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Ausgabe Februar 2010

Inhalt
Sicherheit für das Deutsche Haus Seite 2
in Vancouver und Whistler
Von der Zeiterfassung zur Kostenrechnung Seite 5
ISGUS erneut Kooperationspartner der DATEV
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ZEUS Personaleinsatzplanung bei apo-rot Seite 6
hilft Wachstum zu bewältigen
Die Klasmann-Deilmann-Gruppe Seite 8
Mobile Erfassung in den weitläufigen Moorlandschaften
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LAPP Kabel und ZEUS - eine gute Verbindung Seite 10
Stadtwerke Freudenstadt Seite 12
Mobile Zeiterfassung entlastet Personalwesen

Vorwort
Nicht das Produkt,
sondern die Lösung ist entscheidend
Liebe Leserinnen und Leser,
dieses Motto gilt für die Deutsche Sport-Marketing GmbH während der
Winterspiele in Kanada und dies gilt auch für die absolute Mehrzahl unserer
Kunden. Am Anfang stehen ein oder mehrere Ziele, die ein Unternehmen mit
dem Einsatz einer Zeiterfassung, einer BDE/MDE oder/und einer
Personaleinsatzplanung verfolgt.
Einfachere, schnellere und fehlerfreie Datenerfassung in einer Fertigung,
Kostenersparnis durch optimalen Personaleinsatz, effiziente Zeiterfassung durch
individuelle Workflows, am Ende geht es immer um einfachere Abläufe, bessere
Transparenz, höhere Effizienz, geringere Kosten.
Daraus resultiert eine Aufgabenstellung, die wir gemeinsam mit unseren
Kunden analysieren und unter den gegebenen Rahmenbedingungen lösen. Ihr
ganz spezifisches Ziel zu kennen und Ihnen nicht nur unser Produkt
präsentieren zu können, das ist für uns das Entscheidende.
Nutzen Sie die Beratungskompetenz, die Erfahrung und das Lösungsportfolio
der ISGUS Unternehmensgruppe, damit nicht nur die Einführung und der
Einsatz unseres Systems erfolgreich verläuft, sondern, dass Sie auch die Ziele
erreichen und sich die Effekte einstellen, die Sie mit dem Systemeinsatz und
Ihrer Investition verfolgen.
Allein im vergangenen Jahr haben sich 431 Neukunden für eine ISGUS Lösung
entschieden! Wir haben also keine Mühe, Ihnen in unserer aktuellen Ausgabe
der ISGUS News wieder interessante Unternehmen und Verwaltungen
vorzustellen, wie diese unsere Lösung einsetzen und welche Vorteile und
Verbesserungen damit bewerkstelligt werden.
Wie immer wünsche ich Ihnen eine interessante Lektüre!
Ihr
Klaus Wössner
ISGUS Vertriebsleiter
Deutschland

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Sicherheit für das Deutsche Haus
in Vancouver und Whistler
Technik und Know How der ISGUS Unternehmensgruppe
sind während der Winterspiele in Kanada im Einsatz. Die
ISGUS GmbH und ihr langjähriger Vertriebs- und Servicepartner,
die IVS Zeit + Sicherheit GmbH (IVS) aus Trossingen
kontrollieren den Zutritt von insgesamt rund 10.000
Gästen im Deutschen Haus in Vancouver und dessen
Dependance in Whistler.
Bild links: Das “Vancouver-Team” kurz vor dem Start.
Rechner, Zutrittsleser, Web Cams, Drucker und Drehkreuze wurden bereits Anfang Februar per
Luftfracht nach Kanada geschickt. Federführend für den Transport und die Logistik vor Ort ist
übrigens die Schenker Group, die die ISGUS-Lösung an nahezu allen Standorten einsetzt und
von IVS betreut wird.
ISGUS liefert die gesamte Lösung, bestehend aus Hard- und Software, für die Sicherheit im
Deutschen Haus in Vancouver und im rund 120 km entfernten Whistler. Das
Deutsche Haus ist der offizielle Treffpunkt des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB).
10.000 Gäste gehen dort während der Wettkampfzeit ein und aus – Athleten, Betreuer,
Journalisten, Sponsoren und Gäste aus Politik und Gesellschaft.
In Vancouver ist das Deutsche Haus im Gebäude der Simon Fraser Universität untergebracht; in
Whistler, wo die nordischen und alpinen Skiwettbewerbe stattfinden, trifft man sich im Golfund
Country-Club.
Holger Depta beim Einrichten der
Akkreditierungsarbeitsplätze in
Vancouver. Bild rechts: Zusammenbau
eines Drehkreuzes.

