Formular für Einwurf- Einschreiben wurde optimiert - Südmail

südmail intim
Geschichten aus
dem wahren
(südmail-)Leben…
Für den Tag der offenen Tür im
Juni 2009 wollte das südmal-
Team in einheitlichem Gewand
erscheinen. Vereinbart war
ein legerer Dresscode in der
Firmenfarbe Blau: ein weißes
Hemd, eine blaue Krawatte,
blaue Jeans und bequeme Halbschuhe.
Als sich das Team am
Tag der Tage zum Zeltaufbau
traf, trauten alle ihren Augen
kaum: wie aus dem Ei gepellt
betrat einer ihrer Kollegen aus
der Kundenbetreuung das Parkett
im schicken Nadelstreifenanzug.
Der Kollege wirkte in
seinem Anzug wie ein bunter
Hund und erntete schallendes
Gelächter.
Am Ende des Tages standen die
fleißigen „Weißhemden“ nach
Abbau des Festzeltes ohne Krawatte,
mit hochgekrempelten
Ärmeln und, wegen des unbeständigen
Wetters, ein wenig
nass und zerzaust in fröhlicher
Runde beisammen. Während
sie sich noch den Arbeitsstaub
von den Schenkeln klopften,
trat der Kollege vom Morgen
in den Kreis – mit einem verschmitzten
Lächeln und im trockenen,
weißen Hemd,
mit blauer
Krawatte
und sauberer
blauer Jeans!
Wer zuletzt
lacht, lacht
eben am besten!
Perfekte Dokumentation:
Formular für Einwurf-
Einschreiben wurde optimiert
Gut ist uns nicht gut genug. Als zertifiziertes Unternehmen
arbeiten wir laufend daran, unsere Dienstleistungen
für Sie, liebe Kundinnen und Kunden, zu
optimieren. Auch bei unserem Produkt „Einwurf-
Einschreiben“ haben wir genauer hingeschaut und
dessen Dokumentation deutlich verbessert.
Das neue Formular könnte übersichtlicher nicht sein
und ist spielend leicht zu handhaben. Als Absender
müssen Sie lediglich das Einlieferdatum, den Empfänger
sowie den Absendernamen eintragen. Wenn
Sie alle Felder korrekt ausgefüllt haben, behalten Sie
die erste Seite. Die restlichen Formblätter müssen
Sie nun nur noch an Ihrer Sendung befestigen. Alles
andere läuft nun wie von selbst und für Sie gänz-
Blatt 1 (weiß): Nachweis Kunde - Blatt 2 (blau): Nachweis Zustellung
Blatt 3 (grün): Rückschein (abholender P2-Partner) - Blatt 4 (rosa): Rückschein Kunde
Blatt 1 (weiß): Nachweis Kunde - Blatt 2 (blau): Nachweis Zustellung
Blatt 3 (grün): Rückschein (abholender P2-Partner) - Blatt 4 (rosa): Rückschein Kunde
Einschreiben Nr.:
Einwurfeinschreiben
Einschreiben Nr.:
Einwurfeinschreiben
Einschreiben Nr.:
Einwurfeinschreiben
Blatt 1 (weiß): Nachweis Kunde - Blatt 2 (blau): Nachweis Zustellung
Blatt 3 (grün): Rückschein (abholender P2-Partner) - Blatt 4 (rosa): Rückschein Kunde
Blatt 1 (weiß): Nachweis Kunde - Blatt 2 (blau): Nachweis Zustellung
Blatt 3 (grün): Rückschein (abholender P2-Partner) - Blatt 4 (rosa): Rückschein Kunde
Datum:
Datum:
Aktenzeichen:
003 - 000001
003 - 000001
003 - 000001
Einschreiben Nr.:
Einwurfeinschreiben
Datum:
Aktenzeichen:
Unterschrift südmail:
Datum:
Aktenzeichen:
Unterschrift südmail:
Aktenzeichen:
Unterschrift südmail:
Kundeninformation Januar 2010
lich ohne Aufwand. Für ein Maximum an Sicherheit
dokumentiert der Zusteller, dass Ihre Sendung sicher
den Briefkasten des Empfängers erreicht hat. Sobald
der Brief zugestellt ist, erfolgt die Bestätigung durch
die Unterschrift des Zustellers und Sie bekommen Ihren
Nachweis mit Unterschrift zurück. Mit dem neuen
Formular können Sie Einwurf-Einschreiben auch
im gesamten südmail-Zustellgebiet versenden.
