Adress - ABACUS Research AG

Intro3als PrinzipOffen nach allen SeitenMöglichst viele Wege offenhalten, ohne sich in Details zu verlieren. Geradlinig und konsequent einer Sache verpflichtetsein. Wer so denkt und arbeitet, wird auch entsprechend konzipierte Software bevorzugen.Das ABACUS Adressmanagement ist mit seinem modularen Konzept sowohl für einfache Anforderungen alsauch für komplexe Aufgaben optimal geeignet. Als Einplatzlösung genauso wie als integrierter Baustein einerumfassenden betriebswirtschaftlichen Anwendung. Dies bedingt Offenheit und Kommunikationsfähigkeit. Dabeisteht aber immer die Benutzerfreundlichkeit, der professionelle und gradlinige Aufbau im Vordergrund. Denn wieüberall gilt auch hier: Nur was einfach und effizient angelegt ist, wird optimal genutzt.

ABACUS BUSINESS SOFTWARE –

Intro5MEHR RAUM fÜr INdividualitätABACUS vi – Design the futureABACUS vi, und so auch das Programm für das Adressmanagement, ist vollständig neuin Internet-Architektur entwickelt. Die Version vi der Adressmanagement Software zeichnetsich besonders aus durch ihre Skalierbarkeit, das rollenbasierte Benutzerkonzept, dieMehrsprachigkeit und die Unterstützung von Software-as-a-Service (SaaS) bei derNutzung aus der Cloud. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen, Datenbanken undBetriebssystemen lauf fähig. Die Adressmanagement Software in der Version vi kannsowohl auf Einzel platzsystemen als auch in einer Server-Installation genutzt werden.Bei Server-Installationen wird die Software vom Anwender via Browser gestartet. DerZugriff erfolgt über Internet oder Intranet. Dadurch wird die standortunabhängigeNutzung der Software insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen möglich.Moderne TechnologienFunktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Adressmanagement Softwarezum Tragen kommen, sind:> Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten> Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken> Nutzung via Internet und Intranet> Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels RollenkonzeptenUmfassender Service> Die ABACUS-Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.> ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftlicheund technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und denUnterhalt der Software.> Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen undden produktiven Einsatz der Programme.

Moderne softwaretechnologieSeite8-13 Adressen bewirtschaftenSeite14-19 Selektionen und AuswertungenSeite22-25 AktivitätenSeite26-29 IntegrationSeite30 Optionen zum Adressmanagement / CRMDie aktuellen Systemanforderungen findenSie auf der ABACUS-Homepage unter dem Linkwww.abacus.ch/links/systemempfehlungen

INHALt7FÜr HöCHste leistUngDurch die Anwendung moderner Softwaretechnologie vereint die ABACUS AdressmanagementSoftware ein Höchstmass an Leistung mit einem Minimum an Lern- undArbeitsaufwand.80 Prozent der Anforderungen an ein Adressverwaltungsprogramm sind bei den meistenAnwendern identisch, die verbleibenden 20 Prozent oft völlig verschieden. An diesenunterschiedlichen Bedürfnissen scheitern viele Standardlösungen. Wir vermeiden dies,indem das ganze Adressmanagement konsequent auf Anpassbarkeit ausgerichtet wurdeund so ein sehr breites Spektrum möglicher Anforderungen abdeckt. Dazu trägt auch dieMöglichkeit bei, die Datenbank entsprechend betrieblicher Anforderungen zu erweitern.Die flexible Maskengestaltung ermöglicht zudem eine optimale Erfassung und Pflege vonStammdaten und Informationen.Verschiedene CrM-Funktionen stehen im Adressmanagement zur Verfügung und unterstützenden Anwender bei der Pflege der Kundenbeziehung: Adressaktivitäten verwalten,Verbindungen und Beziehungen zwischen Adressen, Kontaktpersonen undMitar bei tern abbilden, Einzel- und Seriendokumente wie Briefe und E-Mails versenden,elektronische Dossiers pro Adresse führen, gestaltbare Auswertungen erstellen etc.Alle Arbeitsvorgänge sind in der Software so optimiert, dass sie mit einem Minimum anEingaben und Zeitaufwand erledigt werden können. Bei allen Funktionen legen wir grossenWert auf die Einheitlichkeit der Bedienung, um den Lernaufwand auf ein Minimumzu reduzieren. Die optimale Integration des Adressmanagements mit den anderenABACUS-Applikationen zeigt sich darin, dass nur ein einziger Adressstamm geführt wirdund alle anderen Programme diesen verwenden.

