Steuern für Werbeartikel - SIGNal Reklame

Steuerliche Behandlung von Werbeartikeln · Jutta Liess Wissen kompakt 1Wissen kompakt 1Steuerliche Behandlungvon WerbeartikelnJutta LiessSteuerberaterinDipl.-Finanzwirtin

Autorin: Jutta Liess, Steuerberaterin, Diplom-Finanzwirtin (FH)Nach ihrer Ausbildung zur Steuerinspektorin im gehobenen Dienstder bayrischen Finanzverwaltung war Jutta Liess zunächst alsAmtsprüferin beim Finanzamt tätig. Nach bestandener Steuerberaterprüfungin 1997 wechselte sie in eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.1998 gründete Jutta Liess dann ihre eigene Kanzleiin Traunreut, Oberbayern. Neben der Beratung und persönlichenBetreuung von Mandanten hat sich die Finanzwirtin einen hervorragendenRuf als Referentin, Redakteurin und Autorin steuerlicherFachliteratur erarbeitet. Für das PSI hat sie mit dieser Broschüreein Grundlagenwerk zur steuerlichen Behandlung von Werbeartikelnvorgelegt.ImpressumVerlegt exklusiv für die Werbeartikel-Wirtschaft vonPSI Promotional Product Service InstituteNiederlassung der Reed ExhibitionsDeutschland GmbHVölklinger Straße 4, D-40219 DüsseldorfTelefon: +49 211 90191- 0Telefax: +49 211 90191-180E-Mail: info@psi-network.deInternet: www.psi-network.deHerausgeber: Michael FreterGeschäftsleitung: Hans-Joachim Erbel, Matthias TemplinAutorin: Jutta Liess, Dipl.-FWin (FH), TraunreutRedaktion: Manfred Schlösser, Chefredakteur PSI JournalGestaltung: Edit Line GmbH, Mainzim Auftrag von PSI Promotional Product Service InstituteNiederlassung der Reed ExhibitionsDeutschland GmbHArt-Direction: Stephan WeißDruck: Kössinger AGD-84069 Schierling© PSI Promotional Product Service Institute.Alle Rechte vorbehalten.Nutzung, Vervielfältigung, auch Datenbanken,nur für PSI-Mitglieder.2 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

InhaltEinleitung 4I.Für Werbeartikel-Großhändler und -Berater:Was muss ich beim Verkauf von Werbeartikeln beachten? 6Checkliste für Großhändler 6II.Für Werbetreibende: Was muss ich beachten,wenn ich Kunden Werbeartikel gebe? 9Steuerliches Abzugsverbot 9Wertgrenze 35 Euro 10Aufzeichnungspflichten 12Sonstige Hinweise zumeinkommensteuerlichen Betriebsausgabenabzug 16Umsatzsteuer und Vorsteuer 18Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent 20Checkliste für den Werbetreibenden:Darauf sollte der Schenker von Werbemitteln achten 20III.Für Endkunden: Was muss ich tun,wenn ich einen Werbeartikel erhalte? 28Checkliste für den Unternehmer/Freiberufler,wenn Sie ein Werbegeschenk erhalten 30IV.Fazit 31STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 13

Die konkreten steuerlichen Folgen, die Werbeartikelauslösen können, hängen davon ab, welcherWerbeartikel an wen und warum „geschenkt“wird. Übergreifend können Werbeartikel aber zufolgenden steuerlichen Auswirkungen beim Schenkerbeziehungsweise Beschenkten führen:WerbeartikelKeineBetriebsausgaben beimSchenker wegenBetragsüberschreitungoderAufzeichnungsfehlernBeschenkter muss evtl.EinkommensteuerzahlenoderSchenker kannPauschalsteuerübernehmenSchenker muss evtl.Umsatzsteuer auf dieSchenkung zahlenoderkann Vorsteuer aus derAnschaffung nichtabziehenSTEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 15

I.Für Werbeartikel-Gr0ßhändler/-Berater:Was muss ich beim Verkauf von Werbeartikeln beachten?Werbeartikel-Großhändler verkaufen nicht nur Werbeartikel,sondern beraten die Käufer auch. Der Käufer erwartet dabeinicht nur eine kompetente Beratung über die Auswahl geeigneterProdukte, sondern er möchte auch Informationen überdie steuerliche Behandlung von Werbeartikeln. Deshalb mussbereits der Großhändler über die wichtigsten steuerlichen Gesichtspunktebeim Einsatz von Werbeartikeln Bescheid wissen.Auf die Seite 5 dargestellten drei Grundprobleme muss er unbedingthinweisen. Dabei hilft ihm die folgende Checkliste:Checkliste für GroSShändler:Darauf sollten Sie KäuferIhrer Werbemittel hinweisennWerbeartikelsind nur bis zu einem Anschaffungswert von 35 Europro Empfänger (grundsätzlich netto, jedoch Ausnahmen bei Unternehmernmit steuerfreien Umsätzen wie z. B. Ärzten) steuerlichabsetzbar. Achten Sie auf die Rechnungsstellung des Produzentenbeziehungsweise Lieferanten. Siehe S. 8 und S. 10/11nWerbeartikel müssen auf einem gesonderten Konto verbucht werden.Aufzeichnungsfehler gefährden den Betriebsausgabenabzug.Siehe S. 12 ffnDerKäufer muss zudem genaue Aufzeichnungen darüber führen,wer die Werbemittel erhält. Siehe S. 156 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

