metasonic® Suite Kundenmagazin 01-19

Ausgabe 1/2019
Das Ende des
Zahlendrehers
Being up 2 date
Daten im
internationalen
Flugverkehr
Rückblick:
#NextChampions 2019

KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Liebe Leserinnen und Leser,
Sie haben Fragen zu dem passenden Produkt, benötigen weitere Informationen zu unseren Leistungen
oder möchten einen Termin für eine Live-Präsentation vereinbaren?
Ihr metasonic® Suite Team berät Sie persönlich zu allen Fragen rund um Digitalisierung, Informationsmanagement,
Geschäftsprozesse und den passenden Lösungen.
Kontaktieren Sie uns gerne, wir freuen uns auf Sie!
+49 421 43841 0 metasonic@allgeier-it.de
www.metasonic.de
wir leben in absurden Zeiten. Alle Welt ruft nach Digitalisierung, Agilität oder "irgendwas mit 4.0" und zugleich setzen wir
auf die gewohnten ERP-, BPM-, ECM-Systeme, die eine alte Darstellung von Business-Logik sind. Über Jahrzehnte war der
Software-Zoo relativ stabil. ERP, CRM, ECM, BPM … alles hatte seinen Platz und die Anwendungen hatten ihre klaren,
klassischen Funktionen. Nun scheint die neue, digitale Transformation nicht nur die Business-Logik zu wandeln, sondern
auch die Anforderungen an Technologien fundamental neu zu definieren. Erfahren Sie in unserer aktuellen Ausgabe,
welche Lösungen Ihnen Allgeier IT mit der metasonic® Suite bietet, damit Sie bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
optimal aufgestellt sind. Denn die Digitalisierung ist längst im Tagesgeschäft angekommen.
Wer auch den Datenfluten des 21. Jahrhunderts Herr werden möchte, muss sie professionell kanalisieren. Die
metasonic® Capture Suite erfasst standardisiert Daten auf Dokumenten wie beispielsweise eingehenden Rechnungen –
einfach, schnell, präzise und auf Wunsch als Teil eines kompletten digitalen Prozesses. Mehr dazu ab Seite 16.
Eine weitere Neuerung haben wir auch aus dem metasonic® Suite Support auf den Seiten 14 und 15 zu vermelden. Mit
der Einführung eines Ticketcenters, dem Customer Access, profitieren Sie mit einem gültigen Wartungsvertrag von einem
unkomplizierten und effizienten Serviceticket-System. Einfach zu jeder Zeit einloggen, Problem schildern und Ticket aufgeben,
ein Servicemitarbeiter kümmert sich dann schnellstmöglich um die Lösung. Alle Details zum Customer Access und
dem Erfolgsgeheimnis dahinter erfahren Sie im Beitrag.
Nun wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen der aktuellen Ausgabe unseres Kundenmagazins.
SAVE THE DATE
Impressum
Das KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite wird herausgegeben von:
Allgeier IT Solutions GmbH | Hans-Bredow-Str. 60 | 28307 Bremen
Tel.: 0421 438 410 | Fax: 0421 438 419 486
metasonic@allgeier-it.de | www.metasonic.de
Amtsgericht Bremen, HRB 31367HB
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE114397847
Dienstag,
17.03.2020
Hannover
Dienstag,
24.03.2020
Stuttgart
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Hubert Rohrer, Herbert Kindermann, Ugur Tustas, Ralf Nitzgen
Persönliche Einladung, Agenda & weitere Details folgen in Kürze!
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KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
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8
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Inhalt
6 News und Infos
In den letzten Monaten hat
sich einiges im
Geschäftsbereich ECM/BPM
getan. Wir freuen uns, Ihnen
einige der Neuigkeiten hier
vorzustellen.
8 metasonic® Doc 7
Neuerungen von
metasonic® Doc im
Überblick. Erfahren Sie,
welche Highlights die
metasonic® Doc Version 7
für Sie bereithält.
11 #NextChampions 2019
Allgeier IT überzeugt Darth
Vader & Co. von der neuen
Logik der Digitalisierung
auf der #NextChampions
2019 im Phantasialand.
12 Being up 2 date
Eine große deutsche Airline
beauftragt Allgeier IT
mit der Darstellung von
Flugverkehrsinformationen
aus sämtlichen Ländern
der Erde.
14 Customer Access
Mit dem neuen Portal
profitieren Kunden von
einem unkomplizierten
und effizienten Serviceticket-System.
16 Das Ende des Zahlendrehers
Wer den Datenfluten des 21.
Jahrhunderts Herr werden
möchte, muss sie professionell
kanalisieren. Die
metasonic® Capture Suite
unterstützt Sie dabei.
19 5 Tipps & Tricks
Bildvergleich, gespeicherte
Abfragen, Einbindung von
Zusatzprogrammen, …
5 Tipps, die Ihren Arbeitsalltag
mit metasonic® Doc
vereinfachen.
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KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Offizieller Sponsor von RASTA Vechta
Allgeier IT präsentiert sich in der Saison 2019/20 als offizieller Sponsor des Basketball-Bundesligisten
RASTA Vechta. "Basketball ist ein abwechslungsreicher und
spannender Sport, der die Menschen begeistert und auch in unserer Zielgruppe
sehr gut ankommt.", so Jonas Salis, ECM Marketing Manager bei Allgeier IT.
