SelectLine Lohn Handbuch - Auriga.ch

Handbuch Lohnbuchhaltung
3.1 Auflage 2011

ab Version 10
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SelectLine Auftrag, SelectLine Rechnungswesen, SelectLine Kassabuch,
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Printed in Switzerland.
© Copyright 2009 SelectLine Software AG

Inhaltsverzeichnis
1 Einführung 1
1.1 Willkommen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2 Allgemeine Programmbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.3 Handbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.4 Aufbewahrung der Unterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.5 swissdec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.5.1 Was ist swissdec und Informationen . . . . . . . . . . . . . 5
1.5.2 swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Stati . . . . 5
1.5.3 Anforderungen und Empfehlungen Swissdec . . . . . . . . . 6
1.6 Erste Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung 7
3 Mandanten 13
3.1 Vorüberlegung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.3 Mandant wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.4 Mandant bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3.4.1 Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.4.1.1 Neue Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.4.2 Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.4.3 AHV / ALV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.4.4 FAK (Familienausgleichskasse) . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.4.5 SUVA und UVG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.4.6 UVGZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.4.7 KTG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.4.8 BVG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.4.9 Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.4.10 Standardabzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.4.11 Fibuexport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.4.12 Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.4.13 Verwaltung Maskeneditor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.4.14 Freie Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.5 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
4 Mitarbeiter 31
4.1 Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.1.1 Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.1.2 Allgemein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.1.2.1 Zahlungen an Dritte . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
iii

Inhaltsverzeichnis
4.1.3 Versicherungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.1.3.1 AHV Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.1.3.2 ALV Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.1.3.3 FAK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.1.3.4 SUVA / UVG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.1.3.5 SUVA / UVG Codes . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.1.3.6 UVGZ Code 1 & 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.1.3.7 KTG Code 1 & 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.1.3.8 BVG-Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.1.4 Kinder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
4.1.5 Zulagen / Abzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
4.1.5.1 Zulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4.1.5.2 Abzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
4.1.5.3 Kostenstellen/-träger . . . . . . . . . . . . . . . . 43
4.1.6 Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.1.6.1 Allgemeine Information zu Lohnausweis . . . . . . 45
4.1.6.2 Ausfüllen des Lohnausweises . . . . . . . . . . . . 46
4.1.7 Statistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.1.8 History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
4.1.9 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
4.1.10 Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4.2 Lohnarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4.2.1 Zulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4.2.1.1 Daten für die Abrechnungsarten . . . . . . . . . . 54
4.2.1.2 weitere Eingaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2.2 Abzüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2.3 AG-Abzugsgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5 Stammdaten 61
5.1 Konstanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.1.1 Pensionskasse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.1.2 Kantone / Kinderzulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.1.3 Mitarbeitergruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.1.4 Personengruppen / Kategorien . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.1.5 Kumulationsbasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.1.6 Bemerkungen Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.1.7 Weitere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.2 Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.2.1 Banken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.2.2 Interne Banken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.2.3 Kontoinhaber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
6 Abrechnen 69
6.1 Lohnläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
6.1.1 Abrechnungsassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
6.1.2 Nachzahlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.1.2.1 Allgemeine Informationen . . . . . . . . . . . . . 73
iv

Inhaltsverzeichnis
6.1.2.2 Berechnungsinformationen . . . . . . . . . . . . . 73
6.1.2.3 Systematik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.1.2.4 Ablauf Nachzahlung . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.1.3 Abrechnungshistory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
6.1.4 Abrechnungsbeginn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.1.5 Monat abschliessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.2 Jahreswechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
6.2.1 Neues Abrechnungsjahr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
6.2.2 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) . . . . . . . . . 79
6.2.2.1 Kurzablauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.2.2.2 Lohnmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.2.2.3 Testzertifikat installieren . . . . . . . . . . . . . . 81
6.2.2.4 Erweiterte Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . 81
6.2.2.5 Übermittlungsverfahren . . . . . . . . . . . . . . 81
6.2.3 Historie Lohnmeldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
6.2.3.1 Komplettierung durchführen . . . . . . . . . . . . 82
6.3 Elektronischer Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6.3.1 Datenträgeraustausch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6.3.2 Vergütungsauftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
6.4 Historie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
6.4.1 Historie starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
6.4.2 Anzeige Historie Modus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
6.4.2.1 Statuszeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
6.4.2.2 Bildschirmhinweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
6.4.3 Historie beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
7 Auswertungen 89
7.1 Scheine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
7.1.1 SUVA-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
7.1.1.1 Die SUVA-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . 90
7.1.1.2 SUVA-Jahresabrechnung Rekapitulation . . . . . . 91
7.1.2 AHV-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
7.1.2.1 AHV-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . 92
7.1.2.2 AHV-freie Personen / AHV-Lohnbescheinigungen 92
7.1.3 KTG-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
7.1.4 UVGZ-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
7.1.5 BVG-Jahresabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
7.1.6 Lohnabrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
7.1.7 Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
7.1.8 Neuer Lohnausweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
7.1.8.1 Formulare Ausdrucke . . . . . . . . . . . . . . . . 96
7.1.8.2 Ausdruck des Lohnauweises . . . . . . . . . . . . . 97
7.1.9 Elektronischer Lohnausweis per Viewgen . . . . . . . . . . . 98
7.2 Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
7.2.1 Lohnjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
7.2.1.1 Lohnjournal mit Bruttolohn und Basen (6.1.) . . . 101
7.2.1.2 Lohnabrechnungen (6.2.) . . . . . . . . . . . . . . 101
v

Inhaltsverzeichnis
7.2.1.3 Lohnabrechnung total . . . . . . . . . . . . . . . . 101
7.2.1.4 Lohnabrechnung kum 6.2 . . . . . . . . . . . . . . 101
7.2.1.5 Lohnabrechnung kum Total . . . . . . . . . . . . . 101
7.2.1.6 Jahreslohnkonti 6.3 . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
7.2.2 Standardabzüge Firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
7.2.3 Lohnarten-Rekapitulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
7.2.4 Grafik Bruttolohn Jahresausgleich . . . . . . . . . . . . . . 103
7.2.5 Quellensteuer Monat - Quellensteuer Rekapitulation . . . . 104
7.3 Sonstige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
7.3.1 Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
7.3.2 Kinderzulagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
7.3.3 Buchungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
7.3.4 Personalstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
8 Eigene Daten 107
9 Schnittstellen 109
10 Spezialfälle 111
10.1 ALV-Beitrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
10.1.1 Höhe der Beiträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
10.2 Kurzarbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
10.3 Stundenlöhner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
11 Lizenz und Gewährleistung 115
vi

1 Einführung
1.1 Willkommen
Willkommen zu SelectLine Lohn, der leicht zu bedienenden, professionellen und
nach den SUVA Richtlinien programmierten Lohnbuchhaltung unter Windows. Wir
danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket
wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland
Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge
Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine
leichte Anpassung an Anwenderwünsche.
SelectLine
SelectLine Software AG
Achslenstrasse 15
CH - 9016 St. Gallen
Willkommen
Die
Internetadresse WWW.SELECTLINE.CH erreichen Sie bequem mit dem
Internet
Schalter oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können
Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der Software informieren.
SelectLine Lohn wird ständig weiterentwickelt, um den Anforderungen und
Wünschen der Anwender gerecht zu werden. Wir empfehlen daher den Abschluss
eines Updatevertrages, durch den Sie Anspruch auf die Teilnahme an der Programmpflege
und -verbesserung (automatischer Update-Service) haben.
Updatevertrag
1.2 Allgemeine Programmbeschreibung
Der SelectLine Lohn wurde mit dem Ziel entwickelt, Ihnen die zeitaufwendige
Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Das Programm ist leicht zu bedienen
und ermöglicht eine schnelle, korrekte und professionelle Abrechnung der Löhne
und Gehälter.
Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das
jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in grossen Unternehmen
ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte
Mehrmandantenfähigkeit auch Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern gerecht,
die viele Firmen betreuen.
Besonders effizient wird die Arbeit, wenn SelectLine Lohn im Komplex mit
weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, z.B.:
Allgemeine
Programmbeschreibung
1

1.2. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG
• SelectLine Rechnungswesen
– SelectLine Anlagenbuchhaltung
• SelectLine Kassenbuch
• SelectLine Auftrag
• SelectLine Datanorm
•
In diesem Fall können die Programme teils mit dem selben Datenbestand arbeiten
bzw. auf diesen zugreifen.
Der SelectLine Lohn bietet Ihnen:
Stammdatenverwaltung
• Mandantenübergreifende Stammdatenverwaltung
• Lohnsteuer-, Pfändungs- und Einkommensteuertabellen werden mitgeliefert
• Listen über Kinderzulagen, Personalstamm, Buchungen werden mitgeliefert
• Umfangreiche Auswahl vordefinierter Lohnarten
• Buchungsliste kann in SelectLine Rechnungswesen exportiert werden
Abrechnung
• Es steht ein unterstützender Abrechnungsassistent zur Verfügung
• Automatische Vergabe der Lohnarten
• Umfangreiche Unterstützung bei der Anlage von Kindergeldzulagen, Pensionskassenberechnung,
AHV, SUVA
• Auswahl der abzurechnenden Mitarbeiter und der entsprechenden Periode
• Abrechnung von Teillohnzahlungszeiträumen
• Arbeitszeit und Ferienkontrolle
• Schnellberechnung der Abrechnung in wenigen Sekunden am Bildschirm ersichtlich
• Erstellung von Fälligkeitslisten, Überzahlungslisten, Barzahlungslisten und
Zahlungsvorschlägen
Ausgaben und Auswertungen
• viele vordefinierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden
können
• Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare
• Monatsauswertungen, wie z.B. Lohnabrechnungen, neuer Lohnausweis, usw.
• Jahresauswertungen, z.B. für AHV und SUVA
• Für die Steuerbehörden, z.B. Lohnausweis, Quellensteuernachweis, usw.
• Bescheinigungen, wie Kinderzulagen, Arbeitsbescheinigung.
2

KAPITEL 1. EINFÜHRUNG
• Standardisierung des gesetzlich konformen elektronischen Datenaustausches
nach swissdec Anforderungen
jede Menge Extras
• Passwortverwaltung
• Integrierte Fehler- und Plausibilitätskontrolle für problemlose Bereinigung
fachlicher Widersprüche
• Aufgaben- und Terminverwaltung
• Makro-Assistent
• Toolboxeditor
• Netzkommunikation
Bei der Entwicklung von SelectLine Lohn wurden folgende Zielvorstellungen
realisiert:
• Komfortable Bedienmechanismen
• Hohe Flexibilität
• Sichere Handhabung
• Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen
• Unbegrenzte Mandantenfähigkeit
• Komplette Ausstattung
• Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen
• Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit
Das Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken und
Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln.
Einmal erfasste Daten können später über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet
werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch
verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen,
lassen sich viele Aktionen auf verschiedene Weise steuern - per Mausklick, über
Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per ”Drag &
Drop”.
Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe.
Die sichere Handhabung ist dadurch gewährleistetet, dass auch durch Fehlbedienungen
oder Stromausfall eine versehentliches Zerstören von Daten praktisch ausgeschlossen
ist. Die Dateien können jederzeit reorganisiert werden. Dies entbindet
den Anwender natürlich nicht von der Verpflichtung zur Datensicherung,
dafür stehen eigene Programmteile zur Verfügung.
Da das Programm auch im Hinblick auf die besonderen Bedürfnisse von Treuhändern
entwickelt wurde, ist die volle Mandantenfähigkeit eine Grundvoraussetzung.
Das Anlegen eines neuen Mandanten erfolgt sehr komfortabel.
Komfortable
Bedienmechanismen
sichere
Handhabung
Mandantenfähigkeit
3

1.3. HANDBUCH
Flexibilität
Zukunftsorientiert
Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert
werden.
Zusätzliche eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten
Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro-
Assistenten verwirklichen.
Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch
mit anderen Programmen möglich.
Mir der COM-Schnittstelle steht für Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle
zur Verfügung.
Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm.
Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen notwendige Änderungen
und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand
für den Anwender zu realisieren.
1.3 Handbuch
Das Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse in der Lohnbuchhaltung
voraus.
Hierin werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell die
Lohnbuchhaltung betreffen.
Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der
Selectline-Reihe betreffen, wird im System-Handbuch ausführlich beschrieben.
Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibungen
von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version.
Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise:
Stammdaten
Stammdaten / Personal
[Alt]
Daten
”Bearbeiten”
Menüs werden kursiv dargestellt
Hauptmenü / Untermenü
Tastaturtasten
Datenverzeichnis
Schalter in Eingabemasken
1.4 Aufbewahrung der Unterlagen
Aufbewahrungs
pflicht
Sämtliche Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen
und weitere Belege sind lückenlos während mindestens fünf Jahren
aufzubewahren. Für buchführungspflichtige Betriebe (Art. 957 OR) gilt die
zehnjährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 962 OR.
• Rekapitulation Monat
• Jahreskonti
• SUVA-Jahresabrechnung
• AHV-Abrechnung
4

KAPITEL 1. EINFÜHRUNG
• ALV-Abrechnung
Richtlinien über die gesetzlichen Bestimmungen
http://www.suva.ch/home/suvarisk/lohnaufzeichnung
Die Installation für SelectLine Lohn ist im Systemhandbuch der SelectLine
Programme ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der mitgelieferten
CD.
Installation
1.5 swissdec
1.5.1 Was ist swissdec und Informationen
Swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger
Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale
Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches
via Lohnbuchhaltungssystemen stellt swissdec Knowhow bereit, dient dem Informationsaustausch
zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, Software-
Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und
überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertifiziert die erfolgreich
geprüften Lohnprogramme. Verantwortlich für den Inhalt und den Betrieb
von swissdec ist im Auftrag der Stakeholder die Suva, welche über eine 30-jährige
Erfahrung in der Beratung und Zertifizierung von Lohnbuchhaltungen verfügt. Die
Entwicklung des XML-Standards ist die konsequente und technologische Weiterentwicklung
der in der Vergangenheit geleisteten Arbeiten.
Weitere Informationen über swissdec finden Sie unter: www.swissdec.ch
1.5.2 swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Stati
Der ursprüngliche Lohn von SelectLine wurde seinerzeit mit dem Zertifikat
• Suva geprüft
ausgezeichnet. Im Jahre 2006 fand die im Kapitel 2.1 beschriebene Reorganisation
zur Dachorganisation Swissdec statt, bei welcher aber nach wie vor, auf Grund
der langjährigen Lohnsoftware- Beratungstätigkeit, hauptsächlich die Suva im Hintergrund
steht. Da zu jenem Zeitpunkt noch keine swissdec-Zertifizierung erfolgte
und das Siegel „Suva geprüft“ nicht mehr zeitgemäss war, wurde neu folgendes
Zertifikat
• nach Suva empfohlenen Richtlinien programmiert
zugesprochen, welches bis und mit Version 10.1.9 seine Gültigkeit hat. Nach der
Anmeldung zur swissdec-Zertifizierung erhielt die Version 11 den Status
• Zertifikat geplant
und nach erfolgreichem Abschluss nun den Status
• swissdec certified
5

