Controlling und Berichtswesen mit SAP - Karl Liebstückel

K LWorkshop„Controlling und Berichtswesen mit SAP“30.04.2010Karl Liebstückel

K LÜberblick1. Grundlagen des Controlling2. Kosten im Instandhaltungsauftrag3. Budgetierung4. Informationsgewinnung und –darstellungSeite 2

K LÜberblick1. Grundlagen des Controlling– Betriebswirtschaftliche Grundlagen– Grundbegriffe der SAP-Systeme2. Kosten im Instandhaltungsauftrag3. Budgetierung4. Informationsgewinnung und –darstellung3

K LWas heißt eigentlich Controlling?• Umgangssprachlich:– steuern, lenken, beherrschen– Nicht: kontrollieren• Betriebswirtschaftlich:– Unterstützung der Steuerung der Unternehmungdurch die Bereitstellung von Informationen• Arten von Controlling:– Operatives Controlling– Dispositives Controlling– Strategisches Controlling4

K LDie Controlling-PyramideTop-Management:Unternehmesführung,StrategischErfolgsfaktoren des Unternehmens,strategisch, A-KennzahlenMiddle Management:Bereichs-,Abteilungsleitung,DispositivSteuerung der Geschäftseinheiten undGeschaftsprozesse, B-KennzahlenOperational Management:Teams, GruppenOperativOptimierung, C-Kennzahlen5

K LWas ist die Aufgabe des Technischen Controlling?• Datenbasis bereitstellen für Entscheidungen– Operative Entscheidungen (z.B. Ersatz einer Maschine)– Dispositive Entscheidungen (z.B. Änderung von Geschäftsprozessen)– Strategische Entscheidungen (z.B. Festlegung des Erzeugnisprogramm)• …. Hinsichtlich der Betrachtungsebenen ….– Maßnahmenbezogenes Controlling– Objektbezogenes Controlling– Zeitraumbezogenes Controlling• .… in unterschiedlichen Verdichtungsstufen …– Listen Auswertungen Kennzahlen• …. und in einem unterschiedlichem Turnus …– Täglich Wöchentlich Monatlich Jährlich• …. und mit Hilfe unterschiedlicher Medien– Papier IT-Applikationen Mail/Workflow Portal/Mobil6

K LWas unterscheidetkaufmännisches vom technischen Controlling?Kaufmännisches Controlling– orientiert sich an kaufmännischenOrganisationsstrukturen(z.B. Buchungskreis, Kostenrechnungskreis,Kostenstellen, Profit Center …)– wertet kaufmännischeBuchungsobjekte aus(z.B. Sachkonten, Kostenarten, …)– ermittelt ausschließlichkostenmäßige Werte/KennzahlenTechnisches Controlling– orientiert sich an technischenOrganisationsstrukturen(z.B. Maschine, Arbeitsplatz, Werkzeuge,Material, …)– wertet technischeAbwicklungsobjekte aus(z.B. Aufträge, Schadensmeldungen,Bestellungen, …)– ermittelt technische undkostenmäßige Werte/Kennzahlen7

K LOrganisationsstrukturUnternehmenssicht InstandhaltungMandant001Kostenrechnungskreis1000 2000Buchungskreis10003000Werk100030008

K LOrganisationseinheiten der InstandhaltungBedeutung des WerkesWerkIH-ObjekteStandortwerk IH-Planungswerk1000 10002000zentraleIH-Planung3000 3000dezentraleIH-PlanungIH-Arbeitsplätze9

K LOrganisationseinheiten der KostenrechnungKostenstellenverwendung in der InstandhaltungKostenrechnungskreis1000Kostenstelle4110Kostenstelle4300IH-ObjektIH-Arbeitsplatz10

K LWerksübergreifende InstandhaltungWerk 1200 Werk 1300IH-BedarfIH-BedarfWerkstättenWerk 1000LagerPlanungder IH-BedarfeIH-BedarfWerkstättenMaterial11

K LÜberblick1. Grundlagen des Controlling2. Kosten im Instandhaltungsauftrag– Vergabe von Schätzkosten– Kalkulation der Plan- und Ist-Kosten– Gemeinkostenzuschläge– Auftragsabrechnung3. Budgetierung4. Informationsgewinnung und –darstellung12

