Flächenmanagement bei der Migros - speedikon FM AG

Flächenmanagement bei der Migros:
Gemeinsame Datenbasis für Facility Management und das Kerngeschäft
Reto Bühler, Leiter IT & Administration, GL-Mitglied, Liegenschaften-Betrieb AG
Stephan Bielser, Projektleiter Flächenmanagement, Migros-Genossenschafts-Bund
Ulrich Walder, GL Walder + Trüeb Engineering AG, Prof. für Bauinformatik, TU Graz
KURZFASSUNG
Die Einführung eines einheitlichen, computerunterstützten Flächenmanagements bei der
Migros, dem größten Einzelhandelsunternehmen der Schweiz, stellte eine besondere Herausforderung
für die interne Projektleitung und das mit der Realisierung beauftragte Softwareunternehmen
dar. 10 lokale Genossenschaften, Tochtergesellschaften und die eigene Bank mit
jeweils hoher Autonomie und eigenen Immobilienorganisationen mussten auf einen Standard
verpflichtet werden. Verschiedene Organisationen, Sprachen und eine sehr komplexe IT-
Landschaft waren zu berücksichtigen.
Mehrere Anwendergruppen greifen heute auf die Flächendaten zu: neben den internen FM-
Dienstleistern (Bau- und Immobilien, Energiemanagement, Sicherheit) insbesondere auch
solche des Kerngeschäfts (Strategie, Verkaufsstellenplanung, Marketing, Finanzen). Die
Funktionen der Flächen sind äußerst vielfältig: Nutz-, Verkaufs-, Sortiments- und Mietflächen,
sowie Energiebezugs- und Sicherheitszonen werden nach einer umfangreichen internen
Richtlinie normengerecht und benchmarktauglich gepflegt. Die Attributzuweisung zu den
Flächen erfolgt über verknüpfte Kataloge, so dass die Eingabe einer spartenspezifischen Eigenschaft,
alle weiteren relevanten Attribute möglichst automatisch zuweist. Ein umfassendes
Berechtigungskonzept stellt die Datenintegrität sicher. Die Daten werden nach unterschiedlichsten
Kriterien grafisch und alphanumerisch ausgewertet und stehen über Schnittstellen
weiteren Applikationen zur Verfügung. Die Auswertungen dienen vielen verschiedenen Bedürfnisträgern
auf allen Hierarchiestufen im Unternehmen, werden aber auch für Behörden,
Lieferanten und Mieter erstellt. Alle grafischen und alphanumerischen Daten können über
Intranet eingesehen werden.
Die Definition der Systemanforderungen erfolgte Bottom-Up und berücksichtigte damit die
spezielle genossenschaftliche Unternehmenskultur der Migros. Dies bedeutete für die Projektleitung
einen erhöhten Koordinationsaufwand in der Definitionsphase des Projektes, erhöhte
aber die Akzeptanz der gewählten Lösung und erleichterte eine rasche Umsetzung. Die
Lösung selbst wurde in einem Ausschreibungsverfahren und einem Pilotversuch evaluiert.
Das CAFM-System speedikonFM ging als Sieger aus dieser breit angelegten Auswahl hervor
und hat die hohen Ansprüche bis heute vollumfänglich erfüllen können. Der fachliche und
technische Support der Software ist bei der Migros selbst zentral organisiert. Die einzelnen
Genossenschaften werden als Mandanten geführt und sind für die Erfassung und Pflege ihrer
Daten selbst verantwortlich. Der MGB konsolidiert die Flächendaten aller Genossenschaften
periodisch und erstellt die Grundlagen für Produktivitätsnachweise, den Geschäftsbericht und
weitere Managementinformationen.
Mit den zur Verfügung stehenden grafischen Darstellungen ist es nun bei Bedarf möglich,
neben den FM-spezifischen Informationen (Belegung, Reinigung, Mieterspiegel), auch Informationen
des Kerngeschäfts (Sortimentsgestaltung, Ladenlayout, usw.) in Grundrissplänen
komfortabel zu visualisieren und auszuwerten.

