Anlage 1 - NKHR-MV

Neues Kommunales Haushalts- und Rechnungswesen in M-V (NKHR-MV)Leitfaden zur Bilanzierung und Bewertung des kommunalen Vermögens Anlage 1Innenministerium Mecklenburg-VorpommernMuster für eine Inventurrichtlinieder Stadt / Gemeinde / des Kreises ....................InhaltsverzeichnisVorbemerkung ..................................................................................................................... 21 Allgemeine Grundlagen ............................................................................................... 31.1 Allgemeine Grundlagen und Zweck ......................................................................... 31.2 Geltungsbereich ...................................................................................................... 31.3 Überblick ................................................................................................................. 41.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur ................................................................... 51.4.1 Vollständigkeit der Bestandsaufnahme ............................................................ 51.4.2 Richtigkeit und Willkürfreiheit der Bestandsaufnahme ...................................... 51.4.3 Einzelerfassung und Einzelbewertung der Bestände ........................................ 51.4.4 Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme .......................................................... 71.4.5 Grundsatz der Klarheit ..................................................................................... 71.4.6 Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit ........................................ 72 Inventurplanung ........................................................................................................... 82.1 Inventurrahmenplan ................................................................................................ 82.1.1 Zeitplan ............................................................................................................ 82.1.2 Sachplan .......................................................................................................... 92.1.3 Personalplan .................................................................................................... 93 Durchführung der Inventur .........................................................................................113.1 Körperliche Inventur ..............................................................................................113.2 Buch- oder Beleginventur ......................................................................................123.3 Umfang der Inventur ..............................................................................................124 Aufstellung des Inventars ..........................................................................................135 Bewertung ...................................................................................................................146 Aufbewahrung der Unterlagen ..................................................................................147 Prüfung der Inventur ..................................................................................................158 Inkrafttreten ................................................................................................................159 Anlagen .......................................................................................................................15Seite 1 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

VorbemerkungAm 21. November 2003 hat die Innenministerkonferenz die Grundlagen für die Reform deskommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens verabschiedet und damit das Gesetzgebungsverfahrender Länder eröffnet.Ziel des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen ist die Ablösung der Kameralistikdurch die Doppik. Die Doppik ist ein Buchungssystem, dem die kaufmännische doppelteBuchführung zu Grunde liegt und das u.a. als Rechnungskomponente das Erstellenvon Bilanzen vorsieht.Zur Aufstellung einer Eröffnungsbilanz ist die vorherige Erfassung und Bewertung des Vermögensund der Verbindlichkeiten (Inventur) zwingend erforderlich.Mit der Einführung der Doppik muss somit die Stadt / Gemeinde / das Amt / der Kreis...................... 1 an jedem Bilanzstichtag und damit für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres(= Kalenderjahr) eine Inventur durchführen und ein Inventar aufstellen. Das Inventarenthält alle zu bilanzierenden Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten.Nach geltendem Recht ergibt sich die Verpflichtung zum ordnungsgemäßen Vermögensnachweisfür die Kommunen aus § 56 Abs. 2 Satz 1 Kommunalverfassung Mecklenburg-Vorpommern. Dieser Verpflichtung wird entsprochen, wenn die in den §§ 35 und 36 GemH-VO vorgeschriebenen Verzeichnisse und Nachweise geführt werden. Zur Aufstellung einesInventars im Sinne des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens genügt dieserordnungsgemäße Vermögensnachweis nicht.Das Bestandsverzeichnis nach § 35 GemHVO erfüllt lediglich eine Ordnungsfunktion (Art,Menge und Standort). Das zukünftig aufzustellende Inventar im Neuen Kommunalen Haushalts-und Rechnungswesen muss die Ordnungsfunktion des § 35 GemHVO und darüberhinaus eine Wertermittlungsfunktion erfüllen. Die sich aus § 35 Abs. 2 GemHVO ergebendenAusnahmen sind auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen nicht übertragbar,weil diese Ausnahmen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung analog denVorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), speziell dem Vollständigkeitsgebot, widersprechen.Die Inventurrichtlinie der Stadt / Gemeinde / des Amtes / Kreises ....................... 1 soll gewährleisten,dass die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Verbindlichkeiten einheitlich,vollständig und nach gleichen Bewertungskriterien erfolgt. Die allgemeine Inventurrichtlinieist durch Sonderrichtlinien zu ergänzen, wenn dies für spezielle Inventurverfahrenund -systeme sowie für bestimmte Vermögensgegenstände erforderlich ist (z.B. für Inventur-Vereinfachungsverfahren).1 Gebietskörperschaft einfügenSeite 2 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