K LKosten in den InstandhaltungsprozessenRessourcenneutraleAuftragsplanungRessourcenbezogeneAuftragsplanungAuftragsdurchführungSchätzkostenPlankostenIstkosten13

K LKostenanalyse im IH-Auftragnach Wertkategoriennach KostenartenPlan Istin EigenleistungFremdleistungMagazinentnahmeSonstigesPlan403000 Ersatzteile415000 Fremdmaterial615000 LohnstundenIstAuftragVorgang 10Vorgang 20Vorgang 30. . .14

K LSchätzkosten des InstandhaltungsauftragsRessourcenneutraleAuftragsplanungGesamtschätzung Schätzung auf Basisvon WertkategorienBis zur Freigabe des AuftragesVoraussetzung Customizing Definition einer Kostenschätzversion Definition eines Kostenprofils Definition von Wertkategorien Zuordnung von Kostenarten zu Wertkategorien15

K LBewertung der Auftragsressourcen‚Kalkulationsregeln‘Planungvon RessourcenPlankalkulationEigenbearbeitung-> ArbeitsvorgängeArbeitsplatzLeistungsartArbeitArbeit * TarifVerbrauchvon RessourcenIstkalkulationLagermaterial-> KomponentenMaterialnr.MengeMenge * Preis. . .16

K LBewertung der InstandhaltungsarbeitKalkulationsdaten des IH-ArbeitsplatzesKostenstelle4300Leistungsartenplanung2008IH-ArbeitsplatzLeistungsart1410Kostenstelle Leistungsart Tarif fix Tarif variabel4010 1410 43,60 6,404100 1400 90,20 9,804100 14104300 14104200 140065,10 9,9075,8083,90. . .17

K LKalkulationsvarianteKalkulationsartWozu wird die Kalkulation verwendet?Erzeugniskalkulation / EinzelkalkulationBewertungsvarianteWie werden ‚Ressourcentypen‘ bewertet?Preisfindungsstrategie• Strategiefolge Materialbewertung• Strategiefolge Eigenbearbeitung• Strategiefolge Fremdbearbeitung (Vorgang)18

K LZuschlagskalkulationAuftragGemeinkosten für:- Material- EigenleistungEinzelkosten für:- Material- EigenleistungErmittlungvon Gemeinkostenzuschlägen19

K LErmittlung von PlanzuschlägenAuftrag870986Vorgang0010Arbeitsplatz / LeistungsartKomponenteDG-01Kalkulation• KalkulationsvariantePlan/Ist Kalkulationsschema Ermittlung von Zuschlägen auf Plankosten ist eine integrierteTeilfunktion der Plankalkulation Ermittlung von Zuschlägen auf Ist-Kosten wird gesondert veranlasst20

K LKalkulationsschemaKalkulationschema• besteht ausBasisWas und wie wird bezuschlagt?• Welche Kostenteile werden bezuschlagt?• Welche Kostenarten werden bezuschlagt?Zuschlag• In welcher Höhe wird bezuschlagt?Entlastung• Wie wird entlastet?21

K LAuftragsabrechnung im ÜberblickKostenverursacherCO-/PP-/PM-AuftragProjektLeistende KostenstelleEntlastungVerrechnung LohnEmpfangende KostenstelleBelastungIH-LohnIH-MaterialIH-FremdleistungBelastung mit Ist-Kosteninfolge des RessourcenverbrauchsBelastungInstandhaltungsauftragLohnMaterialFremdleistungAbrechnungabger. Lohnabger. Materialabger. Fremdleistung‚Kostensammler‘Entlastung um Istkosteninfolge der Abrechnung22

K LAuftragsspezifische AbrechnungsvorschriftIH-AuftragAbrechnungsvorschrift• besteht ausAbrechnungsregel(n)gilt für den gesamtenAuftrag• welche Regel für welche Abrechnungsart gültig ist?• auf welchen Empfänger abgerechnet werden soll?• welcher Prozentsatz der Ist-Kosten des Auftragswohin abgerechnet werden soll?• ist ein fester Betrag abzurechnen?23

K LBildung der AbrechnungsvorschriftIH-AuftragInhalt• ohne Vorschlag: manuelle Pflege• mit Vorschlag: aus Standort- undKontierungsdaten des AuftragsZeitpunkt• manuell, solange Auftrag änderbar: optional• bei Auftragsfreigabe: optional oder obligatorisch• bei Auftragsabschluss: obligatorisch24