SCHLÜSSELWORTE
Flächenmanagement, Prozessmanagement, Flächenoptimierung, Verkaufsstellenplanung,
mandantenfähige Web-Applikation
EINLEITUNG
Die Migros ist das grösste Einzelhandelsunternehmen und der grösste Arbeitgeber der
Schweiz. Der Gruppenumsatz betrug im Jahre 2005 über 20 Mia CHF, wobei ein Gewinn von
rund 700 Mio CHF erwirtschaftet wurde. 1.12 Mia wurden an Investitionen getätigt. Der Personalbestand
betrug Ende des Jahres über 81’000 Personen. 2005 umfasste das Immobilienportfolio
590 Vertriebsstandorte mit einer Verkaufsfläche von über 1.2 Mio m 2 und eine
Vielzahl von Verwaltungs- und Betriebszentren, Produktionsstandorten, Verteilzentren, Freizeitparks,
Schulen, Buchshops und Tankstellen.
Die Migros Gruppe ist genossenschaftlich organisiert (Bild 1). Die einzelnen regionalen Genossenschaften
genießen eine hohe Autonomie und bewirtschaften ihre Immobilienportfolios
selber. Obwohl gewisse Standards für die Erfassung und Bewirtschaftung von Flächen seit
längerem bestanden, war es schwierig diese durchzusetzen und zu kontrollieren. Es bestand
insbesondere kein zentrales Informatikmittel für das Flächenmanagement und kein zusammengefasstes
Anforderungsprofil an ein solches, welches den verschiedenen Bedürfnissen
des Immobilienmanagements und des Kerngeschäfts (Marketing und Verkauf) Rechnung
trug.
Bild 1: Struktur der Migros-Gruppe
Im Jahre 2004 beauftragte der Detailhandelsausschuss deshalb eine Projektgruppe mit der
Definition, Evaluation und Einführung eines einheitlichen computerunterstützten Flächenmanagements
für die Migros. Die Projektleitung lag in den Händen des Leiters FM und eines
Vertreters der Informatik aus der zentralen Verwaltung des MGB (Migros- Genossenschaftsbund).
In den vier Arbeitsgruppen
• Projektleiter Gebäudemanagement
• Flächenmanager Bau/Immobilien
• Flächenmanager Verkaufsstellenplanung/Marketing
• IT-Organisator/Finanzen

erarbeiteten die Vertreter der einzelnen Genossenschaften gemeinsam das Pflichtenheft und
das Reglement für die Datenerfassung und -auswertung. Dank diesem Bottom-Up Ansatz
gelang es, eine hohe Akzeptanz für dieses Projekt zu erreichen und es wurde sichergestellt,
dass die Daten bis Ende 2006 einheitlich zusammengetragen oder neu erfasst wurden. Dabei
galt es nicht nur ein fachliches Einvernehmen zu finden, sondern auch die Finanzierung durch
die einzelnen Genossenschaften zu sichern. Die Projektleitung gab die Ziele vor und berichtete
dem Steuerungsausschuss, in welchen wiederum alle Bedürfnisträger von Flächeninformationen
eingebunden waren.
FLÄCHENMANAGEMENT BEI DER MIGROS
Anforderungen
Bereits zu Beginn des Projektes wurde klar, dass das neue Instrument für das Flächenmanagement
über die tägliche Anwendung im Facility Management hinaus zahlreiche weitere
Funktionen zu erfüllen hat (Bild 2).
