Bahnreisen OBT Registrierung / Bahncard Prozessbeschreibung

Prozessbeschreibung Fahrkarten / BahnCards
Ab April 2011 wurde die Beschaffung von Fahrkarten der Deutschen Bahn AG sukzessive
von der händischen Bestellung und Abholung durch das Dezernat 2 (D2) auf ein
Online-Verfahren über das Online-Business-Travel (OBT) umgestellt, welches jedem/r
MitarbeiterIn der Hochschule Bremen ermöglicht, Tickets eigenständig zu bestellen.
Dazu gab es diverse Mitarbeiterschreiben der Leitung des D2.
Hinzu kam ab August 2011 für das D2 die Möglichkeit, auch BahnCards für die MitarbeiterInnen
der Hochschule Bremen über das OBT zu bestellen. Ein eigenständiger
Kauf der BahnCard Business ist den MitarbeiterInnen nicht möglich.
Da beide Verfahren mittlerweile abschließend geregelt sind, möchten wir die Gelegenheit
nutzen, diese Verfahren zusammenhängend zu beschreiben.
Erste wichtige Hinweise
- Vor der Bestellung von Fahrkarten muss ein Dienstreiseantrag im D2
vorliegen.
- Buchungen im OBT dürfen nur für Dienstreisen erfolgen; eine private Nutzung
ist untersagt.
- Sofern MitarbeiterInnen nicht die Möglichkeit haben, Fahrkarten über das OBT
zu bestellen, können diese auch an Fahrkartenschaltern der DB unter Angabe
der HSB-Kundennummer 1300317 - zunächst auf eigene Rechnung; Erstattung
im Rahmen der Dienstreiseabrechnung - erworben werden. Über dieses Verfahren
ist auch die Inanspruchnahme des GKT-Rabatts gewährleistet.
- Grundsätzlich können alle Tickets auch an Automaten erworben werden. Eine
vollständige Erstattung der Kosten ist jedoch ausschließlich für VBN-Tickets
möglich, da diese nicht rabattiert werden. In allen anderen Fällen wird davon
ausgegangen, dass diese Tickets auch über das OBT bzw. am Schalter der DB
hätten erworben werden können und es wird bei der Berechnung der Reisekosten
der GKT-Rabatt (z.Zt. 9%) von dem Kaufpreis in Abzug gebracht.
- Sofern Dienstreisende eine firmenkundenrabattierte Fahrkarte mit einer regulären
BahnCard erworben haben, wird von diesen im Zug eine Nachzahlung von
15,00 € pro Strecke erhoben.
- Gemäß BremRKG können grundsätzlich nur Fahrtkosten der 2. Klasse übernommen
werden. Darüber hinaus erstattet die Hochschule Bremen jedoch ausnahmsweise
im Rahmen von Drittmittelprojekten und Sonderprogrammen auch
die Kosten für die 1. Klasse, wenn der Mittelgeber dieses ausdrücklich zulässt.
- Buchungen sind grundsätzlich nur für die eigene Person möglich, allerdings können
Fahrkarten für Mitreisende gleichzeitig mit gebucht werden.
Wegen der Fahrkartenkontrolle (es gibt nur ein Ticket) müssen diese Personen
gemeinsam reisen.
- Bei der Auswahl des Zuges ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
zu beachten. Es wird daher empfohlen, Fahrten rechtzeitig zu planen
und dabei zu prüfen, ob die Inanspruchnahme von Sparpreisen (in der Regel bedeutet
dies eine erhebliche Ersparnis) möglich ist.
- Sparpreise unterliegen der Zugbindung und können nur gegen eine Gebühr von
15,00 € und vor dem ersten Geltungstag storniert werden.
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 1

