Bedienungsanleitung ista comfort - von Sykosch

PC-HausVerwalter 2008Eine Einführung in das SoftwareprogrammPC-HausVerwalter 2008PC-HausVerwalter plus 2008Dieses Handbuch und die gelieferte Software sind urheberrechtlich geschützt. Handbuchund Software dürfen ausschließlich für eigene Zwecke genutzt werden. Ohneausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Sykosch Software AG darf kein Teil desHandbuches - für welche Zwecke auch immer - vervielfältigt oder übertragen werden,unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln das geschieht.Der Beschreibung liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. DieDarstellung dient allein der Produktbeschreibung und ist nicht als zugesicherteEigenschaft im Rechtssinne aufzufassen. Etwaige Schadenersatzansprüche gegen dieSykosch Software AG - gleich aus welchem Rechtsgrund - sind ausgeschlossen. Die inBeispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden. Ähnlichkeiten sind daherrein zufällig.Microsoft, MS, MS-DOS, Excel, PowerPoint, Windows 98, 2000, XP und Vista, Word undExcel sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oderin anderen Ländern.Herausgeber:Autoren:Korrektorat:Copyright © 2007:Satz, Layout und Vertrieb:Sykosch Software AGMatthias SykoschLeroy BishopSebastian HellwegSykosch Software AGSykosch Software AGEin Mitglied der Haufe MediengruppePostfach 14 2633751 Schloß Holte-Stukenbrockwww.sykosch.de

InhaltInhaltsverzeichnisKapitel I Fremdabrechnung über ista comfort® 4Index 172© 2007 Sykosch Software AG

KapitelI

Fremdabrechnung über ista comfort®1 Fremdabrechnung über ista comfort®Um die Abrechnung durch den Dienstleister ista® direkt aus dem PC-HausVerwalterdurchzuführen, können Sie für die jeweiligen Gebäude die ista comfort®-Funktionalitätaktivieren. Zuvor ist allerdings die grundlegende Einrichtung erforderlich. Diese finden Sieim Menü Extras unter Optionen. Hier finden Sie den Reiter „ista comfort®“.GrundeinrichtungDie Gebäude – bei der ista® als Liegenschaft bezeichnet – können unter verschiedenenVerträgen zusammengefasst sein. Hier unterstützt Sie der PC-HausVerwalter mit einerVertragsverwaltung, in der Sie für bestehende ista-Verträge einen entsprechenden ista4© 2007 Sykosch Software AG

Fremdabrechnung über ista comfort®comfort®-Zugang einrichten können.Um ista comfort® mit einem bestehenden ista-Vertrag nutzen zu können, verwenden Siebitte den Assistenten: „Erstanmeldung ista comfort®“.Hierzu benötigen Sie nur die jeweilige ista-Kundennummer und Ihre E-Mail-Adresse.Sollten Sie mehrere Verträge verwalten, können Sie diese natürlich alle erfassen.Nachdem Sie diese Erstanmeldung für Ihre ista-Verträge durchgeführt haben, wird Ihnenfür jeden Vertrag ein Passwort in zwei Teilen zugesandt: Der erste Teil per E-Mail, denzweiten Teil des Passworts – aus Sicherheitsgründen – per Post.Haben Sie beide Teile des entsprechenden Passwortes erhalten, markieren Sie diedazugehörige Kundennummer und wählen „Passwort ändern“. Dies ist notwendig, da daszugesendete Passwort nur als Erstanmeldungspasswort verwendbar ist. Geben Sie im Feld„Passwort (alt)“ das Passwort ein, welches Sie in zwei Teilen per E-Mail und Postbekommen haben. Nachdem Sie das alte Passwort eingegeben haben, vergeben Sie bitteunter „Passwort (neu)“ ein von Ihnen gewähltes Passwort für diesen Vertrag. Bestätigen Siemit weiter, damit das Passwort an ista® übermittelt werden kann.In der Vertragsverwaltung werden die Verträge nun mit ihren Status entsprechendangezeigt. Folgender Status ist dabei möglich:© 2007 Sykosch Software AG 5