Sind noch Fragen offen? Kontaktieren Sie uns! Ihre
südmail-Kundenbetreuung ist jederzeit gerne für
Sie da!
� 07 51 / 56 91 - 23 80 oder
kundenbetreuung@suedmail.de
WWW.DIE-ZWEITE-POST.DE
003 - 000001
Unterschrift südmail:
WWW.DIE-ZWEITE-POST.DE
Ausgeliefert an:
Empfänger
Angehörigen
Ausgeliefert
...............................
an:
Empfänger
Empfangsberechtigten
Ausgeliefert an:
Angehörigen
Empfänger
...............................
Empfangsbestätigung
Empfangsberechtigten
Angehörigen ...............................
Empfangsbestätigung
Empfangsberechtigten
Datum
Datum
Datum
Der Briefservice Ihrer Region - www.suedmail.de
Datum
Unterschrift des Empfängers
Name und Vorname in Druckbuchstaben
Zustellbestätigung
Datum
Unterschrift des Zustellers
Empfänger nicht erreichbar
Empfänger benachrichtigt
Empfänger nicht erreichbar
Empfänger benachrichtigt
Empfänger nicht erreichbar
Empfänger benachrichtigt
Datum
Mit unserer Sendungsverfolgung können
wir den Verlauf Ihrer Sendungen
nachverfolgen. Wenden Sie sich mit
Ihren Rechercheanfragen einfach an
die südmail-Kundenbetreuung!
Der Briefservice Ihrer Region - www.suedmail.de
WWW.DIE-ZWEITE-POST.DE
Datum
Unterschrift des Zustellers
Service Hotline 0180-50 14 000
Unterschrift des Empfängers
Name und Vorname in Druckbuchstaben
Zustellbestätigung
Datum
Datum
Unterschrift des Zustellers
Unterschrift des Zustellers
(0,14 EUR aus dem dt. Festnetz, Mobilfunkpreise können abweichen)
Empfangsbestätigung
Service Hotline 0180-50 14 000
Unterschrift des Empfängers
Name und Vorname in Druckbuchstaben
Zustellbestätigung
Unterschrift des Zustellers
(0,14 EUR aus dem dt. Festnetz, Mobilfunkpreise können abweichen)
Der Briefservice Ihrer Region - www.suedmail.de
WWW.DIE-ZWEITE-POST.DE
Datum
Datum
Datum
Empfangsbestätigung
Unterschrift des Zustellers
Service Hotline 0180-50 14 000
Unterschrift des Empfängers
Name und Vorname in Druckbuchstaben
Zustellbestätigung
Unterschrift des Zustellers
Empfänger nicht erreichbar
Empfänger benachrichtigt
Unterschrift des Zustellers
(0,14 EUR aus dem dt. Festnetz, Mobilfunkpreise können abweichen)
Der Briefservice Ihrer Region - www.suedmail.de
Ausgeliefert an:
Empfänger
Angehörigen ...............................
Empfangsberechtigten
Service Hotline 0180-50 14 000
(0,14 EUR aus dem dt. Festnetz, Mobilfunkpreise können abweichen)
Vorwort
Thomas Reiter
Karl Stadler
Sehr geehrte Damen
und Herren,
regelmäßig kommt bei südmail
im Oktober der „TÜV“, durchgeführt
durch die Dekra, ins
Haus. Nach der erfolgreichen
Erstzertifizierung im Jahre 2006
stand neben den jährlichen Untersuchungen
nun die Rezertifizierung
bevor. Eine aufregende
Zeit für unser Team, die von
harter Arbeit geprägt war!