Während sich ISGUS auf die technische Umsetzung konzentrierte,
kümmerte sich IVS um die Projektierung, also die gesamte Planung und die
Kommunikation, mit den für andere Gewerke zuständigen Partnern der
Deutschen Sport-Marketing GmbH. Schon früh waren deshalb Mitarbeiter
von IVS vor Ort, um die Örtlichkeiten, den geplanten Innenausbau, die
Verkabelung etc. genauestens kennen zu lernen.
Die Anforderungen der Deutschen Sport-Marketing GmbH, gingen schon
in einer frühen Phase weit über eine klassische Zutrittskontrolle hinaus.
Für jeden Gast wird am Empfang der Häuser ein Ausweis mit persönlichen
Daten, wie Vor- und Nachname, Passbild und Geburtsdatum, erstellt. Die
dafür notwendigen Daten wurden entweder aus der sogenannten Web-
Akkreditierung übernommen, über das Internet eingegeben oder bei der
Einkleidung der Athleten, Ende des vergangenen Jahres, in die Datenbank
erfasst.
Natürlich können die Daten auch ganz individuell vor Ort erfasst werden.
Das Personal wurde von den IVS-Mitarbeitern extra geschult, um die
Software und die an allen Plätzen installierten Web-Cams bedienen zu
können.
Je nach Akkreditierung, ob beispielsweise ein Gast ganztägig oder nur zur
Abendveranstaltung kommen möchte, wird der im Ausweis enthaltene
Chip (Legic advant) mit einem individuellen Zutritts-Profil versehen. Mit
diesem Profil wird gesteuert, zu welchen Tageszeiten und zu welchen
Räumen der Besucher Zutritt hat. Um die unerlaubte Weitergabe solcher
Ausweise zu verhindern, wird ein Bildvergleich durchgeführt. Wenn ein
Gast seinen Ausweis an einem ISGUS-Leser vorbeiführt erscheint das
hinterlegte Passbild auf einem Monitor. Stimmt dieses nicht mit der Person
am Leser überein, so wird das Security-Personal aktiv.
Die ISGUS Software ermöglicht der Deutschen Sport-Marketing GmbH
gleichzeitig aber auch die Abrechnung gegenüber den Gästen und der
beauftragten Catering-Unternehmen.
Diese Funktionen wurden speziell nach den Wünschen der Deutschen
Sport-Marketing GmbH entwickelt. Bei den Spielen in Peking wurden dafür
jeweils unterschiedliche Programme verwendet. Dies sollte in Kanada
verbessert und weiterentwickelt werden.
Das Deutsche Haus im Gebäude
der Simon Fraser Universität.
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Halle 6
Stand C15
Entsprechend aufwändig war die manuelle Nachbereitung und entsprechend hoch die
Fehlerquote und der gesamte Schulungs- und Bedienaufwand. Die aus dieser Erfahrung
resultierenden Anforderungen in der ISGUS-Lösung umzusetzen, war eine besondere
Herausforderung an das Projektteam.
In Kanada ist die Bedienung nun erheblich einfacher. Zwei Teams mit je drei Mitarbeitern
von IVS und ISGUS haben sich zur Halbzeit der Spiele abgewechselt, um das Personal vor
Ort zu schulen. Das erste Team war zudem für den Aufbau verantwortlich und das zweite
Team blieb bis zum Abbau der gesamten Hard- und Software.
Beide Teams setzen sich aus erfahrenen Fachleuten zusammen, die nicht nur technisch
und organisatorisch in der Lage sind, ein solches Projekt erfolgreich durchzuführen. Alle
besitzen auch die notwendige Flexibilität und Improvisationsfähigkeit, um unvorhergesehene
Situationen souverän zu meistern.
Auf der diesjährigen CeBIT zeigen wir
unseren Besuchern die “Vancouver-Lösung”.

ISGUS erneut Kooperationspartner
der DATEV
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Nach LODAS und Lohn und Gehalt wurde die Schnittstelle zwischen ZEUS und
dem DATEV Modul Kostenrechnung geprüft.
Alles begann mit einer Anfrage eines DATEV-Kunden über die DATEV Newsgroup!
Bisher wurden Produktivzeiten bei diesem Kunden per Stundenzettel erfasst und manuell in LODAS
übertragen. Die Abrechnung über LODAS erfolgt monatlich, genauso wie die abgerechneten Stunden
dann per Buchungsliste monatlich in die Finanzbuchführung übernommen werden.
Danach werden sie in die Kostenrechnung importiert und auf die Aufträge bzw. Projekte verteilt, so
dass die Projektergebnisse einmal monatlich und zwar nach der Lohnabrechnung vorliegen.
