Protokoll_Jour Fixe_09_12_09.pdf - National Games

Jour Fixe Protokoll
Datum: 09.12.2009
Dauer: 90
15:00 – 15:45 Uhr
Ort: 80
KWADRAT, Raum 2.09
Leitung: 70
60
Ilka Meis
50
TeilnehmerInnen:
40
30
20
Ost
I Meis, K Pohle, T Hauthal, I Platzer, H-M
West
Focken, S Leithner, M von Harten, B Heche,
Nord
J Brockmann, l Pampel, E Pries, R Wienke
10
Protokollführer: 0
R Wienke
1. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.
TOP 1 Protokoll und Aktuelles
I Meis begrüßt alle MitarbeiterInnen und entschuldigt HJ Schulke, C Dirbach sowie D Milles.
Es soll bewusst am Ende der Sitzung Zeit eingeräumt werden, um in Kleingruppen das
Gespräch zu suchen- vor allem im Hinblick auf die Arbeitspläne.
I Meis bittet L Pampel die Heldenpräsentation auf den aktuellen Stand zu bringen. Dies soll
in Zukunft stetig geschehen.
TOP 2 Berichte:
Lenkungsausschusssitzung
Die wichtigsten Punkte der Sitzung werden durch I Meis zusammengefasst
und vorgetragen.
• Die Teilnehmer Obergrenze soll bei 4550 + ca. 1600 BetreuerInnen
fixiert werden. Die Geschäftsstelle in Berlin bestimmt in den einzelnen
Sportarten die Obergrenze. Es ist jedoch abzusehen, dass Absagen in
den großen Sportarten Schwimmen (nicht mehr als 500 TN) und
Leichtathletik (voraussichtlich ca. 750 TN) erteilt werden müssen. Es
werden keine Sportarten mehr beworben.
• Drachenboot wird aufgrund der geringen Teilnehmerzahlen nicht wie
geplant als Demonstrationssportart angeboten, sondern als Teilstation
des Wettbewerbsfreien Angebots. Es soll zusammen mit den Kanu
Wettbewerben auf dem Werdersee stattfinden.
• Konsequenzen der hohen Teilnehmerzahlen
- Platz für die Verpflegung im VIP Bereich des Weser Stadions reicht
nicht aus. Daher werden K Pohle und I Meis prüfen, ob ein
zusätzliches Verpflegungszelt errichtet wird oder ob die Halle in der
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Pauliner Marsch dafür als zusätzliche Verpflegungsstation genutzt
werden kann.
- Finanzierung
Einzelne Ausgaben müssen im NG Büro weiterhin gut durchdacht,
in den jeweiligen Bereichen entschieden und an L Pampel
weitergereicht werden. Dieser ist im NG Büro für den
Finanzierungsplan zuständig sein. Beispielhaft weist I Meis auf die
Bestellung der Mousepads für die PK hin.
- Tischtennis-Tische können über D Milles und den FV
organisiertwerden. Somit können erfreulicher Weise bei diesen
Wettbewerben alle gemeldeten Teilnehmer starten und
Kostengespart werden.
- Die endgültigen Zu- oder Absagen erhalten die TeilnehmerInnen im
Januar durch SOD. Bis dahin sollten keine Zahlen in den einzelnen
Sportarten genannt werden, da diese noch von den
Disziplinmeldungen abhängig sind. Die Gesamtteilnehmerzahl wird
nächste Woche auf der PK kommuniziert.
Feedback PM- Seminar
Die anwesenden Teilnehmer tauschten Ihre Erfahrungen aus und kamen zu
dem Ergebnis, dass das Seminar zwar sinnvoll war, jedoch hatten sich die
meisten mehr neue Erkenntnisse davon erhofft.
Folgende Kritikpunkte wurden geäußert:
• Insgesamt wurden die wichtigen Punkte des Projektmanagments
vorgestellt, allerdings kannten viele TeilnehmerInnen die vorgestellten
Inhalte bereits und hätten sich noch mehr allgemein
• Informationen gewünscht.
• Intensivierung einer Thematik wie Finanzierung oder Strukturaufbau
wünschenswert.
• Praxisanteil in Form einer Gruppenarbeit wäre schön gewesen.
TOP 3 PK und Songbook
PK
B Heche berichtet über den aktuellen Planungsstand der Pressekonferenz, welche am
Dienstag den 15. Dezember am Flughafen Bremen stattfinden soll.
• Skript und genauerer Plan zur Umsetzung der PK ist in Ausarbeitung.
• Catering für die Konferenz ist bestellt. Die technische Ausstattung vorhanden.
• Koordination wird weiterhin bei B Heche liegen. Unterstützung aus dem Team bei den
Vor- und Nachbereitungen wäre wünschenswert. Das NG Büro sollte während der PK
nur mit einem kleinen Team vertreten sein: J Twiefel, HJ Schulke, I Meis, B Heche, S
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Leithner, H-M Focken und evtl. C Dirbach. Die jeweiligen Aufgaben werden im
Vorfeld mit B Heche besprochen.