Doch nun ist es amtlich! südmail
verarbeitet Briefe auf höchstem
Niveau! Gänzlich ohne eine einzige
Beanstandung wurde die
Zertifizierung gemäß DIN EN
ISO 9001:2008 erteilt. Selbstverständlich
freuen wir uns sehr
über diesen Erfolg, denn er ist
eine Bestätigung unserer Philosophie.
Natürlich werden wir
weiterhin auf höchste Qualität
setzen, um für Sie, liebe Kundinnen
und Kunden, auch in
Zukunft nur Bestnoten zu erzielen!
Viel Freude beim Schmökern
wünschen Ihnen herzlichst
Thomas Reiter & Karl Stadler
Geschäftsführer
der südmail GmbH
südmail erreicht volle Punktzahl bei Rezertifizierung
„Keine halben Sachen“ haben wir von südmail
uns gedacht und uns akribisch auf die Rezertifizierung
im vergangenen Oktober vorbereitet. Es
hat sich gelohnt! Erneut konnte südmail seinen
Status als eines der klassenbesten unter den deutschen
Briefdienstunternehmen verteidigen. Zwar
stellt sich südmail jährlich Überprüfungen durch
die Dekra, bei der Rezertifizierung aber schauen
die Fachleute der Prüfgesellschaft besonders genau
hin. Zudem hat sich die Norm, nach der geprüft
und zertifiziert wird, geändert.
Die Anforderungen
waren extrem hoch.
Zum einen stellte die
Integration der neuen
Hochleistungssortiermaschine
zahlreiche
neue Anforderungen
an unser Team: Neue
Arbeitsabläufe mussten
dokumentiert
werden, zusätzliche
Mitarbeiterschulungen
waren notwendig…
Zum anderen
hat sich durch die
Einführung der neuen
Norm DIN EN ISO
9001: 2008 eine ganze
Menge verändert. Die
aktuelle Norm nimmt
die Geschäftsführung
deutlich mehr in die
Verantwortung, vorher
war es möglich,
dass ein Mitarbeiter
als „Qualitätsmanagement-Beauftragter“
fungiert hat – neu ist nun, dass ein Mitglied
der Geschäftsführung diese Aufgabe übernehmen
muss. Er ist verantwortlich für die Planung,
Ausgabe 1/2010
Kundeninformation Januar 2010
Überwachung und Korrektur unseres Qualitätsmanagement-Systems.
In die Kontrollen mit einbezogen
werden, gemäß der neuen Norm, nun
auch verstärkt die Lieferanten und Dienstleister
der Firma südmail.
Wer sich diese Veränderungen in den Bewertungsrichtlinien
vor Augen führt, begreift schnell,
dass der erfolgreichen Rezertifizierung eine
lange und harte Vorbereitungsphase vorausgegangen
sein musste: Das Qualitätsmanagement-
Handbuch wurde komplett überarbeitet und
umgeschrieben, alle
Arbeitsanweisungen
und Abläufe bei der
Postverarbeitung
wurden den neuen
Gegebenheiten
angepasst und die
südmail-Mitarbeiter
absolvierten in den
einzelnen Abteilungen
insgesamt mehr
als 20 Schulungen.
Umso mehr darf sich
südmail über den
Erfolg freuen: Nicht
eine einzige Beanstandung
hatten
die strengen Dekra-
Kontrolleure bei
ihrem Abschlussbericht
anzubringen.
Die Schulnote 1 mit
Stern dürfte südmail
unter den konkurrierendenBriefdienstleistern
zwar den
Beinamen „Streber“
einbringen, aber dem begegnen wir mit größter
Gelassenheit – denn wir finden: mit diesem Attribut
lebt es sich sehr gut.

Wußten Sie schon...?
Bitte kennzeichnen Sie Ihre
Infopost-Aussendungen eindeutig,
damit unsere Mitarbeiter
diese von der normalen
Tagespost unterscheiden
können. Als Kennzeichnung
reicht ein formloses Papier mit
der Aufschrift „Infopost“ bzw.
