln.
Diese Teilaufgaben seien nach Prioritäten
und Terminen zu ordnen. Sobald alles erledigt
ist gilt es, das Ergebnis zu kontrollieren.
Merke: Erst denken, dann handeln.
A = Alle Aufgaben aufschreiben
L = Länge, Dauer festlegen
P = Pufferzeit für unvorhergesehene
Ereignisse planen
E = Entscheidungen treffen, was wann wie
gemacht wird, kann delegiert werden
N = Nachkontrolle: was bleibt übrig,
kann etwas verschoben werden

Zeitmanagement 1 0
Welcher Zeittyp sind Sie
„Ein Geheimnis des Erfolgs ist, den
Standpunkt anderer zu verstehen.“
(Kenneth Blanchard)
Haben Sie gewusst, dass es vier unterschiedliche
Zeittypen gibt Wenn Sie sich näher mit diesen
vier Typen beschäftigen, werden Sie sich selbst
und andere Menschen besser einschätzen können.
Mit diesem Wissen können Sie Ihre eigene
Zeit deutlich besser in den Griff bekommen und
verstehen, warum und wie Ihre Mitmenschen mit
ihrer Zeit haushalten.
DER DOMINANTE ZEITTYP
Dominante Zeittypen sind darauf aus, „Zeitfresser“
zu eliminieren, und es fällt ihnen auch nicht
schwer „NEIN“ zu sagen. Sie arbeiten zügig, laufen
jedoch Gefahr, zu viele „Eisen ins Feuer“ zu legen.
Am liebsten wollen sie alles schnellstmöglich
erledigt wissen. Fragt ein Mitarbeiter, bis wann die
Aufgabe erledigt sein muss, dann bekommt dieser
als Antwort in der Regel ein „gestern!“ zu hören.
Dies führt oft zu Durcheinander und Hektik.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 1
Der Dominante liebt schnelle Entscheidungen.
Ungeduld ist sein Markenzeichen. Er verhält sich
kommunikationsfreudig und kontaktfähig. Zeitdruck
macht ihm nichts aus. Er ist stets aktiv und
beschäftigt. Probleme und Aufgaben betrachtet
er als persönliche Herausforderungen. Sowohl
sein Siegerwille als auch operative Hektik prägen
seinen Blick. Hektik verhindert Langeweile. Seine
Visionen und Ideen sind oft geradezu brillant. Er
gilt als „Machertyp“, hat eine Begabung für Synergien,
denn er versteht es Projekte miteinander zu
verknüpfen und liebt spontane Entschlüsse. Die
genaueren Details überlässt er anderen.
Das Zauberwort
Sein Zauberwort lautet „delegieren“, schließlich
will er seine Zeit nicht mit Peanuts verplempern.
Dies empfindet er als Verschwendung wertvoller
Ressourcen. Zeit ist schließlich Geld. Ergo ist
Langsamkeit für ihn nicht nur ein schlimmer Fehler,
sondern geradezu eine Todsünde. Mitarbeiter
müssen sofort zur Sache kommen. Er unterbricht
andere oft. Dies ist nicht gerade höflich, zudem
wenn er ungehalten reagiert. Wer ein Problem anspricht
sollte direkt zur Sache kommen. Er empfindet
es als Selbstverständlichkeit, dass gleich
ein Lösungsvorschlag und möglichst noch ein Ersatzlösungsvorschlag
vorgetragen werden.
Er hasst Kleinigkeiten. Damit möchte er in aller
Regel keine Zeit verschwenden. Genau dies ist
aber seine Schwäche. Hier steckt der Fehler nämlich
oft im Detail. Nicht nur bei Vertragsabschlüssen
sollte man das Kleingedruckte lesen. Kleingedrucktes
kann oft gravierende Folgen nach sich
ziehen. Dann hat die ganze Zeiteinsparung nichts
genützt. Weder Zeit noch Geld wurden gespart.
Visionen umsetzen
Er selbst löst Probleme schnell und hat stets eine
durchaus überzeugende Erklärung griffbereit.
Nach außen tritt er in aller Regel äußerst selbstsicher
auf und gilt bereits deshalb als projektbezogener
Experte. Er liebt es, Konzepte und Ideen zu
entwickeln.
Visionen gilt es schnellstmöglichst zu realisieren.
Wer jedoch zu viele Projekte und Aktionen gleichzeitig
plant, aber zu wenig Zeit für die entsprechende
Realisierung einsetzt, läuft Gefahr, dass
selbst die genialsten Pläne scheitern. Zunächst
werden sie verschoben, dann auf Eis gelegt, dann
vergessen oder schlichtweg ignoriert. Sei es, dass
zu wenig Zeit für konkrete Details geopfert wird,
oder dass schlichtweg die Motivation verloren
geht.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 2
Entschleunigungsmanager
Vorsicht: Arbeit immer mehr zu beschleunigen,
bringt nicht immer mehr Gewinn, sondern produziert
Fehler. Ein Beispiel hierfür sind Rückrufaktionen
von Produkten oder der legendäre „Elchtest“.
Medien berichteten, die Führung des Automobilherstellers
habe die Ingenieure unter starken
Zeitdruck gesetzt und so Fehler provoziert. Der
Zeitgewinn ist jedenfalls schnell dahin, wenn uneffektiv
gearbeitet wird. Nicht nur, dass viele Menschen
deshalb unter dem Burn-Out-Syndrom oder
Schlafstörungen leiden. Mittlerweile ist die Langsamkeit
nicht mehr grundsätzlich als Mangel oder
Fehler verpönt. Im Gegenteil. Sie zählt als neuer
Erfolgsfaktor.
