1 - Betriebsratssitzung

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FACHWISSEN FÜR DIE BETRIEBLICHE INTERESSENVERTRETUNG.
Betriebsratssitzung
Zuletzt geprüft: Juli 2017
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Betriebsratssitzung
THEMA
Betriebsratssitzung
Vorbereitung ist alles – das gilt für die täglichen Arbeitsabläufe ebenso wie für
die Betriebsratssitzung. Was neben diesem Grundsatz zu beachten wird, damit die
Sitzung nicht nur inhaltlich ein Erfolg wird, sondern auch den zahlreichen gesetzlichen
Vorgaben entspricht, erfahren Sie in diesem Dossier.
Wer darf zur Betriebsratssitzung laden? Wie oft findet eine Betriebsratssitzung
statt? Ist ein Protokoll erforderlich? Diese und viele weitere Fragen behandelt das
Dossier und gibt einen Überblick, über alles was Sie für Ihre Betriebsratsarbeit rund
um die Sitzung des Gremiums wissen müssen. Denn hier geht es nicht nur darum,
regelmäßig mit den anderen Betriebsratsmitgliedern zu kommunizieren und konstruktiv
zu diskutieren, sondern vor allem darum, die Grundlagen zu legen, um die
Kolleginnen und Kollegen richtig und umfassend zu vertreten. Wir unterstützen
Sie mit diesem Dossier gerne dabei.
INHALT
3 Beitrag
Die Betriebsratssitzung –
durch richtige Vorbereitung Fehler vermeiden
10 Checkliste
Durchführung der Betriebsratssitzung
Fachwissen für die betriebliche Interessenvertretung. | www.bund-verlag.de
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Betriebsratssitzung
BEITRAG
Die Betriebsratssitzung –
durch richtige Vorbereitung
Fehler vermeiden
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Sie sich im Detail mit der Rechtslage beschäftigen müssen.
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Betriebsratssitzung
BEITRAG
Die Betriebsratssitzung –
durch richtige Vorbereitung
Fehler vermeiden
Hier lesen Sie
• wann und wie häufig der Betriebsrat seine Sitzungen durchführen sollte
• wer die Sitzungen einberuft und was in der Einladung und Tagesordnung stehen muss
• welche Punkte im Protokoll der Betriebsratssitzung festzuhalten sind
Nur die konstituierende Sitzung des Betriebsrats wird vom Wahlvorstand einberufen.
Alle weiteren Sitzungen beruft der Vorsitzenden ein und, wenn dieser rechtlich verhindert
ist, weil er beispielsweise krank ist oder sich im Urlaub befindet, sein Stellvertreter.
Andere Betriebsratsmitglieder sind grundsätzlich nicht berechtigt, eine Betriebsratssitzung
einzuberufen.
Dennoch darf sich der Arbeitgeber zur Einberufung einer Betriebsratssitzung auch
an andere Betriebsratsmitglieder wenden, wenn sowohl der Betriebsratsvorsitzende
als auch sein Stellvertreter wegen Urlaubs- und Arbeitsunfähigkeitsabwesenheit
nicht erreichbar sind. So muss zum Beispiel bei einer beabsichtigten außerordentlichen
Kündigung durch den Arbeitgeber gemäß § 102 BetrVG der Betriebsrat angehört
werden. Dieser kann nur innerhalb von drei Tagen erklären, dass er der Kündigung
nicht zustimmt. Um das Anhörungsrecht des Betriebsrats zu wahren, ist eine
kurzfristige Einberufung einer Betriebsratssitzung notwendig. Wäre aufgrund der
Abwesenheit des Betriebsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters eine Einladung
zur Betriebsratssitzung nicht möglich, würde das Anhörungsrecht des Betriebsrats
leer laufen. Daher sind in derartigen Fällen auch andere Betriebsratsmitglieder verpflichtet,
eine Einladung zur Betriebsratssitzung auszusprechen.
Tipp
Um die oben genannten Probleme zu vermeiden, ist es sinnvoll, wenn der Betriebsrat frühzeitig
eine Vertretungsregelung für den Fall vorsieht, dass sowohl der Betriebsratsvorsitzende
als auch sein Stellvertreter nicht anwesend sind. Die Vertretungsregelung sollte dem Arbeitgeber
mitgeteilt werden, damit dieser weiß, an wen er sich in eiligen Betriebsratsangelegenheiten,
wie zum Beispiel vor Anordnung von Überstunden, wenden darf.