1.6. ERSTE SCHRITTE
1.5.3 Anforderungen und Empfehlungen Swissdec
Viele neue Felder und Funktionen wurden auf Grund von Anforderungen und Empfehlungen
seitens swissdec integriert und umgesetzt. Einige davon waren relativ
statisch und bei anderen wurde uns ein gewisser Spielraum über die Komplexität
der Umsetzung überlassen. Besonders wichtige Anpassungen wurden mit dem
swissdec Logo hervorgehoben und zusätzlich kommentiert.
Hinweis Keine Funktionserweiterungen Beachten Sie unbedingt, dass im swissdec-Lohn
keine neuen Funktionen implementiert wurden, sondern der bestehende Select-
Line-Lohn soweit erweitert wurde, um die Anforderungen abzudecken. Möglicherweise
hat sich dadurch aber doch der eine oder andere Programmwunsch erfüllt,
welcher nun durch swissdec-Vorgaben umgesetzt wurde.
1.6 Erste Schritte
Hilfe / Hilfeindex
Tipp des Tages
Vorüberlegungen
zur Arbeit mit
der
Lohnbuchhaltung
Checkliste
Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie aus
der Menüleiste über Hilfe erreichen.
Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das
Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapital. Zum Anderen haben Sie
die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im
Kontext zum Suchbegriff.
In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine
optimale Programmnutzung.
Der Einsatz von SelectLine Lohn kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen.
Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie bei einem unterjährigen Beginn ggf. Vorträge
für die korrekte Ermittlung der Sozialversicherungen und der Einkommensteuer
erfassen müssen.
Damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht
verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir
Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge:
• Mandant neu
• Mandant Einstellungen
• Firma/Betriebsstätten
• Steuerbehörden
• Pensionskassen
• Personalstammdaten
• Zahlungsart/Banken
• Schnellberechnung/Abrechnung voll
• Auswertungen
• Zahlungsverkehr
• Monatswechsel
6

2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur der Lohnbuchhaltung,
in dem Sie die einzelnen Menüs einmal öffnen.
Eine ausführliche Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig
sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, finden Sie im System-
Handbuch der SelectLine-Programme.
Über das Applikationsmenü können Sie neue Mandanten anlegen, zwischen
angelegten Mandanten wechseln sowie nutzerbezogene Programm- und Druckereinstellungen
vornehmen.
Applikationsmenü
Abbildung 2.1: Applikationsmenü
Von hier aus werden auch die Routinen zum Drucken, zur Erstellung bzw. zum
Einlesen einer Datensicherung, zur Reorganisation der Datenbanken, zur Stammdatenaktualisierung
und zur Passwortverwaltung gestartet.
Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung
sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG.
Mehr Details zum Applikationsmenü erhalten Sie im Systemhandbuch der SelectLine
Programme.
7

Mandant
Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung, hier können
Mandanten neu erstellt werden und unter Einstellungen Vorgabewerte definiert
werden.
Abbildung 2.2: Menü Mandant
Mitarbeiter
Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen
Information über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände.
Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung, sowie die windowsüblichen
Bearbeitungswerkzeuge stehen hier zur Verfügung.
Über das Menü Mitarbeiter
betreffen.
erfassen Sie alle Stammdaten die die Mitarbeiter
Abbildung 2.3:
Menü Mitarbeiter
Stammdaten
Die persönlichen Stammdaten der Mitarbeiter, sowie die Stammdaten der Zulagen
und Abzüge werden hier definiert.
Über das Menü Stammdaten werden spezielle und allgemeine Stammdaten zu Pensionskassen,
Mitarbeitergruppen, Kumulationsbasen, Bemerkungen Lohnausweis,
Banken und Kontoinhaber verwaltet.
Abbildung 2.4: Menü Stammdaten
8

KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG
Über das Menü Abrechnen erreichen Sie den Abrechnungsassistenten. Von hier
aus können Sie den Monats- und den Jahreswechsel starten. Sie können die
vergangenen Abrechnungsdaten einsehen und Vergütungsaufträge veranlassen.
Abrechnen
Abbildung 2.5: Menü Abrechnen
Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen
zur Kontrolle.
Über das Untermenü Scheine drucken Sie Jahres- oder Monatsabrechnungen SUVA
und AHV, die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter und die Lohnausweise.
Im Untermenü Journal können diverse Informationen über Löhne, Standard-Abzüge,
Grafiken und über die Quellensteuer abgerufen werden.
Im Untermenü Sonstige haben Sie die Möglichkeit eine Geburtstags- bzw. Jubiläumsliste
zu drucken.
Auswertungen
Abbildung 2.6: Menü Auswertungen
9

Eigene Daten
Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Toolbox.
Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen
Dialogen erweitert werden. Weitere Details über Eigene Daten entnehmen
Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme.
Abbildung 2.7: Eigene Daten
Schnittstellen
Über das Menü Schnittstellen können Sie z.B. die Daten aus der Lohnbuchhaltung
als Stapel für das Rechnungswesen bereitstellen. Weitere Details über Schnittstellen
entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme.
Abbildung 2.8: Menü Schnittstellen
Fenster
Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöffneten Fenster und die Anzeige
der Fensterleiste organisieren. Weitere Details entnehmen Sie dem Systemhandbuch
der SelectLine Programme.
Abbildung 2.9: Menü Fenster
10

KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG
Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen
und Tipps für das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten.
Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newsletter
- Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch.
Hilfe
Abbildung 2.10: Menü Hilfe
Unter Hilfeindex finden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen,
die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegriffe Informationen
abrufen können.
Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen finden Sie im Tipp des
Tages.
Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion
bzw. Systeminformation bereit.
Über Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm
in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen
werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein,
wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für
den SelectLine-Newsletter als auch das Öffnen der SelectLine-Homepage regeln
Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste
protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung.
Auch ein Nachrichtenaustausch (Nachricht senden) zwischen den
aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden.
Um bei Problemen ggf. schnell und effektiv mit Ihrem Fachhändler zu kommunizieren
haben Sie die Möglichkeit ein Fernwartungstool in den Programmeinstellungen
zu integrieren (Vgl. SelectLine Systemhandbuch).
Registrierung
11

3 Mandanten
3.1 Vorüberlegung
Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Banken, Steuerämter, Schriften,
Formulare und Etiketten werden zentral im Verzeichnis Daten verwaltet.
Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom
Programm mitgeliefert und während der Nutzung laufend ergänzt oder sie werden
mit der Nutzung erstellt (Passwörter).
Für die mandantenspezifischen Daten, wie Personal, Firma/Betriebsstätten etc.,
wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet.
Je Mandant wird dazu im Verzeichnis Daten ein neues Verzeichnis unter dem
Namen ’M’, ergänzt um das Mandantenkennzeichen, angelegt.
Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die
Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem
Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen
unklar erscheinen, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren.
Weitere Informationen über mandantenspezifische Daten sind im Selectline Systemhandbuch
enthalten.
Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen -Mandantenverwalten.
mandantenunabhängig
mandantenabhängig
Hinweis
3.2 Mandant anlegen
Mit Mandant Neu geben Sie einen neuen Mandanten ein. .
Mandant Neu
Abbildung 3.1: Mandant anlegen
13

3.3. MANDANT WÄHLEN
Nummer
Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Es sind neben Ziffern
und Buchstaben nur Zeichen erlaubt, die den Konventionen für gültige Dateinamen
entsprechen.
Geben Sie hier auch den Beginn der Abrechnung mit Monat und Jahr an.
3.3 Mandant wählen
Mandant wählen
Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt.
Über Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie
einen anderen Mandanten auswählen.
Abbildung 3.2: Mandant wählen
Durch betätigen des Buttons
bestehenden Mandanten.
erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit unter den
Abbildung 3.3: Mandant auswählen
14

KAPITEL 3. MANDANTEN
Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt.
Mit Mandant wechseln wechseln Sie zu einem anderen Mandanten. Es werden
alle für das Programm verfügbaren Mandanten angezeigt. Sie können jetzt einen
Mandanten per Doppelklick oder über den Schalter
auswählen. Weiterhin
können Sie mit dem Schalter evtl. nicht mehr benötigte Mandanten entfernen.
Dazu darf der zu löschende Mandant aber nicht der gerade aktive Mandant
sein.
Vorlagemandanten sind farblich grün gekennzeichnet, selbst angelegte Mandanten
hingegen schwarz.
In der SQL-Version werden Vorlagemandanten erst mit ihrem ersten Gebrauch
angelegt (Ausnahme: SQL-Auftrag)
Mandant
wechseln
3.4 Mandant bearbeiten
Mit Menüpunkt Mandant / Einstellungen werden Details und Voreinstellungen
zum Programmverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt.
Über die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten:
• Adresse
• Optionen
• AHV / ALV
• FAK
• SUVA
• UVG
• UVGZ
• KTG
• BVG
• Standards
• Standardabzüge
• Fibuexport
• Verwaltung Maskeneditor
• Freie Felder
aktuellen
Mandanten
bearbeiten
15

3.4. MANDANT BEARBEITEN
3.4.1 Adresse
Seite Adresse
An dieser Stelle werden die allgemeinen Daten, wie Adresse, Telefonnummern usw.
erfasst.
Abbildung 3.4: Mandant Adresse
3.4.1.1 Neue Felder
Ab Version 11 gibt es hier folgende neue Felder
• Nummer
• Postfach
• BUR-Nummer (Schweizerisches Betriebs- und Unternehmensregister (BUR))
• Unternehmens ID (UIDG)
3.4.2 Optionen
Seite Optionen
Über die Seite Optionen Mandant / Einstellungen / Mandanten / Optionen werden
die Daten für die Arbeitszeitberechnung - Arbeitszeit pro Tag - Arbeitstage pro
Monat - usw. eingegeben.
Geben Sie hier die Arbeitszeit pro Tag und die Arbeitstage pro Monat ein. Diese
Felder sind ausschlaggebend für die IST-Zeit in der Abrechnung.
Unter Pro-Rata-Berechnung bestimmen Sie ob diese nach
• Arbeitstagen (5 Tage pro Woche)
16

KAPITEL 3. MANDANTEN
• Wochentagen (7 Tage pro Woche), oder
• 30 Tage / Monat
berechnet werden soll.
Ist der Schalter Runden nicht aktiv wird im gesamten Programm nie gerundet. Ist
der Schalter ”auf 5 Rappen runden” aktiv rundet das gesamte Programm immer
auf 5 Rappen.
Abbildung 3.5: Mandant Optionen
Sind die Felder Ferienkontrolle und Stundenkontrolle aktiv, wird bei der Neuanlage
eines Mitarbeiters automatisch das Feld Mitarbeiter / Allgemein / Ferienkontrolle
bzw. Gleitzeitkontrolle aktiviert.
Neue Felder ab Version 11
• Swissdec Startdatum (nicht editierbar)
Dieses Datum gibt Auskunft darüber, wann der Mandant auf Swissdec aktualisiert
wurde oder (im Falle einer Neuinstallation) der Mandant zum
ersten Mal gestartet wurde oder auf wann der Abrechnungsbeginn erfolgte.
Der Wert richtet sich nach dem Datum des Mandanten und nicht nach dem
effektiven Datum gemäss Systemuhr.
• Unfall-Versicherungstyp
Neu unterteilt nach Suva oder UVG als Vorgabewert für neue Mitarbeiter
• Einstellungen der Lohnstrukturerhebung
als Vorgabewert für neue Mitarbeiter
Hinweis
17

3.4. MANDANT BEARBEITEN
Sonstige Anpassungen •
Die Pro-Rata-Berechnungs-Funktion „30 Tage / Monat“ wurde aktualisiert. Ein
Austritt am 28. Februar wird als 30 Tage gewertet (vollständiger Monat).
3.4.3 AHV / ALV
AHV Sätze sind neu unter „Mandant / Einstellungen / AHV / ALV“ zu erfassen
Der ALV Satz ist neu ebenfalls unter „Mandant / Einstellungen / AHV / ALV“
zu erfassen
ALVZ-Satz wurde neu hinzugefügt.
Abbildung 3.6: Mandanteinstellungen AHV / ALV
Beachten Sie, dass die Höchstbeträge/Freigrenzen der ALV bzw. ALVZ weiterhin
in den jeweils verwendeten Abzügen definiert werden müssen. Die in den Mandanteneinstellungen
hinterlegten Sätze übersteuern die Sätze, die in den jeweiligen
Abzügen hinterlegt wurden.
Achtung!
Ab dem Jahr 2011 gelten sowohl seitens Arbeitgeber wie Arbeitnehmer:
• ALV-Satz von 1.1%
• ALVZ Satz von 1%
• AHV-Satz von 5.15%
18

KAPITEL 3. MANDANTEN
Die Höchst- und Freigrenze des ALV-Abzuges bleiben gleich.
Für den ALVZ-Abzug sind folgende Einstellungen zu treffen:
• Höchstbetrag je Monat: 26‘250 CHF
• Freibetrag je Monat: 10‘500 CHF
Die jeweiles gültigen Ansätze entnehmen Sie http://www.ahv-iv.info/
Hinweis
3.4.4 FAK (Familienausgleichskasse)
Unter „Mandant / Einstellungen / FAK„ bietet sich die Möglichkeit diverse Mitgliedsnummern
zu erfassen, für die Versicherungslösungen der jeweiligen Kantone.
Die Mitgliedsnummer können in der Kinderzulagenauswertung, mittels entsprechenden
Verweises, ausgegeben werden.
Abbildung 3.7: Mandanteinstellungen FAK
3.4.5 SUVA und UVG
Die Daten der SUVA, bzw. des UVG Versicherers können nun unter „Mandant
/ Einstellungen“ eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweise später
ausgegeben werden. SUVA und UVG haben zwei getrennte Seiten, wodurch beide
Versicherer angegeben und verwendet werden können.
19

3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.8: Mandanteinstellungen Einstellungen SUVA
Unter „Versicherungslösungen“ werden sämtliche Sätze erfasst. Diese stehen dann
unter „Versicherung“ in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter
„Mitarbeiter / Mitarbeiter“ gesetzten Codes und den in den Mandanteneinstellungen
definierten Sätzen und Abzüge entsteht dann der UVG-Abzug des Lohnlaufes.
Unter „Mandant / Einstellungen / Optionen„ kann definiert werden, ob neu angelegte
Mitarbeiter standardmässig auf UVG oder SUVA eingestellt werden. Diese
Einstellung dient als Vorgabewert. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter natürlich auch
nachträglich umgestellt werden. Welcher Code für den Mitarbeiter verwendet wird,
ist unter „Mitarbeiter / Mitarbeiter / Versicherung“ ersichtlich.
20

KAPITEL 3. MANDANTEN
Abbildung 3.9: Mandanteinstellungen SUVA-2
3.4.6 UVGZ
Die Daten des UVGZ Versicherers (Adresse, Vertrag und Codes) können ebenfalls
unter „Mandant / Einstellungen“ eingegeben und in den Auswertungen mittels
Verweise später ausgegeben werden. Die Daten des UVG und UVGZ Versicherers
können voneinander abweichen.
Abbildung 3.10: Mandanteinstellungen UVZG
In den UVGZ Versicherungscodes wird zwischen den Geschlechtern unterschieden.
Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des
gleichen Versicherungscodes zu erfassen.
Zusätzlich kann gleich der zu verwendete UVGZ-Abzug des entsprechenden Codes
hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu
hinterlegen.
21

3.4. MANDANT BEARBEITEN
Wünschen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne
zu erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen.
In solchen Fällen empfiehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich
gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes
(Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu wahren.
Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe
zusammen.
Abbildung 3.11: Mandanteinstellungen UVZG-Versicherungscode
3.4.7 KTG
Die Daten des KTG Versicherers (Adresse, Vertrag und Codes) können unter „Mandant
/ Einstellungen“ eingegeben, und in den Auswertungen mittels Verweise später
ausgegeben werden.
22

KAPITEL 3. MANDANTEN
Abbildung 3.12: Mandanteinstellungen KTG
Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des
gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Frauen unterliegen tendenziell höheren
Sätze.
Zusätzlich kann gleich der zu verwendende KTG-Abzug des entsprechenden Codes
hinterlegt werden. Wünschen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchstoder
Mindestlöhne zu erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen.
Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. In solchen
Fällen empfiehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze
im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten)
die Übersicht zu wahren.
Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe
zusammen.
Abbildung 3.13: Mandanteinstellungen KTG Code
23