Bild 2: Flächenwerte und Anspruchsgruppen bei der Migros
Besonders interessant für die Beteiligten aus den traditionellen Bau- und Bewirtschaftungsabteilungen
und den Lieferanten der CAFM-Lösung war die Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen
des Marketings und des Verkaufs. Die Verkaufsflächen als Ressourcen zur Befriedigung
der Bedürfnisse der Kunden und als Kenngrößen für die Bewertung von Umsatz,
Marktanteil und Ertrag spielen bereits in der strategischen Expansionsplanung eine entscheidende
Rolle. Sie bilden die Grundlage der Businesspläne, welche von der Leitung des Marketings
erarbeitet werden. Auf diesen werden wiederum die Geschäftspläne an der Front erstellt,
d.h. das Konzept für die Sortimentsgestaltung und der Masterlayout der Verkaufsstellen.
Die Vision der Abteilung Flächenmanagement im Marketing ist wie folgt formuliert: Wir
wollen den Sortimentsmix auf der Verkaufsfläche nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkte
optimieren. Dazu erarbeiten wir einheitliche Prozesse, welche diese Flächenallokationen
innerhalb des SM/VM( Super- & Verbrauchermarkt) durchgängig, systematisch, harmonisiert
und nach Category Management (CM) Grundsätzen unterstützt.
Da die Migros ihr Geld nicht mit der Immobilienbewirtschaftung verdient, sondern im Verkauf,
wurde auch rasch klar wer der eigentliche Prozessleader im Flächenmanagement ist.

Die Prozesse zur Erfassung und Pflege der Daten, wie auch die Erfassungsregeln und die IT-
Systemlandschaft mussten deshalb nicht nur auf die Bedürfnisse der Immobilienbewirtschaftung,
sondern in der ersten Erfassungsphase primär auf diejenigen des Marketings und des
Verkaufs ausgerichtet werden (Bild 3).
Für die Datenerfassung und -pflege wurde ein umfangreiches Handbuch erstellt. Um Erfassungsfehler
zu vermeiden, sind alle Flächenattribute im CAFM-System speedikonFM in Katalogen
hinterlegt. Die Gliederung der Verkaufsflächen beruht auf einem Sortimentstypenkonzept.
Die Abhängigkeiten, zum Beispiel zwischen einer Nutzung nach DIN277 und einem
Verkaufsflächentyp werden dabei automatisch berücksichtigt, d.h. bei der Eingabe einer Verkaufsfläche
wird die entsprechende Nutzungsart automatisch ergänzt.
Umsetzung im Bereich Marketing und Verkauf
Aufbau des Flächenmanagements im Marketing
Das Flächenmanagement im Marketing gliedert sich in 3 Teilbereiche:
Flächenverwaltung: Bildet die Basis für das Flächenmanagement. Die Filialflächendatenbank
(Flächenplanungs- und Steuerungsinstrument des Marketings) ermöglicht, dass die effektiven
Filialflächen gemäss der Warenstruktur abgebildet werden und so ein Controlling
der Kennzahlen Umsatz, Bodenlaufmeter, Quadratmeter-/Laufmeterleistung sowie die Sortimentssteuerung-
und Planung auf der Verkaufsfläche erfolgen kann. Die Grundlage für die
gemeinsamen Daten bilden die Richtlinien für die einheitliche Datenaufnahme und Verwaltung
sowie die enge Zusammenarbeit mit dem Bereich Bau/Immobilien/FM und der Schnittstelle
zu speedikonFM.
Flächenanalysen: Analyseprozesse nach allgemeinen, harmonisierten Grundsätzen und
Kennzahlen. Aufbauend auf der Datenbasis der Flächenverwaltung sollen die Sortimente
vergleichbar gemacht werden und Sortimentsungleichgewichte erkennbar gemacht werden.
Die Flächenanalysen sollen als Entscheidungsgrundlagen für strategische und operative Flächenoptimierungen
sein.