Wann und wie häufig ist sie durchzuführen?
Grundsätzlich ist es Sache des Betriebsratsvorsitzenden, wann und wie häufig die
Betriebsratssitzungen durchgeführt werden. Allerdings ist es auch möglich, dies
durch eine Geschäftsordnung oder durch Betriebsratsbeschluss zu regeln. Bei der
Anberaumung der Sitzung ist auf die betrieblichen Belange Rücksicht zu nehmen
(§ 30 BetrVG). In kleineren Betrieben kann möglicherweise zu bestimmten Zeiten
auf die Arbeitsleistung eines Betriebsmitglieds verzichtet werden. Auch wird es in
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Betriebsratssitzung
einem Betrieb, in dem im Schichtdienst gearbeitet wird, kaum möglich sein, die Betriebsratssitzungen
während der Arbeitszeit aller Mitglieder stattfinden zu lassen.
Findet zum Beispiel ein Schichtwechsel um 6.00 Uhr statt, könnte eine Betriebsratssitzung
um 7.00 Uhr stattfinden. Dann könnten die Betriebsratsmitglieder, deren
Arbeitszeit um 6.00 Uhr begonnen hat, während ihrer Arbeitszeit an der Sitzung
teilnehmen und die Mitglieder, deren Arbeitszeit um 6.00 Uhr beendet war, nach
einer Pause außerhalb ihrer Arbeitszeit.
Grundsätzlich sollten die Betriebsratssitzungen nicht zu selten stattfinden, da sonst
bei den Sitzungen zu viele Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden müssen und
die Sitzungen zu lange dauern. Möglicherweise kommt der Arbeitgeber zudem in
Versuchung, Angelegenheiten ohne Anhörung oder sonstige Beachtung der Beteiligungsrechte
des Betriebsrats zu regeln, da er wegen vermeintlicher Dringlichkeit
seiner Angelegenheit die nächste Betriebsratssitzung nicht abwarten möchte. Mittelbar
nimmt somit der Arbeitgeber Einfluss auf die Häufigkeit der Betriebsratssitzungen.
Sind zum Beispiel regelmäßig viele personelle Maßnahmen im Betrieb
durchzuführen, ist es sinnvoll, wöchentlich oder 14-täglich Betriebsratssitzungen
anzuberaumen.
Entscheidet sich der Betriebsrat, Betriebsratssitzungen regelmäßig, beispielsweise
einmal pro Woche, durchzuführen, oder nimmt er eine Regelung zu der Häufigkeit
der Betriebsratssitzungen in seine Geschäftsordnung auf, muss er dies dem Arbeitgeber
mitteilen, damit sich dieser, aber auch die Kollegen am Arbeitsplatz der
Betriebsratsmitglieder auf die Termine und damit die zeitweise Abwesenheit von
der normalen vertraglich geschuldeten Arbeit einstellen können.
Selbstverständlich können und müssen auch außerhalb dieser regelmäßig durchzuführenden
Betriebsratssitzungen noch weitere Betriebsratssitzungen einberufen
werden. In dem oben genannten Fall einer außerordentlichen Kündigung, in dem
der Betriebsrat innerhalb von drei Tagen eine Stellungnahme abgeben muss, ist eine
außerordentliche Sitzung notwendig.
Beispiel:
Sonderfälle sind der Antrag eines Viertels der Mitglieder des Betriebsrats oder des Arbeitgebers
auf Einberufung einer Betriebsratssitzung, wie bei der Beantragung des Arbeitgebers
für in zwei Tagen zu leistende Überstunden oder der Beantragung einer Samstagsschicht.
Die erforderliche Anzahl bei einem Viertel der Betriebsratsmitglieder ergibt sich
durch eine Teilung der Anzahl der Betriebsratsmitglieder durch vier und anschließende
Aufrundung der sich dabei ergebenden Zahl.
Beispiel:
Hat der Betriebsrat sieben Mitglieder, so ist ein Viertel 1,75. Somit können zwei Mitglieder die
Einberufung einer Betriebsratssitzung verlangen.
