Weiter – ohne Chef! - Schaefer Steuerberater

S erie Steuerberater – Partner für den Unternehmer (19)
Steuerberater – Partner für den Unternehmer (19)
Beispiel Sport: Wenn der
Mannschaftsführer
vom Platz muss, zieht ein
anderer Spieler die
Kapitänsbinde über. Und
das Spiel geht weiter.
Notfallplanung
Weiter – ohne Chef!
Wenn der Unternehmer plötzlich ausfällt, muss der Betrieb trotzdem weitergehen. Sonst
droht zum persönlichen Leid die wirtschaftliche Not für Chef, Familie und Mitarbeiter.
Die Augen werden ihr
immer noch feucht, ein
halbes Jahr nach dem Vorfall,
der Petra und Th omas Bestert
von einem Moment auf den
anderen klarmachte: Es kann
auch uns jeden Augenblick
treff en! Damals traf es den
Freund und Nachbarn: Mitte
vierzig, Frau, drei Kinder. Erst
vor kurzem ins neugebaute
Eigenheim eingezogen. Und
plötzlich war dieser Freund
weg. Herzversagen.
„Th eoretisch weiß natürlich
jeder, dass man nie gefeit
ist vor einem Unfall, einem
Herzinfarkt oder sonst einer
Krankheit, die einen „aus den
Schuhen haut“, erzählt Petra
Bestert. „Aber die Sache mit
unserem Nachbarn, die war
auf einmal ganz nahe. Mitten
in unserem Leben passierte
das. Und weder seine Familie
noch wir waren irgendwie
vorbereitet.“
Die Betreiber einer Esso-
Eigentümerstation in Bad
Sachsa im Harz waren nicht
nur geschockt, sie zogen auch
Konsequenzen: Mit ihren
Steuerberaterinnen Annette
und Dr. Kristina Schaefer
trafen sie für ihre Familie und
den Betrieb Vorsorge.
Plötzlich kommt der
Chef abhanden
„Eigeninitiative ist bei diesem
Th ema selten“, weiß Steuerberaterin
Annette Schaefer. Zusammen
mit ihrer Schwester
Fotos: Cris Bouroncle/ddp; Schaefer; Manfred Ruopp
Steuerkanzlei Schaefer, Kassel
Expertinnen mit menschlicher Wärme
Annette und Dr. Kristina Schaefer
Steuerberater, Rechtsanwälte,
Fachanwälte für Steuerrecht
Leuschnerstraße 81
34134 Kassel
Telefon (05 61) 941 87 87
info@schaefer.pro
www.schaefer.pro
Geschäftsführung:
Annette und
Dr. Kristina Schaefer,
beide Steuerberaterin,
Rechtsanwältin und Fachanwältin
für Steuerrecht.
Mitarbeiter:
15, davon 3 im Außendienst –
Dieter Sorek,
Ralf Berggold, Harald Stöhr.
leitet sie die Steuerberatungsgesellschaft
in Kassel, welche
die beiden 2005 von den Eltern
übernommen haben. Die meisten
Mandanten sind Tankstellenbetreiber,
denn schon Hans
und Karla Schaefer hatten sich
in mehr als 40 Berufsjahren
auf diese Branche spezialisiert.
Natürlich wissen die Expertinnen,
wie wichtig eine
Notfallplanung gerade für
Unternehmer ist, und sie raten
den Mandanten entsprechend
Vorsorge zu treff en. Annette
Schaefer: „Aber es ist wohl
Bereits 1967 gründeten Hans
und Karla Schaefer ihre Steuerkanzlei
und konzentrierten
sich auf Mandanten aus der
Tankstellenbranche. Sie waren
damit zugleich einer der ersten
Partner, die das tankstellenspezifi
sche Abrechnungssystem
edtas (früher EKW) einsetzten.
1998 trat Dr. Kristina Schaefer
in das Unternehmen ein, 2001
Annette Schaefer. 2005 erfolgte
der Generationswechsel im
Familienunternehmen an die
Töchter.