1 Allgemeine Grundlagen1.1 Allgemeine Grundlagen und Zweck• Leittext der IMK für eine doppische Gemeindehaushaltsverordnung• Leittext der IMK zur Änderung der Gemeindeordnung• Empfehlungen der Projektarbeitsgruppe NKHR-MV zum Kontenrahmen und zumProduktrahmen• Leitfaden zur Bilanzierung und Bewertung des kommunalen Vermögensdes Landes Mecklenburg-VorpommernDie Inventurrichtlinie ist die Grundlage für die Durchführung von Inventuren und für die Aufstellungvon Inventaren. Die Inventurrichtlinie stellt sicher, dass das Vermögen und die Verbindlichkeitenordnungsgemäß erfasst, einheitlich im Inventar abgebildet und nach gleichenBewertungskriterien bewertet werden.1.2 GeltungsbereichDie Inventurrichtlinie gilt für alle Ämter 2 , Verwaltungseinrichtungen und nachgeordnete Verwaltungseinrichtungen(Schulen, Kitas). Sie gilt nicht für Sondervermögen, für die Sonderrechnungenzu führen sind. Werden für einzelne Bereiche Sonderrichtlinien erstellt, sind dieseals Ergänzung zu dieser allgemeinen Inventurrichtlinie zu verstehen. Diese Richtlinie istauf die Erstinventur und die Erstbewertung der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeitender Stadt / Gemeinde / des Amtes / Kreises .................. 1 immer dann anzuwenden,wenn in etwaigen Sonderrichtlinien keine besonderen Regelungen getroffen wurden.Im Zuge der Einführung wird geprüft, welche Sonderrichtlinien für welche Inventurfelder aufzustellensind. Die Sonderrichtlinien werden durch die für die Vorbereitung bzw. Einführungdes Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens zuständige Stelle aufgestelltund in einem Katalog zusammengefasst.2 steht synonym für Fachbereiche, Abteilungen usw. gleiches gilt nachfolgend für Amtsleiter/in usw.1 Gebietskörperschaft einfügenSeite 3 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

1.3 ÜberblickDie Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Verbindlichkeitenund damit die Voraussetzung zur Aufstellung des Inventars. Die Ergebnisseder Inventur werden im Inventar-Verzeichnis festgehalten. Das Inventar wiederum ist dieGrundlage für die Vermögensaufstellung (Bilanz) im Neuen Kommunalen Haushalts- undRechnungswesen. Inventar und Vermögensaufstellung (Bilanz) sind Übersichten, die beideden Stand des Vermögens und des Kapitals aufzeigen.Nach der Art der Durchführung unterscheidet man die körperliche Inventur und die Buchinventur(Inventurverfahren). Nach dem Zeitpunkt der Durchführung unterscheidet man nachder Stichtagsinventur, der verlegten Inventur und der permanenten Inventur (Inventursysteme).Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden während des Zählvorganges in den Zähllistenfestgehalten. Die Ergebnisse der Zähllisten werden in die Inventarlisten vorgetragen undum die vorläufigen Bilanzwerte ergänzt. Die Summen aller Inventarlisten bilden das Inventar.Das Inventar ist das Verzeichnis, das im Rahmen der Inventur ermittelte Vermögensgegenständeund Verbindlichkeiten detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. Das Inventardokumentiert das Vermögen und die Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Stichtag.Der Weg von der Inventur zur Bilanz stellt sich in 4 Schritten wie folgt dar:123Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten.Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in Zähllisten dokumentiert.Übertragung der Ergebnisse der Bestandsaufnahme in die Inventarlisten.Feststellung der vorläufigen Bilanzwerte.Zusammenfassung aller Inventarlisten zum Inventar, Übermittlung deranlagepflichtigen Vermögensgegenstände an die Anlagenbuchhaltung.4Aufstellung der Bilanz.Seite 4 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