Gesucht ist also eine elektronische, standortunabhängige Stundenerfassung mit der die
Projektabrechnung in kürzeren Abständen möglich wird und die auch die aktuell angefallenen
Stunden berücksichtigt.
Als Zeiterfassung, die nicht nur die Anwesenheitszeit verwaltet, sondern mit der auch
Produktivstunden erfasst und bewertet werden können und die zudem über eine integrierte
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Schnittstelle zu LODAS verfügt, wurde die ISGUS-Lösung ZEUS bereits Mitte 2008 von der DATEV
geprüft und empfohlen.
Als weiterer Meilenstein in der Partnerschaft zwischen DATEV und ISGUS wurde nun folgerichtig auch
eine Schnittstelle zur DATEV Kostenrechnung geprüft und freigegeben.
Vorteile für die Anwender sind die Sicherheit bei der Systemauswahl, dass die Datenübernahme
zwischen der ISGUS-Lösung und den DATEV Programmen LODAS, Lohn und Gehalt und nun auch der
Kostenrechnung reibungslos funktioniert. Hinter den Partnerlösungen stehen auf beiden Seiten
kompetente Ansprechpartner, die sich kennen und eng zusammenarbeiten.
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ZEUS Personaleinsatzplanung hilft
Wachstum zu bewältigen
Die eindrucksvolle Geschichte begann in der Hamburger Rothenbaumchaussee 76. Eine
Erfolgsstory. Hier ist bis heute der Stammsitz der „Apotheke am Rothenbaum“ angesiedelt.
2002 wurde sie von der Apothekerin Birgit Dumke gegründet. Heute verbindet sich hier
pharmazeutische Kompetenz mit hanseatischem Kaufmannsgeschick. 2004 steigen Birgit
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Dumke und ihr Mann Jörg mit zwei Mitarbeitern unter dem Firmennamen apo-rot in den
Medikamenten-Versandhandel ein.
Es ist das Jahr, in dem die gesetzlichen Schranken für den Versand von Pharmazeutika fallen. Die Ent-
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wicklung in den folgenden Jahren ist imponierend. Heute beliefert apo-rot 500.000 Kunden und hat
eine führende Stellung unter den in Deutschland zugelassenen Versandapotheken. 2009 wird der 500.
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Mitarbeiter eingestellt, apo-rot erreicht mit einer halben Million Kunden einen neuen Rekord. Neben
dem geschäftlichen Aufschwung, ist auch die Organisation der größer werdenden Mitarbeiterschar zu
bewältigen. „Bis vor einigen Monaten haben wir noch mit Stundenzetteln gearbeitet“, berichtet
Kornelia Jathe aus dem Personalbüro und ergänzt: „Wir beschäftigen hier eine große Anzahl von Aushilfskräften
– rund 200 – die wir bisher über die Eintragungen auf den Stundenzetteln abrechneten.
Jeder Mitarbeiter trug seine Arbeitszeiten sowie die Pausen auf einem entsprechenden Formular ein.
Die Angaben mussten überprüft und dann noch per Hand ins Abrechnungssystem übernommen
werden.“ Das war sehr zeitaufwändig und barg zudem noch Fehlerquellen. So sei der Entschluss
gereift, erläutert Frau Jathe, sich nach einem elektronischen Zeiterfassungssystem umzusehen.
Wichtigstes Auswahlkriterium für die Wahl eines Anbieters war der bereits vorhandende und an
verschiedenen Stellen im Unternehmen eingesetzte Mitarbeiterausweis. Er musste in das neue System
integriert werden, da er im internen Betriebsablauf eine außerordentlich wichtige Rolle spielt: Mit ihm
haben die Beschäftigten Zugang zu den Betriebsräumlichkeiten und mit dem in dem Ausweis
eingelassenen Transponder loggen sie sich am Terminal für die Zeiterfassung ein und aus. Mit dem
Mitarbeiterausweis melden sich die Beschäftigten zudem an ihren Arbeitsplätzen zum sortieren und
versandfertig machen der pharmazeutischen Waren an. Mehrere Systeme sind also in diesem Ausweis
zusammengeführt.
Nun, zu Risiken und Nebenwirkungen kann man bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem
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keinen Arzt fragen – jetzt aber die Apotheker. Denn zunächst musste man bei apo-rot eine bittere Pille
schlucken: Vom zunächst bevorzugten System wurden die Erwartungen nicht erfüllt. Die Korrektur
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aber erfolgte rasch. Im Frühjahr 2009 wechselte apo-rot zu ZEUS . „Nach einer Testphase von 60
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Tagen konnten wir mit ZEUS überzeugen“, freut sich Detlef Panßner von der ISGUS Vertriebs GmbH
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in Hamburg, in dessen Hände die Zusammenarbeit mit apo-rot von Beginn an liegt.