Durch die Konzentration auf die
Tankstellenbranche – Pächter,
Eigentümer, A- und B-Gesellschaften
– sowie die langjährig
im Unternehmen tätigen Außen-
Petra und Thomas Bestert haben für den Fall der Fälle vorgesorgt.
allzu menschlich, sich vor
diesem Th ema zu drücken.“
Das Problem ist nur: Wenn es
passiert, geht es nicht nur um
das persönliche Leid, sondern
ziemlich oft und meistens
auch sehr schnell um das
wirtschaft liche Überleben des
Partners, der Familie und des
ganzen Betriebes.
Wie viele Betriebe Jahr für
Jahr unvorhergesehen durch
Unfall, Krankheit oder Tod
ihren Chef verlieren, ist nicht
bekannt. Das Institut für Mittelstandsforschung
(IFM) .
Annette (l.) und Dr. Kristina Schaefer legen Wert auf das „Menschliche“.
dienstler verfügt die Steuerkanzlei
über hohe Fachkompetenz
und intensive Kenntnisse der
Branche und der Belange der Betreiber.
Traditionell wird ein sehr
enges, partnerschaftliches und
Esso Station Bestert in Bad Sachsa (Harz)
Verantwortung für drei Generationen
Die Esso Station von Thomas Bestert in Bad Sachsa.
Esso Station Bestert
Walkenrieder Straße 8
37441 Bad Sachsa
Telefon (05523) 20 16
info@esso-bestert.de
www.esso-bestert.de
Inhaber: Thomas Bestert
Gemeinsam mit seiner Ehefrau
Petra Bestert betreibt der
Kfz-Meister Thomas Bestert
die Eigentümer-Station im
Kurort Bad Sachsa im Südharz.
Übernommen hatte Bestert die
Tankstelle und Kfz-Werkstatt
44 tankstellen markt 1/2.2011 www.tankstellenmarkt.com www.tankstellenmarkt.com tankstellen markt 1/2.2011 45
S erie
persönliches Verhältnis zu den
Tankstellenmandanten gepfl egt.
Das Motto der Steuerkanzlei:
„Neben Zahlen und Fakten
kommt es auf die menschliche
Seite an!“
vor zehn Jahren von seinem
Vater. Das Ehepaar hat zwei
Töchter im Alter von zehn und
14 Jahren.
Ausstattung: Tankstelle mit
allen gängigen Kraftstoff en,
seit 2007 auch Autogas. Shop
mit Bistro-Bereich, SB-Waschanlage,
Kfz-Meisterwerkstatt
mit Sofort-Ölwechsel, Batterie-
und Reifendienst, AU- und
TÜV-Abnahme im Haus.
Öff nungszeiten:
Montag bis Samstag 6/7 Uhr bis
22 Uhr, Sonntag 8 bis 22 Uhr
Mitarbeiterzahl: 9

S erie
Steuerberater – Partner für den Unternehmer (19) Steuerberater – Partner für den Unternehmer (19)
in Bonn schätzt ihre Zahl auf
3.100 Unternehmen mit rund
40.000 davon berührten Arbeitsplätzen
– aber das sind
nur die Betriebe, die als fortbestandswürdig
eingestuft
werden.
Als Kriterium dafür haben
die Wissenschaftler einen Jahresgewinn
von 49.500 Euro
angesetzt. Bei Betrieben, die
weniger erwirtschaften, geht
das lfM davon aus, dass diese
voraussichtlich nicht erfolgreich
fortzuführen sind. Auch
ein großer Teil der Tankstellen
dürfte darunterfallen. Experten
schätzen die Zahl dieser
Betriebe auf jährlich rund
5.000. Insgesamt kommt also
gut 8.000 Betrieben im Laufe
eines Jahres überraschend der
Chef abhanden! Manche sprechen
sogar von über 20.000
Unternehmen, die plötzlich
ohne Chef oder Chefin dastehen.
Nur jeder 20. Betreiber
hat vorgesorgt
Das Problem: Experten gehen
davon aus, dass nur vier bis 15
Prozent aller Mittelständler
für diese Situation vorgesorgt
haben. Das kann verheerende
Folgen haben, wie Dr. Kristina
Schaefer erläutert: „Häufig
lebt der Tankstellenbetreiber
beispielsweise in einer nicht
eingetragenen Lebenspartnerschaft.