Flächenoptimierung: Massnahmen aus den Flächenanalysen mit dem Ziel die Flächenallokation
innerhalb der M-Gemeinschaft nach CM-Grundsätzen auf strategischer, konzeptioneller
und operativer Ebene zu optimieren. Dazu wurde ein klarer Strategieumsetzungsprozess
definiert, der die Flächengewichtungen vorgibt und stetig kontrolliert.
speedikonFM im
MGB und den
Genossenschaften
Bild 3: Struktur und Systematik des Flächenmanagements bei der Migros
Funktionsweise und Prozesse im Flächenmanagement Marketing

Das Flächenmanagement optimiert den Sortimentsmix auf der Verkaufsfläche nach betriebswirtschaftlichen
Gesichtspunkten. Dazu erarbeitet es einheitliche Prozesse, welche diese Flächenallokationen
innerhalb des SM/VM durchgängig, systematisch, harmonisiert und nach
Category Management Grundsätzen unterstützt.
Das Flächenmanagement richtet sich am übergeordneten Strategieprozess aus und fühlt sich
für die ganzheitliche Betrachtung der Strategieumsetzung verantwortlich, auf strategischer,
konzeptioneller und operativer Ebene. Die Flächenmanagementprozesse müssen in den übergeordneten
Strategieprozess eingebunden sein und auf die jeweiligen Ebenen angepasst werden,
so dass die Planungsinstrumente eine Strategieumsetzung und Strategieoptimierung ermöglichen.
Bild 4: strategischer Flächenumsetzungsprozess
Aufgaben des Flächenmanagements im Marketing
An erster Stelle sieht sich das Flächenmanagement für die Umsetzung und Durchgängigkeit des
Strategieprozesses verantwortlich, der die Basis für ein ganzheitliches Flächenmanagement bildet.
Dem Controlling und Reporting entlang der Prozesskette messen wir höchste Priorität zu.
Als zweite Priorität initiiert das FLM als aktiver Partner des Produktemarketings die Sortimentsoptimierungen
nach Rendite- und Kostenaspekten, sowohl auf strategischer, konzeptioneller
als auch auf operativer Ebene.
Operative Ebene laufende Optimierung der Sortimentsinhalte und Filialsortimentierungen,
ohne Veränderungen von strategischen Flächenwerten.
Konzeptionelle Ebene Optimierung der strategischen Flächenwerte der Sortimentskonzepte
innerhalb Warenstruktur. Periodizität: maximal 1x im Jahr.
Strategische Ebene Anpassungen der relativen Flächenverteilung der Vertriebsstrategie.
Periodizität: Nach Anpassung der Strategie Warenhandel oder wichtigen
Marktveränderungen.
Als dritte Priorität zeigt sich das FLM verantwortlich für die Umsetzung am POP und als
aktives Bindeglied zu den Genossenschaften, um die standortgerechte Sortimentierung zu
optimieren. Das FLM ist für die gemeinsame Flächenmanagementausrichtung innerhalb der
M-Gemeinschaft zuständig.

Bild 5: Positionierung des Flächenmanagements Marketing und Verkauf
Umsetzung im Bereich Immobilien
Auch im Bereich Immobilien bilden die Flächen die Grundlage für zahlreiche Prozesse. Die
wichtigsten werden nachstehend kurz skizziert.
Mietmanagement
Für die Verwaltung der vermieteten Flächen setzt die Migros das System ID-IMMO ein. Die
Grösse der Mietflächen wird jedoch vom Flächenmanagement geliefert. Bei der Einführung
der beiden Systeme wurden die Mietflächen mit dem Flächenmanagement abgeglichen. Es
zeigten sich zum Teil erheblich Abweichungen, welche nun bei der Erneuerung der Mietverträge
angepasst werden können. Neben den Mietflächen liefert speedikonFM auch die Flächenschlüssel
zum Erstellen der Heiz- und Nebenkostenabrechnung.