3.4. MANDANT BEARBEITEN
3.4.8 BVG
Die Daten des BVG Versicherers können nun unter „Mandant / Einstellungen“
eingegeben, und in den Auswertungen mittels Verweise später ausgegeben werden.
Abbildung 3.14: Mandanteinstellungen BVG
Unter „Versicherungslösungen“ werden sämtliche Sätze erfasst. Diese stehen dann
unter „Versicherung“ in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter
Mitarbeiter gesetzten Codes und den in den Mandanteneinstellungen definierten
Sätzen und Abzügen entsteht dann der BVG-Abzug des Lohnlaufes.
Abbildung 3.15: Mandanteinstellungen BVG
24

KAPITEL 3. MANDANTEN
3.4.9 Standards
Achtung!! Diese Maske ist eine der wichtigsten, die sich in unserem Programm
befindet. Hier definieren Sie die elementaren Angaben, wie die Basisdaten und die
Standard-Abzüge. Wenn hier falsche Basen definiert werden, hat dies Einfluss auf
sämtliche Auswertungen und auf sämtliche Abrechnungen.
Seite Standards
Abbildung 3.16: Mandanteinstellungen Einstellungen Standards
Wir bitten Sie diese Masken exakt und mit Vorsicht zu bearbeiten.
Auf der Seite stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
Standards
Basen:
• ALV-Basis 1
Weisen Sie hier die ALV-Basis 1 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis-
Nummer 2.
• AHV-Basis
Weisen Sie hier die AHV-Basis zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis-
Nummer 1.
• SUVA-Basis:
25

3.4. MANDANT BEARBEITEN
Weisen Sie hier die SUVA-Basis zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis-
Nummer 3.
Kinderzulage
• Kinderzulage:
Weisen Sie hier die übliche Standard-Zulage für die Kinder-Zulage zu. In unserer
Mustervorlage ist das die Zulagen-Nummer 3000.
Ferien
• Zuschlag:
Weisen Sie hier den Ferien-Zuschlag in % der Basis zu.
• Basis:
Wählen Sie die Basis. In unserem Beispiel ist es FB = Ferien.
• Zulage:
Wählen Sie hier die Art der Zulage aus. In unserem Beispiel ist es FGZ = Ferienzulage
per Stundenlohn.
Gratifikation
• Zuschlag:
Weisen Sie hier den Ferien-Zuschlag in % der Basis zu.
• Basis:
Wählen Sie die Basis. In unserem Beispiel ist es GB = Gratifikation.
• Zulage:
Wählen Sie hier die Art der Zulage aus. In unserem Beispiel ist es GGZ = Gratifikation
per Stundenlohn.
Quellensteuer
• Abzug Quellensteuer:
Die Lohnart 5060 Quellensteuer % ist im Vorlagemandanten bereits enthalten.
• Quellensteuer Bank:
Wählen Sie das Bankkonto ab welchem die Quellensteuer an den betreffenden Kanton
bezahlt wird.
• Quellensteuer-Abrechnungsnr.:
Fügen Sie die Quellensteuerabrechnungsnummer Ihrer Firma ein.
• Quellensteuer-Inkasso:
% Satz für das Inkasso der Quellensteuer. Zur Zeit: 4 %
26

KAPITEL 3. MANDANTEN
3.4.10 Standardabzüge
Beachten Sie nach dem Update die neuen Standardabzüge zu definieren. Da diese
in den vorangehenden Versionen nicht enthalten waren, konnten die Felder nicht
übernommen werden. Sofern Sie den neuen Kontenstamm gemäss Swissdec übernommen
haben, sollten alle benötigten Abzüge im Stamm leicht auffindbar sein.
Abbildung 3.17: Mandanteinstellungen Standardabzüge
Anmerkung:
Wenn der Update von einer Version 10.1.9 erfolgt, in welcher bereits die ALVZ-
Anpassung vorgenommen wurde, so wird jenes Feld auch übernommen!
3.4.11 Fibuexport
Unter Mandant / Einstellungen / Mandanten / Fibuexport geben Sie die erforderlichen
Einstellungen für den Export in die gewünschte Finanzbuchhaltung.
Sie haben bei Fibu-Kopplung folgende Auswahlmöglichkeiten:
• Direktexport:
Fibuexport
Fibu Kopplung
27

3.4. MANDANT BEARBEITEN
Abbildung 3.18: Mandanteinstellungen Fibuexport
Konten
Kostenstellen
Ist eine SelectLine Finanzbuchhaltung oder Sesam Rewe auf dem selben PC
oder im Netzwerk installiert, auf welche zugegriffen werden kann, können die Lohnabrechnungen
per Direktexport in die Fibu exportiert werden. Mit dem Direktexport
werden die Buchungen auf Zulässigkeit der zu übertragenden Konten und auf
den Zeitraum geprüft und ggf. mit einer Fehlermeldung abgewiesen.
• keine Direktkopplung:
Der Export in eine externe Datei ist für getrennte Datenbestände vorgesehen. Es
erfolgt keine Plausibilitätsprüfung des Zeitraums und der Konten in der Lohnabrechnung.
Ein erfolgter Export kann je Exportdatum komplett zurückgenommen
werden.
Optionen für SelectLine und Sesam Rewe Direktzugriff:
Diese Felder sind nur aktiv, wenn der Flag auf SelectLine oder Sesam Rewe
gesetzt wurde. Für einen Export ohne direkte Kopplung sind diese Felder nicht
von Bedeutung.
Unter Mandantenwahl - Benutzer - Passwort wählen Sie hier den entsprechenden
Mandanten der Fibu aus und komplettieren Sie die restlichen Felder.
Damit anhand der Lohnabrechnungen Buchungssätze für die Fibu erstellt werden
können, muss das entsprechende Konto für die Standard-Zulage bzw. Standardabzüge
hier hinterlegt werden. Falls bei den Zulagen / Abzügen kein Konto hinterlegt
wurde, wird auf dieses Konto gebucht.
Für Buchungstexte Sammelbeleg / Einzelbeleg / Auszahlung müssen die entspre-
28

KAPITEL 3. MANDANTEN
chenden Texte hinterlegt sein, damit anhand der Lohnabrechnung Buchungssätze
für die Fibu erstellt werden können. Hier können Sie getrennt für die Auszahlung
die Felder für die Texte 1 + 2 der Belege über den Button auswählen, die beim
Fibu Export als Buchungstexte verwendet werden sollen. Nach erfolgter Auswahl
markieren Sie die Zielposition unter Text 1 bzw. Text 2 und übernehmen das Feld
mit Schalter .
3.4.12 Lohnausweis
Die neue Vorgabeseite für den Lohnausweis weist die häufigsten Zusatzinformationen
bereits auf. Es ist aber weiterhin möglich zusätzliche Vorgaben für die Gehaltsnebenleistungen
zu erfassen.
Abbildung 3.19: Mandanteinstellungen Lohnausweis
3.4.13 Verwaltung Maskeneditor
Mit dem Maskeneditor können Sie die Eingabemasken der Stammdialoge und Belege
nutzer- und mandantenabhängig konfigurieren. Für Details konsultieren Sie
die Online-Hilfe oder das SelectLine Systemhandbuch.
Maskeneditor
29

3.5. ÜBERBLICK
3.4.14 Freie Felder
Freie Felder
Sie haben hier die Möglichkeit zusätzliche freie Felder zu definieren. Für Details
schauen Sie bitte im SelectLine Systemhandbuch nach.
3.5 Überblick
Unter Mandant / Überblick können Sie Notizen anlegen oder offene Termine und
beliebig viele Listen (Stammdatenlisten) auf Ihrem Bildschirm öffnen. Weitere Details
zu diesen Menüpositionen erhalten Sie im Systemhandbuch der SelectLine
Programme.
30

4 Mitarbeiter
4.1 Mitarbeiter
Die Mitarbeiterstammdaten werden über den Menüpunkt Mitarbeiter / Mitarbeiter
verwaltet.
Bei der Erfassung der Personalstammdaten werden auf mehreren Seiten Angaben
zu den Arbeitnehmern erfasst. Der Wechsel zu den einzelnen Seiten wird über eine
Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.
Der Mitarbeiterstamm gliedert sich in die Erfassung der Daten zur:
• Adresse
• Allgemein
• Versicherung
• Kinder
• Zulagen/Abzüge
• Kostenstellen/-träger
• Lohnausweis
• Neuer Lohnausweis
• History
• Text
• Notizen
4.1.1 Adresse
Im Feld ”Mitarbeiter” weisen Sie jedem Arbeitnehmer eine eindeutige Nummer
zu. Die hier eingegebene Mitarbeiternummer erscheint auf allen mitarbeiterspezifischen
Auswertungen. Bei der Neuanlage eines Arbeitnehmers wird eine Mitarbeiternummer
vom Programm vorgeschlagen, die um einen Zähler höher ist, als die
zuletzt eingegebene.
Mitarbeiter
nummer
31

4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.1: Mitarbeiter Adresse
Adresse
Tarif
Quellensteuer
Abrechnungssperre
Beschäftigungsgrad
Hinweis
AHV bzw.
Soz.-Vers.-Nr.
Hinweis
Mit Hilfe der Seite Adresse sind Angaben zur Person wie Name, Anschrift, persönliche
Daten, Beruf, Position des Arbeitnehmers usw. zu erfassen.
Definieren Sie hier den allfälligen Quellensteuertarif des Mitarbeiters. Die gesetzlichen
Regelungen betreffend Quellensteuer und die Quellensteuertarife finden Sie
auf http://www.estv.admin.ch.
Ist das Feld Abrechnungssperre aktiviert, dann kann der Mitarbeiter nicht abgerechnet
werden.
Geben Sie unter Beschäftigungsgrad den entsprechenden Prozentsatz ein.
Der Beschäftigungsgrad kann in den Lohn-Zulagen aktiviert werden. Sie haben
dafür im Zulagenstamm bei der Abrechnungsart ”Fixbetrag” ein Kontrollkästchen.
Eingabefeld für die AHV-Nummer. Soweit als möglich wird die AHV-Nummer
automatisch aus dem Namen, dem Geburtsdatum und aus dem Geschlechtscode
zusammengestellt. Die bisherige, 11-stellige AHV-Nummer wird durch die neue,
13-stellige Nummer Soz.-Vers.-Nr. ersetzt. Die alte Nummer bleibt gespeichert und
wird im AHV-Register mit der neuen verbunden. Durch diesen Wechsel gehen keine
Daten verloren.
Ab Version V11 wurden folgende neue Felder eingefügt:
• Postfach
• Staatsangehörigkeit
• Alleinerziehend
32

KAPITEL 4. MITARBEITER
Im Gegensatz zu den Daten des Mandanten und Versicherungen wird hier von
swissdec keine Aufteilung zwischen Strasse und Nummer gefordert.
Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit und der Empfehlung von swissdec Wiedereintritte
über ein- und dieselbe Personalnummer abzuhandeln, wurde diese Möglichkeit
eingebaut. Falls ein Mitarbeiter austritt und später neu von der Firma
angestellt wird, kann der Wiedereintritt innerhalb derselben Mitarbeiternummer
festgehalten werden. Es gibt keine fixe Anzahl von Wiedereintritten und –austritten
und diese werden zum jetzigen Zeitpunkt auch nicht mit einer Zeitachse geführt.
Wiedereintritts
möglichkeit
werden die folgende Daten des Mitarbeiters ge-
Mit dem Befehlsschalter
prüft:
Prüfen
• Ist ein Eintrittsdatum vorhanden
• Wenn ein Austrittsdatum vorhanden ist, wird geprüft ob dieses grösser als
das Eintrittsdatum ist
• Stimmen die Zulagen und die Abzüge mit den Kinderzulagen, SUVA-, AHVund
mit dem ALV-Code überein.
• Ist die Versicherungs-Nummer bzw. AHV-Nummer anhand des Namens,
Geschlechts und des Geburtsdatums richtig eingegeben.
Mit erhalten Sie eine Übersicht des Lohnkontos des Mitarbeiters. Sie
können dieses ausdrucken oder am Bildschirm anschauen.
Übersicht
Lohnkonto
4.1.2 Allgemein
Unter Mitarbeiter / Allgemein
stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
Allgemein
33

4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.2: Mitarbeiter Allgemein
Pensionskasse
Kinder
minderjährig
Ferienkontrolle
Gleitzeitkontrolle
Ferienzuschlag
Gratifikations
Zuschlag
Unter Pensionskasse weisen Sie dem Mitarbeiter die entsprechende Pensionskasse
zu. Unter AG-Abzugsgruppe sind die Abzüge definiert, die durch den Arbeitgeber
zu tragen sind.
Geben Sie hier die Anzahl der minderjährigen Kinder des Mitarbeiters ein. Die Anzahl
der minderjährigen Kinder hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Zulagen.
Hat ein Mitarbeiter hier z.B. 2 minderjährige Kinder eingetragen, dann muss dem
Mitarbeiter bei der Abrechnung eine Kinderzulage mit der Anzahl Kinder 2 zugewiesen
werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes
können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen.
Ist das Feld Ferienkontrolle aktiviert, dann findet bei diesem Mitarbeiter eine Ferienkontrolle
statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, dann wird diese
Option von den Einstellungen automatisch übernommen. Geben Sie unter Ferien
Total und unter Ferien bezogen die entsprechenden Daten ein. Dieser Saldo wird
dann fortlaufend immer berechnet.
Ist das Feld Gleitzeitkontrolle aktiviert, dann findet bei diesem Mitarbeiter eine
Gleitzeitkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, dann wird diese
Option von den Einstellungen automatisch übernommen. Unter Vortrag geben Sie
die entsprechenden Daten ein. Dieser Saldo wird dann fortlaufend immer berechnet.
Falls allfällige Ferienguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist
dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag
automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.
Falls allfällige Gratifikationsguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden,
ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser
Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.
34

KAPITEL 4. MITARBEITER
Unter Lohnauszahlung definieren Sie wie und auf welches Konto Sie den Lohn des
Mitarbeiters auszahlen wollen. Geben Sie die entsprechenden Daten, wie Konto-
Nr., an welche Bank usw. an. Unter Interne Bank geben Sie an wie die Zahlung
an den Mitarbeiter erfolgt, per Bank, Bar, usw.
Lohnauszahlung
4.1.2.1 Zahlungen an Dritte
Falls Beträge nicht direkt an den Mitarbeiter sondern an Dritte ausbezahlt werden
sollen, werden diese hier definiert.
Zahlung an
Dritte
Abbildung 4.3: Mitarbeiter Zahlung an Dritte
4.1.3 Versicherungen
Neu sind die Versicherungscodes nicht mehr unter „Mitarbeiter / Allgemein“, sondern
unter „Mitarbeiter / Versicherung“ wiederzufinden. Ein Ändern der Versicherungscodes
löst eine Prüfroutine der Abzüge aus. Wird beispielsweise der AHV
Code geändert, wird man gefragt ob gleich der alte Abzug gelöscht, und mit denjenigen
des neuen Codes ersetzt werden soll. Die entsprechenden Versicherungscodes
finden Sie unter „Mandant / Einstellungen“ und der entsprechenden Seite.
35