Martin Massow ermutigt in seinem Buch „Gute
Arbeit braucht ihre Zeit. Die Entdeckung der kreativen
Langsamkeit“, dazu, die Langsamkeit als
neuen Erfolgsfaktor zu erkennen. Während der
herkömmliche „Zeitmanager“ frage, welche Möglichkeiten
der Zeitersparnis man noch nutzen könne,
frage sich der „Entschleunigungsmanager“,
wie man neuen Zeitdruck durch Zeitplanung vermeiden
kann. „Langsam werden, wenn es eilt!“,
lautet seine Zauberformel.
Überblick bewahren
Gerade für diesen Zeittyp eignen sich Tages- und
Wochenpläne, damit sie den Überblick behalten.
Das Delegieren von Aufgaben ist ein wichtiges
Werkzeug im Projektmanagement. Vielen fällt es
schwer, Aufgaben zu delegieren. Nicht so dem
dominanten Zeittyp. Er liebt es, möglichst viel zu
delegieren, was grundsätzlich sinnvoll ist. Trotzdem
darf man die Projekte nicht aus den Augen
verlieren. Wer kontrolliert, behält den Überblick.
So genial der dominante Zeittyp auch sein mag,
dem Bedürfnis, zu viel auf einmal zu wollen, sollte
dringend Einhalt geboten werden.
Zehn Tipps für Dominante
1. Setzen Sie Prioritäten. Nehmen Sie sich
Zeit, Ihre Ziele und Erwartungen aufzuschreiben
und sich darüber klar zu werden,
was am wichtigsten ist.
2. Durchdenken Sie ein Projekt in allen Einzelheiten
und schätzen Sie den Zeitbedarf
ab, bevor Sie es übernehmen.
3. Seien Sie mit anderen geduldiger,
geben Sie diesen einen gewissen
zeitlichen Vorlauf.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 3
4. Überschütten Sie andere nicht mit
zu vielen Anliegen und Projekten auf
einmal.
5. Unterbrechen Sie andere weniger, hören
Sie mehr aktiv zu.
6. Bleiben Sie aufmerksam, wenn andere mit
Ihnen sprechen, halten Sie Blickkontakt.
7. Wetteifern Sie weniger und arbeiten Sie
mehr mit anderen zusammen.
8. Keine Eile! Erst nachdenken,
dann handeln!
9. Schalten Sie einen Gang zurück,
verlangen Sie von anderen nicht so viel,
wie von sich selbst.
10. Entspannen Sie sich. Nehmen Sie
sich auch einmal bewusst Zeit für
Muße, Ruhe, Nichtstun.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 4
DER INITIATIVE ZEITTYP
Initiative Zeittypen sind optimistische Planer, neigen
zu spontanen Aktionen und mögen meist keine
Details. In ihrem Büro herrscht Chaos. Sie organisieren
sich häufig erst dann besser, wenn sie
keinen anderen Ausweg mehr sehen.
Initiative Zeittypen lassen sich gern unterbrechen
und unterbrechen auch andere oft. Sie sind optimistische
Planer, neigen zu spontanen Aktionen,
hassen jedoch Details. Es fällt ihnen schwer,
begonnene Projekte zu beenden. In ihrem Büro
herrscht Chaos. Sie organisieren sich vor allem
dann besser, wenn sie dazu gezwungen werden.
Zum Beispiel durch Rügen von Vorgesetzten und
drohendem Imageverlust.
Die Schreibtische initiativer Zeittypen zeichnen
sich oft durch permanentes Chaos aus. ist zwar oft
mehr als nur ein wirres Durcheinander. Manchmal
liegt in einer individuellen Unordnung auch schöpferisches
Potential. Wer sich jedoch auf wirklich
Wichtiges konzentriert, arbeitet effektiver und hat
mehr Zeit für Spontane und kreative Ideen. Pünktlichkeit
ist oft Glückssache.
Wo ist der Dieb
„Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst,
und was übrig bleibt, verliert sich unbemerkt“,
erkannte bereits Seneca. Initiative Zeittypen
sind sich oft unbewusst, wo die ganze Zeit
geblieben ist. Sie fühlen sich durch Ablenkungen
nicht unbedingt beeinträchtigt, fragen sich aber
dennoch, woher die Störungen kommen. Zeitdiebe
können heimtückisch sein. Sie verstecken sich
oft in alltäglichen Faktoren, wie Telefonate, Besucher,
Besprechungen und anderen Terminen.
Störfaktoren ermitteln
Selbst Manager kommen erst nach Dienstschluss
dazu, ihre wichtigen Aufgaben zu erledigen. Tagsüber
kommen sie oft nicht dazu, da es zu viele
Störfaktoren gibt, die ein wirklich effektives arbeiten
zu verhindern wissen. Besonders Besprechungen
haben es in sich. In Besprechungen neigen
gerade initiative Zeittypen dazu, vom Thema
abzulenken, neue Ideen vorzutragen, Fragen zu
Nebensächlichkeiten zu stellen und selbst auf Nebensächlichkeiten
einzugehen, wenn sie danach
gefragt werden.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 5
Wichtige Informationen
Die Kommunikation mit Kollegen mag zwar kurzweilig
und interessant sein, dennoch ist sie oft
mangelhaft. Wichtige Informationen werden oft zu
spät ausgetauscht. Dies braucht keine böse Absicht
gewesen zu sein. Oft gingen entsprechende
Informationen und Termine in Besprechungen,
bedingt durch die vielen Exkurse vom eigentlichen
Thema, einfach unter. Schlimmstenfalls werden
Fristen verpasst, oder Aufträge gehen verloren.