K LAbrechnungsvorschrift UnteraufträgeReparatur SandfangElektroarbeiten(Unter-)Auftrag900593Auftrag900567• keine besonderen Einstellungen fürUnteraufträge• Kopieren der Aufteilungsregel(n) desHauptauftrags• Kopieren der Aufteilungsregel(n) desübergeordneten Auftrag• Übernahme des Hauptauftrags alsAbrechnungsempfänger• Übernahme des übergeordnetenAuftrags als AbrechnungsempfängerMalerarbeiten(Unter-)Auftrag90061725

K LRelevante Einstellungen1Auftragsabrechnung Zuordnung eines Abrechnungsprofils zur Auftragsart2Zeitpunkt der Bildungeiner Abrechnungsvorschrift Festlegung des Zeitpunktes pro Auftragsart3Abrechnungsvorschrift Unteraufträge Festlegung des Abrechnungsempfängers beiUnteraufträgen26

K LAbrechnungsprofil im DetailAbrechnungsprofilWie und wohin wird abgerechnet?• bestimmt• ob überhaupt und wie abgerechnet wird?• auf welche Empfängertypen abgerechnet werden kann?• welcher Empfängertyp vorgeschlagen werden soll?• schlägt vor• die Zuordnung von Ursprungs- zu AbrechnungskostenartenVerrechnungsschema27

K LÜberblick1. Grundlagen des Controlling2. Kosten im Instandhaltungsauftrag3. Budgetierung– Auftragsbudgetierung– Kostenstellenbudgetierung– PSP-Elemente– IM-Programme– Maintenance Cost Budgeting4. Informationsgewinnung und –darstellung28

K LAuftragsbudgetierungIH-Auftrag 800235Gesamtbudget: 10000Jahr 2009: 2000Jahr 2010: 6000Jahr 2011: 2000Rechnungen29

K LAuftragsbudgetierung• Inhalt:– Einzelne Aufträge• Verfügbarkeitskontrolle:– aktiv• Anwendung:– Große Instandhaltungsmaßnahmen– Daueraufträge• Voraussetzung:– Budgetprofil30

K LKostenstellenbudgetierung• Inhalt:– Planwerte für die Leistungsarten (Transaktion KP26)– Planwerte für Kostenarten (Transaktion KP06)– Planwerte für statistische Kennzahlen (Transaktion KP46)• Verfügbarkeitskontrolle:– Passiv• Anwendung:– Leistende Kostenstelle– Empfangende Kostenstelle• Voraussetzung:– Planerprofile31

K LAbwicklung von IH-ProjektenProjekteProjektdefinitionund -planungIH-AufträgeAuftragsplanungIH-AufträgeAuftragsdurchführung• Festlegungvon Terminen• Übernahmevon Terminenals Ecktermine• ResosurcenbezogeneAuftragsplanung• AuftragsbezogenerRessourcenverbrauchPSP-Element Auftrag Auftrag• Budgetdefinitionund -freigabe• Plankostendes Auftrags• Istkostendes Auftragsaktive Prüfung der Verfügbarkeit von Finanzmitteln32

K LProjektsteuerung in der InstandhaltungPSP/Element1.1.1PSP/ Element1.1. . .• Kontrolle der Plankostenin Bezug zur Projektstruktur• Top-down Budgetierung• MittelüberwachungPM Auftrag 1Vorgang 010Vorgang 020Vorgang 030PM Auftrag 2 PM Auftrag 3Vorgang 010Vorgang 020Vorgang 030Vorgang 010Vorgang 020Vorgang 030• Kostenplanung undkontrollefürEinzelaufträge• Ressourcenplanung• Terminierung33

K LBudgetierung über PSP-Elemente• Inhalt:– Budgets für PSP-Elemente• Verfügbarkeitskontrolle:– Aktiv• Anwendung:– „Echte“ Projekte– Statistische Zwecke (z.B. Technischer Platz)• Voraussetzung:– Zuordnung des Technischen Objektes– Übernahme von Projekten– Budgetprofil– Toleranzgrenzen34

K LInvestmentprogrammeInvestitionsprogrammIMProduktion Verwaltung InstandhaltungPSZuordung zum InvestitionsprogrammInvestitionsprojektTeilprojekt1MaßnahmenanforderungTeilprojekt2IMInvestitionsauftragCOAnlageInstandhaltungsauftragAMEAMEquipmentTechnischerPlatz35