Adressenbewirtschaften„Die spielend einfache Erfassungvon Adressen und komfortableSuchfunktionen erleichtern meinetägliche Arbeit wesentlich.“

Adressen bewirtschaften9Das zentrale Werkzeug für die tägliche Arbeit mit dem Programm für das Adressmanagementist die Adresserfassung, in der alle wesentlichen Eingabemöglichkeitenund Funktionen auf übersichtliche Art und Weise zusammengefasst sind.Das Erfassungsprogramm und seine Maske ist nicht nur Bestandteil des Adressmanagements,sondern wird in gleicher Form auch in anderen ABACUS-Applikationen wie derAuftrags bearbeitung, Debitoren-, Lohn- und Kreditorenbuchhaltung verwendet. Jede ineinem dieser Programme erfasste Adresse lässt sich applikationsübergreifend nutzen. Wodie Adresse erfasst wird, ist deshalb nicht relevant. Um die Erfassung für Neuanwendernoch zusätzlich zu vereinfachen, ist die Erfassungsmaske benutzerspezifisch gestaltbarund kann pro Benutzer oder Benutzerkategorie zugewiesen werden. Die Eingabe wirdwahlweise mit Funktionstasten oder mit Hilfe eines Menüs unterstützt. Neuanwenderbenötigen so nur ein Minimum an Kenntnissen und können mit zunehmender Erfahrungihr Arbeitstempo steigern.Adressen suchenUm die Suche nach Adressen und deren Zusätzen zu erleichtern, stehen benutzerfreundlicheAuswahllisten mit diversen Filtermöglichkeiten auf allen Adressfeldern zur Verfügung.Mit Hilfe von Funktionstasten lässt sich zudem in Standardfeldern wie Adress -nummer, Kurzname, Name oder Postleitzahl direkt über die Eingabe suchen.VorschlagslistenDen meisten Adressfeldern lässt sich eine Vorschlagsliste mit benutzerdefinierten Vorschlagswerten hinterlegen, die bei der Datenerfassung verwendet werden können. Desweiteren können ergänzende Kommentare zu jeder Feldbezeichnung hinzugefügt werden,um dem Benutzer bei der Erfassung eine Hilfestellung zu bieten und klar zu definieren,was im entsprechenden Feld eingetragen werden soll. Dadurch wird eine nochschnellere und vor allem einheitliche Datenerfassung gewährleistet.

Adressen bewirtschaftenErfassungsmöglichkeitenJede Adresse lässt sich mit den gängigen Anschrifts- und Kommunikationsdaten sowievielen benutzerspezifischen Zusatzdaten erfassen. Sind diese nicht oder noch nichtbekannt, lässt sich die Adresse trotzdem speichern und zu einem späteren Zeitpunktergänzen. Es kann dabei direkt auf Daten von Telefonbuchdiensten zurückgegriffen werden.Die Vergabe der Adressnummer lässt sich mittels benutzerdefinierten Nummernkreisenautomatisch steuern.StammdatenUm die Erfassung zu vereinfachen, kann auf vordefinierte Stammdaten wie Anreden,Branchen, Postleitzahlen und Länder zurückgegriffen werden. Die standardmässig definiertenStamm daten lassen sich in den übersichtlichen Stammdatenprogrammen jederzeiterweitern und den eigenen Bedürfnissen anpassen.Zusätzlich zu den Feldern in der Hauptmaske lassen sich in der Grundversion zu jederAdresse folgende zusätzliche Eingaben vornehmen:> Zusatzinformationen und individuelle ZusatzfelderZu jeder Adresse lassen sich verschiedene Zusatzinformationen auf zusätzlichenBenutzerfeldern erfassen, deren Bezeichnung, Vorgabewerte und Auswahl ta bel lenvom Benutzer selbst definiert werden. Diese Felder dienen auch der Grup pie rung vonAdressen nach bestimmten Kriterien – zum Beispiel, ob sie schon als Kundenadresseverwendet wird, ob sie einen Newsletter erhält und Ähnliches. Es besteht dieMöglichkeit, jedes dieser Felder in Adresslisten, Briefen, E-Mails, Etiketten etc. einzusetzen.> KontaktpersonenAnsprechpartner eines Unternehmens oder von Verbänden können als Kontaktpersonendirekt unter der entsprechenden Adresse erfasst werden. Pro Adresse lassen sich9‘999 Kontakte mit geschäftsbezogenen Daten wie Zuständigkeit, Funktion, Homepage,E-Mail etc. eintragen. Für jede Kontaktperson wird im Adressstamm zusätzlicheine Adresse für das Führen von privaten Daten angelegt. Dies ermöglicht, die gleicheAnsprechperson bei mehreren Firmen als Kontakt zu führen, ohne dass die Datenmehrmals er fasst werden müssen.

