Verteidigung im Mittestand – Risiken positiv kultivieren.

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Verteidigung im Mittelstand – Risiken positiv kultivieren
Jedes System für Risikomanagement bleibt
unwirksam, wenn es nicht tagtäglich im Unternehmen
gelebt wird. Neben den bekannten
gesetzlichen Erfordernissen ist eine erlebbare
Risikokultur eines der nachhaltigsten Instrumente
für mittelständische Unternehmen und
vielerorts die zentrale Aufgabe im Mittelstand
für die kommenden 5 Jahre. Eine Risikokultur
bedingt aber die unbedingte Integration in die
gesamte Unternehmenskultur. Sie soll klar definieren,
wie sich Ihre Mitarbeiter im Umgang mit
Risiken verhalten, also konkret beispielsweise,
ob sie die Risiken bewusst wahrnehmen und
ihre Entscheidungen unter Risikogesichtspunkten
im Alltag treffen. Um die Risikokultur im
eigenen Unternehmen gezielt zu fördern, sind
auf Grund der Vorbildfunktion, insbesondere
Ihre Führungskräfte gefragt. Nur mit einem
offenen Führungsstil lässt sich der fruchtbare
Boden für eine offene Kommunikation bereiten.
Risiken werden nur dann von Ihren Mitarbeitern
eigeninitiativ angesprochen werden. Auch hierfür
braucht es im Unternehmen geeignete Austausch-
und Kommunikationsmöglichkeiten.
Auch gilt der Vorbildgrundsatz. Wenn Sie vorleben
und kommunizieren, wie wichtig Ihnen Risikomanagement
ist und auch so agieren, wird
sich auch bei den Mitarbeitern ein entsprechendes
Bewusstsein ausbilden. Sprechen Sie
hierzu Risiken offen an – diese dürfen keinesfalls
als Kritik gewertet werden oder mit persönlichen
Nachteilen verbunden sein. Erweitern
Sie doch Ihr Anreiz- und Bonussystem in der
Gestalt, dass es den vorbildlichen Umgang mit
Risiken belohnt und Ihre Mitarbeiter motiviert,
Risiken aufzuzeigen und relevante Informationen
permanent in einem gesteuerten Prozess
innerhalb Ihres Unternehmens weiterzugeben.
Die Mehrzahl erfolgreicher Mittelstandsunternehmen
haben beispielsweise die Weitergabe
von risikorelevanten Informationen, im Sinne
der eigenen Unternehmensziele, längst zum
Bestandteil der Zielvereinbarungen mit ihren
Mitarbeitern gemacht. Auf diese Weise werden
der vernünftige Umgang mit Risiken belohnt
und das Eingehen oder die Inkaufnahme von
aus Unternehmenssicht unerwünschten oder
inakzeptablen Risiken gleichzeitig sanktioniert.
Gehen Sie mit den Risiko-Erlebnissen immer
offen um, sprechen Sie über die Konsequenzen
für die Zukunft. Schaffen Sie verbindliche
Strategien für die Umsetzung und halten diese
persönlich nach. Nur so gestalten Sie echte
Lernkurven und wappnen sich für die Zukunft.
In diesem Zusammenhang sind Fragen relevant
wie beispielsweise: Welche Risiko-Strategie
wollen Sie prinzipiell verfolgen? Wollen Sie alles
tun, um eventuelle Schäden von vorn herein
zu vermeiden oder wägen Sie mögliche
Gegenmaßnahmen unter strenger Betrachtung
des Kosten-Nutzen-Verhältnisses ab?
Agieren Sie offensiv am Markt oder verfolgen
eine eher konservative und sicherheitsorientierte
Strategie? Wie hoch ist eigentlich die
Risiko-Tragfähigkeit Ihres Unternehmens, bis
zu welcher Maximalhöhe können bzw. wollen
Sie eventuelle Schäden verkraften? In welchem
Umfang wollen Sie sich überhaupt absichern?
Diese Kernpunkte müssen von jeder Unternehmensführung
geklärt und definiert sein.
Welche Risiken für Sie im Kern relevant sind,
das gilt es genau herauszufinden. Dies können
beispielsweise operative Risiken wie IT- und
Datensicherheitsrisiken, Produkthaftungsrisiken,
finanzielle Risiken, Rohstoffe, aber auch
Compliance, Markt-, Entwicklungs-, Reputations-
und Imagerisiken sein. Darüber hinaus
gibt es noch globale Risiken wie etwa die politische
Stabilität, Umweltfaktoren, uvm. Es bedarf
außerdem eines kontinuierlichen Austauschs
zu den bereichsübergreifenden Risiken, um die
notwendige Transparenz über die relevanten
Risiken zu erlangen, Korrelationen zwischen
den Risiken zu identifizieren und bewerten zu
können. Nutzen Sie hierzu z.B. Ihre wöchentlichen
Führungskräftetreffen. Sorgen Sie auch
für die eindeutige organisatorische Strukturierung
und eine entsprechende Festlegung von
Arbeitsabläufen, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten,
Berichtswegen etc. Verwenden Sie
konsequent einheitliche und klar definierte Begrifflichkeiten
bei der internen Kommunikation
zum Risikomanagement. Viel Freude nun bei
der Weiterentwicklung Ihrer Risikokultur!