In der Zeit bleiben
Wer es schafft, seine Aufgaben so in den Griff zu
bekommen, dass ihm noch Zeit übrig bleibt, zum
Beispiel für einen längeren Small Talk, hat seine
Zeit im Griff. Hiefür muss er so arbeiten, dass er
einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben
behält, wichtige Projekte systematisch und zielorientiert
plant und koordiniert. Darüber hinaus
darf er nicht vergessen, zu kontrollieren, ob alles
erledigt ist, oder trotz Abschluss weitergeführt
werden muss (zum Beispiel die Pflege einer Datenbank).
Hier sind Zeitplanbücher sehr hilfreich.
Zehn Tipps für Initiative
1. Beenden Sie angefangene Aufgaben,
bevor Sie etwas Neues beginnen.
2. Lassen Sie sich nicht unterbrechen, und
nehmen Sie Unterbrechungen nicht zum
Anlass, sich Tagträumereien hinzugeben.
3. Arbeiten Sie konsequent an begonnenen
Projekten, ohne sich von neuen Ideen
ablenken zu lassen.
4. Seien Sie pünktlich!
5. Rennen Sie unwichtigen Dingen nicht
hinterher, Sie vergeuden Ihre Energie
nur unnötig.
6. Fixieren Sie Aufgaben schriftlich. Erstellen
Sie eine To-do-Liste mit Prioritäten und
halten Sie sich daran.
7. Erstellen Sie einen Tagesplan und bringen
Sie mehr Struktur in Ihren Arbeitstag.
8. Vermeiden Sie private Störungen:
Begrenzen Sie die Zeit für Ihren privaten
Schwatz, seien Sie weniger gesellig.
9. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf,
und misten Sie Ihre Ablagekörbe aus.
10. Benutzen Sie ein Zeitplanbuch, auch als
Mittel zur Motivation und Selbstdisziplin.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 6
DER STETIGE ZEITTYP
Stetige Zeittypen vermeiden Aufgaben mit Termindruck
und erledigen stattdessen lieber weniger
Dringendes. Sie gehen eine Sache nach der
anderen an und werden manchmal von zu vielen
Aufgaben zur selben Zeit überfordert.
Stetige Zeittypen streben Stabilität an und sind
manchmal geradezu süchtig nach Harmonie. Sie
sind mitfühlend und hilfsbereit. Geordnete Verhältnisse
sind ihnen wichtig. Harmonie ist schön,
aber sie erfordert oft viele Opfer. „Bescheidenheit
ist eine Zier“, besagt ein altes Sprichwort, aber
Sprichwörter stimmen nicht immer und nicht in allen
Situationen. Die Prophezeiung „Undank ist der
Welt Lohn“ hingegen trifft relativ oft zu. Stetigen
Zeittypen fehlt oft der Mut „NEIN“ zu sagen.
Die Stärken des stetigen Zeittyps
Stetige Zeittypen verfügen in der Regel über ein
außerordentlich gutes Einfühlungsvermögen. Sie
nehmen Stimmungen und versteckte Signale wahr.
Durch ihre ruhige Art wirken sie integrierend und verbindend
auf ihre Mitmenschen. In Arbeitsgruppen
achten sie darauf, dass niemand zu kurz kommt.
Hier kommt das Harmoniebedürfnis zum Tragen.
Seine Schwächen
Diese Persönlichkeiten sind meist darauf bedacht,
niemandem zu Last zu fallen. Dies gilt sowohl im
Privat- als auch im Berufsleben. Sie fragen sich oft
„warum ist der Tag so kurz“ und sind es schon
gewohnt, dass, sobald ein Projekt abgeschlossen,
oder ein Problem behoben ist, bereits zwei
neue Aufgaben oder Probleme auftauchen. Arbeit
abzugeben fällt ihnen schwer. Die Mittagspause
wird immer kürzer, da es ständig etwas zu erledigen
gibt. Zeitdruck ist ein rotes Tuch für diese
Charaktere. Wer ständig alles selbst erledigt,
dem verbleibt wenig Zeit für seine eigenen, wirklich
wichtigen Aufgaben. Freizeit läuft Gefahr zum
Fremdwort zu werden. Delegieren tut Not.
Erfolgsfaktor Eisenhower-Prinzip
Hier verspricht das Eisenhower-Prinzip Erfolg. Es
hilft dabei, Wesentliches von Unwesentlichem zu
unterscheiden und in Aufgaben zu unterteilen. Es
soll einen ermutigen, systematisch zu arbeiten, indem
das Wichtigste zuerst zu tun ist. Eilige, aber
eher unwichtige Aufgaben sollen liegengelassen,
anderen übertragen oder in den Papierkorb geworfen
werden. Ironisch wird dieser gerne als Ablage
P bezeichnet, wobei P für Papierkorb steht.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 7
Zehn Tipps für stetige Zeittypen
1. Zeigen Sie Mut zur Veränderung. Suchen
Sie nach neuen Wegen, um schneller zu
gewünschten Ergebnissen zu kommen.
2. Verbessern Sie die Effizienz Ihrer
zeitlichen Arbeitsabläufe, beschleunigen
Sie Prozesse.
3. Halten Sie öfter Rücksprache mit
anderen, um Prioritäten und Aktivitäten
abzustimmen.
4. Erkennen und lösen Sie auch
zwischenmenschliche Probleme.
5. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag früher,
um Zeitdruck zu vermeiden.
6. Denken Sie weniger an den Arbeitsaufwand,
sondern mehr an die Ergebnisse.
