Facility Management: Aufgaben und Tools

Heim- und Gebäudeautomation VU
Seminarteil
Facility Management: Aufgaben und Tools
Andreas Czink, Mat.-Nr. 0427547
andreas.czink@student.tuwien.ac.at
Loris Fauster, Mat.-Nr. 0425241
loris.fauster@gmail.com
Oliver Höftberger, Mat.-Nr. 0325723
oliver.hoeftberger@gmx.at
Wien, am 16. Juni 2008

INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 2
2 Entstehung des Facility Management 3
3 Womit befasst sich das Facility Management? 3
4 Teilaufgaben des FM 4
4.1 Technisches Gebäudemanagement (TGM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4.2 Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4.3 Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4.4 Flächenmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
5 Rolle der IT 7
6 Gebäudeautomation im FM 9
7 Nutzen von Facility Management 11
8 Zusammenfassung 13
Literatur 14
1

1 Einleitung
1 Einleitung
In der Literatur finden sich unzählige Definitionen zum Thema Facility Management (FM). Eine Normung
des Begriffs für den deutschen Sprachraum findet man beispielsweise in der DIN EN 15221-1. Die
für die folgenden Betrachtungen passendste Beschreibung ist die der GEFMA (German Facility Management
Association), die in der Richtlinie GEFMA 100-1 Facility Management wie folgt definiert:
„Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung
von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine
Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-
Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und
Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen
und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.“(Juli 2004)
[11]
Unter dem Begriff Facility werden sowohl Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Anlagen, als auch
Versorgungseinrichtungen verstanden. Ziel des Facility Managements ist die dauerhafte Reduzierung der
Betriebs- und Bewirtschaftungskosten, die Flexibilisierung der Fixkosten, Erhöhung der Verfügbarkeit
von Anlagen sowie die Werterhaltung von Anlagen und Gebäuden durch die ganzheitliche, erfolgsorientierte
Verwaltung und Vermarktung dieser Facilities. [12]
Facility Management umfasst daher einerseits die Planung und den Bau, den kostengünstigen Betrieb
und die Werterhaltung, aber auch den fachgerechten Rückbau und eine umweltgerechte Entsorgung, also
den gesamten Lebenszyklus, von Gebäuden und technischen Anlagen – kurz Immobilien. Dies sind
vor allem Sekundärprozesse, welche in den wenigsten Fällen gleich den Kerngeschäften eines Unternehmens
sind. Beispiele dafür sind etwa Wartung von Belüftung und Beleuchtung, Beschaffung von Energie
(Strom, Gas, u.a.) oder auch Gebäudereinigung. Auf Grund von Studien wurde gezeigt, dass etwa 85%
der Gesamtkosten von Immobilien während der Nutzung anfallen. [1] Um vor allem in dieser Phase der
Gebäudenutzung Kosten zu sparen und Gewinne zu erwirtschaften, ist ein zielgerichtetes Controlling
und eine sichere Entscheidungsfindung wichtig, die durch umfassende Informationen aus Gebäudeinformationssystemen
gewonnen werden. Dies kann besonders für große Gebäude und Gebäudekomplexe zu
erheblichen Einsparungen führen, da sich Probleme und Störungen früher erkennen lassen und dadurch
ein schnelleres Eingreifen ermöglicht wird.
Für die Erstellung umfassender Richtlinien und begrifflicher Definitionen zum Einsatz von Facility
Management bestehen verschiedene nationale und internationale Arbeitsgruppen und Verbände. Beispielsweise
ist in Deutschland die GEFMA – neben DIN, VDMA (Verein Deutscher Maschinen- und
Anlagenbau), VBI (Verband Beratender Ingenieure), u.a. – einer der führenden Verbände im Zusammenhang
mit Facility Management.
Zur Unterstützung des Facility Managements werden häufig CAFM-Systeme (Computer Aided Facility
Management Systeme) eingesetzt. Diese verbinden zumeist Daten aus der Gebäudeplanung (z.B.
CAD-Gebäudeplan) mit aktuellen Informationen des Betriebs und unterstützen so den Facility Manager
im gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. Sie grenzen sich zwar zur Gebäudeautomation und zu
verbreiteten IT-Anwendungen ab (Planungssoftware, Office Lösungen oder kaufmännische Standardsoftware),
verfügen aber über Schnittstellen zu diesen Anwendungen. [2]
2

3 Womit befasst sich das Facility Management?
2 Entstehung des Facility Management
Mitte der 1950er Jahre hat sich das Facility Management in den USA aus dem Bedürfnis zur Verbesserung
der Produktivität in Betriebsführung und Instandhaltung entwickelt. Erste Entwicklungen beruhen auf
den Bestrebungen amerikanischer Unternehmen – die zum Teil auch durch die US-Air Force getrieben
wurden – die Bürolandschaft in den USA zu revolutionieren.
Ende der 1970er Jahre wurden bereits eigene Kongresse zu diesem Thema abgehalten und Arbeitsgruppen
gegründet, die sich mit der Analyse der Grundlagen des Facility Managements (FM) befassten.
