altares Broschüre 2018

Full-Service Teilnehmermanagement
Beratung Planung Umsetzung Technik

Jede erfolgreiche Veranstaltung beginnt mit
einem professionellen Teilnehmermanagement.

altares – Ihr kompetenter Partner für professionelles
Teilnehmermanagement
altares ist ein etablierter Anbieter von Lösungen für Teilnehmermanagement,
Messemanagement und PR. Von den Standorten Düsseldorf und Berlin
betreut das Team seit 2004 unsere Kunden, darunter rund zwei Drittel der
DAX30-Unternehmen.
Durch den modularen Aufbau unserer Softwareplattform können Sie sich Ihre
gewünschte Lösung selbst zusammenstellen – je nachdem, ob Ihr Schwerpunkt
im Bereich Gästemanagement liegt, Sie Ihre PR-Verteiler pflegen, Pressemitteilungen
versenden oder zu Ihren Pressekonferenzen einladen möchten.
Kernprodukt ist das Teilnehmermanagement-Tool altares-GuestManager, eine
der führenden Softwareanwendungen für diesen Bereich in Deutschland. Es
begleitet den gesamten TNM-Prozess vom Einladungsversand über das
Ticketing, Online-Gästeportale, Seating, Akkreditierung vor Ort bis hin zu
Auswertung und Reporting.
Über unsere Softwarelösungen hinaus sind wir als eine der größten Teilnehmermanagementagenturen
in Deutschland Ihr Ansprechpartner in allen Belangen
rund um Ihre Gästekommunikation und -management.
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Full-Service für Ihre Veranstaltung
Unser erfahrenes Eventteam versteht sich als Ihr Partner in allen Phasen der
Veranstaltungsplanung, Umsetzung und Nachbereitung. Schon weit im Vorfeld
der Veranstaltung stehen wir Ihnen für alle Konzeptionsfragen des
Teilnehmermanagements als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung und
gewährleisten auch vor Ort die reibungslose Umsetzung eines professionellen
Gästemanagements.
Das nennen wir Full-Service Gästemanagement. Und das vollständig modular:
Sie buchen nur die Leistungen, die Sie benötigen. Wir verzahnen uns mit den
restlichen Ansprechpartnern und Gewerken, um für Sie und Ihre Gäste den
bestmöglichen Service bereitzustellen und ein optimales Ergebnis zu erzielen.
Vorbereitung Einladungsphase Eventphase Nachbereitung
Definition des
Einladungsprozesses
Einladungs- und
Portalgestaltung
Datenaufbereitung
Planung
Eventvorbereitung
Produktion/Versand
der Einladungen
Koordination Hotel,
Reise und Transfers
Seating
Produktion von
Gäste-ID/Tickets
Zutrittsmanagement
Akkreditierung
Check-In, Check-Out
& Gästetracking
Transferlogistik
Technikvermietung
Post-Event-
Kommunikation mit
den Teilnehmern
Reporting
Abrechnung
Dokumentation
Versteuerung
Gästebefragungen
Begleitung des gesamten Eventmanagementprozesses
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Kompetente Unterstützung in allen Phasen Ihres Events
Nachbereitung Veranstaltung Vorbereitung Konzeption
Ganz gleich, ob es sich um eine Pressekonferenz mit 30 Journalisten,
eine Galaveranstaltung mit mehreren tausend Gästen oder einen
Messeauftritt handelt – wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und
unterstützen Sie dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen: vom
Einladungs- bis zum Check-in-Prozess.
Nach der Definition der Prozesse unterstützen wir Sie bei dem Aufbau
des Gästeportals im Corporate Design Ihres Unternehmens oder
der jeweiligen Veranstaltung, der Durchführung des Einladungsprozesses,
dem Umgang mit Rückmeldungen, der Koordination
von Hotel-, Reise- und Transferwünschen bis hin zur Erstellung von
Namensschildern.
