Weiss Chemie + Technik GmbH & Co.KG - MODUS Consult AG

Weiss Chemie + Technik GmbH & Co.KG
Fokus auf die Geschäftsprozesse
Weiss Chemie setzt erfolgreich
Dokumentenmanagement ein
Die Weiss Chemie + Technik GmbH & Co.KG
hat ihren Sitz im hessischen Haiger und kann
auf eine lange Tradition zurückblicken, die
bis zur Gründung des Unternehmens durch
Philipp Carl Weiss im Jahr 1815 zurückreicht.
Bereits zu Beginn des 20. Jahrhunderts gehörte
der Chemiespezialist zu den bekanntesten
und größten Anbietern der Hautleimbranche.
Mit dieser gewachsenen und gezielt
entwickelten Kompetenz in der Klebstoff- und
in der Verbundelementetechnologie schafft
Weiss Chemie heute Verbindungen, die
höchsten Anforderungen genügen und verschiedensten
Belastungen standhalten. Mit
marktgerechten Erweiterungen des Produktangebotes
und Investitionen in neue Technologien
werden aktuelle und zukünftige Marktanforderungen
optimal erfüllt. Die Expansion
auf internationalen Märkten wird erfolgreich
vorangetrieben und die Unternehmensentwicklung
stellt sich weiterhin äußerst positiv
dar. Weiss Chemie unterstützt das kontinuierliche
Wachstum durch eine zukunftsweisen
de IT-Infrastruktur, die gemeinsam mit dem
IT-Partner MODUS Consult aufgebaut wurde.
--> Alle Funktionalitäten integriert --> Seit Januar
2006 arbeitet Weiss Chemie mit einem
Dokumentenmanagementsystem der ELO
Digital Office GmbH, die vom IT-Partner MO-
DUS Consult AG aus Gütersloh implementiert
wurde. Das ERP-System im Unternehmen ist
Microsoft Dynamics NAV und wurde ebenso
durch den IT-Partner MODUS Consult implementiert.
Aktuell setzt Weiss Chemie ELOenterprise
Version 7.0 ein. Das Enterprise-Content-Management
(ECM) umfasst dabei alle
Funktionen zur effizienten Verwaltung und
Steuerung des gesamten Unternehmenswissens.
Hauptauslöser für die Beschäftigung
mit dem Dokumentenmanagementsystem
war die Papierflut im Bereich der Eingangsrechnungen.
Das Ziel von Weiss Chemie war
von Anfang an, die Eingangsrechnungen
nicht mehr klassisch in der Finanzbuchhaltung
zu deponieren, sondern das ganze Papierwesen
in Form von elektronischer Ablage
mit ELO zu realisieren. Andreas Pieck, Leiter
DV / Organisation erläutert die besonderen
Vorzüge der ELO-Lösung: „Wir profitieren
von der hohen Skalierbarkeit für das effiziente
Verwalten von großen Datenmengen und
Benutzerzahlen. Darüber hinaus ist uns die
schnelle, nahtlose und leistungsstarke Integration
in die vorhandene IT-Landschaft mit innovativen
Modulen wie dem ELO Business-Logic-Provider
problemlos möglich.“ Aus Sicht
von Weiss Chemie kommt einer intelligenten
und automatisierten Erfassung (Capturing)
im Zeitalter der Informationsflut eine hohe
Bedeutung zu: „Nur so lassen sich Aufgaben
beschleunigen oder gänzlich automatisierenund
somit auch Fehler minimieren“, so Pieck.
„Nur so lassen sich Aufgaben beschleunigen
oder gänzlich automatisieren- und somit auch
Fehler minimieren“, so Pieck. Die sichere
Steuerung nachgelagerter Business-Prozesse
erfolgt mit Hilfe der Workflow-Komponente.
Zielsicher führt diese Belege und Daten dem
nächsten Arbeitsschritt zu. Die ganzheitliche
Betrachtung von Geschäftsprozessen ist
dabei unumgänglich für eine effiziente und
zeitnahe Geschäftsabwicklung bei Weiss
Chemie. So lassen sich sowohl Geschäftspartner
(Collaboration) als auch Endkunden
in den direkten Prozessablauf mit einbeziehen.
Die manuelle und damit aufwändige
Handhabung von Papierdokumenten entfällt
weitgehend - der Weg zum papierarmen Büro
ist frei. ELOenterprise speichert jedes Dokument
nur einmal. Alle Dokumente die sich im
Unternehmen im Umlauf befinden, fungieren
als „logische Links” zu den „Originalen”.
--> MODUS Archive Link verbindet --> Um
eine hochintegrierte Verbindung zwischen
Microsoft Dynamics NAV und dem DMS/ECM-
System ELO herzustellen, wird bei Weiss Che-

Weiss Chemie + Technik GmbH & Co.KG
Fokus auf die Geschäftsprozesse
Weiss Chemie setzt erfolgreich
Dokumentenmanagement ein
mie der modus ArchiveLink ELO eingesetzt.
