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Wenn also im Entsendegespräch erkannt wird, dass der Mitarbeiter bei
dem einen oder anderen Punkt Probleme hat oder Verhaltensweisen an
den Tag legt, die sich in dem Entsendeland nicht umsetzen lassen bzw.
Konfrontationen auslösen, sollte hierzu das Gespräch gesucht werden.
Diese Rückmeldung ist auch für den Vorgesetzten wichtig, da die
Fachabteilung im Regelfall nur den fachlichen Stellenwert des Expatriate
betrachtet.
Schließlich übernimmt der Fachvorgesetzte auch die Verantwortung für
die Reintegration. Es ist also im Interesse des Vorgesetzten, hier ein
Feedback zu bekommen.
Hin und wieder kommt auch die Gehaltsstruktur des Mitarbeiters ins
Gespräch. Vielleicht fühlt der Expatriate sich mit der Gehaltsgestaltung
während der Entsendung nicht angemessen vergütet. Dies ist oftmals
ein Punkt, der mit dem Fachvorgesetzten nochmals abgestimmt werden
sollte. Zu berücksichtigen ist hierbei aber immer die anschließende
Reintegration des Mitarbeiters. Aus diesem Grund sollten Gehaltsbestandteile
grundsätzlich mit dem Fachbereich abgestimmt werden.
Wenn die Familie des Expatriates sich gegen die Entsendung ausgesprochen
hat, der Mitarbeiter unter Umständen allein ins Ausland
geht, kann dies die Entsendung verkomplizieren. Es ist nachvollziehbar,
dass eine Fernbeziehung über einen längeren Zeitraum häufig mit
Problemen behaftet ist. Hier bedarf es der Gestaltung des Entsendevertrags,
dem Mitarbeiter vielleicht die eine oder andere Reise mehr nach
Deutschland zu gewähren. Auch dies ist ein wichtiger Punkt, den es
gilt, mit dem Vorgesetzten zu besprechen.
Ihre Eindrücke und Anregungen sollten Sie dem Vorgesetzten wiedergeben.
Damit erreicht man ein gemeinsames Vorgehen, welches auch
für den Expatriate nachvollziehbar ist. Es empfiehlt sich also, auch
dem Expatriate deutlich zu machen, dass Sie dem Fachvorgesetzten das
Entsendegespräch rückkoppeln werden.
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6 Administrative Vorbereitung der
Entsendung
Nachdem der Mitarbeiter sein „okay“ zu der bevorstehenden Entsendung
gegeben hat, geht der eigentliche administrative Vorbereitungsprozess
an den Start.
Entsendungen sind komplex in der Abwicklung und zeitaufwändig in
der Vorbereitung. Dies betrifft auch den administrativen Ablauf.
Es gilt jetzt, die notwendigen Schritte für das Arbeits-, Sozialversicherungs-
und Steuerrecht sowie der internen Kommunikation vorzubereiten.
Auch die aufgeführten Bereiche bedürfen einer entsprechenden
Vorlaufzeit. Im Gesamtkontext der dreimonatigen Vorbereitung ist
dies ein wesentlicher Bestandteil, der entsprechend mit eingebaut werden
muss.
6.1 Interne Kommunikation, Betriebsrat und
Vorbereitung
Üblich ist es, dass im Unternehmen die Neubesetzung der Stellen im
Ausland und Nachfolgebesetzung in Deutschland kommuniziert wird.
Damit wird die Entsendung in Ihrem Haus offiziell.
Neben der Kommunikation der Stellenbesetzungen gilt es aber auch
darüber nachzudenken, inwieweit der Betriebsrat mit eingebunden
werden muss.
Für das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gilt grundsätzlich das Territorialprinzip,
das heißt, dass es nur auf in der Bundesrepublik
Deutschland gelegene Betriebe Anwendung findet. In erster Linie betrifft
es demnach Sachverhalte, die in der Bundesrepublik Deutschland
stattfinden. Dennoch ist das Betriebsverfassungsgesetz auch anwendbar
auf Sachverhalte, die außerhalb von Deutschland auftreten. Hierbei
handelt es sich um so genannte Ausstrahlungen des Betriebsverfassungsgesetzes.
Das sind Fälle, die ähnlich der Ausstrahlungsgrundsätze
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des Sozialversicherungsrechts auftreten (siehe hierzu auch die Ausführungen
im Sozialversicherungsteil dieses Buches).
Hierbei handelt es sich um Sachverhalte die unter Würdigung der Gesamtumstände
immer noch eine Gesamtintegration in den deutschen
Betrieb haben. Indiz hierfür ist zum Beispiel die Förderung des Auslandseinsatzes
für den inländischen Betrieb. Auch muss sich die Gehaltszahlung
zu Lasten des deutschen Arbeitgebers richten.