Auch vor Ort sind wir für Sie da. Sie erhalten von uns nicht nur
die schlüsselfertige Technik für das Zutrittsmanagement – von
Akkreditierungssystemen mit Barcode- oder RFID-Scannern über
Plastikkartendrucker bis hin zu einem WLAN für Ihre Gäste. Die
gesamte notwendige Hintergrundtechnik (Netzwerk, etc.) gehört
genauso dazu wie der Service vor Ort – vom Techniker bis zur Hostess.
Mit der richtigen Nachbereitung wird Ihre Veranstaltung bleibenden
Eindruck hinterlassen. Durch personalisierte Dankesschreiben oder
individuell zusammengestellte Web-Fotoalben bleiben Sie in
Erinnerung. Automatisierte Gästebefragungen helfen bei der
Optimierung von Folgeevents. Und für die Buchhaltung liefert der
altares-GuestManager auf Knopfdruck die passenden Reports.
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Die Software: altares-GuestManager
Unser Teilnehmermanagement-Tool erleichtert Ihnen die Eventplanung und
-durchführung, das Teilnehmer- und Einladungsmanagement, Ticketing,
Hotel-, Reise- und Transfermanagement. Durch die Automatisierung wesentlicher
Schritte lassen sich Events professionell steuern und die Verwaltung der Gäste
sowie die Zuteilung von Einladungen effizient organisieren.
Als webbasierte Anwendung ist der altares-GuestManager von jedem Rechner
mit Internetanschluss aus rund um die Uhr nutzbar und kann daher auch in
örtlich verteilten Teams – auch direkt am Veranstaltungsort – genutzt werden.
Über das personalisierte Gästeportal oder unsere Teilnehmer-Apps können
Ihre Gäste vor, während und nach der Veranstaltung mit maßgeschneiderten
Informationen bedient werden.
Webgestützt
Vollständig webgestützt und damit
auf allen Endgeräten ohne zusätzliche
Software immer verfügbar.
Modular
Durch den modularen Aufbau
der Software auf Ihre spezifischen
Anforderungen anpassbar.
Effizient & Einfach
Durch die intelligente Workflowunterstützung
gehört das Excel-
Chaos der Vergangenheit an.
Sicher & Erprobt
Betrieb in ISO-zertifizierten Rechenzentren
in Düsseldorf, erprobt bei
hunderten Events und Kunden.
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Die Editionen des altares-GuestManagers
Um Ihren spezifischen Anforderungen möglichst optimal gerecht zu werden,
bieten wir den altares-GuestManager in verschiedenen Versionen an:
altares-GuestManager Standard Edition
Einsatzgebiet: kleinere bis mittelgroße Events wie Presse- und Analystenkonferenzen,
Kundenveranstaltungen, Tagungen, Seminare. Die Standard
Edition bietet Ihnen die wichtigsten Bestandteile unserer Software für das
effiziente Teilnehmerhandling.
altares-GuestManager Professional Edition
Einsatzgebiet: wie unsere Standard-Version. Ergänzend bietet die Pro-Version
ein umfangreiches Hotel-, Reise- und Transfermanagement, Charterflugverwaltung,
Seating, eine Ressourcen-Datenbank sowie erweiterte Reporting- und
Auswertungsmöglichkeiten.
GuestManager On-Location Edition
Die GuestManager On-Location Edition ist speziell auf die Anforderungen
vor Ort (Check-in, Seating etc.) zugeschnitten. Sie beinhaltet aber nicht das
Online Teilnehmermanagement-Tool. Sie ist durch verschiedene Zusatzfunktionen
erweiterbar.
Neben diesen drei Basiseditionen bieten wir verschiedene Branchenlösungen
(wie z. B. die Automotive Edition), die auf spezifische Anforderungen
abgestimmt sind.
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altares-GuestManager Automotive Edition
Die Automotive Edition des altares-GuestManagers ist eine speziell auf die
Anforderungen der Automobilindustrie zugeschnittene Eventsoftwareund
Teilnehmermanagementlösung. Sie ergänzt die Standardfunktionen
des GuestManagers um wichtige Abläufe, die auf Veranstaltungen mit
fahraktiven Modulen benötigt werden. Dazu gehören:
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Fahrzeugdatenbank. Zentrale Datenbank aller verfügbaren Fahrzeuge mit
Kennzeichen, Typ, Ausstattung etc.