„Infobrief“, das zu den Briefen
gelegt wird.
� 07 51 / 56 91 - 23 80
oder
kundenbetreuung@suedmail.de
Impressum
Herausgeber:
südmail GmbH
Ettishofer Str. 8 • 88250 Weingarten
Tel. 07 51 / 56 91 - 23 80
Fax. 07 51 / 56 91 - 26 9
e-Mail. kundenbetreuung@suedmail.de
web. www.suedmail.de
Geschäftsführer und V.i.S.d.P.:
Thomas Reiter und Karl Stadler
Redaktionelle Gesamtleitung:
Martina Tekin
südmail GmbH –
ein Unternehmen des
Medienhauses Schwäbischer Verlag
Trennung von Sonderformaten
- mit Ihrer Hilfe sind wir noch schneller wie gewohnt
Neben der Tagespost bringen wir mit unserem Fullservice
auch Infopostsendungen, Päckchen, Pakete,
Auslandsbriefe und Sonderformate zu der von Ihnen
gewünschten Adresse. Ihr Aufwand in der Poststelle
könnte damit geringer nicht sein!
Nach dem Motto „schnell, schneller, südmail“ stellen
wir an uns selbst den Anspruch, Ihre Sendungen so
zügig wie möglich ans Ziel zu bringen. Sie können
uns dabei unterstützen, indem Sie die oben genann-
Kundeninformation Januar 2010 Kundeninformation Januar 2010
ten Sendungsarten getrennt von der Tagespost in die
Abholbehältnisse legen. Gerne stellen wir Ihnen dafür
ein Behältnis zur Verfügung.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie eine Posttasche
für Ihre Sondersendungen anfordern? Ihre südmail-
Kundebetreuung ist jederzeit für Sie da!
� 07 51 / 56 91 - 23 80 oder
kundenbetreuung@suedmail.de
Im Süden ist die Post blau
-Der 200. südmail-Briefkasten hat seinen Dienst aufgenommen
Längst passé ist die einstige Selbstverständlichkeit,
dass die Post um jeden Preis gelb sein müsse. Immer
stärker manifestiert sich das Bewusstsein, dass es auch
anders geht: „Bei uns im Süden ist die Post blau.“ Und
sie wird immer blauer: Pünktlich zum Jahresende hat
südmail den 200. Briefkasten im Verbreitungsgebiet
der Schwäbischen Zeitung aufgestellt. Der Jubiläums-
Briefkasten hat in Friedrichshafen vor dem Regionalsender
Regio TV Euro 3
seinen Platz gefunden und
ist der mittlerweile neunte
in der Zeppelinstadt.
Vom kleinen Rädchen im
deutschlandweiten Netz
der Briefdienstleister hat
südmail sich hochgearbeitet
– in Rekordgeschwin-
digkeit. Mittlerweile spielt
das Unternehmen deutschlandweit
in der Top-Liga der Briefzusteller. Dieser
Status spiegelt sich auch in Zahlen wieder: rund 2
Millionen verkaufte Briefmarken sprechen für sich.
Seit ihrer ersten Briefmarkenserie „Himmelreich des
Barock“, welche die südmail GmbH 2007 auf den
Markt gebracht hat, vertrauen nicht nur Geschäftskunden
auf blau. Im letzten Jahr hat südmail auf
dem Privatkundenmarkt nochmals kräftig an Ge-
Abb. 1: Geschäftsführer Thomas Reiter freut sich über
den 200. südmail-Briefkasten in Friedrichshafen.
wicht gewonnen. Weil immer mehr Menschen blau
versenden, steigt auch die Anzahl an Briefkästen und
Verkaufsstellen im Land permanent – ein Trend, der
sicher auch 2010 anhalten wird.
Eine Briefmarke ist jedoch mehr als „nur“ ein Zahlungsmittel.