Da FM in den USA in den 1980er Jahren bereits weit verbreitet war, und erste nationale und internationale
Verbände gegründet wurden, gelangte der Gedanke des FM auch nach Europa. Seither wurden
auch in verschiedenen europäischen Ländern Verbände (z.B. GEFMA – German Facility Management
Association) gegründet, die sich mit der Vereinheitlichung der Begriffe und Aktivitäten im Bereich des
FM befassen.
Zum einen wurde die Entwicklung des FM durch die bisher unzureichende Planung und Bewirtschaftung
von Anlagen und Gebäuden getrieben, zum anderen jedoch von den neuen Möglichkeiten, die sich
durch den zunehmenden Einsatz von Computern und der Softwaretechnologie bot. Somit konnten Daten
und Sachressourcen genauer und schneller erfasst, bewertet und gesteuert werden, was zuvor nur durch
den Einsatz von aufwendigen Großrechenanlagen möglich war. [1]
Erste Anwendungen für FM in den 60er und 70er Jahren bestanden zumeist aus Individualprogrammen
mit rudimentären Datenbanken und CAD-Unterstützung, die auf Mainframes liefen. Diese ermöglichten
es, Grundrisspläne und Raumlisten zu verwalten. Mit der starken Verbreitung von PCs in den
80er und 90er Jahren wurden auch komplexere Softwarelösungen speziell für FM entwickelt. Mittlerweile
existieren neben Client/Server-Systemen – bei denen auf jedem Rechner die Software installiert sein
muss – auch Web-basierte Systeme, mit deren Hilfe man von jedem Rechner aus FM-Funktionalitäten
durchführen kann. [2]
3 Womit befasst sich das Facility Management?
Die Facility-Management-Abteilung ist jener Teil eines Unternehmens, der die Vorgaben des Topmanagements
hinsichtlich Facilities umsetzt. Aufgaben des Facility Managements sind unter anderem:
• Bereitstellen von Flächen und Gebäuden
• Instandhalten von Gebäuden
• Bereitstellen von mit dem Gebäude verbundenen Dienstleistungen
• Erstellen von Kennzahlen über die Gebäudenutzung
• Zuordnung von Gebäudekosten auf verschiedene Kostenstellen und Kostenträger
• Optimieren der Gebäudenutzung nach ökonomischen Gesichtspunkten (Gewinnmaximierung)
Um die Aufgaben des Facility Managements besser zu verstehen, werden hier typische Fragen aufgezählt,
mit deren Lösung sich der Facility Manager beschäftigt:
3

4 Teilaufgaben des FM
• Ist es rentabler, Flächen und Gebäude zu mieten oder zu kaufen?
• Soll man Gebäude selbst verwalten oder soll die Verwaltung durch einen Dritten erfolgen (Outsourcing),
bzw. welche Teile können selbst verwaltet werden und welche nicht?
• Wie ist die aktuelle Belegungssituation der Gebäude? Sind die Gebäude gut ausgelastet? Wird es in
Zukunft zu Engpässen in der Raumkapazität kommen oder steht ungenutzte Fläche zur Verfügung?
• Wie kann man die einzelnen Abteilungen des Unternehmens möglichst effizient anordnen?
• Wie viel Gebäudeautomation wird benötigt? Wie kann man Gebäudeautomation möglichst kostensparend
einsetzen?
• Wie viel Reinigungspersonal wird benötigt? Wird das Reinigungspersonal selbst angestellt oder
wird die Gebäudereinigung von einer anderen Firma übernommen?
• Benötigt man einen Sicherheitsdienst im Gebäude? Wenn ja, wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
• Welche Optimierungspotenziale bestehen im Gebäude? Wie können Kosten gespart werden? Beispielsweise:
Kann man durch andere Anordnung von Abteilungen Wegkosten sparen? Kann man
durch neue technische Anlagen Energie sparen?
• Welche Abteilung verbraucht wie viele Ressourcen? Wie kann man die einzelnen Abteilungen zu
einem sparsameren Umgang mit den Ressourcen animieren?
• Bietet das Gebäude für die Mitarbeiter ein gutes Arbeitsumfeld? Was kann von Seiten des Gebäudemanagements
getan werden, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Gebäude zu erhöhen?
Anhand der Vielzahl an unterschiedlichen Fragen kann man schon erkennen, dass es sich beim Facility
Management um eine recht vielseitige Disziplin handelt.
4 Teilaufgaben des FM
Facility Management kann aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Zum einen aus der Sicht
der Architektur, die sich hauptsächlich mit der Planung und dem Bau von Gebäuden beschäftigt. Da
bereits am Beginn des Lebenszyklus die spätere Nutzung maßgeblich beeinflusst wird, steht nicht eine
kostengünstige Erstellung im Vordergrund, sondern die Verringerung der Kosten während der Nutzung.
Bereits in diesem frühen Stadium müssen Gebäude und technische Anlagen zielgerichtet für alle möglichen
Formen der zukünftigen Nutzung geplant und umgesetzt werden. Auch strukturelle Veränderungen
und Umbauten zur Anpassung an aktuelle Erfordernisse sind Teil dieser Aufgaben.