Erfassung von Fahrten. Erfassung von Fahrern/Insassen auf Strecken per
Barcode oder QR-Code sowohl an fixen als auch mobilen Scanpunkten
(Abfahrt, Coffeestop, Fahrerwechsel etc.).
Digitales Fahrtenbuch. Pro Fahrzeug kann jederzeit eingesehen werden,
wer, wann, auf welcher Strecke mit dem Fahrzeug unterwegs war.
Selbstverständlich kann pro Gast abgerufen werden, wann er in welches
Fahrzeug eingebucht war.
■ Fahrzeugbuchung. Buchung- und Reservierungsmöglichkeit der
Fahrzeuge im Vorfeld über das Front- und Backend sowie vor Ort am
Buchungscounter.
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Fahrzeugcounter. Frontend für die Fahrzeugbuchung am Counter
mit elektronischer Erfassung des Führerscheins sowie ggf. einer digitale
Unterschriftenlösung für den Haftungsausschluss.
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altares-Symphony PR Suite
Die altares-Symphony PR Suite wurde zusammen mit Kommunikationspraktikern
entwickelt und bietet alles, was die moderne PR-Arbeit erfordert.
Sie erweitert den GuestManager um ein CRM-Kontaktmanagementsystem
mit innovativer Verteilerverwaltung sowie Distributionstools für personalisierte
Aussendungen und wird dadurch zur Schaltzentale für Ihre tägliche PR-Arbeit.
Neben diesen Hauptfunktionen finden Sie auch Module für die Integration Ihrer
Medienbeobachtung und eine Dokumenten- und Bilddatenbank.
Die PR Suite verwaltet Ihre Daten auf intelligente Art und Weise, stellt
Informationen bereit, vereinfacht Kommunikationsprozesse und verbessert die
Zusammenarbeit sowohl im Team als auch teamübergreifend.
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Hostportal für dezentrales Einladungsmanagement
Um den Einladungsprozess und die Verwaltung der Gästelisten auf mehrere
Schultern zu verteilen, bietet sich unser Hostportal an. Hierüber können auch
Personen im Einladungsprozess mitwirken, die keinen Zugang zum Backend
haben. Sie erhalten gezielt Zugriff auf einzelne Veranstaltungen oder bestimmte
Gästegruppen.
Klassische Beispiele sind internationale Veranstaltungen, bei denen die Märkte
ihre Gäste selbstständig einladen, oder Tagungen, bei denen regionale
Vertriebsverantwortliche auf die Anmeldeinformationen „ihrer“ Kunden Zugriff
haben sollen.
Diese „Einladenden“ (Hosts) erhalten über eine eigene Internetseite Zugang
zu den Daten ihrer zugeordneten Gäste/Teilnehmer, können neue Gäste
erfassen bzw. bestehende bearbeiten, Reisedaten hinterlegen oder Statuslisten
einsehen und erstellen.
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Highlights des altares-GuestManagers
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Personalisierte Kommunikation. Einfache und personalisierte Kommunikation
mit Ihren Gästen über E-Mail und Webportale.
Echtzeit-Statuskontrolle. Automatische Überwachung des Gästestatus
(Zu-/Absagen, Programmbuchungen, Tickets, Reisedaten)
Ständige Verfügbarkeit. Alle Daten sind für alle Beteiligten immer und
überall über den GuestManager als zentrales Steuerungstool verfügbar.
Gästelisten auf Knopfdruck. Einfache Erstellung von Listen, Statistiken
und Reportings im Corporate Design Ihres Unternehmens.
Hotel- und Reisemanagement. Vollintegriertes Management für die
Hotelkontingente, Reisen und Flüge, Transfers/Shuttles und Charterflüge.
Portal für Einladende. Eigenes Frontend für Einladende/Delegationen mit
Kontingenten zur Statusüberwachung, Einsicht in Gästelisten und Daten
der Gäste.