Anke Kerber, Kornelia Jathe,
Detlef Panßner, André Prignitz,
Sebastian Michaelis und
Stefan Kürten (v.l.n.r)
Die wachsende Zahl der Mitarbeiter, insbesondere der Einsatz einer großen Anzahl von
Aushilfskräften, so erläutert André Prignitz (mitverantwortlich für die Einsatzplanung), ist mit
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ZEUS nun bedeutend einfacher geworden. Die Aushilfskräfte – meist Studenten, aber auch
Schüler, Rentner und Hausfrauen – teilen ihm ihre Wunscharbeitszeiten, bzw. wann sie
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einsetzbar sind, per E-Mail mit. Mit ZEUS wird dann der Dienstplan für den Folgemonat erstellt.
Ebenfalls via E-Mail oder WebClient bekommen die Beschäftigten dann per PDF-Dokument
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mitgeteilt, für welche Tage und Arbeitszeiten sie eingeteilt sind. „Für mich ist es durch ZEUS
auch ganz einfach, zu sehen, welche Mitarbeiter im Hause sind“, betont André Prignitz. Vorbei
sind für die Verantwortlichen die Zeiten, in denen die Pläne per Excel-Tabelle erstellt wurden.
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ZEUS richtet sich bei der Einsatzplanung nach dem unterschiedlichen Arbeitsaufkommen. Für
die Spitzenzeiten am Wochenanfang oder nach Feiertagen, sind deutlich mehr Mitarbeiter vorzusehen.
In diesen Zeiten fällt mit bis zu 7.000 Sendungen pro Tag überdurchschnittlich viel Arbeit an.
Auch die Jahreszeiten, die sich in der allgemeinen Gesundheit widerspiegeln, müssen
berücksichtigt und dem deutlich erhöhten Bestelleingang in der Versandapotheke angepasst
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werden – das erfordert entsprechendes Reagieren. ZEUS hat sich hier in der kurzen Zeit der
Anwendung bereits sehr bewährt.
Der Nutzen der Personaleinsatzplanung ist auch für die Beschäftigten im Versand zu spüren.
Ihnen wird ein Höchstmaß an Flexibilität in der Wahl ihrer Arbeitszeiten gewährt. Ein Vorteil,
den die meisten nicht missen wollen. „Unsere Fluktuation hält sich auch dadurch in Grenzen“,
freut sich Kornelia Jathe aus dem Personalbüro.
Die Abrechnung der Arbeitszeiten erfolgt über DATEV Lodas, die als geprüfte Schnittstelle die
Daten an DATEV ebenso verschicken wie auch von dort empfangen kann. „Auf diese Schnittstelle
haben wir sehr großen Wert gelegt“, unterstreicht Kornelia Jathe. Jetzt ist es kein Problem
mehr, sich einen schnellen Überblick über die Abrechnung der Beschäftigten mit ihren ganz
unterschiedlichen Arbeitszeiten zu verschaffen. „Wir bekommen unsere Journale und
Auswertungen am Monatsende oder je nach Bedarf “, erläutert Anke Kerber vom Personalbüro
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„ein weiterer Vorteil, den wir sehr zu schätzen wissen!“ So hat apo-rot in ZEUS ein probates
Mittel für sich entdeckt.
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Unternehmensgeschichte
Die Klasmann-Deilmann GmbH beschäftigt sich seit knapp 100
Jahren mit dem Naturprodukt Torf und seiner Verwendung in
unterschiedlichen Wirtschaftszweigen. Das Unternehmen ist
heute der Experte in der fachgerechten Rohstoffgewinnung und
Verarbeitung von Torfrohstoffen, Substraten, Substratkompost
und Kompostkultursubstraten für den Erwerbsgartenbau und
Herstellung von Blumenerden.
Der größte Teil der Produkte stammt aus eigenen Rohstoffvorräten
in Deutschland, Irland und im Baltikum. Klasmann-
Deilmann stellt sich der Verantwortung für Umwelt und
Naturschutz und erhielt 2008 das Umweltzertifikat. Auch mit
Kompostierungsanlagen leistet es einen weiteren wichtigen
Beitrag zum Umweltschutz, in dem organische Reststoffe sinnvoll
in den Naturkreislauf zurückgeführt werden.
