Verfahrensanweisung - Hoppecke

Verfahrensanweisung HO-VA 07/03/ 03Datum: 16.04.13 Seite 1 von 4 Änderungsstand:Erstellt TPT-WiedemeierZAS-HillebrandEinsatz von FremdfirmenGeprüft: TC-SchlagZPE-HölscherZE-Becker„GeltungsbereichDiese Verfahrensanweisung gilt für das Werk Brilon-Hoppecke:HOPPECKE Batterien GmbH & Co. KGMetallhütte HOPPECKE GmbH & Co. KGFremdfirmen im Rahmen dieser VA sind Unternehmen, die im Auftrag von Hoppecke oder imAuftrag eines von Hoppecke beauftragten Unternehmens auf dem Werksgelände Arbeitenbzw. Dienstleistungen vornehmen.Ausgenommen sind Beratungsdienstleistungen im administrativen Bereich, Logistikdienstleistungenund Besucher.1. EinkaufWerden Fremdfirmen auf dem Werksgelände eingesetzt, so ist mit dem Vertragsabschlussdurch den Einkauf bzw. den Bestellenden der Fachabteilung die Anlage 1.1 Anschreiben„Umwelt- und Arbeitsschutz auf dem Werksgelände …“ auszuhändigen bzw. im Bestellschreibenauf den Speicherort auf der Hoppecke-Homepage hinzuweisen.Vor Aufnahme der Arbeiten übergibt der Einkauf bzw. der Bestellende in der Fachabteilungden Auftragnehmer die Anlagen Anlage 1.2 und Anlage 4. Die Anlage 1.2 ist durch den Auftragnehmergegenzuzeichnen und an Hoppecke zurückzugeben.Änderungsgrund:Einfügen / Änderung der Kapitel 3,4 und 5; u. a. Einführung des personenbezogenenFremdfirmenausweises und der persönlichen Anmeldung beim Pförtner sowie Abschaffungdes Nachweises der Liste der elektrischen Betriebsmittel und Meldung vonWochenend- und FeiertagsarbeitEinfügen der Anlagen 5-7Änderung der Anlagen 1.2 und 4

Einsatz von Fremdfirmen HO-VA 07 / 03 / 032. HOPPECKE-KoordinatorGemäß § 6 BGV A1 muss die Fa. HOPPECKE einen Fremdfirmen-Koordinator benennen,der die Arbeiten des Auftragnehmers koordiniert und überwacht.Seine vordringliche Aufgabe ist es, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Auftragnehmerund der eigenen Beschäftigten sicherzustellen, u. a.- Einsatz geprüfter elektrische Betriebsmittel- Einsatz geprüfter Arbeitsschutz- und Hilfsmittel- Tragen persönlicher Schutzausrüstung- Beachtung des SicherheitsmerkblattsFremdfirmen sind durch den HOPPECKE-Koordinator stichprobenhaft zu kontrollieren. Beischweren Verstößen gegen die Sicherheitsvorschriften oder bei Gefahr in Verzug ist der betreffendeMitarbeiter des Auftragnehmers unverzüglich des Werks zu verweisen bzw. sinddie Arbeiten einzustellen.Der Verbleib von Abfällen, die bei den Arbeiten des Auftragnehmers entstehen, ist vomHOPPECKE-Koordinator zu überwachen, sofern keine andere einzelvertragliche Regelunggetroffen worden ist.Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften sind durch den HOPPECKE-Koordinator demEinkauf schriftlich und zeitnah mitzuteilen. Diese Mitteilung muss mindestens folgende Datenbeinhalten:- Name und Dienststelle der mitteilenden Bauaufsicht von HOPPECKE(HOPPECKE-Koordinator)- Datum und Uhrzeit des Verstoßes- Art des Verstoßes (gegen welche Vorschrift wurde wie verstoßen)- Wurde der betroffene Mitarbeiter bereits vorher ermahnt? Wenn ja, wann?- Fremdfirma und Name des Mitarbeiter, der gegen dieSicherheitsvorschriften verstoßen hat.- genauer Ort, an dem gegen die Sicherheitsvorschriften verstoßen wurde- wenn möglich Namen von ZeugenDer Einkauf informiert den Auftragnehmer entsprechend und fordert ggf. vereinbarte Vertragsstrafenein.3. Unterweisung1.) Der Verantwortliche des Auftragnehmers wird auf Grundlage des Sicherheitsmerkblatts(s. Anlage 4) unterwiesen.Diese wird durch Unterschrift vom Unterwiesenen bestätigt. (Anlage 2.1).Änderungsindex: 03 Seite 2 von 5