Adressen bewirtschaften 11> VerbindungenAdressen lassen sich frei untereinander in Beziehung setzen, zum Beispiel Schüler –Lehrer, Ge schäfts adressen – Privatadressen oder Kunde – Rechnungs- und Lieferadresse.> BeziehungsmanagementDamit lassen sich die Kontakte und Beziehungen der eigenen Mitarbeiter abbilden,indem sie mit einer oder mehreren Adressen und den dazu gehörigen Kontaktpersonenverknüpft werden. So definierte Beziehungen lassen sich übersichtlich darstellen, undfür jeden Mit arbeiter ist sofort ersichtlich, welche Kontakte für ihn definiert sind.> Gruppierungen / HierarchienDie optionale Funktion hilft bei der Bildung von Gruppen mit Adressen und Kontaktpersonen.Dank einer speziellen Selektionstechnik lassen sich Adressen und Kontakteauch aus sehr grossen Adressstämmen in sehr kurzer Zeit selektieren und für Auswertungenoder einen Versand etc. verwenden. Zur besseren Übersicht können Gruppierungeneiner Hierarchie zugeteilt werden. Dies ermöglicht eine übersichtliche und freidefinierbare hierarchische Darstellung aller Gruppierungen direkt auf der Erfassungsmaske.> NotizblockPro Adresse und Kontaktperson sind Notizen im Umfang von ca. zwei A4-Seiten möglich.Die Bedienung entspricht einer einfachen Textverarbeitung mit Textbausteinen.> DatenschutzFür eine einheitliche Eingabe der Adressen lässt sich das Erfassen und Ändern vonAdressen auf wenige Personen beschränken. Alle anderen Anwender können weiterhinAdressen abfragen und ausdrucken, aber nicht verändern.> AdressverwendungDie am Bildschirm angezeigte Adresse oder Kontaktperson kann sofort für den Etikettendruck, Einzelbriefe, das Stammblatt mit allen erfassten Daten zur Adresse, denDruck von Mitgliederausweisen oder für den Versand von E-Mails verwendet werden.

Adressen bewirtschaftenGestaltbare ErfassungsmaskeMit dem Maskendesigner lassen sich die Adresserfassungsmasken an individuelleWünsche und Bedürfnisse der Sachbearbeiter oder Abteilungen eines Unternehmensanpassen. Auch firmenspezifische Zusatzfelder können so integriert werden. Für jedenBenutzer oder jede Benutzergruppe des Adressmanagements werden so optimal gestalteteMasken für die Adresserfassung realisiert.Adresserfassung mit Kontaktdaten ab Homepage oder VisitenkarteDie im Erfassungsprogramm integrierte Importfunktion ermöglicht eine einfache,schnelle und vor allem automatisierte Adresserfassung aufgrund einer gescannten oderelektronischen (vcf-Format) Visitenkarte resp. mittels Zwischenablage über die Kontaktdateneiner Homepage. Erkannte Daten werden automatisch dem entsprechendenAdressfeld zugewiesen, wobei auch manuelle Anpassungen noch möglich sind.Adressen und Kontakte selektiv bearbeiten / löschenMit der Funktion der Globalmutation lassen sich Adressen und Kontakte aufgrund vonbenutzerdefinierten Selektionskriterien selektiv bearbeiten und auch löschen.

Adressen bewirtschaften 13HIGHLIGHTS> Integrierte und optionale DublettenkontrolleUm doppelte Adressen im System möglichst zu vermeiden, wird eine neu erfassteAdresse aufgrund von Name, Vorname, Anschrifts- und Kommunikationsdaten mitden bereits bestehenden Adressdaten abgeglichen. Mit der optionalen Dublettenkontrollekann zusätzlich aufgrund eigener Kriterien im Adressstamm nach Duplikatenvon Adressen gesucht werden.> Anschriften auf ZeitachseAlle relevanten Anschriftsdaten einer Adresse können auf der Zeitachse geführt werden.So lassen sich künftige Anschriftsdaten bereits für ein beliebiges Datum vorerfassen.Sobald das Datum erreicht ist, wird die Anschrift automatisch zur aktuell gültigenAnschrift. Anschriftsdaten der Vergangenheit bleiben gespeichert und lassen sichjederzeit wieder anzeigen.> Adressen als FavoritenHäufig verwendete Adressen und Kontaktpersonen lassen sich im Erfassungsprogrammin der Sammlung „Meine Adressen“ als Favoriten hinzufügen, damit diese jederzeitschnell gefunden und angezeigt, aber auch für den Versand und Auswertungen adhoc genutzt werden können. Für eine Übersicht der zuletzt besuchten bzw. geändertenAdressen und Kontaktpersonen stehen ebenfalls vordefinierte Sammlungen zurVerfügung.> Erweiterbare TabellenBis zu 500 frei definierbare Felder für die Bereiche Adressen, Aktivitäten und Kontaktpersonenermöglichen eine Anpassung des Adressmanagements an die unternehmensspezifischenBedürfnisse. Diese Felder lassen sich auch in Selektionen undAuswertungen verwenden.

