Mandanten-Information: Buch- und Belegnachweise für steuerfreie ...

Laubengaier∙SteuerberaterMarc Oliver LaubengaierSteuerberater ∙ Dipl. BW (FH)Maierstraße 5b70567 StuttgartFon (0711) 94 54 28 80Fax (0711) 94 54 28 90kanzlei@laubengaier.dewww.laubengaier.deMandanten-Information:Buch- und Belegnachweise fürsteuerfreie innergemeinschaftliche LieferungenSehr geehrte Mandantin,sehr geehrter Mandant,die Umsatzbesteuerung des grenzüberschreitendenWarenverkehrs hat sich zu einer hochkompliziertenMaterie entwickelt - insbesondere mit der Einführungdes EU-Binnenmarkts, der eigentlich den freien Verkehrvon Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapitalhätte gewährleisten sollen. Stattdessen ist dieAbwicklung von Lieferungen und sonstigen Leistungenmit Geschäftspartnern in EU-Staaten aus umsatzsteuerlicherSicht oft aufwendiger und komplizierterals mit Unternehmern außerhalb der EU!Verkaufen Sie als deutscher Unternehmer beispielsweiseeine Lkw-Ladung Aluminiumbleche vonDeutschland nach Spanien, ist diese Lieferunggrundsätzlich von der deutschen Umsatzsteuer befreit.Das gilt allerdings nur dann, wenn der Empfängerebenfalls Unternehmer ist und die Bleche für seinUnternehmen gekauft hat. Zudem müssen Sie gegenüberdem Fiskus nachweisen können, dass die gelieferteWare auch tatsächlich aus Deutschland nachSpanien „gelangt“ ist, um sich die Umsatzsteuerbefreiungzu sichern. Insbesondere auf die formaleINHALTSVERZEICHNIS1. BEGRIFFSKLÄRUNG .......................................... 22. NACHWEISPFLICHTEN ....................................... 33. DER BUCHNACHWEIS ....................................... 34. DIE BELEGNACHWEISE ..................................... 45. PRAKTISCHE UMSETZUNG ................................. 8MUSTERSCHREIBEN ............................................. 11Richtigkeit der für eine solche „steuerfreie innergemeinschaftlicheLieferung“ erforderlichenNachweise sollten Sie als Exporteur also größtenWert legen. Denn formale Fehler in den Belegenkönnen - etwa anlässlich einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung - zur Nichtanerkennung der Steuerfreiheitund damit zur erstmaligen Anforderungvon Umsatzsteuer durch Ihr Finanzamt führen.Sind zu diesem Zeitpunkt nicht mehr alle involviertenUnternehmen vorhanden, können die Rechnungennicht mehr korrigiert werden und die Nachforderungstellt sich möglicherweise gerade bei Ihnen alsKosten dar. Wurden die Umsätze regelmäßig unzutreffendbehandelt, können sogar Nachforderungen ineiner Höhe entstehen, die an die Substanz Ihres Unternehmensgehen. Außerdem fallen für den Zeitraum,in dem keine Umsatzsteuer entrichtet wurde,6 % Zinsen an, die sich auf jeden Fall in voller Höheals Kosten niederschlagen.Um Ihnen einen Überblick über die vielfältigen gesetzlichenAnforderungen und Nachweismöglichkeitenzu geben und um Sie bei der Integration deroft doch sehr theoretischen Regelungen in Ihren täglichenArbeitsprozesse zu unterstützen, haben wirdiese Mandanten-Information zusammengestellt. Darinwidmen wir uns Verkäufen, bei denen die Warevon Deutschland aus an einen Kunden in einem anderenEU-Mitgliedstaat transportiert wird, wobei derKäufer ebenfalls Unternehmer ist. Diese Verkäufesind zwar „steuerbar“, unterliegen also dem deutschenUmsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung; sie sind aber auch „steuerfrei“,sofern die Grundvoraussetzungen für dieSteuerfreiheit nachweislich (!) erfüllt sind.