Socialmedia Connector. Mit unseren SocialMedia Connector verbinden
Sie Ihr Teilnehmermanagement mit Ihren Aktivitäten in Facebook, Twitter
und Co.
■ Grafisches Seating. Seatingtool für die effiziente Zuweisung
von Sitzplätzen oder Tischen sowie auf Wunsch eine intelligente
automatische Platzverteilung nach Kategorien.
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Live-Flugdaten. Live-Überwachung der ankommenden und abgehenden
Flugverbindungen Ihrer Gäste, um auch vor Ort schnell und flexibel auf
Verspätungen oder abgesagte Flüge reagieren zu können.
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e-Payment. Optionale Anbindung an einen e-Payment-Provider zur
sicheren und rechtssicheren Abrechnung von Teilnehmergebühren.
Produktion von Namensschildern und Tischkarten. Automatisierte
Produktion von Namensschildern/Badges mit Barcode, QR-Code oder RFID
sowie Tischkarten, etc.
Check-in/Check-out. Effizienter Check-in und Registrierung Ihrer Gäste am
Veranstaltungsort durch unser autarkes Check-in System.
Apps für Gäste und Orgateam. iOS und Android Apps für Gäste,
Betreuer und Organisatoren.
Mehrsprachigkeit. Mehrsprachige Benutzerführung im Backend (deutsch/
englisch) und Gästebereich (zurzeit 8 Sprachen).
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Die Benutzeroberfläche des altares-GuestManagers
Statusübersicht einer Veranstaltung
Gästeliste mit Exportfunktionen
Komfortabler Editor für Abfragen
Übersicht der Hotelkontingente
Editor für Einladungsmailings
Live-Überwachung von Ankünften
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Beispiele verschiedener Gästeportale
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Unser Service vor Ort
Auch vor Ort verstehen wir uns als Full-Service Partner und unterstützen Sie
sowohl personell als auch mit erprobter Technik bei Ihrer Veranstaltung.
Unsere Serverlösung gewährleistet dabei auch ohne Internetanbindung einen
schnellen und reibungslosen Betrieb am Check-in, den Informationscountern,
am Raumbuchungscounter, dem Catering oder auch am Fahrzeugcounter bei
Fahrveranstaltungen.
Die Masken der Systeme sind dabei grundsätzlich so einfach aufgebaut, dass
eine Bedienung durch Hosts und Hostessen auch in komplexeren Szenarien
bereits nach einem kurzen Briefing erfolgen kann.
Einige der wichtigsten Features vor Ort sind:
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Mobile-Ticketing-fähiger Check-in/-out für die Gesamtveranstaltung oder
einzelne Programmpunkte/Workshops
Einfache Nachregistrierung von Gästen am Check-in
Einfache Bedienung durch Personal oder Self-Service Check-in durch den
Gast selbst
Ad-hoc Produktion von Namebadges beim Check-in von Gästen
Anwesenheits- und NoShow-Listen in Echtzeit
Autarke, serverbasierte oder einfache serverless Lösung
Passbook e-Ticket
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Erweiterungen der On-Location Edition
Die GuestManager On-Location Lösung kann durch verschiedene Zusatzfunktionen
erweitert werden.
Live-App
Information und Interaktion – die Schlüsselelemente unserer Live-App. Dazu
gehören das persönliche Programm des Gastes, Votingfunktionen, Live-Chat,
Fragenmanagement mit Verbindung zu Backofficetools u.v.m.
SocialMedia-Connect
Direkte Schnittstellen ermöglichen Postings Ihrer
Gäste bei Facebook und Twitter automatisiert beim
Check-in oder an Terminals.
Digitale Garderobe
Durch die digitale Garderobe haben Sie auch ohne “echten Check-out” am
Veranstaltungsende nochmal einen persönlichen, digitalen Kontakt zu Ihrem
Gast. Neben der Speicherung der Check-out Zeit können Sie die Gelegenheit
nutzen, ihm noch wichtige Informationen wie z. B. über vielleicht verspätete
Flüge, den richtigen Shuttle zum Hotel oder ähnliches mitzugeben.
