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Herausforderung eines integrierten strategischen ...

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<strong>Herausforderung</strong> <strong>eines</strong><br />

<strong>integrierten</strong> <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagements<br />

im Einkauf<br />

1


Nutzenpotenzial<br />

strategisches<br />

Lieferantenmanagement<br />

Die Einkaufsorganisationen führender Unternehmen haben sich der Aufgabe angenommen,<br />

ein erfolgreiches Management von Lieferantennetzwerken umzusetzen. Nach den Einkaufskostenreduzierungen<br />

in den vergangenen Jahren gilt es, neue Potenziale im Einkauf aufzuzeigen,<br />

um Wettbewerbsvorteile für die Unternehmen zu generieren.<br />

Das strategische Lieferantenmanagement basiert vielfach noch auf teiloptimierten Prozessen<br />

und historisch gewachsenen IT-Lösungen, die den zukünftigen Anforderungen des modernen<br />

<strong>integrierten</strong> Einkaufs nicht entsprechen.<br />

Das Ziel ist es, standardisierte und durchgängige Prozesse mit maximaler Transparenz zu<br />

modellieren und zu implementieren.<br />

Dies war ein wesentlicher Grund für die BearingPoint GmbH, eine der führenden Management-<br />

und Technologieberatungen, die vorliegende Lieferantenmanagement Studie durchzuführen.<br />

Die Studie untersucht die Prozessreife und den Nutzungsgrad von IT-Lösungen im <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagementprozess europäischer Unternehmen.<br />

3


Strategisches Lieferanten-<br />

management umfasst die<br />

Prozesse der Lieferanten -<br />

registrierung und -qualifizierung<br />

über die Lieferantenbewertung<br />

bis hin zur Lieferantenentwicklung.<br />

Lieferantenmanagement verbindet den<br />

<strong>strategischen</strong> Einkauf mit der operativen<br />

Bestell-, Lieferungs- und Leistungabwicklung.<br />

1. Lieferantenregistrierung trägt Wissen<br />

über potenzielle Lieferanten und deren<br />

Liefer fähigkeit und Produktportfolio<br />

durch Datensammlung in einem System<br />

zusammen.<br />

2. Lieferantenqualifizierung ist der Prozess<br />

für die Zulassung von Lieferanten,<br />

abhängig von Produktportfolio, strategischer<br />

Bedeutung des Lieferanten und zu<br />

erfüllenden Zulassungskriterien.<br />

3. Lieferantenbewertung bezieht sich auf die<br />

warengruppen- und phasenbezogene Be-<br />

wertung entlang des Beschaffungsprozesses<br />

mit Erfassung quantitativer (logistische<br />

Kennzahlen) sowie qualitativer<br />

Daten (beantworteter Fragebogen des<br />

Einkäufers, Bedarfsträgers etc.) und dient<br />

als Basis für die Lieferantenentwicklung.<br />

4. Lieferantenentwicklung bezeichnet die<br />

Steuerung der Lieferantenbeziehung<br />

durch aktive Maßnahmenplanung und<br />

-verfolgung mit der Zielsetzung <strong>eines</strong><br />

optimalen Lieferantenportfolios.<br />

Der strategische Lieferantenmanagementprozess<br />

ist als ganzheitlicher Prozess zu verstehen.<br />

So ist z. B. der Lieferantenqualifizierungsprozess<br />

mit dem Ausschreibungsprozess<br />

und die Bestellabwicklung stark mit der<br />

Lieferantenbewertung verknüpft. Eine IT-<br />

Lösung, die den Ansprüchen des <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagements gerecht<br />

wird, sollte die Informationstransparenz für<br />

alle Prozesse im Einkauf sicherstellen.<br />

5


Studiendesign<br />

Abbildung 1: Der strategische Lieferantenmanagementprozess<br />

Neue Lieferanten<br />

Lieferanten ausphasen<br />

4<br />

Entwicklung<br />

1<br />

Registrierung<br />

3<br />

Bewertung<br />

2<br />

Qualifizierung<br />

Ziel war es, die Prozessreife des <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagements und den Nutzungsgrad<br />

von SRM-Lösungen (Supplier Relationship<br />

Management) zu untersuchen.<br />

Insgesamt nahmen 45 europäische Unternehmen<br />

an dieser anonymen Studie teil, die<br />

von November 2010 bis Februar 2011 durchgeführt<br />

wurde.<br />

Die Studie analysiert den <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagementprozess hinsichtlich<br />