4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.4: Mitarbeiter Versicherungen
4.1.3.1 AHV Code
AHV-Code
Diese Codes unterliegen einer Plausibilitätsprüfung im Zusammenhang mit dem
eingestellten Alter des Mitarbeiters. Sollte ein Mitarbeiter aufgrund einer Ausnahmeregelung
nicht AHV-pflichtig sein, kann die Überprüfung mittels Flag „Sonderfall
AHV / ALV“ deaktiviert werden.
Mit dem Auswahlfeld AHV-Code weisen Sie den entsprechenden AHV-Code zu. Die
AHV-Beitragspflicht beginnt in der Regel mit dem Jahre der Vollendung des 17.
Altersjahres. Im AHV-Rentenalter müssen nur von jenem Teil des Lohnes AHV-
Beiträge entrichtet werden, der den AHV-Freibetrag pro Monat übersteigt. Die
AHV-Beitragspflicht kann von der Versicherten-Nummer (AHV-Nummer) oder
dem Geburtsdatum und einem AHV-Code abgeleitet werden.
In der obligatorischen Unfallversicherung besteht für die Prämienpflicht keine Altersgrenze,
deshalb ist hier kein Freibetrag auszuscheiden.
Für den AHV-Code können die folgenden Werte verwendet werden:
• 0 nicht AHV-pflichtig (Jugendliche, Sonderfälle)
• 1 AHV-pflichtig mit AHV-Abzug
• 2 AHV-pflichtig ohne AHV-Abzug
• 3 Rentner mit AHV Abzug
• 4 Rentner ohne AHV-Abzug
36

KAPITEL 4. MITARBEITER
Der AHV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der AHV-
Code mit der Zahl ”1” versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung
ein AHV-Abzug zugewiesen werden oder wenn der AHV-Code mit der Zahl ”4”
versehen ist, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein AHV-Abzug
Rentner zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand
des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Falls allfällige Ferienguthaben
in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist dieser hier einzugeben.
Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag automatisch mit der
nächsten Lohnzahlung ausbezahlt.
Ferienzuschlag
4.1.3.2 ALV Code
Mit dem Auswahlfeld ALV-Code können Sie den entsprechenden ALV-Code zuweisen.
Der Beginn der Beitragspflicht ist wie bei der AHV geregelt. Damen und
Herren, die ein gewisses Alter vollendet haben sind von der Beitragspflicht ausgenommen.
ALV-Code
Für den ALV-Code können die folgenden Werte verwendet werden:
• 0 nicht ALV-pflichtig (Jugendliche, AHV-Rentner, Sonderfälle)
• 1 ALV-pflichtig mit ALV-Abzug
• 2 ALV-pflichtig ohne ALV-Abzug
Der ALV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der ALV-
Code mit der Zahl ”1” versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung
ein ALV-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann.
Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen.
4.1.3.3 FAK
Diese dient der späteren Ausgabe in Belegen (Auswertungen / Kinderzulagen).
4.1.3.4 SUVA / UVG
Wählen Sie hier den entsprechenden Unfallversicherer.
4.1.3.5 SUVA / UVG Codes
Wählen Sie hier den entsprechenden Versicherungscode aus.
Mit dem SUVA-Code können Sie den entsprechenden SUVA-Code zuweisen. Mit
dem zweistelligen SUVA-Code wird angegeben, in welchem Betriebsteil der Mitarbeiter
beschäftigt ist. Im Weiteren kann dem Code entnommen werden, ob dieser
Mitarbeiter nur gegen Berufsunfälle (BU) oder auch gegen Nichtbetriebsunfälle
(NBU) versichert ist und ob ein NBU-Abzug vorgenommen wird.
SUVA-Code
Aufbau SUVA-Code:
37

4.1. MITARBEITER
• 1. Stelle = Betriebsteil, möglich sind die Buchstaben A - Z
• 2. Stelle = Versicherungsumfang und Abzug
– 0 = nicht SUVA-versichert
∗ 1 = BU- und NBU-versichert, mit NBU-Abzug
∗ 2 = BU- und NBU-versichert, ohne NBU-Abzug
∗ 3 = nur BU-versichert, deshalb kein NBU-Abzug (für Arbeitnehmer
mit wöchentlicher Arbeitszeit unter 12 Stunden)
Der SUVA-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der SUVA-
Code an der 2. Stelle mit dem Code ”1” versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei
der Abrechnung ein NBU-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter
abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen
lassen.
4.1.3.6 UVGZ Code 1 & 2
Ob der Code unter 1 oder 2 ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden
gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene UVGZ-Codes
gewählt werden.
4.1.3.7 KTG Code 1 & 2
Ob der Code unter 1 oder 2 ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden
gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene KTG-Codes
gewählt werden.
4.1.3.8 BVG-Code
Der BVG-Abzug ist standardmässig auf Fixbetrag gesetzt, aufgrund der immensen
Anzahl verschiedener BVG-Lösungen. Der korrekte Code ist aber weiterhin auch
für Fixbetrag-Abzüge zu erfassen. Er kann in Auswertungen benutzt werden.
38

KAPITEL 4. MITARBEITER
4.1.4 Kinder
Abbildung 4.5: Mitarbeiter Kinder
Hier werden die erforderlichen Daten über die Kinder des Mitarbeiters, mit Namen,
Vornamen und Geburtsdatum aufgeführt. Unter Spalte Berechtigt bis wird das
Ende für die Zahlung der Kinderzulage festgehalten.
Kinder
4.1.5 Zulagen / Abzüge
Lohnzulagen und Lohnabzüge, wie z.B. Monatslohn, Stundenlohn, fixe Spesen,
AHV-Abzüge, ALV-Abzüge, usw. eines Mitarbeiters können in dieser Eingabemaske
festgelegt werden.
Zulagen Abzüge
Pro Mitarbeiter können unbegrenzt viele Zulagen und unbegrenzt viele Abzüge
definiert werden.
39

4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.6: Mitarbeiter Zulagen + Abzüge
4.1.5.1 Zulagen
Abbildung 4.7: Mitarbeiter Zulagen
Zulagen
Der Schalter
oder die rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das Dialogfeld.
Anlegen bzw. Zuweisen der Zulagen:
40

KAPITEL 4. MITARBEITER
Mit können Sie dem Mitarbeiter die Zulagen zuweisen. Wählen Sie die entsprechenden
Zulagen aus der Tabelle Stammdaten / Abzüge aus und ergänzen Sie
die erforderlichen Daten.
Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Fixbetrag” oder ”Prozent vom Fixbetrag” definiert wurde.
Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit
”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage
mit ”Prozent von Fixbetrag” definiert wurde.
Betrag
Menge
Ansatz
Faktor
Prozente
Mit Zulagen als Standard speichern können Sie alle zugewiesenen Zulagen in einen
Standard-Speicher laden. Dies hat den Vorteil, dass wenn Sie z.B. 30 Mitarbeiter
erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Zulagen erhalten, diese einmal
erfassen, in den Standard laden und bei jedem Mitarbeiter den Standard mit
Zulagen vom Standard laden hineinladen.
Zulagen mit Stammdaten aktualisieren: Wenn Sie z.B. in den Zulagen oder in den
Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren
wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen
gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann
betätigen Sie Befehlsschalter "Mitarbeiterstamm aktualisieren" in den Stammdaten
/ Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen.
Standard
speichern
Zulagen
aktualisieren
41

4.1. MITARBEITER
4.1.5.2 Abzüge
Abbildung 4.8: Mitarbeiter Abzüge
Der Schalter
oder die rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das Dialogfeld.
Pflichtabzüge
einfügen
Abzüge
Betrag
Menge
Mit Pflichtabzüge einfügen
• AHV-Abzug anhand des AHV-Codes
werden die Pflichtabzüge automatisch eingefügt.
• AHV-Abzug für Rentner anhand des AHV-Codes
• ALV-Abzug anhand des ALV-Codes
• SUVA- bzw. NBU-Abzug anhand des SUVA-Codes
• etc.
Anlegen bzw. Zuweisen der Abzüge:
Mit können Sie dem Mitarbeiter die Abzüge zuweisen. Wählen Sie die
entsprechenden Zulagen aus der Tabelle Stammdaten / Abzügen aus und ergänzen
Sie die erforderlichen Daten.
Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges
mit ”Fixbetrag” oder ”Prozent vom Fixbetrag” definiert wurde.
Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit
”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
42

KAPITEL 4. MITARBEITER
Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges
mit ”Menge * Ansatz” oder ”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit
”Menge * Ansatz * Faktor” definiert wurde.
Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges
mit ”Prozent von Fixbetrag” definiert wurde.
Ansatz
Faktor
Prozente
Mit Abzüge als Standard speichern können Sie alle zugewiesenen Zulagen in einen
Standard-Speicher laden. Dies hat den Vorteil, dass wenn Sie z.B. 30 Mitarbeiter
erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Abzüge erfahren, diese einmal
erfassen, in den Standard laden und bei jedem Mitarbeiter den Standard mit Abzüge
vom Standard laden hineinladen.
Abzüge mit Stammdaten aktualisieren: Wenn Sie z.B. in den Zulagen oder in den
Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren
wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen
gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann
betätigen Sie Befehlsschalter "Mitarbeiterstamm aktualisieren" in den Stammdaten
/ Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen.
Standard
speichern
Abzüge
aktualisieren
4.1.5.3 Kostenstellen/-träger
In der Eingabemaske ”Kostenstellen/-träger” in den Mitarbeiter-Stammdaten können
Sie jede Lohnzulage und jeden Lohnabzug nach Kostenstellen aufteilen.
43

4.1. MITARBEITER
Abbildung 4.9: Kostenstellen/-träger
Auflistung der zugewiesenen Lohnabzüge und Lohnzulagen. Unter Kostenstellen/-
träger können Sie die entsprechenden Zulagen bzw. Abzüge nach Prozenten und/oder
Betrag aufteilen. Rechts neben den Grids sehen Sie jeweils den Betrag welcher gesamt
zu verteilen ist, und den Restbetrag, welcher auf die Kostenstelle Allgemein
gebucht wird.
44

KAPITEL 4. MITARBEITER
4.1.6 Lohnausweis
4.1.6.1 Allgemeine Information zu Lohnausweis
Abbildung 4.10: Lohnausweis
Abbildung 4.11: neuer Lohnausweis
45

4.1. MITARBEITER
Hinweis
Neue Felder ab V11
Generell neu wurde der neue Lohnausweis hinzugefügt. Bis an hin konnten die
zusätzlich zum alten Lohnausweis benötigten Felder („Reise, Verpflg. . . und Bemerkungen
Zeile 15) für den neuen Lohnausweis hinterlegt werden. Unter „Neuer
Lohnausweis“ wurden diverse Standard-Fälle vordefiniert, und es können Bemerkungen
sowie die Gehaltsnebenleistungen beschrieben werden. Diese werden im
jährlichen Lohnausweis der entsprechenden Mitarbeiter ausgegeben.
Vorgaben aus Mandant überschreiben
Das Aktivieren dieser Checkbox öffnet folgende Felder, welche dann individuell für
diesen Mitarbeiter angepasst werden können. Ansonsten bleiben diese ausgegraut
und werden aus „Mandant / Einstellungen / Lohnausweis“ übernommen.
Abbildung 4.12: neuer Lohnausweis Vorgaben ersetzen
Lohnausweis
Informationen
ESTV neuer
Lohnausweis
Lohnbeiträge an
AHV-IV-EO
In dieser Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit die Auszahlung des Lohnes
zu definieren und die restlichen Felder, welche Sie für den Lohnausweis Formular
605.040.18 Form. 11 benötigen, einzutragen. Jede Beschreibung enthält immer
noch einen Text auf dem Formular ”Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises
Formular 11”. Detaillierte Angaben zum neuen Lohnausweis finden Sie unter
Vorlagen / Hilfen / Ausfüllen neuer Lohnausweis oder unter den u.a. Links:
http://www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm.
605.040.18.2d Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
Unter diesem Link sind die Eckdaten für die Deklaration der Lohnelemente aufgeführt.
http://ww.ahv.ch/Home-D/allgemeines/MEMENTOS/2.01_D.pdf
Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO
4.1.6.2 Ausfüllen des Lohnausweises
Mitarbeiter Auswahl der Mitarbeiter mit oder Eingabe der Mitarbeiternummer.
Arbeitsort Eingabefeld für den Arbeitsort des Mitarbeiters. Diese Angabe ist bei Arbeitgebern
mit mehreren Betrieben oder Betriebsstätte erforderlich, damit die Steuerbehörde
46

KAPITEL 4. MITARBEITER
beurteilen kann, ob und welche Abzüge für Fahrtkosten gerechtfertigt sind. Bei
Wechsel des Arbeitsortes im Laufe des Jahres ist der Arbeitsort am Ende der
bescheinigten Lohnperiode einzusetzen. In Betracht kommt nur der ständige Arbeitsort;
wechselt der Arbeitsort häufig (z.B. bei einem Bauarbeiter), so ist er nicht
anzugeben.
Für das Lohnausweisformular 605.040.18 11 ist das Feld Abteilung fakultativ. Es
dient in erster Linie dem Arbeitgeber für das Aufteilen der Lohnausweise am Arbeitsplatz,
erleichtert aber auch die Identifizierung bei Rückfragen.
Die Schichtarbeit bildet einen Bestandteil des Lohnes und ist im Sinne von Ziffer
1 des Lohnausweises anzugeben. Geben Sie hier die Anzahl der Schicht- oder
Nachtarbeits-Tage, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein.
Die Bescheinigung der Schichttage ist Voraussetzung dafür, dass der Arbeitnehmer
in seiner Steuererklärung den Schichtarbeitsabzug vornehmen kann. Anzugeben
ist die Zahl der Tage mit durchgehender, mindestens achtstündiger Schicht- oder
Nachtarbeit.
Mit dem Auswahlfeld Naturalleistungen Code geben Sie die entsprechenden Informationen
zu Naturalleistungen ein.
Die für die Bewertung von Verpflegung und Unterkunft in der Regel massgebenden
Ansätze sind aus den Unterlagen der kantonalen Steuerverwaltung oder der Eidg.
Steuerverwaltung ersichtlich.
http://www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
605.040.59d Merkblatt N2/2007 Naturalbezüge von Arbeitnehmenden
Geben Sie hier die Anzahl der Tage mit Lohnausfall ein. Diese sind nur anzugeben,
wenn die entsprechenden Erwerbsausfallentschädigungen nicht durch den
Arbeitgeber ausbezahlt werden und deshalb nicht im Brutto des Lohnes enthalten
sind.
Hier können Sie den Trinkgelder Code des Mitarbeiters eingeben.
• Code A = vom Arbeitgeber ausbezahlt
• Code B = geschätzt
Bei Trinkgeldern gilt dieselbe Regelung wie bei der AHV. Trinkgelder müssen (nur)
dann angegeben werden, wenn sie einen wesentlichen Teil des Lohnes ausmachen.
Sie sind dann unter Ziffer 7. Andere Leistungen des Lohnausweises aufzuführen.
Geben Sie hier die Anzahl der Reisetage ein.
Unter Andere Spesen besteht ein Eingabefeld für weitere nicht speziell aufgeführte
Spesen.
Das Feld Geschäftsauto ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto
zur Verfügung steht. Siehe Definition in Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises
ESTV. Durch Eingabe über Zulagen ist der effektive Wert anzugeben,
der dem Arbeitnehmer zufliesst, dadurch dass er einen Geschäftswagen auch privat
benutzen darf. Falls der Geschäftswagen, nicht privat, jedoch für den Arbeitsweg
benutzt werden kann, ist in allen Fällen im Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche
Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen.
Abteilung
Schichtarbeit
Naturalleistungen
Code
Hinweis
Lohnausfall
Trinkgelder Code
Hinweis
Reisetage
Andere Spesen
Geschäftsauto
47