Selektionen undAuswertungen„Für unser Customer RelationshipManagement sind die komfortablenFunktionen für Selektion,Auswertung und Weiterverarbeitungein echter Gewinn.“

Selektionen und Auswertungen 15Besonders bei grossen Datenmengen braucht der Anwender ein System, mit demer schnell und gezielt Informationen über die gespeicherten Adressen gewinnenund aufbereiten kann. So können diese für konkrete Massnahmen wie Mailings,die Erfassung von Aktivitäten oder die Verwendung der Daten in weiterenAnwendungsprogrammen genutzt werden.Für die Ausgabe der Adressen nach verschiedenen Kriterien stehen leistungsfähigeFunktionen zur Verfügung: Adresslisten, Etiketten, Adressstammblätter, Serienbriefe undE-Mails sowie diverse Listen für Aktivitätenauswertungen, Anreden, Branchen, Post leitzahlen,Länder usw.> AdresslistenStandardmässig werden verschiedene Adresslisten angeboten, die den üblichen Be -dürfnissen entsprechen.Die Definition neuer Listen ist ein einmaliger Vorgang. Der Anwender kann die ge -wünschten Felder und Informationen zu beliebigen Listen zusammenstellen. Nachdem Abspeichern steht die neue Darstellung dauerhaft zur Verfügung.> AdressstammblätterAuf den Stammblättern lassen sich die vollständigen Angaben wie Adressen, Zusatzinformationen,Kontaktpersonen und Notizen zur Kontrolle oder als Kartei karte ausdrucken.

Selektionen und Auswertungen> EtikettendruckDie Darstellung der Etiketten ist länderweise festgelegt, wodurch eine korrekte Adressierungweltweit sichergestellt ist. So ist es möglich, bei Briefen in die USA den Ort vorder Postleitzahl zu drucken, während für mitteleuropäische Länder die Postleitzahlvorangestellt wird. Leerzeilen werden gemäss Post-Vorschriften unterdrückt. Auch derAusdruck von Etiketten mit Laserdruckern und die Adressierung von Couverts ist ohneweiteres möglich.Die gängigsten Etikettenformate – zum Beispiel Herma oder Zweckform – werdenbereits vordefiniert ausgeliefert und können ohne Zusatzaufwand direkt verwendetwerden. Selbstverständlich können auch eigene, benutzerdefinierte Etikettenformateerstellt werden.> SerienbriefDas Erstellen von Serienbriefen basiert auf einer Word-Vorlage. Diese wird direkt ausdem Programm Adressmanagement erstellt und beinhaltet die zu übertragendenFelder der Adresse, der Kontaktperson oder der Aktivität. Anschliessend werden diesePlatzhalter im erstellten Brief mit den entsprechenden Werten automatisch abgefüllt.Die Wahl der Felder, die im Brief eingesetzt werden sollen, ist ebenfalls durch denBenutzer definierbar.> Serien-E-MailMit der CRM-Funktion Serien-E-Mail ist es möglich, an Kunden oder Kundengruppenpersonalisierte wie auch unpersonalisierte E-Mails zu versenden. Aus Vorlagen, die imHTML- oder Plain-Text-Format erstellt wurden, kann direkt auf die Datenbankfelderdes ABACUS Adressmanagements zugegriffen werden. Gleichzeitig mit dem Versandeines Serien-E-Mails lassen sich entsprechende Dossiereinträge erstellen sowie automatischauch Aktivitäten anlegen. So wird eine optimale Pflege der Kundenbeziehungwirkungsvoll unterstützt. Dank der IMAP-Integration lassen sich die versendetenE-Mails auch direkt im entsprechenden „Gesendet“-Ordner auf dem benutzerspezifischenE-Mail-Konto anzeigen.