Die 54. EASYCREDIT BBL-Spielzeit startet am 24. September 2019.
Ihre Vertriebsexperten: Gemeinsam in die digitale Zukunft
Im letzten Jahr haben wir Sie bereits darüber informiert, dass die neue metasonic® Suite unsere bisherigen Systeme im
ECM- und BPM-Bereich (scanview®, smart.CAPTURE und Metasonic® Suite) vereint und Ihnen als Plattform für die
digitale Transformation zur Verfügung steht. Im Zuge der Zusammenlegung und Kompetenzerweiterung rund um die
metasonic® Suite werden unsere ECM-Vertriebsexperten die strategische Positionierung der integrierten BPM- und
ECM-Suite weiter vorantreiben.
Eric Ayasse
Telefon: +49 421 43841 192
E-Mail: Eric.Ayasse@allgeier-it.de
Sebastian Hegner
Telefon: +49 421 43841 468
E-Mail: Sebastian.Hegner@allgeier-it.de
Jens Junker-Ukena
Telefon: +49 421 43841 470
E-Mail: Jens.Junker-Ukena@allgeier-it.de
Neuigkeiten & Infos rund um Allgeier IT und metasonic® Suite
In den letzten Monaten hat sich einiges bei Allgeier IT und im Geschäftsbereich ECM/BPM rund um die
metasonic® Suite getan. Wir freuen uns, Ihnen einige der Neuigkeiten hier vorzustellen.
Allgeier IT in den sozialen Netzwerken & im Internet
Auf unseren Profilen in den Sozialen und Business Netzwerken halten wir
Sie regelmäßig über alle News, Infos und Veranstaltungen aus unseren
Geschäftsbereichen auf dem Laufenden. Folgen Sie uns einfach!
linkedin.com/company/allgeier-it-solutions-gmbh
xing.com/companies/allgeieritsolutionsgmbh
Verbesserter Kundensupport & Beratung
Unser Consulting und Support im ECM-Bereich wird seit dem 01.11.2018 von Herrn
Ron Neidel geleitet. Herr Neidel ist zuständig für die Projektplanungen und die
Koordination aller Projektressourcen. Mit unserem Team betreuen wir über 260
Kunden. Qualität und Nachhaltigkeit sind für uns wichtige Faktoren, mit denen wir
Ihr Projekt zum Erfolg bringen wollen. Mithilfe etablierter und moderner Projektmanagementmethoden
planen und realisieren wir Ihre Kundenanforderungen
unter Berücksichtigung der vorgegebenen Zeit- und Budgetvorgaben.
Sie haben Fragen zu Ihrem Projekt, oder den Abläufen im neuen Serviceticket-
System? Kontaktieren Sie unseren Projektleiter:
Ron Neidel
Telefon: +49 421 43841 153
E-Mail: Ron.Neidel@allgeier-it.de
MIAVIT GmbH setzt auf ECM-Lösung von Allgeier IT
facebook.com/AllgeierIT
MIAVIT ist ein Hersteller von Tiernahrung mit Hauptsitz in Essen bei
Oldenburg. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung konnte die
metasonic® Suite als digitales Informationsmanagement mit integrierten
DMS- und ECM-Funktionen überzeugen.
Referenzvideo: metasonic.de/referenzen
youtube.com/channel/UCrB4Lwqxa0UfbTT9YTD1DRg
instagram.com/allgeier_it (@allgeier_it)
DE
metasonic.de
EN
metasonic.de/en
JP
metasonic.de/jp
Gemeinsam zum Erfolg: Partnerschaft mit Allgeier IT
Allgeier Produkte und Services sind auf der ganzen Welt branchenübergreifend
erfolgreich im Einsatz. Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung und als Teil der börsennotierten
Allgeier SE mit Sitz in München ist die Allgeier mit mehr als 90 Standorten
in Europa, Asien und Amerika aktiv.
Seit November 2018 ist Frau Alexandra Drobner für die Betreuung des gesamten
ECM-Partnernetzwerkes zuständig. Frau Drobner wird das Partnernetzwerk im
deutschsprachigen und internationalen Raum kontinuierlich weiter ausbauen und
neue Vertriebspartner gewinnen.
Unser neues, umfassendes Partnerprogramm bietet Ihnen nicht nur im Bereich
Enterprise Content Management (ECM) die perfekte Unterstützung bei Ihren
Projekten. Wir bieten unseren Partnern alles aus einer Hand: die perfekte
Grundlage und die notwendigen Themen, um ein IT-Projekt erfolgreich anbieten
und liefern zu können.
Alexandra Drobner
Telefon: +49 40 63917 577
E-Mail: Alexandra.Drobner@allgeier-it.de
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KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Die leistungsstarke und modular aufgebaute ECM Suite bietet dem Anwender einen sicheren Zugriff auf
Dokumente – auch von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets. Suchen, erstellen, prüfen und
entscheiden – alles unterwegs! Erfahren Sie, welche Highlights die metasonic® Doc Version 7 für Sie
bereithält.
Für eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung von
metasonic Doc® 7 lassen sich nicht benötigte Features
zentral auf Arbeitsgruppenebene abschalten. Einzelne
Bereiche und relevante Buttons können so automatisch
ausgeblendet werden.
Erleichterte, zentrale Administration mit
metasonic® Doc Admin
Vorgaben oder Änderungen von Benutzereinstellungen
können nun zentral über den metasonic® Doc Admin
konfiguriert werden. Die Konfiguration ist für gesamte
Benutzergruppen oder für einzelne Benutzer möglich.