nJenDienDienWirdnBeinAlternativgeringer der Stückpreis, desto weniger streng sind die Aufzeichnungspflichten.Eine verbindliche Wertgrenze gibt es leidernicht. Siehe S. 14steuerlichen Einschränkungen gelten in Ausnahmefällen nicht(z. B. wenn der Werbeartikel eine Prämie oder Zugabe zu einem gekauftenProdukt ist oder nur betrieblich nutzbar ist). Siehe S. 16in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist nur als Vorsteuer abziehbar,wenn der Werbeartikel bei der Einkommensteuer als Betriebsausgabeabziehbar ist (Stückwert bis 35 Euro, Erfüllung derAufzeichnungspflichten). Siehe S. 18der Werbeartikel vorerst als abziehbar eingestuft und die Vorsteuerabgezogen, stellt sich aber später die Nichtabziehbarkeitheraus, muss der Vorsteuerabzug korrigiert werden. Siehe S. 18einem Anschaffungswert über 10 Euro (wieder netto, wenndie Vorsteuer abgezogen werden darf, was bei einem Unternehmerder Regelfall ist) sollte der Werbetreibende den Empfängerdes Werbegeschenks darauf hinweisen, dass er es evtl. als Betriebseinnahmeerfassen und versteuern muss. Siehe S. 20kann der Werbetreibende die Steuer des Empfängerspauschal übernehmen. Das kostet ihn etwas mehr als 30 Prozentextra. Diese Entscheidung muss sorgfältig geprüft werden, siegilt für sämtliche Werbeartikel und Geschenke innerhalb einesJahres und kann nicht beschränkt werden. Siehe S. 20 ffSTEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 17

TIPPBei der Rechnungsstellung sollten Sie darauf achten, dass nur die„notwendigsten“ Kosten für den Werbeartikel ausgewiesen werdenund für evtl. sonstige Kosten eine separate Rechnung erstellt wird –insbesondere, wenn der Wert des Werbeartikels knapp an der 35-Euro-Grenze liegt. Auf alle Fälle sollten bei größeren Projekten Vorlauf kostenetwa für die Beratung, Planung und Konzeptionierung eines geeignetenWerbeartikels gesondert abgerechnet werden.In der Praxis empfiehlt sich das Ausstellen von zwei gesonderten Rechnungen:1. Rechnung: Werbeartikel „pur“ inklusive Werbeanbringung und gegebenenfallsGeschenkbox.2. Rechnung: Sonstige Kosten wie Konzeption, Ideenfindung, Beratung,Bemusterung, Layout, Logoerstellung, Prototypen, Werbeanbringungstest,Verpackung, Versand.8 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

II.Für Werbetreibende:Was muss ich beachten,wenn ich Kunden Werbeartikel gebe?Als Glied in der Kette treffen den Werbetreibenden sowohl diesteuerlichen Probleme beim• Bezug der Werbeartikel als auch• bei deren Weitergabe an Kundenbeziehungsweise Interessenten.Folgende Knackpunkte muss der Einkäufer beachten:1. Steuerliches AbzugsverbotBegriffe wie „Werbeartikel“, „Streuartikel“ oder „Give-Aways“kennt das Steuerrecht nicht. Da Werbeartikel in der Regel unentgeltlichzugewendet werden, fallen sie unter die Definitioneines betrieblich veranlassten Geschenks und unterliegen demnachzwei steuerlichen Abzugsbeschränkungen:Betrieblich veranlasste GeschenkeMaximal bis zu 35 Europro Jahr pro Empfänger(§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG)BesondereAufzeichnungspflichten(§ 4 Abs. 7 EStG)STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 19

2. Wertgrenze 35 Euro„Angemessene“ Werbegeschenke lässt der Fiskus zum steuerlichenAbzug zu. Die fixe Grenze von 35 Euro (netto, inkl. Bedruckung)rechtfertigt der Gesetzgeber mit einer „Steuervereinfachung“,damit nicht bei jedem einzelnen Werbeartikel untersuchtwerden muss, ob er betrieblich noch angemessen istoder die persönliche Bereicherung des Beschenkten überwiegt.Die magische Grenze von 35 Euro hat folgende Besonderheiten:• Alle Geschenke an eine Person in einem JahrSie gilt pro Empfänger, nicht pro Geschenk. Bei mehrerenGeschenken innerhalb eines Geschäftsjahrs an denselben Empfängerdarf der Wert insgesamt nicht überschritten werden. Erhält einKunde mehrere Geschenke innerhalb eines Jahres, kommt esauf den summierten Wert an. Auch Geschenke an Angehörigedes Geschäftspartners zählen bei dessen Grenze mit. Nur wenndie „nahe stehende Person“ selbst Geschäftspartner ist, hat sieeinen eigenen Grenzwert. Im Einzelfall kann auch mehreren Arbeitnehmerneines Geschäftspartners jeweils ein Geschenk bis35 Euro überreicht werden, wenn dafür eine betriebliche Veranlassungbesteht (beispielsweise Mitarbeitern der Abteilung,mit der man am meisten zusammenarbeitet).• Bei Überschreitung wird Gesamtbetrag korrigiertDie 35 Euro sind kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Wirdsie bei einem Empfänger überschritten, weil ein Kunde ein odermehrere Geschenke z.B. im Wert von insgesamt 40 Euro erhält,sind die gesamten 40 Euro steuerlich nicht absetzbar und nichtnur der übersteigende Betrag von 5 Euro.10 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