1.4 Grundsätze ordnungsmäßiger InventurDie Inventurunterlagen (insbesondere die Zähllisten) und das Inventar sind Bestandteile derRechnungslegung. Die Inventur muss die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie dasübrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitungder Inventur sind daher die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten:• Grundsatz der Vollständigkeit• Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit• Grundsatz der Einzelerfassung und Einzelbewertung• Grundsatz der Nachprüfbarkeit• Grundsatz der Klarheit• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit.1.4.1 Vollständigkeit der BestandsaufnahmeAls Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenständeund Verbindlichkeiten der Stadt / Gemeinde / des Amtes / Kreises................... 1 vollständig enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle fürdie Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel,verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten. Doppelerfassungen und Erfassungslückenmüssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen sein.Vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Wirtschaftsgüter sind weiterhin mit einemErinnerungswert nachzuweisen (Vollständigkeitsgrundsatz).1.4.2 Richtigkeit und Willkürfreiheit der BestandsaufnahmeBei allen Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchinventur) sind Art, Menge und Wertder einzelnen Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten zweifelsfrei festzustellen 3 .1.4.3 Einzelerfassung und Einzelbewertung der BeständeGrundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten einzeln nach Art,Menge und Wert zu erfassen. Stichprobeninventur, Festbewertung, Gruppenbewertung undVerbrauchsfolgeverfahren sind nur ausnahmsweise, nur für die nachfolgend aufgezeigtenVermögensgegenstände und Verbindlichkeiten und nur nach vorheriger Absprache mit derInventurleitung, anwendbar.1 Gebietskörperschaft einfügen3 zu Inventurverfahren im Einzelnen siehe 3.1 - 3.3Seite 5 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

• StichprobeninventurEine Stichprobeninventur, die auf anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren beruhenmuss, ist zulässig, wenn die Grundsätze der Richtigkeit und der Vollständigkeiteingehalten werden. Der Aussagewert muss daher demjenigen einer vollständigen Aufnahmegleichkommen. Es ist sorgfältig zu prüfen, ob und unter welchen wirtschaftlichenAspekten eine Stichprobeninventur sinnvoll ist.• FestbewertungDie Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachanlagevermögens sowie für denBereich der Roh-, Hilfs- u. Betriebsstoffe und der Waren möglich. Bei der Festbewertunghandelt es sich um eine periodische Erleichterung der Verpflichtung zur jährlichen Bestandsaufnahme.Für die erstmalige Bildung eines Festwertes ist eine körperliche Inventurdurchzuführen. Danach ist die körperliche Aufnahme nicht für den Schluss eines jedenHaushaltsjahres/Rechnungsjahres erforderlich, sondern kann in zeitlich vorgegebenenAbständen (spätestens nach 3 Jahren) durchgeführt werden. Da bei der Bildung vonFestwerten davon ausgegangen wird, dass Verbrauch, Abgänge und Abschreibungender in den Festwert einbezogenen Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durchZugänge ausgeglichen werden, können die Vermögensgegenstände mit gleichbleibendemWert und gleichbleibender Menge nachgewiesen werden.• GruppenbewertungDie Gruppenbewertung kann angewandt werden auf gleichartige Vermögensgegenständedes Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren). Darüber hinaus ist eineGruppenbewertung für den Bereich des beweglichen Anlagevermögens und Umlaufvermögensmöglich, wenn eine Gleichartigkeit oder eine annähernde Gleichwertigkeitvorliegt. Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die zusammengefasstenGruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnitt angesetzt werden.Die gruppenweise Zusammenfassung ist auch im Inventar und damit bereits bei der Inventurmöglich. Die Bestandsaufnahme erfolgt nach den allgemeinen Regeln dieserRichtlinie.• VerbrauchsfolgeverfahrenSoweit es den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht (= ein entsprechenderbelegmäßiger Nachweis geführt werden kann), darf für den Wertansatz gleichartigerVermögensgegenstände des Vorratsvermögens ein Sammelbewertungsverfahrengenutzt werden, das von einer bestimmten Annahme / Fiktion ausgeht, in der die Gegenständeverbraucht oder veräußert werden.Es werden bei den zeitabhängigen Verfahren unterschieden:FIFO- (first-in-first-out-)Verfahren:Die zuerst angeschafften Güter gelten als zuerst verbraucht / veräußert.LIFO- (last-in-first-out)-Verfahren:Die zuletzt angeschafften Güter gelten als zuerst verbraucht / veräußert.Seite 6 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