Reinigungsplanung
Saubere Verkaufsflächen und Verkehrszonen werden nicht nur vom Kunden positiv aufgenommen,
sondern sind auch ein Erfordernis der Hygiene und in zahlreichen Vorschriften für
die verschiedenen Raumtypen geregelt. Die Erfassung aller notwendigen Parameter, wie Bodenbeläge,
Reinigungsintervalle und allenfalls spezielle Vorschriften erlaubt heute eine effiziente
Reinigungsplanung, sei es mit eigenem oder fremdem Personal (Bild 6).

Bild 6: Reinigungsplanung
Immobilien-Benchmarking
Die Migros unternimmt große Anstrengungen ihre Immobilien nicht nur wirtschaftlich optimal
zu nutzen, sondern auch punkto Nachhaltigkeit Maßstäbe zu setzen. Sie vergleicht deshalb
die Kennwerte ihrer Liegenschaften einerseits untereinander und andererseits mit anerkannten
Benchmarks wie den „Kennzahlen im Immobilienmanagement“ und den „Finanzkennzahlen
für Immobilien“ des Schweizerischen Architekten und Ingenieurvereins SIA. Das
Flächenmanagementmodul von speedikonFM bietet äußerst komfortable Auswertungen mit
direkten Exportmöglichkeiten in gängige Office-Tools wie Excel oder Access. Die Bilder 7
und 8 zeigen beispielhaft wie aussagekräftig Benchmarks dargestellt werden können.
Bild 7: Arbeitsplatzkosten in verschiedenen Gebäuden
Bild 8: Kostenvergleich der Unterhaltsreinigung
Energieverbrauchsnachweis
Die Migros gilt seit jeher als Vorreiterin in der Einhaltung hoher ökologischer Standards. Ein
besonderes Anliegen ist ihr der verantwortungsvolle Umgang mit den verschiedenen Energien.
Für jede Filiale werden umfangreiche Reports erstellt und die Verbesserungspotentiale
aufgespürt.
Planungsgrundlagen für Bauprojekte

Die für das Flächenmanagement neu erfassten oder überarbeiteten Pläne dienen neu auch als
Grundlage für Bauprojekte. Die CAD-Pläne sind in das Flächenmanagement übernommen
worden. Alle Flächen werden jeweils aus den effektiven Raumpolygonen berechnet, so dass
keine Abweichungen zur realen Geometrie mehr möglich sind. Der Mutationsprozess ist im
Benutzerhandbuch genau vorgegeben, um keine Abweichungen zwischen den CAD-Plänen
und den Flächen im Flächenmanagement entstehen zu lassen (Bild 9).
Da die Pläne in verschiedenen Abteilungen verwendet werden, sind auch die Detailprozesse
genau geregelt, wie z.B. für den Ladenbau (Bild 10).
Bild 9: Flächenmutationsprozess
Neubau-/ Neubau-/ oder oder Umbauprojekt
Umbauprojekt
Bauplan Bauplan erstellen
erstellen
Bauwesen Bauwesen od. od.
externer externer Architekt
Architekt
Ausführungs-/ Ausführungs-/ u. u.
Detailplanung
Detailplanung
Bauwesen Bauwesen od. od.
externer externer Architekt
Architekt
Revisionspläne
Revisionspläne
erstellen
erstellen
Bauwesen Bauwesen od. od.