Live-Seating
Das Live Seating Tool bietet sowohl eine manuelle als auch eine automatische
Sitzplatzvergabe nach definiertem Regelwerk direkt beim Check-in der Gäste.
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Mietequipment für Akkreditierung,
Zutrittsmanagement oder Messe
Gerne stellen wir Ihnen aus unserem Technikpark
das passende Equipment zur Verfügung.
Unser Mietpool umfasst:
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Akkreditierungssysteme
Barcode-/QR-Code-Scanner & RFID-Reader
Plastikkartendrucker
Laserdrucker
Label- & Bondrucker
altares-GuestManager Serverracks
Mobile Endgeräte (z. B. iPads, iPhones, iPods)
Netzwerk-Equipment
WLAN-Equipment für high-densitiy Umgebungen,
WLAN-Routing und Location-based Services
IP-Telefonanlagen und Telefone mit CTI
Akkreditierungsmöbel, Tensatoren, Beschilderung
Gerne nehmen wir Ihnen die gesamte Technikplanung
im Vorfeld ab und übergeben Ihnen ein
fertig aufgebautes und eingerichtetes System.
Die Einweisung Ihres Personals sowie die Betreuung
durch unsere Techniker ist selbstverständlich.

altares-ExpoConnect. Die Verbindung Ihrer
Besucher mit Ihrem Standpersonal.

altares-ExpoConnect. Das Messemanagement- und
Informationssystem
ExpoConnect ist ein Messemanagementsystem zur Organisation Ihrer Gäste,
Mitarbeiter, Standpersonal, Räume und Catering vor und während Ihres
Messeeinsatzes.
Durch die durchdachte Workflowunterstützung steigern Sie die Effizienz
sowohl im Vorfeld als auch vor Ort und sorgen für einen professionellen Auftritt
gegenüber Ihren Messebesuchern.
Das System ist vollständig modular aufgebaut und an Ihren individuellen Bedarf
und Ihre Abläufe anpassbar.
Online-Registrierung für Standpersonal
Webportal für die Registrierung Ihres Standteams im Vorfeld
zur Messe mit Abfrage aller benötigten Informationen
(geplante An-/Abwesenheiten, Hotelzimmerbedarf etc.).
Kartenausgabe/Anmeldung für Mitarbeiter
Kartenausgabe für Namebadges und Anlaufpunkt für Vertretungen
oder nicht gemeldete Mitarbeiter.
Mitarbeiter/Standpersonal Check-in/Check-out
Self-Service Counter für die An- und Abmeldung des
Standpersonals. So wissen Sie am zentralen Informationscounter
jederzeit, welcher Mitarbeiter gerade anwesend ist.
Als Alternative zum Check-in Counter steht auch eine App
für Ihr Standpersonal zur Verfügung, über die die An- und
Abmeldung möglich ist.
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Personensuchsystem für Infocounter
Das Infocounter-Tool ist die zentrale Schaltstelle,
an der alle Informationen zusammenlaufen. Über
die Personensuche kann jederzeit die Anwesenheit
von bestimmten Mitarbeitern abgefragt
oder ein Mitarbeiter für ein bestimmtes Thema
gesucht werden. Als Suchkriterien stehen dabei
neben einer Namenssuche auch Sprache,
Themen, Regionen und die derzeitige Anwesenheit
zur Verfügung.
Per Klick können Kontaktdaten sowie
Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter abgefragt,
eine e-Mail, SMS oder Kurznachricht an die
Messe-App versendet oder Anrufe per Click-tocall
(CTI) direkt getätigt werden.
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Raumverwaltungs und -buchungssystem
Das System zur Verwaltung Ihrer Besprechungsräume auf der Messe
bringt Kommunikationsschnittstellen zu E-Mail, SMS und der Messe-
App mit, sodass Erinnerungsnachrichten und Bestätigungen automatisiert
versendet werden können. Über Schnitttellen kann die Raumbelegung
auf Bildschirme, über die das Routing der Gäste erfolgt,
ausgegeben werden.