EStG). Nur bei Unternehmern, die aufgrund umsatzsteuerfreierLeistungen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wäre die Vorsteuereinzukalkulieren (z. B. bei Ärzten oder einzelnen Versicherungsvertretern).Unternehmer mit gemischten Ausgangsleistungenmüssen die Vorsteuer anteilig nach dem Verhältnis steuerfreie /steuerpflichtige Umsätzen einrechnen.– Die eventuell übernommene Pauschalsteuer von 30 Prozent (§ 37bEStG) rechnet nicht zum Grenzwert.3. AufzeichnungspflichtenSelbst wenn die 35-Euro-Grenze eingehalten und ein Werbeartikelder Höhe nach abziehbar ist, hängt die steuerliche Berücksichtigungvon einer weiteren Hürde ab: Die Aufwendungen fürWerbeartikel müssen einzeln und getrennt auf einem eigenenKonto buchungstechnisch erfasst werden. Eine Vermischungmit anderen Betriebsausgaben muss unbedingt vermieden werden.Werden die strengen Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten,scheitert unabhängig von der Höhe des verursachtenAufwands jeglicher Abzug von Werbeartikeln! Folgende Detailssind zu beachten:• Von Anfang an korrekt zuordnenUnmittelbar bei der laufenden Buchhaltung ist eine korrekteZuordnung zum passenden Konto sicherzustellen. Alle gängigenBuchhaltungsprogramme bieten entsprechende Positionenan, die bereits unterscheiden nach „Geschenke bis 35Euro“, „Geschenke über 35 Euro“, „Geschenke ausschließlichbetrieblich genutzt“ und „Aufmerksamkeiten“. Werden in nichtunerheblichem Umfang geringwertige „Streuwerbeartikel“ verschenkt,bietet sich die Einrichtung eines eigenen Kontos dafüran. Die Weiterreichung von zu Werbezwecken angeschaff­12 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

ten Werbegeschenken an eigene Arbeitnehmer sollte zur Abgrenzungvon den eigentlichen Werbegeschenken als „Zuwendungenan Arbeitnehmer“ extra ausgebucht werden. Wird derWerbeartikel nicht „einfach so“ verschenkt, sondern einer Lieferungoder Leistung beigelegt, sollte auch dafür ein eigenesKonto angelegt werden (z. B. „Zugaben“). Die strengen Aufzeichnungspflichtengelten nämlich nur für das Konto „Geschenkebis 35 Euro“, deshalb ist eine korrekte Unterscheidung sehrwichtig.• Zeitnah erfassenWichtig ist eine laufende und zeitnahe Erfassung innerhalb vonzehn Tagen bis einem Monat nach der Zuwendung. Eine getrennteAufzeichnung erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs genügtnicht.• Nachvollziehbarkeit sicherstellenNicht zufrieden ist das Finanzamt, wenn der Aufwand für Werbegeschenkezunächst auf gemischten Konten als Zahlungsvorgangerfasst und von dort aus auf getrennte Konten umgebuchtwird. Falls bei der Beschaffung der Werbeartikel die genauenEmpfänger noch nicht bekannt sind, weil eine größere Mengeauf Vorrat angeschafft wird, ist der Zugang auf dem passendenKonto zu verbuchen und später bei der entsprechenden Verwendungdie Empfänger auf den zugehörigen Belegen oderdurch einen Nachtrag zur Buchung zu vermerken (handschriftlichgenügt). Evtl. ist bei der tatsächlichen Verwendung eineUmbuchung zu veranlassen (z. B. wenn „Geschenke bis 35 Euro“später als „Zugabe“ beigelegt werden). Wichtig ist, dass das Finanzamtdie Buchungen und Zuordnungen zweifelsfrei nachvollziehenund den Empfänger des Geschenks eindeutig ermittelnkann. Deutlichkeit und Genauigkeit zahlen sich hier aus.STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 113

Allerdings muss nicht unbedingt die Anschrift vollständig vermerktwerden, wenn sich diese aus den übrigen Geschäftsdatenergibt.• Streuwerbung ohne EmpfängerangabenFür die Aufzeichnungspflicht an sich gibt es keine Bagatellgrenze,sie gilt für jegliches Werbegeschenk, so gering seine Kostenauch sind. Allerdings gibt es für „gleichartige geringwertigeGeschenke“ eine Befreiung von dem grundsätzlichen Erfordernisder namentlichen Einzelaufzeichnung (R 4.11 Absatz 2 Einkommensteuer-Richtlinien).Allgemein gesprochen gilt dies fürStreuwerbeartikel, bei denen aufgrund ihres üblicherweise geringenWerts keine Zweifel bestehen, dass die 35-Euro-Grenzeeingehalten ist. Konkret legt aber leider bislang niemand vonSeiten der Finanzverwaltung die Grenzen dieser Geringwertigkeitfest.ACHTUNG: Wertgrenze für die Lockerungder Aufzeichnungspflichten bei StreuwerbungEs gibt keine eindeutigen steuerrechtlichen Regelungen beziehungsweisekeine verlässliche Wertgrenze, bis zu welchem Wert auf dieEinzelauflistung der Empfänger verzichtet werden kann. Das sorgtin der Praxis für eine nahezu unerträgliche Unsicherheit. Untersuchungenbei über 100 Finanzämtern und Oberfinanzdirektionenhaben lediglich bestätigt, dass es bei den Finanzbehörden keine allgemeingültigeVerwaltungspraxis gibt. Im Endeffekt liegt es im Ermessendes zuständigen Veranlagungsbeamten oder Betriebs prüfers,bis zu welchem Einzelwert er die 35-Euro-Grenze auch ohne Empfängernachweisfür nicht überschritten hält. Oftmals gibt es bei Streuwerbungbis zu 10 Euro keine Probleme mit dem Finanzamt, anderestreiken bereits bei einem Einzelwert von 5 Euro. Manche Beamteerkennen aber sogar Artikel mit einem Wert von 30 Euro als Streuwerbungan und verzichten auf die Vorlage einer Empfängerliste.14 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

