sonstige funktionale Erweiterungen

Kundeninformation zu Advoware 

funktionale Erweiterungen 

Version 3.2

Seite 2 von 96 

Kundeninformation 

ADVOWARE 3.2 ......................................................................................................................4 

Finanzbuchhaltung..................................................................................................................................................................4 

Akten.........................................................................................................................................................................................8 

Aktensuche .............................................................................................................................................................................8 

Akten - sonstige funktionale Erweiterungen ........................................................................................................................10 

Adressen .................................................................................................................................................................................12 

Aktengeschichte .....................................................................................................................................................................14 

aktenübergreifende Aktengeschichte....................................................................................................................................14 

Arbeitsanweisungen zu Dokumenten ...................................................................................................................................14 

Aktengeschichte - sonstige funktionale Erweiterungen........................................................................................................15 

Eingangspost ..........................................................................................................................................................................19 

Kollisionskontrolle.................................................................................................................................................................21 

Kanzlei-Controlling ...............................................................................................................................................................22 

Soll-Ist Vergleich mit tatsächlich erfassten Honoraren aus dem Zeithonorar ......................................................................22 

geändertes Programmverhalten bei ein- und ausgehenden Anrufen.....................................................................................23 

internes Nachrichtensystem..................................................................................................................................................24 

Integration in das Aufgabenmodul .......................................................................................................................................24 

Protokollierung der bisherigen Nachrichtenkorrespondenz..................................................................................................26 

internes Nachrichtensystem - weitere funktionale Erweiterungen .......................................................................................28 

Wiedervorlagen......................................................................................................................................................................29 

aktenübergreifende Ansicht für Wiedervorlagen und Terminübersicht................................................................................29 

Wiedervorlagen – sonstige funktionale Erweiterungen........................................................................................................29 

Verfügungen...........................................................................................................................................................................30 

Aufgaben ................................................................................................................................................................................31 

Terminübersicht ....................................................................................................................................................................32 

Terminkalender .....................................................................................................................................................................33 

Rechnungen............................................................................................................................................................................36 

Zeithonorar (Advotime) ........................................................................................................................................................41 

Inkasso....................................................................................................................................................................................43 

Mahnverfahren/EGVP..........................................................................................................................................................45 

Mahnbescheide.....................................................................................................................................................................45 

neue EDA-Mindestversion 4.10 für Folgeanträge................................................................................................................46 

Vollstreckungsbescheide ......................................................................................................................................................47 

EGVP-Export .......................................................................................................................................................................48



Prozesskostenrisiko-Rechner................................................................................................................................................49 

Winword-Schnittstelle...........................................................................................................................................................50 

Kenntnisnahmezettel ............................................................................................................................................................50 

Kenntnisnahmezettel - Anlagenverzeichnis ......................................................................................................................50 

Kenntnisnahmezettel - sonstige funktionale Erweiterungen .............................................................................................52 

Winword-Schnittstelle - sonstige funktionale Erweiterungen ..............................................................................................52 

Email.......................................................................................................................................................................................55 

Überweisungen.......................................................................................................................................................................56 

Datensicherung mit rbackup.exe..........................................................................................................................................57 

Fallliste zur Anmeldung für Fachanwälte ...........................................................................................................................59 

ZUSATZMODULE ..................................................................................................................60 

Notariat...................................................................................................................................................................................60 

Rechnungen nach KostO ......................................................................................................................................................60 

Urkundenrolle.......................................................................................................................................................................62 

Notariat - sonstige funktionale Erweiterungen .....................................................................................................................63 

Advovoice ...............................................................................................................................................................................64 

Advoscan ................................................................................................................................................................................64 

Halbautomatische Buchhaltung ...........................................................................................................................................64 

Advophone..............................................................................................................................................................................65 

Übernahme von Telefonnotizen in die Aktengeschichte und Online-Akte ..........................................................................65 

Advophone - weitere funktionale Erweiterungen.................................................................................................................66 

Online-Akte ............................................................................................................................................................................71 

Benutzerverwaltung..............................................................................................................................................................72 

Freigabe von Dokumenten....................................................................................................................................................75 

selektive Speicherung in Aktengeschichte ...........................................................................................................................76 

Zugriff auf den Advoware Terminkalender..........................................................................................................................78 

Online-Akte - Speicherung hochgeladener Dateien von Mandanten....................................................................................79 

Posteingang für Mandanten..................................................................................................................................................80 

Postein- und -ausgang für die Kanzlei..................................................................................................................................80 

Online-Akte - sonstige funktionale Erweiterungen ..............................................................................................................81 

Allgemein - sonstige funktionale Erweiterungen ................................................................................................................85 

AUSBLICK AUF ADVOWARE 4............................................................................................95 

AUSBLICK AUF ADVOWARE 4.1.........................................................................................95 

WEITERER AUSBLICK .........................................................................................................96

Advoware 3.2 

Finanzbuchhaltung 


Die Finanzbuchhaltung wurde komplett überarbeitet und ist der Schwerpunkt der neuen Version: 

� Durch die Einführung eines vierten Aktenkontos wird die Behandlung der steuerpflichtigen 

Auslagen stark vereinfacht. 

� Advoware unterscheidet beim Buchen des Geldeingangs optional automatisch zwischen 

Vergütung der eigenen Leistungen und Vergütung, die auf o. g. steuerpflichtigen 

Auslagen basiert. Dadurch geben die Umsatzlisten einen exakten Überblick über die 

Wertschöpfung Ihrer Kanzlei. 

� Innerhalb eines Buchungsvorgangs können jetzt mehrere Aktenkonten bzw. Sachkonten 

bebucht werden (Splitbuchungen). 

Nach dem Motto "never change a running system" kann jeder Kunden auf Wunsch weiterhin 

auf das vertraute Buchungsfenster zurückgreifen. Die erweiterte Buchhaltung muss über das 

Befehlsmenü "Optionen" aktiviert werden. 

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Unter dem Menü "?" finden Sie nach dem Update einen speziell für die Finanzbuchhaltung 

erstellten Leitfaden: 

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neue Funktionen im Überblick 


� Ausweis der steuerpflichtigen Auslagen transparent in einem zusätzlichen vierten Aktenkonto 

(Merkposten); somit enthalten die Umsatzlisten nach Sachbearbeiter oder 

Referat definitiv nur die tatsächlichen Umsätze, also die wirklich erfolgten Leistungen 

� Anzeige der steuerpflichtigen Auslagen im Konto "Merkposten" optional netto oder 

brutto 

� Splitbuchungen: mit einem einzigen Buchungsvorgang können mehrere Aktenkonten 

bzw. Sachkonten bebucht werden 

� Aufteilung des Honorars auf mehrere Sachbearbeiter während des Buchens, auch 

wenn in der Akte oder Rechnung keine Verteilungstabelle hinterlegt wurde 

� Alle eingegebene Buchungen im Fenster "Buchungen erfassen" sind farblich unterlegt: 

rot = Ausgaben, gelb= Einnahmen. Mit einem Doppelklick auf das Belegdatum werden 

die eingegebene Buchungen nach Datum (Belegdatum) sortiert. 

� Anzeige der Kostenstelle im Journal 

� neue Ansicht "Listen" – "Konten" mit Anzeige der Soll- und Habenseite sortiert nach 

Belegdatum (Wegfall der T-Konten) 

� Elster: Möglichkeit zur authentifizierten Übertragung über 3.2 die Verfahren ElsterBA- 

SIS oder ElsterPLUS (Grundeinstellung "Elster" der Finanzbuchhaltung), aufgrund einer 

Gesetzesänderung zwingend erforderlich ab 01.01.2013 

Um Ihre Voranmeldung und die Anlage EÜR authentifiziert an Elster zu übertragen, 

stehen Ihnen die Verfahren "ElsterPLUS" und "ElsterBASIS" zur Verfügung (die ältere 

Variante "ElsterSTICK" wird von Advoware nicht unterstützt). Mit ElsterBASIS bekommen 

Sie von Elster ein kostenloses Softwarezertifikat als Datei auf dem Rechner. 

Mit ElsterPLUS wird eine marktübliche Signaturkarte zur Authentifizierung verwendet. 

Geben Sie in der Spalte "authentifizierte Übermittlung" die Verfahrensart an, die Sie 

einsetzen möchten. 

Die Zertifizierung müssen Sie bei Elster anfordern und sich dort registrieren. 

Auf den Seite www.elster.de oder 

http://www.bundesfinanzministerium.de finden Sie die hierzu benötigten 

Informationen sowie die Seite zur Registrierung. 

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� Anlage EÜR: Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung an Elster 


� Einnahme-Überschuss-Rechnung/Abschluss: neue Druckmöglichkeiten über 

Strg+P (Auswahl eines Druckers, PDF-Erstellung) 

� Konten: erweitertes Kontextmenü mit Export und Vollzugriff auf alle Druckfunktionen 

� Sortierung nach Belegdatum per Doppelklick im Modul "Erfassung von Buchungen" 

(Buchungsdatum wird nicht mehr angezeigt) 

� keine Meldungen "Diese Buchung wird nicht in der FiBu erscheinen…" mehr für Buchungen, 

die gar nicht aus der FiBu stammen (z.B. eine nachträglich in die Mandantenbuchhaltung 

eingefügte Vorschussrechnung) 

� Spaltenbreiten in den einzelnen Auswertungsmodulen (Journal, Konten, …) können 

individuell geändert werden und bleiben automatisch dauerhaft gespeichert, wenn das 

Modul durch das "Tür-Symbol" verlassen wird 

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Akten 

Aktensuche 

� Suche nach Gerichtsrubrum über F8 

� Suche nach Email-Adresse über F8 

� Suche nach Gerichtskennzeichen (DTA) über F8 


� Ausweitung der Suche nach Telefonnummer/Email auf Personen ohne Aktenbeteiligung 

� Anzeige des Aktenzeichens bei der Suche nach Geburtsdatum (bisher nur Rubrum) 

� Möglichkeit zur Filterung des angezeigten Suchergebnisses nach Sachbearbeitern bei 

der Aktensuche 

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� neuer Filter zur Ausblendung untergeordneter Personen aus dem Suchergebnis 


� Möglichkeit zur Aktensuche eines Kommas oder eines Bindestrichs (-) bei der Aktensuche 

als Trennzeichen von laufender Nummer und Jahrgang (bisher: nur Eingabe eines 

Querstrichs/Slash (/) möglich) 

� neue Spalte "wegen" als weiteres Merkmal bei der Anzeige des Suchergebnisses 

� Aktensuche ohne "Slash": bei der Aktensuche kann auch ein Minuszeichen oder 

Bindestrich zur Suche einer Aktennummer eingegeben werden (z.B. 123-12 über den 

Nummernblock) 

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Akten - sonstige funktionale Erweiterungen 

� ruhigerer Bildschirmaufbau beim Wechsel einer Akte 

� Aufruf gespeicherter Internetseiten aus dem Kontextmenü der Aktenbeteiligten 

� Möglichkeit zur Eingabe eines leeren Eintrags im Listenfeld "Standort" 

� erweiterte Möglichkeiten für den Aufbau des eigenen Aktenzeichens 


� Erweiterung der Feldlängen "Bezeichnung der Mandantschaft" und "Bezeichnung der 

gegnerischen Partei" auf 40 Zeichen (Grundeinstellung "Akten" – "Standardwerte für 