Ein weiterer Teil des FM beschäftigt sich mit dem Immobilienmanagement. Damit wird zumeist das
Corporate Real Estate Management (CREM) eng in Verbindung gebracht. Darunter versteht man das
aktive, ergebnisorientierte, strategische sowie operative Management betriebsnotwendiger und nicht betriebsnotwendiger
Immobilien, welche im Sinne des CREM als Kapitalanlage gesehen werden. [4]
Für die weiteren Betrachtungen steht jedoch das FM im Zusammenhang mit dem Gebäudemanagement
im Vordergrund. Dieses unterteilt sich – nach Vorgaben der DIN 32736 – wiederum in folgende
Bereiche:
4

4 Teilaufgaben des FM 4.1 Technisches Gebäudemanagement (TGM)
• Technisches Gebäudemanagement
• Infrastrukturelles Gebäudemanagement
• Kaufmännisches Gebäudemanagement
• Flächenmanagement
Das Gebäudemanagement betrifft vor allem operative Teilbereiche des FM während der Nutzungsphase
und verursacht dadurch einen erheblichen Teil der Betriebskosten. Im Folgenden werden diese
Teilfunktionen näher erläutert:
4.1 Technisches Gebäudemanagement (TGM)
Im Zentrum des TGM steht das kostenoptimale und flexible Bedienen und Instandhalten von baulichen
und technischen Anlagen eines Gebäudes. Zu diesem Zweck werden auch Systeme der Gebäudeautomation
eingebunden, die aktuelle Daten zum Gebäudezustand und zu Verbräuchen liefern und mit deren
Hilfe technische Anlagen im Gebäude effizient gesteuert werden können. Im Wesentlichen umfasst das
TGM die Leistungsbereiche: [1]
• Betreiben: In- und Außerbetriebnahme von Anlageteilen; Überwachen von technischen Anlagen;
Stellen und Betätigen von Regel- und Schaltfunktionen für den optimalen Betrieb.
• Instandhalten: umfasst Tätigkeiten der Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung von
Gebäuden und Anlagen.
• Dokumentieren: Erfassung, Sicherung und Aktualisierung von Daten und Informationen betreffend
Bestand und Betriebsführung. Vor allem bei Änderungen und Reparaturen an Gebäuden oder
Anlagen ist die Dokumentation zu aktualisieren.
• Energiemanagement: Analyse der Energieverbraucher; kostengünstige Beschaffung und Bereitstellung
von Energie; Optimierung, Senkung und Überwachung des Energieverbrauchs; Management
von Wasser und Abwasser.
• Informationsmanagement: Konzeption, Bewertung und Entscheidung über Informations-,
Kommunikations- und Automationssysteme. Dies beinhaltet Leistungen zur Erfassung, Auswertung,
Weiterleitung und Verknüpfung von Informationen und Meldungen.
• Modernisierung des Gebäudebestandes: Maßnahmen zur Verbesserung des Gebäudezustandes
oder zur Energieeinsparung.
4.2 Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM)
Das IGM umfasst zumeist geschäftsunterstützende Dienstleistungen die neben der Sicherung des Werterhalts
auch der Steigerung des Wohlbefindens von Mitarbeitern, Kunden und Besuchern dienen. Vielfach
werden diese Aufgaben an professionelle Dienstleister abgegeben.
Übliche Aufgaben in diesem Bereich betreffen: [3]
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4 Teilaufgaben des FM 4.3 Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM)
• Hausmeisterdienste
• Fuhrparkverwaltung
• Transportdienste
• Reinigungs- und Pflegedienste
• Cateringdienste
• Büro-Dienstleistungen
• IT-Unterstützung
• Planung und Durchführung von Umzügen
• Gärtnerdienste
• Sicherheitsdienste
• Entsorgungsdienste
4.3 Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM)
Das KGM betrachtet Gebäude und technische Anlagen aus dem Blickwinkel der Kostenrechnung und
Wirtschaftlichkeit. Vor allem die genaue, objektbezogene Zuordnung von Kosten und das Auffinden kostenintensiver
Prozesse stehen im Vordergrund. Dadurch können für Bereiche, die hohe Kosten verursachen,
gezielt Maßnahmen entwickelt werden, um diese Kosten zu senken. Eine zusätzliche wichtige
Aufgabe des KGM ist die Durchführung von Benchmarks, wobei in kontinuierlichen Zyklen Analysen
zum Vergleich von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen von anderen Unternehmen durchgeführt
werden.
Weitere Aufgaben des KGM sind: [3]
• Buchhaltung
• Vermietung
• Nebenkostenerfassung, -abrechnung und -kontrolle
• Verwaltung
• Vertragsmanagement
• Beschaffungsmanagement
• Versicherungswesen
• Budgetierung
4.4 Flächenmanagement
Das Flächenmanagement stellt eine Grundlage für die anderen drei Teilbereiche dar. In den Anfängen
des FM war dieser Bereich noch dem IGM zugeordnet. Durch die ständige Verbesserung von Computersoftware
und die damit effizientere Flächenverwaltung wird die Bedeutung des Flächenmanagements
immer größer. Vor allem CAD-Anwendungen spielen im Flächenmanagement eine wesentliche Rolle.
