Risikomanagement in ERP Projekten. Ein Konzept am Beispiel der ...
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<strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.E<strong>in</strong> <strong>Konzept</strong> <strong>am</strong> <strong>Beispiel</strong> <strong>der</strong> BMW Group.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 2Agenda.1. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 3Agenda.1. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 4Begriffliche Grundlagen.Risiko und <strong>Risikomanagement</strong>.• E<strong>in</strong> Risiko ist e<strong>in</strong> zukünftiges Ereignis, das mit e<strong>in</strong>er gewissen Wahrsche<strong>in</strong>lichkeite<strong>in</strong>treten kann und dessen Auswirkungen negative Folgen für zuvor def<strong>in</strong>ierteZielsetzungen haben.• <strong>Risikomanagement</strong> ist e<strong>in</strong> unterstützendes Instrument, das allen Unternehmensbereichendie systematische Identifikation, Bewertung und Behandlung vonRisiken ermöglicht.RisikoidentifizierungUnterstützung durchManagementtechniken§Erhebungstechniken§Analysetechniken§Kreativitätstechniken§PrognosetechnikenRisikobewertungBestimmung <strong>der</strong>E<strong>in</strong>trittswahrsche<strong>in</strong>lichkeit§subjektiv o<strong>der</strong> objektiv§qualitativ o<strong>der</strong> quantitativRisikobehandlungReaktionAkzeptanzAbsicherungUnterstützung durchWorkshopsUnterstützung durch<strong>in</strong>duktive unddeduktive MethodenProaktiveAbsicherungRisikovermeidungRisikom<strong>in</strong><strong>der</strong>ungReaktiveAbsicherungRisikoüberwälzungRisikoteilung /-diversifikation
Ad-HocIdentifikationEntscheidungüber RelevanzXStatusirrelevantStatus<strong>in</strong>formationan MitarbeiterRisiko wirdidentifiziertÜberprüfung <strong>der</strong>IdentifikationsartXRRBGeplanteIdentifikationStatusrelevantStatus<strong>in</strong>formationan MitarbeiterStatusBearbeitungnotwendigXErneuteBewertung;ZuordnungRisikogruppeStatusBewertungabgeschlossenXBenennung e<strong>in</strong>esBearbeitersXBearbeitungist e<strong>in</strong>geleitetBearbeiterdef<strong>in</strong>iertMaßnahmenRRBRRBMitarbeiterMaßnahmenwerdenabgelehntStatusMaßnahmenoffenBewertung <strong>der</strong>MaßnahmenXMaßnahmenwarenerfolgreichBewertung desRestrisikosXStatusarchiviertMaßnahmenwerdenakzeptiertMaßnahmentrack<strong>in</strong>gXRRBMaßnahmenwaren nichterfolgreichRRBLegendeEreignisFunktionRessourceBMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 5Begriffliche Grundlagen.<strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> Unternehmen.E<strong>in</strong>satzgebietArt des <strong>Risikomanagement</strong>sUnternehmen(z. B. e<strong>in</strong>zelne Bereiche, Tochtergesellschaften)Unternehmensweites RM(Gegenstände: z. B. nationale Gesetzgebungen,strategische- & bestandsgefährdende Risiken)Geschäftsfeld(z. B. Fahrzeuge, Motorrä<strong>der</strong>,F<strong>in</strong>anzdienstleistungen)Geschäftsfeldbezogenes RM(Gegenstände: z. B. produktbezogene- &branchenspezifische Risiken)Projekte(z. B. Entwicklungs-, Forschungs-& Organisationsprojekte)Projektbezogenes RM(Gegenstände: z. B. technische- &projektbezogene Risiken)Operative E<strong>in</strong>heiten(z. B. Systeme,Prozesse, Aufbau- &Ablauforganisation)= wechselseitige Bee<strong>in</strong>flussungOperationales RM(Gegenstände: z. B.Sicherheits-, Währungs- &Beschaffungsrisiken)
