AI Vergabemanager - Administration Intelligence AG

Unsere Lösung für Ihren Erfolg
AI Vergabemanager – Im Detail
Der AI Vergabemanager ist ein Vergabemanagement-System,
das die Abwicklung des
gesamten internen, sehr aufwendigen und
arbeitsteiligen Vergabeprozesses digital und
dabei rechtskonform unterstützt. Das System
ist spezifisch für den Einsatz bei öffentlichen
Auftraggebern entwickelt worden. Mit der
Einführung des AI Vergabemanagers können
erhebliche Einsparungspotenziale realisiert
werden.
Die Umsetzung vergaberechtlicher Anforderungen im
Bezug auf eine rechtssichere elektronische Vergabe
ist eine der aktuellen Aufgaben, denen sich die Verwaltungen
gegenüber sehen. Der gesamte Prozess
beim öffentlichen Auftraggeber muss abgebildet werden
können. Hierfür bietet die AI AG ein umfangreiches
Dienstleistungspaket. Durch den bestehenden Rahmenvertrag
haben die einzelnen Bundesbehörden die
Möglichkeit schnell und kostengünstig in die eVergabe
einzusteigen.
Im Jahr 2008 hat das BeschA des BMI ein Vergabemanagementsystem
ausgeschrieben, das medienbruchfrei
mit der eVergabe-Plattform des Bundes zusammenarbeitet.
Diesen Auftrag hat die AI AG erhalten.
Die Einsparpotenziale werden im Wesentlichen durch
die Verkürzung der Prozessdauer, sowie Qualitätssteigerungen
und Vereinheitlichung der Prozesse erzielt.
Die Funktionen der e-Vergabe Clients OBA (Online Beschaffungsassistent)
und der OeFA (Öffnungs-assistent)
sind im AI Vergabemanager so abgebildet, dass deren
Nutzung entfällt. Über 30% aller Vergaben werden bereits
über den AI Vergabemanager abgewickelt.
Rechtssicherheit im Vergabeprozess
Der AI Vergabemanager bildet den gesamten Vergabeprozess
vollständig ab und unterstützt somit die Mitarbeiter in den einzelnen Prozessschritten,
u. a. auch bei der Wahl der passenden Vergabeverfahren.
Die Lösung führt rechtskonform durch den gesamten internen Prozess
der Vorbereitung, unterstützt bei Veröffentlichung einer Ausschreibung
genauso wie bei der Prüfung und Wertung der eingehenden Angebote
bis zum Zuschlag.
Die Funktionen der e-Vergabe Clients OBA (Online Beschaffungsassistent)
und OeFA (Öffnungsassistent) sind im AI Vergabemanager Server
bzw. Client so abgebildet, dass diese vom Anwender nicht mehr separat
genutzt werden müssen. Die Server-Server-Schnittstelle zwischen dem
AI Vergabemanager und der eVergabe-Plattform des Bundes sorgt für
die Medienbruchfreie Kommunikation.
Übersichtliche Darstellung aller Vergaben
Alle Ausschreibungen, anstehende Aufgaben sowie Termine und
Nachrichten werden übersichtlich abgebildet.
Umfangreiche Termin- und Fristenplanung
Das integrierte Termin- und Fristenmanagement ermöglicht die
optimale Ausnutzung von gesetzlichen Fristen in allen Vergabeverfahren.
Einfache Erstellung und Bearbeitung von
Leistungsverzeichnissen
Leistungsverzeichnisse können vielfältig strukturiert erstellt werden. Die
detaillierte Beschreibung der einzelnen Leistungen ist möglich. Positionen
u. Wertungskriterien können mit Fragenkatalogen versehen werden.
Wertungskriterien können nach eigenem Standard, nach VHB oder nach
UfAB IV erstellt werden.
Die Wertungskriterien werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben
veröffentlicht (z.B. bei EU-Verfahren). Sie bilden die Grundlage für die
spätere Auswertung der Angebote und zur Ermittlung des wirtschaftlichsten
Angebots.
Formularwesen
Alle gängigen Formulare, wie EU-Formulare oder Formulare
aus dem Vergabehandbuch des Bundes sind im AI Vergabemanager
integriert.
Verarbeitung von Angeboten
Im AI Vergabemanager können Angebote verarbeitet werden,
die elektronisch, mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur abgegeben
wurden. Ebenso können Angebote bearbeitet werden, die in
Papierform oder mittels Mantelbogenverfahren abgegeben wurden.
Schlanker bedienerfreundlicher Workflow
Der AI Vergabemanager hilft durch sein rollenbasiertes Workflow-
System diese Prozessabstimmung erheblich zu erleichtern und zu verkürzen.
Klare zeitliche und organisatorische Zuordnung von Prozessbeteiligten
zu Rollen und damit verbundenen Aufgaben im Vergabeprozess
optimieren den Vergabevorgang. Die permanente Dokumentation aller
Aktivitäten im System verhilft zu einem lückenlosen Nachweis und damit
zur Erhöhung der Transparenz des Vergabeverfahrens.
Durchgängige Dokumentation der gesamten Vergabe im
Vergabevermerk
Die permanente Dokumentation aller Aktivitäten im System verhilft zu
einem lückenlosen Nachweis und damit zur Erhöhung der Transparenz
des Vergabeverfahrens. Alle Informationen zu den Vergabeverfahren
werden im System gehalten und sind daraus unmittelbar abrufbar.