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Zeitmanagement 3 Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements „Prioritäten setzen heißt auszuwählen, was liegen bleibt.“ (Lothar Seiwert) Zu den drei wichtigsten Zeitmanagement-Prinzipien gehören das Pareto-Prinzip, die Eisenhower- Methode sowie die Alpen-Methode: DAS PARETO-PRINZIP Der berühmte Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Federigo Damaso Pareto (1848 bis 1923) machte im Rahmen empirischer Studien eine wichtige Entdeckung: 80 Prozent des Geschehens entfallen auf 20 Prozent der Beteiligten (z.B.: 20 Prozent der Gesamtbevölkerung besitzen 80 Prozent des Gesamtvermögens). Dieses Prinzip ging als „Pareto-Prinzip“ in die Geschichte ein. Bis heute zählt diese 80/20-Regel zu den gängigsten und effektivsten Zeitmanagementtaktiken.
Zeitmanagement Wichtige Prinzipien des Zeitmanagements 4 Die 80 : 20-Regel Die Erkenntnis, dass 20 Prozent des Zeitaufwandes bereits 80 Prozent der Ergebnisse bewirken können, hat sich im Managementalltag schnell bewahrheitet und bewährt: • 20 Prozent der Kunden oder Waren bringen 80 Prozent des Umsatzes • 20 Prozent der Zeitung beinhaltet 80 Prozent der Nachrichten • 20 Prozent der Besprechungszeit bewirkt 80 Prozent der Beschlüsse • 20 Prozent der Produktionsfehler verursachen 80 Prozent des Ausschusses • 20 Prozent der Schreibtischarbeit ermöglicht 80 Prozent des Arbeitserfolges Verschwenderische Manager Nicht nur Mitarbeiter bummeln, sondern auch Führungskräfte verschwenden Zeit. Das zumindest behauptet die Unternehmensberatung Czipin und Proudfoot in ihrer internationalen Produktivitäts- Studie. Nach Ansicht der Analysten verschwenden Manager in Deutschland im Schnitt 83 Arbeitstage pro Jahr. Die mit Abstand wichtigste Ursache hierfür sei mangelnde Planung und Führung. Allein dadurch gingen 54 Arbeitstage verloren. Weitere neun Tage verplemperten Manager wegen Kommunikationsmängeln. Arbeitsmoral, Ausbildung oder Computerprobleme spielen demnach nur eine untergeordnete Rolle. Zeitverplempernde Führungskräfte Besonders erschreckend empfinden Czipin und Proudfoot die Tatsache, dass Führungskräfte nicht einmal ein Viertel ihrer Arbeitszeit für Führungsaufgaben einsetzen. Die Hälfte ihres Zeitbudgets verwenden sie für Verwaltungsangelegenheiten. Im internationalen Vergleich liegt Deutschland allerdings noch vorn. Den zweiten Platz belegen die USA und Österreich. Die Studie basiert auf der Auswertung von 1.400 Einzelstudien und einer repräsentativen Befragung von 2.700 Unternehmern und Vorstandschefs. Nicht am falschen Platz sparen Mit anderen Worten: Es bringt nichts, wenn man immer alles zu 100 Prozent richtig machen möchte. Was tun, wenn man zum Beispiel einen Ge-
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