Außerdem kann die Anmeldekonfiguration zentral auf ein
Netzwerklaufwerk hinterlegt werden.
Neuerungen von metasonic® Doc 7 im Überblick7Individualisierbarkeit des Clients
Dokumentenbasierte Geschäftsabläufe
agil managen
Ein Großteil Ihrer wichtigen Geschäftsinformationen ist
in Dokumenten, teilweise auf lokalen Festplatten, und
E-Mails zu finden. Da der Zugriff auf diese Daten umständlich
ist und in Ihren Geschäftsabläufen zeitliche Engpässe
und womöglich Lücken entstehen, ist es entscheidend,
diese Informationen mit den richtigen Tools zu verwalten.
metasonic® Doc mit der integrierten metasonic® Process
Komponente erfüllt genau diese Aufgabe. Sie können
geschäftliche Dokumente erfassen, verwalten, speichern
und ausgeben, die darunterliegenden Systeme integrieren
und die damit verbundenen Abläufe automatisieren und
flexibilisieren - alles über die moderne metasonic Doc®
Oberfläche. Die Workflowbearbeitung im Posteingang
kann in metasonic® Doc 7 direkt aus der Multifunktionsleiste
erfolgen.
Neue Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche in metasonic® Doc 7 wurde
weitreichend überarbeitet und sehr modern gestaltet.
Angelehnt an die Microsoft Office Anwendungen erzielt
metasonic® Doc 7 eine Optik, die den Nutzern durch ihre
tägliche Arbeit mit Outlook, Word und Excel sehr vertraut
ist. So wissen Nutzer schon intuitiv sich in der bekannten
Navigation zu bewegen. Neben einer neuen, modernen
Optik mit einer einheitlichen Icon- und Symbollandschaft
sorgt die Multifunktionsleiste für eine verbesserte
Usability. Wichtige Zustände und Funktionen sind somit
direkt auf einen Blick in der Multifunktionsleiste
ersichtlich.
Globale Schnellsuche
Sicherer Datenaustausch über LFE
Direkt aus metasonic® Doc können Dateien sicher über
das Internet für externe Personen zur Verfügung gestellt
werden. Der Link kann zudem mit einem Verfallsdatum
versehen und einem Passwort geschützt werden.
Die globale Schnellsuche befindet sich in der Multifunktionsleiste
und ermöglicht eine umfassende
Durch suchung aller Programmbereiche nach Übereinstimmungen.
So vergleicht metasonic® Doc bei Eingabe
eines Begriffs alle Dokumentklassen nach Treffern und
zeigt diese sehr übersichtlich in der Ergebnisliste an.
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KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Weitere Usability-Verbesserungen und
neue Funktionen:
Das überarbeitete Vorschaufenster in Version 7, welches
Dokumente direkt in metasonic® Doc anzeigt, wurde mit
einer neuen Seitennavigation und einem verbesserten
Zoomhandling versehen.
Indexfelder können mit einer Formatvorgabe angelegt
werden. Bspw. wird beim Eingeben eines Rechnungsbetrags
automatisch das angegebene Währungszeichen
($, € etc.) hinterlegt sowie auf zwei Nachkommastellen
verkürzt.
Die Datumseingabe ist nun neben dem einfachen Modus,
auch im Expertenmodus möglich inkl. eines einheitlichen,
konsistenten Handlings des Datumsformat.
Für einen schnelleren Zugriff auf Dokumente werden
zuletzt verwendete Dokumentklassen in der Multifunktionsleiste
angezeigt.
Weitere Informationen, Webcasts und Factsheets
zur neuen Version 7 finden Sie auf
unserer Website: metasonic.de/version7
Allgeier IT überzeugt Darth Vader & Co. von der neuen
Logik der Digitalisierung auf der #NextChampions 2019
Neue Lösungen für eine neue Zeit – bei der #NextChampions 2019 im Phantasialand konnten sich
nicht nur die Teilnehmer und Experten, sondern auch Darth Vader & Co. von unserem interaktiven
Modellierungstisch überzeugen. Allgeier IT war als Partner mit metasonic® Process Touch (für eine
einfache Geschäftsprozessdigitalisierung) vor Ort. Spannende Vorträge, Workshops und Networking.
TSCHÜSS scanview ® .
HALLO metasonic ® Doc.
Auch in diesem Jahr rief Netzwerker und Zukunftsdenker
Dr. Winfried Felser wieder zum „Next Act“ der digitalen
Transformation auf. Dr. Winfried Felser ist LinkedIn
#topvoice und seit 2000 Betreiber der Competence Site,
einem Kompetenz-Netzwerk mit mehreren Tausend
Experten aus Wissenschaft und Praxis zu allen für die
digitale Transformation relevanten Themenbereichen wie
Management, IT und Technik.
Über 500 Experten aus allen Branchen, darunter New
Worker, Agilitätspropheten, Minister und Größen aus
Wissenschaft, Politik und HR, folgten seiner Einladung zur
#NextChampions 2019 in das Phantasialand bei Köln. Eine
ungewöhnliche Location für eine außergewöhnliche
Veranstaltung. Auch Allgeier IT war als Partner mit
metasonic® Process Touch vor Ort.
