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Nutzer des AI Vergabemanager im Straßenbau - Administration ...

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Der <strong>AI</strong> <strong>Vergabemanager</strong> ist ein Vergabemanagement-System,<br />

das die Abwicklung <strong>des</strong><br />

gesamten internen, sehr aufwendigen und<br />

arbeitsteiligen Vergabeprozesses digital<br />

und dabei rechtskonform unterstützt.<br />

Das System ist spezifisch für den Einsatz bei öffentlichen<br />

Auftraggebern entwickelt worden. Mit der Einführung<br />

<strong>des</strong> <strong>AI</strong> <strong>Vergabemanager</strong>s können erhebliche<br />

Einsparungspotenziale realisiert werden.<br />

Diese werden <strong>im</strong> Wesentlichen durch die Verkürzung<br />

der Prozessdauer, sowie Qualitätssteigerungen und<br />

Vereinheitlichung der Prozesse erzielt.<br />

Einordnung <strong>des</strong> <strong>AI</strong> <strong>Vergabemanager</strong> in den<br />

Gesamtprozess der elektronischen Vergabe<br />

Der <strong>AI</strong> <strong>Vergabemanager</strong> bildet den gesamten Vergabeprozess<br />

vollständig ab. Die Mitarbeiter werden dabei<br />

in allen Prozessschritten unterstützt und rechtskonform<br />

durch alle Phasen der Ausschreibung geführt. Im<br />

Hintergrund wird der gesamte Prozess in der Vergabeakte<br />

und dem Vergabevermerk dokumentiert.<br />

Der <strong>AI</strong> <strong>Vergabemanager</strong> ist flexibel konfigurierbar, so<br />

dass er in unterschiedlichsten Einsatzszenarien und<br />

Organisationsgrößen eingesetzt wird und dem jeweiligen<br />

Anwender, bezogen auf seine Rolle <strong>im</strong> Prozess,<br />

die größtmögliche Unterstützung bietet.<br />

Digitales Formularwesen<br />

Durch die Realisierung eines digital integrierten Formularsatzes <strong>im</strong><br />

<strong>AI</strong> <strong>Vergabemanager</strong> entfallen die zeitaufwendige Ablage und das Suchen<br />

von Dokumenten.<br />

Je nach Vergabeart kommen automatisch die aktuellen Fassungen<br />

der benötigten Formulare, beispielsweise <strong>des</strong> HVA B-StB, zum Einsatz.<br />

Formularbasiertes Vorgangssteuerungssystem mit - juristisch<br />

ausgeprägtem Workflow<br />

Durch den juristisch ausgeprägten Workflow der Lösung wird zeitaufwendiges<br />

Nachschlagen von Gesetzestexten überflüssig. Verfahrensfehler<br />

werden quasi ausgeschlossen.<br />

Grade die <strong>im</strong> <strong>Straßenbau</strong> etablierten Prozesse werden in die digitale<br />

Welt übernommen und unterstützt.<br />

Vergabeunterlagenunterlagen & Angebotsunterlagen<br />

Alle Daten aus der Papierwelt werden in die elektronische Welt übertragen.<br />

Auf diese Weise können gewohnte Strukturen, wie zum Beispiel<br />

die Aufteilung in Heftungen, beibehalten werden. Ein Ausdruck<br />

in Papierform ist beinahe jederzeit möglich. Be<strong>im</strong> Drucken wird die<br />

Reihenfolge der Vergabeunterlagenunterlagen selbstverständlich beibehalten.<br />

Rollenbasiertes Workflow-System und permanente Dokumentation<br />

aller Aktivitäten <strong>im</strong> System<br />

Es erfolgt eine klare zeitliche und organisatorische Zuordnung aller<br />

Prozessbeteiligten zu Rollen und den damit verbundenen Aufgaben<br />

<strong>im</strong> Vergabeprozess. Durch die permanente Dokumentation aller Aktivitäten<br />

<strong>im</strong> System erhöht die Transparenz <strong>des</strong> Vergabeverfahrens.<br />

Der lückenlose Nachweis kann als Beleg für den korrekten Ablauf <strong>des</strong><br />

Vergabeprozesses genutzt werden.<br />

Detaillierte Wertungsfunktionalität<br />

Die Wertungsfunktionalität beinhaltet eine flexible Preis- und Wertungsmatrix.<br />

Diese ermöglicht einen komfortablen Überblick bezüglich<br />

der Gesamt- und Einheitspreise der ausgeschriebenen Positionen.<br />

Es werden automatisch Rangfolgen sowie absolute und<br />

prozentuale Abweichungen auf unterschiedlichen Ebenen ermittelt.<br />

Die Vergabestelle kann zudem beliebig viele Prüfungskriterien selbst<br />

definieren, die automatisch in die Wertung mit einbezogen und berücksichtigt<br />

werden. Die Wertung kann unter anderem nach dem bekannten<br />

Standard der ARRIBA-Software erfolgen.

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