Fremdabrechnung über ista comfort®· nicht angemeldet – Sie haben Ihre Kundennummer und Ihre E-Mail angegeben. DieDaten wurden aber noch nicht an ista übermittelt. Bitte wählen Sie den Vertrag undführen die „Erstanmeldung ista comfort®“ erneut aus.· wartend – Sie haben Ihre Passwortanforderung gesendet. Bitte warten Sie, bis dasPasswort durch Brief und E-Mail gebildet werden kann.· eingerichtet – Sie haben das (neue) Passwort eingegeben und so den Vertrag erfolgreicheingerichtet.Haben Sie bereits einen ista comfort®-Zugang oder möchten Sie Änderungen vornehmen,können Sie dieses auch ohne den Erstanmeldungsassistenten vornehmen:· „Neuer Vertrag“ - Hier können Sie schon eingerichtete Verträge eingeben, von denenSie schon ein ista comfort®-Passwort besitzen. Beachten Sie dabei den Punkt „Statusaktualisieren“.· Die Punkte „Vertrag bearbeiten“, „Vertrag löschen“, „E-Mail ändern“ und „Passwortändern“ können Sie nutzen, um die vorhandenen Vertragsdaten zu bearbeiten.· „Passwort zurücksetzen“ - Falls Sie das von Ihnen gewählte Passwort vergessen haben,können Sie dieses zurücksetzen, indem Sie den Reset-Code (den Sie im Brief finden)nutzen.· „Status aktualisieren“ - Dies ist z. B. erforderlich, wenn Sie Verträge ohne denErstanmeldungsassistenten eingegeben haben.Wenn die Verträge entsprechend eingerichtet sind, können alle weiteren Einstellungen imGebäudedialog des jeweiligen Gebäudes vorgenommen werden.GebäudedialogIm Gebäudedialog des jeweiligen Gebäudes werden auf den Reitern „Gebäude“,„Umlagekonten“, „Heizanlage“ und „ista comfort“ die entsprechenden Einstellungenvorgenommen. Folgende chronologische Vorgehensweise ist dabei empfehlenswert:Sollte der Abrechnungszeitraum für die ista-®Abrechnung von dem Zeitraum der6© 2007 Sykosch Software AG

Fremdabrechnung über ista comfort®Nebenkosten abweichen, können Sie dies auf der Gebäude-Registerkarte unter dem Punkt„Abrechnungszeitraum-HK“ angeben.Bitte kontrollieren Sie, ob die (ista®-)Kostenarten und Brennstoffangaben für dieUnterkonten der Heizanlage (unter Umlagekonto 4597) richtig eingestellt sind. Diese sindin vielen Fällen sinnvoll voreingestellt, sollten aber auf jeden Fall überprüft werden.Hinweis:Werden über Ihren ista®-Vertrag Positionen wie z. B. Wasserabgerechnet, müssen für diese Kosten Unterkonten (der Heizanlage)angelegt werden oder ein bestehendes Umlagekonto als Unterkontodefiniert werden. Verwenden Sie hierzu bitte den „Assistenten“.© 2007 Sykosch Software AG 7

Fremdabrechnung über ista comfort®Das ista®-Kennzeichen beschreibt, auf welche Abrechnungsposition die Kosten desSachkontos umgelegt werden sollen. Die ista-Kostenart beschreibt die Art der Kostennäher. So werden in dem abgebildeten Beispiel auf das Konto 4500 die Brennstoffkäufe fürÖl gebucht, mit denen sowohl geheizt als auch Wasser erwärmt wird. Durch das Setzen desHakens „Lagerfähig“, können Sie beim Buchen nicht nur einen Betrag angeben, sondernauch die dazugehörige Menge.Hinweis:Hinweis:Dieses ist nicht nur für Öl, sondern auch für Gas notwendig, da Sie sonstnicht die Kilowattstunde (kWh) für den Gasverbrauch beim Buchenangeben können.Vor der endgültigen Beauftragung der Abrechnung muss im FeldEndbestand der Restbestand vom Brennstoff (wenn es sich z. B. um Öloder Flüssiggas handelt) hinterlegt werden.In der Registerkarte Heizanlage wird die Abrechnung durch ista comfort® für das aktuelle8© 2007 Sykosch Software AG