Fällt nun der Unternehmer
aus und ist die Partnerin
nicht bevollmächtigt, hat sie
überhaupt nichts zu sagen.
Sie darf noch nicht einmal die
Gehälter und Sozialabgaben
der Angestellten überweisen.
Wenn es ganz dumm läuft, ist
der Betrieb kaputt, bevor der
Unternehmer aus dem Krankenhaus
zurückkommt.“
Wichtig ist daher, dass jeder
Unternehmer klar regelt,
was zu tun ist im Fall der Fälle.
„Ein regelrechter Notfallkoffer
kann das sein, in dem
die wichtigsten Unterlagen
und Passwörter sicher, aber
doch im Notfall für die dazu
Bestimmten zugänglich auf-
Die Außendienstler der Steuerkanzlei Schaefer: Harald Stöhr (v. l.), Dieter
Sorek und Ralf Berggold sind oft bei den Tankstellenmandanten vor Ort.
bewahrt werden“, rät Schaefer
(siehe Checkliste Notfallkoffer).
Und jeder Unternehmer
sollte einen oder mehrere
Vertraute bevollmächtigen,
für ihn zu handeln, wenn er
dies selbst vorübergehend
oder dauerhaft nicht kann.
Allerdings müssen
diese Personen
wirklich
vertrauenswürdig
sein! Eine Vollmacht
gilt nämlich
nur zwischen
Vollmachtgeber
und Vollmachtnehmer
(Innenverhältnis)
in den ausgemachten Situationen.
Gegenüber Dritten
(Außenverhältnis) aber ist sie
ab Ausstellungsdatum gültig.
Streng genommen kann ein
mit Vollmacht ausgestatteter
Mitarbeiter oder Verwandter
also hinterm Rücken des
nichts ahnenden Unternehmers
Schindluder treiben.
Wie wichtig Vollmachten
sind, zeigen diese Beispiele
aus der Beratungspraxis von
Annette und Kristina Schaefer:
Ein Unternehmer wird
nach einem Unfall oder im
Rahmen einer Operation
für mehrere Wochen in ein
künstliches Koma versetzt. Ist
niemand bevollmächtigt und
muss womöglich erst ein Berufsbevollmächtigter
gericht-
Ohne
Bankvollmacht
kann schon
eine Aschewolke
den Betrieb
gefährden!
lich bestellt werden, ist die
Firma in diesen Wochen und
Monaten handlungsunfähig.
Selbst im „normalen“
Alltag unabdingbar ist die
Bankvollmacht, denn schon
ein relativ kurzer Ausfall von
Zahlungen kann einen Be-
trieb gefährden.
Dazu genügt
eine zweiwöchigeLawinensperrung
im Ferienort
oder eine
A s c h e w o l k e ,
welche die Rückkehr
verzögert.
Es empfiehlt sich die Bankbürgschaft
– vor allem, wenn
der Bevollmächtigte auch
Kredite aufnehmen können
soll – direkt mit der Bank zu
verabreden. Sie sichert die
Zahlungsfähigkeit des Unternehmens.
„Vor allem die
Sozialversicherungen müssen
bedient werden“, ermahnt
Annette Schaefer, denn „viele
Insolvenzverfahren werden
von diesen beantragt.“
Vollmacht, bis der
Erbschein da ist
Unverzichtbar ist ebenso die
Vorsorgevollmacht, welche die
betrieblichen Belange regelt.
In der Regel wird sie so ausgestellt,
dass sie über den Tod
hinaus wirksam ist (Postmortale
Vollmacht = Vollmacht
über den Tod hinaus), um die
Zeitspanne zu überbrücken,
bis feststeht, wer Erbe ist und
bis derjenige einen Erbschein
erhält. Soll die Vorsorgevollmacht
auch für Immobilien
gelten, muss sie notariell beglaubigt
sein, weil sonst keine
Eintragungen im Grundbuch
möglich sind. Grundsätzlich
trifft dies auch für Handelsgesellschaften
zu.