Für die Ausgestaltung der Nachweisvorschriften sinddie einzelnen EU-Staaten zuständig. Hierzulande geltenab dem 01.10.2013 neue Vorschriften. (Bis dahinkönnen Sie den Nachweis auch mit Hilfe der Dokumenteführen, die bis zum 31.12.2011 vorgesehenwaren.) Neu ist vor allem die von der Art desTransports unabhängige „Gelangensbestätigung“.Mit diesem Dokument bestätigt Ihr Kunde, dass erIhre Ware in einem bestimmten Monat an einem bestimmtenOrt in einem anderen EU-Mitgliedstaat erhaltenhat oder dass er - sofern er die Ware mit eigenemFahrzeug abgeholt hat - die Beförderung in einembestimmten Monat an einem bestimmten Ort ineinem anderen EU-Staat beendet hat.Neben der Gelangensbestätigung sind weitere, vonder jeweiligen Transportart abhängige Alternativnachweisezulässig. Die wichtigsten stellen wirIhnen auf den nächsten Seiten vor. Wegen der Übersichtlichkeitgehen wir dabei ausschließlich auf dieNachweispflichten für reine Warenlieferungen in andereEU-Staaten ein. Spezielle Sachverhalte und Verfahren,wie zum Beispiel Be- und Verarbeitungsfälle,werden bewusst ausgeklammert.1 Begriffsklärung1.1 Lieferung oder sonstige LeistungIm Umsatzsteuerrecht hat der Begriff „Lieferung“nichts mit dem Versand einer Ware zu tun. Lieferungbedeutet vielmehr das Verschaffen der Verfügungsmachtüber einen Gegenstand. Eine „Lieferung gegenEntgelt“ entspricht damit im Wesentlichen dem Verkaufeines Gegenstands.„Sonstige Leistungen“ sind Leistungen, die keineLieferungen sind, etwa Lohnveredelungen (wie Reparaturenund sonstige Bearbeitungen von Gegenständen)oder Vermietungen. In dieser Mandanten-Information geht es nur um Lieferungen.1.2 Export in die EU oder ein DrittlandBeim Warenexport wird umsatzsteuerlich zwischen„Drittlandsausfuhren“ und „innergemeinschaftlichenLieferungen“ unterschieden. Eine von der Umsatzsteuerbefreite Ausfuhrlieferung liegt vor, wenn dergelieferte Gegenstand bzw. die gelieferte Ware insDrittland gelangt. Der Begriff Drittland umfasst dabeialle Staaten außerhalb der EU.Dagegen liegt eine innergemeinschaftliche Lieferungin der Regel dann vor, wenn die Ware vonDeutschland aus in einen anderen Mitgliedstaat derEU gelangt. Deshalb spricht man hier auch von „EU-Exporten“. Um die Nachweise, die Sie als Unternehmerfür die Umsatzsteuerbefreiung Ihrer EU-Exporte vorlegen müssen, wird es auf den folgendenSeiten gehen. (Für Drittlandsausfuhren gelten abweichendeNachweiserfordernisse.)1.3 Der Ort der LieferungUm feststellen zu können, wo eine Lieferung als ausgeführtgilt, muss der „Ort der Lieferung“ bestimmtwerden. Nur dort ist die Lieferung steuerbar.Den Ort der Lieferung definiert der deutsche Gesetzgeberganz zweckorientiert: Will er, dass steuerlicheVerpflichtungen in Deutschland entstehen, definierter ihn als in Deutschland belegen. Will er das nicht,wird der Ort der Lieferung als ausländisch festgelegt.Für Lieferungen innerhalb der EU sind die Regelnüber den Ort der Lieferung in der sogenanntenMehrwertsteuersystemrichtlinie harmonisiert.Wird ein Gegenstand nicht bewegt, ist der Ort derLieferung derjenige Ort, an dem die Verfügungsmachtverschafft wird. Wird ein Gegenstand bewegt,befindet sich dieser Ort grundsätzlich dort, wo dieWarenbewegung beginnt.Wie bei einer inländischen Lieferung befindet sichder umsatzsteuerliche Ort der Lieferung auch beieinem EU-Export dort, wo die Beförderung beginnt.Die Lieferung eines Gegenstands durch einenUnternehmer von Deutschland ins EU-Ausland ist alsoin Deutschland steuerbar.1.4 Steuerpflichtiger oder steuerfreierUmsatzEin steuerbarer Umsatz ist dann „steuerfrei“, wenndas Umsatzsteuerrecht eine Steuerfreiheit vorsiehtund die Voraussetzungen für diese vorliegen. MöglicheBeispiele sind die Ausfuhrlieferung, die innergemeinschaftliche Lieferung und die sogenannte Einfuhranschlusslieferung, bei derein Gegenstand eingeführt und unmittelbar danachzur Ausführung einer innergemeinschaftlichenLieferung verwendet wird; in diesem Fall istkeine Einfuhrumsatzsteuer zu entrichten.Ist ein steuerbarer Umsatz nicht steuerfrei, ist er„steuerpflichtig“.1.5 Die steuerfreieinnergemeinschaftliche LieferungFür die innergemeinschaftliche Lieferung sieht dasUmsatzsteuergesetz eine Steuerbefreiung vor, dievon der Erfüllung folgender Voraussetzungen abhängt: Die Ware gelangt von einem EU-Mitgliedstaat ineinen anderen EU-Mitgliedstaat; sie überschreitetalso eine EU-Grenze. Der Empfänger ist Unternehmer und erwirbtdie Ware für sein Unternehmen. (Ausnahme:Bei einem neuen Fahrzeug kann auch jeder andereAbnehmer - insbesondere ein privater Endverbraucher- der Erwerber der Ware sein.) Der Erwerb der Ware unterliegt im Bestimmungslandder Erwerbsbesteuerung. Das bedeutetnicht, dass der Warenerwerb durch denEmpfänger auch tatsächlich versteuert wird.Vielmehr muss der Erwerber nur verpflichtet sein,die Ware zu versteuern, was - sofern der Abnehmerein Unternehmer ist - in der Regel zutrifft.