der vier Prozessschritte: Registrierung,<br />

Qualifizierung, Bewertung und Entwicklung.<br />

Wie Abbildung 1 verdeutlicht, sind diese<br />

Prozessschritte als ganzheitlicher Prozess zu<br />

verstehen.<br />

Zunächst wird der Status quo der Prozessreife<br />

im Lieferantenmanagementprozess näher<br />

Abbildung 2: Verteilung der teilnehmenden Branchen<br />

8%<br />

8%<br />

13%<br />

8%<br />

4%<br />

13%<br />

25%<br />

21%<br />

untersucht. Im Anschluss daran wird der<br />

Nutzungsgrad betrachtet und anschließend<br />

werden bestehende SRM-Lösungen reflektiert<br />

und deren Wertbeitrag für den Einkauf analysiert.<br />

Abschließend werden die Haupthinderungsgründe<br />

für den Einsatz von Standardsoftware<br />

aus Sicht der befragten Unternehmen<br />

dargelegt.<br />

Zur besseren Einordnung der Resultate erfolgte<br />

eine Clusterung der Unternehmen auf<br />

Basis von Einkaufsvolumen und Branche,<br />

zudem wurde die Position des Teilnehmers<br />

innerhalb des Unternehmens ermittelt. Die<br />

meisten Unternehmen kommen aus der<br />

Chemie- und Pharmabranche, gefolgt von<br />

Handel & Dienst leistungen, Finanzdienstleistern<br />

und der Metall-, Elektro- und Bauindustrie.<br />

Chemie, Pharma<br />

Handel, Dienstleistungen<br />

Metall-, Elektro- und Bauindustrie<br />

Finanzdienstleister<br />

Automobilindustrie<br />

Sonstige<br />

Maschinenbau<br />

Energie, Versorgung<br />

7


Wie bewerten die Unternehmen<br />

ihre aktuelle Prozessreife für<br />

Registrierung, Qualifizierung,<br />

Bewertung und Entwicklung?<br />

Anhand der 4er Skala aus Abbildung 3<br />

wurde die Prozessreife auf Basis der korrespondierenden<br />

IT-Unterstützung für die vier<br />

<strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagementprozesse<br />

bewertet und analysiert.<br />

Übergreifend wird verdeutlicht, dass Prozessreife<br />

und Systemunterstützung in den betrachteten<br />

Teilprozessen der Lieferantenregistrierung,<br />

-qualifizierung, -bewertung<br />

und -entwicklung als eher gering einzustufen<br />

sind. Die Prozesse im <strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagement<br />

sind häufig weder durchgängig<br />

modelliert noch hinreichend standardisiert.<br />

Eine nähere Betrachtung führt zu folgenden<br />

Ergebnissen:<br />

1) Die Prozessreife für die Lieferantenregistrierung,<br />

die die Basis für verbundene<br />

Prozesse wie beispielsweise Risiko- und<br />

Compliance Management darstellt, ist<br />

eher gering. Gemäß den Antworten der<br />

Teilnehmer haben nur neun Prozent diesbezüglich<br />

eine „sehr gute“ Prozessreife.<br />

Für die Antwortoption „sehr gut“ wird<br />

die Verwendung von systemgestützten,<br />

warengruppenabhängigen Fragbögen<br />

(RFI) und eine Datenerfassung im System<br />

seitens des Lieferanten vorausgesetzt.<br />

Abbildung 3: Selbsteinschätzung bzgl. Prozessreife im <strong>strategischen</strong> Lieferanten-<br />