TIPPBei allen Werbeartikeln empfiehlt sich grundsätzlich die Aufzeichnungder Empfängerdaten. Zur zweifelsfreien Identifizierung verlangenmanche Finanzbehörden den vollständigen Namen mit Anschrift,wobei es genügt, wenn sich die genaue Adresse aus denBuchhaltungsdaten ergibt. Wird eine hohe Anzahl an geringwertigenStreuwerbeartikeln oder Warenproben an einen unbestimmtenKreis von Konsumenten verteilt, gibt es vor allem drei Vereinfachungsmöglichkeiten:• Je niedriger der Rechnungsbetrag vom Händler über den Bezugder Streuwerbeartikel (pro Stück), desto höher die Wahrscheinlichkeitder Anerkennung auch ohne Empfängerdaten. Hier sei nochmalsauf die Einzelkosten der 35-Euro-Grenze und auf eine korrekteTrennung der Kosten hingewiesen.• Vorab kann vom Finanzamt eine verbindliche Auskunft darübereingeholt werden, ob der Aufwand auch ohne Details zu denEmpfängern anerkannt wird. Im Antrag auf die verbindliche Auskunftmuss genau begründet werden, warum auch ohne den namentlichenEinzelnachweis davon auszugehen ist, dass die 35-Euro-Grenzepro Empfänger nicht überschritten wird. Diese Vorgehensweiseist die einzige Garantie für die Sicherung der Anerkennungder Betriebsausgaben ohne detaillierte Empfängerangaben. Für dieErteilung der Auskunft kann zwar eine Gebühr entstehen, die aberin Relation zum Werbeaufwand – der nach dem Motto „Kleinviehmacht auch Mist“ durchaus ins Gewicht fallen kann – lohnenswertsein dürfte.• Bei der Ausgabe kleiner Give-Aways zum Beispiel bei Großveranstaltungen,zu der nur bestimmte Personen geladen sind, bietetsich die Aufbewahrung der Gästeliste als Empfängernachweis an.STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 115

4. Sonstige Hinweise zum einkommensteuerlichenBetriebsausgabenabzug• Uneingeschränkten Abzug prüfenDas Steuerrecht schränkt den Betriebsausgabenabzug bei Geschenkenund auch Werbeartikeln nur ein, wenn diese unentgeltlichsind. In folgenden Einzelfällen greift die steuerliche Abzugsbegrenzungaber nicht – mit der Folge, dass bei der Verwendunggar kein Werbegeschenk vorliegt und der Artikel auchoberhalb der 35-Euro-Grenze und ohne Aufzeichnungspflichtenabziehbar ist:• WerbeprämieWird ein Werbeartikel als Prämie z. B. für eine Neukundenwerbungan den bisherigen Bestandskunden ausgegeben, erhälter diesen nicht unentgeltlich, sondern als Gegenleistungfür die Vermittlungstätigkeit.• Zugabe zu gekauftem ProduktAn der Unentgeltlichkeit fehlt es auch, wenn ein Werbeartikelin zeitlichem und wirtschaftlichem Zusammenhang zum Kaufeiner Ware beziehungsweise Bezug einer Dienstleistung gegebenwird(z. B. Bierkrüge zum Biereinkauf).• Preisprämie bei (Preis-)AusschreibenDienen Werbeartikel als Prämie, sind sie nicht unentgeltlich,weil sie zur Teilnahme an der Ausschreibung anregen sollenund deshalb eine konkrete Gegenleistung dafür sind.Achtung: Preise bei einer Tombola oder einem Turnier stellen hingegenGeschenke dar, die unter die Abzugsbegrenzung fallen.• Betriebliches ZubehörIst eine private Nutzungsmöglichkeit beim Empfänger so gutwie ausgeschlossen, gelten die steuerlichen Einschränkungennicht, weil dann eine persönliche Bereicherung beim Empfängerfehlt, beispielsweise wenn ein Pharmaunternehmen Ärzten16 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

5. Umsatzsteuer und VorsteuerIm ersten Schritt muss der Werbetreibende die Abziehbarkeitder Vorsteuer aus der Anschaffung des Werbeartikels prüfen.Die umsatzsteuerliche Behandlung orientiert sich hier an dereinkommensteuerlichen. Demnach ist zu unterscheiden:• Vorsteuerabzug für abziehbare GeschenkeBei abziehbaren Geschenken unter 35 Euro pro Jahr und Empfänger,bei denen die gesonderten Aufzeichnungspflichten erfülltsind, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich. Außerbei Unternehmern wie z. B. Ärzten oder Versicherungsvertretern,die nur steuerfreie Umsätze tätigen, sie können keine Vorsteuerabziehen. Unternehmer mit teils umsatzsteuerpflichtigenund teils umsatzsteuerfreien Umsätzen können die Vorsteuernur anteilig abziehen.• Kein Vorsteuerabzug für nicht abziehbare GeschenkeUnabhängig davon, ob der einkommensteuerliche Betriebsausgabenabzugan der Höhe der Aufwendungen – über 35 Euro –oder an Mängeln bei den Aufzeichnungspflichten scheitert: fürdie Anschaffung nicht abziehbarer Geschenke gibt es auch keinenVorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1a UStG).Wird der Betriebsausgabenabzug nachträglich versagt, beispielsweiseim Rahmen einer Betriebsprüfung, ist die Vorsteuer zukorrigieren und ans Finanzamt zurückzuzahlen.> In der Regel gibt es die Vorsteuer nur für einkommensteuerlichabziehbare Werbeartikel zurück.18 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