(Dass es sich um einen Unternehmer handelt,wird durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer(USt-IdNr.) des Kunden nachgewiesen.)2

Beispiel: Ein Unternehmer aus Dortmund liefertWare an einen Unternehmer in den Niederlanden.Der niederländische Unternehmer holt die Wareselbst in Dortmund ab; sie gelangt in die Niederlandenach Venlo an den Unternehmenssitz desniederländischen Unternehmers.Entscheidend für die Steuerbefreiung sind dieWarenbewegung in die Niederlande und die Unternehmereigenschaftdes Abnehmers. Hier liegenalso die Grundvoraussetzungen für eine Steuerfreiheitvor.Da diese Regelung die innergemeinschaftliche Lieferungsteuerfrei stellt, gelten strenge Maßstäbe für denNachweis dieser Voraussetzungen: Mit dem Buchunddem Belegnachweis kommen Sie als UnternehmerIhren Nachweispflichten nach.1.6 Beförderung oder VersendungAbgesehen von der Gelangensbestätigung (dem sicherstenBelegnachweis), die für alle Transportartengilt, richten sich die Vorschriften für die Alternativnachweisenach der Art des Transports. Unterschiedenwird einerseits zwischen der „Beförderung“, bei der der Transport mit eigenemFahrzeug des Verkäufers oder des Käufersstattfindet, und der „Versendung“, bei der der Transport durcheinen selbständigen Dritten, etwa einen Spediteur,Kurier oder die Post erledigt wird,sowie andererseits danach, ob der Verkäufer oder derKäufer den Transport organisiert.2 NachweispflichtenSelbst wenn die nationalen Gesetze Buch- und Belegnachweiseals sogenannte Muss-Vorschriften festlegen,darf die Steuerbefreiung nicht allein deshalbversagt werden, weil die Nachweise nicht in der gefordertenForm erbracht werden können. Der EuropäischeGerichtshof hat mehrfach bestätigt, dass wederdas Fehlen eines Belegnachweises noch einer USt-IdNr. zur Steuerpflicht führen muss. Maßgebend fürdie Frage, ob ein Umsatz steuerfrei ist oder nicht, istdas Vorliegen der Grundvoraussetzungen für dieSteuerbefreiung. Formelle Erfordernisse können denAnspruch auf Steuerfreiheit nicht in Frage stellen, soferndie materiellen Voraussetzungen erfüllt sind.Hinweis: Um Schwierigkeiten und aufwendigeRechtsstreite zu vermeiden, empfiehlt es sich allerdings,sich an die deutschen Vorschriften zuhalten.3 Der BuchnachweisDer Buchnachweis ist ein Nachweis durch Bücherund Aufzeichnungen in Verbindung mit Belegen.Durch Referenzen werden diese Belege Bestandteilder Buchführung und damit des Buchnachweises. DieBücher und Aufzeichnungen sowie die Belege bildendabei eine Einheit.Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sieals Unternehmer die Voraussetzungen der Steuerbefreiungeindeutig und leicht nachprüfbarbuchmäßig nachweisen, indem Sie einschließlichUSt-IdNr. des Abnehmers Folgendes in Ihrer Buchführungaufzeichnen:1. Name und Anschrift des Abnehmers2. im Fall des Einzelhandels oder einer für den Einzelhandelgebräuchlichen Art und Weise: Nameund Anschrift des Beauftragten des Abnehmers3. Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers4. Menge und handelsübliche Bezeichnung dergelieferten Gegenstände (ggf. Fahrzeug-IdNr.)5. Tag der Lieferung6. vereinbartes bzw. vereinnahmtes Entgelt undTag der Vereinnahmung7. bei einer Be- oder Verarbeitung vor der innergemeinschaftlichenLieferung: Art und Umfangder Be- oder Verarbeitung8. Beförderung oder Versendung ins übrige Gemeinschaftsgebiet(EU-Ausland)9. Bestimmungsort im übrigen GemeinschaftsgebietSonderregelungen, auf die hier aber nicht näher eingegangenwerden soll, bestehen für das einer Lieferunggleichgestellte Verbringen (z.B. Verbringen vonWare auf ein eigenes Auslieferungslager in einemanderen EU-Mitgliedstaat) und für die Lieferungneuer Fahrzeuge an private Abnehmer ohne USt-IdNr.Nutzen Sie ein zertifiziertes Buchhaltungssystem,dürften in der Regel keine Probleme mit dem Buchnachweisentstehen. Folgende Punkte sollten Siedennoch