4.1. MITARBEITER
Abonnement
bezahlt
unentgeltliche
Beförderung (F)
Beitrag an die
Kostenmahlzeiten
Dieses Feld ist dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber
bezahltes Abonnement zur Verfügung gestellt wird, ohne dass eine geschäftliche
Notwendigkeit besteht. Das Generalabonnement ist als Zulage zum Marktwert unter
Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Die Vergütung eines Halbtaxabonnements
muss nicht bescheinigt werden.
Das Feld unentgeltliche Beförderung (F) ist dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer
keine Kosten für den Arbeitsweg entstehen, durch
• das zur Verfügungstellen eines Geschäftswagens, siehe auch Erklärung zu
Geschäftsauto
• Beförderung zum Arbeitsort mittels Sammeltransport
• Vergütung der effektiven Autokilometer
• das zur Verfügungstellen eines Generalabonnements
Alle Beiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort (z.B. Mittagszulagen)
sind durch Ankreuzen zu kennzeichnen. Die Abgabe von Lunch-Checks ist bis zur
von der AHV festgelegten Limite (siehe Link AHV Lohnbeiträge) mit einem Kreuz
im Feld G des Lohnausweises zu deklarieren; darüber hinausgehende Beiträge sind
zusätzlich zum Lohn im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises zu addieren.
Kantinenverpflegung Für den Fall der Kantinenverpflegung ist Feld G des Lohnausweises zu aktivieren.
Einstellungen Einstellungen neuer Lohnausweis
neuer Das Feld ”Reise, Verpflegung, Übernachtung (13.1.1) ist zu aktivieren, wenn u.a.
Lohnausweis folgende Vorgaben eingehalten werden:
Bemerkungen
Zeile 15
• Uebernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
• Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht
in der Regel einem Wert von maximal CHF 35 bzw. die Pauschale
für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30.
• Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Orignalquittung
abgerechnet
• Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug, usw.) erfolgt
gegen Beleg
• Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden maximal 70 Rappen
pro Kilometer vergütet.
• Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale
von maximal CHF 20.– vergütet.
Die detaillierten bzw. aktuellen Angaben hierzu finden Sie unter:
http:www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
Ziffer 13. Spesenvergütung RZ 52
Unter Ziffer 15 sind alle zusätzlichen Angaben zu machen, die nicht in einem der
anderen Felder eingetragen werden. Die detaillierten Angaben hierzu finden Sie
unter
48

KAPITEL 4. MITARBEITER
http:www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
Ziffer 13. Spesenvergütung RZ 63 - 71
4.1.7 Statistik
Ebenfalls neu implementiert wurde die Seite „Statistik“. Diese vorgegeben statischen
Daten wie
Abbildung 4.13: Lohndetails Statistik
• Zuteilung (Lehrling oder Praktikant oder LEER)
• Aufenthaltsart
• Ausbildung
• Anforderungsniveau
• Stellung im Beruf
• effektive Tätigkeit
• wöchentliche Arbeitszeit (Art)
• Lohnform
werden rein zu statistischen Zwecken vom Bundesamt für Statistik zur Lohnstrukturerhebung
benötigt. Lediglich im Zahlenfeld „wöchentl. Arbeitszeit“ kann ein
dynamischer Wert erfasst werden. Die anderen Felder sind mittels den vorgegebenen
Werten aus dem entsprechenden Drop-Down-Menü auszuwählen.
49

4.1. MITARBEITER
4.1.8 History
Abbildung 4.14: Lohndetails History
Informationsmaske
Lohndetails
Hier können Sie die Informationen über die geleisteten Zahlungen an einzelne Mitarbeiter
im SelectLine Lohn nachschlagen.
50

KAPITEL 4. MITARBEITER
4.1.9 Text
Abbildung 4.15: Lohnausweis
Abbildung 4.16: Text pro Mitarbeiter
Individuelle Bemerkungen zum einzelnen Mitarbeiter inklusive Bild.
Indiv.
Bemerkungen pro
Mitarbeiter
51

4.2. LOHNARTEN
4.1.10 Notizen
Abbildung 4.17: Notizen pro Mitarbeiter
Notizen pro
Mitarbeiter
Eingabe von Aufgaben und Notizen mit der Möglichkeit der terminlichen Wiedervorlage
und Überwachung pro Mitarbeiter.
4.2 Lohnarten
4.2.1 Zulagen
Lohnzulagen
Definieren Sie unter Mitarbeiter / Lohnarten / Zulagen Ihre
Anzahl der Lohnzulagen ist unbegrenzt.
Lohnzulagen. Die
52

KAPITEL 4. MITARBEITER
Abbildung 4.18: Lohnzulagen
Eingabe der Lohn-Zulagen-Nummer. Wenn Sie eine neue Zulage erstellen, schlägt
Ihnen das Programm hier die nächst höhere Nummer vor.
Die Gruppe Daten für Abrechnungsart wird automatisch angepasst durch eine Änderung
der Abrechnungsart.
Die Zulage wird mit einem Fixbetrag definiert, z.B. dem Bruttolohn.
Die Zulage wird mit einer Menge * einem Ansatz definiert, z.B. Kinderzulage = 2
Kinder * CHF 150.–
Die Zulage wird mit einer Menge * einem Ansatz * einem Faktor definiert.
Die Zulage wird mit einem Prozentsatz von einem Fixbetrag definiert, z.B. bei der
Umsatzbeteiligung 2 % von 1’000’000.–
Weisen Sie hier die Kumulations-Basen der Lohnzulage zu.
Daten für
Abrechnungsart
Fixbetrag
Menge * Ansatz
Menge * Ansatz
* Faktor
Prozent von
Fixbetrag
Kumulieren auf
Basis
53

4.2. LOHNARTEN
Abbildung 4.19: Kumulieren auf Basis
Beispiel
Die Lohnzulage 100 = Lohn & Gehalt gehört folgenden Kumulationsbasen an:
1. AHV-Basis
2. ALV-Basis
3. UVG-Basis
4. BVG-Basis
5. Quellensteuer
6. KTG-Basis
7. ALVZ-Basis
4.2.1.1 Daten für die Abrechnungsarten
Fixbetrag
Beschäftigungsgrad
aktiv
Geben Sie hier den Fix-Betrag der Lohnzulage als Vorschlagswert ein. Beispiel:
Gehalt, Bruttolohn, etc.
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ” Beschäfigungsgrad aktiv”. Ist dieses
Kästchen aktiviert, dann wird der Fixbetrag anhand des Beschäftigungsgrades
angepasst. D.h. wenn der Fixbetrag 4’000.– und der Beschäftigungsgrad in
54

KAPITEL 4. MITARBEITER
den Stammdaten Mitarbeiter / Adresse 50 beträgt, dann wird der Betrag bei der
Lohnabrechnung um 50% gekürzt.
Geben Sie hier die Menge und den Ansatz der Lohnzulage als Vorschlagswert ein.
Beispiel: Kinderzulage. Ansatz = 2 (2 Kinder), Menge = 150 (CHF 150.–)
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Menge = IST-Arbeitszeit”. Ist dieses
Kästchen aktiviert, d.h. mit einem Häkchen versehen, dann wird die Menge mit
der Anzahl Stunden der eingegebenen IST-Zeit verrechnet.
Menge * Ansatz
Geben Sie die Menge, den Ansatz und den Faktor der Lohnzulage als Vorschlagswert
ein.
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Menge = IST-Arbeitszeit”. Ist dieses
Kästchen aktiviert, d.h. mit einem Häkchen versehen, dann wird die Menge mit
der Anzahl Stunden der eingegebenen IST-Zeit verrechnet.
Menge * Ansatz
* Faktor
55

4.2. LOHNARTEN
Prozent von
Fixbetrag
Geben Sie hier den Prozentsatz und den Betrag der Lohnzulage als Vorschlagswert
ein. Beispiel: Umsatzbeteiligung 2% von 1’000’000.–
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”Beschäftigungsgrad aktiv”. Ist dieses
Kästchen aktiviert, dann wird der Fixbetrag anhand des Beschäftigungsgrades
angepasst., d.h. wenn der Fixbetrag 4’000.– und der Beschäftigungsgrad in
den Stammdaten Mitarbeiter / Adresse 50 beträgt, dann wird der Betrag bei der
Lohnabrechnung um 50% gekürzt.
4.2.1.2 weitere Eingaben
Abrechnungsmonate Kreuzen Sie hier je Zulagenart an, in welchen Monaten die Zulage aktiv sein soll
und somit berücksichtigt wird. Beispiel: Für den Brutto Lohn muss Jan. - Dez.
angekreuzt werden. Für den 13. Monatslohn bzw. andere Zulagen muss der jeweilige
Monat angekreuzt werden.
Angaben für den
Lohnausweis
pro Rata
Monat
Jahr
Nullbeträge
drucken
Berechnungs
grundlage
angeben
Bruttolohnbestandteil aktiviert, dann ist diese Lohnzulage Bestandteil des Bruttolohns.
Dieses Feld ist ausschlaggebend für den Lohnausweis. Unter Neuer Lohnausweis
auf Feld kennzeichnen Sie in welchem Feld des Lohnausweises diese Zulage
ausgewiesen werden soll.
Bei nein erfolgt keine Pro-Rata Berechnung, auch wenn ein Mitarbeiter unter dem
Monat eingetreten ist, muss dies von Hand berechnet werden.
Wenn ein Mitarbeiter unter dem Monat eingetreten ist, dann wird bei aktivem
Schalter, der Lohn Pro-Rata temporis berechnet. Beispiel: Herr Müller tritt am
15. Januar 09 in die Firma ein und erhält einen Bruttolohn von CHF 4’000.–.
Somit berechnet das Programm automatisch den Lohn für den halben Monat.
Wenn ein Mitarbeiter unter dem Jahr eingetreten ist, dann wird bei aktivem Schalter,
der 13. Monatslohn Pro Rata temporis berechnet.
Bei aktivem Schalter wird die Zulage immer gedruckt, auch wenn der Betrag Null
ist.
Sobald eine Berechnungsgrundlage, wie z.B. Basis vorhanden ist, wird diese auf
der Lohnabrechnung mit ausgedruckt. Beispiel:
Berechnungsgrundlage angeben:
56

KAPITEL 4. MITARBEITER
Umsatzbeteiligung 100’000 2 % 2’000
Berechnungsgrundlage nicht angeben:
Umsatzbeteiligung 2 % 2’000
Hier geben Sie die Fibukonten ein. Ist das Feld
nur diese Zulage nicht in die Fibu exportiert.
aktiviert, wird
Fibukonten
4.2.2 Abzüge
Definieren Sie unter Mitarbeiter / Lohnarten / Abzüge Ihre Lohnabzüge. Die Anzahl
der Lohnabzüge ist unbegrenzt.
Lohnabzüge
Abbildung 4.20:
Lohnabzüge
Geben Sie unter Abzug und Bezeichnung die entsprechenden Daten ein.
Diese Position ist zu aktivieren, falls es sich hier um einen Abzug handelt, der
durch den Arbeitgeber zu tragen ist.
Geben Sie hier den Höchstbetrag des jeweiligen Lohnabzuges pro Monat ein. Beispiel:
Zur Zeit für die ALV 10’500.00
Geben Sie hier den Freibetrag des jeweiligen Lohnabzuges pro Monat ein. Beispiel:
Zur Zeit für die AHV Rentner 1’400.00
AG-Abzug
Höchstbetrag pro
Monat
Freibetrag pro
Monat
57

4.2. LOHNARTEN
Fixbetrag
Der Abzug wird mit einem Fixbetrag defi-
Gruppe Abrechnungsart der Abzüge
niert, z.B. Pensionskasse.
Menge * Ansatz
Der Abzug wird mit einer Menge * einem Ansatz definiert.
Menge * Ansatz
* Faktor
Prozent von
Fixbetrag
Prozent von
Basis (BVG)
Der Abzug wird mit einer Menge * einem Ansatz * einem Faktor definiert.
Der Abzug wird mit einem Prozentsatz vom Fixbetrag definiert.
Der Abzug wird mit einem Prozentsatz von einer Basis definiert z.B. AHV 5.05 %
von der AHV-Basis.
Fixbetrag
Daten für die Abrechnungsart
als Vorschlagswert ein.
Geben Sie hier den Fix-Betrag des Lohnabzuges
Menge * Ansatz
Geben Sie hier die Menge und den Ansatz des Lohnabzuges ein.
Menge * Ansatz
* Faktor
Prozent von
Fixbetrag
Geben Sie hier die Menge, den Ansatz und den Faktor des Lohnabzuges ein.
Geben Sie hier den Prozentsatz und den Betrag des Lohnabzuges als Vorschlagswert
ein.
Prozent von
Basis (BVG)
Geben Sie hier den Prozentsatz und die Basis des Lohnabzuges als Vorschlagswert
ein.
Kumuliert Basis
Zusätzlich erscheint hier das Kontrollkästchen ”kumuliert Basis”. Ist das Kästchen
aktiviert, heisst dies, dies ist der Basen-typische Abzug.
Beispiel:
58

KAPITEL 4. MITARBEITER
Abbildung 4.21:
Abzüge Abrechnungsart AHV
Abzug AHV: Daten der Abrechnungsart Prozent 5.05 und Basis AHV. Der Lohnabzug
AHV ist der basentypische Abzug. Dieser Abzug wird auf die AHV-Basis
kumuliert. Anhand des AHV-Codes wird dieser Abzug geprüft. Wenn der AHV-
Abzug 1 ist, dann muss ein Abzug auf der AHV-Basis und mit dem aktiven Kontrollkästchen
dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen sein. Dem Mitarbeiter
darf aber nur eine von diesen Abzügen pro Abrechnung zugewiesen sein.
Kreuzen Sie hier an, für welche Monate der Abzug aktiviert sein soll und somit
berücksichtigt wird.
Abrechnungsmonate
Hier geben Sie die Fibukonten ein. Ist das Feld
nur dieser Abzug nicht in die Fibu exportiert.
aktiviert, wird
Fibukonten
Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des alten Lohnausweises dieser ausgewiesen
werden soll.
Kennzeichnen Sie hier, in welchem Feld des Lohnausweises dieser Abzug ausgewiesen
werden soll.
http://www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
Angaben für
Lohnausweis
Neuer
Lohnausweis auf
Feld
605.040.18.1d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
59

4.2. LOHNARTEN
4.2.3 AG-Abzugsgruppen
Abbildung 4.22:
AG Abzugsgruppen
Definieren Sie unter Mitarbeiter / Lohnarten / AG-Abzugsgruppen die durch den
Arbeitgeber abzuführenden Abzüge.
60

5 Stammdaten
5.1 Konstanten
5.1.1 Pensionskasse
Erstellen Sie unter Stammdaten / Konstanten / Pensionskassen die benötigten
Penionskassendaten.
Abbildung 5.1:
Pensionskassen
Eingabefelder für die Pensionskassen Nummer, Bezeichnung und Versicherungsnummer.
Pensionskasse
5.1.2 Kantone / Kinderzulagen
Unter Stammdaten / Konstanten / Kantone/Kinderzulagen erfassen Sie für die
jeweiligen Kantone die entsprechenden Kinderzulagen.
Kinderzulagen
61

5.1. KONSTANTEN
Abbildung 5.2:
Kinderzulagen
5.1.3 Mitarbeitergruppen
Mitarbeitergruppen
Hier Stammdaten / Konstanten / Mitarbeitergruppen erfassen Sie die Mitarbeitergruppen
für Ihre Firma.
Abbildung 5.3:
Mitarbeitergruppen
Diese Daten sind vor allem für interne Statistiken und Kostenrechnungen von Vorteil.
62

