OptiFlow Präsentation
Machen Sie sich ein Bild von optiPro und dem Workflowtool optiFlow
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eauftragen<br />
Prozess<br />
Workflow digitalisieren erledigen<br />
managen<br />
Quality & KPIs<br />
definieren<br />
automatisieren<br />
verrechnen<br />
monitoren<br />
Toolunterstützte<br />
Prozessoptimierung<br />
mit optiFlow<br />
Peter Steger MBA,CMC<br />
22. März 2020
2<br />
beauftragen<br />
Prozess<br />
Workflow digitalisieren erledigen<br />
managen<br />
Quality & KPIs<br />
definieren<br />
automatisieren<br />
verrechnen<br />
monitoren<br />
optiPro solutions GmbH<br />
ein steirisches Unternehmen mit Sitz in Graz<br />
gegründet 2017<br />
Geschäftsführung DI Dr Markus Löschnigg MBA, Peter Steger MBA CMC<br />
Kerngebiet softwaregestützte Prozessoptimierung<br />
Workflowmanagement, Digitalisierung und Automatisierung
3<br />
Mit Tooleinsatz zum Erfolg:<br />
RLB Steiermark gewinnt Prozess– Award<br />
• Preisübergabe GPard bei der größten<br />
deutschsprachigen Prozessmanagement-<br />
Veranstaltung „PzM-Summit“ in Wien<br />
Schönbrunn vor 400 Pz-Managern aller<br />
Branchen<br />
• Namhafte Unternehmen haben den Preis in<br />
den Vorjahren gewonnen: Böhler, Magna, A1,<br />
Krankenanstalten…<br />
• Teilnehmer unter anderem REWE, Swisscom,<br />
ÖBB, NÖ Gebietskrankenkasse<br />
• Breites Presseecho<br />
Kleine Zeitung, Kronenzeitung, Woche Graz,<br />
Steirische Wirtschaft, Klipp, Raiffeisenzeitung,<br />
verschiedenste Online-Medien (zB factory, QZonline)<br />
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4<br />
Prozesse sind definiert – aber sind sie auch<br />
optimiert?<br />
Mir fehlt der Überblick!<br />
Dauert zu lange!<br />
Vertreibt meine Kunden!<br />
Nichts passt, was ich schicke!<br />
Zu teuer!<br />
Liefere korrekte Unterlagen!<br />
Schneller richtigstellen!<br />
Mail statt anrufen!<br />
Nicht so oft rückfragen!
5<br />
Vom Prozessdesign zum lebenden Prozess<br />
Kundenbetreuer gibt<br />
Auftrag<br />
zB Bilanz analysieren<br />
Marktfolge prüft<br />
Antragsqualität<br />
zB Alter der Bilanz<br />
Marktfolge<br />
bearbeitet den<br />
Auftrag<br />
und verrechnet die<br />
Leistung<br />
Beauftragung<br />
WebShop<br />
Transparenz<br />
über alle „Bestellungen“<br />
wer, was, wann<br />
SLA<br />
Prüfung/Bewertung<br />
Quality<br />
Gates<br />
Artefaktqualität<br />
an Schnittstellen<br />
Rückweisung bei<br />
mangelnder Qualität<br />
Ergebnis<br />
Daten<br />
Dokumentation<br />
bspw. Bearbeitungszeit<br />
zur Stück- und<br />
Prozesskostenermittlung<br />
5
6<br />
Nutzen<br />
• Kernprozesse sind effizienter (Stückkostensenkung)<br />
• Input (zu liefernde Unterlagen) und Output (Leistung) transparent<br />
• Messung der Prozessqualität an Schnittstellen (Qualitygates)<br />
• Verbindliche Service-Level-Agreements vereinbart<br />
• Alle Workflowschritte durchgängig dokumentiert<br />
• KB und MF haben einen laufenden Überblick (Auftragsbuch)<br />
• Qualitäts- und Leistungsdaten zur aktiven, laufenden<br />
Prozessoptimierung<br />
• Interne Leistungsverrechung wird transparent<br />
• Diskussionen über Servicequalität<br />
6<br />
werden objektiviert
7<br />
Ein einfacher Prozess …<br />
…end2end 55 Minuten Bearbeitungszeit<br />
täglich 10 Fälle<br />
30% - Fehler<br />
44 Minuten Bearbeitungszeit<br />
10% - Fehler<br />
Einsparungspotenzial € 50.000,-- pro Jahr<br />
7
8<br />