7. Achten Sie auf Endtermine, ohne sich
dadurch zu blockieren.
8. Sehen Sie Veränderungen positiv, sie
bereichern Ihr Leben.
9. Nehmen Sie Dinge einfach selber in die
Hand, fangen Sie mit kleinen Sachen an.
10. Trauen Sie sich mehr zu. Sprechen Sie
lauter. Sagen Sie öfter „Nein“.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 8
DER GEWISSENHAFTE ZEITTYP
Der gewissenhafte Typ plant detailliert, verbringt
aber oft zu viel Zeit mit der Planung, statt sich
auf die Durchführung zu konzentrieren. Präzision
und Genauigkeit sind ihm sehr wichtig. Prioritäten
durchdenkt er gründlich, er neigt aber dazu, zu
viele Prioritäten zu setzen.
Der gewissenhafte Typ plant detailliert, verbringt
aber oft zu viel Zeit mit der Planung, statt sich auf
die Durchführung zu konzentrieren. Präzision und
Genauigkeit sind ihm wichtig, um Ärger zu vermeiden.
Prioritäten durchdenkt er gründlich, er neigt
aber dazu, zu viele Prioritäten zu setzen. Er ist gut
informiert, um eigene Aussagen zu untermauern.
Auf Störfaktoren reagiert der gewissenhafte Zeittyp
kritisch, sie bringen seine Planung durcheinander.
Stolperfalle Perfektionismus
Gewissenhafte Zeittypen wollen immer besser sein,
als andere. 100 Prozent ist ihnen nicht genug. Erst
mit 150 Prozent sind sie zufrieden. In der Schule
galt eine eins nichts, erst die eins plus mit Sternchen
war wertvoll. Wer „gewissenhaft“ promoviert,
der ist mit dem Doktortitel erst zufrieden, wenn in
der Urkunde ein „summa cum laude“ steht – Lob
zählt schließlich nur dann als Lob, wenn es „groß“
ist. 100 Prozent kann aber „mehr“ sein, als 150
Prozent. Die Dissertation dauert dann regelmäßig
länger, als bei anderen. Statt zu planen, zu forschen
und zu dokumentieren, analysieren sie sich
zu Tode. Dies verschlingt unendlich viel Zeit und
Energie. Sie stolpern über ihren eigenen, manchmal
geradezu zwanghaften Perfektionismus. Nach
außen wirken sie oft verschlossen.
Die 80 : 20 - Regel
Gerade gewissenhafte Zeittypen legen Wert auf
Präzision und Genauigkeit. Sie arbeiten jedoch viel
effektiver, wenn sie das Pareto-Prinzip anwenden.
Jene 80 : 20 – Regel besagt, dass 20 Prozent des
Aufwands für 80 Prozent des Erfolgs sorgen. Als
Beispiel wird angeführt, dass 20 Prozent der Kunden
oder Waren 80 Prozent des Umsatzes bringen,
oder dass 20 Prozent der Schreibtischarbeit
80 Prozent des Arbeitserfolgs bewirken können.
Es bringt daher nichts, wenn man alles hyperperfekt
machen möchte. Der zusätzliche Aufwand an
Arbeit, Kosten und Zeit lohnt sich in aller Regel
nicht.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 1 9
Kontraproduktiver Stress
Bei Gewissenhaften gehen Beruf und Arbeit
manchmal fließend ineinander über. Arbeit wird
über das Wochenende mit nach Hause genommen
und in der Freizeit erledigt. Es gibt oft keine
Trennung mehr zwischen Arbeit und Privatleben.
Geschäftliche Probleme verfolgen sie oft bis in
den Schlaf. Dadurch fühlen sie sich am nächsten
Tag unfit. In Extremfällen gibt es auch kaum einen
Unterschied mehr zwischen Wochenende und
Werktagen, da stets gearbeitet wird. Dies ist jedoch
äußerst kontraproduktiv. Zeitsparen ist zwar
wichtig, aber auch hier sollte nicht am falschen
Platz gespart werden. Wer sich Pausen gönnt
und Abstand von der Arbeit gewinnt, der arbeitet
später oft doppelt so effektiv. Im Ergebnis bringen
Pausen durchaus Zeitersparnis. Zu hohe Ansprüche
an sich selbst können daher kontraproduktiv
sein.
Zeit ist wertvoll
Perfektionisten stehen einzelne Projekte oft so im
Mittelpunkt, dass sie „Raum und Zeit“ buchstäblich
vergessen. Sie tun gut daran, „STOPP“ zu
sagen und eine Pause einzulegen. Das Verhältnis
von Zeitaufwand und Ertrag sollte einigermaßen
effektiv sein. Zeit ist schließlich ein wertvolles Gut.
„Es gibt Kalender und Uhren, um sie zu messen,
aber das will wenig besagen, denn jeder weiß,
dass einem eine Stunde wie eine Ewigkeit vorkommen
kann, mitunter kann sie aber auch wie
ein Augenblick vergehen – je nachdem, was man
in diese Stunde erlebt. Denn Zeit ist Leben. (Michael
Ende)
Zehn Tipps für Gewissenhafte
1. Überdenken Sie Ihre Planungszeiten.
Bei zu viel Planung bleibt zu wenig Zeit für
die Umsetzung.
2. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse,
nicht auf Perfektion in der Erledigung.
3. No risk - no fun. Sie können nicht jedes
Risiko vermeiden. Verinnerlichen Sie das.
4. Treffen Sie Entscheidungen, auch wenn
Ihnen weniger Informationen zur
Verfügung stehen, als Sie gerne hätten.