Heute ist die Klasmann-Deilmann-Gruppe mit seinen etwa 1.000 Mitarbeitern der weltweit größte
Hersteller von Kultursubstraten. Jährlich werden ca. 2,8 Mio. m³ Substrate, 500.000 m³ Blumenerde
und 100.000 m³ Kompost produziert. Mit 29.500 LKWs, 4.500 Güterwaggons, 70 Schiffen
und 6.200 Seecontainer werden die Produkte weltweit transportiert und ein Umsatz von über 140
Mio. Euro erwirtschaftet.
Kontakt zu ISGUS
1888 wurde ISGUS gegründet.
Auch der Ursprung der heutigen
Klasmann-Deilmann GmbH reicht
bis in dasselbe Jahr zurück.
Seitdem sind beide Unternehmen
sehr erfolgreich am Markt tätig.
Klasmann-Deilmann Geschäftsführung:
Dr. Siebels und Dr. Belka ( v.l.n.r.)
Als ein Tochterunternehmen, die Schwegermoor GmbH, seinerzeit auf der Suche nach einer
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Zeiterfassung war, schienen die Anforderungen so umfangreich, dass eine Lösung mit ZEUS kaum
vorstellbar war.
Die Kernaufgabe bestand darin, die Selbstaufschreibung auf Tageszettel durch ein elektronisches
System abzulösen. Bis dato wurden die erfassten Zeiten sehr aufwendig in Excel eingetippt und
anschließend wurden die errechneten Ergebnisse manuell in das Lohnprogramm übertragen.
Ziel war, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an stationären und mobilen Terminals buchen. Es
sollten aber nicht nur die Arbeitszeiten sondern auch deren Zuordnung zu den einzelnen Kostenstellen
erfasst werden. Dies war nicht zu umgehen, da die Mitarbeiter für verschiedene Tätigkeiten
unterschiedliche Grundlöhne und entsprechende Überstundenzuschläge erhalten. Eine jederzeitige
Kontrolle der Buchungen sollte vor Ort möglich sein.
Auch die Lohnermittlung sollte automatisiert ablaufen. Eine weitere schwierige Aufgabe ergab sich
aus der zusätzlich geforderten Kostenstellenbuchführung mit gebender und nehmender Kostenstelle
und gleichzeitiger Übergabe der errechneten Lohndaten.

Projektverlauf
Nachdem alle Eckdaten und Verrechnungsweisen zusammengetragen waren, kamen Herr Henning
und sein Team aus Osnabrück zu der Überzeugung diese komplexen Anforderungen, ohne jegliche
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Sonderanpassung in ZEUS , realisieren zu können.
Als erste Ausbaustufe wurde das System mit einem stationären
und zwei mobilen Erfassungsterminals erfolgreich installiert
und bereits 2 Monate später kamen 12 mobile Geräte
hinzu.
Als dann im Stammhaus in Geeste später ein Zeiterfassungssystem
eingeführt werden sollte, wurde zunächst ein System
gesucht, bei dem die Zeiten über Handys oder ähnliche Endgeräte
erfasst werden sollte. Nach umfangreicher Recherche
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fiel die Entscheidung wieder auf ZEUS , denn im Gegensatz
zu Wettbewerbsprodukten, wurden die Anforderungen von
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ZEUS im Standard erfüllt.
Mit zwei IT 300 begann die
erste Ausbaustufe. Heute sind
mehr als 60 Stück im Einsatz.
Da für die mobile Erfassung der notwendige Handyempfang in den weitläufigen Moorflächen nicht
oder nur sehr eingeschränkt vorhanden war, zeigte sich, dass das Mobilterminal von ISGUS mit integriertem
Barcodeleser und interner Speicherung der Buchungsdaten ideal für diese Anforderung ist.
Also wurde die Zeiterfassung um die Betriebsdatenerfassung von ISGUS erweitert und zwischenzeitlich
noch die Standorte Sedelsberg und Schiedam in den Niederlanden angebunden. Heute buchen täglich
ca. 450 Mitarbeiter an 4 Standorten über stationäre und über 60 mobile Terminals ihre Arbeits– und
Auftragszeiten. Alle erzeugten Daten werden an das Lohnprogramm von Hansalog, teilweise innerhalb
der Abrechnungsperiode, gesondert und zusätzlich zum Periodenabschluss übergeben.
J. Marien, Projektleiter “Zeit”
Investition/Nutzen
Vor allem schätzen die Mitarbeiter, dass die Zeitund
Produktionsdaten auf Knopfdruck visualisiert
werden können und dann weiteren Anwendungen
je nach Bedarf unkompliziert zur Verfügung
stehen.