Listen" – "Bezeichnungen") 

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� Aktenablage: neues Benutzerrecht "Aktenablage bei leerem Honorarkonto" - verhindert 

das sorglose Ablegen von Mitarbeitern, falls in der Akte weder eine Rechnung geschrieben 

noch eine Sollstellung gebucht wurde 

� Unterakten: Kennzeichnung von abgelegten Akten in der Liste der Unterakten 

� Unterakten: Ausweis von Unterakten im Handaktenbogen 

� Unterakten: Hinweis bei der Aktenablage, wenn zu der abgelegten Akte nicht abgelegte 

Unterakten existieren 

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Adressen 

� ruhigerer Bildschirmaufbau beim Wechsel einer Adresse 


� Möglichkeit zur nachträglichen Übernahme einer Kontaktperson in alle Akten der übergeordneten 

Person aus dem Kontextmenü der Tabelle der Kontaktpersonen 

� Grundeinstellung zur dauerhaften Ausblendung von Postfachadressen von Gerichten 

� Aktenliste: Anzeige der Anzahl der Akten, in denen die Person beteiligt ist 

� Telefaxe: wenn übergeordnete Personen eine abweichende Adresse besitzen, können 

diese ebenfalls über das Kontextmenü von Kontaktpersonen und gesetzlichen Vertretern 

ausgewählt werden 

� Serienbriefe/Adressgruppen: geänderte Sortierung der ausgewählten Adressen (Name 

statt Vorname) 

� Erweiterung der Feldlänge für Kommunikationsverbindungen auf 150 Zeichen 

� Adressen exportieren: der Export erfolgt in eine einzige csv-Datei (bisher mehrere Dateien) 

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� Hinzufügen eines Aktenbeteiligten über F9 auch über die Eingabe einer Adressnummer 

oder eines Namen in der Form "Nachname, Vorname" 

� Suche einer Adresse auch über die Form "Nachname, Vorname" 

� Ausdruck optional in eine Datei oder auf einen auswählbaren Drucker über "Datei" - 

"Drucken" (strg + p)

Aktengeschichte 

aktenübergreifende Aktengeschichte 

Advoware bietet ab Version 3.2 eine aktenübergreifende Aktengeschichte: 


Nach der Auswahl "alle Akten" erscheint eine erweiterte Symbolleiste. Hier können Sie zunächst 

den Zeitraum eingrenzen. Es ist sinnvoll, diesen auf einen oder wenige Tage zu beschränken. 

Weiterhin steht ein Filter für den Aktensachbearbeiter zur Verfügung. Somit kann 

sich z.B. ein Anwalt, der den ganzen Tag außer Haus war, nach seiner Rückkehr in die Kanzlei 

einen schnellen Überblick über alle Vorgänge des Tages in "seinen" Akten verschaffen. 

Arbeitsanweisungen zu Dokumenten 

Über das Kontextmenü der Aktengeschichte können Sie zu jedem Dokument eine Arbeitsanweisung 

als Aufgabe erstellen und an einen Mitarbeiter delegieren. 

Wenn der Mitarbeiter, an den die Aufgabe delegiert wurde, die Aufgabe öffnet, kann das Dokument 

direkt aus der Aufgabe zur Bearbeitung geöffnet werden. 

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Aktengeschichte - sonstige funktionale Erweiterungen 


� Eine neue Suchfunktion sucht den eingegebenen Begriff in den Spalten "Art des Vorgangs", 

"Bemerkungen" und nach Dateinamen. Wird der eingegebene Suchbegriff gefunden, 

springt das Programm automatisch in die erste Zeile, die einen Treffer ergibt. 

Klicken Sie auf "Suche fortsetzen", springt das Programm ausgehend von der aktuell 

markierten Zeile in die nächste Zeile, die ebenfalls einen Treffer ergibt. Sie können auf 

diese Weise von Zeile zu Zeile springen, bis Sie den gewünschten Eintrag gefunden 

haben. 

� neue Grundeinstellung "Aktengeschichte" – "Optionen" - "Art des Vorgangs darf nicht 

editiert werden": nach der Aktivierung kann Möglichkeit zur Versendung von Dokumenten 

aus der Aktengeschichte per Email an Personen ohne Aktenbeteiligung 

� unter "Art des Vorgangs" im Dialog zur Aktengeschichte nur noch ein Eintrag aus der 

Vorbelegung ausgewählt werden (das Eingabefeld ist nicht frei editierbar) 

� neue Grundeinstellung "Aktengeschichte" – "Optionen" - "PDF-Zusammenfassung": 

Vorbelegung der Bemerkung für zusammengefasste PDF (Übernahme der einzelnen 

Einträge unter "Art des Vorgangs" oder "Bemerkungen" als semikolongetrennte Liste 

oder keine Vorbelegung) 

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� neue Grundeinstellung "Aktengeschichte" – "Optionen" - "Dateinamen als Bemerkung 

übernehmen" 

� neue Filter für "Anrufe in Abwesenheit" und "Teilnehmer nicht erreicht" 

� Advoware erkennt, wenn beim Import von Emails per Drag & Drop im Betreff von eingehenden 

Emails ein Aktenzeichen vorhanden ist. Das Programm sieht dabei in sämtlichen 

Akten nach, ob das Aktenzeichen als Buchstabenkombination im Betreff der 

Email vorhanden ist. Wird eine Akte gefunden, schlägt Advoware diese bei der Zuordnung 

automatisch vor. Voraussetzung: Die Länge des Aktenzeichens beträgt insgesamt 

mehr als 10 Zeichen (um die Wahrscheinlichkeit falscher Aktenzuordnungen aufgrund 

von Mehrdeutigkeit auszuschließen). 

Damit die Funktion verwendet werden kann, muss 

unter der Grundeinstellung "Dokumentvorlagen und 

Anschreiben" – "Emails" – "Betreff" das eigene Aktenzeichen 

als Bestandteil des Betreffs eingebunden 

werden. Wenn der Mandant die Email über 

"Antworten" beantwortet, kann diese anschließend 

richtig zugeordnet werden. 

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� Ausweis von Absender und Empfänger unter der "Art des Vorgangs" bei der Übernahme 

einer internen Nachricht in die Aktengeschichte 

� Anzeige des Datums und der Uhrzeit der letzten Änderung (bisher: nur Datum) 

� Möglichkeit zur nachträglichen Erfassung von Einträgen direkt aus der Aktengeschichte 

über den Kontextmenübefehl "Zeit für Vorgang erfassen (Datum und Art des Vorgangs 

werden automatisch übernommen) 

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� wird unter "Art des Vorgangs" der Eintrag "Telefonat" ausgewählt, kann die eingetragene 

Rufnummer später direkt aus dem Dialog zur Aktengeschichte angerufen werden 

� Möglichkeit zum Einfügen von Dokumenten markierter Zeilen aus der Aktengeschichte 

und Eingangspost in die Zwischenablage 

� eine bereits vorhandene Signaturdatei (PKCS7) wird bei der mehrfachen PDF- 

Erstellung über das Kontextmenü der Aktengeschichte automatisch gelöscht (diese 

würde durch die Änderung des PDF ungültig werden) 

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Eingangspost 

� funktional stark erweitertes Kontextmenü in Anlehnung an die Aktengeschichte 


� neuer Filter für Dokumente aus der Online-Akte (Auswahlfeld "Art des Vorgangs") 

� Anzeige der Bemerkungen im Tooltip 

� neue Spalte "vorgelegt von" (zeigt an, welcher Mitarbeiter den Eintrag in die Eingangspost 

gestellt hat) 

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� Möglichkeit zur Eingabe von Fristen direkt aus dem Dialog zur Eingangspost 


� Möglichkeit zum Einfügen von Dokumenten markierter Zeilen aus der Aktengeschichte 

und Eingangspost in die Zwischenablage 

� stark verbesserte Performance bei Verwendung von Advoscan 

� höhere Geschwindigkeit beim Wechsel in die Eingangspost aus anderen Modulen, da 

keine automatische Aktualisierung erfolgt, wenn die Eingangspost bereits geöffnet ist 

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Kollisionskontrolle 


� automatische Protokollierung sämtlicher Kollisionsprüfungen (für Zertifizierung nach 

DIN EN ISO 9001:2008); aufrufbar unter der Datenbankabfrage "Kollisionsprüfung" in 

der Kategorie "Akten" 

� über die neue Spalte "Notariat" in der Grundeinstellung "Akten" - "Standardwerte für 

Listen" - "Referate" können beliebig viele Notariats-Referate in die Kollisionskontrolle 

eingebunden werden 

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Kanzlei-Controlling 


Soll-Ist Vergleich mit tatsächlich erfassten Honoraren aus dem Zeithonorar 

Das Eingabefeld "Budget" auf der zweiten Seite der Akte ermöglicht einen Soll-Ist Vergleich 

mit dem bisher eingesetzten internen Aufwand. Diesen sehen Sie in der Symbolleiste des 

Moduls "Kanzlei-Controlling" im Feld "Stand". Die Berechnung erfolgte bisher anhand der 

über die laufende Stoppuhr erfassten Zeiten, multipliziert mit dem internen Stundensatz der 

Mitarbeiter aus der Grundeinstellung "Mitarbeiter" - Register "Möglichkeiten" - "interner Stundensatz". 

Ab Advoware 3.2 besteht eine weitere Möglichkeit zur Vornahme eines Soll-Ist- 

Vergleichs: Im Feld "Stand" kann die Summe der bisher erfassten tatsächlichen Honorare 

(netto) aus der Zeiterfassung angezeigt werden. 

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geändertes Programmverhalten bei ein- und ausgehenden Anrufen 


Bei aktivierter Grundeinstellung "bei Aktenwechsel autom. das Zeithonorarfenster öffnen" trat 

bei ein- und ausgehenden Anrufen zunächst der Zeithonorardialog in den Vordergrund. Erst 

nach Verlassen des Dialogs bestand Zugriff auf das Telefoniefenster. Besonders für eingehende 

Anrufe wurde dies von unseren Kunden als störend empfunden, da auf diese Weise 

die Konzentration vom aktuellen Gespräch angelenkt wurde. 

Der Dialog zur Zeithonorarerfassung wird bei ein- und ausgehenden 

Anrufen jetzt nicht mehr geöffnet! 

Wenn das Telefoniefenster erscheint, wird wie bisher automatisch die laufende Uhr für die 

aktuelle Akte angehalten. Wie bisher beginnt die Uhr für das aktuelle Gespräch im Telefoniefenster 

zu laufen, sobald die Verbindung besteht. Sobald Sie das Telefonat beenden, läuft 

wieder die Uhr der aktuellen Akte. Wenn Sie während des Gesprächs die Akte wechseln, um 

in der Akte des Anrufers etwas nachzusehen (z.B. über "Akte öffnen" direkt aus dem Telefoniefenster), 

können Sie nach Beendigung des Gesprächs wieder über den Pfeil "eine Akte 

zurück" in die zuvor geöffnete Akte zurückkehren. Die Uhr läuft dann weiter und Sie können 

nach Beendigung der Tätigkeit in dieser Akte abrechnen. 