Hinweis: Grundvoraussetzung für jeglichen Vorsteuerabzug istdas Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit gesondertemUmsatzsteuerausweis. Zudem muss die Rechnung sämtliche Angabenim Sinne des § 14 Absatz 4 UStG enthalten. Für Rechnungsbeträgeunter 150 Euro gibt es Vereinfachungen (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).Ob im Weiteren die unentgeltliche Schenkung des Werbeartikelsder Umsatzsteuer unterliegt, hängt grundsätzlich vom vorherigenVorsteuerabzug ab (§ 3 Absatz 1b Satz 2 UStG):• Schenkung abziehbarer GeschenkePrinzipiell würde Umsatzsteuer entstehen (R 24 Absatz 9 Umsatzsteuer-Richtlinien)mit dem Ergebnis, dass sich der vorherigeVorsteuerabzug ausgleicht. Allerdings nimmt das Umsatzsteuerrecht„Geschenke von geringem Wert“ und „Waren muster“explizit von der Steuerpflicht aus (§ 3 Absatz 1b Satz 1 Nr. 3UStG). Auch hier gilt die 35-Euro-Grenze (R 24b Absatz 10 Umsatzsteuer-Richtlinien;zu Warenmustern siehe Absatz 12).• Schenkung nicht abziehbarer GeschenkeWar die Vorsteuer gar nicht abziehbar oder ist sie später zu korrigieren,ist kein Ausgleich über eine Versteuerung der unentgeltlichenSchenkung notwendig. Auf nicht abziehbare Werbegeschenkeentsteht damit keine Umsatzsteuer (R 24b Absatz 11Umsatzsteuer-Richtlinien).> In der Regel fällt keine Umsatzsteuer auf Werbegeschenke an.Hinweis: Werden Werbegeschenke an eigene Arbeitnehmer verteilt,ist der Vorsteuerabzug immer möglich. Allerdings entstehtgrundsätzlich auch Umsatzsteuer, die sich nach dem Einkaufswertim Zeitpunkt der Schenkung beziehungsweise nach denSelbstkosten berechnet. Ohne Umsatzsteuerbelastung bleibenAufmerksamkeiten und Sachzuwendungen im überwiegenden Eigeninteressedes Arbeitgebers.STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 119

6. Pauschalsteuer in Höhe von 30 ProzentAuch wenn peinlich genau alle Aufzeichnungspflichten erfülltund damit der steuerliche Abzug als Betriebsausgabe gerettetwurde, verursachen Werbegeschenke ein weiteres Problem: Dergeldwerte Vorteil, den der Empfänger mit dem Werbegeschenkerhält, kann bei diesem der Besteuerung unterliegen. So mussgerade ein Geschäftspartner den Vorteil aus der „Bereicherung“eigentlich im Rahmen seines Betriebs als Einnahme erfassen.Das ist für ihn alles andere als angenehm und außerdem schwierig,da er den Wert nicht kennt. Er muss nachfragen oder derschenkende Unternehmer teilt zusammen mit der Übergabe desGeschenks den Wert gleich schriftlich mit – was in der Praxisallerdings doch etwas unhöflich wirkt.Damit das Geschenk für den Empfänger „kostenlos“ undsein Vorteil ungetrübt bleibt und die oben genannten Schwierigkeitenvermieden werden, kann der Geber des Geschenksdie Steuer darauf übernehmen. Durch eine Pauschalsteuer inHöhe von 30 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)entfällt die Verpflichtung des Geschenkempfängers,den Werbeartikel als geldwerten und steuerpflichtigen Vorteilin seiner Steuererklärung anzugeben.Hier die wichtigsten Fakten zur Pauschalbesteuerungnach § 37b EStG:•Freiwilliges WahlrechtDie Übernahme der Steuer auf Sachzuwendungen ist als freiwilligesWahlrecht ausgestaltet. Die in der Presse geschürtenGerüchte, dass die „Geschenkesteuer“ im Rahmen von Steuerprüfungenvom Werbetreibenden nachgezahlt werden „muss“,stimmen so nicht, dafür gibt es keine Rechtsgrundlage.20 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

• Einheitliche AusübungDas Wahlrecht muss für alle in einem Jahr getätigten Sachzuwendungengrundsätzlich einheitlich ausgeübt werden. Dabeigelten aber zwei getrennte Empfängerkreise: Arbeitnehmer undNicht-Arbeitnehmer. Das heißt, dass für Sachzuwendungen anArbeitnehmer die Pauschalbesteuerung gewählt werden kannund für Zuwendungen an Dritte wie Geschäftsfreunde und Kundeneinschließlich deren Arbeitnehmer nicht.• Für alle Sachzuwendungen an DritteDie Beschränkung der Pauschalbesteuerung auf bestimmte Zuwendungenan einzelne Kunden oder Geschäftsfreunde ist nichtmöglich. Darin liegt ein Fehlerpotential, auf das sich Steuerprüferregelrecht stürzen: Wird auch nur für eine einzige Zuwendungoder für eine bestimmte Gruppe die Pauschalsteuer übernommen(etwa für höherwertige oder für Zuwendungen an einzelneGeschäftsfreunde), greift sie für (fast) alle anderen Sachzuwendungenauch, inklusive Werbegeschenke. Und dann kanndas passieren, wovor die Medien immer häufiger und eindringlicherwarnen: Ungeahnte Steuernachzahlungen auf (Werbe-)Geschenke. Die Prüfer schlagen sie nämlich dann auf alle Geschenkeauf, unabhängig davon, ob sie beim Empfänger im Rahmeneiner Einkunftsart oder „privat“ zufließen. Wird zum Beispielfür den Wein zu Weihnachten die Pauschalbesteuerungfreiwillig übernommen, infiziert das alle Werbegeschenke indiesem Jahr – sofern es sich nicht nur um Streuwerbeartikelhandelt.• Keine Probleme bei Einzelwert unter 10 Euro (netto)Geringwertige Streuwerbeartikel und Warenproben sind nämlichvon der Pauschalbesteuerung grundsätzlich ausgenommen.Hier gibt es einen verlässlichen, bundeseinheitlichen GrenzwertSTEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 121