Mit dieser Botschaft konnte die Allgeier IT viele
Besucher überzeugen. Highlight des Events: Darth Vader
und die Stormtrooper kamen bei Allgeier IT vorbei und
ließen sich vom S-BPM-Ansatz, aber natürlich vor allem
auch vom metasonic® Process Touch begeistern, mit
dem die Fachabteilung selbst jenseits zentralistischer
Top-Down-Ansätze zum Beherrscher ihrer dezentralen
Prozesse wird.
Weitere Informationen zum S-BPM-Ansatz, metasonic®
Process Touch und Digitalisierungsstrategien finden Sie
unter www.metasonic.de
Support für scanview ®
wird zum 31.12.2019 eingestellt!
Jetzt auf unsere Nachfolgelösung metasonic® Doc Version 7 wechseln!
Alle Highlights im Überblick Factsheets Live Webcast
» » »
www.metasonic.de/version7
Herbert Kindermann, Geschäftsführer der Allgeier IT,
diskutierte mit Besuchern über einen ganz neuen agilen
Ansatz, um Prozesse und Systeme zu realisieren:
„Die Digitalisierung ist nach wie vor ein komplexes
Problem. Mit 3 farbigen Bausteinen über ein intuitives,
haptisches Interface Geschäftsprozesse zu analysieren, zu
definieren, zu optimieren und zu digitalisieren, ist heute in
diesem Sinne für die Fachabteilung möglich.“, so Kindermann.
After Movie zur #NextChampions 2019 im
Phantasialand. Herbert Kindermann im
Interview: https://youtu.be/7H58ceCKcDA
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KUNDENMAGAZIN syntona® metasonic® logic logic Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Sammelsurium ebenjener Regeln und Hinweise. Ihr Mehrwert
entsteht insbesondere durch ihre fortlaufende Aktualität.
Jedes veröffentlichte Dokument hat eine Zeitangabe
und wird also für einen bestimmten Zeitpunkt als
gültig, nicht mehr gültig oder zukünftig gültig klassifiziert.
Auf diese Weise lässt sich präzise nachverfolgen, welcher
Kanon an Regeln und Informationen zu einem bestimmten
Zeitpunkt vorliegt oder aber vorlag.
Angenommen eine Maschine fliegt also nach Kapstadt.
Zwei Monate später kommt die südafrikanische Luftfahrtbehörde
auf die Airline mit einer Strafzahlung zu, weil die
erhöhten Sicherheitsbestimmungen auf dem Flughafengelände
wegen eines Staatsbesuchs nicht korrekt eingehalten
worden seien. Nun kann im eAIP stichtagsgenau nachgeschaut
werden: Welche Informationen lagen am Tag des
Vorfalls für die Crew vor, welche Regeln hatten Gültigkeit
und welche nicht? Galten die Sicherheitsbestimmungen
zum Zeitpunkt des Vorfalls oder nicht? Die komplette Informationslage
lässt sich so für jedes konkrete Datum und
jeden Regelraum – sprich: für jedes Land der Erde – nachträglich
rekonstruieren und vorausschauend einsehen. Von
A wie Afghanistan bis Z wie Zypern.
Die Basis: Quality Management System
„Aus technischer Perspektive“, so der zuständige Produktmanager
Alexander Oppitz, „handelt es sich dabei
um ein sehr individuelles Quality Management System,
das perfekt auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten
wurde. Dieselbe Technologie lässt sich beliebig auf
andere Industrien und Branchen anwenden: Immer da, wo
verschiedene Standards und Regelwerke unterschiedliche
Geltungsbereiche und Gültigkeitszeitfenster haben, bietet
sich ein solches System an.“ Und so gibt es bereits andere
Kunden, die eine zeitstrahlbasierte Qualitätssicherung bei
Allgeier IT in Auftrag geben – sei es in der Produktion, im
Management oder in anderen organisationalen Bereichen.
Sie haben Fragen zu der eingesetzten Lösung
oder wünschen weitere Informationen?
Sprechen Sie uns an: metasonic@allgeier-it.de
Being up 2 date – Daten im internationalen Flugverkehr
Eine große deutsche Airline beauftragt Allgeier IT mit der Darstellung von Flugverkehrs informationen aus
sämtlichen Ländern der Erde – stichtagsgenau und präzise. Über eine Anwen dung, die wirtschaftliches
Potential für sich wandelnde Prozesse und Regelwerke in verschiedenen wirtschaftlichen Feldern birgt.
Ein wenig überfordert
Man kennt das: Wenn man mit dem Auto ins Ausland fährt,
steht am Grenzübergang ein großes Schild mit den wichtigsten
Verkehrsregeln des jeweiligen Staates: Geschwindigkeitsbegrenzungen
auf Autobahnen, Landstraßen und
in Ortschaften, Informationen über Mautsysteme oder
der höfliche Hinweis, dass hier Linksverkehr praktiziert
werde. Wer sich weiter über die aktuelle Verkehrssituation
informieren möchte, hört Staumeldungen im Radio oder
bekommt sie über eine App auf sein Handy. Nicht selten
ist man als Tourist ein wenig überfordert.
Das Auto ist, statistisch betrachtet, ein verhältnismäßig
gefährliches Verkehrsmittel. Als sicherstes gilt nach wie
vor das Flugzeug. Doch wie kann das sein? Das Flugzeug
bewegt sich ständig über unzählige Länder- und Sprachgrenzen
hinweg, berührt täglich mehrfach neue Gesetzgeltungsbereiche
und verstößt doch so gut wie nie gegen
Auflagen, bricht kaum Sicherheitsregeln, macht nahezu
keine groben Fehler und produziert höchstselten Unfälle.
