productronica 2019 // 10 Schritte zum sicheren Messeerfolg

BESUCHEREINLADUNG
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ÜBERSICHT 10 STEPS
Mit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie diejenigen Kunden
am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren. Nichts ist auf einer Messe ineffizienter
als Zufall und Hoffnung.
KERNFRAGEN
Warum sind Besuchereinladungen so wichtig?
Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucheransprache
überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich
frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist:
Auch die verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen
Ihren Messe besuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit
gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine.
Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig?
Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von
Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste
oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adressen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen
wollen und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache
wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschreiben zu
versenden.
Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr
Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und
Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt
definierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstimmung der Einladungen mit weiteren
Marketingmaßnahmen.
Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren:
An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre
Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kompetent reagieren,
wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden?
Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab?
Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch
unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels weise „Save the Date“-E-Mails für den
ersten Schritt, im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche
Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch
Ihres Messe stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch
Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken
das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind
die Gutscheine, die beim Messeveran stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen
kostenfreien Zugang zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch in elektronischer
Form zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.
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Messeeinladungen tragen maßgeblich zum
Erfolg der Messebeteiligung bei.
Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der
gesamten Messekommunikation.
Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein.
Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen
Besucheransprache erreichen.
Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch.
Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine.
Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an.
PRAXISTIPP:
WAS GEHÖRT IN MEINE MESSEEINLADUNG?
Messebotschaft
Veranstaltung: Ort und Datum
Ansprechpartner mit Kontaktdaten
Themen, Produkte, Dienstleistungen insbesondere: Neuheiten
Nutzen für die Besucher
Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.)
Logo des Unternehmens und der Messe
Anreiz (z. B. (elektronische) Eintrittsgutscheine)
Rückantwortmöglichkeiten
Halle/Standnummer Wegweiser zum Stand
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