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internes Nachrichtensystem 

Integration in das Aufgabenmodul 


Das interne Nachrichtensystem wurde nahtlos in das Aufgaben- und in das Telefoniemodul 

integriert. Wie bisher werden interne Nachrichten nicht gespeichert, können jetzt aber mit einem 

einzigen Mausklick direkt - ohne dass ein weiteres Fenster geöffnet wird - in eine Aufgabe 

umgewandelt werden. Setzen Sie im Dialog einfach das Häkchen "als Aufgabe speichern". 

Das Fenster ändert unmittelbar sein Aussehen. Es stehen jetzt alle Datenfelder zu einer Aufgabe 

zur Verfügung: 

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Der Mitarbeiter, den Sie in der Nachrichtenleiste angeklickt haben (hier: Maria Meier), wird 

automatisch unter "delegieren an" eingetragen. Bleibt das Häkchen "interne Nachricht" aktiviert, 

wird Maria Meier im Beispiel zusätzlich sofort benachrichtigt. Als weitere Option können 

Sie die Aufgabe/Nachricht zusätzlich per Email versenden, z.B. wenn Maria Meier sich nicht 

in der Kanzlei befindet. 

Für Kunden, die das Telefoniemodul Advophone nicht erworben haben, eignet sich das neue 

Nachrichtensystem insbesondere auch für die Versendung von Rückrufbitten. Haben Sie im 

oberen Fenster noch keinen Betreff vergeben, trägt das Programm dort bei Vorlage eines 

Gesprächspartners automatisch "Rückruf" ein. Im Aufgabenmodul finden Sie im Auswahlfeld 

"Modus" einen neuen Eintrag "Rückrufe". Somit können Sie sich alle Rückrufe eines Tages 

anzeigen lassen (Siehe auch Kapitel "Advophone"). 

Szenario: Anruf eines Mandanten in der Kanzlei. Die Sekretärin nimmt das Gespräch entgegen, 

kann aber nicht wie vom Mandanten gewünscht an den Anwalt durchstellen, da dieser 

bereits in einem anderen Gespräch oder in einer Besprechung ist. Die Sekretärin sendet Frau 

Meier wie bisher über die interne Nachrichtenleiste eine Nachricht. Diese erscheint unmittelbar 

bei Frau Meier auf dem Bildschirm. In früheren Versionen musste Frau Meier die Rückrufbitte 

entweder löschen oder eine Aufgabe erstellen und nach der Erledigung auf erledigt 

setzen. Mit Advoware 3.2 verkürzt sich diese Prozedur um einen Zwischenschritt. Durch Anklicken 

der Option "als Aufgabe speichern" wird kein zusätzliches Fenster mehr geöffnet. Als 

weitere Neuerung kann der Rückruf über die neue Schaltfläche "anrufen" direkt sowohl aus 

dem Nachrichten- als auch aus dem Aufgabenfenster erfolgen. Dies gilt natürlich auch für 

Rückrufbitten, die aus dem Telefoniefenster von Advophone per Nachricht versendet werden. 

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Protokollierung der bisherigen Nachrichtenkorrespondenz 


Das Programm weist ab sofort Sender und Empfänger einer Nachricht namentlich in der Aktengeschichte 

aus. 

Bei Erhalt einer Antwort auf eine interne Nachricht sieht der Absender jetzt sofort, auf welche 

Nachricht sich die Antwort bezieht, da auch der Text der Ausgangsnachricht am Ende der 

Antwort erscheint: 

� RAin Maria Meier sendet dem Angestellten Stefan Stifts eine Nachricht: 

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� Stefan Stifts empfängt die Nachricht und klickt auf "Antwort schreiben". Es öffnet sich 

das Dialogfenster für die Antwort. Es enthält am Ende bereits den Text der Ausgangsnachricht. 

Stefan Stifts verfasst seine Antwort. 

� Maria Meier empfängt die Antwort und sieht unter der neuen Antwort auch den Text ihrer 

ursprünglichen Ausgangsnachricht: 

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internes Nachrichtensystem - weitere funktionale Erweiterungen 


� optionale Speicherung von eingehenden Nachrichten zur Aktengeschichte, falls die 

Nachricht noch nicht vom Absender zur Aktengeschichte zugeordnet wurde (bisher 

konnten nur ausgehende Nachrichten gespeichert werden) 

� optionale Speicherung von Lesebestätigungen zur Aktengeschichte (neue Grundeinstellung 

unter "Standortverwaltung") 

� Ausweis von Sender und Empfänger unter der "Art des Vorgangs" bei der Übernahme 

einer internen Nachricht in die Aktengeschichte 

� neue Schaltfläche zum direkten Ausdruck einer Nachricht aus dem Dialogfenster 

� neue Schaltfläche zum direkten Wechsel in die Akte 

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Wiedervorlagen 

aktenübergreifende Ansicht für Wiedervorlagen und Terminübersicht 


Advoware bietet jetzt eine aktenübergreifende Ansicht für alle Wiedervorlagen und Termine 

zu einer Person. Sie gelangen in diese Ansicht über den neuen Eintrag "Mandant" im Auswahlfeld 

"Modus". Szenario: Es erreicht Sie der Anruf eines Großmandanten, der aktuell 

mehrere laufende Mandate in Ihrer Kanzlei hat. Über die neue Ansicht sehen Sie auf einen 

Blick alle Wiedervorlagen, Fristen und Termine zu dieser Person. 

Wiedervorlagen – sonstige funktionale Erweiterungen 

� neuer Filter "Wiedervorlagegründe" 

� Möglichkeit zur Angabe von Prioritäten 

� neuer Status "in Bearbeitung" 

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Verfügungen 


� automatisierte Versendung von Verfügungen auch per Email (Grundeinstellung "Verfügungen" 

– "Maßnahmen") 

� Möglichkeit zur Abschaltung des automatischen Ausdrucks automatisierte Versendung 

von Verfügungen per Email (Grundeinstellung "Verfügungen" – "Maßnahmen", unter 

"Kopien" eine 0 eingeben) 

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Aufgaben 

� Arbeitsanweisungen zu Dokumenten (Siehe Kapitel "Aktengeschichte") 


� bessere Integration in das interne Nachrichtensystem (Siehe Kapitel "internes Nachrichtensystem") 

� Berücksichtigung von Aufgaben im persönlichen Zeitmanagement durch die Möglichkeit 

zur Angabe des geschätzten Zeitbedarfs 

� Merkfunktion für die zuletzt gewählten Einstellungen der Symbolleiste (Status, Modus, 

Sachbearbeiter, …) für den nächsten Programmstart 

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Terminübersicht 


� aktenübergreifende Ansicht für alle Wiedervorlagen und Termine zu einer Person über 

den neuen Eintrag "Mandant" im Auswahlfeld "Modus" (Siehe Kapitel "Wiedervorlagen") 

� direkter Wechsel aus der Terminübersicht in die Aktengeschichte des markierten Eintrags 

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Terminkalender 


� schnelle Übernahme des mit der Maus markierten Zeitraums (von… bis…) bei Neuanlage 

eines Termins über die F2-Taste 

� lückenlose Protokollierung aller Änderungen (Kontextmenü des Termins, "Verlauf") 

� Merkfunktion für die zuletzt eingestellten Mitarbeiter für die Anzeige und Vergabe von 

Terminen im Kalender in der Ansicht "alle": 

Manche Kunden arbeiten in der Ansicht "alle". In diesem Fall wurde in vergangenen 

Versionen bei der Neuanlage "allgemeiner Termin" vorbelegt, was in den seltensten 

Fällen gewünscht war. Ab Version 3.2 gibt es hierfür eine neue Grundeinstellung: 

Vorbelegung der Person, für die ein neuer Termin in der Ansicht "alle" eingetragen 

wird (Sachbearbeiter der Akte oder angemeldeter Benutzer unter der Grundeinstellung 

"Optionen"). 

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� optionale Anzeige von Mandantengeburtstagen in der Kopfzeile des Kalenders 

� Tooltip-Anzeige: Wer hat den Termin vergeben? 


� Möglichkeit zum gleichzeitigen Öffnen des Terminkalenders beim Ändern eines Termins 

aus der Akte (Listenfeld "Termine"), z.B. wenn ein Termin abgesagt wird und man 

unmittelbar einen Ersatztermin sucht 

� Möglichkeit zur Eingabe privater Termine – der eingegebene Text ist nur vom Sachbearbeiter 

einsehbar, für den dieser Termin eingetragen ist, andere Mitarbeiter sehen nur 

den Text "privater Termin" 

� Termine können bei der Änderung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingetragen 

werden (bisher nur bei der Neueingabe) 

� beim Ändern des Datenpools bleibt der ausgewählte Mitarbeiter voreingestellt, wenn 

dieser auch im anderen Datenpool existiert (bisher: automatischer Wechsel auf "alle") 

� die Monatsansicht zeigt so viele Wochen an, wie der Monat berührt (Bsp.: der 30. und 

31. werden auch angezeigt, wenn der 1. auf einen Sonntag fällt - der Monat berührt 

dann sechs Kalenderwochen) 

� Outlook Im- und Export: das Feld "Kategorie" wird nicht mehr überschrieben 

� Outlook Im- und Export: Merkfunktion für den der zuletzt ausgewählten Sachbearbeiter 

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� Anzeige der Uhrzeit bei allen Eintragungen zu einem Dauertermin (bisher nur beim 

ersten Tag/Eintrag) 

� signifikanter Geschwindigkeitsgewinn bei Eingabe des Datums über die Tastatur in der 

Symbolleiste des Kalenders 

� geändertes Programmverhalten bei der Navigation der Tage/Monate über Anklicken 

der Pfeile mit der Maus: bei der Navigation über den ersten/letzten Tag (Monat) eines 

Monats hinweg ändert sich auch der Monat (das Jahr) 

Beispiel: bisher erfolgte bei der Anzeige vom "01.04.2012" bei Anklicken 

des "Pfeils nach unten" ein Sprung auf den 30.04.2012, 

jetzt auf den 31.03.2012)

Rechnungen 


� RVG/VV - mehr als 10 Rechnungspositionen: neues Symbol zur bedarfsgerechten 

Erweiterung der Anzahl der Rechnungspositionen 

� RVG/VV - mehrere Auslagenpauschalen: automatische Berücksichtigung einer Auslagenpauschale 

aus der Anrechnung einer Geschäftsgebühr als gesonderte Position 

direkt unterhalb der Geschäftsgebühr (nachfolgende Positionen werden automatisch 

nach unten verschoben) 

Kunden, die eine Auslagenpauschale in Vorlagen für Musterrechnungen gespeichert 

haben, sollten diese - ohne gesondert ausgewiesene Auslagenpauschale 

- neu abspeichern, um einen doppelten Ausweis der Auslagenpauschale 

zu vermeiden! 

� RVG/VV: Berechnung eines Jahreswertes aus einem Monatsbetrag über das Kontextmenü 

(z.B. in Unterhaltssachen) 

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� RVG/VV: Möglichkeit zur Definition eigener Gebührentatbestände, die Sie häufiger benötigen 

und die nicht im Vergütungsverzeichnis aufgeführt sind (z.B. eine Pauschalvergütung 

für Termine) 

Beispiel: Gebühr nach § 34 I 1 RVG: 

Klicken Sie in der Grundeinstellung "Honorar" - "Abrechnung nach RVG/VV" auf 

"Vergütungsverzeichnis". Dort finden Sie die neue Schaltfläche "Neu". 