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 6Agenda.1. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 7Entwicklungsziel.<strong>Konzept</strong>anfor<strong>der</strong>ungen.Anfor<strong>der</strong>ung 1:Anfor<strong>der</strong>ung 2:Anfor<strong>der</strong>ung 3:Anfor<strong>der</strong>ung 4:E<strong>in</strong>b<strong>in</strong>dung aller Projekthierarchien, organisatorischerSchnittstellen und externer Partner.Integration <strong>in</strong> Projektarbeit und -management sowieBetrachtung aller relevanten Risiken für <strong>ERP</strong> Projekte.Befähigung zur kont<strong>in</strong>uierlichen Verbesserung.Anpassbarkeit auf die Bedürfnisse des <strong>ERP</strong> Projektes.Validierung <strong>der</strong> Erkenntnisse bei / mit:
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 8Agenda.1. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 9Grundlegende Prämissen.Ursachenbezogene Risikogruppierung.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 10Grundlegende Prämissen.Kennzahl für Bewertung und Vergleich.E<strong>in</strong>gangsgrößenWertebereich <strong>der</strong>E<strong>in</strong>gangsgrößenRisiko<strong>in</strong>dexWertebereich <strong>der</strong>Risiko<strong>in</strong>dizesE<strong>in</strong>trittswahrsche<strong>in</strong>lichkeit (E)1 bis 50,8 = sehr ger<strong>in</strong>ges RisikoAuswirkungen auf das Projekt (A)Effektivität verfügbarer Mittel & Ressourcen (F)1 bis 51 bis 5(E*A*F)*100/125bis100 = sehr großes RisikoE<strong>in</strong>trittswahrsche<strong>in</strong>lichkeit.1 = unwahrsche<strong>in</strong>lich2 = ger<strong>in</strong>g3 = mittel4 = ist bei ähnlichen <strong>Projekten</strong> e<strong>in</strong>getreten5 = sehr wahrsche<strong>in</strong>lichAuswirkungen auf das Projekt.1 = kle<strong>in</strong>e o<strong>der</strong> ke<strong>in</strong>e Auswirkung2 = ger<strong>in</strong>ge Auswirkungen3 = erkennbare Auswirkungen4 = Auswirkungen s<strong>in</strong>d kaum akzeptabel5 = Auswirkungen s<strong>in</strong>d katastrophalEffektivität verfügbarer Mittel und Ressourcen.1 = Verfügbare Mittel & Ressourcen reichen zum Umgangmit dem Risiko aus2 = vernünftige Zuversicht über Mittel und Ressourcen3 = Ressourcen bzw. Mittel reichen teilweise nicht4 = Ressourcen bzw. Mittel unausreichend5 = ke<strong>in</strong>e Ressourcen bzw. Mittel vorhandenBeteiligung e<strong>in</strong>er ausreichend großen Anzahl an Stakehol<strong>der</strong>n und Experten<strong>am</strong> <strong>Risikomanagement</strong>.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 11Agenda.1. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 12<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Integration <strong>der</strong> verschiedenen Sichten.Sicht 1:Organisation und RollenFührt durch Sicht 2:<strong>Risikomanagement</strong>ProzesseunterstütztSicht 4:Tool KitUnternehmensleitungIT-Abteilung Vertrieb OrganisationProjektleiterWirkt aufUnternehmensleitungProjektleiterKonstruktion Produktion VertriebSicht 3:Kont<strong>in</strong>uierlicheVerbesserungUnternehmensleitungKonstruktion Produktion VertriebProjektleiter AProjektleiter BF<strong>in</strong>anzperspektiveProzessperspektiveUnternehmensstrategieLernperspektiveKundenperspektiveSchwerpunkt des Vortrags