Einsatz von Fremdfirmen HO-VA 07 / 03 / 032.) Der Verantwortliche des Auftragnehmers unterweist die Mitarbeiter der Fremdfirma bzw.von Unterlieferanten vor Aufnahme der Tätigkeit im Werk Hoppecke. Dies ist auf dementsprechenden Formular (Anlage 2.2) mit Unterschrift zu bestätigen.3.) Gegen Vorlage des unterschriebenen Unterweisungsnachweis (Anlage 2.2) stellt derHOPPECKE-Koordinator einen personenbezogenen Fremdfirmenausweis für die jeweiligenMitarbeiter aus (s. Anlage 5).4.) Der Fremdfirmenausweis wird erst durch die Unterschrift eines HOPPECKE-Koordinatorsgültig.5.) Der Fremdfirmenausweis ist durch den Mitarbeiter der Fremdfirma im Werk Hoppeckesichtbar an der Arbeitskleidung zu tragen.6.) Der Fremdfirmenausweis besitzt Gültigkeit für alle Arbeiten in diesem Zeitraum (auch fürunterschiedliche HOPPECKE-Koordinatoren). Die Gültigkeit des Ausweises endet 12Monate nach der letzten dokumentierten Schulung des jeweiligen Mitarbeiters.(Bsp.: Dokumentierte Schulung erfolgt am 11.4. 2013, Ausstellung im am 21.6.2013, Gültigkeiterlischt zum 30.4.2014. Ab 1.5.2014 muss ein neuer Fremdfirmenausweis erworbenwerden.)Gegen Nachweis der wiederholten Schulung kann ein neuer Ausweis bei einem HOP-PECKE-Koordinator beantragt werden.Alternativ zur Unterweisung durch den Verantwortlichen des Auftragnehmers kann auch einepersönliche Unterweisung durch einen HOPPECKE-Koordinator oder im Rahmen der Teilnahmeeiner jährlichen Mitarbeiterunterweisung der Fa. Hoppecke erfolgen.Die Unterweisung ist auf jeden Fall zu dokumentieren (S. Anlage 2.1), bevor ein entsprechenderFremdfirmenausweis ausgestellt werden kann.Der HOPPECKE-Koordinator muss u. U. vor Beginn einer Tätigkeit eine Einweisung derFremdfirmenmitarbeiter auf die speziellen Bedingungen eines Arbeitsorts vornehmen.4. Zutritt zum Werk1.) Die Mitarbeiter von Fremdfirmen haben sich arbeitstäglich persönlich beim Betreten desWerks beim Pförtner zu melden und in einer Fremdfirmenliste (s. Anlage 6) einzutragen.Dazu ist auf Verlangen der persönliche Fremdfirmenausweis vorzuzeigen. Beim Verlassendes Werksgeländes müssen sie sich persönlich beim Pförtner abmelden und aus derListe austragen.2.) Für Mitarbeiter von Fremdfirmen, die regelmäßig auf dem Werksgelände arbeiten, kanndiese Pflicht absprachegemäß entfallen, wenn gleichzeitig die Anwesenheitskontrolleüber das Abstempeln einer Hoppecke-Stempelkarte erfolgt. Dies ist entsprechend in derFremdfirmenliste beim monatlichen Erstellen der Stempelkarte zu vermerken.Änderungsindex: 03 Seite 3 von 5