• SachgesamtheitAuch Gegenstände, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten weniger als 410 € nettobetragen, zählen zu den vermögenswirksamen Gegenständen, wenn sie eine Sachgesamtheitdarstellen und der Anschaffungswert insgesamt über 410 € liegt.Sachgesamtheiten sind Einzelsachen oder technisch oder wirtschaftlich miteinander verbundeneWirtschaftsgüter, die nach ihrer Nutzung und Zweckbestimmung in einem engenZusammenhang stehen. Weiterhin ist Voraussetzung, dass sie gemeinsam angeschafftwurden. Bewegliche Sachen, die dem Verbrauch dienen (Verbrauchsgüter wiez.B. Büromaterialien, kleinere Werkzeuge, Lehr- und Lernmaterial, Spiel- und Sportgeräte)sind nicht als Sachgesamtheit anzusehen.1.4.4 Nachprüfbarkeit der BestandsaufnahmeDie Vorgehensweise der Inventur ist im Inventurrahmenplan und die Ergebnisse der Inventurin den Zähllisten und den Inventarlisten zu dokumentieren. Ein sachverständiger Dritter musssich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise und die Ergebnisseder Inventur verschaffen können.1.4.5 Grundsatz der KlarheitDie einzelnen Inventurposten sind durch eine eindeutige Bezeichnung inhaltlich festzulegenund von anderen Posten eindeutig abzugrenzen. Sämtliche Inventurangaben und das Inventarsind zudem sowohl verständlich als auch übersichtlich darzustellen.1.4.6 Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und WesentlichkeitDer Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessenerRelation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen(z.B. verlegte Inventur), Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung (z.B. Festbewertung)und Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit (z.B. Grundsatz der Vollständigkeit)sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen. Prüfungskriteriumist die Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und den im Vergleich zueiner genaueren Erfassung entstehenden Abweichungsrisiken.Seite 7 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

2 Inventurplanung2.1 InventurrahmenplanDer Inventurrahmenplan grenzt den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich klar ab undlegt die personellen Zuständigkeiten fest. Der Inventurrahmenplan ist jährlich durch die Aufnahmeleitung(Amtsleiter/in oder Stellvertreter/in) aufzustellen. Er besteht aus dem Zeitplan,dem Sachplan und dem Personalplan. Entsprechende Muster werden von der für die Vorbereitungbzw. Einführung des Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens zuständigenStelle zur Verfügung gestellt. Der Inventurrahmenplan ist der Inventurleitung rechtzeitigvor Beginn der Inventur vorzulegen.2.1.1 ZeitplanDer Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der Vorbereitungen für die Inventur, der Durchführungder Inventur und der Aufbereitung der Inventurdaten (Inventurkalender). Die Eckdatenfür den Zeitplan werden von der Inventurleitung vorgegeben.Es ist jährlich für den Bilanzstichtag und damit für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres(=Kalenderjahr) eine Inventur durchzuführen und ein Inventar aufzustellen 4 .Die Stichtagsinventur (Inventur am Bilanzstichtag) muss nicht am Bilanzstichtag (31.12.),sie muss aber zeitnah - maximal 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Bilanzstichtag -durchgeführt werden. Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurstichtag und dem Bilanzstichtagsind zu berücksichtigen.Die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur wird bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nachdem Bilanzstichtag durchgeführt. Das am Inventurstichtag zur erstellende Inventar muss aufden Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden.Die permanente Inventur erfolgt während des Haushaltsjahres. Die permanente Inventurerfordert eine mengenmäßige Bestandsfortschreibung zum Bilanzstichtag.Grundsätzlich werden Stichtagsinventuren durchgeführt. Sollen in einzelnen Bereichen andereInventursysteme Anwendung finden, ist dies in Absprache mit der Inventurleitung in Sonderrichtlinienzu bestimmen.4 Ergänzender Hinweis:Insbesondere für die Festlegung des Zeitplans sind die besonderen Schwierigkeiten und der Aufwandfür die Inventur im Rahmen der Eröffnungsbilanz zu beachten. Vor diesem Hintergrund kannes sinnvoll / notwendig sein, die nachfolgenden und für die laufenden Bilanzen geltenden Zeitplan-Vorgaben für die Inventur im Rahmen der Aufstellung der Eröffnungsbilanz ausnahmsweise zeitlichauszudehnen.Seite 8 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