Selektionen und Auswertungen 17Selektion der Adressen und PersonenZur Definition, welche Adressen auf einer Liste oder bei einem Versand berücksichtigtwer den sollen, können sämtliche Felder der Adressen, Kontaktpersonen, Verbindungen,Beziehungen und Aktivitäten als Selektionskriterien verwendet werden. Die Selektionenwerden dauerhaft gespeichert, so dass sie nicht vor jeder Verwendung neu definiert werdenmüssen.Die Definition einer Selektion kann über einfache, vordefinierte Filter oder über einenFormeleditor vorgenommen werden. In diesem lassen sich komplexe Selektionen jeglicherArt definieren. Dafür steht eine Vielzahl an Operationen zur Verfügung wie zumBeispiel „grösser als / kleiner als“, „kleiner / gleich“, „grösser / gleich“, „beginnt mit“,„gleich / ungleich“, „beinhaltet“.Mehrere Bedingungen lassen sich mit „und/oder” verknüpfen und mit Klammern korrektstrukturieren. Mit diesen Möglichkeiten kann jede beliebige Teilmenge von Adressen,Kontaktpersonen und Aktivitäten selektiert werden.

Selektionen und AuswertungenListengestaltungMit dem flexiblen und leistungsfähigen Reportdesigner wird das Erstellen von individuellenListen ermöglicht. Bereits vorgegebene Auswertungen lassen sich unter einemneuen Namen speichern und firmenspezifisch anpassen.DatenaustauschJede Auswertung kann einfach und schnell ins Excel übertragen werden. Die Auswertungenlassen sich in den Formaten PDF, XLS, CSV, HTML aufbereiten und auch direktvia E-Mail verschicken. Formatierungsmerkmale wie Schattierungen, Schriftart undSchriftgrösse bleiben dabei erhalten, was die Weiterverarbeitung der Daten wesentlicherleichtert.VorgabenDefinitionen für Auswertungen lassen sich mit allen Angaben abspeichern, damit diesefür zukünftige Abfragen sofort wieder aufgerufen und ohne zusätzlichen Definitionsaufwanddie gewünschte Auswertung erstellt werden kann.

Selektionen und Auswertungen 19HIGHLIGHTS> Verknüpfung in ErfassungsprogrammeIn den meisten Auswertungen kann vom ausgewählten Datensatz über einen Doppelklickdirekt das entsprechende Erfassungsprogramm geöffnet werden. So könnenbe stimmte Daten, die sich unter Umständen nicht in der Liste befinden oder nichtkorrekt sind, schnell und unkompliziert abgerufen und bearbeitet werden.> Selektionen ad hoc anpassenÜber den Bearbeitungsmodus lassen sich Selektionen direkt im Auswertungs- oderVersandprogramm anpassen oder neu definieren, ohne dass dieses dafür verlassenwerden muss.> SelektionsvorschauIn jedem Programm, das Selektionen verwendet, werden über eine Vorschau alleselektierten Datensätze vorab angezeigt. Dadurch können die Daten vor demGenerieren oder Versenden nochmals geprüft werden.> AuswahlselektionenÜber den Formeleditor lassen sich dynamische Auswahlselektionen (z.B. von/bis) definieren.Der Benutzer hat vor dem Ausführen der Selektion die Wahl, welche Kriterienfür die Auswertung oder einen Versand etc. verwendet werden sollen.

ABACUS Adressmanagement

der Zentrale Raum für Beziehungen21

Aktivitäten„Das effiziente Kontaktmanagementist für mich eine wertvolle Grundlagefür die Verkaufsunterstützung unddie Einsatzplanung.“