Tobias Bobka
Unternehmer, Berater und
Sparringspartner
im Mittelstand
Freiburg im Breisgau
Bobkas Buch
Tobias Bobka „Was
Unternehmer und
Unternehmen erfolgreich
macht –
die Kolumnen“.
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Tobias Bobka
Meeting Codex – 7 Regeln für maximale Effizienz
Bis zu 21 von 40 Wochenstunden verbringen Führungskräfte im deutschen Mittelstand
durchschnittlich in Meetings, mindestens acht Stunden davon sind nachweislich unnötig.
Diese Erkenntnis schockiert hinsichtlich Lean Management- und Profitabilitätsgesichtspunkten.
Zur Effizienzsteigerung empfiehlt sich ein pragmatischer Meeting Codex in der
Praxis. Grundsätzlich gilt: Meetings dienen der Entscheidungsfindung. Sie müssen daher
gut vorbereitet werden sowie effizient und effektiv ablaufen. Als Meeting-Owner machen
Sie klar, welche Ziele Sie mit dem Treffen verfolgen und welche Vorbereitungen Sie von
den Teilnehmern erwarten. Planen Sie für jedes Thema einen eigenen Tagesordnungspunkt
mit Zielbeschreibung und Zeitdauer ein und benennen Sie Verantwortliche zur Vorbereitung
der jeweiligen Tagesordnungspunkte. Die Teilnehmerzahl sollte so bemessen sein, dass nur
für die Entscheidungen notwendige
&
Personen eingeplant werden. Diese Personen sollten
zum Erfolg des Meetings beitragen, selbst vom Meeting profitieren, die Ziele, die Themen
und die an sie gestellten Erwartungen kennen. Termine bitte stets über dasselbe Medium,
z.B. Outlook, organisieren, Besprechungszimmer rechtzeitig vorab reservieren und für
den Meeting-Anlass vorbereiten. Die Teilnehmer erhalten mit der Einladung alle relevanten
Unterlagen und Informationen, um genügend Zeit zur Informationsverarbeitung und Vorbereitung
zu gewinnen. Als Besprechungsleiter steuern Sie das Meeting, achten auf die
Einhaltung der Spielregeln und eine wertschätzende, aber zielorientierte Kommunikation. Zu
den wichtigsten Erfolgs-Determinanten zählen: (1) Alle Teilnehmer kennen die Zielsetzung
des Meetings, sind vorbereitet und erscheinen pünktlich. Unpünktlichkeit ist respektlos und
ineffektiv. (2) Sollten sich nicht alle Teilnehmer kennen, erfolgt zu Beginn des Meetings eine
Vorstellungsrunde. (3) Bestimmen Sie zu Beginn einen Time-Keeper, der über die Einhaltung
der geplanten Zeitrahmen wacht. Ebenso essenziell ist der Protokollführer, der neben den
Die Kolumnen
Entscheidungen, die für deren Umsetzung Verantwortlichen und die vereinbarten Zeiträume
festhält. Es reicht ein Ergebnisprotokoll, das bereits während des Meetings geschrieben
werden kann. Hilfreich ist zudem eine digitale Software-Unterstützung wie z.B. Evernote
im Team, um neben dem Protokoll auch Fotos und Notizen sowie individuelle To-Do’s zur
Verfügung stellen zu können. (4) Mobiltelefone liegen nicht auf dem Tisch, sondern bleiben
ausgeschaltet in der Tasche – das gebieten der gegenseitige Respekt und die gemeinsame
Zielorientierung. (5) Keine Überraschungsangriffe zulassen: Unterlagen, die den Beteiligten
vorher nicht bekannt waren, sollten vom Meeting ausgeschlossen werden. (6) Halten Sie
genannte Lösungen als Zwischenergebnisse fest. (7) Beenden Sie jedes Meeting mit der
konkreten Umsetzungsplanung. Fassen Sie kurz und prägnant Aufgaben, den jeweils Verantwortlichen,
den vereinbarten Zeitraum zusammen und vereinbaren Sie, falls notwendig,
den Folgetermin. Meetings enden stets pünktlich, edition denn in der Regel bringen Verlängerungen
nur Terminkonflikte mit sich und führen nur äußerst selten zu brauchbaren Ergebnissen. Viel
Erfolg nun bei Ihrem nächsten netzwerk
Meeting!
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