5. Verwenden Sie nicht zu viel Zeit darauf,
Dinge zu analysieren.
6. Setzen Sie sich ein striktes Zeitlimit für die
Erledigung Ihrer Aufgaben.
7. Setzen Sie sich realistische Ziele.
Erwarten Sie von sich nicht zu
hohe Standards.

Zeitmanagement Welcher Zeittyp sind Sie 2 0
8. Erkennen Sie, dass Perfektion auch Ihre
Grenzen hat: Gut ist besser als perfekt.
9. Werden Sie lockerer in Ihren Erwartungen
an sich und an andere. Lassen Sie einmal
„Fünf gerade“ sein.
10. Menschen sind wichtiger als
Richtlinien und Vorschriften.
Machen Sie sich das bewusst.

Zeitmanagement 2 1
Zeitgemäß – Zeitgewinn durch E-Mail-Management
„Wer auf drei Seiten mitteilt, was er auf
einer Seite hätte sagen können, der betrügt
auch bei anderen Gelegenheiten.“
(Elizabeth Tierny)
Seit 1969 in Kalifornien die erste E-Mail verschickt
wurde, hat sich diese Form der Kommunikation
explosionsartig durchgesetzt. Die E-Mail hat in
den USA schon längst die Briefpost überflügelt
und wird sogar häufiger genutzt als das Telefon.
Damit diese neue Form der Kommunikation sie
nicht unnötig unter Stress setzt, empfehlen wir Ihnen
folgende Tipps:
Antworten Sie umgehend
Das Besondere einer E-Mail liegt darin, dass sie
der schnellen Übermittlung von Informationen
dient. Also sollten Sie sich mit der Antwort nicht
zu lange Zeit lassen. Kontrollieren Sie deshalb regelmäßig
Ihren Briefkasten; E-Mails nicht zu beantworten
kommt einer Missachtung gleich! Die
Faustregel lautet: Binnen 24 Stunden sollte Ihre
Antwort auf dem Weg sein.

Zeitmanagement Zeitgemäß – Zeitgewinn durch E-Mail-Management 2 2
Weniger ist mehr
Oftmals liest der Empfänger eine E-Mail nicht so
gründlich wie einen eingegangenen Brief. Packen
Sie deshalb nicht eine Fülle verschiedener Informationen
in Ihre Nachricht.
Denken Sie daran, einen Betreff anzugeben. Manche
Leute haben Ihren Computer so eingestellt,
dass er Mails ohne Betreffangabe gleich in den
Papierkorb befördert. Ohne Betreffangabe laufen
Sie also immer Gefahr, dass Ihre E-Mail nicht gelesen
wird.
Vermeiden Sie Massen-Mails
Schicken Sie die gleiche E-Mail nicht an viele verschiedene
Personen. Auch im Internet möchten
Ihre Mitmenschen persönlich angesprochen werden.
Im Übrigen kann es Ihnen bei unpersönlichen
Massen-Mails passieren, dass sich keiner der
Adressaten angesprochen und gefordert fühlt.
Anhang entbehrlich
Alles was entbehrlich ist, lassen Sie weg. Dateianhänge
kosten Onlinezeit und bergen außerdem
eine Virusgefahr. Lässt sich ein Anhang nicht vermeiden,
dann vergewissern Sie sich, dass der
Empfänger ihn auch dekodieren kann.
Höflichkeit ist oberstes Gebot
Lassen Sie auch bei E-Mails Sorgfalt walten. Oft
verfassen Sie eine Botschaft in Eile. Dies verführt
dazu, die Worte weniger abzuwägen und andere
ungewollt vor den Kopf zu stoßen. Ist Ihre Nachricht
erst einmal versandt, bleibt Ihnen kaum eine Chance,
den Schaden wieder gut zu machen. Sie sollten
daher lieber einen Takt freundlicher formulieren und
sich bemühen, keine Barrieren aufzubauen, die sich
später nur mühsam überwinden lassen.
Bitte verwenden Sie keine Großbuchstabenkette,
um wichtige Punkte hervorzuheben. Große
Buchstaben stehen im Internet für „Brüllen“ oder
„Schreien“.
Vorsicht bei privaten Emails am Arbeitsplatz: Denken
Sie daran, dass Sie nicht auf Kosten des Arbeitgebers
und noch dazu in der Arbeitszeit mailen
sollten.

Zeitmanagement Zeitgemäß – Zeitgewinn durch E-Mail-Management 2 3
Spezial-Tipps
Beantworten oder Löschen: Wie oben angesprochen
sollte es Ihnen in Fleisch und Blut übergehen,
E-Mails sofort zu beantworten. Öffnen Sie
Ihre E-Mails nur, wenn Sie auch Zeit haben, diese
sofort zu bearbeiten! Das bedeutet, dass Sie nach
dem Lesen eine E-Mail entweder sofort löschen
oder beantworten. Damit ersparen Sie sich ein
schlechtes Gewissen nach dem Motto: „Ich muss
daran denken, die Mail von Herrn X zu beantworten“
und können nichts Wichtiges vergessen.
Beispiele: „To do“ oder „HB“ (Handlungsbedarf)
für wichtige Sachen, die erledigt werden müssen.
„Info“ oder „NZI“ (nur zur Information) für nicht
ganz so brenzlige Themen.
CC sparsam verwenden: Vor allem die CC-Manie
(„carbon copy“, heißt „Kohlepapier“) ist schuld an
der E-Mail-Schwemme in vielen Unternehmen.
Verwenden Sie „CC“ daher nur in Ausnahmefällen!