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5 Rolle der IT
Ziel hierbei ist es, die Flächenproduktivität und -effektivität zu steigern, das heißt, die vorhandenen Flächen
möglichst optimal zu nutzen. Für den Nutzer bedeutet dies, den Nutzen zu erhöhen, während der
Aufwand der Nutzung zu minimieren ist. Damit bestehen auch viele Verknüpfungspunkte zu den bereits
besprochenen Teilbereichen, wie beispielsweise dem Reinigungsmanagement oder dem Kostenmanagement.
Die vorhandenen Flächen werden dabei gemäß ihrer möglichen Nutzbarkeit eingeteilt, ob es sich
beispielsweise um Haupt- oder Nebennutzflächen handelt. Mit Hilfe von Computeranwendungen wird
die Möblierung von Arbeitsplätzen dargestellt und so jedem Mitarbeiter eine bestimmt Arbeitsfläche zugeordnet.
Aus den so erstellten Plänen zur Raumaufteilung werden Kennzahlen über die Effizienz der
Belegung abgeleitet (z.B. Flächennutzungsgrad, Verhältnis Nutzfläche zur Netto-Grundfläche, u.a.). Weiters
werden diese Daten dem KGM zur Verfügung gestellt, damit die Kosten der Flächennutzung der
entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden können.
Ein wesentlicher Punkt ist das vorausschauende Planen der Flächenzuordnung: Nicht nur der heutige
Ressourcenbedarf fließt in die Entscheidung ein, sondern auch der in Zukunft vermutete Ressourcenbedarf.
Dazu ein kleines Beispiel:
Angenommen, es wird ein Gebäude bereitgestellt, das genau den Platz bietet, der für die derzeitige
Anzahl an Mitarbeitern benötigt wird. Das Unternehmen hat vor, in den nächsten Jahren den Personalstand
zu erhöhen. Man will dann, wenn die Zeit gekommen ist, neue Gebäude anmieten. Was wird das
Resultat sein: Entweder werden gewisse Abteilungen auf mehrere Gebäude aufgespaltet, oder man muss
ganze Abteilungen in ein neues Gebäude übersiedeln, um genau diese Aufspaltung zu verhindern. Beides
ist nicht optimal: Im ersten Fall wird die Zusammenarbeit der Kollegen erschwert. Durch die längeren
Wege wird sich die benötigte Arbeitszeit dauerhaft erhöhen, was sich letztendlich in höheren Kosten
niederschlägt. Im zweiten Fall müssen Abteilungen komplett umgesiedelt werden, wodurch einmalig Arbeitszeit
verloren geht und Übersiedelungskosten entstehen. Hätte man den Abteilungen von vornherein
mehr Platz zugewiesen, würden sich die Probleme nicht stellen.
Es ist daher wichtig, Abteilungen effizient anzuordnen und vorausschauend zu planen. Das Abschätzen
des zukünftigen Ressourcenbedarfs ist jedoch eine komplexe und schwierige Aufgabe. Durch das
Sammeln von historischen Daten kann man jedoch Schätzungen über die Zukunft anstellen.
5 Rolle der IT
Um die Aufgaben des operativen Gebäudemanagements effizient durchführen zu können, ist die Informationsgewinnung
(Erfassen, Auswerten, Weiterleiten und Verknüpfen) und der Austausch dieser Informationen
zwischen den unterschiedlichen Teilbereichen unumgänglich. Beispielsweise benötigt das
infrastrukturelle Gebäudemanagement (IGM) genaue Werte der Raumflächen für die Einteilung der Gebäudereinigung,
und gleichzeitig verwertet auch das kaufmännische Gebäudemanagement (KGM) diese
Informationen für die Vermarktung und das Vertragsmanagement. Messwerte und Zählerstände aus dem
technischen Gebäudemanagement (TGM) werden wiederum dem KGM zur Verfügung gestellt um Verbräuche,
und damit die Kosten, zu berechnen. Gleichzeitig werden im Zusammenhang mit dem Benchmarking
diese Daten genutzt, um Objekte gegenseitig zu vergleichen. Die Gesamtheit dieser Aufgaben
lässt sich nur durch den Einsatz von leistungsfähigen IT-Werkzeugen effizient lösen. Hierfür werden
CAFM-Tools (Computer Aided Facility Management-Tools) eingesetzt, deren Schwerpunkt das Informationsmanagement
darstellt. [5]
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5 Rolle der IT
CAFM-Systeme unterstützen alle Beteiligten im FM-Prozess, sowohl das strategische als auch das
operationale Management, obwohl die Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen sehr unterschiedlich
sind. Neben der Durchführung von Berechnungen zur Effizienz und Wirtschaftlichkeit können
(zum Teil auch automatisiert) Arbeitsaufträge betriebsintern oder an Fremdfirmen erteilt und deren Fortschritt
überwacht werden. Grafische und alphanumerische Daten aus einer oder mehreren Datenbanken
zu bearbeiten ist eines der wesentlichen Merkmale von CAFM-Anwendungen. Diese Datenbanken enthalten
sowohl Bestandsdaten (geben den aktuellen Bestand wieder, beispielsweise den Lagerbestand) und
Prozessdaten (enthalten Informationen über Fertigungsprozesse und Abläufe im Unternehmen), als auch
Stammdaten (enthalten Daten die sich nicht oder nur selten ändern, beispielsweise Gebäudepläne) und
Bewegungsdaten (sich rasch ändernde Informationen, beispielsweise aus dem Zeiterfassunssystem). Ziel
ist es zwar einen maximalen Datenpool zu erhalten, aber dabei die Daten nicht redundant abzulegen. Im
optimalen Fall kann von jeder Anwendung aus konsistent auf möglichst aktuelle Daten anderer Anwendungen
und Systeme zugegriffen werden.