Geben Sie einen Pauschalbetrag und eine Bezeichnung für die Gebühr ein. 

Klicken Sie auf Speichern. Die Gebühr erscheint ab sofort im RVG/VV und kann dort 

ausgewählt werden. 

� RVG/VV: Berücksichtigung der der Urteile des OLG München (Beschluss vom 07.03. 

2012 - 11 WF 360/12) und des OLG Stuttgart (Beschluss vom 9.1.2009 - 8 W 527/08): 

Bei Entstehung einer Verfahrensgebühr zu unterschiedlichen Gebührensätzen und 

gleichzeitiger Anrechnung einer vorangegangenen Geschäftsgebühr erfolgt jetzt zuerst 

die Anrechnung und anschließend die Prüfung nach § 15 III RVG (es wird dann 

geprüft, ob die Summe der Verfahrensgebühr und der durch die Anrechnung verminderte 

andere Verfahrensgebühr die Obergrenze übersteigt) 

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� Möglichkeit zur Berücksichtigung der Aktennummer bei der Festlegung des Formats 

(Layout) der Rechnungsnummer (Grundeinstellung "Honorar" – "Rechnungsnummer" – 

"Ausgabeformat") in der Form "laufende Nummer"/"Jahr 2stellig" (s. Abb. unten) 

Bsp. für Akte 1 aus 2011kanzleispezifische Rechnung: Möglichkeit zur automatischen 

Aktualisierung eines gespeicherten Dokuments nach Änderung einer Rechnung 

(bisher nur im RVG/KostO-Modul möglich) 

� bisherige Rechnungen: erweiterte Export- und Druckmöglichkeiten 

� bisherige Rechnungen: neue Spalte zur Anzeige des noch offenen Betrages pro 

Rechnung 

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� kanzleispezifische Rechnung: Möglichkeit zur Übergabe an die AnwVS 


� neue Vorbelegungen zur Übernahme von Rechnungen in das Forderungs- und Honorarkonto 

der Mandantenbuchhaltung (Grundeinstellung "Honorar" – "Musterrechnungen") 

� Notizen zu Rechnungen, z.B. für die OP-Liste ("Warum soll eine Rechnung nicht gemahnt 

werden?") 

� Voreinstellung der Mittelgebühr Nr. 2400 und 2401 RVG/VV (z.B. für die höhere Mittelgebühr 

statt – wie bisher - Regelgebühr) 

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� neuer Platzhalter zur Übernahme von Rechnungen in Musterrechnungen ohne "Bestandteile 

der Rechnung" und ohne nachfolgende Leerzeile(n) – ermöglicht bessere Integration 

in den Kanzleibriefkopf 

Immer wieder berichten uns Kunden, dass keine zusätzlichen 

Absatzmarken (= Leerzeilen) nach der Einfügung der Rechnung 

gewünscht werden. Der neue Platzhalter bietet die Möglichkeit, 

die Abstände "vor" und "nach" in Winword frei festzulegen. 

� Prozesskostenhilfe: Angabe der VV-Nummer bei der Anrechnung der Beratungshilfe- 

Geschäftsgebühr (Ziffer 2503) im Dokument 

� Festlegung des Buchungstextes für das Honorarkonto (z.B. "Re." oder "Rechnung", 

Voreinstellung = "Re.") 

� Möglichkeit zur Ausblendung der Rechnungsnummer der "Rechnungsnummer" 

(Grundeinstellung "Honorar" – "Bestandteile der Rechnung") aus den Kopfzeilen der 

Rechnung 

Damit könnten dann jetzt alle Metadaten zur Rechnung über 

Platzhalter gesteuert werden. Wer seine Rechnungsnummer 

an anderer Stelle ausweisen möchte und nicht oberhalb der 

Rechnung, kann dies beispielsweise tun, in dem er die Rechnungsnummer 

aus der Grundeinstellung "Bestandteile der 

Rechnung" herausnimmt und an beliebiger anderer Stelle in 

der Musterrechnung den Platzhalter "Rechnungsnummer" 

einfügt. 

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Zeithonorar (Advotime) 


� neue Grundeinstellung "Leistungsübersicht" für die Anzahl der Exemplare der automatisch 

ausgedruckten Anhänge (einige Kunden wünschten z.B. ein Exemplar für die 

Mandantschaft und ein weiteres Exemplar für die eigene Papierakte) 

Wenn Sie eine "0" eingeben, werden bei der Abrechnung keine Anhänge mehr gedruckt. 

� neue Grundeinstellung "Akten" - "Standardwerte für Listen" - "Beteiligte": über die 

Spalte "Zeithonorar" können beliebige Beteiligtenarten für die Zeithonorarerfassung aktiviert 

werden (bisher ist eine Erfassung nur für Mandanten möglich) 

� erweiterte Kontextmenüs in den Auswertungen nach Sachbearbeitern, Referaten und 

Tätigkeiten 

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� Möglichkeit zur Übermittlung von Rechnungen an die Anwaltliche Verrechnungsstelle 

(AnwVS) 

� neues Symbol zur automatischen Aktualisierung einer geänderten Rechnung im bereits 

vorhandenen Word-Dokument (analog RVG, KostO) 

� Option zur Ausgabe (ausschließlich) der Leistungsübersicht im Querformat bei Übernahme 

in eine Word-Vorlage 

� automatische Anpassung der Zeiträume "von" und "bis" an die bisher nicht abgerechneten 

Tätigkeiten bei Öffnen der Module für Erfassung und Abrechnung (stellt sicher, 

dass keine Tätigkeit "vergessen" wird) 

� Warnung bei der Erfassung in abgelegte Akten 

� Warnung bei der Erfassung, wenn das Datum in der Zukunft liegt 

� neuer Filter "Referat" im Modul "mandantenbezogene Erfassung" 

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� farbliche Anpassung des Advotime Symbols in der Windows-Taskleiste zur besseren 

Unterscheidung 

Inkasso 

� Möglichkeit zur freien Definition eigener Maßnahmen mit bis zu zwei Gebühren aus 

dem RVG/VV über das neue Register 

"Gebühren (RVG/VV") der Grundeinstellungen der Maßnahme 

� Advoware bietet ab sofort insbesondere für Inkassobüros die Option, für bis zu zwei 

Gebührenarten mehrere Gebühren (Anzahl, Einzelpreis, Gesamtpreis) abzurechnen. 

Die Maßnahmen müssen in den Grundeinstellungen unter "Inkassomaßnahmen" erstellt 

worden sein. 

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� Das Layout in Winword ist weitgehend frei festlegbar. In Version 3.20 ist für die Einstellung 

allerdings noch ein Eingriff durch die Hotline erforderlich. Wenn Sie diese Funktion 

nutzen wollen, rufen Sie uns bitte an. 

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Mahnverfahren/EGVP 

Mahnbescheide 


� Möglichkeit zur Angabe des verwalteten Vermögens für Mandanten mit Rechtsform 

"Insolvenzverwalter" im Register "Antragsteller/Antragsgegner" 

� Übernahme der Zinsen für Nebenforderungen und für vorgerichtliche Mahnschreiben. 

Bislang war es nicht möglich, vorgerichtliche Anwaltskosten im Mahnbescheid verzinslich 

einzugeben. Die Erstattung von Anwaltskosten stellt jedoch Verzugsschadensersatz 

dar und die Beträge sind ebenfalls zu verzinsen. Hierfür gibt es im Dialog zum Antrag 

auf Erlass eines Mahnbescheids ein neues Register "Auslagen"/"Nebenforderung" 

und neue Spalten "Zinssatz", "über Basiszins" und "Zinsbeginn'" in den Tabellen "andere 

Nebenforderungen" und "vorgerichtliche Vergütung": 

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� Übernahme der "zusätzlichen Daten zum Mahnbescheid" beim Duplizieren einer Forderung 

� geänderte Beschriftung "Name" an Stelle von "Nachname" 

� Erweiterung der Feldlänge für den Namen natürlicher Personen auf 140 Zeichen 

� wenn eine Mandantenkennziffer vergeben wurde, wird die PV-Kennziffer automatisch 

in den Kennsatz geschrieben 

� automatischer Warnhinweis bei Auswahl eines unerwarteten Mahngerichts 

� Änderung der "Rechtsform WEG": ist der Verwalter eine GmbH & Co. KG, öffnet sich 

ein Fenster zur Eingabe der Bezeichnungen der KG und des Komplementärs (Komplementär 

und Geschäftführer müssen jetzt nicht mehr in einer Adresse zusammengefasst 

werden) 

� Möglichkeit zur Angabe des "Kostenstatus Antragsteller" (Befreiung von Zahlungen) 

� Änderung der Bezeichnung "Zustellungsdatum" in "Erlassdatum" im Dialog zur Eingabe 

festgesetzter Kosten 

� Mahnbescheid in eigener Sache: wenn bei Vorsteuerabzug in der Akte der Eintrag "eigene 

Sache" eingestellt ist, wird in der Akte kein Mandant mehr benötigt 

� Möglichkeit zum Ausdruck des Kontrollzettels über das Kontextmenü der Mahnbescheide 

� Berücksichtigung des Nummernkreislaufs bei der Speicherung einer EDA-Datei 

� automatische Ermittlung des Gerichts (Amts- oder Landgericht) bei Katalognummer 17 

nach Streitwert 

� Auswahlmöglichkeit für den Zinsbeginn (Zustelldatum oder Erlassdatum) für die Buchung 

von festgesetzten Kosten beim Einlesen einer Gerichtsdiskette 

neue EDA-Mindestversion 4.10 für Folgeanträge 

Ab dem 01.01.2013 wird das Datenformat 4.00 für den elektronischen Datenaustausch im 

automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren 

für alle Folgeantragsarten (Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids, Neuzustellungsanträge 

usw.) nicht mehr unterstützt. 

Zulässig ist ab dem 01.01.2013 für Folgeanträge ausschließlich das Format 4.10. Advoware 

hat diese Änderung in Version 3.2 bereits berücksichtigt.

Vollstreckungsbescheide 



� Doppeleinträge beim mehrfachen Einlesen einer Gerichtsdatei sind nicht mehr möglich 

� Vollstreckungsbescheide und Neuzustellungsanträge: autom. Kontrolle nach doppelten 

Einträgen beim Speichern

EGVP-Export 

� automatische Ermittlung der EGVP-Ordner beim Im- und Export 


� wurde eine PDF-Datei bereits signiert, wird die Signatur (PKCS7) beim Export automatisch 

als Anhang eingefügt 

� eine bereits vorhandene Signaturdatei (PKCS7) wird bei der mehrfachen PDF- 

Erstellung über das Kontextmenü der Aktengeschichte automatisch gelöscht (diese 

würde durch die Änderung des PDF ungültig werden) 

� Eintrag in der Aktengeschichte bei der Erzeugung einer EGVP-Nachricht 

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Prozesskostenrisiko-Rechner 


� Möglichkeit zur Übernahme des Berechnungsergebnisses in das aktuelle Word- 

Dokument 

� Möglichkeit zur Festsetzung einer Quotelung ("davon trägt die Mandantschaft 50 %") 

� getrennter Ausweis von Verfahrens- und Terminsgebühr 

� Berücksichtigung der Vorsteuerabzugsfähigkeit von Mandantschaft und gegnerischer 

Partei als getrennte Optionen 

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Winword-Schnittstelle 

Kenntnisnahmezettel 

Kenntnisnahmezettel - Anlagenverzeichnis 


Advoware bietet jetzt die Möglichkeit zur automatischen Übernahme der zur Kenntnisnahme 

versendeten Dokumente als "Anlagenverzeichnis" in den Kenntnisnahmezettel. Hierzu finden 

Sie in Winword im Register "Anschreiben" einen neuen Platzhalter für die markierten Anlagen: 

Diesen Platzhalter können Sie in die Vorlage für den Kenntnisnahmezettel einfügen (Grundeinstellung 

"Dokumentvorlagen und Anschreiben" - "Kenntnisnahmezettel" - "Optionen" - 

Rechtsklick auf die gewünschte Datei - "Word-Dokument öffnen"). 