externer externer Architekt
Architekt
AutoCAD
Layout Layout planen
planen
Möbl. Möbl. / / Flächen
Flächen
Koordination der Planung
Layoutplan
Layoutplan
bereinigen bereinigen und und
BW-Polygone
BW-Polygone
einzeichnen
einzeichnen
CAD-Datenserver
CAD-Datenserver
Bau-/ Bau-/ und und Möblierungspläne
Möblierungspläne
bleiben bleiben in in der der Originalform
Originalform
archiviert
archiviert
DWG-Files
DWG-Files
bearbeiten
bearbeiten
mit mit allen
allen
konstruktiven
konstruktiven
Möglichkeiten
Möglichkeiten
von von AutoCAD
AutoCAD
DWG-Files
DWG-Files
aufbereiten aufbereiten für für
speedikonFM
speedikonFM
Umstellung Umstellung auf auf Bodenflächen Bodenflächen oder oder Bodenlaufmeter
Bodenlaufmeter
FTP
FTP
DWG-Files
können auch die
Sortimentierung
enthalten
Merchandiser Merchandiser erfasst erfasst Änderung Änderung u. u. leitet leitet diese diese an an
Flächenmanager Flächenmanager weiter
weiter
Speedikon®FM
Flächenmanager
FTP-Server
FTP-Server
DWG-Files
DWG-Files
(Grundlagen (Grundlagen für für
Speedikon®FM)
Speedikon®FM)
ja
DWG-Files
DWG-Files
direkt
direkt
referenzieren
referenzieren
zu zu Stammdaten
Stammdaten
(kein (kein Import Import in in
ATL) ATL)
nein
Speedikon®FM
Speedikon®FM
Oracle-DB
Oracle-DB
muss muss konstruiert
konstruiert
werden?
werden?
Flächenpolygone
Flächenpolygone
in in
speedikonFM
speedikonFM
registrieren registrieren und und
korrigieren
korrigieren
nur in FFDB
korrigieren
FFDB FFDB
FFDB
Webdesk Webdesk
Webdesk

Bild 10: Detailprozess Ladenbau
DIE APPLIKATION speedikon®FM BEI DER MIGROS
Das bei der Migros im Einsatz stehende Flächenmanagementsystem ist ein Modul des
CAFM-Systems speedikon ® FM. Die Module des Flächenmanagements können entweder im
Client-Server Betrieb oder als Web-Applikation betrieben werden. Die Daten werden bei der
Migros auf einer Oracle-Datenbank zentral gehalten. Die einzelnen Genossenschaften werden
als Mandanten geführt, wobei in der französischen Schweiz die französischsprachige Version
zum Einsatz kommt. Die Konfiguration und Installation des Systems erfolgte durch den
schweizerischen Vertriebspartner des Herstellers, die Walder + Trüeb Engineering AG, welche
auch den 2 nd Level Support garantiert. Der 1 st Level Support wird durch ein Kompetenzzentrum
Immobilien-Informatik der IT-Organisation im Migros-Genossenschafts-Bund sichergestellt.
Bild 11: speedikon ® FM im Umfeld der Migros
Die Systemumgebung (Bild 12) entspricht einer klassischen Client-Server und Web-
Installation. Die Client-Fenster werden über Citrix Metaframe an die Arbeitsplätze transportiert.
Trotz der zahlreichen Abhängigkeiten und Vorgaben konnte das Flächenmanagement-
System dank dem konsequenten Verwenden von Informatik-Standards innert wenigen Tagen
im ganzen Netz installiert werden.
Bild 12: Systemumgebung

Das hohe Konfigurierbarkeit der grafischen Benutzeroberfläche und das ausgefeilte Berechtigungskonzept
führten zu einer raschen Akzeptanz des neuen Werkzeugs und zu einer hohen
Betriebssicherheit. Dank der guten Zusammenarbeit aller Beteiligten konnte das anspruchsvolle
und umfangreiche Rollout-Projekt nach der Genehmigung der Migros Geschäftsleitung
in lediglich 3 Monaten realisiert werden (Bild 13).
Bild 13: Projektvorgehen
Nächste Schritte in der Migros
Nach der detaillierten Erfassung von 1.2 Mio. m2 Verkaufsfläche werden nun die allgemein
genutzten Flächen, die Funktionsflächen und die an Partnergeschäfte vermieteten Flächen
erfasst. Dieser Prozess wird gegen Ende November 2007 abgeschlossen sein. Das speedikonFM
liefert über automatische Schnittstellen die Daten in verschiedene Umsysteme, so
dass in allen Unternehmensprozessen ein und dieselben Flächendaten verwendet werden.