Da sich CAFM-Systeme von den gängigen IT-Anwendungen, wie CAD-Planungssoftware, Office-
Anwendungen und der Gebäudeautomation, unterscheiden, ist eine grundlegende Anforderung an
CAFM-Systeme, dass diese Schnittstellen zu derartigen Systemen zur Verfügung stellen. So werden beispielsweise
Gebäudepläne direkt aus der CAD-Architektursoftware als Basisdaten übernommen oder es
wird die kaufmännische Unternehmenssoftware angebunden. Außerdem können Werte eines vorhandenen
Gebäudeautomationssystems als Bewegungsdaten integriert werden, um so aktuelle Verbrauchsberechnungen
durchzuführen oder Wartungs- und Reparaturaufträge zu erteilen.
In der Richtlinie GEFMA 400 sind FM-Kernprozesse bzw. -Funktionalitäten angegeben, über die eine
CAFM-Anwendung verfügen sollte: [2] [5]
• Bestandsdokumentation
• Flächenmanagement
• Umzugsmanagement
• Vertragsmanagement
• Vermietungsmanagement
• Betriebskostenmanagement
• Reinigungsmanagement
• Schlüsselmanagement
• Energiecontrolling
• Instandhaltungsmanagement
Während monofunktionale CAFM-Software nur einzelne dieser Aufgaben übernimmt und damit selten
den Anforderungen der Ganzheitlichkeit und Komplexität gerecht wird, lassen sich mit multifunktionalen
CAFM-Systemen beinahe alle Aufgaben des Facility Managements durchführen.
Beispiele von CAFM-Systemen sind: [4]
• ALLFA: ist ein CAFM-System das auf einer Oracle Datenbank und dem CAD-System ALLPLAN
basiert. Es wird von der Nemetschek AG in München vertrieben und weiterentwickelt.
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6 Gebäudeautomation im FM
• BuiSy: ein von der Firma Techno Soft GmbH entwickeltes datenbankorientiertes Client/Server System.
Im Gegensatz zu anderen CAFM-Anwendungen wird kein CAD-System direkt eingebunden.
Es können jedoch CAD-Zeichnungen oder eingescannte Zeichnungen importiert werden. Es
existieren sowohl Schnittstellen zu Standardprodukten wie SAP R/3 oder MS-Office als auch zu
Gebäudeleittechnik-Systemen.
• FaMe: ist ein Produkt der Firma FaMe Facilities Management GmbH. Es handelt sich um eine
Kombination aus Datenbank und CAD-System, bei dem ein objektorientierter Ansatz gewählt wurde.
Es wird nach dem Client/Server-Konzept betrieben und stellt umfangreiche Schnittstellen für
Standardsoftware zur Verfügung.
• speedikonFM: bietet einen objektorientierten Ansatz und basiert ebenfalls auf dem Client/Server-
Konzept. Es wurde von der speedikon Facility Management AG entwickelt und basierte ursprünglich
auf einer Architektursoftware. Wie auch bei den vorhergehenden Systemen liegt eine Datenbank
und ein CAD-System zugrunde.
So wie die meisten anderen CAFM-Systeme sind diese Beispiel-Systeme modular aufgebaut und
bieten neben einem Basismodul mit eingeschränkter Funktionalität auch zahlreiche Erweiterungen, um
den gesamten FM-Prozess zu unterstützen und zusätzliche Schnittstellen zu schaffen.
6 Gebäudeautomation im FM
Zur Steigerung der Effizienz von Facilities und zur kontinuierlichen Überprüfung der Wirksamkeit getroffener
Maßnahmen sind vor allem aktuelle Informationen über Zustände und Verbräuche dieser Facilities
notwendig. Andererseits können diese Maßnahmen nur dann eine hohe Flexibilität aufweisen und einen
großen Nutzen erbringen, wenn sie schnell und kostengünstig umgesetzt werden können. Dies lässt sich
am besten durch die direkte Verknüpfung des Gebäudeautomationssystems mit den FM-Prozessen umsetzen.