KAPITEL 5. STAMMDATEN
5.1.4 Personengruppen / Kategorien
Es wurde bereits auf die Zusammensetzung des Versicherungscodes hingewiesen.
Auf Grund dieser Anforderung wurden im Swissdec-Lohn nun neu das Feld Personengruppen
und Kategorie implementiert.
Abbildung 5.4:
Personengruppen
Diese Unterteilungen sind vor allem im Bezug auf Auswertungen und Lohnmeldungen
erforderlich. Die Personengruppen wie auch Kategorien unterscheiden sich
je nach Versicherer und werden von diesen entsprechend bekanntgegeben.
Bei der Personengruppe handelt es sich um eine Unterteilung der Versicherung in
verschiedene Funktionsstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen:
• Personengruppe A:
übrige Angestellte
• Personengruppe B:
Geschäftsleitung
Die Personengruppen können unter „Stammdaten / Personengruppen“ erfasst und
verwaltet werden.
Personengruppe
5.1.5 Kumulationsbasen
Erfassen Sie unter Stammdaten / Konstanten / Kumulationsbasen die entsprechenden
Daten.
63

5.1. KONSTANTEN
Abbildung 5.5:
Kumulationsbasen
Kumulationsbasen
Definieren Sie hier die neuen Kumulationsbasen , wobei die bereits im Programm
enthaltenen Ihre Bedürfnisse vollumfänglich abdecken müssten.
5.1.6 Bemerkungen Lohnausweis
Bemerkungen
Lohnausweis
Stammdaten / Konstanten / Bemerkungen Lohnausweis
Abbildung 5.6:
Bemerkungen Lohnausweis
Bemerkungen zu neuem Lohnausweis gemäss Wegleitung zum neuen Lohnausweis
Ziffer 15. Diese Daten können dann unter Mitarbeiter / Lohnausweis unter Bemerkungen
Zeile 15 den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.
64

KAPITEL 5. STAMMDATEN
5.1.7 Weitere
Unter Stammdaten / Konstanten / Weitere können Formate, Etiketten und Schriften
definiert bzw. ausgewählt werden.
Abbildung 5.7:
Konstanten weitere
Details hierzu entnehmen Sie bitte dem SelectLine Systemhandbuch.
5.2 Zahlungsverkehr
5.2.1 Banken
Unter Stammdaten / Zahlungsverkehr / Banken erfassen Sie die von Ihnen benötigten
Banken.
Abbildung 5.8:
Banken
65

5.2. ZAHLUNGSVERKEHR
Auslandsbank
SEPA
Erfassen Sie hier die entsprechenden Daten Ihrer Banken.
Dieses Feld hat nur auf das Modul DTA Auswirkung. Sobald dieses Feld gekennzeichnet
ist, heisst dies, dass diese Bank eine Auslandsbank ist. Für das DTA muss
dann ein anderer Record erstellt werden. Beispiel: Wenn Sie einem Mitarbeiter
den Lohn auf eine ausländische Bank bezahlen, dann müssen Sie diese Bank hier
erfassen und dieses Feld aktivieren.
Sepa (Single Euro Payments Area) bezeichnet einen einheitlichen Euro-Zahlungsraum
und die Schweiz.
5.2.2 Interne Banken
Erfassen Sie unter Stammdaten / Zahlungsverkehr / Interne Bank die entsprechenden
Daten bzw. Institute und Einrichtungen.
Abbildung 5.9:
Interne Banken
Erfassen Sie die erforderlichen Daten für die internen Kassen bzw. Banken. Dies
sind die Institute bzw. Einrichtungen ab denen Sie Ihre Zahlungen vornehmen.
5.2.3 Kontoinhaber
Unter Stammdaten / Zahlungsverkehr / Kontoinhaber erfassen Sie die entsprechenden
Daten.
66

KAPITEL 5. STAMMDATEN
Abbildung 5.10:
Kontoinhaber
Der Konto-Inhaber wird für die Lohnauszahlung benötigt. Das entsprechende Konto
wird dem Mitarbeiter unter Mitarbeiter / Allgemein / Lohnauszahlung zugewiesen.
Dieser Datensatz wird ebenfalls benötigt, wenn ein Teil des Lohnes an Dritte
ausbezahlt wird. Unter "Mitarbeiter / Allgemein / Zahlungen an Dritte", wird dann
das entsprechende Konto dem Mitarbeiter zugewiesen.
Kontoinhaber
67

5.2. ZAHLUNGSVERKEHR
68

6 Abrechnen
6.1 Lohnläufe
6.1.1 Abrechnungsassistent
Nachdem Sie Ihren Mandanten eingerichtet haben und sämtliche Stammdaten angepasst
und erfasst haben, können Sie nun den Lohnlauf durchführen, d.h. die
Mitarbeiter abrechnen.
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungsassistent finden Sie hier die geeignete
Unterstützung.
Abbildung 6.1: Abrechnungsassistent
Hierzu öffnen Sie den Abrechnungsassistenten.
Erste Information unter Abrechnungsinformationen der zu bearbeitende Abrechnungsmonat.
Abrechnungs
assistent Abrechnungs
informationen
Sie haben hier die Möglichkeit die Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm zu
laden und abzurechnen. Hierfür können Sie folgende Auswahl treffen.
Mitarbeiter
auswahl
69

6.1. LOHNLÄUFE
Markieren Sie die gewünschte Auswahl.
Abbildung 6.2:
Mitarbeiterdaten anpassen
Mitarbeiterdaten
anpassen
Durch klicken auf die Nummer oder den Namen des Mitarbeiters können Sie nun
jeden einzelnen Mitarbeiter durchblättern und die entsprechenden Daten mutieren.
Wenn Sie nun in den bereits geladenen Mitarbeiterdaten Änderungen vornehmen,
dann werden diese Änderungen nicht im Mitarbeiterstamm nachgeführt. Diese Änderungen
gelten nur für diesen Monat in dem die Mitarbeiterdaten geladen sind.
Somit können Sie z.B. Lohnabzüge, Lohnzulagen und evtl. die Lohncodes pro Lohnlauf
ändern.
Wenn Sie Position Erfassungsmaske für Ferien und Zeit anzeigen aktiviert haben,
müssen Sie nun bei jedem Mitarbeiter die Ist-Arbeitszeit und die bezogenen
Ferientage eingetragen.
70

KAPITEL 6. ABRECHNEN
Bei Stundenlöhnern müssen Sie hier die Stunden eingeben.
Wenn Sie bei einem Mitarbeiter Zulagen und Abzüge ändern möchten und diese
Änderungen nur für diesen einen Abrechnungsmonat zählen, dann müssen Sie diese
in der Karteikarte Zulagen/Abzüge durchführen.
Eingabe
Arbeitszeit und
Ferienkontrolle
Zulagen Abzüge
nur für Abrechnungsmonat
Abbildung 6.3:
Zulagen / Abzüge
Fahren Sie fort mit nun können Sie mit die Lohnabrechnung
am Bildschirm oder ausgedruckt überprüfen.
Verlassen Sie den Abrechnungsassistenten mit ohne den Lauf der Lohnabrechnung
abzuschliessen. Sie können diese Lohnabrechnung nachträglich nochmals
bearbeiten. Starten Sie einfach den Abrechnungsassistenten neu, um die betreffende
Lohnabrechnung nochmals zu bearbeiten.
Lohnabrechnung
drucken
Lohnabrechnung
beenden oder
überarbeiten
Abbildung 6.4:
Abrechnung fertigstellen
71

6.1. LOHNLÄUFE
Mit
kann der Lohnabrechnungslauf abgeschlossen werden. Die Daten
können jetzt nicht mehr bearbeitet werden.
Abbildung 6.5:
Lohnabrechnung / Lohnjournal
Lohnabrechnung
Lohnjournal
ausdrucken
Die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter oder das gesamte Lohnjournal können mit
dieser Maske des Abrechnungsassistenten nochmals ausgedruckt werden
Abbildung 6.6:
Nachträgliche Korrektur
Nachträgliche
Korrektur
Der letzte Lauf einer Lohnabrechnung kann bearbeitet oder gelöscht werden, falls
72

KAPITEL 6. ABRECHNEN
der Monat noch nicht abgeschlossen wurde. Es können einzelne Mitarbeiter mit
gelöscht und neu abgerechnet werden.
6.1.2 Nachzahlung
6.1.2.1 Allgemeine Informationen
Hierbei handelt es sich um ein neues Feature der swissdec Version. Die Erfassung
ist aber erst ab Skalierung Gold möglich. Die Nachzahlung ermöglicht eine Zahlung
für einen Mitarbeiter auszuführen, welcher gemäss den Stammdaten bereits
ausgetreten ist. Nachzahlungen können beliebig oft und zu einem beliebigen Zeitpunkt
(Abrechnungsmonat) erstellt werden, erfordern aber einen eigenen Lohnlauf
pro Nachzahlung eines Mitarbeiters. D.h. es ist nicht möglich nur EIN Mitarbeiter
mit einer Nachzahlung in einen konventionellen Lohnlauf zu integrieren, sondern
bereits für EINEN Mitarbeiter bedarf es einem separaten Lohnlauf. Dadurch kann
die Nachzahlungsfunktion erst ab der Skalierung Gold eingesetzt werden, da mit
einer Standard Lizenz nur ein Lauf pro Monat erfasst werden kann (Ausnahme:
Dezember mit drei Läufen).
Abbildung 6.7:
Nachzahlung nur einer
6.1.2.2 Berechnungsinformationen
Die Nachzahlung erfolgt mit den zuletzt verwendeten Basen des Mitarbeiters (vor
seinem Austritt). Ist der Mitarbeiter im Vorjahr ausgetreten, verhält sich die Basenkumulierung
gleich, wie wenn der Mitarbeiter in einem neuen Lauf des Vorjahres
abgerechnet wird. Die Basen werden in so einem Fall mit denen des Vorjahres
kumuliert.
73

6.1. LOHNLÄUFE
6.1.2.3 Systematik
Von der Systematik her unterscheidet sich grundsätzlich die Nachzahlung nicht von
den konventionellen Lohnzahlungen, ausser dass die Selektion für die Mitarbeiterauswahl
eingeschränkt wird.
6.1.2.4 Ablauf Nachzahlung
Abbildung 6.8:
Abrechnungsassisstent Nachzahlung
Start Abrechnungsassistent
folgt vor:
Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie
• Checkbox „Nachzahlungen verarbeiten“ aktivieren (1.)
• die Beschreibung ändert nun von „1. Lohnabrechnung. . . “ zu „Korrekturabrechnung“
und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden (2.)
• danach Schalter
betätigen
Beachten Sie, dass der gesamte Bereich „Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet
werden“ ausgegraut wird und automatisch der Radiobutton der Option „Mitarbeiter
wählen“ gesetzt wird.
74

KAPITEL 6. ABRECHNEN
Abbildung 6.9:
Auswahl Mitarbeiter
Auswahl ausgetretene MitarbeiterInnen Auf Grund der vorgegebenen Funktion
„Mitarbeiter wählen“ öffnet sich das herkömmliche Auswahlfenster in welchem aber
nur Mitarbeiter erscheinen, welche mit einem Austrittsdatum versehen sind.
Abbildung 6.10:
Austrittsdatum
Mit den Pfeilsymbolen können einzelne Mitarbeiter hinzugefügt oder wieder entfernt
werden. Danach den Schalter
betätigen.
75

6.1. LOHNLÄUFE
Abbildung 6.11:
Mutation Zulagen
Mutation der Zulagen / Abzüge Wie im Screenshot ersichtlich, wird nun für die
Abrechnung ein weiterer bzw. nächster unbenutzter Abrechnungsmonat des letzten
Abrechnungsjahres verwendet.
• Sollten die Lohndaten soweit stimmen, könnte mit dem Schalter die Nachzahlungsprozedur
abgeschlossen werden.
• In der Praxis werden allerdings meist oft spezielle oder abweichende Zulagen
und allenfalls auch Abzüge verwendet und können so mit
bekannten Bearbeitungsmodus gewechselt werden
in den bereits
Abbildung 6.12:
Nachträgliche Mutation
76

KAPITEL 6. ABRECHNEN
betätigt wer-
• Nachdem die Lohndaten mutiert wurden kann auch hier
den.
Abbildung 6.13:
Nachzahlung fertigstellen
Fertigstellung Nachzahlung Nun kann wie ursprünglich mit dem Schalter
die Nachzahlung abgeschlossen und der Assistent beendet werden.
6.1.3 Abrechnungshistory
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungshistory erhalten Sie eine Aufstellung
der Mitarbeiter und können pro Mitarbeiter die Grunddaten / Zulagen/Abzüge
und die AG-Abzüge feststellen.
77

6.1. LOHNLÄUFE
Abbildung 6.14:
Abrechnungshistory
6.1.4 Abrechnungsbeginn
Abrechnungs
beginn
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Abrechnungsbeginn können Sie beim Start den
Beginn der Abrechnungen festlegen. Sind bereits Abrechnungen vorhanden, kann
der Startmonat nicht mehr verändert werden.
Abbildung 6.15:
Abrechnungsbeginn
6.1.5 Monat abschliessen
Abrechnungs
monat
Unter Abrechnen / Lohnläufe / Monat abschliessen schliessen Sie den betroffenen
Monat ab.
78

KAPITEL 6. ABRECHNEN
Abbildung 6.16:
Abrechnungsmonat
6.2 Jahreswechsel
6.2.1 Neues Abrechnungsjahr
Mit Abrechnen / Jahreswechsel / Neues Abrechnungsjahr vollziehen Sie den Jahreswechsel.
Abbildung 6.17:
Jahreswechsel
6.2.2 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM)
Das Elektronische Lohnmeldeverfahren ist unter „Abrechnen“ zu finden. Es bietet
die Möglichkeit, die üblichen jährlichen Daten (wie beispielsweise die AHV-
Auswertung) bequem per Upload-Funktion den entsprechenden Versicherern oder
Institutionen (Lohndatenempfänger) zuzustellen.
Abbildung 6.18:
ELM
79

6.2. JAHRESWECHSEL
Um die Funktionen des elektronischen Lohnmeldeverfahrens nutzen zu können,
müssen die .Net-Komponenten von Microsoft auf den Rechner installiert sein. Diese
können kostenlos von der Microsoft Homepage heruntergeladen werden. Windows
7 hat bereits das .Net Framework 3.5 SP1 vorinstalliert.
Beachten Sie, dass u.U. bei gewissen Versicherungen die jährlichen Abrechnungen
und Nachweise nach wie vor auf dem konventionellen Papierweg eingereicht werden
müssen.
Eine aktuelle Liste der Lohndatenempfänger ist jeweils ersichtlich unter:
http://www.swissdec.ch/lohndatenempfaenger.htm
6.2.2.1 Kurzablauf
Ein Ablauf des ELM sieht in Kürze wie folgt aus:
• elektronische Lohnmeldung per PIV oder EIV
• im Falle von PIV Historie Lohnmeldung öffnen
• Komplettierung durchführen
6.2.2.2 Lohnmeldung
Abbildung 6.19:
Lohnmeldung
80

KAPITEL 6. ABRECHNEN
6.2.2.3 Testzertifikat installieren
Abbildung 6.20:
Testzertifikat installieren
Bevor die elektronische Lohnmeldung erfolgen kann, muss das Zertifikat installiert
werden.
6.2.2.4 Erweiterte Einstellungen
Abbildung 6.21:
erweiterte Einstellung
Unter „erweiterte Einstellungen“ ist die Adresse für den Upload zu definieren. Die
Verbindung kann hier gleich getestet werden.
6.2.2.5 Übermittlungsverfahren
Bevor die Daten nun definitiv übermittelt werden können, muss Klarheit über das
Verfahren bestehen. Für die Übermittlung stehen zwei Verfahren zur Auswahl:
• PIV (Prozessintegriertes Verfahren)
• EIV (Export- / Import-Verfahren)
81