Das Betriebsverfassungsgesetz wird daher in den Fällen, in denen das
inländische Arbeitsverhältnis bestehen bleibt und nur durch einen Zusatzvertrag
(Entsendevertrag) die Bedingungen des Auslandseinsatzes
geregelt werden, vor, während und nach dem Auslandseinsatz Anwendung
finden.
Findet ein geplanter Auslandseinsatz eines Mitarbeiters statt, wird im
Regelfall der Betriebsrat immer dann zu beteiligen sein, wenn es sich
um eine Versetzung des Mitarbeiters handelt und in dem Betrieb in der
Regel mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigt sind.
In diesen Fällen sind die Unterlagen zur Beratung und Entscheidung
vorzulegen und ggf. ist auch Auskunft über den Einsatz zu erteilen. Bei
der Auslandstätigkeit im Bereich der Langzeitentsendungen wird regelmäßig
eine Versetzung vorliegen, denn eine Versetzung ist immer
dann gegeben, wenn dem Arbeitnehmer ein anderer Arbeitsbereich
zugewiesen wird und diese Zuweisung länger als einen Monat andauert.
Es wird in diesen Fällen empfohlen den Betriebsrat einzuschalten und
anzuhören, um Schwierigkeiten aus dem Weg zu gehen.
Bitte berücksichtigen Sie aber die Ausnahme der leitenden Angestellten.
Im Fall der Mitarbeiterentsendung eines leitenden Angestellten ist der
Betriebsrat nicht einzuschalten, da er für diesen Personenkreis nicht
verantwortlich ist.
Zur internen Kommunikation und Vorbereitung gehört auch die Einschaltung
des Werksarztes.
Die Gesundheitsuntersuchung sollte bei jedem Mitarbeiter und ggf.
auch bei den begleitenden Familienangehörigen vorgenommen werden.
Neben der Vorbereitung durch entsprechende Impfungen sind vom
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Werksarzt auch länderspezifische Informationen über medizinische
Besonderheiten des Entsendelandes bereitzulegen.
Des Weiteren geht es bei der Untersuchung auch noch mal um die gesundheitliche
Prüfung des Expatriates.
Sofern bei der Untersuchung gesundheitliche Bedenken auftauchen,
kann dies die gesamte Entsendung gefährden. In einigen Ländern wird
es beispielsweise schwierig, bestimmte Medikamente zu beschaffen. Es
empfiehlt sich daher dringend, den Expatriate und die Familienangehörigen
beim Werksarzt vorzustellen.
Wichtiger Hinweis: Bitte auch an ggf. entstehende Nachimpfungen
denken. Diese müssen ebenfalls sichergestellt sein, da die Impfstoffe
ansonsten ihre Wirkung verfehlen.
In vielen deutschen Unternehmen wird auch rechtzeitig eine Information
über die Entsendung an das interne Controlling gegeben. Damit ist
dem Controlling bekannt, welche Mitarbeiter sich im Rahmen einer
Entsendung im Ausland befinden und entsprechende Rechnungen können
gleich an die Auslandskostenstelle weiter fakturiert werden. Ferner
ist die Information auch für den Headcount wichtig. Normalerweise
werden Mitarbeiter, die sich länger als 1 Jahr im Ausland befinden,
nicht mehr im deutschen Headcount geführt.
Last but not least die Entgeltabteilung muss entsprechend informiert
werden. Durch die Auslandsentsendung verändern sich die Parameter
der Gehaltsabrechnung und daher ist zu empfehlen, bereits möglichst
früh die Gehaltsabrechnung zu informieren. In den Fällen, wo Sie mit
einer eigenen Entgeltabteilung die Entsendungsfälle bearbeiten, sollte
bereits jetzt die Informationen des entsprechenden neuen Entsendungsfalls
übermittelt werden. Dadurch hat die Payroll die Möglichkeit, die
Entsendung frühzeitig entgeltabrechnungsstechnisch aufzubauen.
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6.2 Information an externe Vertragspartner
Neben der bereits frühzeitig eingeleiteten Visa-Beschaffung ist nun
noch die Information an den externen Partner für Sprachkurs und interkulturelles
Training abzugeben.
Des Weiteren müssen die externen Versicherungspartner über die bevorstehende
Entsendung informiert werden. Versicherungsleistungen
können sein:
• Gruppenunfallversicherung;
• Reisegepäckversicherung;
• Auslandsvollkosten- oder Restkostenversicherung;
• Haftpflichtversicherungen bei Geschäftsführereinsätzen etc.
Diese Auflistung ist beispielhaft und kann natürlich in Ihrem Unternehmen
variieren.
Die meisten Unternehmen stellen ihren Expatriates eine Steuerberatung
an die Seite, um die steuerrechtlichen Aspekte entsprechend richtig
darzustellen und dem Expatriate bei den Steuererklärungen behilflich
zu sein. Damit verbunden wird die Steuerberatung zum Zeitpunkt der
Vorbereitung der Entsendung ebenfalls informiert.