Wird ein CAFM-Tool eingesetzt, so können diese Daten über eine Schnittstelle importiert werden.
Das Automationssystem übernimmt die Aufgaben zur Messung, Steuerung, Regelung und Überwachung
unterschiedlicher Komponenten (Klimatechnik, Energietechnik, Alarmtechnik, u.a.) in Gebäuden
und technischen Anlagen. In diesem Zusammenhang liefert es Daten - wie Verbrauchsdaten, Betriebsstunden,
Lastinformationen und Stör- und Wartungsmeldungen - direkt an das CAFM-System. Der Facility
Manager nutzt diese Daten zur Erzeugung von Wartungs- und Serviceaufträgen sowie zur Berechnung
der Gebäudekosten. Im Falle von ungeplanten Abweichungen vom Regelbetrieb werden automatisch
Störmeldungen und Reparaturaufträge generiert, die im CAFM-System verfolgt und deren Durchführung
überwacht werden kann. Damit erhöht sich die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit von Anlagen und
Einrichtungen, da Störungen und Fehler schneller erkannt und behoben werden können. [4] [2]
In den meisten Fällen werden nur alphanumerische Daten zwischen CAFM- und Gebäudeautomationssystem
ausgetauscht. Zusätzlich produziert das Gebäudeautomationssystem durch die sich rasch ändernden
Daten eine Informationsflut, die für das operative FM nicht wesentlich ist. Aus diesem Grund
werden Verbrauchsdaten beispielsweise in einem Datenbanksystem akkumuliert und nur bei Bedarf in
das CAFM-System übernommen. Als Schnittstelle hierfür dient vielfach eine Standardschnittstelle wie
beispielsweise ODBC. [16]
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6 Gebäudeautomation im FM
Da in großen Gebäuden und Anlagen meist tausende Messstellen und Datenpunkte verteilt sind, müssen
globale Abbildungsvorschriften für die Datenpunkte und eine einheitliche Namensgebung vorhanden
sein, um Fehler bei der Konvertierung und Zuordnung zu vermeiden.
Man kann Gebäudeautomation hierarchisch in drei Ebenen unterteilen:
1. Feldebene
2. Automationsebene
3. Managementebene
Für das Facility Managements ist dabei nur die Managementebene von Bedeutung, denn über die Managementebene
wird die Gebäudeautomation gesteuert.
Der Berührungspunkt zwischen Facility Management und Gebäudeautomation liegt darin, dass der
Facility Manager gewisse Vorgaben für die Gebäudeautomation macht. Beispielsweise ist es aus ökonomischen
Gründen meist nicht sinnvoll, ein Gebäude, in dem nur zwischen sieben und 18 Uhr und nur
werktags gearbeitet wird, 24 Stunden täglich 7 Tage in der Woche zu klimatisieren. Aufgabe des Facility
Managements ist es also, die Gebäudenutzung zu analysieren und die Gebäudeautomation darauf
abzustimmen. Im vorigen Beispiel wird die Analyse wahrscheinlich ergeben, dass es sinnvoll ist, die
Klimatisierung ab 18 Uhr zu drosseln oder ganz abzuschalten und erst am nächsten Werktag vor sieben
Uhr wieder einzuschalten. Diese Vorgaben werden dann durch entsprechende Konfigurationen auf der
Managementebene der Gebäudeautomation umgesetzt.
Gebäudeautomation bringt viele Vorteile, vor allem den Vorteil des höheren Komforts. Jedoch sollen
auch die Nachteile der Gebäudeautomation nicht verschwiegen werden. Je mehr technische Komponenten
man in einem System einsetzt, desto komplexer wird das System und desto mehr Fehler können auftreten.
Ebenso steigt die Häufigkeit eines Fehlers im System mit der Anzahl der eingesetzten Komponenten. Man
muss die Fehler aber je nachdem, wie kritisch sie sind, unterteilen. Der Ausfall einer Klimaanlage ist nicht
so kritisch wie wenn z.B. eine Dachluke die ganze Nacht lang offen steht. Beim Ausfall einer Klimaanlage
wird die Konsequenz sein, dass die Raumtemperatur nicht der gewünschten Temperatur entspricht;
der Ausfall eines Teils zur Dachlukensteuerung könnte jedoch dazu führen, dass sich unbefugte Personen
Zugang zum Gebäude verschaffen oder dass Regenwasser ins Gebäude eindringt. Ganz katastrophal
sind Fehler, die dazu führen, dass sich unbefugte Personen Zutritt zu sensiblen Unternehmensbereichen
verschaffen können.
Es ist daher Aufgabe des Facility Managements, geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Je nachdem,
welche Komponenten zur Gebäudeautomation man einsetzt, kann es erforderlich sein, Alarmsysteme
zu implementieren. Kritische Alarme müssen natürlich möglichst schnell bearbeitet werden. Wenn ein
Feueralarm ausgelöst wird, ist es wahrscheinlich zu spät, wenn man diesen Alarm erst am nächsten Tag
bearbeitet. Solche Überlegungen sind vom Facility Management zu berücksichtigen. Ein Lösungsansatz
wäre, dass andauernd zumindest eine Person im Unternehmen anwesend ist, um den Status der Anlagen
zu überwachen. Ein anderer Lösungsansatz ist, Rufbereitschaft für gewisse Mitarbeiter herzustellen. Dies
erfordert dann aber, dass diese Mitarbeiter geeignet über Fehler informiert werden.