“Die Rechnung ist voll aufgegangen”, so J. Marien
Projektleiter Zeit der Klasmann-Deilmann GmbH,
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“mit ZEUS sparen wir mehr als 25% der bis dahin
benötigten Zeitaufwendungen ein”.
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LAPP Kabel + ZEUS -
eine lange und gute
Verbindung
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Lapp Kabel setzt mit ZEUS auf leichte Bedienung, flexible Funktionen und
zuverlässige Betreuung.
Die 1957 gegründete Gruppe mit 3.000 Mitarbeitern weltweit, 56 internationalen Tochtergesellschaften
und einem Jahresumsatz von über 800 Millionen Euro gehört weltweit zu den führenden
Anbietern von Kabeltechnologie. Das marktbedingte Faible für lange Leitungen gilt freilich nicht für
die eigene Organisationsstruktur, schon gar nicht, was die Zeiterfassung angeht.
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„Flexibilität und Ausbaufähigkeit sind ganz sicher die beiden wichtigsten Pluspunkte von ZEUS “,
so Helena Ziegler, Personalbetreuerin bei Lapp Kabel. Zur Software ist inzwischen auch jede Menge
Hardware hinzugekommen – 25 Terminals für die Zeiterfassung und über 40 Terminals für die
Zutrittskontrolle sind es inzwischen. Diese große Zahl lässt sich damit erklären, dass der
Firmenkomplex im Gewerbegebiet des Stuttgarter Stadtteils Möhringen aus mehreren Gebäuden
besteht und die Firmenstruktur im Wesentlichen dezentral organisiert ist. Außerdem sind
Niederlassungen in Hannover und Freiberg ebenfalls in das System integriert. Damit umfasst es
deutschlandweit rund 1.000 Stammsätze.
Die Zeiterfassung, auf Basis der unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle, läuft auf den ersten Blick
unspektakulär ab: Die Mitarbeiter buchen mit ihren Ausweisen morgens, abends und natürlich die
Pausen. Wichtig ist hier speziell am Monatsende, dass die erfassten Daten minutengenau an das
Lohn- und Gehaltsprogramm „Paisy“ übergeben werden. Laut Personalabteilung wird dadurch
eine wesentliche Prozessoptimierung erreicht.
Die gebuchten und ermittelten Daten laufen keineswegs alle bei Helena Ziegler zusammen, denn
auch die Tochtergesellschaften haben Zugriff auf das System. Dies natürlich ausschließlich auf ihren
Mandanten. Mit dieser zentralen Serverlösung ist gewährleistet, dass die angeschlossenen Tochtergesellschaften
von allen Neuerungen und Erweiterungen sofort profitieren. Die komplette EDV-
Betreuung findet nur noch einmalig in der Zentrale statt. Auch hier hat die Lapp-Group mit ISGUS
zusammen Optimierungspotential erreicht.
Neben der Personalzeiterfassung werden die berührungslosen Ausweise, die im übrigen durch eine
individuelle Gestaltung die Philosophie von Lapp widerspiegeln, für die Zutrittskontrolle verwendet.
Die Geschäftsführung hat auf die Gestaltung großen Einfluss genommen. Nun zieren Name und ein
extragroßes Foto des Ausweisinhabers die eine, sowie das „Lapp-Group-Logo” nebst den vier
Unternehmensattributen „Familiär“, „Kundenorientiert“, „Innovativ“ und „Erfolgsorientiert“ die
andere Seite der Karte. Die Ausweiserstellung selbst ist eine kinderleichte Angelegenheit. Die Fotos
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von den Kollegen werden in der Personalabteilung mit einer an ZEUS angeschlossenen Webcam
aufgenommen und am angeschlossenen Ausweisdrucker fix und fertig erstellt. Sie sind sofort am
Gesamtsystem einsatzbereit.

Bei den Lesern der Zutrittskontrolle wurde viel Augenmerk
auf das Design in den einzelnen Etagen gelegt, erläutert
Helmut Brechlin, der als Geschäftsführer der ISGUS
Vertriebs GmbH in Leonberg, die Lapp-Group persönlich
betreut. Die Integration in bestehende Schalterprogramme
war nur eine Anforderung. Teilweise wurden auch in
Marmorverkleidungen (s. Bild rechts) schwarze Acrylblenden
integriert.
Auch wird der Ausweis für die Abrechnung der Kantinendaten genutzt. Der wiederbeschreibbare
Kartenchip lässt sich mit Geldbeträgen aufladen, so dass der Ausweis auch in der Caféteria zur
Bezahlung genutzt werden kann. Der Arbeitgeberzuschuss wird in der Regel gleich auf die Karte
gebucht. Diese Daten werden zur Personalabteilung übertragen, die dann die Beträge am Monatsersten
auf den Mitarbeiterkonten verbucht.