K LBudgetierung über IM• Inhalt:– Budgetierung von Investitionsprogrammen (IM01)– Budgetierung von Programmpositionen (IM11)• Verfügbarkeitskontrolle:– Passiv• Anwendung:– „Echte“ Investitionsmaßnahmen z.B. Baumaßnahmen– Statistische Zwecke• Voraussetzung:– IM-Zuordnungsschlüssel– Übernahme Investitionsprogramme36

K LMaintenance Cost BudgetingGenehmigung desBudgetsManagerKontrolleStrategieBudget Struktur u. DefinitionBudgetVorschlagRetraktionins SAP ECCBudget PlanerPlanbasierteBudgetplanungHistorienbasierteBudgetplanungOperative InstandhaltungEquipmentsSimulierte KostenTechn. PlätzePlan- / IstkostenArbeitspläneWartungspläneAd-Hoc-BudgetplanungExtraktionins SAP BWBWECC37

K LBudgetierung über MCB• Inhalt:– Budgetkategorien vorbeugend, geplant und ungeplant• Verfügbarkeitskontrolle:– Passiv• Anwendung:– Laufende Instandhaltungsmaßnahmen• Voraussetzung:– SAP ECC 5.00, R/3-Plug-in 2004.1_500 und NetWeaver BI-BPS 3.52– Customizing der Budgetplanung im BI-BPS– Berichts- und Budgetierungsgruppen angelegt– Entscheidung Technische Plätze und/oder Equipments38

K LVergleich der BudgetierungsverfahrenBudgetierungüber… Auftrag … Kostenstelle …IM-Positionen…PSP-Elemente… MCBIns ECC integriert Ja Ja Ja Ja NeinEinzelnerAuftragPlanung derKostenstelleInvestitionen,laufendeInstandhaltungAnwendungsgebietInstandhaltungsprojekte,laufendeInstandhaltungAlle InstandhaltungsvorhabenAktive VerfügbarkeitskontrolleFlexibilität desBudgetierungsobjektesJa Nein Nein Ja NeinKeine Keine Bedingt Bedingt FlexibeleinstellbarTop-Down undBottom-UpNein Nein Ja Ja Ja39

K LÜberblick1. Grundlagen des Controlling2. Kosten im Instandhaltungsauftrag3. Budgetierung4. Informationsgewinnung und -darstellung– ABAP List Viewer– Quick Viewer– LIS bzw. PM-IS– SAP Business Warehouse40

K LControllinginstrumente• SAP NetWeaver BIAusfallManagement Informations-SystemeLIS UmsatzControlling CIS FIS PISP1P2P3Kosten Erlöse Kunde• ERP InformationssystemeLogistik(LIS)Controlling (CIS)Finanz(FIS)Personal (PIS)EinkaufInformationssystemeEinkauf• operative SystemeABAP List ViewerQueryQuick ViewerR/3R/3R/2ExterneDatenSystem1 R/3System2 R/3System3 R/241

K LVoreingestellte ListenSelektion Listanzeige Listmanipulation Weiterbearbeitung•Einfach- undMehrfachselektionen•Intervallselektionen•Operatoren•Selektionsvarianten•Feldauswahl anzeigbarer Felder•Einfachsortierung•Mehrfachsortierung•Summenbildung•Zwischensummenbildung•Ampelfunktionalität•Grafikdarstellung•Filterfunktion•Suchfunktion•Anzeigevarianten•Download•Mailversand•Absprung in dasoperative DB-Objekt•Massenbearbeitungder operativen DB-Objekte42

K LWas ist der Quickviewer?• Einfache Möglichkeit, Grundlisten zu generieren• Arbeiten mit vorhandenen Datenmengen• Erstellung von Ad-hoc-Berichten– „Machen Sie mir doch mal eine Liste mit ….“• Eignet sich auch für den gelegentlichen Gebrauch• Quickviews werden benutzerabhängig definiert– Jeder Benutzer legt seine eigenen QuickViews an, die nur fürihn sichtbar sind• Quickviews können in SAP Query überführt werden– und stehen damit anderen Anwendern zur Verfügung• Quickviews generieren komplettes ABAP-Coding• Anbindung an interne (EIS, ABC, ALV) und externeAnwendungen• Kein Transport43