E-Mail-SMS nutzen: Praktisch sind Nachrichten,
die sich komplett in der Betreffzeile unterbringen
lassen. Schließen Sie die Betreffzeile mit „eom“
(end of message) oder „nfm“ (no further message)
ab, damit der Empfänger Ihre E-Mail nicht öffnen
muss. Besonders passend sind solche Kurzbotschaften
als Empfangsbestätigung: „Vielen Dank
für die prompte Antwort! (nfm)“
Ungeöffnet löschen: Viele Ihrer Nachrichten können
Sie ungeöffnet löschen. E-Mails mit Betreffzeilen
in Großbuchstaben sind zum Beispiel fast
immer amerikanische Werbung.
Kürzel erfinden: Vereinbaren Sie mit Kollegen
oder Freunden Abkürzungen in der Betreffzeile,
aus denen schnell ersichtlich ist, worum es geht.

Zeitmanagement 2 4
16 Tipps zur perfekten Tagesplanung
„Wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“
Laotse
Ein Zen-Meister wurde von seinen Schülern einmal
gefragt: “Meister, woher nimmst du eigentlich
deine unendliche Gelassenheit“ „Dies ist ganz
einfach“ antwortete er, „wenn ich gehe, dann
gehe ich, wenn ich esse, dann esse ich und wenn
ich spreche, dann spreche ich!“ „Aber Meister“
entgegneten ihm seine Schüler,“ das tun wir doch
auch!“ „Nein“ sprach der Meister, „wenn ihr geht,
dann denkt ihr schon an das Essen, und wenn ihr
esst, sind eure Gedanken beim Gespräch!“
Tipp 1: Schreiben Sie Ihr eigenes Drehbuch!
Wie viele Ihrer Freunde oder Freundinnen haben
irgendwann einmal ein Tagebuch geführt Vielleicht
haben Sie selbst einmal Tagebuch geführt
Abends haben Sie sich in eine ruhige Ecke zurückgezogen
und alle schönen (und auch weniger
schönen) Ereignisse dieses Tages niedergeschrie-

Zeitmanagement 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 2 5
ben. Auch wenn dies eine nette Angewohnheit war
– dieser Tag war vorbei, nichts konnte ihn mehr
zurückholen. Man kann zwar aus der Vergangenheit
lernen, sie aber nicht mehr ändern.
Wie viel faszinierender und abenteuerlicher müsste
es wohl sein, das Drehbuch eines zukünftigen
Tages zu schreiben und diesen Tag damit fremden
Einflüssen und dem Zufall zu entreißen
Nehmen Sie sich am Vorabend 10 Minuten Zeit,
um den nächsten Tag schriftlich vorzubereiten!
Denken Sie auf Papier! Durch jede Minute, die
Sie für die Planung aufwenden, können Sie fünf
bis zehn Minuten bei der Ausführung sparen! Und
eins ist sicher - der nächste Tag vergeht auf jeden
Fall; ob Sie sich mit ihm bewusst auseinander
setzen oder ihn einfach an sich vorbeiziehen
lassen.
Tipp 2: Planen Sie Ihren Tag realistisch!
Stellen Sie alle Aufgaben zusammen, die Sie morgen
erledigen wollen. Schätzen Sie hierfür grob –
aber realistisch – den Zeitbedarf der Aufgaben ab.
Dadurch kommen Sie schnell in den Genuss ...
... alle Aufgaben erledigen zu können, die Sie
sich vorgenommen haben (Erfolgsgefühl!!!)
... erheblich konsequenter auf Störungen zu
reagieren („Hättest du mal 5 Minuten Zeit...“),
da Sie viel bewusster versuchen, die selbst
gesetzte Vorgabezeit einzuhalten.
Tipp 3: Planen Sie Pufferzeiten ein!
Denn: Erstens kommt es anders und zweitens
als man denkt! Derjenige, der glaubt, Zeitplanung
hieße, seinen Tag minutiös zu verplanen, büßt nur
seine Flexibilität ein. Verplanen Sie deshalb maximal
60% Ihrer Arbeitszeit und reservieren Sie 20%
für unerwartete Aktivitäten. Die restlichen 20%
sollten Sie für plötzlich auftretende Probleme reservieren.

Zeitmanagement 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 2 6
Tipp 4: Setzen Sie eindeutige Prioritäten!
Es ist besser die richtige Arbeit zu tun (= Effektivität),
als eine Arbeit richtig zu tun (= Effizienz).
Denken Sie an das Pareto-Prinzip: 20% unserer
Aufgaben bringen 80% des Erfolges. 80% unserer
Aufgaben bringen nur noch 20% des Erfolges.
Konzentrieren Sie sich immer nur auf die obersten
20%. Dies heißt für Sie, dass Sie darüber entscheiden
müssen, welche Aufgaben erstrangig
und welche zweitrangig sind. Versehen Sie darum
jede Aufgabe (auch ein Telefongespräch) mit einer
Priorität!
Tipp 5: Planen Sie eine „Stille Stunde“ ein!
Wenn Sie nur für einen kurzen Augenblick von Ihrer
momentanen Aufgabe abgelenkt werden, ist
ein zusätzlicher Energie- und Zeitaufwand nötig,
bis Sie an der gleichen Stelle weiterarbeiten können.
Addiert man diese Leistungsverluste, so kann
bis zu 28% Ihrer Zeit verloren gehen. Im Laufe der
Jahre lernt man ganz gut mit solchen Unterbrechungen
zu leben. Daher sind wir auch in relativ
ruhigen Zeiten auf eventuelle Störungen vorbereitet
und sind selten ganz bei der Sache sind.