Bei längerem Nachdenken kommt es einem vor wie
ein mittleres Wunderwerk an tagtäglicher Präzision und
Effektivität in der internationalen Kommunikation.
Informationsmanagement im Flugverkehr
Die Firma Allgeier IT leistet in dieser Frage einen
faszinierenden Beitrag zur Sicherheit und Aktualität von
Informationen im Flugverkehr. Für eine große deutsche
Fluggesellschaft verantwortet sie die technische Aufarbeitung
und Bereitstellung von Dokumenten mit länderspezifischen
Flugverkehrsinformationen.
Ein Beispiel: Fliegt eine Maschine der Airline nach Südafrika,
so braucht die Besatzung sämtliche Informationen
über gegenwärtige Regelungen, Entscheidungen usw. vor
Ort. Gibt es am Flughafen von Kapstadt vielleicht gerade
eine Baustelle? Sind entsprechend einige Landebahnen
vorübergehend nicht nutzbar? Gelten etwa für den Zeitraum
eines Staatsbesuchs erhöhte Sicherheitsbestimmungen
am Flughafen? – In den Dokumenten, die die südafrikanische
Flugverkehrsbehörde zur Verfügung stellt finden
sich all diese Informationen.
Das A und O: Aktualität und Gültigkeit
Die eAIP – die electronic Aeronautical Information
Publication – ist aber nicht nur ein revisionssicheres
Speziell bei besonderen Vorkommnissen, beispielsweise
bei Unfällen, zahlt sich diese präzise Dokumentation aus.
Konnte Pilot X an Tag Y wissen, dass die Startbahn 3 des
Flughafens Z neu asphaltiert wurde und also nicht befahren
werden durfte? Ging diese Information aus den aktuellen
Anflugplänen hervor, die über das eAIP zur Verfügung
gestellt wurden und die mit vorherigen Plänen digital so
überblendet werden können, dass sich Unterschiede leicht
erkennen lassen?
Eigenes Importsystem für hohes Datenaufkommen
Die Datenmengen sind dabei enorm: Während vor dem
Einsatz des Allgeier-Systems die Daten manuell aus
JEPG-Dateien übernommen werden mussten, werden nun
einzelne Seiten mit hohem Automatisierungsgrad aus
umfangreichen PDF-Dokumenten identifiziert und mit Versionen
anderer Zeitpunkte abgeglichen. Auf diese Weise
werden Regeländerungen für Anwender schnell erfassbar
dargestellt.
In Deutschland stellt die Deutsche Flugsicherung den
jeweiligen Airlines diese Informationen zur Verfügung.
Der Allgeier-Kunde leitet diese dann unmittelbar an die
Software von Allgeier IT weiter. Hier werden die Daten
mit einem eigens entwickelten und entsprechend maßgeschneiderten
Importsystem in das eAIP eingespeist und so
den Nutzern innerhalb der Airline zur Verfügung gestellt.
Dieselbe Technologie
lässt sich beliebig auf
andere Industrien und
Branchen anwenden.
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KUNDENMAGAZIN metasonic® syntona® logic Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Anschließend folgt der 3rd Level Support, der auch als
Schnittstelle zwischen den drei Abteilungen Consulting,
Entwicklung und Support fungiert.
z.B. Arbeitsplatz gesperrt, Datenfreigabe, ...
z.B. Workflowablauf gestört,
Fehler in der Datenbank, ...
z.B. regelmäßiger Systemabsturz, der Server hat eine
dauerhaft hohe Auslastung der CPU, ...
sowie die Statusinformationen sämtlicher Servicetickets
schnell und einfach eingesehen werden. Selbstverständlich
garantiert das Serviceticket-System einen vertrauensvollen
Umgang mit sämtlichen Daten. Dies wird anhand
der Nutzung einer gesicherten Internetverbindung und
passwortgeschützter Zugangsdaten sichergestellt. Mit
stetigem Ausbau und Weiterentwicklung des Customer
Access garantiert Allgeier IT ein langlebiges, modernes
und sicheres Ticketcenter.
Ergänzend zum Customer Access steht die metasonic®
Support-Hotline sowie E-Mail-Adresse zur Verfügung:
Support-Hotline: 0421-43841-414
Support-E-Mail: metasonic-support@allgeier-it.de
Customer Access: Die Allgeier Service-Offensive
Die Allgeier IT investiert in ein Kundenportal und verbessert ihren Service. Mit dem neuen Customer
Access profitieren Kunden mit einem gültigen Wartungsvertrag von einem unkomplizierten und effizienten
Serviceticket-System.
Hier sind bei dem zuständigen Mitarbeiter
ausgeprägte Programmierkenntnisse vorhanden, somit
kann bei Bedarf auch mal ein Code auf Fehler geprüft und
bearbeitet werden.
Neue Serviceanfragen werden stets über den persönlichen
Zugang im Customer Access aufgegeben. Dieser ist zu
jeder Zeit unkompliziert, auch über einen mobilen Zugang,
mit PCs, Tablets oder Smartphones erreichbar.