Fremdabrechnung über ista comfort®Gebäude nun aktiviert. Bitte wählen Sie hierzu „Heizkostenabrechnung überFremdabrechner“ mit der Option „Abrechnung über ista comfort®“.Die Abrechnung durch ista comfort® ist nun für alle Wohneinheiten im Gebäude aktiviert.Wenn Sie Wohneinheiten im Gebäude erfasst haben, die nicht über die zentrale Heizanlageversorgt und somit nicht über ista® abgerechnet werden, müssen Sie diese von derÜbertragung ausschließen. Gleiches gilt für Stellplätze, die zu Abrechnungszwecken demGebäude als Wohnung zugeordnet sind. Hierzu rufen Sie den Wohnungssdialog derauszuschließenden Wohnung auf und entfernen den entsprechenden Haken.© 2007 Sykosch Software AG 9

Fremdabrechnung über ista comfort®Jetzt haben Sie alle Wohnungen, die an der Abrechnung teilnehmen, bestimmt und könnenmit der Registerkarte "ista comfort®" fortfahren.Registerkarte "ista comfort®"In dieser Registerkarte können die Gebäude nun abschließend eingerichtet werden. Diesesgeschieht durch die Prozesse „Einrichten der Liegenschaft“ und "AustauschOrdnungsbegriffe". Durch den erst genannten Prozess werden die hinterlegten Daten zumGebäude an das ista®-Rechenzentrum übermittelt. Dies ist notwendig, um einen Bezug derin der Software hinterlegten Gebäude und Wohneinheiten zu den (identischen) Gebäudenund Wohnungen im ista®-Rechenzentrum herzustellen. So wird dieista®-Liegenschaftsnummer mit der Gebäudenummer, die Sie dem Gebäude imPC-HausVerwalter gegeben haben, verknüpft. Aus diesem Grund müssen Gebäude-,10© 2007 Sykosch Software AG

Fremdabrechnung über ista comfort®Hinweis:Hinweis:Es müssen alle Wohnungen und Mieter im PC-HausVerwalter eingegebensein. Alle Wohnungen, die nicht an der Abrechnung teilnehmen dürfen,müssen dabei von der Übertragung ausgeschlossen werden (siehe unterReiter Wohnung im Wohnungsdialog).Dieser Prozess kann nicht völlig automatisiert werden. Die Dauer kann sichdaher im Bereich von Tagen bewegen.Bitte warten Sie, bis eine Bestätigungsmail eintrifft, dass die Einrichtung erfolgreichstattgefunden hat. Geprüft werden kann die Statusänderung durch das Klicken auf den„Aktualisieren“-Button. Der Status wechselt auf Liegenschaft geändert.Die Ordnungsbegriffe können jetzt eingelesen werden durch den Prozess „Austausch derOrdnungsbegriffe“.12© 2007 Sykosch Software AG

Fremdabrechnung über ista comfort®Die Liegenschaft wurde jetzt eingerichtet. Allen Wohneinheiten ist jetzt einOrdnungsbegriff zugeordnet, der aus Liegenschafts- und Wohnungsnummer besteht.Wenn alle Daten im Zusammenhang mit der Heizungsanlage für den abzurechnendenZeitraum eingepflegt wurden, kann die Abrechnung(en) durch den Prozess „AuftragAbrechnung“ beauftragt werden.Hinweis:Stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle Daten, wie:· Brennstoffkäufe mit Kosten und Menge (im Buchendialog – Ausgaben)· Brennstoffrestbestände (im Gebäudedialog – Umlagekonten)· Mieterwechsel mit korrekten Zeiträumen (im Wohnungsdialog – Mieter)einpflegen, bevor Sie die Abrechnung(en) durch den Prozess „Auftrag Abrechnung“beauftragen.Ihre Abrechnung(en) wird/ werden nun über das Internet an ista® übertragen undbearbeitet. Sie werden mit einer E-Mail benachrichtigt, wenn die Abrechnung(en) erstelltwurde(n). Geprüft werden kann die Statusänderung durch das Klicken auf den„Aktualisieren“-Button. Der Status wechselt auf Liegenschaft abgerechnet.© 2007 Sykosch Software AG 13

Fremdabrechnung über ista comfort®Diese Abrechnung(en) können dann mit der Schaltfläche „Abrechnungsergebnis abrufen“direkt ausgedruckt oder in der Voransicht betrachtet werden.ZusatzfunktionenMit ista comfort® können Sie nicht nur Ihre Abrechnung schnell und unkompliziertabwickeln, sondern auch unterjährig Ablese- und Reparaturaufträge oder Selbstablesungendirekt aus dem PC-HausVerwalter abwickeln.Diese Zusatzfunktionen finden Sie im Verbrauchsdialog. Hier werden auf dem Reiter istacomfort® (muss im Gebäude aktiviert sein) die Erfassungsgeräte der jeweilig ausgewählten14© 2007 Sykosch Software AG