beachten: Die USt-IdNr. wird im Regelfall in den Stammdatendes Kunden vermerkt. Wichtig ist es, späternachweisen zu können, dass sie zum Zeitpunktder Lieferung auch gültig und dem Abnehmer zugeordnetwar. Dies kann nur durch eine qualifizierteAbfrage beim Bundeszentralamt für Steuernsichergestellt werden (www.bzst.de SteuernInternational USt-Identifikationsnummer Bestätigung).Viele Unternehmen sind aus Sicherheitsgründendazu übergegangen, die Richtigkeit der USt-IdNr.bei jedem Umsatz im Online-Verfahren über einesogenannte XML-RPC-Schnittstelle zu überprüfen(http://evatr.bff-online.de/eVatR/xmlrpc). Dabeikönnen Sie zwischen einer einfachen und einerqualifizierten Bestätigungsanfrage wählen.Sie sollten auf jeden Fall die qualifizierte Variantewählen und sich eine amtliche Bestätigungsmitteilungübersenden lassen. Da der Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmersaufzuzeichnen ist, sollten die Stammdateneinen Hinweis enthalten, ob es sich bei einemKunden beispielsweise um einen Produktionsbetrieb,Großhändler, Importeur oder ein Einzelhandelsunternehmenhandelt.3

In Einzelfällen mag es kritisch sein, was unter derhandelsüblichen Bezeichnung zu verstehen ist.Grundsätzlich ist jede im Geschäftsverkehr allgemeinverwendete Bezeichnung handelsüblich(z.B. Aluminiumrohr, Armbanduhr, Tastatur).Sammelbezeichnungen sind zulässig, wenn deranzuwendende Steuersatz ersichtlich wird (z.B.Büromöbel, Tageszeitung, Baubeschläge). BranchenspezifischeSammelbegriffe (z.B. Pkw-Ersatzteile, Chemikalien, Lebensmittel) werdennicht als handelsüblich anerkannt. Im Regelfallwird aber über die Aufzeichnung einer Lieferscheinnummer,eines Angebots oder einer Auftragsnummerauch die handelsübliche Bezeichnungder gelieferten Ware zu erkennen sein. Der Tag der Lieferung ist der Tag, an dem derTransport beginnt. Aufgrund der Unsicherheit bezüglich der Nachweisvorschriftenvor allem in Abholfällen geheneinige Unternehmen dazu über, ihren Kunden beider Abholung die Umsatzsteuer in Rechnung zustellen und erst bei Vorlage des Verbringungsnachweiseszu erstatten. Bucht man diesen Umsatzals steuerpflichtig, besteht allerdings das Risiko,dass er nicht mehr als steuerfrei akzeptiertwird, weil der Buchnachweis nicht erbracht ist.Wird der Umsatz nicht von Anfang an auf demKonto der steuerfreien Lieferungen gebucht, kannein Prüfer nämlich nicht mehr „eindeutig undleicht nachprüfbar“ feststellen, ob es sich um einesteuerfreie Lieferung gehandelt hat.Hinweis: Berechnen Sie Ihrem Kunden zur Sicherheiterst einmal die Umsatzsteuer, sollten Sieden Steuerbetrag nicht separat ausweisen. Stattdessensollten Sie den Nettopreis um diesen Betragerhöhen und den Umsatz als steuerfreie innergemeinschaftlicheLieferung buchen. Alternativkönnen Sie den Umsatzsteuerbetrag - ohne denBegriff „Umsatzsteuer“ zu verwenden - als Sicherheitoder Ähnliches bezeichnen.4 Die BelegnachweiseDen Nachweis, dass die Voraussetzungen der Steuerbefreiungvorliegen, müssen Sie zudem mit folgendenBelegen führen: durch das Doppel der Rechnung in Ihrer Buchführungund durch eine Gelangensbestätigung oder je nach Art des Transports durch den jeweils passendenAlternativnachweis.Hinweis: Da die Nachweisvorschriften von deneinzelnen EU-Mitgliedstaaten in Eigenregie festgelegtwerden, sind die deutschen Vorschriften- insbesondere das Erfordernis, eine Gelangensbestätigungauszustellen - Ihren Kunden in anderenEU-Staaten nicht unbedingt bekannt.4.1 Die GelangensbestätigungNach den Vorschriften der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnunghaben Sie als Verkäufer anhandvon Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar nachzuweisen,dass Sie oder der Abnehmer den Gegenstandder Lieferung ins übrige Gemeinschaftsgebietbefördert oder versendet haben. Neben dem Doppelder Rechnung, das als Nachweis keine Schwierigkeitenbereiten dürfte, verlangt der Verordnungsgeberals erste von mehreren Varianten die Vorlage einerGelangensbestätigung. Diese Art des Nachweises giltals „eindeutig und leicht nachprüfbar“ (gesetzlicheFiktion).Hinweis: Für die darüber hinaus zulässigen Alternativnachweisegilt diese gesetzliche Fiktionnicht. Dies stärkt die Bedeutung der Gelangensbestätigungim Verhältnis zu den Alternativnachweisenerheblich.4.1.1 Der InhaltMit der Gelangensbestätigung bestätigt Ihr Kunde ineinem anderen EU-Staat, dass die gelieferte Ware