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 13<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Sicht 1: Organisation und Rollen.MöglicheProjektorganisationÜbergreifende RollenUnternehmensleitungIT-Abteilung Vertrieb OrganisationProjektleiterPMORolle PMO• koord<strong>in</strong>iert Aktivitäten• pflegt Applikation• identifiziert RisikenLenkungsausschüsseUnternehmensleitungProjektleiterKonstruktion Produktion VertriebUnternehmensleitungKonstruktion Produktion VertriebErweitertesProjektte<strong>am</strong>Projektte<strong>am</strong>ProjektleiterTeilprojektleiterProjektmitarbeiter& externe PartnerRolle bewertende Instanz• identifiziert Risiken• bewertet Risiken• verantwortet Maßnahmen• kann Risiken e<strong>in</strong>sehenRolle Projektmitglied• identifiziert Risiken• kann Risiken e<strong>in</strong>sehenProjektleiter AProjektleiter B=Zeitweise e<strong>in</strong>gebundene Mitarbeiter,Spezialisten & Stakehol<strong>der</strong>
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 14<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Sicht 2: <strong>Risikomanagement</strong> Prozesse.Risiko-Identifikations-WorkshopRisikoidentifikationAd-Hoc Identifikation(während <strong>der</strong> Arbeit)Zentrales InformationsobjektRisiko isterkanntE<strong>in</strong>gabe desRisikos <strong>in</strong> dieApplikationProjektmitgliedRisiko iste<strong>in</strong>gegebenAuswählen <strong>der</strong>bewertendenInstanzProjektmitgliedAD-HocIdentifikationabgeschlossenLegendeEreignis Funktion Rolle
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 15<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Sicht 2: <strong>Risikomanagement</strong> Prozesse.Risiko-Identifikationist geplantTeil 1istbeendetRisiko- IdentifizierungsprozessE<strong>in</strong>ladung <strong>der</strong>Teilnehmerzu Teil 1PMOÜberprüfung<strong>der</strong> RisikenPMOTeilnehmers<strong>in</strong>de<strong>in</strong>getroffenXRisiko-Identifikations-KarteXStilleRisiko-IdentifikationRisikens<strong>in</strong>didentifiziertPräsentationIm PlenumBewertendeInstanzenBewertendeInstanzenProjektmitgliedProjektmitgliedKe<strong>in</strong>emehrfachenNennungenvorhandenMehrfacheNennungenvorhandenZus<strong>am</strong>menfassung<strong>der</strong> RisikenRisken s<strong>in</strong>daggregiertE<strong>in</strong>ladung <strong>der</strong>Teilnehmerzu Teil 2PMOPMORisikens<strong>in</strong>dvorgestelltTeil 2beg<strong>in</strong>ntEntscheidungüber zusätlichenDurchgangPMOBewertung <strong>der</strong>Zus<strong>am</strong>mengefaßtenRisikenBewertendeInstanzenXZusätzlicherDurchgang wurdebeschlossenZusätzlicherDurchgang wurdeabgelehntXLegendeEreignisFunktionBeendigung desWorkshopsPMORisiko istidentifiziertRolleInformationsobjekt
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 16<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Sicht 2: <strong>Risikomanagement</strong> Prozesse.Prozess zur Risikobewertung und -behandlungRisiko istidentifiziertXÜberprüfung <strong>der</strong>IdentifikationsartErneuteBewertung;ZuordnungRisikogruppeBewertendeInstanzStatusMaßnahmenoffenXStatusBewertungabgeschlossenBewertung <strong>der</strong>MaßnahmenBewertendeInstanzAd-HocIdentifikationXGeplanteIdentifikationXBenennung e<strong>in</strong>esBearbeitersBewertendeInstanzMaßnahmenwurdenabgelehntXMaßnahmenwurdenakzeptiertÜberprüfung<strong>der</strong> ZuständigkeitBewertendeInstanzXMaßnahmentrack<strong>in</strong>gBewertendeInstanzNichtZuständigXEntscheidungüber RelevanzZuständigBewertendeInstanzStatusrelevantStatus<strong>in</strong>formationan ProjektmitgliedBearbeitungist e<strong>in</strong>geleitetBearbeiterdef<strong>in</strong>iertMaßnahmenProjektmitgliedMaßnahmenwarenerfolgreichXMaßnahmenwaren nichterfolgreichXStatusBearbeitungnotwendigBewertung desRestrisikosBewertendeInstanzLegendeEreignisStatusirrelevantXFunktionStatus<strong>in</strong>formationan ProjektmitgliedStatusarchiviertRolle