Übernommen werden das Datum der letzten Änderung (falls keine Änderung erfolgte: das 

Erstellungsdatum) und wahlweise 

- die Arten des Vorgangs aus der Aktengeschichte oder 

- die Bemerkungen aus der Aktengeschichte oder 

- die Dateinamen (ohne Pfad) 

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Maßgeblich für die Bezeichnung der Anlagen ist hierbei die Grundeinstellung "Akten" - "Aktengeschichte", 

Spalte "Kenntnisnahmezettel": 

Beispiel bei Vorauswahl "Art des Vorgangs übernehmen": 

Anlagen 

Schreiben an Mandant (Karl Kasten) vom 20.02.2012 

Schreiben an Rechtschutzversicherung (Allianz Versicherung) 

vom 21.03.2012 

Für das Beispiel müssten als "Art des Vorgangs" folgende Einträge vorhanden sein: 

� Schreiben an Mandant 

� Schreiben an Rechtschutzversicherung 

In der Vorlage für den Kenntnisnahmezettel könnte z.B. stehen: 

� "In der Anlage übersenden wir Ihnen" (so kurz gefasst brauchen Sie keinen Stoppcode 

für die Unterscheidung "ein Dokument"/"mehrere Dokumente") 

Der Platzhalter kann bei Ausführung der Funktion "als Anlage per Email an..." als Text ("Body") 

in eine Email übernommen werden. 

Beispiel bei Vorauswahl "Dateinamen": 

Anlagen 

KarlKasten_123.PDF vom 20.02.2012 

Allianz_45.PDF vom 21.03.2012 

Die Reihenfolge der angezeigten Zeilen in der Aktengeschichte kann über die Tastatur (Alt + 

Pfeiltaste) geändert werden. Somit können Sie über die Funktion "PDF-Dokumente zusammenfassen" 

ein PDF erzeugen, das alle Dokumente in der gewünschten Reihenfolge enthält. 

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Kenntnisnahmezettel - sonstige funktionale Erweiterungen 

� Versendung auch direkt aus dem Kontextmenü der Eingangspost 



� Dokumente, die zur Kenntnisnahme versendet werden, werden nicht mehr automatisch 

ausgedruckt - es gibt auch keine Grundeinstellung, da die Anlagen oftmals nicht 

in Papierform (sondern per Telefax, Email oder die Online-Akte) versendet werden und 

über die rechte Maustaste ausgedruckt werden können 

Winword-Schnittstelle - sonstige funktionale Erweiterungen 

� In einem geöffneten Word-Dokument kann durch ein vorangestelltes Sternchen * ein 

beliebiges Word-Dokument aus der Aktengeschichte angegeben werden. Das Dokument 

wird dann durch Drücken der F3-Taste geöffnet. Pfadangabe und Endung müssen 

nicht angegeben werden. Es reicht ein eindeutiger Bestandteil des Dateinamens. 

Bei Mehrdeutigkeit erfolgt keine Auswahl, sondern es wird das erste gefundene Dokument 

geöffnet. Ist sowohl eine PDF-Datei als auch eine DOC-Datei vorhanden, wird die 

DOC-Datei geöffnet. 

Beispiel: 

Das Dokument ist gespeichert unter w:\Texte2012\KK123.doc. 

Es reicht die Angabe *123 + F3, um das Dokument zu öffnen. 

� Möglichkeit zum Einfügen von Beteiligten mit und ohne Bezeichnungen und Anschriften 

(Advoware Symbolleiste in Winword, Schaltflächensymbol "Weitere")


� automatische Anpassung des Betreffs an die Gerichtsform bei Gerichtsanschreiben 

Beratungshilfegerichte: "In der Beratungshilfesache" 

Mahngerichte: "In der Mahnsache" 

Nachlassgerichte: "In der Nachlasssache" 

Insolvenzgerichte: "In der Insolvenzsache" 

Grundbuchämter: "In der Grundbuchsache" 

Vollstreckungsgerichte: "In der Vollstreckungssache" 

Registergerichte: "In der Registersache" 

� neue Platzhalter für das Notariat (Siehe Kapitel "Notariat") 

� neue Platzhalter für die zweite und dritte Email-Adresse der Kanzleimitarbeiter 

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� neue Platzhalter "Mandanten und Vertreter (kurz)" und "Gegner und Vertreter (kurz)" – 

es erfolgt kein Ausweis der Adresse der Vertreter, wenn diese mit der Adresse der 

übergeordneten juristischen Person übereinstimmt 

� neuer Platzhalter "Titel Mitarbeiter" 

Mustermann GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, vertr. 

durch Herrn Max Mustermann 

� nur noch pinkfarbene Platzhalter werden schwarz gefärbt (verhindert Änderung der 

Farbe, wenn Kunden diese für den Platzhalter individuell geändert haben) 

� Dreifachausdruck: Wasserzeichen werden nicht mehr eingefügt, wenn die Anzahl der 

Kopien auf 0 steht (beschleunigter Ausdruck) 

� Dreifachausdruck: nach Eingabe von "0 Kopien" wird das Register nach Anklicken von 

"alles drucken" übersprungen 

� Platzhalter "Barcode": beim Scannen von Rechnungen wird die Adresse erkannt 

� die Platzhalter , und können jetzt in allen Musterschriftsätzen 

verwendet werden 

� schnellere Speicherung nach Änderung eines Dokuments 

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Email 


� neue Grundeinstellungen für die Vorbelegungen der Aktengeschichte "Art des Vorgangs" 

und "Bemerkungen" 

� erweiterte Optionen zur Gestaltung des Betreffs (Grundeinstellung "Dokumentvorlagen 

und Anschreiben" – "E-Mails" – "Betreff") 

� namentliche Nennung von Empfänger und Absender bei der "Art des Vorgangs" 

("Email von Maria Meier an Claudia Schieffer") 

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� verbesserte Behandlung von "Ihr Zeichen" im Betreff ausgehender Emails, wenn in der 

Akte kein Betreff angegeben wurde 

� Thunderbird: Möglichkeit zur Übergabe von Anhängen mit Sonderzeichen im Dateinamen 

(z.B. Komma) 

Überweisungen 

� Eingabe von bis zu sieben Verwendungszwecken pro Überweisung 

� Möglichkeit zur Vorgabe eines Standardkontos für eigene Überweisungen (wird bei 

neuen Überweisungen voreingestellt) 

� Option für die Übernahme einer Überweisung in die Aktengeschichte (ermöglicht z.B. 

eine spätere Suche über die neue Suchfunktion der Aktengeschichte, da sämtliche relevanten 

Daten in die Bemerkungen eingetragen werden) 

� Merkfunktion für zuletzt ausgewählte Einträge unter "Bankkonto" und "Status" für den 

nächsten Programmstart 

� es erfolgt keine Rückfrage "Kontrollzettel drucken" mehr beim Speichern einer Überweisung, 

wenn in den Grundeinstellungen die Möglichkeit "Begleitzettel drucken" nicht 

mit einem Häkchen versehen 

� Warnung bei der Eingabe negativer Beträge 

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Datensicherung mit rbackup.exe 


Möglichkeit zur Erzeugung einer verschlüsselten kennwortgeschützten Sicherungsdatei über 

die Kommandozeile 

Aufruf: 

rbackup.exe [/DATABASES=] [/REPEAT=] /PASSWORD=] [/NOWINDOW=1] 

/DATABASES= Optional. Datenbanken, die gesichert werden sollen. Kommagetrennt. 

Fehlt dieser Parameter, werden alle verfügbaren Datenbanken gesichert. 

/REPEAT= Optional. Bei numerischem Wert: Anzahl der Sicherungen, die pro Datenbank 

beibehalten werden sollen 

"REPEAT=d": Das aktuelle Datum mit Zeitangabe wird an den Dateinamen 

angehängt 

(Beispiel für Dateinamen: ADVOWARE20120405230104.uld). 

Es wird keine Sicherungsdatei überschrieben (Datensicherungen 

nehmen viel Festplattenkapazität in Anspruch. Die Sicherungsordner 

sollten daher regelmäßig aufgeräumt werden). 

Fehlt dieser Parameter, wird bei jeder Sicherung die alte Sicherungsdatei 

überschrieben. 

/PASSWORD= Optional. Wird ein Kennwort angegeben, wird die Datensicherung verschlüsselt. 

Die Datensicherung kann nur unter Kenntnis dieses Kennworts verwendet werden. 

/NOWINDOW=1 Optional. Wird eine 1 angegeben, wird kein Dialogfenster angezeigt. Das 

ist bei verschiedenen Server-Betriebssystemen notwendig, z.B. wenn die Datei als Aufgabe 

aufgerufen wird und an dem PC kein Benutzer angemeldet ist. 

Weitere Hinweise: 

Die Sicherungsdatei wird in dem Verzeichnis abgelegt, welches in Advoware unter der 

Grundeinstellung "Datensicherung" im Feld "Standardsicherungsordner" angegeben ist. Ist 

dort nichts angegeben, wird die Datei in dem Advoware Unterverzeichnis DBSIC abgelegt. 

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Es wird eine Protokolldatei aufgezeichnet. Standardmäßig lautet die Pfadangabe 

c:\rbackup.log. Die Pfadangabe kann geändert werden. Dazu muss in der Datei sql.ini (liegt 

im Advoware-Verzeichnis) folgender Eintrag vorgenommen werden (das Semikolon am Anfang 

beachten!). Der Eintrag kann in jeder beliebigen Sektion eingetragen werden: 

;PROTOKOLLDATEI= z.B. 

;PROTOKOLLDATEI=d:\Datensicherung\Sicherung.log 

Beispiele für den Aufruf: 

rbackup.exe 

rbackup.exe /DATABASES=TEST,RENOWIN /REPEAT=7 

/PASSWORD=GeHeIm123 /NOWINDOW=1 

rbackup.exe /REPEAT=D

Fallliste zur Anmeldung für Fachanwälte 


Zur Prüfung der Voraussetzungen nach § 5 FAO sind vom angehenden Fachanwalt Falllisten 

vorzulegen (§ 6 Abs. 3 S. 1 FAO). 

Diese müssen enthalten: 

� Aktenzeichen 

� Gegenstand 

� Zeitraum 

� Art und Umfang der Tätigkeit 

� Stand des Verfahrens 

In der Fallliste muss eine bestimmte Zahl an gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren 

tabellarisch zusammengestellt werden, wobei die jeweiligen Fälle mit einer kurzen Inhaltsangabe, 

dem Stand des Verfahrens und einer Punktwertung dargestellt werden. Advoware erspart 

Ihnen die zeitintensive Erstellung dieser Listen und gibt die Tabellen in der Grundstruktur 

automatisch vor. 