Aktivitäten 23Die Option „Aktivitäten” ist ein effizientes Instrument zur Bewirtschaftung allerArten von Kontakten zwischen den eigenen Mitarbeitern und den Kunden oderInteressenten.Diese Option lässt sich in verschiedenen Bereichen einsetzen, etwa zur Disposition vonServicemitarbeitern und Fahrzeugen, bei der Verkaufsunterstützung, bei der Verwaltungvon Abonnenten und Dienstleistungen sowie bei der Fristenkontrolle und Kundenhistory.In Verbindung mit der Fakturierungssoftware werden die Aktivitäten auch verwendet fürdie Erstellung von Periodenrechnungen und die Verrechnung von Mitgliederbeiträgen.Die Aktivitäten lassen sich aus drei Blickwinkeln betrachten und erfassen:> Aktivitäten nach AdressenDieses Programm lässt sich direkt aus der Adresserfassungsmaske aufrufen. So könneneiner Adresse sofort beliebige Aktivitäten zugeordnet werden, wie zum BeispielUnterlagen verschicken, Jahresbeiträge, Nachfassen in x Tagen.> Aktivitäten nach MitarbeiterIn diesem Programm erhalten die Mitarbeiter alle ihre Aktivitäten aufgelistet und könnensich so ein genaues Bild über die zu erledigenden Tätigkeiten verschaffen. NachErledigung wird eine Aktivität per Knopfdruck markiert und erscheint fortan nichtmehr unter den Pendenzen. Jeder Mitarbeiter kann selbst neue Aktivitäten eingebenund diese bei Bedarf anderen Anwendern zuteilen, was zum Beispiel für das Nachfassenbei Verkaufsgesprächen von Bedeutung ist.> Aktivitäten nach ArtenDiese Gliederung erlaubt die Abfrage und Bearbeitung gleichartiger Aktivitäten wieOfferten, Telefonate, Briefe. Dabei ist auch sofort ersichtlich, welche Rückstände beibestimmten Mitarbeitern bestehen. Diese Rückstände lassen sich bei Bedarf sofortkorrigieren oder umverteilen.Für jeden dieser drei Aktivitätstypen steht ein separates Erfassungs- und Druckprogrammzur Verfügung.

AktivitätenInformationen zu AktivitätenZu jeder Aktivität können u.a. folgende Daten erfasst werden:> Art der Aktivität> Adresse und Kontaktperson> Eigener Mitarbeiter> Priorität> Anfangs-, Plan-, Faktura- und geplantes Erledigungsdatum> Menge und Betrag> Notizen> Fakturiert> ErledigtMit individuellen Zusatzfeldern lassen sich bei Bedarf zusätzliche Felder für die Erfassungvon Aktivitäten anlegen.Aktivitäten selektiv generierenEs ist nicht nötig, jede Aktivität einzeln einzugeben – sie können aufgrund beliebigerSelektionskriterien automatisiert generiert werden. Zum Beispiel, dass nach dem Versandeines Werbeschreibens allen Empfängeradressen die Aktivität „Nachfassen in 30 Tagen“eingetragen wird.Aktivitäten selektiv bearbeiten / löschenFür die Aktivitäten steht ein Globalmutationsprogramm zur Verfügung. Damit lassen sichmehrere Aktivitäten aufgrund von zutreffenden Selektionskriterien (z.B. ab bestimmtemErledigungsdatum) in einem einzigen Schritt bearbeiten oder löschen. So können beispielsweisebeim Austritt eines Mitarbeiters seine Aktivitäten in einem Arbeitsschritt seinemNachfolger übertragen werden.AuswertungenDie Auswertungen der Aktivitäten lassen sich pro Adresse, Aktivitätsart oder Mitarbeiterzusammenfassen und bieten ein Maximum an Flexibilität:> Die Gestaltung ist mit dem Reportdesigner frei definierbar.> Selektionen basieren auf dem gleichen Prinzip wie bei den Adressen, d.h. alle Felderkönnen selektiert und miteinander verknüpft werden. Für eine effiziente Be dienungkönnen zusätzlich direkt im Auswertungsprogramm Ad-hoc-Selektionen aufgrund vonbereits vordefinierten Filterkriterien festgelegt werden.> Die Reihenfolge ist wählbar nach Art der Aktivitäten und nach Datum.

Aktivitäten 25HIGHLIGHTS> Dokumente generierenIm Zusammenhang mit der Fakturierungssoftware lassen sich aus Aktivitäten automatischDokumente erstellen. Damit können Periodenrechnungen wie Abon ne mente,Mitgliederbeiträge usw. mit wenig Aufwand erstellt werden. Auch weitere Seriendokumentefür das Adressmanagement können aufgrund von bestehenden Aktivitätengeneriert werden.> Erledigte / unerledigte AktivitätenWährend der Erfassung oder Bearbeitung von Aktivitäten kann sich der Benutzer aufWunsch alle oder auch nur die pendenten sowie fakturierten Aktivitäten anzeigenlassen.> Integration mit der AuftragsbearbeitungBei installierter ABACUS Auftragsbearbeitung kann direkt aus der Ablaufsteuerungauto matisch eine Aktivität im Adressmanagement generiert werden. Dieser Aktivitäteneintragkann mit den Kopfdaten des Dokuments, wie zum Beispiel dem Auftragstyp,dem Betrag oder einer Bemerkung, abgefüllt werden. Mit einem Doppelklick auf dieAktivität wird bei entsprechender Berechtigung der Auftrag direkt angezeigt.> Aktivitäten automatisch erstellen aus SeriendokumentenAktivitäten lassen sich beim Versand von Einzel- oder Seriendokumenten aus demAdressmanagement automatisch im gleichen Schritt erstellen. Das generierteDokument kann wahlweise im Dossier der Aktivität abgelegt werden.> Messaging- und KalenderintegrationAktivitäten können wahlweise im ABACUS Messaging oder im zentralen ABACUSKalender angezeigt werden. Dies ermöglicht eine kundenorientierte und zielgerechteAbwicklung noch zu erledigender Aufgaben im täglichen Arbeitsalltag.