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7 Nutzen von Facility Management
7 Nutzen von Facility Management
In den vergangenen Kapiteln haben wir wichtige Aspekte des FM kennengelernt. Trotzdem stellt sich
noch die Frage, warum man FM benötigt.
Ein wichtiger Punkt, der für den Einsatz von FM spricht, ist die Tatsache, dass durch die Implementierung
von FM im Unternehmen die Kompetenzen für Facilities in einer Abteilung gebündelt werden:
Das Facility Management muss zwar einerseits die Vorgaben des Topmanagements umsetzen und die Bedürfnisse
der anderen Abteilungen berücksichtigen, ist aber ansonsten von den anderen Abteilungen des
Unternehmens weitgehend unabhängig. Die Organisationsstruktur eines Unternehmens ohne FM wird in
Abb. 1, die eines Unternehmens mit FM wird in Abb. 2 dargestellt.
Abbildung 1: dezentrale Gebäudeverwaltung
Abbildung 2: Gebäudeverwaltung mit FM
Neben der Kompetenzkonzentration ist auch die langfristige Kostenreduktion ein Faktor, der die Entscheidung
für FM begünstigt. Durch optimierte Arbeitsabläufe (nur eine Abteilung für Facilities) können
Kosten gespart werden.
Die Immobilienkosten eines Unternehmens belaufen sich auf etwa 5 bis 15% der jährlichen Gesamtkosten.
Außerdem haben Immobilien einen ungefähren Anteil von 10% am Gesamtvermögen eines
Unternehmens. Wenn man diese Zahlen betrachtet, wird sofort klar, dass im Bereich des Gebäudes und
der Infrastruktur große Einsparungen möglich sind. Es werden zwei verschiedene Nutzenpotentiale unterschieden:
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7 Nutzen von Facility Management
• Quantifizierbare Nutzen
• Nicht quantifizierbare Nutzen
Die quantifizierbaren Kosten lassen sich direkt in Zahlen und Dimensionen ausdrücken, wie zum Beispiel
Energieverbrauch, Flächennutzung oder ähnliches. Nicht quantifizierbaren Nutzenpotentiale wirken
sich nur indirekt aus und sind nicht direkt messbar (wie z.B. gesicherte und aktuelle Informationen oder
Fehlerreduzierung). Es ist jedoch in der Regel schwierig, geeignete Nutzenpotentiale zu finden und diese
umzusetzen, da ein starker Unternehmensbezug besteht. Außerdem hat ein Unternehmen, das bisher
kein Facility Management betrieben hat, in den meisten Fällen kaum nützliche Daten, auf denen eine
Optimierung basieren kann. In solchen Fällen muss auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden. Die
Kosteneinsparungen durch Facility Management können in folgenden Bereichen erzielt werden [4] :
• Flächenbereitstellungskosten (z. B. Gebäudeversicherung)
• Betriebskosten (z. B. Reinigung, Instandhaltung)
• Verbrauchskosten (z. B. Energie)
• Infrastrukturkosten (z. B. Konferenzservices)
Eine weitere Verbesserung kann dadurch erreicht werden, dass die Daten, die erzeugt werden, mit entsprechenden
IT-Werkzeugen bearbeitet werden können [4] :
• genaue Informationen
• differenzierte Informationsdarstellung (z. B. komplexe Sachverhalte, mehrdimensionale Sichten)
• Informationskonservierung(z. B. unternehmensgebundenes, personenunabhängiges Wissensmanagement)
Dies ist ein wesentlicher Vorteil von FM. Informationen über Gebäude, Infrastrukturen, etc. gehen nicht
verloren. Das ist deshalb so wichtig, da jede verlorene oder nicht verarbeitete Information zu einem
späteren Zeitpunkt indirekt Kosten mit sich bringen kann.
In Abb. 3 kann man den Stand der Informationen bzgl. der Facilities erkennen. Die hintere Kurve stellt
das fiktive Optimum dar, sprich, es bleiben sämtliche vorhandenen Informationen nach Fertigstellung
des Gebäudes erhalten. Die vordere Kurve stellt die Kurve dar, wie sie in den meisten Unternehmen
aufzufinden ist. Nach und nach gehen Informationen verloren. In der Mitte findet man die Kurve, welche
mit Facility Management erreicht werden kann. Es gehen wesentlich weniger Informationen und Daten
über das Gebäude verloren als ohne Facility Management.