in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort im anderen EU-Mitgliedstaatangekommen, dass sie also dorthin „gelangt“ ist.Damit die Bestätigung als eindeutig und leicht nachprüfbargilt, muss sie die folgenden Angaben vollständigenthalten:1. Name und Anschrift des Abnehmers2. Menge und handelsübliche Bezeichnung dergelieferten Gegenstände (bei bestimmten Fahrzeugenauch die Fahrzeug-IdNr.)3. Ort und Monat des Endes der Beförderung imübrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn der Abnehmerden Gegenstand mit eigenem Fahrzeug transportiert(befördert); in allen anderen Fällen Ortund Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigenGemeinschaftsgebiet4. Ausstellungsdatum der Bestätigung5. Unterschrift des Abnehmers oder eines vonihm zur Abnahme Beauftragten; bei einerelektronischen Übermittlung ist die Unterschriftnicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass dieÜbermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmersoder des Beauftragten begonnen hatIn der Regel handelt es sich bei dem Abnehmer umden Kunden des Verkäufers, also um das Unternehmen,das zivilrechtlicher Empfänger der Lieferung istund den Kaufpreis entrichten muss. Dieses Unternehmenmuss aber nicht zwangsläufig auch derRechnungsempfänger sein. Gerade bei Konzernenkommt es vor, dass die Rechnung nicht an das Unternehmengeschickt wird, das den Auftrag erteilt hat,sondern an einen zentralen Rechnungsregulierer. Insolchen Fällen muss also der tatsächliche Abnehmerund nicht der Rechnungsempfänger die Gelangensbestätigungerteilen. Beim Transport zu einem selbständigenLagerhalter ist nicht der tatsächliche Warenempfängerder Abnehmer, sondern der Kunde.Somit müssen auch in diesen Fällen Name und Anschriftdes Kunden in der Gelangensbestätigung genanntwerden.4

Unterschreiben oder elektronisch absenden kann dagegenauch ein „zur Abnahme Beauftragter“. Allerdingsmuss damit gerechnet werden, dass ein kritischerPrüfer die Beauftragung nachgewiesen habenwill. Daher kann es nicht schaden, wenn der Abnehmerin geeigneter Form mitteilt, dass der Dritte zurAbgabe der Gelangensbestätigung bevollmächtigt ist:etwa durch eine schriftliche Bestätigung, eine einfacheE-Mail, eine Vereinbarung im Kaufvertrag odereinen Vermerk im Auftrag.Es ist nicht mehr erforderlich, den Tag des Gelangenszu bestätigen; stattdessen genügt es, den Monatzu benennen. Unabhängig von der Frage der formellenRichtigkeit der Gelangensbestätigung muss derUnternehmer aber den Tag der Lieferung aufzeichnen(vgl. Punkt 3).Ganz wichtig ist zu erkennen, dass die Gelangensbestätigungzwei unterschiedliche Aussagen zum tatsächlichenGelangen enthält:5

1. Holt der Kunde die Ware mit eigenem Fahrzeugab (Beförderung durch den Abnehmer), musser das „Ende der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet“bestätigen. Würde er den Erhaltdes Gegenstands bestätigen, würde das Dokumentnicht als Nachweis für das „Gelangen“ indas andere EU-Land anerkannt, da er den Gegenstandja bereits zum Zeitpunkt der Abholung inDeutschland erhalten hat.2. In allen anderen Fällen - bei einer Beförderungdurch den Verkäufer bzw. einer Versendungdurch den Verkäufer oder den Kunden - mussdagegen der „Erhalt des Gegenstands im übrigenGemeinschaftsgebiet“ bestätigt werden.Hinweis: Bevor Sie zum ersten Mal eine Gelangensbestätigungvon Ihrem Kunden anfordern,sollten Sie ihm erklären, warum und in welcherForm Sie diese benötigen. Da es sich um einedeutsche Regelung handelt, können Sie davonausgehen, dass Ihr ausländischer Geschäftspartnerdie Gelangensbestätigung nicht kennt. Das Mustereiner Erläuterung haben wir deshalb einerseitsals Kopiervorlage auf den Seiten 11 und 12 diesesSchreibens vorbereitet und andererseits als Word-Dokument, das Sie unter www.mandanteninformationen.de/gelangensbestaetigungherunterladenund nach Ihren Bedürfnissen anpassenkönnen.Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Verpflichtungzur Vorlage von Gelangensbestätigungen indie Kaufverträge zu übernehmen und abgeschlosseneVerträge entsprechend anzupassen.Um formale Fehler zu vermeiden, sollten Sie IhremKunden am besten eine vorbereitete Gelangensbestätigungübersenden, die bereits alle erforderlichenAngaben enthält. Der zu bestätigendeMonat kann beispielsweise anhand von Erfahrungswertenvorgegeben werden (ein oder zweiTage nach Beginn des Versands). Die vorgegebenenDaten sollten allerdings geändert werdenkönnen: Insbesondere sollte der Kunde Hinweisezu abweichenden Mengen, Artikeln oder zu Qualitätsmängelneintragen können. Je nach Art desTransports (Beförderung durch den Abnehmeroder andere Fälle) sollte auch nur der zutreffendeText (Ende der Beförderung oder Erhalt des Gegenstands)in die Bestätigung aufgenommen werden.Denn diese „feinsinnige“ Unterscheidung,die sich kaum einem deutschen Unternehmer erschließt,wird ein ausländischer Unternehmernoch weniger nachvollziehen können.4.1.2 Die FormEin Vordruck ist nicht vorgeschrieben. Das Bundesfinanzministeriumwird aber voraussichtlich einenVorschlag für eine Gelangensbestätigung in deutscher,englischer und französischer Sprache veröffentlichen.Es empfiehlt sich, den vorgeschlagenenWortlaut zu verwenden - allerdings mit der Einschränkung,dass nur die Bestätigung (Ende der Beförderungbzw. Erhalt der Ware) vorgegeben wird,die für den jeweiligen Sachverhalt zutrifft.Außerdem kann die Gelangensbestätigung aus mehrerenDokumenten bestehen. Das heißt, dass sichMenge und handelsübliche Bezeichnung der geliefertenWare nicht direkt aus der Bestätigung ergebenmüssen. Sie können einfach auf die entsprechendenLieferscheine verweisen.Als weitere Vereinfachung dürfen in einer Gelangensbestätigungdie Umsätze aus bis zu einem Kalendervierteljahrzusammengefasst werden. InsbesondereIhren Groß- oder Dauerkunden sollten Siealso etwas Arbeit abnehmen und erst nach Ablauf einesKalendervierteljahres eine Liste mit den Lieferscheinnummernaller Verkäufe dieses Zeitraums, ergänztum den Monat des Wareneingangs (basierendauf der üblichen Transportdauer) zuschicken. DerKunde kann die übermittelten Daten - sofern erforderlich- korrigieren und bestätigt den Erhalt der Warendurch Stempel und Unterschrift. Sofern sich ausdiesen Daten alle Angaben ergeben, die in der Gelangensbestätigungenthalten sein müssen, liegt Ihnendann eine Gelangensbestätigung für alle Verkäufe einesKalendervierteljahres vor.Immer dann, wenn Ihr Kunde die Ware nicht selbstentgegennimmt (z.B. wenn ein selbständiger Lagerhaltereingeschaltet wird), kann auch ein Dritter alsBeauftragter Ihres Kunden die Gelangensbestätigungunterschreiben. Als Aussteller muss aber weiterhinder Kunde genannt sein (Name, Anschrift).Die größte Vereinfachung erreichen Sie, wenn Siemit Ihrem Kunden vereinbaren, dass die Gelangensbestätigungelektronisch erteilt wird. Denn auch dasist zulässig - und die Unterschrift erübrigt sich. Voraussetzungder Anerkennung ist allerdings, dass dieFinanzbehörde erkennen kann, dass die elektronischeÜbermittlung im Verfügungsbereich desKunden oder des Beauftragten begonnen hat.Hinweis: Optimal ist es, die elektronische Form(z.B. per E-Mail oder über ein Online-Portal) zuverwenden und diese mit einer Sammelbestätigungfür ein Kalendervierteljahr zu verbinden.Dies dürfte insbesondere für eigene Vertriebsniederlassungenund Großkunden interessant sein.Bei Nutzung „intelligenter“ Software kann dieseForm sogar eine erhebliche Arbeitserleichterunggegenüber dem bisherigen Verfahren bedeuten.Die Frage, ob die elektronische Übermittlung imVerfügungsbereich des Abnehmers oder seinesBeauftragten begonnen hat, dürfte keine Problemebereiten, wenn der Absender eine Domain verwendet,aus der sich der Name des Unternehmensergibt oder ableiten lässt. Schwierig kann es hingegenwerden, wenn der Absender eine E-Mail-Adresse wie etwa aol.com, yahoo.com oder entsprechendenationale Domains verwendet.Von Kunden, die sie nur gelegentlich beliefern,sollten Sie die Gelangensbestätigung zeitnah anfordern.Oder sie sollten diese Kunden grundsätzlichper Kurierdienst oder Post beliefern, da fürdiese Fälle einfache Alternativnachweise zugelassensind. Außerdem bietet sich an, die spezielleSpediteursbescheinigung für den Abholfall zunutzen (vgl. Punkt 4.2.1).6