Ein Stück weit ist es auch Identität. Die
beiden Serien mit je vier Marken haben nicht nur die
Herzen der Philatelisten höher schlagen lassen. Jeder,
der mit dem Süden Deutschlands
verwurzelt ist, findet auf den
südmail-Marken ein Stück Heimatgeschichte
wieder. Die Serie
„Himmelreich des Barock“ stellt
Sehenswürdigkeiten entlang
der Oberschwäbischen Barockstraße
dar. Auch mit der Serie
„100 Jahre Zeppelin-Stiftung“
hat südmail ganz tief in Heimaterde
gegraben, schließlich hat
Ferdinand Graf von Zeppelin die gesamte Gegend
entscheidend geprägt.
Das Herz des Unternehmens schlägt für die Region
– das hat südmail deutlich zum Ausdruck gebracht.
Trotzdem agieren wir mit großem Engagement auch
auf nationaler Ebene. Auch das ist wichtig, schließlich
möchten wir Ihnen, liebe Kundinnen und Kunden,
einen möglichst flächendeckenden Service bieten.
Wir sind südmail
Markus Sonntag
Seit dreieinhalb Jahren arbeitet
Markus Sonntag als Leiter
des Bereichs Abwicklung bei
südmail. Zuvor war er, nach
Abschluß als Betriebswirt, vier
Jahre als Regionalkoordinator
bei Merkuria für die Zustellung
in der Region Tuttlingen verantwortlich.
Direkt im Anschluss daran wurde
ihm der Führungsposten
bei südmail übertragen. Als
Leiter der Abteilung Abwicklung
ist der 32-Jährige für den
reibungslosen Ablauf aller Arbeitsschritte
im Depot, bis hin
zur Warenausgabe und Logistik,
zuständig. Eine verantwortungsvolle
Aufgabe. „Langeweile ist
ein Fremdwort in meinem Beruf,
denn meine Arbeit ist sehr
abwechslungsreich. Man muss
sich jeden Tag auf verschiedene
Situationen einstellen. Auf diese
Weise bleibt ein Job auch nach
Jahren noch spannend“, sagt
Markus Sonntag. Auch der Kontakt
mit seinen Mitarbeitern ist
für ihn notwendig, um sich wohl
zu fühlen. „Das Betriebsklima
lässt bei südmail nichts zu wünschen
übrig!“
Erfolg verbindet:
Mitarbeiterfest stand unter einem guten Stern
Einen besseren Zeitpunkt hätte man sich kaum
aussuchen können: Der Tag des Mitarbeiterfestes
stand von vornherein unter einem guten Stern,
schließlich hatte das südmail-Team allen Grund
zu feiern. Am Tag zuvor musste sich der regionale
Briefzusteller erneut den strengen Augen der
Dekra-Sachverständigen stellen und durchlief
alle Tests mit Bravour. Für die erfolgreiche Rezertifizierung
hatte das südmail-Team gemeinsam
gekämpft – und gemeinsam das Ziel erreicht.
Mit einer Kombination aus fachlichem Können,
zahlreichen Arbeitsstunden und gemeinsamem
Kampfgeist aber haben die südmail-Mitarbeiter
die anstrengende Prüfung nicht nur bestanden,
sondern für ihr Unternehmen die Bestnote erzielt.
Erfolg verbindet. Dementsprechend gesellig und
fröhlich gestaltete sich auch die Zusammenkunft
Ende Oktober im Ermlandhof, nahe Weingarten.
„Gemeinsam sind wir stark!“ Für südmail ist dieses
Sprichwort weit mehr als eine Floskel, und das
Mitarbeiterfest bot genau die richtige Plattform,
um das gemeinsam Erlebte Revue passieren zu lassen.
Der Blick in die nahe Vergangenheit zeigte,
dass man zurecht ein klein wenig stolz auf das Erreichte
sein darf. Aus diesem Grund ließen es sich
die Geschäftsführer Thomas Reiter und Karl Stadler
natürlich nicht nehmen, ihrer Mannschaft ein
dickes Lob auszusprechen und ihrem Team für die
geleistete Arbeit herzlich zu danken.