Neben Bereichen, Gruppen und Gebäuden wird auch personenbezogen die Zutrittsberechtigung eingestellt.
Bei Bedarf wird dies teilweise türenindividuell vorgenommen. Für Sondertage oder vorübergehende
Änderungen kann die Berechtigung datumsbezogen im Voraus hinterlegt werden. Durch
diese bis auf die Person zu hinterlegende Zutrittsmatrix, sind alle Eventualitäten schnell und flexibel
abgedeckt. Bei Ausfall eines Terminals oder Absturz des Servers wird im Rahmen der Zutrittskontrolle
aufgrund von hinterlegten Parametern Herr Sascha Burton, von der EDV, via Email verständigt.
„Was außerdem die Arbeit in der Personalabteilung und auch die Verwaltungsabläufe in der ganzen
Unternehmensgruppe enorm erleichtert, ist der WebWorkflow“, betont Frau Ziegler und zielt damit
auf die papierlose Fehlzeitenverwaltung ab. Man kann sich leicht vorstellen, dass bei 1.000
Mitarbeitern früher die Anträge auf Urlaub, Dienstreise, Fortbildung, Referententätigkeiten oder
Messebesuche leicht zu riesigen Papierbergen anwuchsen. Heute geschieht dies mit ein paar
Mausklicks am eigenen PC. Der Antrag erreicht den Vorgesetzten auf elektronischem Weg,
Zustimmung oder Ablehnung gehen ebenso elektronisch an den Antragsteller zurück und werden
automatisch in den Zeitkonten der Mitarbeiter erfasst. Bei jenen ohne PC-Arbeitsplatz, etwa im Lager,
in der Montage, an der Packstrecke oder im Versand, übernehmen das die Teamleiter und Vorarbeiter.
Insgesamt finden Helena Ziegler und Sascha
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Burton nur lobende Worte für ZEUS – leichte
Bedienung, flexible Funktionen und eine gute
Betreuung, das sind die Stichworte, die immer
wieder fallen. Was die Anforderungen an
Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle und Workflow
angeht, hat ISGUS ganz gewiss keine lange
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Leitung. Wir haben unter anderem durch ZEUS
Abläufe gestrafft, optimiert und den Mitarbeitern
und Verantwortlichen ein aussagekräftiges
Reporting zur Verfügung gestellt. Die geplante
Prozessoptimierung konnte somit umgesetzt
werden. (v. l. Helena Ziegler, Helmut Brechlin und
Sascha Burton)
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Mobile Zeiterfassung
entlastet Personalwesen
Mit großer Sorgfalt und Konsequenz haben die Stadtwerke
Freudenstadt der „Rapportzettelwirtschaft“ für immer ade gesagt.
Unter den 50 Mitarbeitern gibt es 30 Monteure, die in der ganzen Stadt für Strom, Wasser und Wärme
sorgen. Sie erfassen ihre Auftragsdaten und Betriebsdaten seit Dezember 2009 mit mobilen, scanfähigen
Terminals. Damit ist es gelungen, die Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter der Stadtwerke
Freudenstadt zu realisieren. Ein echter Meilenstein gerade in Krisenzeiten, in denen besonders von
kommunalen Arbeitgebern ein hohes Maß an Wirtschaftlichkeit und Kostenbewusstsein erwartet
wird. Der Schlüssel zu diesem Erfolg war die Zusammenarbeit mit dem ISGUS Vertriebszentrum Süd-
West, der IVS Zeit und Sicherheit GmbH.
Schon Anfang 2009 wusste man bei den Stadtwerken Freudenstadt, dass die Stadt und das ange-
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schlossene Rechenzentrum ZEUS von ISGUS im Einsatz haben. Mit dieser Erfahrung anderer städtischer
Unternehmen im Rücken, entschloss sich das Team um Personalleiterin Gaby Haist, beim Thema
Zeit- und Betriebsdatenerfassung neue Wege zu gehen. Aufgrund von zuschlagsfähigen Wochenendund
Bereitschaftsdiensten sowie unterschiedlichen Dienstvereinbarungen und Tarifverträgen ist die
Zeiterfassung bei den Stadtwerken aufwändiger, als in vielen anderen Unternehmen.
