Mandanten-Information: Buch- und Belegnachweise für steuerfreie ...

In Einzelfällen mag es kritisch sein, was unter derhandelsüblichen Bezeichnung zu verstehen ist.Grundsätzlich ist jede im Geschäftsverkehr allgemeinverwendete Bezeichnung handelsüblich(z.B. Aluminiumrohr, Armbanduhr, Tastatur).Sammelbezeichnungen sind zulässig, wenn deranzuwendende Steuersatz ersichtlich wird (z.B.Büromöbel, Tageszeitung, Baubeschläge). BranchenspezifischeSammelbegriffe (z.B. Pkw-Ersatzteile, Chemikalien, Lebensmittel) werdennicht als handelsüblich anerkannt. Im Regelfallwird aber über die Aufzeichnung einer Lieferscheinnummer,eines Angebots oder einer Auftragsnummerauch die handelsübliche Bezeichnungder gelieferten Ware zu erkennen sein. Der Tag der Lieferung ist der Tag, an dem derTransport beginnt. Aufgrund der Unsicherheit bezüglich der Nachweisvorschriftenvor allem in Abholfällen geheneinige Unternehmen dazu über, ihren Kunden beider Abholung die Umsatzsteuer in Rechnung zustellen und erst bei Vorlage des Verbringungsnachweiseszu erstatten. Bucht man diesen Umsatzals steuerpflichtig, besteht allerdings das Risiko,dass er nicht mehr als steuerfrei akzeptiertwird, weil der Buchnachweis nicht erbracht ist.Wird der Umsatz nicht von Anfang an auf demKonto der steuerfreien Lieferungen gebucht, kannein Prüfer nämlich nicht mehr „eindeutig undleicht nachprüfbar“ feststellen, ob es sich um einesteuerfreie Lieferung gehandelt hat.Hinweis: Berechnen Sie Ihrem Kunden zur Sicherheiterst einmal die Umsatzsteuer, sollten Sieden Steuerbetrag nicht separat ausweisen. Stattdessensollten Sie den Nettopreis um diesen Betragerhöhen und den Umsatz als steuerfreie innergemeinschaftlicheLieferung buchen. Alternativkönnen Sie den Umsatzsteuerbetrag - ohne denBegriff „Umsatzsteuer“ zu verwenden - als Sicherheitoder Ähnliches bezeichnen.4 Die BelegnachweiseDen Nachweis, dass die Voraussetzungen der Steuerbefreiungvorliegen, müssen Sie zudem mit folgendenBelegen führen: durch das Doppel der Rechnung in Ihrer Buchführungund durch eine Gelangensbestätigung oder je nach Art des Transports durch den jeweils passendenAlternativnachweis.Hinweis: Da die Nachweisvorschriften von deneinzelnen EU-Mitgliedstaaten in Eigenregie festgelegtwerden, sind die deutschen Vorschriften- insbesondere das Erfordernis, eine Gelangensbestätigungauszustellen - Ihren Kunden in anderenEU-Staaten nicht unbedingt bekannt.4.1 Die GelangensbestätigungNach den Vorschriften der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnunghaben Sie als Verkäufer anhandvon Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar nachzuweisen,dass Sie oder der Abnehmer den Gegenstandder Lieferung ins übrige Gemeinschaftsgebietbefördert oder versendet haben. Neben dem Doppelder Rechnung, das als Nachweis keine Schwierigkeitenbereiten dürfte, verlangt der Verordnungsgeberals erste von mehreren Varianten die Vorlage einerGelangensbestätigung. Diese Art des Nachweises giltals „eindeutig und leicht nachprüfbar“ (gesetzlicheFiktion).Hinweis: Für die darüber hinaus zulässigen Alternativnachweisegilt diese gesetzliche Fiktionnicht. Dies stärkt die Bedeutung der Gelangensbestätigungim Verhältnis zu den Alternativnachweisenerheblich.4.1.1 Der InhaltMit der Gelangensbestätigung bestätigt Ihr Kunde ineinem anderen EU-Staat, dass die gelieferte Ware in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort im anderen EU-Mitgliedstaatangekommen, dass sie also dorthin „gelangt“ ist.Damit die Bestätigung als eindeutig und leicht nachprüfbargilt, muss sie die folgenden Angaben vollständigenthalten:1. Name und Anschrift des Abnehmers2. Menge und handelsübliche Bezeichnung dergelieferten Gegenstände (bei bestimmten Fahrzeugenauch die Fahrzeug-IdNr.)3. Ort und Monat des Endes der Beförderung imübrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn der Abnehmerden Gegenstand mit eigenem Fahrzeug transportiert(befördert); in allen anderen Fällen Ortund Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigenGemeinschaftsgebiet4. Ausstellungsdatum der Bestätigung5. Unterschrift des Abnehmers oder eines vonihm zur Abnahme Beauftragten; bei einerelektronischen Übermittlung ist die Unterschriftnicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass dieÜbermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmersoder des Beauftragten begonnen hatIn der Regel handelt es sich bei dem Abnehmer umden Kunden des Verkäufers, also um das Unternehmen,das zivilrechtlicher Empfänger der Lieferung istund den Kaufpreis entrichten muss. Dieses Unternehmenmuss aber nicht zwangsläufig auch derRechnungsempfänger sein. Gerade bei Konzernenkommt es vor, dass die Rechnung nicht an das Unternehmengeschickt wird, das den Auftrag erteilt hat,sondern an einen zentralen Rechnungsregulierer. Insolchen Fällen muss also der tatsächliche Abnehmerund nicht der Rechnungsempfänger die Gelangensbestätigungerteilen. Beim Transport zu einem selbständigenLagerhalter ist nicht der tatsächliche Warenempfängerder Abnehmer, sondern der Kunde.Somit müssen auch in diesen Fällen Name und Anschriftdes Kunden in der Gelangensbestätigung genanntwerden.4