Erfahrungen in den USA haben gezeigt, dass sich durch FM tatsächlich Einsparungen ergeben. In
der folgenden Tabelle [10] werden Erfahrungswerte aus der Praxis präsentiert. Die Einsparungen sind in
jene Kostensenkungen aufgeteilt, die durch Gebäudemanagement (GM) und jene die durch Intelligente
Gebäude (IB) zustande kommen. Dabei versteht man unter einem „intelligenten Gebäude“ ein Gebäude,
bei dem durch Gebäudeautomatisierung Kostenersparnis und Komfortgewinn erreicht werden können.
Wie man leicht erkennen kann, können insgesamt bis zu 30% an Kosten gespart werden.
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8 Zusammenfassung
Abbildung 3: Informationskurve
Einsparungen Einsparungen Gesamteinsparungen
durch GM durch IB
Direkte Einsparung
Energie 17% 26% 43%
Wartung 9% 9% 18%
Sicherheit 18% 18% 36%
Gesamte Kosteneinsparung 11% 19% 30%
Indirekte Einsparung
Mitarbeiter 1 0 1
Veränderung/Umzüge 7% 28% 35%
Produktivitätssteigerung 1% 3,2% 4,2%
8 Zusammenfassung
Facility Management (FM) wird zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Werterhaltung von Gebäuden
und Anlagen eingesetzt. Die Prozesse des FM betreffen den gesamten Lebenszyklus beginnend bei der
Planung bis hin zum Rückbau und zur Entsorgung. Die Aufgaben unterteilen sich in die Bereiche Technisches,
Infrastrukturelles und Kaufmännisches Gebäudemanagement sowie in das Flächenmanagement.
Der zunehmende Einsatz von Computeranwendungen zur Unterstützung der FM-Prozesse erhöht somit
den gewonnenen Nutzen und verleiht dem FM zunehmende Bedeutung. Die zusätzliche Anbindung
eines Gebäudeautomationssystems liefert aktuelle Informationen für die Berechnungen der Effizienz und
von Verbräuchen. Es lassen sich automatisch Wartungs- und Reparaturaufträge erzeugen, wodurch die
Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von technischen Anlagen und Einrichtungen steigen.
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LITERATUR LITERATUR
Literatur
[1] GONDRING, H. / WAGNER, T.: Facility Management. Handbuch für Studium und Praxis. München:
Verlag Vahlen, 2007.
[2] MAY, M. (Hrsg.): IT im Facility Management erfolgreich einsetzen. Das CAFM-Handbuch. Heidelberg:
Springer, 2006.
[3] BRAUN, H.: Facility Management. Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung. 5. Auflage, Heidelberg:
Springer, 2007.
[4] NÄVY, J.: Facility Management. Grundlagen - Computerunterstützung - Systemeinführung - Anwendungsbeispiele.
4. Auflage, Heidelberg: Springer, 2006.
[5] DIEDERICHS, C.: Immobilienmanagement im Lebenszyklus. Projektentwicklung, Projektmanagement,
Facility Management, Immobilienbewertung. 2. Auflage, Heidelberg: Springer, 2006.
[6] BRAUN, H. / OESTERLE, E. / HALLER, P.: Facility Management. Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung.
Springer Verlag, 1996
[7] KAHLEN, H.: Facility Management 1. Entstehung, Konzeptionen, Perspektiven. Springer Verlag,
2001
[8] MOSLENER, W., RONDEAU, E. (Hrsg.): Facility Management 2. Verfahren, Praxis, Potentiale. Springer
Verlag, 2001
[9] ZECHEL, P. et al.: Facility Management in der Praxis. Herausforderungen in Gegenwart und Zukunft.
expert verlag, 1997
[10] JICHA, W.: Kostenreduzierung durch Facility Management. Aus: Der Facility Manager, Nr. 2/1996,
S. 8–11
[11] GEFMA German Facility Management Association: Pressemitteilung vom 23.Juli 2004. Stand Mai 2008.
Verfügbar unter: http://www.gefma.de/typo3conf/ext/naw_securedl/secure.php?u=0&file=
fileadmin/user_upload/facility_management/definition/Info_GEFMA100.pdf&
t=1211378601&hash=05b187ead67698581961606a12744f60
[12] Wikipedia: Facility Management. Stand Mai 2008. Verfügbar unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/Facility_Management
[13] Wikipedia: Gebäudeautomation. Stand Mai 2008. Verfügbar unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/Geb%C3%A4udeautomation
[14] WEBER, R. (Koelnmesse GmbH): Präsentation: Einführung eines CAFM-Systems mit Integration der
Gebäudeautomation. Stand Mai 2008. Verfügbar unter:
http://www.ta.hu-berlin.de/glt2007/Download/2-9-Weber-Messe-Koeln.pdf
[15] HOHMANN, J. (speedikon Facility Management AG): Präsentation: Einbindung der Gebäudeautomation
in ein übergeordnetes FM-System. Stand Mai 2008. Verfügbar unter:
http://www.uni-kl.de/wcms/fileadmin/ebkbau/Bilder/hohmann/
Building_Performance_15_04_02_Ho.ppt
[16] HEß, P.: Datentechnische Grundlagen von Facility Management. Stand Mai 2008. Verfügbar unter:
http://fm.gonimos.com/fileadmin/pdfFree/fm0201.pdf
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