Beispiel: Typische Stolperfallen auf dem Weg zurUmsatzsteuerbefreiung können vermeintlicheKleinigkeiten wie in der folgenden Gelangensbestätigungsein.Abnehmer:AlCuMetal, Raco d'Ademuz 17,46970 Alaquas, Valencia, SpanienHiermit bestätige ich als Abnehmer dasEnde der Beförderung für folgende Gegenständeim April 2013 in Valencia:1 Container Textilien15. Mai 2013 UnterschriftDamit die Gelangensbestätigung anerkannt wird,ist die genaue Firmenbezeichnung anzugeben:AlCuMetal S.L.Wird die Ware durch einen Spediteur versendet,ist zu bestätigen, dass der Abnehmer die Ware erhaltenhat. Dabei muss der Mitgliedstaat benanntwerden, in den die Ware gelangt ist.Die handelsübliche Bezeichnung ist folgendermaßenanzugeben:5.000 Herrenhosen10.000 T-ShirtsAlternativ kann auch auf den Lieferschein verwiesenwerden.Schließlich ist der Name des Unterzeichners zusätzlichin Druckbuchstaben anzugeben.4.1.3 Einbindung eines SpediteursUrsprünglich hatte der Gesetzgeber die Möglichkeitvorgesehen, dass die Gelangensbestätigung durch einenSpediteur vom Abnehmer angefordert und beiihm aufbewahrt werden kann. Nicht zuletzt auf dasDrängen mehrerer Speditionsverbände ist diese Varianteaber fallengelassen worden. Eine solche Maßnahmewäre praxisfremd und mit erheblichen Risikenfür beide Parteien belastet. Unabhängig davon kannein Spediteur aber weiterhin die bekannte Spediteursbescheinigungals Alternativnachweis ausstellen(vgl. Punkt 4.2).4.2 Alternativnachweise4.2.1 Versendungsbeleg und andererhandelsüblicher BelegBei einer Versendung durch den Lieferer oderAbnehmer (nicht aber bei der Beförderung mit eigenemFahrzeug des Lieferers oder Abnehmers) kannder Nachweis, dass die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat verbracht worden ist, auch durch folgendeBelege geführt werden:Bei dem Versendungsbeleg handelt es sich insbesondereum einen handelsrechtlichen Frachtbrief(z.B. nach CMR). Dieses Dokument gilt aber nurdann als Nachweis, wenn es vom Auftraggeber unterzeichnetist und eine Unterschrift des Empfängersals Bestätigung des Erhalts der Ware enthält. Einweiterer namentlich genannter Versendungsbeleg istdas Konnossement oder ein Doppelstück davon.Ohne Unterschrift des Auftraggebers ist ein CMR-Frachtbrief als Versendungsbeleg zwar ungeeignet,muss aber als „anderer handelsüblicher Beleg“ imSinne des folgenden Absatzes anerkannt werden.Der „andere handelsübliche Beleg“, insbesonderedie Spediteursbescheinigung muss folgende Angabenenthalten: Name und Anschrift des befördernden Unternehmenssowie Ausstellungsdatum Name und Anschrift sowohl des Verkäufers alsauch des Auftraggebers der Versendung Menge und handelsübliche Bezeichnung der geliefertenWare Empfänger der Ware und Bestimmungsort im anderenEU-Mitgliedstaat Monat des Endes der Beförderung im anderenEU-Mitgliedstaat Versicherung des befördernden Unternehmens,dass die Angaben innerhalb der EU nachprüfbarsind wird die Spediteursbescheinigung nicht elektronischübermittelt, Unterschrift des mit der Beförderungbeauftragten UnternehmersBeim Nachweis durch den Versendungs- oder einenanderen handelsüblichen Beleg ist ein Verweis aufandere Belege zugelassen. Dies ist vor allem bei umfangreichenTeilelieferungen oder bei Lieferungenzahlreicher unterschiedlicher Artikel äußerst hilfreich.Außerdem ist eine Sammelbestätigung fürlängstens ein Kalendervierteljahr möglich.Unglücklich formuliert ist die Forderung nach derUnterschrift „des mit der Beförderung beauftragtenUnternehmers“. Denn in der Praxis beauftragtein Spediteur häufig einen Frachtführer als Unterauftragnehmer- und der Unterauftragnehmer beauftragteinen weiteren Frachtführer. In solchen Fällen wirdhäufig nicht der mit der Beförderung beauftragte Unternehmerdie Bescheinigung unterschreiben, sondernein Unterbeauftragter. Es ist damit zu rechnen, dassinsoweit erhöhter Verwaltungsaufwand (Neuausstellungdurch einen anderen Unternehmer) erforderlichwerden wird oder entsprechende Beanstandungen beiBetriebsprüfungen auftreten werden.4.2.2 Alternativnachweis mit Tracking-and-Tracing-ProtokollDieser Alternativnachweis kommt insbesondere fürKurierdienstleistungen in Betracht. Durch ihn mussdie Versendung lückenlos bis zur Ablieferung beimEmpfänger nachweisbar sein. Die weitere Voraussetzung,wonach das Tracking-and-Tracing-Protokollnur in Verbindung mit einer schriftlichen oderelektronischen Auftragserteilung anerkannt wird,wird zwar in vielen Fällen nicht problematisch sein;aber es gibt doch eine Reihe von Unternehmen, dieden Auftrag telefonisch erteilen.7

Vorschlag für eine elektronische Sammel-Gelangensbestätigunga) für den Fall, dass Ihr Kunde die Ware bei Ihnen mit eigenem Fahrzeug abholtb) für alle anderen Fälle(Beförderung durch Sie selbst mit eigenem Fahrzeug oder durch Dritte)10