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Registrierung der MitarbeiterInnen im OBT
Vor der ersten Online-Fahrkartenbestellung müssen sich die MitarbeiterInnen im OBT
registrieren lassen. Dazu ist auf dem HIP-Server ein Datenblatt zur Registrierung eingestellt
(Abb. siehe unten). Dieses ist komplett ausgefüllt per email an das D2
(dezernat2@verw.hs-bremen.de) zu senden.
Das D2 legt ein entsprechendes Nutzerprofil im OBT an. Das OBT sendet den Mitarbeiterinnen
daraufhin per email das Zugangs-Passwort für die Erstanmeldung zu.
Die erste Anmeldung im OBT erfolgt durch die MitarbeiterInnen per Eingabe der email-
Adresse im Feld „MitarbeiterInnen“ und durch Eingabe des vom OBT zugesandten
Passwortes.
Anschließend erfolgt eine Aufforderung, das Passwort zu ändern.
Das Rechenzentrum hat darauf hingewiesen, dass dieses Passwort aus Sicherheitsgründen
keinesfalls mit dem email-Passwort der Hochschule Bremen übereinstimmen
darf.
OBT-NutzerInnen sollten bei der Erstanmeldung ihr angelegtes Profil auf Vollständigkeit
und Richtigkeit überprüfen. Korrekturen können sie selbst vornehmen.
Darüber hinaus müssen MitarbeiterInnen bei der Erstanmeldung in dem Feld „Kreditund
Kundenkarten“ angeben, wie sie sich im Zug als rechtmäßige/r InhaberIn der
Fahrkarte ausweisen möchten (z.B. BahnCard, Kreditkarte, Personalausweis).
Das von den MitarbeiterInnen im System hinterlegte Papier zur Identifizierung für
das Online-Ticket muss zwingend bei der Fahrkartenkontrolle im Zug vorgelegt werden,
sonst wird das Ticket nicht als gültig anerkannt.
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 2

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Bestellung der Fahrkarten
Zugang zum OBT erhalten die MitarbeiterInnen über die Internet-Adresse www.obt.de .
Nach Eingabe des MitarbeiterInnennamens (email-Adresse) und des Passwortes erscheint
folgendes Fenster:
Hier ist der Button „Zug buchen“ zu drücken.
Es erscheint auch ein Button „Zug planen“, der eine ähnliche Funktionalität auslöst,
aber keine Möglichkeit zum Ausdruck des Tickets bietet.
Notizen:
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 3

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Dann erscheint folgende Ansicht:
Hier ist ein Reisegrund zu nennen (z.B. Seminar der HIS, Projektstartgespräch, etc.).
Dies erleichtert dem D2 in Zweifelsfällen die Nachvollziehbarkeit bzw. die Zuordnung
der Reise.
Sofern den MitarbeiterInnen eine Dauerdienstreisegenehmigung erteilt wurde, ist im
Reisegrund auch „Dauerdienstreisegenehmigung“ zu hinterlegen.
Notizen:
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Button „AUSWÄHLEN“ anklicken, dann erscheint das folgende Fenster, in dem die Reisedaten
eingetragen werden können.
Notizen:
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Nach Eingabe der Daten und Drücken des Buttons „Zug suchen“ erscheint folgendes
Fenster:
Hier besteht die Möglichkeit, die Stammkostenstelle (die im Rahmen der Registrierung
als Standard hinterlegt wurde) bei Bedarf (z.B. Finanzierung aus einem Drittmittelvorhaben,
Bonusmitteln, etc.) für diese konkrete Buchung zu überschreiben. Es ist zu beachten,
dass pro Buchungsvorgang lediglich eine Kontierung eingegeben werden kann.
Eine Splittung von Ticket-Kosten erfolgt automatisch durch das D2 auf Grundlage
des Dienstreiseantrags.
Notizen:
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Über den Button „Weiter zum Bahn-Portal“ werden die MitarbeiterInnen auf die Website
der Deutschen Bahn weitergeleitet, auf der die tatsächliche Auswahl des Reisemittels
stattfindet. Siehe unten:
Notizen:
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Nach Auswahl der Verbindung gelangen die MitarbeiterInnen zur Zugauswahl.
Notizen:
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 8

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Im nächsten Schritt können Sitzplatzreservierungen vorgenommen werden.
An dieser Stelle ist es auch möglich, entsprechende Platzreservierungen ohne
gleichzeitige Fahrkartenbuchung vorzunehmen.
Es ist zu beachten, dass bei der Angabe des Zustellweges immer „Online-Ticket zum
Selbstausdrucken“ angegeben wird. Das Entgelt für die Zustellung per Post kann nicht
von der Hochschule übernommen werden.
Sofern Auslandsfahrten gebucht werden, entfällt diese Option und die Tickets werden
immer per Post zugestellt (bitte die Zustelldauer beachten!). Die Zustellkosten werden
in diesen Fällen von der Hochschule Bremen getragen.
Notizen:
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 9