managementprozess<br />

Registrierung<br />

Qualifizierung<br />

Bewertung<br />

9%<br />

Entwicklung 5%<br />

18%<br />

0% 10%<br />

25%<br />

35% 29% 27%<br />

41% 32% 27%<br />

48% 27% 7%<br />

41% 29%<br />

20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%<br />

100%<br />

Sehr gut Gut Schwach Sehr schwach<br />

9


„Sehr schwach“ wählten die Unternehmen,<br />

wenn keine automatisierte Datenerfassung<br />

sowie eine geringe übergreifende<br />

Standardisierung der Beschaffungssegmente<br />

besteht.<br />

2) Die Analyse für den Lieferantenqualifizierungsprozess<br />

zeigt in Relation zum<br />

Lieferantenregistrierungsprozess ein<br />

vergleichbares Ergebnis. Etwa 60 Prozent<br />

der Teilnehmer bewerten diesen<br />

Prozessschritt mit „schwach“ oder „sehr<br />

schwach“. Dies zeigt, dass keine oder nur<br />

eine geringe Systemunterstützung vorliegt<br />

und die relevanten Zulassungskriterien für<br />

Lieferanten meist nicht systemintegriert<br />

und unstrukturiert erfasst werden. Diese<br />

fehlende Prozessstandardisierung und<br />

Systemunterstützung, z. B. für die Dokumentation<br />

von durchgeführten Qualifizierungsmaßnahmen,<br />

schränkt die Möglichkeit<br />

der Nachverfolgung ein und schließt<br />

eine automatische Erfolgsmessung<br />

größtenteils aus.<br />

3) Der Lieferantenbewertungsprozess zeigt<br />

hingegen eine vergleichsweise hohe Prozessreife.<br />

Die Ergebnisse der Lieferantenbewertung<br />

sind für die Unternehmen<br />

Grundlage für ein systembasiertes Controlling<br />

der Lieferanten und besitzen daher<br />

eine gut ausgeprägte IT-Unterstützung.<br />

Der aus Unternehmenssicht wichtigste<br />

und dringendste Prozessschritt wird von<br />

zwei Drittel der Teilnehmer mit „gut“ oder<br />

„sehr gut“ bewertet.<br />

4) Die Theorie der konzeptionellen Verbindung<br />

von Lieferantenbewertung und<br />

-entwicklung wird von den Studienergebnissen<br />

nicht reflektiert. Anhand der<br />

Antworten wird deutlich, dass die nachfolgende<br />

Lieferantenentwicklung meist<br />

nicht durch ein System gestützt wird.<br />

Sieben von zehn Unternehmen haben<br />

nach eigenen Angaben keine Lieferantenentwicklung,<br />

die eine aktive systemgestützte<br />

Steuerung der Lieferantenbeziehung<br />

und eine gemeinsame Optimierung<br />

der Geschäftsprozesse aufgrund<br />

einer Maßnahmenplanung und -steuerung<br />

unterstützt.<br />

Die Ergebnisse hinsichtlich der Lieferantenentwicklung<br />

unterstreichen den Fokus der<br />

Unternehmen auf kurz- und mittelfristige<br />

Verbesserungen. Die Untersuchung zeigt,<br />

dass ein ganzheitlicher Prozess bisher<br />

größtenteils nicht als strategisches Ziel<br />

definiert oder realisiert wurde.<br />

Optimierungen erfolgen vorwiegend für<br />

isoliert betrachtete Prozesse des <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagements. Hierdurch<br />

kommt es zu Insellösungen, die den Gesamtprozess<br />

in den Hintergrund stellen und zu<br />

unnötiger Intransparenz führen.<br />

11


Wie hoch ist der Anteil an<br />

Lieferanten, die durch ein<br />

SRM-System organisiert<br />

werden?<br />

Wie aus der vorangegangenen Betrachtung<br />

hervorgeht, sind die Prozesse im strate gischen<br />

Lieferantenmanagement meist teiloptimiert<br />

und eine gesamtheitliche Betrachtung findet<br />

nur unzureichend Berücksichtigung. Die vorhandenen<br />

IT-Lösungen der unterschiedlichen<br />

<strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagementprozesse<br />

sollten daher den aktuellen Nutzungsgrad<br />

widerspiegeln.<br />

Zur Auswertung erfolgte eine Clusterung in<br />

vier Kategorien. Im ersten Cluster befinden<br />

sich jene Unternehmen, die eine SRM-Lösung<br />

für weniger als zehn Prozent der Lieferantenbasis<br />

im betrachteten Prozessschritt etabliert<br />

haben, nachfolgend „Pilot“ genannt.<br />

Das zweite Cluster beschreibt Unternehmen<br />

mit einer Umsetzung von mehr als zehn und<br />

weniger als 40 Prozent der Lieferantenbasis.<br />

Diesen Unternehmen wird das Prädikat<br />

„geübt“ zugeordnet. „Implementiert“ kategorisiert<br />

jene Unternehmen, die eine Umsetzung<br />

von mehr als 40 Prozent und weniger<br />

als 80 Prozent vorweisen. Schließlich existieren<br />

Unternehmen mit einem Einsatzgrad<br />

von mindestens 80 Prozent, die dem Cluster<br />

„Best Practice“ zugeordnet werden.<br />

Abbildung 4: Aktueller Einsatz von SRM-Lösungen in den einzelnen Prozessschritten<br />