Die Spalten Nr (fortlaufende Nummerirerung), Akte, Rubrum, Az, Zeitraum (Anlagedatum - 

Ablagedatum) und Gegenstand werden nach Auswahl des Sachbearbeiters und des Referats 

in der Symbolleiste automatisch für den ausgeählten Zeitraum vorgegeben. Sie müssen nur 

noch Angaben zu Art und Umfang der Tätigkeit und zum Stand des Verfahrens machen und 

den Fall mit einer Punktzahl bewerten. 

Advoware zeigt dann stets den erreichten Gesamtpunktestand an. Sie können die Fallliste 

ausdrucken und zur Anmeldung vorlegen. 

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Zusatzmodule 

Notariat 

Rechnungen nach KostO 


� individuelle Vorbelegungen für Gebührentatbestände nach § 145 III und 147 II KostO 

(Grundeinstellung "Honorarabrechnung" – "Tatbestände"); die dort hinterlegten Gebührentatbestände 

können bei Erstellung der Rechnung ausgewählt und in Winword übernommen 

werden 

� Musterrechnungen können per Grundeinstellung an Wertvorschriften gekoppelt werden 

(Spalte "Wertvorschriften" in der Rechnung) - die Zuordnung gilt nur für die ausgewählte 

Musterrechnung 

� neue Sortierfunktion der Liste der Gebührentatbestände über die Grundeinstellung 

"Honorarabrechnung" – "Gebührenverzeichnis" des Notariats, z.B. für individuelle Gebühren, 

die nicht von Advoware vorgegeben werden 

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� Option zur Gewährung eines pauschalen oder prozentualen Nachlasses 


� Möglichkeit zur dauerhaften Abschaltung des Ausweises des "Leistungszeitraums" in 

Rechnungen nach KostO (Grundeinstellung "Honorarabrechnung" – "Bestandteile der 

Rechnung" des Notariats) 

� Möglichkeit zur Änderung des vorgegebenen Überschrift/Bezeichnung der Rechnungen 

nach KostO im Dokument, z.B. "Kostenberechnung" statt "Kostenrechnung" 

(Grundeinstellung "Honorarabrechnung" – "Bestandteile der Rechnung" des Notariats) 

� neuer Platzhalter zur Übernahme von Rechnungen in Musterrechnungen nach KostO 

ohne "Bestandteile der Rechnung" und ohne nachfolgende Leerzeile(n) 

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Urkundenrolle 


Immer wieder berichten uns Kunden, dass keine zusätzlichen 

Absatzmarken (= Leerzeilen) nach der Einfügung der Rechnung 

gewünscht werden. Der neue Platzhalter bietet die Möglichkeit, 

die Abstände "vor" und "nach" in Winword frei festzulegen. 

Der Dialog zur Eingabe von Einträgen in die Urkundenrolle wurde unter dem Aspekt der Ergonomie 

völlig neu überarbeitet: 

� erweiterte mehrzeilige Eingabemöglichkeit für den "Ort des Amtsgeschäfts" 

� direkte Editierbarkeit des Eingabefelds "Beteiligte" - diese können "alle auf einmal" 

oder einzeln aus einem Listenfeld ausgewählt werden (Einfügen über rechte Maustaste 

bleibt weiterhin möglich) 

� direkte Editierbarkeit des Eingabefelds "Gegenstand des Geschäfts"; bereits erstellt 

Geschäftsgegenstände können aus einem Listenfeld ausgewählt werden 

Die Eingabefelder "Beteiligte" und "Gegenstand des Geschäfts" erzeugen einen automatischen 

Zeilenumbruch, wenn die Zeilenbreite zu groß wird. Es wird nach der tatsächlichen 

Breite (abhängig von der Schriftart) umgebrochen, nicht nach Anzahl der Zeichen. Auf diese 

Weise entsteht beim Ausdrucken kein "ungewollter" Zeilenumbruch. 

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Notariat - sonstige funktionale Erweiterungen 


� Aufruf der referatspezifischen Daten aus dem Explorerbaum der Sektion "Notariat" 

(kein Wechsel zur Aktenverwaltung) 

� Ausweis der Notarbezeichnung im Ausdruck (Urkundenrolle, Verwahrungsbuch, Massenbuch 

und Anderkontenliste) 

� Veräußerungsanzeige für Bayern als ausfüllbares PDF-Formular 

� Grundeinstellung für "Straße in das Namensverzeichnis übernehmen" 

� Übernahme des Länderkürzels aus der Adresse ("Nation") in die Urkunde (falls angegeben) 

� mehrere neue Platzhalter für "referatspezifische Daten Notariat" 

� neuer Platzhalter "Ablageort" für die Handakte 

� Einbindung beliebig vieler und beliebig bezeichneter Notariats-Referate in die Kollisionskontrolle 

(neue Spalte "Notariat" in der Grundeinstellung "Akten" - "Standardwerte 

für Listen" - "Referate") - Siehe auch Kapitel "Kollisionskontrolle" 

� erweiterte Feldlänge für die Datenfelder "Blatt" und "Blatt 2" (referatspezifische Daten) 

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Advovoice 


� Angabe der Art der Beteiligung zusätzlich zum Namen in der Auswahlliste der Aktenbeteiligten 

� Möglichkeit zur Versendung von Diktaten per Email aus der Diktatübersicht 

� Übernahme der Priorität beim Import vom Handdiktiergerät ("Download vom DSS- 

Player") wenn diese dort eingegeben wurde 

Advoscan 

� mit Aktennummer eingescannte Dokumente erscheinen nach dem Scan-Vorgang unmittelbar 

in der Aktengeschichte 

Halbautomatische Buchhaltung 

� Exportfunktion der importierten Kontoauszüge über die Symbolleiste 

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Advophone 


Übernahme von Telefonnotizen in die Aktengeschichte und Online-Akte 

Advoware ermöglicht über einen Mausklick auf "Drucken" den direkten Ausdruck einer Telefonnotiz, 

in der alle Einzelheiten zum Telefonat vermerkt sind. 

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Ab Version 3.2 können Sie diese Telefonnotiz automatisch als PDF zum zugehörigen Eintrag 

in die Aktengeschichte übernehmen. Setzen Sie hierzu einfach das Häkchen "Telefonnotiz als 

PDF in die Aktengeschichte stellen". Auf gleiche Weise können Sie die Telefonnotiz auch in 

die Online-Akte übernehmen ("Telefonnotiz als PDF in die Online-Akte stellen"), sofern die 

Akte dafür freigeschaltet wurde. 

Die als PDF übernommene Telefonnotiz kann anschließend 

sofort über das Kontextmenü per Email an den Mandanten 

übersendet werden. 

Advophone - weitere funktionale Erweiterungen 

� verbesserte Integration in die Aufgaben und internen Nachrichten: 

Durch einen Klick auf "Nachricht" können Sie unmittelbar eine interne Nachricht oder 

eine Aufgabe erstellen, z.B. wenn der Anruf durch eine Sekretärin angenommen wird 

und der vom Mandanten verlangte Rechtsanwalt gerade nicht erreichbar ist. Dieser 

bekommt dann die Nachricht sofort auf den Bildschirm und kann per Mausklick den 

Rückruf auslösen. 

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� direkte Übernahme einer bisher nicht erfassten Telefonnummer zu einem Aktenbeteiligten 

� Möglichkeit zur Ausblendung von abgelegten Akten in der Aktenliste für ankommende 

Anrufe 

� Grundeinstellung für die Sperrung von internen Anrufen für Telefoniefenster und - 

protokoll (Durchstellungen sind weiterhin möglich) 

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� Übernahme sämtlicher Anrufe in eine neue "Rückrufliste". Klicken Sie im Telefoniefenster 

auf "Nachricht". 

Gesprächspartner und Rückrufnummer sind automatisch vorbelegt. Klicken Sie "als 

Aufgabe speichern" und Advoware setzt als Betreff automatisch "Rückruf" ein. Sie 

können diesen natürlich beliebig ändern. 

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Der Anruf steht anschließend automatisch in der neuen Rückrufliste, aufrufbar unter 

den Aufgaben als neuer Filter: 

� Voreinstellung "Zeithonorar" folgt jetzt der 2. Seite der Akte (Voreinstellung "abrechnen 

nach" = "Zeithonorar" -> Häkchen ist automatisch aktiviert) 

� neue Suchfunktion über die Symbolleiste: gefunden und markiert wird der erste Eintrag 

im angezeigten Protokoll, der mit der Sucheingabe übereinstimmt – durch Anklicken 

des blauen Pfeils kann die Suche sequentiell fortgesetzt werden 

� sehr signifikanter Geschwindigkeitsgewinn beim Aufbau des Telefoniefensters, wenn 

die Rufnummer zu einer Person gehört, die in sehr vielen Akten enthalten ist 

� Anzeige der übergeordneten Person (Firma) in der Kopfzeile des Telefoniefensters, 

wenn die Nummer des eingehenden Anrufs einer Kontaktperson zugeordnet ist 

� Anlage eines Termins direkt aus dem Telefoniefenster 

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� im Telefonprotokoll erscheinen im Filter "Sb." alle Mitarbeiter, nicht nur berechtigte Aktensachbearbeiter 

� Telefonvermerke erscheinen auch dann in der Eingangspost, wenn im Telefoniefenster 

keine Aktenzuordnung vorgenommen wurde 

� Telefonvermerke können auch ohne Aktenzuordnung in die Eingangspost übernommen 

werden 

� bis zu zehn Telefoniefenster gleichzeitig

Online-Akte 


Die neue Version der Advoware Online-Akte wurde unter dem Aspekt einer intuitiven Bedienung 

komplett neu gestaltet und funktional stark erweitert. Unter anderem besteht für Kanzleimiatrbeiter 

jetzt Zugriff auf den Terminkalender der Kanzlei. 

Mandanten haben keinen Zugriff auf den Kalender. Dadurch bedingt bekommen 

Kanzleimitarbeiter einen gesonderten Link: 

https://www.advo-net.net/MA 

Der Link wird voraussichtlich am 16. September 2012 freigeschaltet. Der Link für Mandanten 

ändert sich nicht. Mandanten müssen daher von der Umstellung nicht benachrichtigt werden. 

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Benutzerverwaltung 


Im Explorerbaum finden Sie jetzt eine neue übersichtliche zentrale Benutzerverwaltung: 

In der oberen Tabelle werden alle freigegebenen Personen angezeigt. Wenn Sie hier eine 

Zeile anklicken, werden in der unteren Tabelle alle Akten angezeigt, in denen die Person vorhanden 

ist. 

Ein Doppelklick in die obere Tabelle öffnet den Freigabedialog der Person, der bisher nur 

über die Symbolleiste des Adress-Moduls erreichbar war. 

Ein Doppelklick in die Spalte "Az" der unteren Tabelle öffnet die Akte. Weiterhin können Sie in 

der unteren Tabelle auf schnelle Weise eine Akte freigeben oder die Freigabe aufheben. 