6.2. JAHRESWECHSEL
Beim PIV sendet SelectLine-Lohn die Daten auf direktem Weg online zum Lohndatenempfänger.
Wenn der entsprechende Lohndatenempfänger nicht über diese
Technologie verfügt, so kann mittels EIV offline eine Datei erstellt und danach
über den vereinbarten Kommunikationsweg übermittelt werden.
Mit dem Schalter [OK] kann nun die elektronische Lohnmeldung gestartet werden.
6.2.3 Historie Lohnmeldungen
Abbildung 6.22:
Historie Lohnmeldung
Diese Historie ist nicht mit dem normalen Historie-Modus zu verwechseln sondern
erfüllt zwei Zwecke:
• Informative Auflistung der getätigten elektronischen Lohnmeldungen
• Komplettierungsverfahren
6.2.3.1 Komplettierung durchführen
Nachdem eine elektronische Lohnmeldung durchgeführt wurde, erfolgt vom Lohndatenempfänger
ein Rückbestätigungs-Prozess. Hierbei wird von diesem eine Rückmeldung
mittels zugestellten Zugangsdaten per Mail verlangt, welche aus dieser
Maske ausgeführt werden muss.
Dazu sind folgende Daten notwendig:
• Url
• Schlüssel
82

KAPITEL 6. ABRECHNEN
• Passwort
• Gültigkeit
Mit dem Schalter ”Komplettierung durchführen” kann der Prozess der ELM abgeschlossen
werden.
6.3 Elektronischer Zahlungsverkehr
6.3.1 Datenträgeraustausch
Dieses Menü finden sie unter Abrechnen / Elektronischer Zahlungsverkehr / Datenträgeraustausch.
Datenträger
Austausch
Abbildung 6.23:
Datenträgeraustausch
ACHTUNG! Der Datenträgeraustausch - DTA ist ein Modul der Lohnbuchhaltung,
es ist nicht im Standard enthalten. Bitte kontaktieren Sie Ihren Fachhändler oder
den Softwarehersteller, um dieses Modul zu erwerben.
Mit können Sie die DTA-Datei erstellen lassen. Klicken Sie auf das Disketten-
Symbol und die Erstellung läuft. Die DTA-Datei kann entweder auf einem Datenträger
(z.B. Diskette) Ihrer Bank oder per Post geschickt werden oder via Telebanking
/ VTX übermittelt werden. Mit können Sie das DTA-Protokoll erstellen.
Dieses Protokoll muss dem Datenträger beigelegt werden.
Wie beim Vergütungsauftrag müssen Sie pro Bank, von welcher Sie die Löhne
Ihrer Mitarbeiter bezahlen, eine Datei erstellen. Wählen Sie hier die entsprechende
Auszahlungsstelle. Wenn Sie mit mehreren Banken Ihre Löhne bezahlen, dann
müssen Sie mehrere Disketten erstellen.
Zusatz Modul
DTA Datei
erstellen
Kasse / Bank
83

6.3. ELEKTRONISCHER ZAHLUNGSVERKEHR
Absender-ID
Sicherungspfad
Eingabefeld für Ihre Absender-ID für das DTA. Diese Identifikation haben Sie von
Ihrer Bank oder von Ihrer Post erhalten.
Geben Sie hier das Zielverzeichnis und / oder das Laufwerk an, in welches die
DTA-Datei gespeichert werden soll.
6.3.2 Vergütungsauftrag
Abbildung 6.24:
Auszahlungsliste
Vergütungsauftrag
Ausgabe
Möglichkeiten
Unter Abrechnen / Elektronischer Zahlungsverkehr / Vergütungsauftrag definieren
Sie die Auszahlung pro Monat, Lauf, Mitarbeitergruppe und Kasse Bank mit
Valutadatum. Die Auszahlungsliste kann sofort ausgedruckt oder vorgängig am
Bildschirm kontrolliert werden.
84

KAPITEL 6. ABRECHNEN
Abbildung 6.25:
Ausgabemöglichkeiten
6.4 Historie
6.4.1 Historie starten
Abbildung 6.26:
Historie starten
In der Swissdec Version wird nach jedem Lohnlauf eine automatische Datensicherung
durchgeführt, welche dazu dient eine Historie sämtlicher Läufe aufzubauen.
Auf die Historie kann man wie folgt zugreifen: „Abrechnen / Historie / Historie
starten“
85

6.4. HISTORIE
Abbildung 6.27:
Auswahlmöglichkeit
Die Historie bietet folgende drei Auswahlmöglichkeiten: Jahr, Monat und Abrechnungslauf.
Während man sich in einen Lauf der Historie befindet, werden sämtliche
Funktionen des Lohnes blockiert bis man den Lauf verlässt. Es ist nicht möglich
einen Lohnlauf in der Historie zu verändern.
6.4.2 Anzeige Historie Modus
Zwei Merkmale identifizieren die aktive Historie.
6.4.2.1 Statuszeile
Abbildung 6.28:
Statuszeile
In der Statuszeile unten rechts ist einerseits in roter Farbe und andererseits die
Mandantenbezeichnung „Historie“ ersichtlich.
86

KAPITEL 6. ABRECHNEN
6.4.2.2 Bildschirmhinweis
Abbildung 6.29:
Bildschirmhinweis
Zusätzlich steht während dieser Zeit auf der Grundmaske von SelectLine der
Zusatz „Historie aktiviert!“.
6.4.3 Historie beenden
Abbildung 6.30:
Historie beenden
Um die Historie zu verlassen, benutzen Sie den nun aktiven Schalter „Historie
beenden“ und befinden sich nun im herkömmlichen Modus.
87

6.4. HISTORIE
88

7 Auswertungen
7.1 Scheine
Nach Wahl einer entsprechenden Auswertung öffnet sich ein Bereichsdialog, in dem
Sie in Abhängigkeit von der gewählten Auswertung verschiedene Auswertungskriterien
festlegen können.
Inhalt und Form der jeweiligen Auswertung können Sie mit Hilfe des Formulareditors
Ihren eigenen Wünschen anpassen.
Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie Ihre Auswertung drucken.
Im Druckdialog wählen Sie das Ausgabeziel, die Nummerierung und die Anzahl
der Kopien.
Abbildung 7.1: Menü Auswertungen
Neue Sortierung der Mitarbeiter Für gewisse Auswertungen besteht ab V11 eine
neue Sortierung gemäss Swissdec-Norm. Es werden zuerst alle ohne AHV-Nummer
/ Soz.Vers.-Nummer alphabetisch aufgelistet, und erst dann alle mit AHV-Nummer
in alphabetischer Reihenfolge. Dies wurde integriert da die Sortierung in gewissen
Auswertungen fix von uns nach Mitarbeiter-Nummern programmiert wurde.
Kein Excel-Export möglich Vermutlich wurde von Ihnen bereits festgestellt, dass
in der Bildschirm-Ansicht in der Symbolleiste das zum SelectLine-Standard gehörende
Icon , welches die entsprechende Auswertung komfortabel für das Excel
aufbereitet, fehlt. Da swissdec keine Layout-Anpassungsmöglichkeit erlaubt, musste
auch der Excel-Export unterbunden werden.
Bearbeitung System Druckvorlagen Mit dem Swissdec Lohn können nicht mehr
alle Druckvorlagen bearbeitet werden. Die Swissdec gesperrten erkennen Sie an der
Bezeichnung (System-swissdec).
89

7.1. SCHEINE
Abbildung 7.2: Swissdec Druckvorlagen
Sollte dies trotzdem versucht werden erfolgt eine Fehlermeldung.
Abbildung 7.3: swissdec Fehlermeldung
7.1.1 SUVA-Jahresabrechnung
Die SUVA-Jahresabrechnung muss Ende des Jahres der SUVA abgegeben werden
und ist eine ”Pflichtliste”. Die SUVA-Jahresabrechnung muss in Ihrem Betrieb
aufbewahrt werden. Die Jahresabrechnung wird in zwei Teile aufgeteilt:
7.1.1.1 Die SUVA-Jahresabrechnung
alphabetische
Reihenfolge
Die Jahresabrechnung ist wie folgt zu gestalten:
Die Mitarbeiter sind in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten, können aber für
interne Zwecke wie nachfolgend dargestellt werden.
90

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Abbildung 7.4: Auswahl SUVA-Jahresabrechnung
Bei ganzjähriger Anstellung kann auf den Ausdruck der Eintritts- und Austrittsdaten
verzichtet werden.
Auch bei nicht versicherten Personen (SUVA-Code X0) sind der Bruttolohn und die
SUVA-Basis auszudrucken. Hingegen darf in der Kolonne SUVA-Lohn kein Betrag
aufgeführt werden.
In der SUVA-Jahresabrechnung sind die Löhne der Herren mit M und diejenigen
der Damen mit F zu bezeichnen.
Eintritts- und
Austrittsdaten
nicht versicherte
Personen
Abbildung 7.5: SUVA-Jahresabrechnung
7.1.1.2 SUVA-Jahresabrechnung Rekapitulation
Als letzte Seite der SUVA-Jahresabrechnung sind die für die Lohndeklaration an
die SUVA notwendigen Beträge auszudrucken.
Die Lohnsumme auf der Rekapitulation sind vom Betrieb zusammen mit allfälligen
weiteren prämienpflichtigen Löhnen, die nicht mit dem Lohnprogramm verarbeitet
worden sind (z.B. Naturallöhne, vereinbarte Löhne für obligatorische versicherte
Aktionäre oder Familienmitglieder usw.) auf die Löhnerklärung zu übertragen.
Rekapitulation
91

7.1. SCHEINE
Abbildung 7.6:
Rekapitulation
7.1.2 AHV-Jahresabrechnung
Pflichtliste
Unter Auswertungen / Scheine / AHV-Lohnbescheinigung erstellen Sie die AHV-
Jahresabrechnung. Die AHV-Lohnbescheinigung muss Ende Jahr der AHV abgegeben
werden und ist eine ”Pflichtliste”. Die AHV- Lohnbescheinigung muss in Ihrem
Betrieb aufbewahrt werden.
Die AHV-Lohnbescheinigung besteht aus drei Teilen:
7.1.2.1 AHV-Jahresabrechnung
Hinweis
Beschäftigungs
perioden
Der in der AHV-Lohnbescheinigung aufgeführte AHV-Lohn wird von den AHV-
Ausgleichskassen auf die individuellen Konten (IK) der versicherten Personen verbucht
und ist für die Beitragserhebung sowie für die Versicherungsleistungen massgebend.
Die Versicherten sind nach Versicherten-Nummer geordnet (aufsteigend) aufzuführen.
Fehlt die Versicherten Nummer, so ist das Geburtsdatum anzugeben.
Bei jedem Versicherten sind Beginn und Ende der Beschäftigungszeit innerhalb
des laufenden Jahres anzugeben. Bei einem Versicherten mit mehreren Beschäftigungsperioden
im gleichen Kalenderjahr sind diese mit dem AHV- und ALV-Lohn
auszudrucken.
Es ist das Erstellungsdatum anzugeben und genügend Platz für die Unterschrift
vorzusehen.
7.1.2.2 AHV-freie Personen / AHV-Lohnbescheinigungen
Nicht AHV-pflichtige Löhne und Personen (z.B. Jugendliche) bzw. Lohnbestandteile
(z.B. Freibetrag von AHV-Rentnern) sind auf einer separaten Liste auszudrucken.
92

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Abbildung 7.7:
AHV-Jahresabrechnung
Abbildung 7.8: AHV-Jahresabrechnung Seite 2
93

7.1. SCHEINE
7.1.3 KTG-Jahresabrechnung
Die Daten für das KTG werden unter Auswertungen / Scheine / KTG-Jahresrechnung
aufbereitet und auf einer separaten Liste ausgedruckt.
Abbildung 7.9:
KTG-Jahresabrechnung
7.1.4 UVGZ-Jahresabrechnung
Die Daten für das UVGZ werden unter Auswertungen / Scheine / UVGZ-Jahresrechnung
aufbereitet und auf einer separaten Liste ausgedruckt.
Abbildung 7.10:
UVGZ-Jahresabrechnung
7.1.5 BVG-Jahresabrechnung
Die Daten für das BVG werden unter Auswertungen / Scheine / BVG-Jahresabrechnung
aufbereitet und auf einer separaten Liste ausgedruckt.
94

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Abbildung 7.11:
BVG-Jahresabrechnung
7.1.6 Lohnabrechnungen
Unter Auswertungen / Scheine / Lohnabrechnungen können Sie die Lohnabrechnungen
der einzelnen Mitarbeiter überprüfen oder ausdrucken. Sie können alle
Mitarbeiter, alle Monate, einzelne Monate, usw. auswählen.
Abbildung 7.12:
Lohnabrechnung Auswahl
95

7.1. SCHEINE
Abbildung 7.13:
Lohnabrechnung
7.1.7 Lohnausweis
alter
Lohnausweis
Unter Auswertungen / Scheine / Lohnausweis drucken Sie den alten Lohnausweis
auf das entsprechende Formular.
7.1.8 Neuer Lohnausweis
Hinweis
Unter der nachfolgenden Homepage finden Sie alle wichtigen Informationen zum
neuen Lohnausweis Formular 11.
http://www.steuerkonferenz.ch/d/lohnausweis.htm
7.1.8.1 Formulare Ausdrucke
Ardesse Formularbestellung
Die Formulare können Sie am Bildschirm ausfüllen, bearbeiten und danach ausdrucken.
Für das Abspeichern der ausgefüllten Formulare auf Ihrem Rechner benötigen
Sie eine kostenpflichtige Software, z.B. Adobe Acrobat.
Die Papierversion kann bestellt werden beim BBL-Bundesamt für Bauten und Logistik
in Bern.
96

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
7.1.8.2 Ausdruck des Lohnauweises
Sie haben die Möglichkeit, Lohnausweise für alle Mitarbeiter oder für speziell von
Ihnen ausgewählte Mitarbeiter auszudrucken.
Abbildung 7.14: Lohnausweis Auswahl Mitarbeiter
Der Ort der Ausstellung muss auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden, ebenfalls
das entsprechende Datum.
Ort und Datum
der Ausstellung
97

7.1. SCHEINE
Abbildung 7.15:
Lohnausweis neu
7.1.9 Elektronischer Lohnausweis per Viewgen
Abbildung 7.16:
Viewgen
98

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Der „Lohnausweis per Viewgen“ basiert auf einer von swissdec konzeptionierten
Technologie, welche mittels einem Generator zulässt, den Lohnausweis auf elektronischem
Weg an die Steuerbehörden zu übermitteln. Voraussetzung ist natürlich,
dass die Steuerbehörden dies entgegennehmen und verarbeiten können.
Auch diese Steuerbehörden gelten als Lohndatenempfänger und sind auf der obenerwähnten
swissdec-Seite ersichtlich.
Abbildung 7.17:
Viewgen Lohnausweis
Nach Aufstarten dieses Programmes können folgende Auswahlen und Sortierungen
getroffen werden:
• Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel
• Mehrfachauswahl mit [Ctrl]
• Bereichsauswahl mit [Shift]
99

7.2. JOURNAL
Abbildung 7.18:
diverse Jahresabrechnungen
Folgende Jahresabrechnung können wie der Lohnausweis per Viewgen erzeugt und
versandt werden.
• AHV Jahresauswertung
• KTG Jahresauswertung
• UVG Jahresauswertung
• UVGZ Jahresauswertung
• FAK Jahresauswertung
7.2 Journal
7.2.1 Lohnjournal
Journal erstellen
SUVA Forderung
Bei jeder Lohnverarbeitung ist ein Protokoll in Form eines Journals zu erstellen. Sie
erhalten dieses unter Auswertungen / Journal / Lohnjournal erstellen. Dieses dient
zur Beurteilung der Vollständigkeit. Bei einem allfälligen Datenverlust können die
verlorenen Daten mit Hilfe des Journals rekonstruiert werden.
Unter diesem Menüpunkt können Sie verschiedene Journale ausdrucken. Gemäss
SUVA muss nur eine Journalführung erstellt werden. Wir haben in unserem Programm
alle drei Journalführungen einprogrammiert. Die Jounalführung 6.1, die 6.2
und die 6.3. Entscheiden Sie sich für Ihre persönliche Journalführung.
100