Geschäftsfälle / Aufträge<br />
GESCHÄFTSFALLANSICHT AUFTRAGGEBER<br />
Übersicht über alle Geschäftsfälle und beauftragten Workflowschritte<br />
Auswahl „eigener“ Geschäftsfälle oder jene der Kollegen der Geschäftseinheit (rollengesteuert)<br />
Such- und Sortierfunktionen
9<br />
Workflowschritte<br />
SCHNELLE ANLAGE EINES WORKFLOWSCHRITTS<br />
Auswahl des Workflowschritts bestimmt den/die Empfänger des Auftrags (rollengesteuert, E-<br />
Mail-Verständigung über neuen Auftrag)<br />
Quality-Gate-Information zeigt die Erfordernisse für eine Beauftragung
10<br />
Quality Gates<br />
BEWERTUNG DER AUFTRAGSQUALITÄT (GRÜN | GELB | ROT)<br />
Fehler werden auf Basis vordefinierbarer Kriterien und Fehlerquellen dokumentiert –<br />
Beurteilungsbasis: Quality-Gate- Information<br />
Auftraggeber wird über Fehler informiert und zur Nachbesserung aufgefordert
11<br />
Dokumente<br />
REVISIONSSICHERE DOKUMENTENABLAGE<br />
Zu jedem Workflowschritt können von Auftraggeber und Auftragnehmer einfach Dokumente<br />
hinzugefügt werden (zB E-Mail samt Anhängen, Dokumente, Bilder, zip-Files…)
12<br />
Dokumentation<br />
DOKUMENTATION ALLER BEARBEITUNGSSCHRITTE<br />
Jeder Bearbeitungsschritt wird im System mit Zeitstempel und angemeldetem User<br />
protokolliert und allen am Prozess Beteiligten über das Symbol zugänglich gemacht.<br />
Zusätzlich gibt es für alle Vorgänge ein Historienblatt, das über einen Aktionsbutton aufgerufen<br />
werden kann.
13<br />
Messen, Steuern, Optimieren<br />
DASHBOARDS<br />
Analyse des Mengengerüsts und der Leistungsverrechnung, der Beauftragungen nach Monaten, nach Auftraggebern<br />
und im Zeitverlauf, der Datenqualität von beauftragten Workflowschritten, der Einhaltung vereinbarter Lieferzeiten<br />
gemäß SLAs, auf Fehlerfreiheit bei Erstbeauftragung je Workflowschritt im Zeitverlauf, …<br />
Selektionsmöglichkeit von Abteilungen, Mitarbeitern, Workflowschritten, Monaten, Schwellwerten, …
14<br />
Funktionsumfang (Auszug)<br />
• Mandantenfähigkeit<br />
• Beliebige Prozesse abbildbar<br />
• Workflowschrittreihenfolge frei oder determiniert<br />
• Formulareditor<br />
• Freigabeworkflow abbildbar<br />
• Stringente Umsetzung des Quality Gate Konzepts<br />
• Rollenbasiert / unterschiedlichste Organisationsformen abbildbar<br />
• Integriertes Berechtigungssystem / Anbindung an Unternehmenspolicy möglich<br />
• REST Schnittstelle zur Anbindung an Unternehmenssysteme<br />
• Leistungs- / Aufwandserfassung inkl. definierbarer Einheiten (Stk, Minuten, EUR, …)<br />
• Dokumentenverwaltung inkl. Kategorisierung<br />
• Führen von Evidenzen<br />
• Vollständige (konfigurierbare) Datenhistorisierung<br />
• Standardreports & User Defined Reporting sowie Management Dashboard<br />
• Umfängliches Backend (Admin) inkl. Impersonation-Möglichkeit<br />
• DSGVO ready<br />
14<br />
• …
15<br />
Prozessbeispiele<br />
• Verwaltungsprozesse<br />
• Verbrauchsmaterial bestellen<br />
• HR Prozesse (zB Personaleintritt<br />
• Rechtsmeinung einholen (zB Vertragsprüfung)<br />
• Auditprozesse<br />
• Ressourcen reservieren (zB Besprechungsräume, Fahrzeuge…)<br />
• Kundenprozesse<br />
• Workflowschritte die durch ERP/CMS-Systeme nicht unterstützt<br />
sind (zB Reklamationen, Sonderbeauftragungen,<br />
Stammdatenänderungen…)<br />
• Datenschutzsupportprozesse<br />
• Abschluss-/Bankprüfungsprozesse
16<br />
Ansprechpartner
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