In diesen Sonderfällen muss der Vorsitzende zur Betriebsratssitzung einladen.
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Betriebsratssitzung
Wie sollte die Einladung aussehen?
Die Form der Einladung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aus Beweisgründen sollten
sie jedoch schriftlich erfolgen, d.h. in Papierform oder per E-Mail. Die E-Mail
sollte stets ausgedruckt und in einem besonderen Ordner abgeheftet werden.
Die Einladung zur Betriebsratssitzung muss so rechtzeitig erfolgen, dass sich die
Mitglieder ausreichend auf die Sitzung vorbereiten können. Zudem gibt eine frühzeitige
Einladung den einzelnen Betriebsratmitgliedern die Möglichkeit, dem Vorsitzenden
mitzuteilen, ob sie an der Teilnahme verhindert sind, damit rechtzeitig
ein Ersatzmitglied geladen werden kann. Zur Vorbereitung auf die Sitzung muss
den Betriebsratsmitgliedern Gelegenheit gegeben werden, Einblick in die Unterlagen
zu nehmen, die dem Betriebsrat bereits vorliegen. Es empfiehlt sich, dass der
Vorsitzende bereits wesentliche Unterlagen der Einladung beifügt. Sonst würden
die interessierten Mitglieder vor der Betriebsratssitzung ins Betriebsratsbüro kommen,
um die Unterlagen dort einzusehen.
Auf jeden Fall muss der Einladung bereits die Tagesordnung beigefügt sein.
Die konkrete Angabe eines Tagesordnungspunktes in der Einladung ist zwingende
Vorraussetzung zur Fassung eines wirksamen Betriebsratsbeschlusses. 1
Welche Angaben müssen auf die Tagesordnung?
Über Punkte, die in der Tagesordnung nicht enthalten sind, kann der Betriebsrat
nur wirksam abstimmen, wenn die Abstimmung über die Erweiterung der Tagesordnung
einstimmig erfolgt.
Wichtig ist, dass die Tagesordnung die einzelnen, zu erörternden Punkte genau
aufführt.
Beispiel:
Tagesordnung zur Betriebsratssitzung am 10.6.2010 um 10.00 Uhr:
TOP 1: Einstellung von Frau A auf Planstelle X (alternativ: in Abteilung Y)
TOP 2: Versetzung von Herrn B aus Abteilung X in Abteilung Y
TOP 3: ordentliche Kündigung von Herrn C
TOP 4: Betriebsvereinbarung Urlaubsgrundsätze (Entwurf des BR)
TOP 5: Betriebsvereinbarung Arbeitszeit (Beschluss)
TOP 6: Beauftragung des GBR wegen Gesamtbetriebsvereinbarung
Personalplanung (Diskussion und evtl. Beschluss)
Nicht richtig ist es also, wenn als ein Tagesordnungspunkt nur »diverse personelle
Maßnahmen« angegeben ist.
Bei kurzfristigen Eingaben des Arbeitgebers zur Betriebsratssitzung ist es sinnvoll,
wegen dieses Themas eine neue Betriebsratssitzung anzuberaumen. Es ist näm-
1 Siehe Beitrag »Der Betriebsratsbeschluss« in diesem Heft auf Seite 309 ff.
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Betriebsratssitzung
lich fraglich, ob zu einem Thema, welches nicht bereits bei der Einladung auf der
Tagesordnung stand, eine einstimmige und somit wirksame Beschlussfassung zur
Aufnahme des Tagesordnungspunktes herbeigeführt werden kann.
Wer hat Teilnahmerechte?
Die Vertreter der Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie der Schwerbehindertenvertretung
haben ein Teilnahmerecht an den Betriebsratssitzungen. Sie sind
von dem Vorsitzenden unter Übersendung der Tagesordnung einzuladen. Es besteht
jedoch für beide Vertretungen keine Verpflichtung, an der Betriebsratssitzung
teilzunehmen. 2
Gewerkschaftsbeauftragte haben hingegen kein gesetzliches Teilnahmerecht. Sie
können aber vom Betriebsrat zu einer ganzen Sitzung bzw. zu einzelnen Tagesordnungspunkten
eingeladen werden. Gemäß § 31 BetrVG muss der Vorsitzende
auf Antrag eines Viertels der Betriebsratsmitglieder einen Beauftragten einer im
Betrieb vertretenen Gewerkschaft einladen. Der Arbeitgeber hat ein Teilnahmerecht,
wenn er selbst die Einberufung der Sitzung verlangt hat oder wenn er vom
Betriebsratsvorsitzenden zu der Sitzung eingeladen wurde. Beantragt er nach der
Anberaumung der Betriebsratssitzung die Aufnahme eines weiteren Tagesordnungspunktes,
erstreckt sich sein Teilnahmerecht auf diesen Tagesordnungspunkt.