Das grundsätzlich erforderliche
„Vorsorgedreieck“
komplettiert die Patientenverfügung:
Sie ist sozusagen
das medizinische Testament,
in dem der zukünftige Patient
festlegt, ob und wie er in
bestimmten Situationen ärztlich
behandelt werden möchte.
Eine Patientenverfügung
sollte unbedingt mit dem Arzt
des Vertrauens abgesprochen
und individuell formuliert
werden, da hier der medizinische
Laie in aller Regel
überfordert ist.
Eltern bestimmen nur
über Minderjährige
Was viele nicht wissen: Eine
gesetzliche Vertretung gibt es
nur bei Eltern für ihre minderjährigen
Kinder. Sind die
Kinder erwachsen, haben die
Eltern – juristisch – nichts
mehr zu sagen. Auch Eheleute
dürfen nicht für ihren
handlungsunfähigen Partner
entscheiden und Kinder nicht
für die Eltern. Gar nicht so selten
ist, dass der Partner einer
nicht eingetragenen Lebensgemeinschaft
nicht einmal die
Krankenunterlagen einsehen
darf; medizinische Entscheidungen
für den Partner darf
er überhaupt nicht treffen.
Streng genommen muss in all
diesen Fällen bei Gericht ein
Betreuer bestellt werden – und
das kann, muss aber nicht der
nächste Angehörige sein.
Tankstellenbetreiber Thomas
Bestert hat seiner Frau
Petra mit Hilfe der Steuerberaterinnen
eine Generalvollmacht
ausgestellt. Diese
umfasst sowohl die privaten
46 tankstellen markt 1/2.2011 www.tankstellenmarkt.com
wie die betrieblichen Belange.
Denn der 44-jährige Kfz-Meister
möchte Frau und Kinder
absichern und seine Eltern,
von denen er die Station auf
Rentenbasis übernommen
hat, weiter versorgen. Petra
wiederum ist auf die Tankstelle
angewiesen, wenigstens bis
die heute zehn- und 14-jährigen
Töchter auf eigenen Füßen
stehen. Petra Bestert: „Ich
will wissen, wie ich abgesichert
bin und wie es rechtlich
steht, wenn Thomas, mir oder
uns beiden, etwas passiert.“
„Keine Familienverhältnisse
und keine Situation ist
identisch mit der nächsten“,
haben die Steuerberaterinnen
Schaefer erkannt. Deshalb
raten sie ab von „Universalvollmachten“
oder Pauschaltestamenten,
wie sie beispielsweise
im Internet angepriesen
werden. „Pauschal lassen sich
die individuellen Fälle nicht
lösen“, sagen die Profis.
Was will ich wirklich?
Mit ihren Mandanten Bestert
führten sie zunächst ein Telefonat,
in dem die Überlegungen
der Eheleute aufgenommen
wurden. Dem folgte die betriebswirtschaftliche
und steuerliche
Bestandsaufnahme,
woraus die Steuerberaterinnen
ein Rohkonzept entwickelten.
In einem gut dreistündigen
Gespräch mit den Besterts
in der Kasseler Steuerkanzlei
folgte dann die intensive Feinabstimmung,
wurden Alternativen
entwickelt und neue
Aspekte eingearbeitet. Auch
wurden die bereits vorhandenen
Vorsorgemaßnahmen
der Familie sinnvoll in das
neue Konstrukt eingewoben,
etwa die Arbeitsunfähigkeitsversicherung
von Thomas
oder die Bankvollmacht für
Petra. Schließlich erarbeiteten
sie ein Testament. „Wichtig ist,
dass wir mit den Mandanten
die Szenarien durchspielen
und herausfinden, was diese
sich wirklich vorstellen und
was sie auf keinen Fall wollen“,
erzählt Annette Schaefer. Vorteilhaft
ist dabei, dass Annette
und Dr. Kristina Schaefer
zugleich Steuerberaterinnen
und Rechtsanwältinnen sind.
So behielten sie die betriebswirtschaftlichen
Dinge im
Blick und brachten die Besterts
sicher über die rechtlichen
Fallstricke von Vollmachten
und Testamenten.
Die Schaefers raten Privatleuten
– erst recht Unternehmern
– dringend dazu,
ein Testament zu machen.