von 10 Euro (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom29.4.2008 – IV B 2 - S 2297-b/07/0001, Randziffer 19). Hierbeihandelt es sich grundsätzlich wieder um einen Netto-Wert, sofernder Unternehmer die Vorsteuer abziehen darf (wenn er keinesteuerfreien Umsätze erbringt, die den Vorsteuerabzug ausschließen,z. B. Arzt, Versicherungsvertreter). Um die 10-Euro-Grenze möglichst nicht zu überschreiten, gilt auch hier dieEmpfehlung , dass Händler beziehungsweise Hersteller von Werbeartikelnauf eine „günstige“ Rechnungsstellung achten undnur so wenig wie nötig direkte Kosten ansetzen sollten (ggf.zweite Rechnung stellen).• BeschränkungSehr hohe Zuwendungen können nicht im Rahmen des § 37bEStG pauschal versteuert werden. Der Grenzwert von 10.000Euro (hier gilt ein Bruttowert) pro Zuwendung oder pro Empfängerdürfte mit Werbegeschenken allerdings nicht erreicht werden.• 30 Prozent auf Bruttowert + Soli + KirchensteuerBei Wahl der Pauschalversteuerung sind die 30 Prozent auf dietatsächlich angefallenen Aufwendungen für die jeweilige Zuwendungeinschließlich Umsatzsteuer aufzuschlagen (im Gegensatzzur 35-Euro-Grenze und zur 10-Euro-Grenze kommt eshier auf den Bruttowert an). Hinzu kommt der Solidaritätszuschlagvon 5,5 Prozent und Kirchensteuer, die entweder nur fürdie tatsächlich kirchensteuerpflichtigen Empfänger mit dem jeweilsgültigen allgemeinen Kirchensteuersatz berechnet werdenkann – wozu eine konkrete Erklärung des Empfängers nötigist – oder nach der praktikableren Vereinfachungsregel, nachder für sämtliche Empfänger der Sachzuwendungen ein ermäßigterKirchensteuersatz gilt. Dieser trägt dem Umstand Rechnung,dass nicht alle Empfänger kirchensteuerpflichtig sind. Je22 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

nach Bundesland liegt der ermäßigte Satz zwischen 4 und 7Prozent, der reguläre Satz kann bis zu 9 Prozent betragen.Bei dem am häufigsten vorkommenden pauschalen Kirchensteuersatzvon 7 Prozent (u. a. in Nordrhein-Westfalen, Bayernund Rheinland-Pfalz) müssten Sie demnach bei Übernahme derPauschalsteuer insgesamt weitere 33,75 Prozent in den Geschenkaufwandeinkalkulieren.• Anmeldung und Zahlung über die LohnsteuerDie Pauschalbesteuerung läuft über das Lohnsteuerverfahren –auch für die Zuwendungen an Nicht-Arbeitnehmer. Das Wahlrechtmuss nicht sofort zum Zeitpunkt der Zuwendung ausgeübtwerden, sondern kann noch mit der letzten Lohnsteuer-Anmeldungfür das betreffende Kalenderjahr erklärt werden (beimhäufigsten Fall der monatlichen Anmeldefrist also grundsätzlichbis zum 10.1. des Folgejahrs). Die Lohnsteueranmeldungkönnte aber auch noch später geändert werden, beispielsweisewenn noch kein Lohnsteuerbescheid ergangen ist oder diesermit einem Änderungsvorbehalt versehen ist. Ist die Lohnsteuerdurch endgültigen Bescheid festgesetzt, ist ein Widerrufnicht mehr möglich.• Aus Buchhaltung ersichtlichEine zusätzliche Aufzeichnungspflicht für pauschal besteuerteZuwendungen sieht das Steuerrecht nicht explizit vor. Allerdingsmüssen die Buchhaltungsdaten ergeben, dass im Falleder Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen pauschal versteuertwurden und der Höchstbetrag von 10.000 Euro pro Empfängernicht überschritten wurde. Wovon die Finanzverwaltung derEinfachheit halber auch ohne detaillierte Empfängerdaten ausgeht,wenn die Einzelzuwendungen nicht mehr als 40 Euro betragen.Um den Betriebsausgabenabzug für abziehbare (Wer­STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 123

e-)Geschenke unter 35 Euro zu bewahren, ist aber auf die bereitsdargestellte Einzelaufzeichnungspflicht zu achten.• HinweispflichtSie müssen den Geschenkempfänger von der Übernahme derBesteuerung unterrichten. Der Betrag des (Werbe-)Geschenksmuss dabei nicht angegeben werden. Eine bestimmte Formschreibt das Gesetz nicht vor, allerdings empfiehlt sich aus Nachweisgründendie Schriftform. Beispielhaft kann folgende Formulierungverwendet werden:„Die Besteuerung der übergebenen Zuwendung (alternativ genaueBezeichnung) wurde nach § 37b EStG durch den Zuwendenden(alternativ eigene Firmenbezeichnung) übernommen.“• Abziehbarkeit der PauschalsteuerDie Abziehbarkeit der übernommenen Pauschalsteuer hängt vonder Abziehbarkeit des Geschenkaufwands ab, für den die Steuerentstanden ist. Wird die Steuer für Geschenke unter 35 Euroübernommen und sind auch die Aufzeichnungspflichten erfüllt,kann die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abgezogen werden.Damit reduziert sich der zusätzliche Aufwand aus der übernommenenPauschalsteuer: Beträgt der Steuersatz des Werbetreibendenz. B. 40 Prozent, wirkt sich die Pauschalsteuer nurmit 13,50 Prozent aus (40 Prozent von 33,75 Prozent). Pauschalsteuerbeträgeauf nicht abziehbare Geschenke sind allerdingsebenfalls nicht abziehbar und wirken sich damit mit den vollen33,75 Prozent aus. Da eher für höherwertige Geschenke diePauschalsteuer übernommen wird, die eben nicht abziehbarsind, dürfte das öfters zutreffen.Hinweis: Die Pauschalversteuerung selbst hängt nicht davon ab,ob der zugrunde liegende Geschenkaufwand steuerlich abziehbarist oder nicht.24 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