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Änderungen gibt es auch im Freigabedialog zu einer Person, den Sie wie bisher über die 

Symbolleiste des Adress-Moduls aufrufen. Die Freigabe "für alle eigenen Akten" bewirkt wie 

bisher, dass eine Person Zugriff auf alle Akten, in welche sie eingefügt wird, Online-Zugriff 

bekommt, unabhängig von der Beteiligungsart. Wir haben jedoch die Transparenz und die 

Sicherheit erhöht: 

mehr Transparenz 

Beim Einfügen einer Person in eine Akte erfolgt ein Hinweis, dass die Person für die Online- 

Akte freigeschaltet wird. Eine Rückfrage "Soll die Person freigeschaltet werden?" ist an dieser 

Stelle aufgrund der Grundeinstellung nicht möglich. Möchten Sie eine "für alle Akten" frei geschaltete 

Person ausnahmsweise für eine bestimmte Akte nicht freigeben, dann müssen Sie 

die Grundeinstellung ändern auf "diesen Beteiligten für folgende Akten freigeben". 

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Unter der Grundeinstellung "diesen Beteiligten für folgende Akten freigeben" wird jetzt auch 

die Art der Aktenbeteiligung angezeigt. 

Ebenfalls neu ist eine Filterungsmöglichkeit zur Ausblendung von abgelegten Akten. 

In der Hauptsymbolleiste von Advoware sehen Sie immer an einem neuen Symbol (grüner 

Ball), wenn eine Akte freigeschaltet wurde: 

Neue Spalte zur Anzeige, welcher Mitarbeiter ein Dokument in die Online-Akte eingestellt hat 

(für Dokumente, die nach dem Update freigegeben werden): 

mehr Sicherheit 

Neu ist die Definition für "alle eigenen Akten", hier gab es oft Verständnisschwierigkeiten: 

Die Freigabe "diesen Beteiligten für alle eigenen Akten freigeben" 

gibt die Person nur für Akten frei, in der die Person 

als Mandant oder als Untergeordneter eines Mandanten beteiligt 

ist!!! 

Eine Freigabe für Gegner und deren Untergeordnete ist nicht möglich, auch wenn dies explizit 

versucht wird. 

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Freigabe von Dokumenten 


Freigabe aus der Aktengeschichte 

In freigegebenen Akten steht in der Aktengeschichte nach wie vor die Spalte "Online" zur Verfügung. 

Wenn Sie in diese Spalte klicken, wird der Eintag für die Online-Akte wie bisher direkt 

freigegeben, wenn in der Akte nur eine Person freigegeben wurde. Sind mehrere Personen 

freigegeben, besteht keine Eindeutigkeit. Advoware öffnet dann das Dialogfenster zur Aktengeschichte. 

Das Register "Online-Akte" ist bereits im Vordergrund. Personen, die per Grundeinstellung 

"für alle eigenen Akten" freigeschaltet wurden, sind bereits mit einem Häkchen in 

der Spalte "Freigabe" versehen. Dies ist nicht der Fall, wenn der Dialog per Doppelklick 

geöffnet wird, um eine ungewollte Freigabe auszuschließen. 

Aufgeführt werden alle Aktenbeteiligten, die für die aktuelle Akte freigeschaltet wurden. Somit 

können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Mandant zwei Dokumente A und B sehen darf, 

ein Korrespondenzanwalt aber nur Dokument B. 

Um sämtliche Einträge auf einmal freizugeben, verwenden Sie in der Aktengeschichte das 

Kontextmenü (rechte Maustaste -> "alle Einträge in Online-Akte anzeigen"). Es werden alle 

Einträge aus der Aktengeschichte mit Ausnahme eventuell bereits vorhandener Email- 

Benachrichtigungen und mit Ausnahme von Telefonaten freigegeben. 

Nicht freigegeben werden Email-Benachrichtigungen, Telefonate 

und alle Einträge, die über die Optionen "Termine/WV", 

"Rechnungen", "Zahlungen" und "Diktate" der Symbolleiste 

der Aktengeschichte angezeigt werden! 

Wenn bei den freigegebenen Personen die Option "Email-Benachrichtigung" gesetzt wurde, 

erfolgt auch über diesen Weg eine automatische Email-Benachrichtigung. 

Freigabe aus dem Winword-Dialog 

Ein Häkchen bei "Online-Akte" bewirkt eine Freigabe des Dokuments für alle Personen, die 

für die aktuelle Akte freigeschaltet wurden. Ein Häkchen bei "Email Benachrichtigung" bewirkt, 

dass von diesen Personen diejenigen eine Email-Benachrichtigung erhalten, bei denen 

die Grundeinstellung "Benachrichtigung per Email" gesetzt wurde (aufrufbar über das Symbol 

"Online-Akte" aus dem Adress-Modul). Per Voreinstellung werden die Häkchen "Email- 

Benachrichtigung" in diesem Dialog wie in früheren Versionen nicht gesetzt. 

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Rechteverwaltung - neue Berechtigung für die Freigabe von Dokumenten 


Über die Rechteverwaltung können Sie jetzt festlegen, welche Mitarbeiter Dokumente (Einträge) 

für die Online-Akte freigeben dürfen. Nach dem Update ist dieses Recht automatisch 

für die Benutzergruppe "Benutzer" vergeben. Um die Rechte für einzelne Mitarbeiter dieser 

Gruppe einzuschränken, können Sie das Häkchen deaktivieren und eine neue Benutzergruppe 

anlegen. Setzen Sie dann in dieser Gruppe das Häkchen und fügen Sie die Mitarbeiter 

hinzu, die das Recht zur Freigabe bekommen sollen. 

selektive Speicherung in Aktengeschichte 

Ohne die Berechtigung "Einträge/Dokumente freigeben" können 

keine Freigaben mehr erteilt werden. Einzige Ausnahme: 

Verfügungen, für die in den Grundeinstellungen die Option 

"Verfügung in die Onlineakte stellen" gesetzt wurde, können 

auch von Benutzern ausgeführt werden, die die Berechtigung 

"Einträge/Dokumente freigeben" nicht besitzen. 

Advoware ermöglicht jetzt die Auswahl von Aktenbeteiligten, für die ein Eintrag aus der Aktengeschichte 

in der Online-Akte freigegeben werden soll. Im Dialogfenster zur Aktengeschichte 

gibt es hierzu das neue Register "Online-Akte". 

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Aufgeführt werden alle Aktenbeteiligten, die für die aktuelle Akte freigeschaltet wurden. Somit 

können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Mandant zwei Dokumente A und B sehen darf, 

ein Korrespondenzanwalt aber nur Dokument B. 

Aufgrund der neuen Funktion ist es nicht mehr möglich, einen Eintrag durch einen einzigen 

Klick in die Spalte "Online-Akte" in der Aktengeschichte freizugeben (für wen?). Advoware 

öffnet aber sofort den Dialog mit dem richtigen Register. Personen, die per Grundeinstellung 

"für alle eigenen Akten" freigeschaltet wurden, sind dann bereits mit einem Häkchen in der 

Spalte "Freigabe" versehen. 

Die neue Funktion hat auch Auswirkungen für die Speicherung von Dokumenten, die direkt 

aus Winword zur Aktengeschichte gespeichert werden: 

Ein Häkchen bei "Online-Akte" bewirkt eine Freigabe des Dokuments 

für alle Personen, die für die aktuelle Akte freigeschaltet 

wurden. Ein Häkchen bei "Email Benachrichtigung" 

bewirkt, dass von diesen Personen diejenigen eine Email- 

Benachrichtigung erhalten, bei denen die Grundeinstellung 

"Benachrichtigung per Email" gesetzt wurde (aufrufbar über 

das Symbol "Online-Akte" aus dem Adress-Modul). Per Voreinstellung 

wird das Häkchen "Email-Benachrichtigung" in 

diesem Dialog niemals gesetzt. 

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Zugriff auf den Advoware Terminkalender 


Kanzleimitarbeiter haben jetzt Vollzugriff auf den Advoware Terminkalender. Advoware erkennt 

dies an der Anmeldung. Die Rechteverwaltung wird berücksichtigt. 

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Online-Akte - Speicherung hochgeladener Dateien von Mandanten 



Geändert wurde die automatische Speicherung der von Mandanten hochgeladenen Dateien. 

Bisheriges Programmverhalten: 

Vom Mandanten hochgeladene Dokumente werden bei "aktenbezogener Speicherung" (gem. 

Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" - Register "Speicherorte für 

Dokumente") sofort im "richtigen" Ordner gespeichert. Bei den Einstellungen "alle Mitarbeiter 

speichern in demselben Ordner" und "für jeden Mitarbeiter eigenen Ordner anlegen" werden 

die Dokumente in dem Ordner gespeichert, der in der Grundeinstellung "Standortverwaltung" 

im Register "Onlineakte" angegeben ist - und verbleiben dort auch bis in alle Ewigkeit, sofern 

diese nicht in der Aktengeschichte umbenannt werden. Ist bereits ein Dokument mit demselben 

Namen dort vorhanden, kann das Dokument erst gar nicht hochgeladen werden. 

Programmverhalten ab Version 3.2: 

Bei "aktenbezogener Speicherung" ändert sich nichts. Bei den Einstellungen "alle Mitarbeiter 

speichern in demselben Ordner" und "für jeden Mitarbeiter eigenen Ordner anlegen" werden 

die Dokumente automatisch in dem "richtigen" Ordner des Aktensachbearbeiters eingetragen. 

Ist bereits ein Dokument mit demselben Namen dort vorhanden, wird das Dokument umbenannt 

(Dateiname + Unterstrich + fortlaufende Nummer, z.B. "Kramer_01.pdf"). Die Grundeinstellung 

"hochgeladene Dateien" aus der Standortverwaltung entfällt.

Posteingang für Mandanten 


Ähnlich wie der "Posteingang" in Outlook können Ihre Mandanten jetzt über den neuen Befehl 

"Ungelesene Dokumente" sämtliche Dokumente sehen, die von Ihnen in die Online-Akte gestellt 

wurden. 

Postein- und -ausgang für die Kanzlei 

In der Aktengeschichte finden Sie neue Filter "Online-Akte (Posteingang)" und "Online-Akte 

(Postausgang)": 

Über den Filter "Online-Akte (Postausgang)" sehen Sie alle Dokumente, die von Ihrer Kanzlei 

freigegeben wurden. Über den Filter "Online-Akte (Posteingang)" sehen Sie alle Dokumente, 

die von Ihrer Mandantschaft hochgeladen wurden. 

Von Ihnen freigegebene Dokumente, die vom Mandanten noch nicht gelesen wurden, erscheinen 

in roter Schriftfarbe. Falls ein Dokument für mehrere Personen freigegeben wurde, 

erscheint dieses in roter Schrift, solange es noch nicht von allen Personen gelesen wurde. 

Eine Übersicht finden Sie dann nach Doppelklick auf den Eintrag im Register "Online-Akte": 

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Bitte beachten Sie, dass die Anzeige nur für Einträge greift, 

die nach Einspielung der neuen Version erzeugt werden. 