Entwicklung<br />

Bewertung<br />

Qualifizierung<br />

& Registrierung<br />

0% 10%<br />

32%<br />

47%<br />

65%<br />

15% 15% 38%<br />

20% 12% 3%<br />

20% 12% 21%<br />

20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%<br />

Pilot Geübt Implementiert Best Practice<br />

Basis: Anteil systemgestützter Lieferanten an der Gesamtlieferantenbasis<br />

13


In der Gesamtbetrachtung entspricht der<br />

Nutzungsgrad in den meisten Fällen dem<br />

Cluster „Pilot“. Unterschiede zeigen sich,<br />

sobald die Bewertung auf Basis einzelner<br />

Prozesse des <strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagements<br />

vorgenommen wird.<br />

40 Prozent der Unternehmen sind im Bereich<br />

der Lieferantenbewertung im Cluster Best<br />

Practice zu finden, weil sie für mehr als 80<br />

Prozent der Lieferantenbasis ein SRM-System<br />

anwenden. Das größte Handlungsfeld ist<br />

die Lieferantenentwicklung. 65 Prozent der<br />

Unternehmen geben an, dass die SRM-Unterstützung<br />

für diesen Prozess bei weniger als<br />

zehn Prozent liegt. Obwohl der Lieferantenbewertung<br />

eine höhere Aufmerksamkeit<br />

zukommt, ist der Nutzungsgrad von SRM-<br />

Abbildung 5: Angewendetes System für SRM<br />

15%<br />

19% Kundenentwicklung<br />

17 %<br />

7 %<br />

31%<br />

11%<br />

Lösungen in der gesamtheitlichen Betrachtung<br />

auf Basis der Studienergebnisse<br />

deutlich zu gering. Der unterschiedliche<br />

Nutzungsgrad und die Prozessreife betonen<br />

den Handlungsbedarf im <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagementprozess.<br />

Welche Softwarelösung verwenden die<br />

Unternehmen für den <strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagementprozess<br />

