Moderne Belegverwaltung mit JET FIBU Scan - Data Systems Austria

Moderne Belegverwaltung mit JET FIBU Scan
Fast täglich wächst die Anzahl der Dokumente,
Belege und Schriftstücke, die es in einer Buchhaltungsabteilung
abzulegen gilt. Unzählige
Ordner werden gefüllt, beschriftet und systematisch
archiviert.
Das Heraussuchen, Kopieren und Weiterleiten
von Belegen verursacht enorme Kosten. Ebenso
die Rolle der Buchhaltung als Auskunftsstelle.
Mit dem neuen JET FIBU-Modul JET FIBU Scan
werden alle Ablage- und Rechercheanforderungen
einer Buchhaltung äußerst praxisnah
gelöst.
JET FIBU Scan Leistungsumfang
JET FIBU Scan passt sich flexibel an die Anforderungen
eines Unternehmens an. Bei der Variante „Frühes
Scannen“ werden alle eingehenden Belege wie
Rechnungen, Bankauszüge, etc. mit einem Barcode
(Etikett) versehen und eingescannt. Dieser Barcode
kann frei definiert werden und identifiziert ein Dokument
in Form einer Dokumenten-ID eindeutig im
System – so wie z.B. die Kundennummer eines Kunden.
Die Belege werden wie gewohnt gebucht und über
die Dokumenten-ID (Barcode) mit dem gescannten
Dokument automatisch verknüpft (Beispiel Eingangsrechnung,
siehe Abb. 1).

Zusätzlich erfolgt eine automatische
Beschlagwortung mit den Daten aus der Buchung
als Basis für eine spätere Recherche.
Die Variante „Spätes Scannen“ ermöglicht den umgekehrten
Ablauf: erst buchen, dann scannen, verknüpfen
und beschlagworten. In manchen Fällen
sind auch beide Varianten denkbar, wenn z.B. zusätzlich
Vermerke beim Beleg abgelegt sein soll-ten.
JET FIBU Scan ermöglicht ein Scannen mit geringem
Aufwand und hoher Verlässlichkeit. Mögliche Fehlerquellen
wie die mangelnde Lesbarkeit eines Barcodes
oder der gleichzeitige Einzug von mehreren
aneinanderhaftenden Seiten, werden durch die
Programmlogik von JET FIBU Scan abgefangen.
JET FIBU Scan setzt einen professionellen Scanner
voraus. Er muss in der Lage sein, auch schwach lesbare
Belege, unterschiedliche Papierstärken (auch
Seidenpapier) sowie diverse Formate (z.B. Bankbelege)
zu verarbeiten. Auch das Scannen im Stapel ist
dabei eine Selbstverständlichkeit.
Beleg-Aufruf
Alle Dokumente können in digitalisierter Form innerhalb
von Sekunden nach verschiedenen Kriterien
recherchiert werden. So genügt ein Mausklick im
InfoSystem der JET FIBU, der Beleg erscheint am Bildschirm
und kann bei Bedarf ausgedruckt werden
(siehe Abbildungen 2 und 3).
Darüberhinaus können alle berechtigten Kollegen
über das Corporate Network mittels Webbrowser in
Sekundenschnelle in der Dokumentendatenbank
recherchieren
und die Originalbelegeeinsehen.
Der wesentliche
Vorteil
dabei ist, dass
keine Clientsoftware
installiert
werden muss, es
genügt einzig
und allein der
Internetexplorer.
Arbeitsaufwand
und Kosten für
das aufwendige
Heraussuchen
der Dokumente und das Fotokopie-ren fallen somit
weg.
Die Option einer Integration mit JET DMS Workflow
ermöglicht eine Abbildung von Arbeitsabläufen wie
z.B. „Eingangsrechnungskontrolle“ unter Einbeziehung
von digitialisierten Dokumenten. Es ergibt sich
dadurch immer ein aktueller Überblick über den
Bearbeitungsstatus einer Eingangsrechnung verbunden
mit der Dokumentation von Freigaben,
Kommentaren, etc.
Eine Reihe von weiteren Optionen, wie die Verteilung
via eMail, permanente Archivierung auf einem
optischen Datenträger und viele andere Funktionen,
lassen keine organisatorische Möglichkeit außer
Acht.
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