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Im weiteren Verlauf ist die Angabe der Identifizierung für das Online-Ticket notwendig.
Die von den MitarbeiterInnen in ihrem persönlichen Profil hinterlegten Daten werden
automatisch in die folgende Maske übernommen, können jedoch von ihnen für diesen
Fall geändert werden.
Notizen:
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 10

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Im Folgenden werden alle gewählten Daten noch einmal zur Überprüfung angezeigt.
Soweit diese alle richtig sind, kann die Buchung abgeschlossen werden. Das Online-
Ticket wird direkt am Arbeitsplatz ausgedruckt.
Die Bezahlung erfolgt über die Firmen-Kreditkarte der Hochschule Bremen.
Notizen:
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Stornieren von Fahrkarten
Für die Stornierung von Tickets bei nicht angetretenen Dienstreisen (z.B. aus Krankheitsgründen)
sind die MitarbeiterInnen selbst verantwortlich. Stornierungen sind so früh
wie möglich durchzuführen.
Für Stornierungen loggen sich die MitarbeiterInnen im OBT ein und wählen die Reise
mit der zu stornierenden Bahnfahrt aus. Neben dem Reisemittel, das die Onlinebuchung
enthält, auf den Button „stornieren“ drücken. Anschließend gelangen die MitarbeiterInnen
in das Bahnportal, in dem die Zugfahrt direkt storniert werden kann.
Der Storno einer Fahrt zum Normalpreis erfolgt online und ist bis neun Tage nach
dem ersten Geltungstag des Tickets kostenlos. Nach Ablauf dieser Frist fällt eine Gebühr
von 15,00 € an und der Storno muss über ein Erstattungsformular erfolgen (zu finden
im OBT unter der Rubrik „Service“.
Der Storno einer Fahrt zum Sparpreis ist nur vor dem ersten Geltungstag gegen
eine Gebühr von 15,00 € möglich; es muss das Erstattungsformular genutzt werden.
Eine detaillierte Beschreibung für das Buchen von Online-Tickets sowie umfassende
Einträge im FAQ sind unter dem Menüpunkt „Service“ im OBT zu finden.
Bei allen Fragen zu o.g. Verfahren wenden sich die MitarbeiterInnen bitte an Herrn
Schröder im D2 (email: stefan.schroeder@hs-bremen.de) oder einen seiner Vertreter
(Herrn Krause oder Herrn Frerichs).
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 12

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Beschaffung von BahnCards
Als Firmenkunde der Deutschen Bahn AG hat die Hochschule Bremen die Möglichkeit,
die BahnCards Business 25 / 50 (BCB 25 / 50) zu beziehen, über die Tickets zusätzlich
zu den Preisermäßigungen von 25 % bzw. 50 % mit dem Großkundennachlass (zurzeit
9 %) rabattiert werden.
Preise ab 11.12.2011:
BahnCard Business 25: 60,00 €
BahnCard Business 50: 280,00 €
Die Gültigkeit der BahnCards Business beträgt ein Jahr; eine Kündigung ist nicht notwendig.
Rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit ist von den MitarbeiterInnen zu prüfen, ob sich
eine neue BCB amortisiert und die BCB ist ggf. neu wie unten beschrieben zu beantragen.
Beantragung einer BahnCard Business
BahnCards Business werden ausschließlich vom D2 bei der DB bestellt.
Folgende Antragsformulare werden den MitarbeiterInnen auf Nachfrage von Herrn
Schröder (stefan.schroeder@hs-bremen.de) oder einem seiner Vertreter zugesandt:
- Antrag BahnCard Business incl. Zusatzformular „Finanzierung“,
- bei BC 50: Rückzahlungserklärung
- Umtausch BahnCard in BahnCard Business
Die komplett ausgefüllten Formulare müssen dem D2 wieder zugeleitet werden. Dort
wird der Antrag weiter bearbeitet und der DB zugesandt. Das D2 erhält online eine vorläufige
BahnCard Business zugesandt, die kurzfristig an den/die AntragstellerIn weitergeleitet
wird (im Regelfall per email).
Die AntragstellerInnen sollten die auf der vorläufigen BC ausgewiesenen Daten noch
einmal überprüfen und diese dann unterschreiben.
Die Original-BahnCard Business wird dem/der AntragstellerIn direkt von der DB an ihre
Hochschuladresse gesandt (dies dauert ca. zehn Tage).
Finanzierung
BahnCard Business 25
Die Kosten für diese BahnCard werden grundsätzlich von der Hochschule Bremen getragen.
Voraussetzung für die Finanzierung durch die HSB ist allerdings das Vorliegen
mindestens eines Dienstreiseantrags (Dienstreiseantrag und Antrag auf Ausstellung
einer BahnCard Business 25 können gleichzeitig erfolgen).
Die Kosten für eine reguläre BahnCard 25 werden nicht von der HSB erstattet.
BahnCard Business 50
Die Kosten für diese BahnCard werden zunächst von der Hochschule Bremen getragen.
Allerdings erfolgt durch das D2 nach Ablauf der Gültigkeitsdauer eine Vergleichsberechnung
(Normalpreis abzgl. Großkundenrabatt gegen Preis mit BC Business 50
abzgl. Großkundenrabatt). Sofern die Ersparnis unter dem Anschaffungspreis der BCB
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 13

