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Process Consulting acts agileProcess Consulting acts agile© picsfive / fotoliaProcess Consulting acts agileNach unserer Berichterstattung zum „eteoBoard“ bei Process Consulting in der letzten Ausgabe warnun der nächste Schritt, erste Projekte in einem agilen Umfeld mit unserer neuen technischen Unterstützungdurchzuführen. Als Pilotprojekt haben wir unser internes CRM-Projekt gewählt, um diePotenziale der Nutzung sowie damit zusammenhängende Stärken und Schwächen zu identifizieren.Als User möchte ichwissen, was das Toolalles kann, damit eineffektiver Vertrieb durchgeführtwerden kann.Als User möchte ichRückläufer (falscheAdressen) erfassen,damit diese nicht erneutangeschrieben werden.Als User möchte ichdokumentierte Prozesse,damit alle Mitarbeiterwissen, was sie zu tunhaben.Als User möchte ichKontakte von fremdenQuellen importieren,damit neue Zielgruppenaufgebaut werdenkönnen.Als User möchte icheinen Newsletter senden,damit alle Kunden überNeuigkeiten informiertwerden.Als User möchte ichKontakte exportieren,ergänzen und ändern,damit die Kontakteaktuell bleiben.ABB. 1: BEISPIELHAFTE USER-STORIES FÜR DAS CRM-PROJEKTAls User möchte icheinen Vermerk überversandte Mailings,damit Kunden nichtzu oft angeschriebenwerden.Ein weiteres Ereignis erhöhte jedoch die Komplexität unseresProjektes. Ein Projektmitglied hatte einen Kundeneinsatzin Berlin ohne direkte Zugriffsmöglichkeit auf daseteoBoard.Hier boten sich zwei Varianten des externen Zugriffs an,die speziell für Mitarbeiter auf Reisen adaptiert wurden.Zum einen lassen sich Aufgaben über den direkten Zugriffauf Jira anpassen und im Status ändern. Diese Variantekann auch mit etwas weniger Bandbreite verwendetwerden. Zum anderen kann über Microsoft Lync ein direkterZugriff auf das Board realisiert werden, der ebenfallsdie visuellen Vorzüge an verschiedenen Standortenmöglich macht. In diesem Zusammenhang stellten wirzudem fest, dass Absprachen dank der Videokonferenztechnikdes Boards persönlicher und effizienter gestaltetwerden konnten.Im Zuge der Einführung unseres CRMs hatten die Projektbeteiligtendie Möglichkeit, ein Feedback über dieVerwendung des Boards abzugeben. Sehr positiv wurdedie intuitive Nutzung der digitalen Kanban-Wand wahrgenommen.Durch die nachgebildete Haptik, die dasBewegen von Notizzetteln simulieren soll, konnten dieMitarbeiter einzelne Aufgaben problemlos organisierenund verschieben. Der Überblick ging dabei allerdings imGegensatz zu einer Zettelwand nicht verloren, da jedeAufgabe mit zusätzlichen Informationen versehen werdenkann. Positiv wurde weiterhin aufgenommen, dassdie Aufgaben sowohl im groben Überblick strukturiertdargestellt werden können als auch mit wenigen Klicksauf den Touchscreen weitere Detailierungsgrade, bis zuden spezifischen Beschreibungen der Aufgaben, möglichsind. Somit war für jeden Mitarbeiter ersichtlich, welcheAufgaben im aktuellen Sprint anstehen und wie die Abarbeitungder zugewiesenen Aufgaben erfolgt. Wir konntenhier die Erfahrung machen, dass durch die ständige Visualisierungder Aufgaben des CRM-Teams ein informellerAustausch zu diesen Themen angeregt wurde.Ein wichtiger Punkt für eine erfolgreiche Nutzung desBoards ist die ständige Verfügbarkeit der Anwendung.Zu Beginn des Projektes waren die Mitarbeiter mit derVerwendung noch etwas zögerlich, da es zwischenzeitlichausgeschaltet wurde und der Neustart einige Zeitin Anspruch nahm. Daraufhin legten wir fest dass dasBoard jeden Tag läuft und nicht nur für konkrete Aufgabenangeschaltet wird. Die Nutzungsfrequenz steigertesich deutlich. Wir konnten feststellen, dass auch andereMitarbeiter neugierig wurden und das Board bspw. fürPräsentationen in Verbindung mit der Whiteboard-Funktionals virtuelles Flipchart nutzen wollten. Einige Kollegenwaren so begeistert, dass sie das Board am liebsten zuexternen Terminen mitnehmen wollten, was aufgrundder Größe leider schwierig ist.Alles in allem hat sich gezeigt, dass sich, nach kleinen Anlaufschwierigkeitenim Nutzerverhalten, das eteoBoardals wertvolle Ergänzung zur Kommunikation, Organisationund Steuerung von Projekten herausgestellt hat. Wirfreuen uns darauf, unser Pilotprojekt erfolgreich abzuschließenzu können und das eteoBoard auch für Projekteim strategischen sowie prozessualen Umfeld zu nutzen.Autoren: Jens Nagel und Markus Kohn6 | aspect 1/ 2015Folgende Punkte waren uns dabei wichtig:· Eine effiziente Kommunikation· Eine effektivere Zusammenarbeit· Die zeitgenaue Verfolgung von Aufgaben· Eine hohe Transparenz über den ProjektfortschrittWir beleuchten diese Themen anhand unseres Praxistestsim Folgenden und ziehen für uns ein Fazit in Bezugauf die agile Nutzung.Initial haben wir uns im Rahmen der Implementierungdes CRM-Projektes Gedanken über unsere Nutzerbedürfnissegemacht. Dabei kamen mehrere Anforderungenan funktionale Bestandteile auf, die wir in User-Storiesübersetzt haben. Nach einer thematischen Priorisierungwurden entsprechende Aufgaben zur Umsetzung abgeleitet,geschätzt und in eine Sprint-Planung überführt. Danachhaben wir den Beteiligten die Verantwortungen fürdie Umsetzung zugewiesen und uns auf die Zielerfüllungverständigt.Nach der eigentlichen Projektstrukturierung und -planungwurden diese Inhalte in das eteoBoard übernommen undin der dazugehörigen Projektmanagement-Software Jiraeingepflegt. Dieser Schritt gestaltete sich relativ einfach,da die Oberfläche direkt mit dem Board verbunden istund die genutzte Scrum-Methodik wie auch das Vokabularin die Menüführung übernommen wurden. Nach Eingabeder Daten erscheinen diese sofort auf der digitalenKanban-Wand und können direkt standortübergreifendund interaktiv bearbeitet werden. Die Zuweisung vonAufgaben kann dann bequem per Touchscreen und Bildder Mitarbeiter erfolgen und eine dazugehörige inhaltlicheBeschreibung hinzugefügt werden. Was zur Nutzungnoch fehlte, war eine Schulung des Teams an den StandortenKöln und München. Diese konnten wir ebenfalls interaktivmit dem eteoBoard durchführen und so die Handhabungals auch die Scrum-Methodik vorstellen. Zeitlichkonnten wir das Training innerhalb einer Stunde abhalten,da die intuitive Bedienung sowie die einfache Darstellungdie Handhabung fast selbsterklärend ermöglichen.© istockphoto.comaspect 1 / 2015 | 7