Damit stehen dem Anwenderunternehmen
alle Funktionalitäten eines zukunftsweisenden
DMS-Systems zur Verfügung. Das
Modul lässt sich in alle Microsoft Dynamics
NAV-Umgebungen integrieren und verbindet
die Vielzahl aller Informationen (Eingangs-,
Ausgangs- und interne Dokumente) zu einem
Geschäftsvorgang (z. B. Kundenakten,
Projektakten). Eine redundante Ablage wird
verhindert und durch logische Links ersetzt.
Andreas Pieck berichtet: „Durch die benutzerfreundliche
Oberfläche von Microsoft Dynamics
NAV wird in unserem Hause der Schulungsaufwand
minimiert. Das Modul stellt
besonders leistungsfähige Möglichkeiten
zum Customizing bereit, um auch komplexeste
Anforderungen abzudecken. Dokumentenbasierte
Geschäftsprozesse we den in einem
Arbeitsgang optimiert.“
--> Komfortable E-Mail-Archivierung --> Ein
weiteres ELO-Tool, das vom IT-Partner MO-
DUS Consult bei Weiss Chemie implementiert
wurde, ist ELO XC. Das Modul sorgt in dem
Chemieunternehmen für die automatische,
serverseitige E-Mail Archivierung für MS Exchange,
ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich
ist. Die Liste der berechtigten bzw.
relevanten Anwender wird dabei aus dem
Windows ActiveDirectory übernommen. Im
Anschluss läuft das Servermodul über alle
ausgewählten Postfächer und übernimmt
nach einstellbaren Kriterien (regelbasiert) die
dort vorhandenen E-Mails im originalen MSG-
Format ins ELO Archiv. Dabei werden auch
geschachtelte Ordner durchsucht. Bestimmte
Ordner oder auch einzelne E-Mails können
durch Konfigurationseinstellungen von der
Archivierung ausgenommen werden. Das Ablageziel
kann aus verschiedenen E-Mail Werten
gebildet werden (Absender, Empfänger,
Datum, Betreff, Body etc.). Zusätzlich kann
vor der Archivierung eine eigene Bearbeitung
der E-Mails erfolgen (z. B. zur Nachselektion,
Kontrolle, Archivzielermittlung oder Nachverschlagwortung).
„Für weitere Sicherheit
sorgt die Fähigkeit, alle E-Mails automatisiert
zusätzlich in einem Langzeitformat zu
speichern. So ist unabhängig von Formatänderungen
in späteren Exchange-Versionen
der sichere Zugriff auf den Altmailbestand
jederzeit gegeben“, sagt Andreas Pieck. Eins
zu eins abbilden lassen sich im ELO Mailarchiv
insbesondere auch die Strukturen von
öffentlichen Ordnern aus dem bisherigen
Exchange-System. Der Zugriff auf die archivierten
Maildaten kann hierbei auf vielfältige
Weise erfolgen: Beispielsweise per HTTP-
Link, Outlook WebAccess 2007 oder über
den Microsoft Office SharePoint Server 2007.
--> Erhebliches Rationalisierungspotenzial
-->„Wenn wir unser Archiv rein auf Papierbasis
weitergeführt hätten und nicht mit Hilfe von
MODUS und ELO, hätten alleine die räumlichen
Kapazitäten in unserem Unternehmen
bei weitem nicht ausgereicht“, stellt Andreas
Pieck fest. Er kennt die Vorzüge, die sich durch
die Integration des DMS bei Weiss Chemie
ergeben haben, natürlich aus erster Hand:
„Die Prozesstransparenz hat sich durch den
Einsatz von ELO in unserem Hause drastisch
erhöht. Die Leistungserstellung und der Status
einzelner Aufgaben lassen sich wesentlich
leichter nachvollziehen. Damit wird neben der
operativen Ebene auch die strategische Ebene
nachhaltig unterstützt, da eine optimale Basis
für gesicherte Entscheidungen geschaffen
wird!“ Pieck macht deutlich, dass die Vorteile
der ELO-Lösung bei weitem nicht nur in der
Einsparung von Papier liegen: „Ein weiteres
entscheidendes Kriterium ist die Verkürzung
der Durchlaufzeit durch die digitale Weiterleitung,
denn ELO erlaubt eine höchst einfache
Informationsbearbeitung und -weitergabe.
Zudem wird die Erfassung und Verschlagwortung
durch Scan- und Klassifikationswerkzeuge
sowie Schnittstellen zu Fachanwendungen
und E-Mail-Systemen deutlich erleichtert. Die
Mitarbeiter können sich verstärkt auf ihre eigentlichen
Kerntätigkeiten konzentrieren!“
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