Integration„Die gleichen Adressen in allenBereichen unseres Unternehmensund in allen Programmen nutzenzu können, ist der entscheidendeVorteil des ABACUS Adressmanagements.“

Integration 27Eine markante Effizienzsteigerung des Adressmanagements wird durch dieIntegration mit weiteren Anwendungen möglich, wie zum Beispiel einerTelefonanlage. Die ABACUS Adressmanagement Software bietet damit vieleMöglichkeiten, Synergien aus der Kombination mit anderen Anwendungen zunutzen.Telefonie-Integration (CTI)Die Telefonie-Integration verbindet das Adressmanagement mit der Telefonanlage. Übereine serverbasierende CTI-Software (zum Beispiel www.cetis.ch) wird diese Verbindungsichergestellt. So können bei eingehenden Telefonanrufen automatisch Anruferdaten ausder Adressmanagement angezeigt werden. Umgekehrt können direkt aus der ABACUS-Software über einen Mausklick Telefonanrufe ausgelöst werden, ohne dabei dieRufnummer manuell eingeben zu müssen.E-Mail-IntegrationDen täglichen E-Mail-Verkehr immer im Blick und dies direkt in der ABACUS-Software.Die E-Mail-Integration macht es möglich. Pro Benutzer lassen sich beliebig viele E-Mail-Konten definieren. Die E-Mails werden mittels IMAP-Technologie direkt vom E-Mail-Server geladen und in einem modernen E-Mail-Programm angezeigt. Das Programmbietet die gängigen Funktionen, um den täglich anfallenden E-Mail-Verkehr möglichstschnell und einfach bearbeiten zu können. So lassen sich E-Mails direkt beantworten,weiterleiten, löschen, verschieben oder elektronisch und fallbezogen in Dossiers ablegen.Die Ablage kann manuell oder automatisch mittels zeitlich definierbaren Jobs erfolgen.Für die automatische Ablage lassen sich zudem unerwünschte Absender ignorieren.Exchange-IntegrationDie optionale Exchange-Anbindung ermöglicht einen bidirektionalen Abgleich vonAdressen, Kontaktpersonen, Aktivitäten (Aufgaben) und Terminen zwischen demABACUS Adressmanagement und einem Microsoft Exchange-Server. Adressen undKontakte können so direkt in einem externen E-Mail-Programm (z.B. Outlook) verwaltetund mit dem bestehenden ABACUS Adressstamm abgeglichen werden.

IntegrationAktivitäten aus dem Adressstamm und Termine aus dem zentralen ABACUS Kalenderwerden auf den bestehenden Exchange-Server als Aufgaben und Termine synchronisiertund umgekehrt. Dies gewährleistet einen optimalen Überblick über noch pendenteAufgaben und Termine, wobei der Benutzer jederzeit selbst entscheiden kann, ob diesedirekt in der ABACUS-Software oder in seinem verwendeten E-Mail-Programm angezeigtund bearbeitet werden sollen.SchnittstellenFür den Import von Adressen und Kontaktpersonen aus einem anderen Computersystem,für den Austausch von Adressen zwischen verschiedenen ABACUS-Adressmandantenoder für die Weiterverwendung von Daten in anderen Programmen stehen im Adressmanagementfolgende Schnittstellen zur Verfügung:> Standardschnittstelle (ASCII)Diese Schnittstelle exportiert Adressen und Kontaktpersonen im Text- oder CSV-Format.Die zu exportierenden Felder können vom Benutzer selbst festgelegt werden. Fürden Import wird die zu importierende Datei (Text oder CSV) der ABACUS-Daten bankgegenübergestellt und der Benutzer kann auf einfache Art und Weise mittels Drag &Drop oder bei übereinstimmenden Feldbezeichnungen mit automatischer Zuweisungfestlegen, welche Felder miteinander verbunden werden sollen.> Verteilte Adressen (ASCII)Diese optionale Schnittstelle erlaubt zum Beispiel Unternehmen mit Filialen oder Aussendienstmitarbeitern,das ABACUS Adressmanagment auf verschiedenen Computersystemenoder gar Installationen zu führen und die Adressstämme periodisch manuelloder automatisiert abzugleichen. Zusätzlich zu Adress- und Kontaktpersonendatenkönnen wahlweise auch Aktivitäten, Verbindungen, Beziehungen und alle zugehörigenStammdaten im- und exportiert werden.> AbaConnect und Webservice (XML)Über AbaConnect lassen sich alle Daten des ABACUS Adressmanagements mittelsvordefinierten oder eigenen Mappings im XML-Format einlesen bzw. ausgeben. Sollennur einzelne Bereiche wie Adressen, Branchen, Kontakte etc. angesprochen werden,kann auf einfache Mappings zurückgegriffen werden. Sollen jedoch alle Daten ineiner hierarchischen Struktur und in einem Schritt exportiert bzw. importiert werden,steht ein hierarchisches Mapping zur Verfügung.AbaConnect lässt sich auch mittels Webservice ansprechen, was erlaubt, eigeneSchnittstellen von und zu Fremdprogrammen für einen automatisierten Datenaustauscheinzubinden.