Für die Eröffnungsbilanz sollte wegen des erheblichen Erstaufwandes und anhängig von derpersonellen Leistungsfähigkeit entweder eine vor-/nachverlegte Inventur oder eine permanenteInventur (z.B. während des letzten Jahres vor den Bilanzstichtag) durchgeführt werden.In diesem Zusammenhang sind die jeweiligen Regelungen der Gemeindehaushaltsverordnungzu beachten.2.1.2 SachplanDer Sachplan legt die Inventurfelder nach örtlichen und sachlichen Gesichtspunkten fest, umsie dem Aufnahmepersonal gezielt zuordnen zu können. Dafür können z.B. Raum- und Lagerverzeichnisse,Stadtpläne und Straßenverzeichnisse herangezogen werden. Darüberhinaus stellt der Sachplan sicher, dass jeweils der „günstigste Weg“ und damit die optimaleErfassung der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten bei der Durchführung der Inventurgewährleistet ist.Die Inventurgebiete, die Inventurbereiche und die Inventurfelder sind so festzulegen, dasseine exakte Abgrenzung gewährleistet ist. Durch die Festlegung müssen Doppelerfassungenund Erfassungslücken ausgeschlossen sein.Innerhalb der Inventur sind i.d.R. die Dezernate als Inventurgebiete definiert. Die Ämter bildendie Inventurbereiche (siehe Abb.1: Inventurorganisation). Die Inventurfelder sind innerhalbder Inventurbereiche festzulegen. Die räumliche Abgrenzung innerhalb der Inventurbereichekann nach örtlichen und sachlichen Kriterien erfolgen. Inventurfelder die nach örtlichenGesichtspunkten eingegrenzt werden, können sich z.B. nach Gebäuden, Stockwerken,Räumen, Raumteilen, Stadtteilen, Straßen usw. richten. Die Zuordnung der Inventurfeldernach sachlichen Kriterien soll sicherstellen, dass die Bestände einer Bilanzposition (z.B.Grünflächen, Kindergärten, Brücken usw.) angehören. Bei der Einteilung der Inventurfeldersteht die lückenlose und überschneidungsfreie Zuordnung im Vordergrund.2.1.3 PersonalplanDer Personalplan regelt die Zusammensetzung der Aufnahmeteams für die Inventurfelderund regelt darüber hinaus, wer die ausgefüllten Zähllisten aufbereitet und in die Inventarlistenzur Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte überträgt.Die Inventurleitung obliegt sowohl für das bewegliche Sachanlagevermögen als auch fürdas übrige Vermögen zentral dem / der ..................... 5 . Die Inventurleitung berät die Ämterbei der Erfassung und Bewertung der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten. Sie5 zuständige Stelle einfügen; z.B. KämmereiAlternativ zu einer zentralen Inventurleitung wäre auch eine geteilte Lösung mit getrennten Zuständigkeitenz.B. für das Sachanlagevermögen und das bewegliche Vermögen denkbar. Empfohlenwird jedoch die Einrichtung einer zentralen Inventurleitung.Seite 9 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

trägt weiterhin dafür Sorge, dass die für die Inventur eingeteilten Mitarbeiter/innen vor Durchführungder Inventuraufnahme hinsichtlich der Detailaufgaben geschult werden.Die Aufnahmeleitung innerhalb der Inventurbereiche wird den jeweiligen Leitern/innen derEinrichtung/ Amtsleitern/innen bzw. Stellvertreter/innen übertragen. Der/die Aufnahmeleiter/inist für die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur verantwortlich. Ihm/Ihr obliegtdie Koordination und die Überwachung der Inventur.Die Aufnahmeteams der einzelnen Inventurfelder werden vom Aufnahmeleiter bestimmt.Jedes Aufnahmeteam besteht aus mindestens 3 Personen und zwar einem Ansager, einemAufschreiber (4-Augen-Prinzip) und einem Teamleiter. Die Teamleiter- bzw. die Kontrollfunktionkann ggf. auch von der Aufnahmeleitung wahrgenommen werden.Abbildung: Prinzip der Inventurorganisation 66 Hinweis: Die Abbildung ist nur als Beispiel zu verstehen und der jeweiligen kommunalen Situationanzupassen!Seite 10 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