Einsatz von Fremdfirmen HO-VA 07 / 03 / 035. Sonntags-, Samstags- und FeiertagsarbeitBei Arbeiten an Wochenenden (Sonntags- und Samstagsarbeit) sowie an Feiertagen sinddie Fremdfirmenmitarbeiter durch den HOPPECKE-Koordinator beim Pförtner vorab schriftlichanzumelden.Aus der Meldung muss hervorgehen,a. um welche Firma es sich handelt (Firmenname)b. wie viele Mitarbeiter der Fremdfirma Zutritt erhalten sollen.c. wer Ansprechpartner (HOPPECKE-Koordinator) für die Fremdfirma ist.d. wo der Einsatzort der Firma iste. wann der Einsatz der Fremdfirma erfolgen soll.Die Meldung sollte mit dem anliegenden Formular (S. Anlage 7) erfolgen, kann aber auchformlos per E-Mail, Fax oder schriftlicher Mitteilung erfolgen.Bei ungeplanten, kurzfristig betrieblich bedingten Einsätzen von Fremdfirmen an Wochenendenund Feiertagen muss der HOPPECKE-Koordinator, der die Fremdfirma angeforderthat, unverzüglich den Pförtner informieren. Die Mitarbeiter der Fremdfirma sind in diesemFall persönlich beim Pförtner für den Arbeitseinsatz abzuholen. Die Bedingungen zurUnterweisung und Dokumentation sowie zur Ausstellung eines Fremdfirmenausweises behaltenauch in diesem Fall ihre Gültigkeit.6. Schweißen, Schneiden, Brennen und SchleifenVor der Durchführung von Schweiß-, Schneid-, Brenn- und Schleifarbeiten ist außerdem vomHOPECKE-Koordinator ein Schweißerlaubnisschein bereitzustellen.(s. Anlage 3.1).Die in Anlage 3.2 bestellten Mitarbeiter sind aufgrund ihrer Ausbildung bzw. Fachkunden zurAusstellung der Schweißerlaubnisscheine für den Geltungsbereich dieser VA autorisiert.Projektbezogen kann auch nach Unterweisung durch die genannten Mitarbeiter (Anlage 3.2)auch der jeweilige Projektverantwortliche von HOPPECKE entsprechende Erlaubnisscheineausstellen. Die projektbezogene Unterweisung des Projektverantwortlichen ist zu dokumentieren.Änderungsindex: 03 Seite 4 von 5

Einsatz von Fremdfirmen HO-VA 07 / 03 / 037. Dokumentationspflichten:Einkauf bzw. Bestellender in der Fachabteilung: Information des Auftragnehmers mit Schreiben „Umwelt und Arbeitsschutz auf unseremWerksgelände“ (Anlage 1.1) Bestätigtes Formular durch den Auftragnehmer „Anforderungen an das Verhaltenvon Fremdfirmen“ (Anlage 1.2)HOPPECKE-Koordinator: Unterweisungsnachweises des Verantwortlichen des Auftragnehmers (Anl. 2.1) Mitarbeiterliste der unterwiesenen Fremdfirmen (Anl. 2.2)Die Archivierung erfolgt jeweils im Original (in den Unterlagen des HOPPECKE-Koordinators) sowie als PDF.Datei im HOPPECKE Netzwerk.Pfad: Ntip01/hopp$cc-produktion/Fremdfirmen/KJxxxx (xxxx: aktuelles Kalenderjahr)Namenskonvention: Firmenname_jjjj_mm_tt.pdf (jjjj: Jahr, mm: Monat, tt_ Tag)Schweißerlaubnisscheine: Original verbleibt beim Auftragnehmer Kopie verbleibt beim Aussteller der Fa. HOPPECKE Projektbezogener Nachweis der Schulung des Projektverantwortlichen: Ablage in denProjektunterlagenAnlagen:1.1 Umwelt- und Arbeitsschutz auf dem Werksgelände …1.2 Anforderungen an das Verhalten von ….2.1 Unterweisungsnachweis für Fremdfirmen2.2 Mitarbeiterliste der unterwiesenen Fremdfirmen3.1 Erlaubnisschein Schweißen3.2 Liste der bestellten Mitarbeiter zur Ausstellung von Schweißerlaubnisscheinen4. Sicherheitsmerkblatt5. Fremdfirmenausweis-Formular5.1 Fremdfirmenausweis-Beispiele6. Fremdfirmenliste6.1 Fremdfirmenliste-Beispiele7. Interne Anmeldung von Fremdfirmen zu Wochenends- und FeiertagsarbeitÄnderungsindex: 03 Seite 5 von 5