Online-Akte - sonstige funktionale Erweiterungen 

� neue Schaltfläche "Aktenliste" direkt nach der Anmeldung (erleichtert dem Mandanten 

die Orientierung) 

� neue Auswahlliste mit den zuletzt aufgerufenen Akten der Mandantschaft und der gleichen 

Funktionalität wie in 

Advoware (Aktensuche) 

� "Blitz" - Symbol zu Aktualisierung der aktuellen Anzeige 

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� Angabe von Rubrum und Aktenzeichen in automatischen Email-Benachrichtigungen 

� Öffnen der Log-Datei direkt aus Advoware (Grundeinstellung "Zusatzmodule" - "Advoware 

Online-Akte") zu Kontrollzwecken und als Information für den Support bei Technischen 

Fragen 

� neue Grundeinstellung für die automatische Aufhebung der Freigabe bei Aktenablage 

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� Anzeige sämtlicher Kommunikationsdaten zu den Personen (bisher nur geschäftliche) 

� Möglichkeit zur Angabe/Änderung der Tätigkeit und des Stundensatzes bei Aktivierung 

des Zeithonorars 

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� neue Ansichten für Zahlungen und zusammengefasste Forderungsaufstellungen 

� von Mandanten hochgeladene Informationen und Dateien (Uploads) erscheinen unmittelbar 

in der Aktengeschichte, nicht nur in der Eingangspost (vermeidet Rückfragen 

seitens der Mandantschaft, weil vermutet wird, es hätte nicht funktioniert) 

� geänderte Sortierung der Anzeige der freigegebenen Akten im Freigabedialog (Aktennummer 

statt Aktenzeichen) 

� unbegrenzte Länge der Bemerkungen (Notizen) 

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Allgemein - sonstige funktionale Erweiterungen 


� Allgemein: schnellerer Wechsel zwischen einzelnen Programmfenstern (keine automatischen 

Aktualisierungen in einigen Modulen, wenn sich die aktuelle Akte nicht geändert 

hat, z.B. in Aktengeschichte und Eingangspost) 

� Allgemein: erweitere Filter in der Auswahlliste "Zeiträume" in einigen Modulen ("morgen", 

"nächste Woche", "nächster Monat") 

� Allgemein: neue Knöpfe für die wochen- und monatsweise Navigation bei der Änderung 

von Datumsangaben, z.B. bei der Weiterverfristung von Aufgaben oder Wiedervorlagen 

� Allgemein: Möglichkeit zur Hinterlegung der eigenen Bankverbindungen mit Angaben 

zur BIC und IBAN (inkl. Einbindung in den Kanzleibriefkopf über Platzhalter) - Grundeinstellung 

"Kanzleiorganisation" - "Bankverbindungen" 

� Allgemein: Möglichkeit zur Hinterlegung von bis zu 20 Briefköpfen pro Mitarbeiter 

(bisher 10) 

� Allgemein: geänderte einheitliche Sortierung nach Kürzel in einigen Dialogen (Fristen, 

Aufgaben, Zeithonorar, WV, …) 

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� Allgemein: neue arbeitsplatzbezogene Einstellung "Beenden bei geöffneten Dialogen 

verbieten" - Advoware kann dann nicht mehr beendet werden, wenn noch ein Dialog 

(z.B. Diktat, Telefoniefenster) geöffnet ist. Die Beendigung kann aber erzwungen werden 

(notwendig, wenn Advoware in der letzten Sitzung nicht ordnungsgemäß beendet 

wurde). 

� Auslagenerfassung: Anzeige des Datums in der Auswahlliste der zur Akte gespeicherten 

Postausgänge 

� Auslagenerfassung: für "sonstige Auslagen" wird zusätzlich der Text in der Rechnung 

mit ausgewiesen 

� Bankleitzahlen: Update der Datenbank "BLZ" (Stand: 04.06.2012, Quelle: Deutsche 

Bundesbank) 

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� Dokumentenmanagement: neue Option "Adressat gekürzt" in der Grundeinstellung 

"Kanzleiorganisation" - "Dokumentenmanagement") für die Aufnahme des Namens des 

Adressaten in den Dateinamen : Ist der Name länger als 8 Zeichen, erfolgt eine Kürzung 

auf 8 Zeichen (erste 6 Zeichen + Tildezeichen "~" + letztes Zeichen, z.B. "Muster~n" 

für "Mustermann" oder "Muster~H" für "Mustermann GmbH") 

� Datenbankabfragen: verbesserte Fehlerbehandlung bei Fehleingaben in selbst erstellten 

Datenbankabfragen 

� Drebis: Spaltenbreiten im Fenster zur Auswahl von Dateianhängen aus der Aktengeschichte 

können individuell geändert werden und bleiben automatisch dauerhaft gespeichert 

� Forderungen: Kopieren/Verschieben von markierten Forderungen in eine andere Akte 

� Forderungsaufstellung: Ausdruck von Spaltenüberschriften auf den Seiten 2 ff. 

� Forderungsaufstellung: Exportfunktion über die Symbolleiste 

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� Forderungskonto: Buchungen können auch dann per Doppelklick aus der Tabelle 

"Zahlungen" bearbeitet werden, wenn diese über die Finanzbuchhaltung gebucht wurden 

� Forderungskonto: keine Neueingabe des Forderungstextes im Register "Katalognummer/Sonstiger 

Anspruch" nach nachträglicher Auswahl dieser Angaben mehr notwendig 

� Formular "Bescheinigung Pfändungsschutzkonto § 850k V ZPO" 

� Fristen: Merkfunktion für den zuletzt ausgewählten Sachbearbeiter für den nächsten 

Programmstart 

� Fristen: Rückfrage bei der Erledigung einer Frist über das Kontextmenü der Terminübersicht 

(schützt vor versehentlichem Anklicken eines falschen Eintrags) 

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� Fristen: neues unlimitiertes Feld zur Eingabe von "Notizen" 

� Fristen: Angabe der "Dauer" auf dem Fristenzettel (in Tagen/Wochen/Monaten) 


Kundeninformation


� Fristen/Terminübersicht: separater Ausweis von Fristen und Vorfristen in der Terminübersicht 

� Gerichte: Update der Datenbank "Gerichte" 

� Gerichte: Möglichkeit zur Eingabe des Aktenzeichens direkt beim Hinzufügen zur Akte 

(z.B. über F9) 

� Handaktenbogen: Anzeige des aktuellen Lebensalters der Beteiligten in Jahren zusätzlich 

zum Geburtsdatum 

� Handaktenbogen: automatische Nummerierung der Aktenbeteiligten (erleichtert das 

Einfügen in Word-Dokumente über Autotexte wie b* (F3) bzw. bl* (F3), z.B. bei der Erstellung 

von notariellen Urkunden) 

� Handaktenbogen: Kennzeichnung, wenn eine Freischaltung für die Online-Akte vorliegt 

� Handaktenbogen: Berücksichtigung der Freifelder, sofern diese ausgefüllt wurden 

� Handaktenbogen: Hinweis bei Vorlage einer Vergütungsvereinbarung unter Angabe 

des Typs (Pauschale, Zeithonorar, …) gem. zweiter Seite der Aktenverwaltung 

� Mandantenbuchhaltung: Spaltenbreiten können in den einzelnen Tabellen (Auswertungsmodulen) 

individuell geändert werden und bleiben automatisch dauerhaft gespeichert, 

wenn das Modul durch das "Tür-Symbol" verlassen wird 

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� Mandantenbuchhaltung: deutlicher Geschwindigkeitsgewinn beim Löschen einer Buchung 

(Sollstellung einer Rechnung) aus dem Honorarkonto 

� Mandantensalden: automatische Anpassung des Zeitraums bei Öffnen des Moduls, 

so dass alle Buchungen aus allen Akten des ausgewählten Mandanten angezeigt werden 

� OP-Liste: Merkfunktion für zuletzt ausgewählte Einträge unter "Modus" und "Sachbearbeiter" 

für den nächsten Programmstart 

� OP-Liste: Option zur Angabe eines gesonderten Ordners für die Speicherung von 

Mahnschreiben (Grundeinstellung "Standortverwaltung") 

� OP-Liste: Möglichkeit zur Erweiterung der Liste der vorgegebenen Status 

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Die Option "Mahnen" bewirkt, dass die Rechnungen in der 

OP-Liste als "offen" gelten und bei Mahnungen berücksichtigt 

werden! 

� OP-Liste/bisherige Rechnungen: Möglichkeit zur Änderung des Status markierter 

Zeilen "en bloc" über das Kontextmenü 

� Orte: Update der Datenbank "Orte" 

� referatspezifische Daten: Referate können über die neue Spalte "referatspez. Daten" 

beliebig an die Individualmasken für referatspezifische Daten gekoppelt werden (Bsp.: 

in der Abbildung stehen bei Aufruf der referatspezifischen Daten für die Referate N, 

No1 und No2 die Masken zum Notariat zur Verfügung) 

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� Rechteverwaltung: neues Rechte für die Nutzung der Zusatzmodule (Supercheck, 

Creditreform) - diese sind per Voreinstellung für die Gruppe "Benutzer" gesetzt 

� Rechteverwaltung: neues Recht für den Zugriff nur auf eigene Rechnungen im Modul 

"Rechnungen" 

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� Serienbriefe/Geburtstagsliste: Möglichkeit zur Angabe eines Zeitraums für Geburtstagskarten 

(das Jahr wird ignoriert), z.B. für einen Serienbrief pro Woche 

� Supercheck Adressermittlung: durch Supercheck ermittelte Adressen ersetzen wie 

bisher die aktuelle Hauptadresse, bestehende Adressen werden jetzt aber als "weitere 

Adresse" mit Gültigkeitsdatum geführt (bisher erfolgte ein Eintrag in den Bemerkungen) 

� Verkehrsunfallrecht: Angabe des Währungssymbols beim Ausdruck (EUR, €) und bei 

der Übernahme der Schadenaufstellung in einen Schriftsatz 

� Verkehrsunfallrecht: erweiterte Feldlänge für die Straße (referatspezifische Daten) 

� Verkehrsunfallrecht: erweiterte Feldlänge für die Schadenaufstellung/Schadenart auf 

150 Zeichen 

� Verkehrsunfallrecht: Schnittstelle zur Datenbank Orte für die Angabe der PLZ oder 

des Ortes (referatspezifische Daten) 

� Zeithonorar - Wirtschaftlichkeitsanalyse: geändertes Programmverhalten - ausgewiesen 

werden jetzt ausnahmslos alle Honorare aus dem Zeithonorar (bisher nur die in 

Rechnung gestellten Honorare) 

� Zinsrechner: Anzeige des Gesamtbetrags im Bearbeitungsdialog (bisher nur im Ausdruck) 

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Ausblick auf Advoware 4 

� Email-Integration 


� persönliche Kommunikationszentrale als optional andockbares Dialogfenster mit sämtlichen 

in Advoware eingegebenen Terminen des aktuellen Tages für den angemeldeten 

Benutzer 

� Datenaustausch mit Versicherern für Kfz-Schadenfälle über die Advoware Drebis- 

Schnittstelle (voraussichtlich vorgezogen im Rahmen eines Zwischenupdates 3.2x) 

Ausblick auf Advoware 4.1 

� Ersetzung der Tabellen in Advoware durch moderne browserfähige Grid-Tabellen - 

diese ermöglichen unseren Kunden z.B. eine persönliche Auswahl der Daten (Spalten), 

die angezeigt werden sollen oder eine dauerhafte individuelle Gruppierung mit 

der Maus; jeder Anwalt bekommt so optional seine "persönliche Sicht" auf den Datenbestand 

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weiterer Ausblick 



� optimierte Anwendungen für Browser, Tablets und Smartphones auf Basis von .NET 

Web Services (Server), HTML5, JQuery (Clients)

sonstige funktionale Erweiterungen

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