3 Durchführung der InventurWelches Inventurverfahren Anwendung findet, hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sichum physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physischerfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt. ZulässigeInventurvereinfachungsverfahren dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der Inventurleitungangewendet werden.3.1 Körperliche InventurDie materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen („zählen,wiegen, messen“) und in Zähllisten zu erfassen. Die Zähllisten zur Erfassung der Inventurobjektewerden von der Inventurleitung zur Verfügung gestellt (Muster siehe Anlage 2).Der/Die Aufnahmeleiter/in (Amtsleiter/in oder Stellvertreter/in) nummeriert die Zähllisten fortlaufendund händigt diese seinen/ihren Aufnahmeteams aus. Der Empfang der aus- und zurückgegebenenZähllisten ist jeweils durch Unterschrift zu bestätigen. Die Aufnahmeteamsfüllen die Zähllisten während des Zählvorgangs dokumentenecht aus. Eintragungen in denZähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. Sind falsche Eintragungen gemachtworden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur ist in einer neuen Zeile einzutragen.Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. Die Zähllistendürfen keine freien Zeilen enthalten. Freie Zeilen sind zu entwerten. Alle ausgegebenenZähllisten muss das Aufnahmeteam unterschrieben an den/die Aufnahmeleiter/in (Amtsleiter/inoder Stellvertreter/in) zurückgeben, auch wenn einzelne Blätter nicht benötigt wurdend.h., dass auch leere Blätter zu unterschreiben sind.Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreienZustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist diesin der Spalte „Bemerkungen“ in der Zählliste zu vermerken. Ebenfalls zu den Bemerkungengehören Angaben bei Fremdeigentum.Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss der/die Aufnahmeleiter/in(Einrichtungsleiter/in, Amtsleiter/in oder Stellvertreter/in) sicherstellen, dass diese Bestandsveränderungenbeim Zählvorgang Berücksichtigung finden.Darüber hinaus muss der/die Aufnahmeleiter/in (Einrichtungsleiter/in, Amtsleiter/in oderStellvertreter/in) sicherstellen, dass eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen wird.Zu jeder Zeit muss es einer unbeteiligten Person möglich sein, den Zählvorgang und die Eintragungenin den Zähllisten nachzuvollziehen.Seite 11 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

3.2 Buch- oder BeleginventurBei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenständeund Verbindlichkeiten anhand der Buchführung ermittelt.Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit.Zu den immateriellen Vermögensgegenständen gehört z.B. IT-Software.Für die Erfassung können hier zum einen Buchungsbelege, zum anderen bspw. Verträgeund Urkunden herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in die Inventarlistenvorzutragen. Die Beleginventur wird auch für die Erfassung der Bankguthaben, Forderungenund Verbindlichkeiten angewandt.Bestände von Vermögensgegenständen können den Bestandskonten (Buchinventur) entnommenwerden, wenn die körperliche Inventur nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Dieskann z.B. der Fall sein, wenn witterungsbedingt eine Bestandaufnahme im Freien nicht möglichist. Wird keine körperliche Inventur durchgeführt, so ist dies mit der Inventurleitung abzustimmen.Eine Buchinventur ist für den Bereich des Sachanlagevermögens grundsätzlich möglich. DieDurchführung einer Buchinventur setzt voraus, dass für die betreffenden Vermögensgegenständeein Inventarverzeichnis geführt wird. Im Inventarverzeichnis müssen alle Zu- und Abgängeordnungsgemäß und zeitnah erfasst sein. Am Inventurstichtag kann der buchmäßigeEndbestand anhand des Inventarverzeichnisses ermittelt und in die Inventarlisten vorgetragenwerden. Spätestens nach 3 Jahren ist eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen,um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. Der Zeitpunkt der Durchführung dieserkörperlichen Bestandsaufnahme wird in Sonderrichtlinien festgelegt.3.3 Umfang der InventurVermögensgegenstände, deren Anschaffungskosten bis 60 € betragen, werden sofort alsAufwand behandelt und somit nicht im Inventarverzeichnis erfasst. Es handelt sich dabei umeine Netto-Grenze.Auch Vermögensgegenstände, deren Anschaffungskosten über 60 €, aber unter 410 € liegen(Netto-Grenze), sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter, werden im Inventarverzeichniserfasst.Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche• selbsterstellte bzw. entgeltlich erworbene Vermögensgegenstände des Anlagevermögens,• entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände (z.B. Patente, Software, Lizenzen,Urheberrechte) – auch Nutzungsrechte an fremden Einrichtungen,Seite 12 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