Wegen des Gebotes zur vertrauensvollen Zusammenarbeit sollte der Arbeitnehmer
Einladungen zur Betriebsratssitzung folgen. Er kann sich dabei gegebenenfalls
durch an der Leitung des Betriebs beteiligte Personen (beispielsweise Werksleiter,
Personalleiter) vertreten lassen, nicht aber durch betriebsfremde Personen, wie
zum Beispiel einen Rechtsanwalt.
Tipp:
Grundsätzlich sollte der Arbeitgeber nur zu einzelnen Tagesordnungspunkten eingeladen
werden.
Vertreter eines Arbeitgeberverbandes können nur dann an der Sitzung teilnehmen,
wenn der Arbeitgeber diesem Verband angehört und er die Teilnahme des
Verbandsvertreters wünscht. Der Verbandsvertreter kann jedoch nicht allein an
der Betriebsratssitzung teilnehmen, sondern nur gemeinsam mit dem Arbeitgeber.
Ferner können auf Einladung des Vorsitzenden sachkundige Personen an der Sitzung
teilnehmen. Dies können beispielsweise sachkundige Arbeitnehmer des Betriebs
sein, vom Betriebsrat beauftragte Wirtschaftssachverständige, Rechtsanwälte
und Datenschutzexperten. Sachkundige Arbeitnehmer sind Mitarbeiter, die selbst
von dem zu diskutierenden Problem betroffen sind oder spezielle Fachkenntnisse
haben.
2 Siehe Beitrag »Erfolgreiche Zusammenarbeit mit anderen Gremien« in diesem Heft auf Seite 340 ff.
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Betriebsratssitzung
Was ist bei der Durchführung der Betriebsratssitzung zu beachten?
Die Betriebsratssitzung ist keine öffentliche Sitzung. Sie findet grundsätzlich während
der Arbeitszeit statt. Durchgeführt wird sie in der Regel auch im Betrieb.
Ist im Betrieb kein geeigneter Raum vorhanden, kann die Sitzung auch außerhalb
des Betriebsgeländes durchgeführt werden. Nicht geeignet sind Räume, in denen
die Nichtöffentlichkeit der Sitzung nicht gewahrt ist, weil der Raum zeitgleich von
anderen Mitarbeitern genutzt wird oder gut einsehbar ist, beispielsweise Kantinen
und Sozialräume. 3 Wie bereits erwähnt, ist der Arbeitgeber über den Zeitpunkt
der Sitzung zu informieren, die Betriebsratsmitglieder müssen sich jeweils vor Sitzungsbeginn
und nach Sitzungsende an ihrem Arbeitsplatz ab- sowie rückmelden.
Sie benötigen aber keine Erlaubnis des Arbeitgebers, um an der Betriebsratssitzung
teilzunehmen. Die Sitzungsleitung erfolgt durch den Vorsitzenden. Die Willensbildung
des Betriebsrats erfolgt nach dem Gesetz zwar per Beschluss, also durch
Abstimmung der Mitglieder. 4 Entscheidend ist aber, dass der Betriebsratswillen
umgesetzt wird. Ist beispielsweise aus dem Verhalten der Betriebsratsmitglieder
ersichtlich, welche Meinung diese vertreten, ist es nicht immer erforderlich, einen
formellen Beschluss zu fassen. Zwingend ist es jedoch, das Ergebnis schriftlich festzuhalten.
Bei Kosten auslösenden Beschlüssen und fristgebundenen Angelegenheiten
ist (§§ 99, 102 BetrVG) immer ein Beschluss mit Abstimmung erforderlich.