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 17<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Sicht 2: <strong>Risikomanagement</strong> Prozesse.Prozess zur Wissenssicherung und -verteilungStatusarchiviertXAbgleich mitRisikochecklistePMOPMO; Bewertende Instanz;Projektmitglie<strong>der</strong>AbgleicherfolgtZugriffAustauschReviewwar nichterfolgreichLegendeEreignisFunktionRolleNeueInformationenvorhandenReviewdurchführenXReviewwarerfolgreichCecklistenfreigebenCecklistens<strong>in</strong>dverfügbarInformation undKommunikationXKe<strong>in</strong>e neuenInformationenvorhandenPMOBewertendeInstanzenPMOBewertendeInstanzenProjektmitgliedDatenbankProjektrisikenSozioökonomischeRisikenRessourcenrisikenTechnische RisikenGeschäftsrisikenIrrelevante RisikenWissen verteilenZugriff undErweiterungVorgegebenePflegeterm<strong>in</strong>e&Offizielle ReviewsRisikochecklistenCommunities of PracticeZugriff
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 18<strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.Sicht 3: Kont<strong>in</strong>uierliche Verbesserung.F<strong>in</strong>anzperspektiveProzessperspektiveUnternehmensstrategieLernperspektiveBalanced ScorecardKundenperspektivePerspektive Ziel Erhebung von KennzahlenProzesse Effiziente Durchführung <strong>der</strong> Prozesse Prozessorientierte ReifegradmodelleMitarbeiterMitarbeiterzufriedenheit sicherstellenFragebögen, welche die Akzeptanz getroffenerEntscheidungen bewertenF<strong>in</strong>anzen Kostensenkung Bearbeitungszeiten von RisikenKundenKundenzufriedenheit sicherzustellenFragebögen, welche die Zufriedenheit mit vorundnachgelagerten Partnern bewerten
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 19Agenda.1. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 20Zus<strong>am</strong>menfassung.Erfüllung <strong>der</strong> Anfor<strong>der</strong>ungen.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 211. Begriffliche Grundlagen.2. Entwicklungsziel.3. Grundlegende Prämissen.4. <strong>Konzept</strong> zum <strong>Risikomanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>ERP</strong> <strong>Projekten</strong>.5. Zus<strong>am</strong>menfassung.6. Ausblick und Diskussion.
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 22Ausblick und Diskussion.Nächste Schritte.• Bewertungsmodell, das auf Basis e<strong>in</strong>er Kosten- / Nutzenbetrachtung aufzeigt, obdie externe Vergabe von Teilen des <strong>Risikomanagement</strong>s s<strong>in</strong>nvoll ist.• Analyse des Beitrags zur kont<strong>in</strong>uierlichen Verbesserung <strong>der</strong> Projektarbeit.• Technische Umsetzung des Risikoportfolios zur Visualisierung.Risk Index100XXX(CM Risk)XXX(Resource Risk)Beim Anklicken e<strong>in</strong>esRisikos öffnen sich alleRisiken dieser Gruppe.75XXX(Project Risk)5025….(Project Risk)…(Technical Risk)…(Technical Risk)XXX(Technical Risk)Critical DateJanuary2006March2006June2006September2006December2006Risk IndexProbabilityImpactEffect of ControlRisk <strong>in</strong> workRisk is closedRequirementsPr<strong>in</strong>t<strong>in</strong>g Function……
BMW GroupRouven Enz20. Februar 2006Seite 23Vielen Dank für Ihre Aufmerks<strong>am</strong>keit!Kontakt:Rouven.Enz@bmw.deTel.: +49-89-382-39343
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