Steuerfreie innergemeinschaftliche LieferungSehr geehrte Damen und Herren,hiermit informieren wir Sie über einige sehr wichtige neue Nachweisvorschriften für innergemeinschaftlicheLieferungen, ohne die wir in Deutschland keine Steuerfreiheit mehr in Anspruch nehmendürfen:1. Ein deutscher Verkäufer kann die Steuerfreiheit für innergemeinschaftliche Lieferungen ameinfachsten und am sichersten durch Vorlage einer sogenannten Gelangensbestätigung erbringen.Unter bestimmten Voraussetzungen sind zwar auch Alternativnachweise zulässig, wir habenuns aber entschlossen, grundsätzlich die Gelangensbestätigung anzufordern.2. Es gibt keinen amtlichen Vordruck, aber die Steuerbehörde hat einen Vorschlag für eine Bestätigungveröffentlicht, an den wir uns halten wollen.3. Zu diesem Zweck werden wir Ihnen einen vorbereiteten Vordruck mit Referenz auf Lieferschein(e)/Rechnung(en)übersenden.4. Bitte prüfen Sie die Daten sorgfältig, ändern Sie sie ggf. und schicken Sie uns die Bestätigungso bald wie möglich zurück.5. Sollten Sie irgendwelche Beanstandungen bezüglich der gelieferten Waren haben, können Siedies im Vordruck vermerken.6. Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch (z.B. per E-Mail) erteilt werden; in diesemFall bedarf es keiner Unterschrift. Außerdem kann eine Gelangensbestätigung auch für mehrereLieferungen in einem Zeitraum von höchstens einem Kalendervierteljahr abgegeben werden.Die elektronische Variante für ein Vierteljahr würden wir bevorzugen. Bitte lassen Sie uns wissen,welche Variante Sie wählen möchten.7. Sofern die Waren an einen externen Lagerhalter oder direkt an Ihren Kunden (Reihengeschäft)geliefert worden sind, können Sie den Lagerhalter oder Ihren Kunden bevollmächtigen, uns dieGelangensbestätigung direkt zu übersenden. Für diesen Fall bitten wir Sie,a) uns zu bestätigen, dass Sie einen Dritten bevollmächtigt haben, die Gelangensbestätigungzu unterschreiben oder elektronisch abzusenden, undb) uns den Namen und die Anschrift des Bevollmächtigten sowie ggf. die E-Mail-Adressemitzuteilen.Wir bedauern diese zusätzlichen formalen Barrieren, bitten Sie aber um Verständnis, dass die Vorlageder Gelangensbestätigung für uns erforderlich ist und wir Ihnen die deutsche Umsatzsteuer berechnenmüssen, wenn Sie uns diese Bestätigung nicht übersenden. Selbstverständlich stehen wirIhnen für Rückfragen gern zur Verfügung.Mit freundlichen Grüßen

Tax Exemption for Intra-Community SuppliesDear Sir or Madam,We would like to inform you about some important new provisions of the German tax authoritiesregarding the proof of tax exemption for intra-Community supplies without which we are not allowedto apply tax exemptions:1. The easiest and most secure proof of tax exemption for intra-Community supplies is the socalled“Certificate of Entry”. Though there are alternative possibilities, under certain conditions,to prove the preconditions for tax exemption, we have decided to generally request theCertificate of Entry.2. An official form is not required; however, the tax authorities have published a sample certificatewhich we will apply.3. We will provide you a prepared form with reference to our delivery note(s) and/or invoice(s).4. Please check the data carefully, change it if required and return the document to us as soon aspossible.5. If you have any objections regarding the delivered goods (quality, quantity, etc.) you may notethis in the form.6. The Certificate of Entry may be issued electronically (e.g. by email); in this case a signature isnot required. You may as well issue one collective Certificate of Entry for multiple supplieswithin a calendar quarter (at most). We prefer the electronic version for a calendar quarter.Please let us know which version you prefer.7. If the goods are delivered to an external warehouse keeper or to your customer (chain transaction)you may authorize the warehouse keeper or your customer to send the Certificate of Entrydirectly to us. In this case, please be so kind anda) confirm that you have authorized a third party to sign the Certificate of Entry or to email itto us andb) provide us the name and address as well as the email address (if applicable) of the authorizedperson.We regret these additional formal barriers. However, please accept that the Certificate of Entry ismandatory and that we have to charge you the German VAT unless we receive this confirmation ofarrival of goods. Should you need any further details, please do not hesitate to contact us.Kind regards