Konzentrieren Sie sich während Ihrer Stillen Stunde
ausschließlich auf wenige und wirklich wichtige
A-Aufgaben und halten Sie Ihr Versprechen, nach
der Stillen Stunde alle aufgelaufenen und vereinbarten
Rückrufe zu erledigen!
Tipp 6: Bereiten Sie sich mental auf den Tag
vor!
Das Geheimnis wirklich erfolgreicher Sportler ist es
nicht nur physisch fit zu sein, sondern den Wettkampf
auch mental im Griff zu haben. Programmieren
Sie sich ebenso gezielt auf Erfolg! Folgende
Fragen werden Ihnen dabei hilfreich sein:
• Was kann ich tun, um morgen möglichst
viel Spaß und Freude zu haben
• Wie kann mich dieser Tag meinen Zielen
näher bringen
• Wem könnte ich morgen eine Freude
bereiten Auch mir selbst Wie
• Welche Probleme oder Schwierigkeiten
könnten auf mich zukommen Und wie
könnte ich diese lösen

Zeitmanagement 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 2 7
Tipp 7: Geben Sie jedem Tag einen Höhepunkt
(privat oder beruflich)!
Antworten Sie jetzt auf folgende Fragen ganz
spontan:
• An welche Tage des letzten Monats
können Sie sich noch gut erinnern
• An welche Tage im vergangenen Jahr
• An welche Tage in den letzten fünf Jahren
Erfahrungsgemäß sind dies MERKwürdige Tage;
Tage an denen etwas AUSSERgewöhnliches passiert
ist – in negativer als auch in positiver Hinsicht.
MERKwürdigerweise können die meisten
Menschen auf diese Fragen keine zehn bestimmten
Tage anführen. Wundern Sie sich also nicht,
falls es Ihnen ähnlich ergeht! Das ist völlig normal
– aber vielleicht möchten Sie ja aufhören, normal
zu sein Denn beginnen Sie von heute an damit
jedem Tag in Ihrem Leben einen besonderen Wert
zu geben!
Tipp 8: Beginnen Sie Ihren Tag in guter Stimmung!
Wecker nicht gehört - verschlafen - beim Rasieren
geschnitten - „Schwarzes Frühstück“- Rotphase
bei allen Ampeln - Stau - halbe Stunde zu spät im
Büro ... - eine Garantie für einen tollen Start in den
Tag, oder
Probieren Sie es doch lieber mal anders: Freuen
Sie sich auf den Tag der vor Ihnen liegt. Nehmen
Sie sich am Morgen wirklich Zeit zum Aufwachen,
zur Morgentoilette und zum Frühstück. Nehmen
Sie sich ausreichend Zeit für die Fahrt ins Büro.
Vom richtigen Start in den Tag hängen das weitere
Gelingen und Ihre gute Laune ab! Denn: Hektik,
die schon zu Hause beginnt, setzt sich häufig am
Arbeitsplatz fort.
Ein Tipp: Werden Sie Mitglied im 6-Uhr-Club. Versuchen
Sie einmal, um diese Zeit aufzustehen. Sie
werden bemerken, dass diese Tageszeit eine ganz
besondere Qualität hat!
Gerade wenn Ihr Tag sehr gewöhnlich zu werden
scheint sollten Sie etwas AUSSERgewöhnliches
für diesen Tag einplanen. Etwas, worauf Sie sich
richtig freuen können!

Zeitmanagement 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 2 8
Tipp 9: Werden Sie ein Anti-Grübel-Meister!
Halten Sie alle Termine, Aufgaben, Ideen und Verbesserungsvorschläge
sofort fest (in Ihrem Terminkalender
oder auf einem Diktiergerät). Die meisten
Ideen kommen nämlich dann, wenn man Sie nicht
braucht und umgekehrt!
Tipp 10: Erledigen Sie ähnliche Aufgaben in
Serienproduktion!
Fassen Sie gleichartige Aufgaben zu Arbeitsblöcken
zusammen. Dies hat den Vorteil, dass Sie
Ihre Arbeitsgänge nur einmal vorbereiten müssen
und Tätigkeiten gleicher Art schnell erledigen können:
10 x 5 Minuten Briefe schreiben, Telefonate
erledigen et cetera. Ihre Arbeitsblöcke sollten hierbei
nicht zu lange sein (maximal 30 bis 60 Minuten),
da sonst beispielsweise Ihr Telefon ständig
besetzt wäre und dies bei Anderen Ungeduld erzeugen
könnte.
Tipp 11: Schließen Sie angefangene Aufgaben
sinnvoll ab!
Es kostet Sie viel Zeit, wenn Sie sich in einen Vorgang
eingearbeitet haben, sich zwischendurch
mit anderen Dingen beschäftigen und sich dann
erneut in die beiseite gelegte Aufgabe einarbeiten
müssen. Versuchen Sie deshalb, angefangene
Dinge immer zu Ende zu bringen oder wenigstens
an einer sinnvollen Stelle zu unterbrechen. Falls
Ihnen plötzlich ein Einfall kommt, notieren Sie
diesen kurz in Ihrem Kalender. Sie ersparen sich
dadurch unnötige Anlaufzeiten bis Ihre Gedanken
wieder bei der Sache sind.
Wenn eine Arbeitsunterbrechung nicht zu vermeiden
ist, notieren Sie sich kurz den momentanen
Gedankengang. Dadurch können Sie wenigstens
zeitsparend wieder einarbeiten.