Cateringmodul
Schon bei der Buchung von Räumen oder Tischen können Bestellungen gegeben werden. Zusätzlich können ad-hoc aus den Räumen heraus per Tablet
auf-
oder über die Messe-App Bestellungen erfolgen, die direkt auf Bondrucker im
Catering ausgegeben werden. Im Hintergrund werden selbstverständlich alle
Bestellungen protokolliert, um eine Weiterberechnung an Kostenstellen zu
ermöglichen.
Experience-Manager
Der Experience-Manager ist ein Verwaltungs- und
Buchungstool für „Erlebnisse“ wie zum Beispiel
Probefahrten oder Produktests. Über feste Zeitslots
können die verfügbaren Plätze gebucht und
Gäste vor Ort eingecheckt werden.
Leadmanagement & Fullfillment
Über die Messe-App oder im BackOffice können direkt am Stand generierte
Leads erfasst und für ein automatisches Fullfillment eingeplant werden.
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Namensschilder & Co.
Plastikkarten haben sich auf Veranstaltungen als Namensschilder oder Kofferanhänger
durchgesetzt.
Die richtige Drucktechnik für Ihre Anforderungen
Offset
Digital
Retransfer
Plastikkarten im Offsetdruckverfahren bieten eine sehr hohe Qualität
mit hoher Auflösung und brillanten Farben. Die Karten können
dabei glänzend oder matt laminiert werden. Das Verfahren eignet sich
besonders für größere Auflagen. Die Lieferzeit liegt bei ca. 14 Tagen.
Der Digitaldruck ist eine schnelle Art, hochwertige Plastikkarten zu
produzieren. Die Farbverbindlichkeit ist dabei aber nicht in dem Maße
gegeben wie im Offsetdruckverfahren. Das Digitaldruckverfahren hat
eine relativ kurze Lieferzeit von ca. 7 Werktagen.
Dank eines neuen Drucksystems können wir Ihnen auch kleinere Auflagen
innerhalb weniger Stunden produzieren. Die Karten verlassen dabei in
der Regel nach 24 Stunden unser Haus und weisen eine Qualität auf, die
einem Offset- oder Digitaldruck kaum nachsteht. Eine Expressproduktion
am gleichen Tag ist ebenfalls möglich.
Selbstverständlich übernehmen wir auch die Personalisierung der Karten.
Hierbei können auch Barcodes oder QR-Codes aufgebracht oder RFID-Karten
programmiert werden.
Gerne beraten wir Sie auch zu alternativen Zutrittsberechtigungen wie z. B.
Lanyards oder Wristbands.
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Qualitätsmanagement und Sicherheit bei altares
Unser Qualitätsmanagement und Sicherheitskonzept erfüllt die Anforderungen
komplexer und kritischer Projekte und garantiert in allen Projektphasen eine
hohe Effizienz und Sicherheit.
Mit Ihrer Entscheidung für altares entscheiden Sie sich gleichzeitig für:
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Support durch einen festen Ansprechpartner während der gesamten
Projektlaufzeit und klar geregelte Vertreterfunktion.
Überdurchschnittliche Erreichbarkeit
Schnelligkeit und Flexibilität mit der Anfragen bearbeitet und Probleme
gelöst werden – auch auf Unvorhergesehenes und außerhalb des geplanten
Timings
Offene und transparente Kostenstrukturen
State-of-the-Art Teilnehmermanagement-Software, die kontinuierlich weiterentwickelt
wird
Technologieführer in der Check-in-Technologie
Schulungsunterlagen (inkl. Aktualisierung bei neuen Funktionen)
Standardisierte Dokumenten-Struktur, Projektmanagement- und Issue-
Tracking-Tool zur Sicherstellung maximaler Qualität
Überprüfung und konsequente Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben
Höchste Standards in Technik, Betrieb und Prozessorganisation
ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren
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altares GmbH & Co. KG
Wiesenstraße 21a
D – 40549 Düsseldorf
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