Hier können sämtliche Servicefälle und -anfragen eigenständig
durch den Kunden erfasst und priorisiert werden
Sie möchten auch den Customer Access und die Servicehotline
nutzen? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren
Allgeier IT Ansprechpartner.
Mit der Einführung von Customer Access können
wir unseren Kunden jetzt noch schneller und ohne
lange Wartezeiten in der Telefonzentrale helfen.
Wolfgang Schulmeister, Leiter Support ECM bei Allgeier IT
Customer Access: das effiziente Serviceticket-System
Bisher war eine Service-Anfrage bei Allgeier IT recht mühsam
und zeitaufwendig. Ein Anruf bei der Zentrale hatte,
mit viel Pech, mehrere Umleitungsversuche zum richtigen
Ansprechpartner zur Folge. Dieser musste seine aktuelle
Arbeit unterbrechen und konnte dadurch nicht voll konzentriert
am Kundenproblem arbeiten.
Doch seit Mai diesen Jahres ist das anders: Mit dem neuen
Customer Access profitieren Kunden mit einem gültigen
Wartungsvertrag von einem unkomplizierten und funktionalen
Serviceticket-System. Mit dem webbasierten System
können Nutzer sich zu jeder Zeit selbstständig im Ticketcenter
anmelden, eine Serviceanfrage - den sogenannten
Incident - aufgeben sowie Status und Archiv bisheriger
Anfragen einsehen. Aus den eingehenden Anfragen sucht
sich der Service-Mitarbeiter bei Allgeier IT gezielt
diejenige aus, die seinem Spezialgebiet entspricht.
Somit kann sichergestellt werden, dass das Problem direkt
beim richtigen Ansprechpartner aufläuft und schnellstmöglich
gelöst werden kann, bei deutlich reduzierten
Warte- und Bearbeitungszeiten.
Das Erfolgsgeheimnis: der 3-stufige Support
An dieser Stelle greift nun der neu geschaffene, dreistufige
Support. Zunächst laufen alle Anfragen im 1st
Level Support zusammen und werden dort fallbezogen
von dem speziell für dieses Produkt geschulten Servicemitarbeiter
bearbeitet. Bei "hartnäckigen Fällen" oder
Spezialthemen, wie z.B. einem Workflowfehler, wird der
Incident an den 2nd Level Support weitergeleitet. Hier
sitzen mehrere Spezialisten, die tief in der Materie stecken
und die Möglichkeit haben, sich individuell in jede
Aufgabenstellung einzuarbeiten.
Mit dem Customer Access können Kunden mit einem gültigen Wartungsvertrag schnell und einfach Serviceanfragen, sogenannte Incidents, aufgeben.
Der Ablauf
1. Loggen Sie sich mit Ihren
persönlichen Zugangsdaten
online im Customer Access ein.
2. Legen Sie nun einen neuen
Incident inklusive ausführlicher
Beschreibung, Priorisierung und
Dateianhängen (z.B. Screenshots)
an. Mit dem Speichern landet Ihr
Ticket automatisch bei Allgeier IT.
3. Innerhalb der angefallenen,
offenen Tickets sucht sich ein
Support-Mitarbeiter gemäß seines
Aufgabengebiets und Ihrer
gewählten Priorisierung das zu
bearbeitende Ticket.
4. Die Problemstellung wird je nach
Schwierigkeitsstufe in den 1st, 2nd
oder 3rd Level Support gegeben
und dort entsprechend bearbeitet.
5. Sobald das Ticket gelöst wurde,
erhalten Sie eine Info mit dem
Projektstatus und der Lösung direkt
per Nachricht im Customer Access.
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KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Das Ende des Zahlendrehers
Wer den Datenfluten des 21. Jahrhunderts Herr werden möchte, muss sie professionell kanalisieren. Die
metasonic® Capture Suite erfasst standardisiert Daten auf Dokumenten wie beispielsweise eingehenden
Rechnungen – einfach, schnell, präzise und auf Wunsch als Teil eines kompletten digitalen Prozesses.
Wovon Büroangestellte wohl nachts träumen
Manche Dinge sind einfach, aber aufwändig; auch im
unternehmerischen Umfeld. Man müsse da durch, heißt es
in solchen Fällen oft, das sei einfach so. Und überhaupt,
am Ende winke der Erfolg – ohne Fleiß kein Preis.
Durchhalteparolen in Bezug auf notwendige Fleißarbeiten
sind seit Jahrhunderten fester Bestandteil westlicher
Arbeitsethik. Doch je mehr insbesondere Standardprozesse
digitalisiert werden können, desto überflüssiger
werden sie – selbst in Fragen der Bürokratie.
Eine gute Büroangestellte hat die 22 Stellen einer
IBAN-Nummer in etwa so schnell über die Tastatur eingetippt,
wie andere Menschen sie am Rechner kopiert und
wieder eingefügt haben. Das flößt Respekt ein. Doch wie
oft tut sie das an einem normalen Arbeitstag, ohne dabei
einen Fehler zu übersehen? Fünfmal? Fünfzigmal?
Hundertmal? Öfter? Und was ist mit den einschlägigen
Lieferscheinnummern, Rechnungsnummern, Vorgangsnummern,
Umsatzsteuer-IDs, und so weiter, und so
weiter? Die Zahlenkolonnen reihen sich, wenn man sie
zusammen nimmt, bis an die untergehende Sonne eines
langen Arbeitstages auf. Wovon Büroangestellte wohl
nachts träumen…?