Es wird empfohlen, hier als Unternehmen maßgeblich den Prozess der
richtigen Steuerentrichtung zu begleiten, sind doch die Gefahrenpotenziale
nicht gering. Sofern Sie mit einer Bruttoentgeltvereinbarung
den Mitarbeiter im Ausland ausstatten, empfiehlt sich ein enger Kontakt
mit der Steuerberatung. Der Autor empfiehlt Ihnen, einen Rahmenvertrag
mit einem ausgewählten Steuerberater abzuschließen und
ebenfalls einen Informationsfluss vom Unternehmen zu diesem Steuerberater
aufzubauen. Wichtig dabei ist, dass in den einzelnen Ländern
alle Entgeltbestandteile der Versteuerung unterworfen werden. Gerade
bei Bruttoentgeltvereinbarungen liegt die Steuer beim Mitarbeiter. Hier
ist es besonders wichtig, dem Expatriate professionelle Unterstützung
zu geben.
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Externer Partner ist an dieser Stelle natürlich auch die Umzugsfirma für
den Expatriate. Hier wird im Regelfall ein Kontakt zu einem internationalen
Umzugsunternehmen hergestellt. Je nach Ausrichtung des Unternehmens
besteht entweder ein Rahmenvertrag mit einem internationalen
Umzugsunternehmen oder nach der klassischen Variante werden
drei Angebote von internationalen Umzugsunternehmen eingeholt.
Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, dieser Prozess sollte ebenfalls
frühzeitig angestartet werden.
Üblich ist auch, dass sich das Umzugsunternehmen direkt mit dem
Expatriate in Verbindung setzt, um das Gesamtvolumen des Umzugsgutes
und den voraussichtlichen Termin für den Umzug zu bestimmen.
Auch hier bedarf es einer engen Abstimmung mit Ihrem Unternehmen.
Es ist wichtig im Vorfeld bereits festzulegen, welche Gegenstände
(Fahrzeuge etc.) definitiv nicht zu Lasten des Unternehmens transportiert
werden dürfen.
Hinweis aus der Praxis:
Manche Umzugsunternehmen bieten die Komplettabwicklung des Entsendevorgangs
in Bezug auf Visa-Beschaffung, Umzug und Settling im
Gastland. Dieser Prozess hat insofern Vorteile, dass die Terminkoordination
optimal in einem Haus und mit einem Ansprechpartner abgewickelt
werden kann. Fragen Sie bei Ihren Vertragspartnern nach, ob eine
solche Möglichkeit grundsätzlich gegeben ist.
6.3 Sozialversicherung und Steuer im
Heimatland
Auch hier bedarf es der Vorbereitung. Welche Anträge im Einzelnen zu
stellen sind, entnehmen Sie bitte den entsprechenden Kapiteln dieses
Buches. Nur soviel vorab, im Bereich der Sozialversicherung sind die
Anträge auf Anwartschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung und
Antragspflichtversicherung bei der Deutschen Rentenversicherung
Bund vor Beginn der Entsendung zu stellen. Auch die Anwendung von
Sozialversicherungsabkommen sollten vor Beginn der Entsendung gestellt
werden.
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Im Bereich der Steuer in Deutschland muss die Freistellung nach dem
Doppelbesteuerungsabkommen beantragt werden. Ebenfalls ein Prozess,
der vor Beginn der Entsendung gestellt werden sollte.
Theoretisch wird dieser Antrag nicht benötigt, da nach den einschlägigen
Regelungen des Einkommensteuergesetzes die Gehaltsabrechnung
die Lohnsteuereinbehaltung in Deutschland prüft und anwendet. Der
Autor empfiehlt Ihnen dennoch dieses Formular zu stellen, da Sie im
Fall von Steuerprüfungen dann den entsprechenden Freistellungsbescheid
vorlegen können.
6.4 Kommunikation mit der Personalabteilung
des Gastlandes
Sofern Sie eine Personalabteilung im Gastland haben, sollten Sie spätestens
jetzt auch die Kommunikation über die bevorstehende Entsendung
mit derselbigen aufnehmen. Damit schaffen Sie in den Gesamtprozess
der Entsendung eine Transparenz, die allen Beteiligten zu
diesem Zeitpunkt bekannt sein wird. Die Personalabteilung kann gut
mit der Kostenkalkulation und der Anforderung der Entsendung über
die bevorstehende Entsendung informiert werden. Kostenkalkulation
ist für die aufnehmende Personalabteilung ein wichtiger Punkt, da leider
oftmals die Höhe der Kosten einer Entsendung nicht bekannt ist
und demzufolge auch die Kosten nicht budgetiert sind. Durch die
Übermittlung einer Kostenkalkulation bringen Sie eine Akzeptanz zu
Beginn des Prozesses für alle Beteiligten ein.
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