TIPPMan sollte sich nicht durch die Schwarzmalerei der Steuerklatschpresseverunsichern lassen. Es stimmt, dass Lohnsteueraußenprüferauch den Geschenkaufwand an Nicht-Arbeitnehmer unter dieLupe nehmen dürfen, weil die Pauschalsteuer über die Lohnsteueranzumelden und abzuführen ist. Es stimmt aber nicht, dass die Prüferdie Pauschalsteuer ohne weiteres aufschlagen dürfen. Zwar könnensie mit Kontrollmitteilungen an die Finanzämter der Geschenkempfänger„drohen“, damit diese die Versteuerung beim Empfängerüberprüfen. Und sie können anbieten, davon abzusehen, wenndas schenkende Unternehmen die Pauschalsteuer nachentrichtetund damit den Geschenkempfänger von der weiteren Versteuerungfreistellt. Viele Unternehmen knicken dann ein und geben klein bei,um den Geschenkempfängern unangenehme Peinlichkeiten zu ersparen.Zu diesen kommt es aber nicht in jedem Fall. Lohnsteuerprüferhaben nämlich die interne Anweisung, Kontrollmitteilungennur bei „Feststellungen von einigem Gewicht“ zu fertigen (Fach- Infodes Bayerischen Landesamtes für Steuern vom 23. April 2010,Az. S 2297b.1.1-1/1St32). Bei Geschenken bis zu 35 Euro sollen dieLohnsteuerprüfer nicht eingreifen. Insofern empfiehlt sich bei densteuerlich abziehbaren (Werbe-)Geschenken die freiwillige Übernahmeder Pauschalsteuer eigentlich nicht. Aber Vorsicht: Wird dieSteuer für höherwertige Geschenke übernommen, werden auch diegeringwertigeren, steuerlich abziehbaren davon erfasst!7. Zusammenfassung für den WerbetreibendenZusammenfassend kann ein Unternehmen, das Werbeartikelverschenkt, seine To-Dos anhand der Checkliste auf der nächstenSeite abhaken:STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 125

Checkliste für den Werbetreibenden:Darauf sollte der Schenker von Werbemittelnunbedingt achtennWerbeartikelnBeinPronAbzugnKeine nWeitergabe beim Einkauf richtig verbuchen: Siehe S. 12 ff• „Geschenke bis 35 Euro“(abziehbar mit Aufzeichnungspflichten)• „Geschenke über 35 Euro“ (nicht abziehbar)• „Streuwerbeartikel“ (abziehbar ohne Empfängerangaben,Betrag mit Finanzamt abklären)• „Nur betrieblich nutzbare Geschenke“ oder „Zugaben“(abziehbar ohne Empfängerangaben, Betrag unbegrenzt)Geschenken knapp an der 35-Euro-Grenze sollte auf eine genaueKostenzuordnung geachtet werden, evtl. Rechnung mit Händlerabstimmen. Siehe S. 8 und 10Kunde dürfen Sie pro Jahr nicht mehr als 35 Euro ausgeben,mehrere Geschenke an einen Empfänger müssen Sie zusammenrechnen. Siehe S. 10der Vorsteuer aus der Anschaffung prüfen, positiv bei Abziehbarkeitdes Werbeartikels als Betriebsausgabe (unter 35 Euro,Aufzeichnungspflichten erfüllt). Siehe S. 18Umsatzsteuer auf den Vorgang der Schenkung, wenn die35-Euro-Grenze eingehalten ist. Siehe S. 19von Werbegeschenke an Arbeitnehmer oder Freundebeziehungsweise Angehörige aussondern. Siehe S. 17 und 1926 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

nSicherstellen,nBeinBeinFürnBeinWerbegeschenkedass sich die Empfängerdaten aus den Buchhaltungsunterlagenoder sonstigen Geschäftsakten ersehen lassen(z. B. anhand von Versandlisten, Gästelisten bei Veranstaltungen,Kundendateien). Siehe S. 13/14„Streuwerbung von geringem Wert“ mit Finanzamt Grenzwertabstimmen, bis zu dem auf detaillierte Empfängerdaten verzichtetwird (meist bis zu 10 Euro, ohne Garantie dafür!). Siehe S. 14/15Werbegeschenken an Geschäftskunden mit einem Wert über10 Euro Empfänger darauf hinweisen, dass er es als Betriebseinnahmeerfassen und versteuern müsste. In diesem Fall Wert desWerbeartikels angeben. Siehe S. 20Werbegeschenke an Geschäftskunden kann der Werbetreibendederen Steuer pauschal übernehmen. Das kostet etwas mehrals 30 Prozent extra. Diese Entscheidung sorgfältig prüfen, siegilt für sämtliche Werbeartikel und Geschenke und kann nichtbeschränkt werden. Siehe S. 20 ffÜbernahme der Pauschalsteuer den Empfänger schriftlich daraufhinweisen. Die Übernahme kann dann nicht mehr widerrufenwerden. Siehe S. 24an private Empfänger sind bei diesen in der Regelohne steuerliche Folgen bzw. Pflichten. Siehe S. 28 ffSTEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 127