Über die jeweilige Betriebsratssitzung muss gemäß § 34 Abs. 1 Satz 1 BetrVG eine
Sitzungsniederschrift, also ein Protokoll erstellt werden. Dieses muss den Ort, den
Tag, Beginn und Ende der Sitzungen sowie eine Liste der teilnehmenden Personen
enthalten.
Wie muss die Sitzungsniederschrift erfolgen?
Ferner sollten die Tagesordnung und die gestellten Anträge aufgenommen werden.
In der Anwesenheitsliste sind alle Betriebsratsmitglieder und die eventuell
teilnehmenden Ersatzmitglieder aufzuführen. Ferner sollte erkennbar sein, wen
das Ersatzmitglied vertreten hat und warum das vertretene Betriebsratmitglied
nicht anwesend war (insbesondere Urlaub, Dienstreise, Erkrankung). Ferner ist
die Sitzungsniederschrift vom Vorsitzenden – oder im Fall seiner Verhinderung
von seinem Vertreter – und einem weiteren Betriebsratsmitglied zu unterzeichnen.
Tipp:
Verantwortlich für das Protokoll ist an sich der Betriebsratsvorsitzende. Sinnvollerweise
sollte der Betriebsrat einen Schriftführer bestellen.
3 Siehe Beitrag »Ungestörte Amtsausübung« in diesem Heft auf Seite 335 ff.
4 Siehe Beitrag »Der Betriebsratsbeschluss«.
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Betriebsratssitzung
Die Sitzungsniederschrift ist bei den Unterlagen des Betriebsrats aufzubewahren,
und zwar so lange, wie die in der Sitzung gefassten Beschlüsse noch rechtlich von
Bedeutung sind. Die Niederschriften sollten also nicht ohne weitere Prüfung am
Ende der Amtszeit des Betriebsrats vernichtet werden. Auf Wunsch ist sie an einzelne
Betriebsratsmitglieder auszuhändigen. Hat der Arbeitgeber ganz oder teilweise
an der Sitzung teilgenommen, so hat auch er Anspruch auf Aushändigung der Sitzungsniederschrift
bzw. eines Teiles davon.
Fazit
Der Betriebsrat sollte die hier aufgeführten Punkte beachten. Denn nur durch richtige
Vorbereitung können Fehler vermieden werden.
Ralf Heidemann ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Essen. www.br-anwaelte.de
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Betriebsratssitzung
CHECKLISTE
Durchführung der
Betriebsratssitzung
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Betriebsratssitzung
CHECKLISTE
Durchführung der
Betriebsratssitzung
1. Sitzung eröffnen:
• Begrüßung durch den Betriebsratsvorsitzenden bzw. den Stellvertreter.
• Wer leitet die Diskussion?
• Wer führt die Rednerliste?
• Wer führt Protokoll?
• Wann werden Pausen gemacht?
• Wie viel Zeit steht für die Sitzung insgesamt zur Verfügung?
• Liegt Beschlussfähigkeit vor?
• Anwesenheitsliste umlaufen lassen.
• Sonstiges.
2. Tagesordnung verlesen; Änderungswünsche erfragen
Hinweis:
Der Betriebsrat konnte nach früherer BAG-Rechtsprechung die mitgeteilte Tagesordnung
in der Betriebsratssitzung nur ändern, wenn der vollzählig versammelte Betriebsrat
einstimmig sein Einverständnis erklärt, den Beratungspunkt in die Tagesordnung aufzunehmen
und darüber zu beschließen (BAG v. 28. 10. 1992 – 7 ABR 14/92, AiB 1993, 286; 24.
5. 2006 – 7 AZR 201/05, NZA 2006, 1364).
Nach neuerer Rechtsprechung des BAG (BAG v. 22. 1. 2014 – 7 AS 6/13; 9. 7. 2013 – 1 ABR
2/13, NZA 2013, 1433) kann trotz fehlender oder unvollständiger Tagesordnung in einer
Angelegenheit dann ein wirksamer Beschluss gefasst werden,
• wenn sämtliche Mitglieder des Betriebsrats einschließlich erforderlicher
Ersatzmitglieder rechtzeitig geladen sind,
• der Betriebsrat beschlussfähig i. S. d. § 33 Abs. 2 BetrVG ist und
• die anwesenden Betriebsratsmitglieder einstimmig beschlossen haben, über
den Regelungsgegenstand des später gefassten Beschlusses zu beraten und
abzustimmen.
