04/2010 1-6, 15-24 - Friedrich-Schiller-Universität Jena

Gesichter aus dem stw
Name: Katharina Knorre
Jahrgang: 1976
Ausbildung: 1. und 2. juristisches Staatsexamen
Tätigkeit im Studentenwerk: Sachbearbeiterin in der Studienfinanzierung, Servicebüro Jena
Welche alltäglichen und besonderen Aufgaben haben Sie als Mitarbeiterin im Servicebüro?
Das Servicebüro ist im BAföG-Amt erste Anlaufstelle für die Studierenden, aber auch für Eltern und
Schüler, wenn es um das Thema Studienfinanzierung geht. Zu meinen alltäglichen Aufgaben gehört die
umfassende Beratung zu allen Fragen rund ums Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG). Außerdem
nehme ich BAföG-Anträge entgegen und prüfe diese auf Vollständigkeit. Fehlende Unterlagen zu
bereits eingereichten Anträgen können bei mir ebenfalls abgegeben werden.
Wenn ein BAföG-Anspruch nicht besteht oder die Förderhöhe nicht ausreichend zur Deckung des Lebensunterhaltes
ist, zeige ich alternative Finanzierungsmöglichkeiten, z.B. in Form von Krediten mit
der Kfw-Bank, auf.
Eine besondere Aufgabe ist, in Schulen, Berufsinformationszentren der Arbeitsagenturen oder auf Studienmessen
Schüler bereits vor Studienbeginn über das BAföG zu informieren. Dort halte ich Vorträge
oder berate an Ständen über den Weg von der Antragstellung bis zum Erhalt von Förderleistungen.
Kunos Kulissenblick
stw informiert
Welche besonderen Fähigkeiten braucht man für diese Tätigkeit?
Besonders wichtig sind eine schnelle Auffassungsgabe, das Erkennen von Zusammenhängen, logisches Denkvermögen und
Sprachgewandtheit. Außerdem sind Freundlichkeit, Verbindlichkeit, soziale Kompetenz sowie sehr gute Kenntnisse des Bundesausbildungsförderungsgesetzes
für die Beratung unabdingbar.
Was gefällt ihnen besonders an ihrer Arbeit?
Der Umgang und die Gespräche mit den Studenten machen mir viel Spaß. Es ist schön, Probleme lösen zu können oder zumindest
Hilfestellung dabei zu leisten. Die auftretenden Gesetzesänderungen und die sich ändernden Auslegungen der Gesetze fordern
die fachliche Kompetenz immer wieder aufs Neue. Auch in unserem Team fühle ich mich sehr wohl, da die Zusammenarbeit
und der Zusammenhalt zwischen den Kollegen sehr gut sind.
Wie wünschen Sie sich ihre Studierenden?
Mancher sollte etwas selbständiger werden und nicht die Arbeit der Antragstellung oder die Klärung sonstiger Fragen nur den Eltern
überlassen. Sie sollten pünktlich, spätestens zwei Monate, vor Ende des Bewilligungszeitraumes ihren Weiterförderungsantrag
abgeben, freundlich zur Kenntnis nehmen, wenn noch Unterlagen fehlen und diese in der vorgegebenen Frist nachreichen.
Auch das gründliche Lesen des Bescheides und die Nachfrage bei Unklarheiten ist hilfreich und könnte uns manchen Widerspruch
ersparen.
Zufrieden bin ich, wenn die Studenten mit einem Lächeln und einem guten Gefühl unser Büro verlassen.
Ihr Tipp für Studierende?
Vor Entscheidungen während des Studiums, wie z.B. Fachrichtungswechsel, die Auswirkungen auf den Bezug von BAföG prüfen
lassen. Kommen Sie gleich früh 9.00 Uhr ins Servicebüro und Sie ersparen sich lange Wartezeiten.
Kuno fragt: Wie ist der Arbeitsalltag einer Sachbearbeiterin in der Abteilung Studienfinanzierung? Teil 1
Der Arbeitstag eines Sachbearbeiters bzw. einer Sachbearbeiterin beginnt regelmäßig zwischen 6.30 Uhr und 9.00 Uhr. Und
was macht so ein Sachbearbeiter den lieben langen Tag – er bearbeitet BAföG-Anträge. Das bedeutet, Antragsunterlagen zu
sichten, zu prüfen und zu werten, ob und inwieweit sich die hieraus gewonnenen Informationen auf die Förderung des Betreffenden
auswirken.
Täglich gilt es, die Post abzuarbeiten. Darunter sind Erst- und Weiterförderungsanträge, die auf Vollständigkeit geprüft werden.
Fehlende Unterlagen werden schriftlich angefordert. Daneben erfolgt oft auch ein Anschreiben an diverse Ämter, z.B.
Finanzamt oder Arbeitsagentur, um die zur Berechnung erforderlichen Daten zu erhalten. Wenn der Antrag komplett ist, wird
er sofort bearbeitet. Auch Änderungsmitteilungen, z.B. Mietänderungen, Änderungen der Krankenversicherung oder Kontoänderungen,
befinden sich in der Post und werden sogleich in einen laufenden Förderfall eingearbeitet. Die Sachbearbeiter
geben sämtliche Daten in eine spezielle BAföG-Software ein. Damit wird aber nicht direkt der BAföG-Bescheid erstellt;
vielmehr muss – das ist immer so, wenn staatliche Mittel ausgezahlt werden sollen – ein anderer Mitarbeiter (in der Regel
ein anderer Sachbearbeiter) anhand eines Datenprotokolls prüfen, ob die Daten korrekt sind. Ist die Eingabe bis Mitte eines
Monats erfolgt, kann eine Verarbeitung durch das Rechenzentrum stattfinden und der dazugehörige Bescheid wird Anfang
des Folgemonats versandt. Die Sachbearbeiter erhalten ein Aktenstück jedes Bescheides bereits eine Woche vor dem automatischen
Versand. Sie prüfen dieses auf Richtigkeit; ist der Bescheid in Ordnung, wird er in die betreffende Förderungsakte
geheftet. Zur Hauptantragsphase zwischen August und Dezember bestimmen diese Vorgänge den Arbeitstag, wobei
es aufgrund der Vielzahl der Anträge in dieser Zeit kein Sachbearbeiter schafft, am Ende seines Arbeitstages einen „leeren“
Schreibtisch zu haben. +++++++++ Teil 2 folgt dann im Mai-Infood! ++++++++++
Infood ·4-2010 5