• technische Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt(Betriebsvorrichtungen dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzungdes Betriebes). Somit sind bspw. Lastenaufzüge, Klimaanlagen, Schauvitrinen, Tresoranlagen,Einbauküchen, eigenständig zu erfassen.• Fremdeigentum bzw. Leihgaben: Vermögensgegenstände, die der Stadt / Gemeinde /dem Kreis zur Verfügung gestellt wurden. Die aufgenommenen Positionen müssen dieBezeichnung „Fremdeigentum“ tragen. Ebenso gemietete und geleaste Gegenstände.Nicht aufzunehmen sind:• selbsterstellte immaterielle Vermögenswerte (z.B. selbstentwickelte Software),• kurzlebiges Vermögen mit einer Nutzungsdauer unter einem Jahr,• technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind(Gebäudebestandteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes: z.B. Fahrstuhl-,Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen).4 Aufstellung des InventarsSobald alle Zähllisten vollständig ausgefüllt vorliegen und von dem/der Aufnahmeleiter/in(Einrichtungsleiter/in, Amtsleiter/in oder Stellvertreter/in) und der Inventurleitung geprüft sind(siehe Abb.2 Inventurprozess), können die Daten für die Inventarlisten vervollständigt werden.Das Vervollständigen der Zähllisten mit den Inventarlisten übernimmt die Person, die imPersonalplan benannt wurde. Zunächst werden die vorläufigen Bilanzwerte ermittelt. DieSumme der Vermögensgegenstände und die Summe der Verbindlichkeiten, die sich aus derZusammenstellung aller Inventarlisten ergeben, sind vorläufige Bilanzwerte. Die Differenzder beiden Summen ergeben das vorläufige „Reinvermögen“. Zur Ermittlung endgültiger Bilanzwertewerden die Zähl-/Inventarlisten an die Inventurleitung übergeben, die daraufhin dieeinzelnen Positionen bewertet und an die Anlagenbuchhaltung übergibt. Die endgültigenBilanzwerte werden im sog. Anhängeverfahren (Bewertungsverfahren) ermittelt. Die Bewertungmuss ausgehend von den vorläufigen Werten durch notwendige Abschreibungen oderZuschreibungen durchgeführt werden.Seite 13 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

Abbildung: Prinzip des Inventurprozesses 7übergibtZähllisten anInventurleitungübergibtgeprüfteZähllisten anÜbergabe in Anlagen -buchhaltung und ErmittlungendgültigerBilanzwerteübergibtInventarlisten anübergibtgeprüfteZähllisten anAnlagenverzeichnisendgültigeBilanzwerteübergibtZähllisten anInventurbereichAufnahmeleitungübergibt unterschriebeZähllistenzurück anBeauftragte/rvervollständigtZähllisten zuInventarlistenvorläufigeBilanzwerteAufnahmeteam5 BewertungDie Bewertung der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten richtet sich nach demLeitfaden zur Bilanzierung und Bewertung des kommunalen Vermögens des Landes Mecklenburg-Vorpommern.In den Fällen, in denen der Leitfaden keine eindeutige Aussageenthält, wird in der für die Vorbereitung bzw. Einführung des Neuen Kommunalen HaushaltsundRechnungswesens zuständigen Stelle darüber beraten und entschieden, wie weiter verfahrenwerden soll.Insbesondere sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten.6 Aufbewahrung der Unterlagen7 Hinweis: Die Abbildung ist nur als Beispiel zu verstehen und der jeweiligen kommunalen Situationanzupassen!Seite 14 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006

Die Aufbewahrungsfrist für alle in Ausführung dieser Inventurrichtlinien erforderlichen Unterlagen,die die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Verbindlichkeiten dokumentieren,beträgt 10 Jahre.7 Prüfung der InventurDie Prüfung der Inventur erfolgt im Rahmen der landesrechtlichen Vorschriften.8 InkrafttretenDiese Inventurrichtlinie tritt am ...................... in Kraft........................, den ...Der/die Bürgermeister/in9 AnlagenFolgende Anlagen sind der Inventurrichtlinie beigefügt:• Zählliste (Muster)• ...Seite 15 von 15NKHR-MV Vorlage 0 - Januar 2006