III.Für Endkunden:Was muss ich tun, wenn icheinen Werbeartikel erhalte?Mit dem Werbeartikel erhalten Sie als Empfänger einen geldwertenVorteil. Ob dieser der Einkommensteuer unterliegt, hängtvon verschiedenen Bedingungen ab:• Bekommen Sie den Werbeartikel als Privatperson ohne Zusammenhangmit einer Tätigkeit, aus der Sie steuerliche Einkünfteerzielen, ergeben sich für Sie keine weiteren steuerlichenKonsequenzen.• Bekommen Sie den Werbeartikel im Rahmen einer beruflichenoder betrieblichen Tätigkeit, müssten Sie diesen grundsätzlichversteuern, weil Sie durch den geldwerten Vorteil bereichertsind (§ 8 Abs. 1 EStG). Das betrifft Unternehmer wie Freiberufler.Arbeitnehmer, die ein Werbegeschenk in ihrer Funktion fürihre Firma erhalten, erhalten damit eine lohnsteuerpflichtigeZuwendung durch einen Dritten, die der Arbeitgeber bei derLohnsteuer berücksichtigen muss.Allerdings ist es in der Praxis unüblich und meines Erachtensauch verzichtbar, geringwertige Geschenke als Ertrag zu erfassen.Schließlich verbietet der Grundsatz der Verhältnismäßigkeiteine Besteuerung, wenn die steuerliche Auswirkung geringerist als der Kosten- und Verwaltungsaufwand, der für dieFeststellung und Erfassung des geldwerten Vorteils erforder­28 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

lich ist. Insofern erscheint es für den Endkunden vertretbar, geringfügigeGeschenke unversteuert zu belassen, d. h. wenn dieBereicherung des Empfängers überhaupt nicht ins Gewicht fälltund kaum messbar ist. Das betrifft insbesondere gelegentlicheWerbegeschenke.Leider existiert aber auch hier keine verlässliche Wertgrenze,bis zu der auf der Empfängerseite auf eine steuerliche Erfassungdes Ertrags verzichtet werden kann. Ein Korrespondenzprinzipmit der Ausgabenseite des zuwendenden Unternehmensgibt es nicht. Allerdings erscheint die Wertgrenze von10 Euro auch hier gerechtfertigt. Wobei für den Endkunden alsNächstes das Problem der Wertermittlung kommt: Grundsätzlichist ein Geschenk mit seinem üblichen Marktpreis anzusetzen(§ 8 Abs. 2 EStG), allerdings gibt es auch hier Schwierigkeitenzwischen Theorie und Praxis, insofern hilft oftmals nurdie Schätzung des Marktpreises.Anhand der Checkliste auf der folgenden Seite können Unternehmeroder Freiberufler prüfen, ob für sie Handlungsbedarfbesteht, wenn sie einen Werbeartikel erhalten.STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 129

Checkliste für Unternehmer/Freiberufler,wenn Sie ein Werbegeschenk erhaltennHandeltnHabennBeträgtnNutzenes sich eindeutig um ein geringwertiges Werbegeschenkunter 10 Euro, müssen Sie nichts Weiteres veranlassen.Sie Zweifel, ob der Geschenkwert unter 10 Euro liegt, recherchierenSie den günstigsten Angebotspreis und dokumentierenSie diesen.der Geschenkwert über 10 Euro und nutzen Sie das Werbegeschenkin Ihrem Betrieb, müssten Sie es bei entsprechenderGewissenhaftigkeit als Betriebseinnahme einbuchen. Jede Buchunghat allerdings ein Gegenkonto, und das wären hier entweder„Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (z. B. wenn Sie eine magnetische,stilvolle Memotafel erhalten), „Büromaterial“ (z. B. beieinem hochwertigen USB-Stick oder teuren Kugelschreiber) oder„Deko“ (z. B. der Blumenstrauß im Verkaufsraum). Durch dieseAufwandskonten relativiert sich der Ertrag gleich wieder, so dasses letztendlich zu keiner Steuer kommt. Im Buchungstext vermerkenSie dann z. B. „Geschenk von Firma XY“.Sie das Werbegeschenk (Wert über 10 Euro) nicht betrieblich,sondern privat, rechnen Sie den Wert außerhalb der Bilanzdem Gewinn zu. Dann kommt es zu einer Steuererhöhung überIhren persönlichen Einkommensteuersatz. Das gilt z. B. für dieFlasche Wein.nEin Vorsteuerabzug steht Ihnen in der Regel nicht zu.30 PSI Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

TIPPBei Werbegeschenken, die Sie in Ihrem Betrieb nutzen (zum BeispielKugelschreiber, USB-Stick), könnten Sie auf deren Erfassung auchganz verzichten, da ihre steuerliche Auswirkung – wenn es überhauptzu einer kommt, denn oftmals neutralisiert der Aufwand ausder betrieblichen Nutzung den Ertrag – so gering sein dürfte, dasskein Betriebsprüfer oder Steuerfahnder etwas unternimmt. Kritischsind nur höherwertige „echte“ Geschenke (nicht nur typische Werbeartikel)über 35 Euro oder gar Incentives, über die gerne Kontrollmitteilungengefertigt werden.IV. FazitWerbegeschenke sind und bleiben ein unverzichtbares und absolutwirksames Werbe-Instrument. Die steuerlichen Gesichtspunktesollten deren Einsatz nicht einschränken, sondern zumRichtigmachen anregen. Letztendlich hilft eine saubere buchhalterischeErfassung am wenigsten dem Finanzamt, sondernam meisten dem Unternehmen selbst.STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN PSI Wissen kompakt 131

Notizen· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·32 Wissen kompakt 1 STEUERLICHE BEHANDLUNG VON WERBEARTIKELN

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