K LQuick Viewer Prinzip44

K LAusgabemöglichkeiten• Ausgabe als• Tabelle• ABAP Liste• ABAP List Viewer• Datei• Sortierung• Grafik• Export• Tabellenkalkulation• Textverarbeitung• ABC-Analyse• Mailfunktionen• ….• Aber: kein Absprung in originäres Objekt45

K LFazit – QuickViewer+ Ad-hoc-Listen ohne Programmierung+ einfacher, schneller Aufbau+ leichte Handhabung+ eine echte, kostengünstige Alternative zu ABAP-Reports eingeschränkte Funktionalität keine Algorithmik keine Verdichtung Kein Berechtigungseinschränkung46

K LWie ist das LIS aufgebaut?AnalyseprogrammAnalyseprogrammStandardanalyseS... S061 S062InformationsstrukturS061/SAPLocPlan......S062/XYZKlasseMfr......FortschreibungsregelnMCVBAKMCVBAPLIS-SchnittstelleAbwicklungWerksauftragEQUIQMEQUIQMAnwendung47

K LInformationsstrukturZeitbezugMerkmaleKennzahlenWerkAuftragsartEquipmentTechnischer PlatzStandortMonatWocheTagKostenAusfälleAnzahl AufträgeDringlichkeitsrateMTBR, MTBF48

K LWelche Funktionen bieten die Auswertungen?Aufriss nachPlanergruppeAufrissnachPeriodePlanungsrelevante AnalysePlanungWerk1000 90 68,000Planungswerk: 1000Planer- Auftrags- Auftragsgruppezahl kosten010 52 26,000020 38 42,000FunktionenABC-AnalyseKlassifizierungSegmentierungPlan/Ist-VergleichSummenkurveKorrelationPlanungswerk: 1000Planergruppe: 010Monat Auftrags- Auftragszahlkosten02.2008 28 14,00003.2008 24 12,00049

K LWas ist ein Frühwarnsystem?InteraktivPeriodischStandardanalysen(=komplette Liste mithervorgehobenenSituationen)SystemgetriebenÜberprüfung des Datenbestandesin periodischenAbständen (z.B. wochentlich)Exceptionanalyse• Filter• nur AusnahmenEreignisgetriebenÜberprüfung des Datenbestandesbei Veränderungeiner SituationWorkflowMailFaxVerteilerliste50

K LUnd wie lautet das Fazit zum LIS? Kostenkennzahlen werdenausführlich über die SAP-Standardanalysen abgebildet underfüllen weitestgehend dieBedürfnisse der Anwender Flexible Gestaltung derAuswertungen Günstigere Performance integrierte Listfunktionen integrierte Informationssysteme Aussagen zum technischen Controllingsind mit dem ausgelieferten Standardnur teilweise abgebildet. Aufwand zur Abbildung derkundenspezifischen Anforderungen Gewöhnungsbedürftiges Handling derAnalysen für den Anwender Anwendungen Modul-bezogen Analysemöglichkeiten sind auf dieModule beschränkt und eindimensional Zusatzaufwand fürAnwendungsbetreuung und Schulung51

K LVergleich LIS vs. BWSAP ERP LIS In SAP ERP integriert Daten nur aus dem SAP ERPSAP Business Warehouse Eigenes System, eigene Installation Import von Daten aus externen Quellen „kostenlos“ Projekt der Fachabteilung Wird nicht mehr weiterentwickelt GUI-Oberfläche Eingeschränkte Funktionalität Starre Struktur Kein Absprung in das originäre Objekt Unternehmensweites Projekt Strategisches BI-Produkt der SAP Oberfläche Excel, Web, Mobil Breite und tiefe Funktionalität Sehr gute Flexibilität(z.B. Applikationsübergreifende Auswertungen) Drill Through69

K LLessons Learned1. Grundlagen des Controlling– Betriebswirtschaftliche Grundlagen– Grundbegriffe der SAP-Systeme2. Kosten im Instandhaltungsauftrag– Vergabe von Schätzkosten– Kalkulation der Plan- und Ist-Kosten– Gemeinkostenzuschläge– Auftragsabrechnung3. Budgetierung– Auftragsbudgetierung– Kostenstellenbudgetierung– PSP-Elemente– IM-Programme– Maintenance Cost Budgeting4. Informationsgewinnung und -darstellung– ABAP List Viewer– Quick Viewer– LIS bzw. PM-IS– SAP NetWeaver BI 70