Penibelster Buchhalter macht auch Fehler
Eines ist bei aller Erfahrung und Präzision unbestreitbar:
Auch die geduldigste Büroangestellte wird von der
Menge eingehender Rechnungsdokumente irgendwann
gestresst sein. Und auch der penibelste Buchhalter macht
irgendwann einen Fehler. Und mit etwas Pech auch noch
einen entscheidenden. Das ist menschlich, das ist normal.
Denn diese Tätigkeiten sind zwar einfach, aber eben
auch aufwändig und fehleranfällig. Sie nehmen unseren
Arbeitsspeicher in Beschlag und tragen nur wenig dazu
bei, dass Organisationen erfolgreich sind. Alles an diesen
Aufgaben ist stattdessen darauf ausgerichtet, Fehler zu
vermeiden und Regeln einzuhalten – eine Beschreibung,
wie gemacht für einen digitalen Prozess.
Viel Zeit und Energie sparen
Allgeier IT hat eine Software auf den Markt gebracht, die
den Sachbearbeitern, Buchhaltern und anderen Helden
des Büroalltags helfen kann. Die metasonic® Capture
Suite – bis vor einem Jahr noch als „smart.CAPTURE“
bekannt – hat das Ziel, schnell, standardisiert und fehlerfrei
typische Dokumente wie beispielsweise Eingangsrechnungen
zu erfassen.
Vieles wird heutzutage bereits vollkommen digital abgewickelt,
und doch haben die meisten Unternehmen nach
wie vor einen großen Anteil an postalischen oder als PDF
versandten Dokumenten. Vom guten alten Fax ganz zu
schweigen. Hier kann die Allgeier-Lösung viel Zeit und
Energie sparen: Mit geringem Aufwand wird das Papier
gescannt oder das PDF eingelesen.
Hochgradig kompatibel
Daraufhin erkennt ein Freiform-Engine automatisch
typische Muster wie Rechnungsnummern, IBAN oder
Lieferscheinnummern, liest sie aus und speist sie in das
metasonic® Capture-System ein. Dabei kann die ordnende
Hand eines Mitarbeiters stets korrigierend eingreifen, falls
eine Zuschreibung fehlerhaft vorgenommen wurde.
Sind die Daten einmal korrekt extrahiert worden, können
sie, falls gewünscht, zur Kontrolle und Genehmigung an
eine Entscheidungsperson weitergeleitet werden. Diese
überprüft beispielsweise die zu überweisende Rechnungssumme
und gibt sie dann frei.
Nun können die Daten exportiert werden. Hierbei ist die
metasonic® Capture Suite multichannel-fähig und zu
verschiedenen Anschlusssystemen hochgradig kompatibel.
Exportziele können dabei sowohl klassische ERPs von
beispielsweise SAP, aber auch Allgeier-eigene Software
wie die ECM-Lösung metasonic® Doc Suite sein.
Zeitalter der Zahlendreher vorbei
Den Aufbau dieses Prozesses darf man sich von Anfang bis
Ende ganzheitlich digital vorstellen: Ein Dokument wird
mit der metasonic® Capture Suite eingelesen, relevante
Daten werden extrahiert, genehmigt und danach in
bspw. ein ERP-System exportiert. Von hier erfolgt nun die
Weiterleitung an ein Finanzbuchhaltungs-Tool. Innerhalb
dieses Programms kann die Verarbeitung der Daten bis hin
zur Rechnungslegung vorangetrieben werden, ohne dass
zwischendurch viel Raum für menschliche Fehler bliebe
oder Zeitverlust ent stünde. Das Zeitalter der Zahlendreher
wäre damit fürs Erste vorbei.
Christoph Mattler, der die metasonic® Capture Suite maßgeblich
mit programmiert hat und sie seit Jahren weiterentwickelt,
formuliert es so: „Diese Software ist absolut
skalierbar und zu fast allen Systemen anschlussfähig.
1.
Input
Formulare
Digitale Rechnungen
Lieferscheine
Post, Fax, E-Mail
Digitalisierung
Scanner
Multifunktionsgerät
Qualitätskontrolle
Papier-Originale
Kontrolle
Ersatz/Austausch
Diese Software ist
absolut skalierbar und
zu fast allen Systemen
anschlussfähig.
Das ist bei der Weiterverarbeitung von eingehenden Daten
eine wirklich entscheidende Hilfe, besonders für Organisationen,
die täglich mehr als fünfzig Rechnungseingänge
zu verzeichnen haben.“
Vom kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern
Tatsächlich setzen verschiedenste Kunden die metasonic®
Capture Suite in ganz individueller Intensität ein: Vom
kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern werden
von einzelnen Nutzern zwischen 2.500 und einer halben
Million Seiten monatlich erfasst. Dazu bietet Allgeier IT
ein flexibles Preismodell an. Kunden erwerben Seiten-
Kontingente, die sie in einem bestimmten Zeitraum zur
freien Verfügung haben. Diese Kontingente können
beliebig aufgestockt werden – so können auch stark
wachsende Organisationen ihren Bedarf skalieren und
anpassen.