• Nicht (mehr) erforderlich ist, dass in dieser Sitzung alle Betriebsratsmitglieder
anwesend sind. Siehe → Betriebsratssitzung (Beschlussfassung) Rn. 13, 14.
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Betriebsratssitzung
3. Protokoll der letzten Sitzung zur Diskussion stellen
und ggf. ändern/berichtigen.
4. Tagesordnung in der vorgesehenen Reihenfolge bearbeiten.
5. Nach dem Aufruf eines Tagesordnungspunkts wie folgt vorgehen:
• Derjenige (z. B. Ausschuss), der das Thema vorbereitet hat, gibt eine kurze
Einführung in das Thema. Ggf. Tageslichtschreiber und Folien verwenden.
• Thema zur Diskussion stellen.
6. Aufgaben des Diskussionsleiters:
• Teilnehmer zu Diskussionsbeiträgen auffordern (auch die »Stillen« einbeziehen);
• Einhaltung der Rednerliste beachten;
• darauf achten, dass nicht durcheinander geredet wird;
• dafür sorgen, dass zum Thema diskutiert und nicht »vom Hölzchen zum
Stöckchen« gesprungen wird; ggf. zum Thema zurückführen;
• falls notwendig: Diskussionszwischenstand zusammenfassen und die Diskussion
auf offene/strittige Fragen zuspitzen:
• Worüber besteht Einigkeit?
• Was ist strittig?
• Was muss noch diskutiert werden?
• Diskussion beenden, wenn sie beginnt, sich »im Kreise zu drehen«.
7. Aufgaben der Diskussionsteilnehmer:
• konstruktiv diskutieren: nicht nur darauf hinweisen, was schlecht läuft, sondern
Verbesserungsvorschläge machen und Lösungswege aufzeigen;
• andere ausreden lassen; anderen zuhören;
• auch die Argumente des »politischen Gegners« ernst nehmen (Schubladendenken:
»… der muss ja so reden« vermeiden);
• auf die Vorschläge anderer sachlich eingehen; insbesondere die Ablehnung
von Vorschlägen anderer mit Sachargumenten begründen (pauschale Negativbewertungen
vermeiden); kurz fassen.
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Betriebsratssitzung
8. Am Ende der Diskussion zu einem Tagesordnungspunkt:
• Diskussionsleiter stellt Diskussionsergebnis fest (die eigene ggf. abweichende
Meinung von der [Mehrheits-]Meinung des Betriebsratsgremiums
trennen);
• wenn in der Sache ein Beschluss gefasst werden kann:
• Beschlussantrag formulieren,
• abstimmen lassen:
Wer ist dafür?
Wer ist dagegen?
Wer enthält sich der Stimme?
• ggf. über Gegenantrag abstimmen lassen (siehe Checkliste »Beschlussfassung:
Abstimmungsverfahren«), auf wortlautgetreue Protokollierung
des Beschlusses achten und (zumindest) Ja-Stimmen im Protokoll
vermerken;
• wenn in der Sache kein Beschluss gefasst werden kann:
• Was muss für eine sachgerechte Beschlussfassung noch geklärt werden?
• Bis wann muss spätestens ein Beschluss in der Sache gefasst werden?
(Fristen z. B. nach §§ 99 Abs. 3, 102 Abs. 2 BetrVG beachten!)
9. Arbeitsaufträge gemeinsam formulieren und auf Betriebsratsausschüsse
bzw. einzelne Betriebsratsmitglieder verteilen:
• Was muss getan werden?
• Wer macht das (nach Möglichkeit Teamarbeit)?
• Bis wann muss das erledigt sein?
10. Den Termin der nächsten Betriebsratssitzung absprechen und festlegen
(auf Fristen achten!).
11. Alle wesentlichen Punkte protokollieren;
• insbesondere Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse, zu erledigende
Aufgaben und die dafür verantwortlichen Personen bzw. Ausschüsse sowie
Fristen schriftlich festhalten; Protokoll nach Möglichkeit unmittelbar nach
der Sitzung fertig stellen, Anwesenheitsliste beifügen und Fotokopien an die
Betriebsratsmitglieder (ggf. Protokollauszüge auch an andere Teilnehmer)
aushändigen.
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