Es löst erteilte Vollmachten
ab und regelt, wie sich der
Verstorbene die Aufteilung
und den Umgang mit seinem
Vermögen nach seinem Tod
vorstellt. Weil es vom Verfasser
jederzeit geändert werden
kann, geht der Unternehmer
damit kein Risiko ein. Damit
das Testament stets auf aktuellem
Stand ist, empfehlen die
Steuerberaterinnen, es regelmäßig
alle fünf Jahre oder bei
Veränderungen im persönlichen
Umfeld zu überprüfen.
Testament regelmäßig
anpassen
Weil Testamente angepasst
werden sollten, empfehlen die
beiden, es nicht beim Notar
zu hinterlegen, denn dort kostet
jede Änderung Gebühren.
Besser sei es, das Testament
von Hand zu schreiben und
gut auffindbar, beispielsweise
beim Steuerberater, zu hinterlegen.
Dann fallen Gebühren
erst an, wenn ein Erbschein
ausgestellt wird und bis dahin
ist es jederzeit änderbar.
„Das Aktualisieren ist sehr
wichtig“, sagt Annette Schaefer
und gibt ein Beispiel: Ein
verheirateter Unternehmer
ohne Kinder, Geschwister
und Eltern starb. Seine Ehefrau
erbte sein Vermögen. Als
auch sie starb, fiel alles ihren
Eltern zu, mit denen der Unternehmer
zeitlebens zerstritten
gewesen war. Ungewollt
erbten die verhassten Schwiegereltern
das ganze Vermögen!
Manfred Ruopp
Checkliste Notfallkoffer
Der Koffer für den Fall der Fälle
S erie
In einen „Notfallkoffer“ gehören sämtliche wichtigen Informationen,
Unterlagen und die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner
für den Fall, dass der Chef ausfällt. Der Koffer sollte
gesichert sein, aber zugänglich für die zur Vertretung des Chefs
vorgesehenen Mitarbeiter oder Verwandten. Über Aufbewahrungsort
und Inhalt sowie Aktualisierungen sollten diese vorsorglich
informiert sein. Laufende Projekte, etwa eine Baumaßnahme,
sollten grundsätzlich dokumentiert und stetig aktualisiert sein; die
wichtigsten Daten hierzu gehören ebenfalls in den Notfallkoffer.
Inhalt:
. . Vollmachten
n Handlungs- und Vorsorgevollmacht, privat/beruflich
n Patientenverfügung
n Bankvollmacht(en)
n Postvollmacht
n Testament
. . Versicherungspolicen
n Lebensversicherungen
n Berufsunfähigkeitsversicherung
. . Zugangsdaten
n Schlüssel für Betriebs- und Privaträume, Zweitschlüssel für
Fahrzeuge etc., Bankschließfächer
n Zugangscodes, Passwörter, PINs und TANs für PC, Telefon etc.
. . Kerninformationen
n Liste aller Personen/Unternehmen jeweils mit Kontaktdaten,
welche über die aktuelle Situation des Betriebes/Unternehmers
umgehend informiert werden müssen (bspw. Steuerberater,
Rechtsanwalt, Hausbank, Mineralölgesellschaft, Lebensversicherung
etc.)
n Detaillierte Beschreibung aller im Betrieb regelmäßig anfallender
Tätigkeiten und wer für diese zuständig ist
n Konkrete Arbeitsplatzbeschreibung für jeden Arbeitsplatz;
vereinbarte Abweichungen
n Vertretungsplan mit Kontaktdaten
n Status der aktuellen Projekte (z.B. Baumaßnahmen)
n Liste der wichtigsten Kunden und Lieferanten
n Liste der bestehenden Bankverbindungen
n Vermögensaufstellung
n aktuelle BWA
n Bilanzen der letzten drei Jahre
n Verträge
- Pachtvertrag; Belieferungsverträge
- Gesellschafterverträge
- Handelsregisterauszüge
- Grundbuchauszüge
- Ehevertrag
- Kreditverträge
- Miet- und Leasingverträge (z.B. Pkw)
- Arbeitsverträge (Mitarbeiter)
n Wichtige mündliche Absprachen/Vereinbarungen – mit wem?,
worüber?
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