Integration 29HIGHLIGHTS> Telefonbuch-IntegrationMit Hilfe der direkten Telefonbuch-Integration können Adressen über die Telefon buchdiensteTwixTel, Telinfo, search.ch und directories.ch gesucht und die gefundenenDaten direkt übernommen werden. Die Integration bietet entweder die Möglichkeit,Adressen vollständig gemäss Telefonbuchdaten zu erfassen oder aber bestehendeAdressen mit den gefundenen Daten zu ergänzen oder aktualisieren. Alte und unvollständigeAnschrifts- und Kommunikationsdaten gehören damit der Vergangenheit an.> Routenplaner / Geo-IntegrationDie Geo-Integration mit der direkten Anbindung von GoogleMaps bietet die Möglichkeit,eine Route zwischen mehreren Adressen zu planen und im Browser berechnen zulassen, um zum Beispiel Kundenbesuche optimal vorbereiten zu können. Des weiterenlässt sich jede erfasste Adresse mit gültigen Anschriftsdaten aufgrund der Geo-Koordinaten direkt aus dem Erfassungsprogramm an GoogleMaps übergeben und aufder Weltkarte anzeigen.> AbaReportBei speziellen Auswertungswünschen ermöglicht das Programm AbaReport (Option)auf alle relevanten Adressdaten zuzugreifen und eigene Auswertungen zu definieren.Mit diesem Listengenerator können zum Beispiel auch eigene Berechnungen durchgeführt,beliebige Totale und Subtotale gebildet sowie eigene Schlüssel definiert werden.

Optionenzum ABACUS Adressmanagement / CRMDie ABACUS Adressmanagement Software ist modular aufgebaut und lässt sich damitent sprechend jeder Unternehmensgrösse und Anforderung beliebig skalieren:> Grundversion mit Adressbewirtschaftungsprogramm, Selektionen, Auswertungen undCRM-Funktionalität> Optionale Module:- Mandanten- Gruppierungen und Beziehungen- Aktivitäten- Dublettenkontrolle- Vorsortierung Massenversand- Verteilte Adressstämme- Webservice (Schnittstelle)- Exchange-IntegrationDie detaillierten Beschreibungen dieser kostenpflichtigen Optionen sind verfügbar auf:www.abacus.ch

OPtIONEN 31integrierte sOFtWare FÜr alle ansPrÜCHeFremdprodukte /Individual-Lösungenmail-ProgrammeIntranet / InternetZeiterfassungs-systemestandardschnittstellensuchmaschinemeldesysteme-BusinessAbashope-BusinessAbanetWorkflowAuftragsbearbeitungProduktionsplanung und -steuerungLeistungs-/Projekt abrechnungservice- und VertragsmanagementdebitorenbuchhaltungKreditorenbuchhaltungFinanzbuchhaltung / KostenrechnungAdressmanagementelectronic BankingAnlagenbuchhaltungLohnbuchhaltungHuman resourcesArchivierung / scanningInformationsmanagementAbaBauAbaImmo

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche SoftwareCH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.chABACUS Research SA, Business SoftwareCH-1052 Mont-sur-Lausanne, www.abacus.ch info@abacus.chABACUS Business Solutions GmbHD-80336 München, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.deEcknauer + Schoch ASW / OS 1000-010.11