Fremdabrechnung über ista comfort®Wohnung angezeigt.Folgende Funktionen werden angeboten:Gerätedaten abrufen – Die Gerätedaten werden vom ista®-System abgefragt.Ablesung beauftragen – Es wird eine Benachrichtigung gesendet, dass für die Wohnungeine Zwischenablesung durch einen ista®-Mitarbeiter vorgenommen werden soll.Gerätereperatur – Ein oder mehrere Erfassungsgeräte werden als defekt gemeldet.Eigene Ablesung – Hier können im Zuge eines Nutzerwechsels in der Wohnung die selberabgelesenen Messwerte in das ista®-System übermittelt werden könne.Diese Abrechnung(en) können dann mit der Schaltfläche „Abrechnungsergebnis abrufen“© 2007 Sykosch Software AG 15

Fremdabrechnung über ista comfort®direkt ausgedruckt oder in der Voransicht betrachtet werden.16© 2007 Sykosch Software AG

IndexIndex- A -AbrechnungenHeizkosten 4- G -GebäudeHeizanlage 4- H -Heizanlage 4HeizkostenabrechnungFremdabrechnung über ista comfort®4- I -Integrierte Abrechnung 4ista comfort®Schritt für Schritt Anleitung 4© 2007 Sykosch Software AG 17

MIETERABRECHNUNGMusterfirmaPeter MustermannMusterstr. 144444 MusterdorfIn unserem Auftrag wurde dieVerteilung von Heizkosten nachVerbrauchswerten durchgeführt vonwww.ista.deMusterfirma, Musterstr. 1, 44444 MusterdorfMercedes BenzSachsenring 1022223 ZwickauWohnung:7001 - EGMietzeitraum:01.01.2006 bis Mietnutzungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnung erstellt am: 08.02.2007AUFSTELLUNG DER GESAMTKOSTENKostenart Datum Menge Betrag GesamtbetragkWhA. Brennstoffkosten• Lieferung / Rechnung 31.12.2006 6.430 3.215,00B. Heiznebenkosten6.430 3.215,00• Betriebsstrom 31.12.2006 160,75• Kaminfeger 31.12.2006 45,00• Wartungskosten 31.12.2006 180,00• Servicekosten ista 08.02.2007 263,32Gesamtkosten der Liegenschaft 3.864,07649,07alle Beträge in EUR Seite 1Die Abrechnungsergebnisdaten wurden in elektronischer Form von ista bereitgestellt.Die Aufbereitung der Heizkostenabrechnung erfolgte mit der PC-HausVerwalter 2007 Version 2007.1.34.106

MIETERABRECHNUNGWohnung:7001 - EGMietzeitraum:01.01.2006 bis Mietnutzungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnung erstellt am: 08.02.2007AUFTEILUNG AUF NUTZERGRUPPENErmittlung der Energiemenge für Warmwassererwärmung durch zwei WärmemengenzählerErmittlung der Energiekosten für Warmwasser1.200,00kWh = 34,2 % vom Gesamtverbrauch 3.500,0 kWh= 34,2 % von den einh. entst. Kosten der Heizanlage von 3.864,07 EUR = 1.324,82 EURErmittlung der Energiekosten Heizung durch DifferenzbildungEinheitlich entstandene Kosten der Heizanlage3.864,07 EUR- Energiekosten Warmwasser 1.324,82 EUR= Energiekosten Heizung 2.539,25 EURErmittlung der zu verteilenden Kosten Heizung/WarmwasserEnergiekosten Warmwasser1.324,82 EUR+ Nicht einheitlich entstandene Kosten Warmwasser 0,00 EUR= zu verteilende Kosten Warmwasser 1.324,82 EUREnergiekosten Heizung2.539,25 EUR+ Nicht einheitlich entstandene Kosten Heizung 0,00 EUR= zu verteilende Kosten Heizung 2.539,25 EURKostenart Gesamtbetrag Gesamteinheiten Betrag/Einheit Betrag NutzergruppeEnergiekosten Heizung 2.539,2540 % Grundkosten 1.015,70 : 365,00 m²-Wohnfläche = 2,782740Nutzer HKV 200,00 m²-Wohnfläche x 2,782740 = 556,55Nutzer WMS 165,00 m²-Wohnfläche x 2,782740 = 459,1560 % Verbrauchskosten 1.523,55 : 2.300,00 kWh = 0,662413Nutzer HKV 1.500,00 kWh x 0,662413 = 993,62Nutzer WMS 800,00 kWh x 0,662413 = 529,93GESAMTKOSTEN PRO NUTZERGRUPPEKosten pro Nutzergruppe Grundkostenanteil Verbrauchskostenanteil GesamtkostenanteilEnergiekosten HeizungNutzer HKV 556,55 + 993,62 = 1.550,17Nutzer WMS 459,15 + 529,93 = 989,08IHRE ABRECHNUNGKostenart Gesamt- : Gesamt- = Betrag/Einheit x Ihre = Ihrebetrag einheiten Einheiten KostenEnergiekosten Warmwasser40 % Grundkosten 529,93 : 415,00 m²-Wohnfläche = 1,276940 x 125,00 = 159,6260 % Verbrauchskosten 794,89 : 35,00 m³ = 22,711143 x 15,00 = 340,671.324,82 500,29alle Beträge in EUR Seite 2Die Abrechnungsergebnisdaten wurden in elektronischer Form von ista bereitgestellt.Die Aufbereitung der Heizkostenabrechnung erfolgte mit der PC-HausVerwalter 2007 Version 2007.1.34.106