Um noch schneller an die zu erfassenden Daten zu kommen,
extrahiert die Software Werte bei Standardformaten
wie „ZUGPFeRD 1.0“ direkt aus der XML-Datei. Ab Sommer
2019 wird diese Technik auch für den Nachfolgestandard
„ZUGPFeRD 2.0“ verfügbar sein. Ende 2019, so Mattler, ist
damit zu rechnen, dass es die metasonic® Capture Suite
auch als klassische Web-Anwendung geben wird. Bis dato
ist sie als Client-Server-Modell aufgesetzt.
Klassifikation Extraktion Verteilung
Korrespondenz
Verträge
Bestellungen
Rechnungen
Datenextraktion
Name
Feld X
Feld Y
DMS
ERP
CRM
Fibu
Andere Anwendungen
Archivierung
Ablage in einem zentralen
digitalen Archiv
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KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
KUNDENMAGAZIN syntona® logic logic
KUNDENMAGAZIN metasonic® Suite
Dabei greift der Client auf den Server zu, von wo aus
die Software operiert. Wichtig bei jeder Weiterentwicklungsstufe
seien aber zuallererst immer die Stabilität und
Nutzerfreudlichkeit der Anwendung.
Schnell und direkt
Ressourcen einsparen.
Auch Ulrich Zahner, Geschäftsbereichsleiter der
Allgeier IT, hat die Kundenorientierung im Sinn. Seiner
Ein schätzung nach gibt es nur wenige Produkte, „die so
einfach in die Prozesskette eines Unternehmens zu
integrieren sind und dabei so schnell und direkt
Ressourcen einsparen wie die metasonic® Capture Suite
– und damit meine ich vor allem Zeit und Geld. Hinzu
kommt natürlich der vermiedene Stress für einen Sachbearbeiter,
der keine Fehler beim Übernehmen von Daten
machen will und deshalb noch einmal ganz besonders
profitiert: erstens wird seine Arbeit erleichtert, zweitens
wird ihm die Verantwortung für mögliche Fehler in weiten
Teilen abgenommen.“
Produkt als Teil
des digitalen
Prozessmanagements.
Prozessmanagement noch stärker etablieren
Einzig mit der Marktdurchsetzung der metasonic® Capture
Suite ist Zahner noch nicht ganz zufrieden: „Hier müssen
wir noch mehr machen! Bisher ist die Lösung ein wenig im
Hintergrund geblieben, aber wir haben hier ein wirklich
tolles Produkt, das einen so klaren und direkten Mehrwert
bietet, dass wir damit viel stärker raus an den Kunden
gehen müssen.“
Auch habe die Vergangenheit gezeigt, dass man sich
vor konkurrierenden Systemen am Markt keinesfalls zu
verstecken brauche. Daher sei die im letzten Jahr vorgenommene
Einbettung der Software in die metasonic®
Suite nur folgerichtig. Auf diese Weise, so Zahner, werde
man das Produkt in den kommenden Jahren als Teil eines
ganzheitlichen digitalen Prozessmanagements noch weit
stärker etablieren. Diese Entwicklungen seien ohne
Zweifel die Zukunft. Eine Zukunft, die ganz ohne
Zahlendreher auskommt und für viele schon zur Gegenwart
geworden ist.
Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin
für eine Live-Demo. Weitere Informationen
zu metasonic® Capture Suite finden Sie unter:
www.metasonic.de
BILDVERGLEICH Im Viewer von metasonic® Doc 7 können zwei unterschiedliche
Versionen von Dokumenten nebeneinander angezeigt werden. Zusätzlich
können diese von dort in das Programm "Bildvergleich" geladen und darin übereinandergelegt
werden. Die Unterschiede werden entsprechend hervorgehoben.
GESPEICHERTE ABFRAGEN Umfangreiche Suchabfragen lassen sich als „gespeicherte
Abfragen“ nutzen. Dazu muss als Erstes die Suche definiert und einmal ausgeführt
werden, danach besteht die Möglichkeit, diese Suche mit dem Menü-Button Suchabfrage
speichern zu speichern. Im Anschluss stehen alle „gespeicherten Suchabfragen“
über den Menü-Button Suchabfrage verwenden zur Verfügung.
TecTalk
by Allgeier IT
Aktuelle Themen. Experten im Interview.
www.allgeier-it.de/podcast
Folge 1: Ökonomische Disruption.
LinkedIn #topvoice Dr. Winfried Felser im Interview.
EINBINDUNG
VON ZUSATZ-
PROGRAMMEN
Über Scripte können
in metasonic® Doc
7 externe Programme
integriert und
mittels Parameter
(z.B. Metadaten
eines ausgewählten
Dokuments) gestartet
werden.
ERGEBNISLISTEN EINFÄRBEN
Für eine übersichtliche Anzeige von
Ergebnissen können Ausdrücke definiert
werden, die steuern, wie einzelne
Felder oder ganze Trefferzeilen in
der Ergebnisliste dargestellt werden
sollen (Farbe, Schriftart, -größe, Hintergrund
etc.). Einstellungen >
Ergebnisliste einfärben
DATUMSSUCHE MIT VARIABLEN Das Indexfeld vom Typ Datum unterstützt im
normalen Modus eine Bereichssuche mit zwei Eingabefeldern. Wechselt man in den
sogenannten „Expert Mode“ kann man Variablen und Boolesche Operatoren
verwenden. Welche Varianten es gibt, ist umfangreich in der Hilfe beschrieben.
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Alle Inhalte sind sorgfältig recherchiert. Dennoch können wir aus rechtlichen Gründen keine Gewähr übernehmen. 06/2019
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