• Bisher ist noch kein Kontakt zu einem Fotograf vorhanden. Dazu soll nach
Möglichkeit auch im privaten Umfeld nachgefragt werden. Die Foto AG des
Martinshof wird ebenfalls vor Ort sein.
• Zum inhaltlichen Ablauf kann bereits gesagt werden, dass HJ Schulke TN Zahlen und
Fakten präsentieren wird und I Meis die logistischen Konsequenzen am Beispiel der
Wettbewerbe in der Sportart Boccia weiter erläutern wird.
• Den anwesenden Premiumpartnern kann bei dieser Pressekonferenz leider kein
aktiver Part eingeräumt werden.
• B Heche wird am Wochenende den Einkauf für die PK vornehmen und am Sonntag
mit dem Auto zum Basketball nach Bremerhaven fahren.
SONGbook
Die vierte Ausgabe des SONGbooks soll am Freitag, den 11. Dezember 2009, in den Druck
gehen.
Konkrete Ideen, wie ein weihnachtlich- gestaltetes Design aussehen könne, sind zum
momentanen Zeitpunkt nicht vorhanden. T Hauthal merkt an, dass man Verziehrungen von
WORD einbauen oder die Bilder mit weihnachtlicher Umrandung verzieren könne.
Weitere Anregungen sind willkommen.
I Meis kümmert sich um den „Feinschliff“.
TOP 4 Termine:
Weihnachtsfeier
Die Idee des gemeinsamen Sporttreibens in der Turnhalle am Barkhof ist leider nicht
umsetzbar, da diese belegt ist. Daher soll die anfängliche Idee des gemeinsamen Bowlings
erneut aufgegriffen werden. I Meis prüft die Verfügbarkeit im Bowl ´n Fun für Mittwoch den
6.1.2010. Darüber hinaus soll eine gemütliches Weihnachts/ Glühweintrinken auf dem
Bremer Weihnachtsmarkt am Donnerstag den 17.12.2009 um 17.30Uhr stattfinden.
Basketballspiel am 13.12.2009
Am Sonntag, den 13.12.2009, wird SO wie geplant in der Halbzeitpause sowie nach dem
Spiel mit einem Informationsstand präsent sein. B Heche wird diesen koordinieren. Weitere 5
Karten für das Spiel sind noch zu vergeben. Bei Interesse bitte L Pampel melden.
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Urlaubsplanung
I Meis weist erneut darauf hin, dass es von Vorteil ist zwischen Weihnachten und Neujahr
Urlaub zu nehmen. Die Anwesenden im Raum werden diesen Urlaub in Anspruch nehmen.
Falls weitere Urlaubsplanungen für Anfang des Jahres bereits abzusehen sind, sollen diese
schnellstmöglich bei I Meis vorgemerkt werden
TOP 5 Besprechung der Arbeitspläne in Kleingruppen
Arbeitspläne
Die bereits erstellten Arbeitspläne sollen nochmals kritisch überarbeitet und Anfang 2010 von
den Verantwortlichen vorgestellt werden. Daher sind alle Mitarbeiter des NG Büros
aufgefordert, diese ab der Veranstaltung rückwirkend aufzuarbeiten und entsprechende
Meilensteine zu setzten. Diese sollen entsprechend der Bereiche durchdacht und gelegt
werden. Dabei sollen Daten konkret gelegt und festgehalten werden.
cambio CarSharing
Eine Einweisung wird am Freitag um 11.00 Uhr am Leibnitzplatz stattfinden. Es wurde
bereits festgelegt, dass I Meis, K Pohle und T Hauthal als feste Fahrer zur Verfügung stehen
werden. Darüber hinaus soll in naher Zukunft ein vierter Fahrer bestimmt werden, der
allgemeine Fahrdienste übernehmen könnte.
Für die Zukunft wäre es wünschenswert, dass weitere Fahrer benannt werden können.
Weitere Anregungen
Es wird die Frage in den Raum geworfen, was am 23.12.2009 stattfinden wird, da ein Raum
reserviert wurde. Die Mehrheit plädiert für keine Veranstaltung.
Sonja Schmeisser bittet darum, ebenfalls in den Verteiler des Jour Fixe Protokolls
aufgenommen zu werden, um auf den laufenden Stand der Dinge zu sein.
Ende 15.45 Uhr
Anschließend Raum für Gespräche in Kleingruppen.
Zeit-/Maßnahmenplan
Aufgabe Verantwortlich Datum
Heldenpräsentation auf den Aktuellen Stand bringen L Pampel fortlaufend
Bowling am 6.1.2010 I Meis Bis 15.12.
Urlaubsplanung Anfang 2010 ALLE Sobald wie möglich
Sonja Schmeisser mit in den Verteiler aufnehmen Protokollführer Sobald wie möglich
Ausführung der Arbeitspläne in den einzelnen Bereichen ALLE Anfang 2010
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