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50 (zurzeit 280,00 €) liegt, sind die MitarbeiterInnen verpflichtet, diesen von der Hochschule
Bremen vorverauslagten Betrag abzgl. des Preises für eine BCB 25 (zurzeit
60,00 €) zurück zu zahlen (eine diesbezügliche unterschriebene Verpflichtungserklärung
wird von den MitarbeiterInnen bei Beantragung von BCB 50 vom D2 verlangt).
In Einzelfällen rechnet sich möglicherweise die Nutzung einer regulären BC 50, da
der Anschaffungspreis um ca. 50,00 € unter dem der BCB 50 liegt. Diese wird ebenfalls
nach Amortisation vom D2 erstattet. Die Anschaffung muss jedoch zunächst auf Kosten
des/der NutzerIn erfolgen; zur Erstattung ist eine Vergleichsberechnung einzureichen.
In der Anlage angeführt ist eine Übersicht der zurzeit benutzbaren BahnCards und deren
Konditionen beigefügt.
Notizen:
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 14

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BahnCard Business im Vergleich zur regulären BahnCard
Wie hoch ist der Rabatt?
Gilt zusätzlich der Großkundenrabatt
Land Bremen
(9%)?
Wird ein Foto benötigt?
Wie lang ist die Laufzeit? 1 Jahr (Vertrag läut
automatisch aus)
Ist die private Nutzung zulässig?
Ist die Beschaffung einer
Partner-BC möglich?
Können die Vorteile von
„bahn.bonus“ /
„bahn.bonus/comfort“ genutzt
werden?
Was kosten die BC
(2.Klasse)?
Wie wird die Karte beschafft?
BahnCard 25
Reguläre
BahnCard 50
Business
BahnCard 50
Business
25% 50% 50%
ja nein ja
Nein Ja Nein
1 Jahr (automatische
Verlängerung, sofern
nicht 6 Wochen vor
Laufzeitende gekündigt
wird)
1 Jahr (Vertrag läut
automatisch aus)
Ja Ja Ja
Nein Ja Nein
Ja (Übertrag von regulärer
BC möglich)
Ja Ja (Übertrag von regulärer
BC möglich)
60,00 € 230,00 € 280,00 €
Über das Dezernat 2
auf Rechnung der
Hochschule
Wie wird die BC finanziert? Bestellung und Bezahlung
durch die HSB;
Voraussetzung ist das
Vorliegen mindestens
eines Dienstreiseantrags
Auf Namen und Rechnung
durch jede/n
Dienstreisende/n
selbst
Erstattung des Kaufpreises
an die Dienstreisenden
auf Antrag
bei nachgewiesener
Amortisation des
Kaufpreise nach Ablauf
der jeweiligen
Laufzeit
Über das Dezernat 2
auf Rechnung der
Hochschule
Bestellung und Bezahlung
auf Antrag durch
die Hochschule, sofern
von einer vollständigen
Amortisation auszugehen
ist*
* Es besteht eine (ggf. teilweise) Rückzahlungsverpflichtung, sofern sich am Laufzeitende herausstellt,
dass sich der Kaufpreis nicht amortisiert hat.
Erstellt von Schröder/Frerichs 12.12.2011 Seite 15