Zeiterfassung für alle Mitarbeiter
Mit dem neuen Zeiterfassungssystem haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich per Hardwareterminal
in den Arbeitstag einzuloggen oder per Web-Terminal am eigenen Arbeitsplatz. Den Stein ins
Rollen gebracht hatte aber eine eigentlich unerwünschte Routinearbeit. Denn Personalleiterin Gaby
Haist sah sich bis Mitte 2009 immer gegen Monatsende mit der undankbaren Aufgabe konfrontiert,
die Nacht- und Wochenendzuschläge für jeden Monteur separat zu berechnen und manuell in den
Computer einzugeben. Unterm Strich immer ein verlorener Tag. Die Herausforderung lag also darin,
einen Weg zu finden, alle Mitarbeiter in die Zeiterfassung einzubinden. Bei den Monteuren ging es
darum, die jeweiligen Auftrags- und Projektzeiten zeitnah zu erfassen und gleichzeitig das Zeitalter der
Rapportzettel zu beenden. Bei den Mitarbeitern des Panoramabades war das Ziel, die Zuschlagsberechnung
durch die neue Zeiterfassung generell zu vereinfachen. Zunächst wurde im Rahmen einer
Testphase das Zusammenspiel der im System hinterlegten Parameter überprüft: Zuschlagsschlüssel
und Rechenregeln zur korrekten Ermittlung der jeweiligen Zuschläge. Seit Ende Oktober 2009 läuft die
Berechnung der Zuschläge für Rufbereitschaft und Überstunden reibungslos.
Dank der neuen Zeiterfassung können die
Zeitzuschläge automatisch in der Software
der Stadtwerke Freudenstadt, Bild links,
berechnet werden.

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Urlaubsplanung via ZEUS WebWorkflow
Gaby Haist legt großen Wert auf eine effiziente Personalplanung. Der WebWorkflow ermöglicht
die Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen online und damit papierlos. Das spart
nicht nur eine Menge Papier, sondern entlastet auch die Personalabteilung. Außerdem bietet die
Web-Anwesenheitsinfo einen umfassenden Überblick, wer gerade im Haus ist und wer nicht.
Ein kurzer Blick genügt, um unnötige Anrufe und Wege zu vermeiden. Vorgesetzte sehen Anund
Abwesenheiten im eigenen Team auf einen Blick. Das vereinfacht und flexibilisiert die
Urlaubsplanung für alle. Auch die Mitarbeiter haben Zugriff aufs System und können in ihrem
persönlichen Monatsjournal nachschauen, wie es um ihre Überstunden, Fehlzeiten oder
Urlaubsansprüche bestellt ist.
Mobile Terminals ersetzen Rapportzettel
Auch Rapportzettel, die nachträglich erfasst werden, gehören dank der
mobilen Terminals der Vergangenheit an. Durch die zeitnahe Eingabe der
Auftragsdaten ins Terminal sind Irrtümer nahezu ausgeschlossen. „Die Einführung
von Zeit- und Betriebsdatenerfassung hat vor allem eines gebracht“,
so Gaby Haist, „mehr Zeit für andere Sachen“.
Das zeitnahe Auftragsmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Alle
elektronisch erfassten Auftragsdaten laufen in einem BDE-System zusammen.
Dies erspart dem Personalwesen eine Menge Arbeit. Der Monteur
arbeitet immer in der Aktualität, d.h. er muss einen gerade beendeten
Auftrag ins Terminal eingeben, sonst kann er keine neue Arbeit beginnen.
Nach Feierabend braucht er keinen Rapportzettel mehr ausfüllen, um sich
dann ins Gedächtnis zu rufen, wieviel Zeit er mit welchem Auftrag zugebracht
hat.
Den nächsten Auftrag immer im
Visier: Der Barcode des jeweiligen
Auftrags wird einfach ins mobile
Terminal eingescannt und sofort
weiß das System, dass ein neuer
Auftrag bearbeitet wird.
Hoher Bedienungskomfort siegt über Anfangsskepsis
Wer seit seiner Lehrzeit das Ausfüllen von Rapportzetteln gewohnt ist, steht als gestandener
Handwerker modischen Neuerungen zunächst skeptisch gegenüber. So auch die Monteure der
Stadtwerke Freudenstadt. Es dauerte einige Zeit, bis das nötige Feeling für die mobilen Terminals
da war. Inzwischen ist die anfängliche Skepsis gewichen. Die Monteure sind mit dem Handling
der Geräte vertraut, sie scannen ihre Auftragszeiten ein und managen ihre Zeiterfassung über
das mobile Terminal oder über Webterminal.
„Für unsere Mitarbeiter bringt die neue Zeiterfassung ein komfortables,
selbstgesteuertes Zeitmanagement, für mich persönlich bedeutet sie eine
spürbare Arbeitserleichterung“, bilanziert Gaby Haist abschließend.
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Berlin, Hamburg, Hannover, Osnabrück, Köln, Dortmund,
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