MIETERABRECHNUNGWohnung:7001 - EGMietzeitraum:01.01.2006 bis Mietnutzungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnung erstellt am: 08.02.2007Energiekosten Heizung40 % Grundkosten 620,07 : 230,00 m²-Wohnfläche = 2,695957 x 125,00 = 336,9960 % Verbrauchskosten 930,10 : 8.467,88 Verbrauchseinheiten (VE) = 0,109839 x 6.438,63 = 707,2140 % Grundkosten 395,63 : 310,00 m²-Wohnfläche = 1,276226 x 125,00 = 159,5360 % Verbrauchskosten 593,45 : 900,00 kWh = 0,659389 x 100,00 = 65,942.539,25 1.269,67Ihre Gesamtkosten = 1.769,96alle Beträge in EUR Seite 3Die Abrechnungsergebnisdaten wurden in elektronischer Form von ista bereitgestellt.Die Aufbereitung der Heizkostenabrechnung erfolgte mit der PC-HausVerwalter 2007 Version 2007.1.34.106

MIETERABRECHNUNGWohnung:7001 - EGMietzeitraum:01.01.2006 bis Mietnutzungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnungszeitraum: 01.01.2006 bis 31.12.2006Abrechnung erstellt am: 08.02.2007ERMITTLUNG DER VERBRAUCHSEINHEITENDie in dieser Nutzeinheit installierten Heizkostenverteiler sind auf die Einheitsskala 20 programmiert.Um unterschiedliche Heizkörperleistungen zu berücksichtigen, müssen die Ablesewerte/Differenzwerte im Rahmen der Abrechnung inVerbrauchseinheiten umgerechnet werden.Die Berechnung erfolgt unter Berücksichtigung eines Umrechnungsfaktors, der die Heizkörperbewertung gem. DIN EN 834/85 beinhaltet.Berechnungsformel:Ablesewert bzw. Differenzwert x Umrechnungsfaktor (UF) = Verbrauchseinheit je Gerät(UF = Verbrauchsskala : Einheitsskala)elektronische HeizkostenverteilerRaum Geräte-Nr. Ablesewert neu - Ablesewert alt = Differenz x UF = VerbrauchswertB 623456789 798,00 0,00 798,00 0,425 339,15S 683455678 423,00 0,00 423,00 1,425 602,78W 523456780 2.893,00 0,00 2.893,00 1,900 5.496,70Warmwasserzähler6.438,63Raum Geräte-Nr. Ablesewert neu - Ablesewert alt = Differenz x UF = VerbrauchswertB 11504711 15,00 0,00 15,0015,00alle Beträge in EUR Seite 4Die Abrechnungsergebnisdaten wurden in elektronischer Form von ista bereitgestellt.Die Aufbereitung der Heizkostenabrechnung erfolgte mit der PC-HausVerwalter 2007 Version 2007.1.34.106