Tipp 12: Werden Sie ein Leertischler
Hierbei gilt das Sprichwort „Aus den Augen - aus
dem Sinn!” Wenn Ihr Schreibtisch mit Unterlagen
überfüllt ist oder Ihr Posteingangsfach überquillt,
können Sie sich nicht mehr auf das Wesentliche
vorbereiten. Also, werden Sie ein Leertischler!

Zeitmanagement 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 2 9
Tipp 13: Machen Sie mal Pause!
Legen Sie kurze, aber regelmäßige Pausen ein.
Medizinische Untersuchungen haben gezeigt,
dass der beste Erholungswert nach etwa einer
Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte
nur bis zu 10 Minuten dauern - der optimale Erholungseffekt
tritt nämlich in den ersten 10 Minuten
ein. Entspannen Sie sich indem Sie sich kurz bewegen
(möglichst unter Sauerstoffzufuhr).
Tipp 14: Bevor Sie nach Hause gehen...
Stellen Sie sich vor, Sie kommen am nächsten
Morgen an Ihren Arbeitsplatz: Da steht noch die
halbvolle Kaffeetasse von gestern, der Aschenbecher
quillt über, Ihr Schreibtisch ist übersät von
Unterlagen - ein toller Start in den Tag, oder Versuchen
Sie doch einfach einmal Ordnung in das
kreative Chaos zu bringen. Den nächsten Tag
können Sie dann mit guter Laune beginnen!
Tipp 15: 5-Finger-Technik
Alle heute nicht erledigten Dinge sollten Sie auf
das Tagesplanblatt des nächsten Tages übertragen.
Nehmen Sie sich am Ende des Tages noch
ein paar Minuten Zeit und reflektieren Sie den Tagesverlauf.
Wie gut ist er gelaufen Was hätten
Sie besser machen können
Eine hervorragende und lustige Nachbereitungsmethode
ist die 5-Finger-Technik, die sich an den
Anfangsbuchstaben der Finger orientiert:
Daumen -> Denkergebnisse:
Welche Erfahrungen, Erkenntnisse habe ich
heute gewonnen
Zeigefinger -> Zielerreichung:
Was habe ich heute geschafft und geleistet,
das mich meinen persönlichen und den
Zielen des Unternehmens näher bringt
Mittelfinger -> Mentalität:
Wie war heute meine vorherrschende
Stimmung und Gemütslage
Ringfinger -> Ratgeber, Hilfe:
Womit habe ich anderen heute geholfen, eine
Freude gemacht, einen Nutzen geboten
Kleiner Finger -> Körper:
In welcher körperlichen Verfassung war
ich heute Was habe ich heute für meine
Gesundheit getan

Zeitmanagement 16 Tipps zur perfekten Tagesplanung 3 0
Tipp 16: Zu guter Letzt
Fassen Sie für sich selbst den Entschluss, diese
Grundregeln jeden Tag zu üben bis sie Ihnen in
Fleisch und Blut übergegangen sind. Sobald diese
Gewohnheiten ein dauerhafter Teil Ihrer Persönlichkeit
geworden sind, gibt es nichts mehr, was
Sie nicht schaffen können. Sie müssen es nur probieren
– wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Zeitmanagement 3 1
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Zeitmanagement 3 2
Die eBooklets der CoachAcademy
Die besten Artikel der CoachAcademy übersichtlich
präsentiert in einem schön gestaltetem digitalen
Dokument – das sind die eBooklets der
CoachAcademy. Holen auch Sie sich kompaktes
Karriere-Wissen auf Ihren Bildschirm. Hier alle bisherigen
Ausgaben der eBooklets auf einen Blick.
No. 1: Die gesammelten Newsletter-
Vorworte
Zum Schmunzeln, zum Nachdenken, als
Materialsammlung für die feierliche Rede.
Die gesammelten Vorworte aus den Newslettern
der CoachAcademy haben wir auf
vielfachen Wunsch in diesem eBooklet
veröffentlicht.
No. 2: Rhetorik
Alles Wissenswerte zum Thema Rhetorik:
Geschichte der Rhetorik, Gesprächsrhetorik,
Fragetechniken, Rhetorik und Schlagfertigkeit,
Rhetorik und Körpersprache,
stimmige Tipps für die Stimme etc.
No. 3: Knigge - Die Kunst des Benehmens
Hier finden Sie alle wichtigen Gebote der
Höflichkeit übersichtlich zusammengefasst:
Grüßen und Begrüßen, Erster Eindruck
im Vorstellungsgespräch, Kleider-Knigge,
E-Mail-Knigge, Tischmanieren, Feiern ohne
Karriereknick, Knigge-Test.

Zeitmanagement Die eBooklets der CoachAcademy 3 3
No. 4: Das Vorstellungsgespräch
Auf Ihr Vorstellungsgespräch sollten Sie optimal
vorbereitet sein, damit Sie den besten
Eindruck hinterlassen können. Im vierten
eBooklet der CoachAcademy erfahren Sie
deshalb alles über typische Fragen und wie
Sie darauf reagieren sollten. Außerdem: Die
10 Gebote eines erfolgreichen Vorstellungsgesprächs.
No. 5: Public Relations für Existenzgründer
Für Existenzgründer ist die öffentliche
Kommunikation mit lokalen oder auch
überregionalen Medien von großer Bedeutung,
denn eine gute PR ersetzt so manche
teure Anzeigen-Kampagne. Im fünften
eBooklet der CoachAcademy erhalten Sie
wertvolle Tipps, wie Sie aus Ihrem neuen
Business eine interessante Story machen
und wie Sie diese lancieren können.