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Abbildung 7.19:
Auswahl Lohnjournal
7.2.1.1 Lohnjournal mit Bruttolohn und Basen (6.1.)
Bei dieser Journalart müssen die individuellen Lohnabrechnungen oder persönlichen
Jahreslohnkonti ausgedruckt und aufbewahrt werden.
Zusätzlich ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten
Lohnarten auszudrucken. Die Lohnarten-Rekapitulation enthält neben dem Brutto
Lohn auch alle Basen und die entsprechenden fiktiven Lohnarten, worin die
Lohnanteile nicht AHV-pflichtiger Personen ausgewiesen sind.
7.2.1.2 Lohnabrechnungen (6.2.)
Im Gegensatz zum Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen sind die einzelnen
Lohnarten und Abzüge im Journal aufgeführt.
Als letzte Seite ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten
Lohnarten auszudrucken.
7.2.1.3 Lohnabrechnung total
Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal 6.1 aber es enthält nur die kumulativen
Daten.
7.2.1.4 Lohnabrechnung kum 6.2
Im Gegensatz zum Lohnjournal mit Brutto Lohn und Basen sind die einzelnen
Lohnarten und Abzüge im Journal aufgeführt.
Als letzte Seite ist pro Zahltag eine Lohnarten-Rekapitulation mit allen verwendeten
Lohnarten auszudrucken.
7.2.1.5 Lohnabrechnung kum Total
Diese Abrechnung entspricht dem Lohnjournal 6.2 aber es enthält nur das Kumulativ.
101

7.2. JOURNAL
7.2.1.6 Jahreslohnkonti 6.3
Auf den Ausdruck eines Lohnjournals kann verzichtet werden, wenn pro Zahltag
eine Lohnarten-Rekapitulation sowie semesterweise oder jährlich pro Person ein
Lohnkonto und eine Rekapitulation Total Firma mit allen verwendeten Lohnarten
(inkl. fiktiver Lohnarten) und Basen ausgedruckt wird.
7.2.2 Standardabzüge Firma
Ausdruck des Firmenstammes. Auf diesem Ausdruck sehen Sie die verschiedenen
Prozentzahlen, die Höchstgrenzen und die Freibeträge.
Abbildung 7.20:
Standardabzüge Firma
7.2.3 Lohnarten-Rekapitulation
Unter Auswertungen / Journal / Lohnarten-Rekapitulation drucken Sie das entspechende
Formular aus.
102

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Abbildung 7.21: Lohnarten-Rekapitulation
7.2.4 Grafik Bruttolohn Jahresausgleich
Auf Wunsch und nach Bearbeitung mit
die entsprechende Grafik.
erhalten Sie
103

7.3. SONSTIGE
Abbildung 7.22: Grafik Bruttolohn
7.2.5 Quellensteuer Monat - Quellensteuer Rekapitulation
Unter Auswertungen / Journal / Quellensteuer Monat oder Quellensteuer Rekapitulation
können die entsprechenden Informationen pro Mitarbeiter aufgerufen
werden.
7.3 Sonstige
7.3.1 Listen
Hier unter Auswertungen / Sonstige / Listen können Sie diverse Informationslisten
aufrufen, am Bildschirm betrachten, ausdrucken, usw.
Die Auswahlmöglichkeiten sind:
104

KAPITEL 7. AUSWERTUNGEN
Abbildung 7.23: Listen diverse
7.3.2 Kinderzulagen
Hier kann die Liste der Kinderzulagen pro Monat oder kumuliert kontrolliert bzw.
ausgedruckt werden.
7.3.3 Buchungsliste
Die in den Lohnaufzeichnungen enthaltenen Beträge müssen in der Finanzbuchhaltung
ersichtlich und leicht überprüfbar sein. Die Buchungsliste ist so zu gestalten,
dass die Übernahme von der Lohn- in die Finanzbuchhaltung nachvollzogen werden
kann.
105

7.3. SONSTIGE
Abbildung 7.24: Buchungsliste
7.3.4 Personalstamm
Unter Auswertungen / Sonstige / Personalstamm können Sie die Stammdaten der
Mitarbeiter ausdrucken.
106

8 Eigene Daten
Für Informationen zu den Daten unter Eigene Daten / Makroassistent und Maskeneditor
konsultieren Sie bitte das SelectLine Systemhandbuch.
Abbildung 8.1: Menü Eigene Daten
107

108

9 Schnittstellen
Unter Schnittstellen Assistenten finden Sie die verschiedenen Möglichkeiten über
den Import und/oder Export bestimmter Dateien.
Die weiteren Details hierzu entnehmen Sie bitte dem SeletLine Systemhandbuch.
109

110

10 Spezialfälle
10.1 ALV-Beitrag
http://www.ahv.ch
Auf dieser Homepage können Sie die gültigen Daten für die AHV und ALV nachlesen.
AHV +
ALV-Beitrag
10.1.1 Höhe der Beiträge
Stand per 01.01.2010
Bis zur Grenze von 126’000.– CHF Jahreslohn macht der Beitrag an die ALV 2%
des Jahreslohnes oder höchstens 2’520.– CHF aus. Keine Beiträge werden erhoben
auf Lohnteile über 126’000.– CHF. Die Begrenzung der Beitragshöhe gilt für jedes
einzelne Arbeitsverhältnis.
Monatlicher Höchstbetrag 10’500.– CHF.
AHV-pflichtiger Bruttolohn 15’000.00
ALV-Abzug von 10’500.00 2 % 210.00
Total ALV-Abzug 210.00
Berechnungs
Beispiel
Abbildung 10.1: Abzüge ALV
111

10.2. KURZARBEIT
10.2 Kurzarbeit
Die Problematik bei der Kurzarbeit liegt im zu 80% ausbezahlten Bruttolohn,
wobei aber die Abzüge auf einem 100%igem Lohn basieren.
Abbildung 10.2:
Einstellungen Kurzarbeit
Lösung
Dieses Problem lösen wir mit einer speziellen Zulage in unserem Mustermandanten.
Dies ist die Zulagen-Nummer 800 ”Kurzarbeitsabzug”. Diese Zulage hat eine
Abrechnungsart ”Prozent vom Fixbetrag”. In unserem Beispiel von 80% auszuzahlendem
Lohn müssen Sie die Gruppe ”Daten für Abrechnungsart” wie folgt
ausfüllen:
Prozent -20 %
Betrag Brutto-Lohn des jeweiligen Mitarbeiters
10.3 Stundenlöhner
Für Stundenlöhner haben wir im Mustermandanten die Zulagen-Nummer 101 ”Stundenlohn”
eingerichtet.
112

KAPITEL 10. SPEZIALFÄLLE
Mitarbeiter mit Stundenlohn haben meist kein fixes Ferienguthaben in Tagen oder
Stunden, sondern die Berechnung des Ferienguthabens erfolgt in Prozenten der
geleisteten Stunden und wird ausbezahlt.
Ferienauszahlung
Abbildung 10.3: Stundenlohn
Um dies zu berechnen, haben wir in unserem Mustermandanten die Zulage FGZ
”Ferienzulage für Stundenlöhner”.
Abrechnungsbeispiel
Stundenlöhner
Auf die Zulagen-Nummer 101 erfassen wir 100 Stunden zu einem Stundensatz von
35.00. Zusätzlich erfassen wir auf die Zulagen-Nummer FGZ einen Faktor von 8.33
% für die Ferienabzüge.
113

10.3. STUNDENLÖHNER
Abbildung 10.4: Abrechnung Stundenlöhner
114

11 Lizenz und Gewährleistung
SelectLine ist ein eingetragenes Warenzeichen der SelectLine Software AG.
Alle Rechte sind vorbehalten. Das Handbuch und die gelieferte Software sind urheberrechtlich
geschützt. Die Herstellung von Programmkopien ist unzulässig und
strafbar. Lediglich die Herstellung einer Sicherungskopie für den persönlichen Gebrauch
ist zulässig. Weitere Programmkopien oder Vervielfältigungen sind nicht
zulässig. Zusätzliche Handbücher können gegen eine Schutzgebühr zzgl. Versandkosten
nachbestellt werden. Verstösse gegen das Urheberrecht oder gegen die nachfolgenden
Nutzungsbedingungen können straf- und zivilrechtlich verfolgt werden.
Gegenstand des Vertrages zwischen dem Programmautor und dem Anwender ist
das auf dem Datenträger (CD) aufgezeichnete Computerprogramm - im Folgenden
Software genannt - sowie das dazugehörige Handbuch. Eigentum erwirbt der
Anwender nur an dem körperlichen Datenträger und an dem Handbuch. An der
Software erwirbt der Anwender eine Lizenz zur nicht ausschliesslichen Benutzung
gegen Zahlung einer Lizenzgebühr gemäss gesonderter Vereinbarung mit der SelectLine
Software AG.
Die im Lizenzpapier definierte maximale Anzahl von Nutzern erhält die Möglichkeit
des zeitgleichen Zugriffs (”concurrend user”) auf das erworbene Programm. Eine
namentliche Lizenzierung jedes Arbeitsplatzes (”named user”) erfolgt nicht. Die
Software darf weder geändert, angepasst, noch übersetzt werden. Das Vermieten
und Verleihen der Software, des Handbuchs oder von Teilen davon, ist dem Anwender
nicht gestattet. Die SelectLine-Software gewährleistet, dass der Datenträger
zum Zeitpunkt der Übergabe physikalisch fehlerfrei ist. Die Garantie beträgt sechs
Monate. Sollte der Datenträger fehlerhaft sein, wird dieser nach Rücksendung unverzüglich
gegen einen fehlerfreien Datenträger ausgetauscht.
Wir weisen jedoch gleichfalls darauf hin, dass es nach dem Stand der Technik nicht
möglich ist, Computersoftware so zu erstellen, dass sie in allen Anwendungen und
Kombinationen fehlerfrei arbeitet. Der Lizenznehmer hat Anspruch darauf, dass
die Software im Sinne der Programmbeschreibung einsetzbar ist.
Die Haftung für Schäden jedweder Art, die durch die Benutzung der Software
eintreten (z. B. Datenverlust, Betriebsunterbrechung), ist ausgeschlossen, es sei
denn, dass wir vorsätzlich oder grob fahrlässig den Schaden herbeigeführt haben.
In einem solchen Fall beschränkt sich die Haftung auf die Höhe des Kaufpreises
der Software. Änderungen am Programm und der Programmbeschreibung bleiben
vorbehalten.
Januar 2009, SelectLine Software AG
115

116

Index
Abrechnungsarten, 53, 54
Abrechnungsassistent, 69
Abrechnungsassistenten, 9
Abrechnungsbeginn, 78
Abrechnungshistory, 77
Abzüge, 42, 57
Adresse, 31
AG-Abzugsgruppen, 60
AHV / ALV, 18
AHV und ALV Codes, 36
AHV-freie Personen, 92
AHV-Jahresabrechnung, 92
AHV-Lohnbescheinigung, 9
AHV-Lohnbescheinigungen, 92
aktuellen Mandanten bearbeiten, 15
Allgemein, 33
ALV-Code, 37
Angaben zur Person, 32
Anzeige Historie Modus, 86
Applikationsmenü, 7
Ausdruck des Lohnauweises, 97
Ausfüllen des Lohnausweises, 46
auswärtige Verpflegung, 48
Auswertungen, 9, 89
Banken, 65
Basen, 25
Beschäftigungsgrad, 54
Buchungsliste, 105
BVG, 24
BVG-Code, 38
BVG-Jahresabrechnung, 94
Dokumente, 11
Eigene Daten, 10
Elektronischer Lohnausweis per Viewgen,
98
Ereignisanzeige, 11
Erfassungsmaske für Ferien und Zeit,
70
Fahrtkosten, 47
FAK, 19, 37
Fensterleiste, 10
Ferien, 26
Ferienguthaben, 34
Ferienkontrolle, 34
Fernwartung, 11
Fertigstellung Nachzahlung, 77
Fibuexport, 27
Fix-Betrag, 54
Formulare Ausdrucke, 96
Freie Felder, 30
Generalabonnement, 48
Geschäftsauto, 47
Gleitzeitkontrolle, 34
Gratifikation, 26
Gratifikationsguthaben, 34
Hilfe, 11
Hilfeindex, 11
Historie Lohnmeldungen, 82
Historie starten, 85
History geleistete Zahlungen, 50
Homepage, 11
Individuelle Bemerkungen, 51
Interne Banken, 66
Jahreswechsel, 79
Kalender, 11
Kantone / Kinderzulagen, 61
Kategorien, 63
Kinder, 39
Kinder des Mitarbeiters, 34
Kinderzulage, 26
Kinderzulagen, 105
Kontoinhaber, 66
Kostenstellen/-träger, 43
KTG, 22
117

Index
KTG Code 1 & 2, 38
KTG-Jahresabrechnung, 94
Kurzarbeit, 112
Listen diverse, 104
Lizenz, 115
Lizenzierung, 11
Lohnabrechnungen, 9
Lohnabzüge, 39
Lohnarten, 52
Lohnausweis, 29, 45, 96
Lohnausweise, 9
Lohnausweisformular, 47
Lohnbeiträge, 46
Lohnberechnung, 9
Lohnjournal, 100
Lohnläufe, 69
Lohnmeldung, 80
Lohnzulagen, 39
Mandant, 8
Mandant neu, 13
Mandant wählen, 14
Mandant wechseln , 15
Meldungsliste, 11
Mitarbeiter, 31
Mitarbeiter / Versicherung, 35
Mitarbeitergruppen, 62
Mitarbeiterstammdaten, 31
Monat abschliessen, 78
Nachricht senden, 11
Nachzahlung, 73
Naturalleistungen, 47
Neue Felder ab V11, 16
Neuer Lohnausweis, 96
Newsletter, 11
Pensionskasse, 61
Personalstamm, 106
Personengruppen, 63
Programmbeschreibung, 1
Programmversion, 11
Quellensteuer, 26
Quellensteuertarif, 32
Schichttage, 47
Schnittstellen, 10
Soz.-Vers.-Nr., 32
Spesenvergütung, 48
Standardabzüge, 27
Standardabzüge Firma, 102
Standards, 25
Statistik, 49
Stundenlöhner, 112
SUVA / UVG, 37
SUVA / UVG Codes, 37
SUVA und UVG, 19
SUVA-Abrechnung, 9
SUVA-Code, 38
SUVA-Jahresabrechnung, 90
SUVA-Jahresabrechnung Rekapitulation,
91
swissdec, 5
swissdec Druckvorlagen, 89
Systeminformation, 11
Testzertifikat installieren, 81
Tipp des Tages, 11
Trinkgelder, 47
Unterkunft, 47
Updatevertrag, 1
UVGZ, 21
UVGZ Code 1 & 2, 38
UVGZ-Jahresabrechnung, 94
Vergütungsauftrag, 84
Verpflegung, 47
Versicherungen, 35
Verwaltung Maskeneditor, 29
Vorlagemandanten, 15
Wiedereintritte, 33
Zahlungen an Dritte, 35
Zahlungsverkehr, 65
Zulagen, 40, 52
Zulagen / Abzüge, 39
Rechner, 11
118