vorwiegend?<br />

Die Teilnehmer geben eine klare Antwort.<br />

Fast ein Drittel der Unternehmen nutzt ein<br />

eigenentwickeltes System, das auf Basis<br />

spezifischer Kundenanforderungen entwickelt<br />

wurde. Eine durch gängige<br />

Standardisierung liegt demnach nicht im<br />

Fokus der Unternehmen. Nur 18 Prozent<br />

der Unternehmen setzen bereits Standardsysteme<br />

wie z. B. SAP SRM oder Xcitec ein.<br />

SAP SRM<br />

Xcitec<br />

Andere<br />

Kein System, Einsatz geplant in 2 Jahren<br />

Kein System, kein Einsatz geplant<br />

15


Welchen Nutzen konnten<br />

Unternehmen aus einer SRM-<br />

Implementierung ziehen?<br />

Abbildung 6: Prozesskosten nach SRM-Einführung<br />

26%<br />

11%<br />

22%<br />

41%<br />

geringerer Aufwand<br />

Mehraufwand < 10%<br />

Mehraufwand < 5%<br />

Mehraufwand < 2%<br />

Die Ergebnisse der Studie lassen Rückschlüsse<br />

auf den Wertbeitrag einer Einführung zu. Bei<br />

41 Prozent der Unternehmen, die ein solches<br />

System implementiert haben, hat sich der<br />

Prozessaufwand verringert und Prozesskostenpotenziale<br />

wurden realisiert. Dies<br />

trifft auf jene Unternehmen zu, die ihre<br />

Prozesse weitestgehend standardisierten<br />

und neue organisatorische Verantwortungen<br />

definierten. Sechs von zehn Unternehmen<br />

waren jedoch nicht in der Lage, ihren Aufwand<br />

zu verringern. Stattdessen erhöhte<br />

sich der Aufwand, weil die Modellierung<br />

standardisierter und gleichzeitig anforderungsgerechter<br />

Prozesse in der Konzeptionsphase<br />

nicht ausreichend berücksichtigt<br />

wurde. Wichtig für Wertbeitrag und Erfolg<br />

einer SRM-Implementierung ist der Fokus auf<br />

den ganzheitlichen Prozess, ein effizientes<br />

Prozessdesign, die Standardisierung von Pro-<br />

Abbildung 7: Kostenreduzierung durch SRM-Einführung<br />

48%<br />

4%<br />

15%<br />

15%<br />

7%<br />

11%<br />

zessen, die Definition neuer organisatorischer<br />

Verantwortungen und das Change Management<br />

in der Einkaufsorganisation.<br />

Die vorliegende Studie analysierte ebenfalls<br />

mögliche Kostenreduzierungen, die die<br />

Unternehmen, bezogen auf das Einkaufsvolumen,<br />

durch Optimierung des <strong>strategischen</strong><br />

Lieferantenmanagements realisieren<br />

konnten (siehe Abbildung 7). Es zeigt sich,<br />

dass ca. 48 Prozent der Unternehmen Einsparungen<br />

erzielten.<br />

15 Prozent der Unternehmen realisierten<br />

sogar signifikante Einsparungen zwischen<br />

5 Prozent bis unter 10 Prozent, gemessen am<br />

Einkaufsvolumen.<br />

Die verbesserte Transparenz und Informationstiefe<br />

im Lieferantenportfolio kann demnach<br />

vom <strong>strategischen</strong> Einkauf genutzt werden,<br />

um den Wertbeitrag des Einkaufs zu steigern.<br />

Reduzierung < 10%<br />

Reduzierung < 5%<br />

Reduzierung < 2%<br />

Reduzierung < 1%<br />

Geringe Kostenreduzierung<br />

Keine Angabe<br />

17


Welche Hindernisse für den<br />

Einsatz von Standardsoftware<br />

bestehen aus Sicht der<br />

Unternehmen?<br />

Die größten Hindernisse für eine erfolgreiche<br />

Konzeption und Implementierung von Standardsoftware<br />

sind: Technische Komplexität,<br />

komplexe Schnittstellen zu anderen Systemen<br />

und die fehlende Abbildung von<br />

unternehmensspezifischen Prozessen (siehe<br />

Abbildung 8). Diese Punkte sind teilweise<br />

überraschend, weil etablierte Prozess standards<br />

wie z. B. DUNS-Nummer und eCl@ss<br />

eingesetzt werden könnten, zur Realisierung<br />

einer verbesserten Prozesssteuerung. Zudem<br />

zeigen Best Practice-Projekte, dass Möglichkeiten<br />

bestehen, die unternehmensspezifische<br />

Komplexität mit einer Standard software,<br />

wie z. B. SAP SRM, abzubilden. Hierfür<br />

sind ein tiefergehendes Prozess verständnis<br />

und die Definition unterstützender Standardprozesse<br />

im Sinne aller Beteiligten notwendig.<br />

Abbildung 8 demonstriert, dass Unternehmen<br />

davon überzeugt sind, den versprochenen<br />

Nutzen der Standardsoftware auch<br />

erzielen zu können. Die Kooperation mit<br />

Lieferanten wird ebenfalls nicht als Problem<br />

angesehen. 65 Prozent der Unternehmen<br />

geben zudem an, dass die Stammdaten<br />

die notwendige Qualität besitzen und die<br />

Implementierung einer SRM-Lösung nicht<br />

beeinträchtigen.<br />

Abbildung 8: Hinderungsgründe für den Einsatz von Standardsoftware im Rahmen von SRM<br />

Techn. Komplexität<br />

Komplexe Schnittstellen<br />

Spezielle Prozesse<br />

Fehlende Standards<br />

Aufwand Prozessdesign<br />

Mitarbeiterakzeptanz<br />

Fehlerhafte Stammdaten<br />

Lieferantenkooperation<br />

Nutzen wird nicht erreicht<br />

4% 50% 33%<br />

13%<br />

17% 29% 37%<br />

17%<br />

17% 25% 41%<br />

17%<br />

13%<br />

17%<br />

17%<br />

17%<br />

25%<br />

13% 33% 29%<br />

25% 41% 21%<br />

21% 41% 21%<br />

12% 46% 25%<br />

70% 13%<br />

8% 8% 46% 38%<br />

0% 20% 40% 60% 80% 100%<br />

Trifft voll zu Trifft größtenteils zu Trifft teilweise zu Trifft nicht zu<br />

19


Ausblick<br />

Bedingt durch die Finanzkrise waren die vergangenen zwei Jahre sehr stark durch das Thema<br />

Kostenreduzierung geprägt. Der Einkauf war für die Unterstützung von finanziell in Schwierigkeiten<br />

geratenen Lieferanten verantwortlich und verhinderte in manchen Fällen, dass das<br />

eigene Unternehmen ein ähnliches Schicksal erlitt.<br />

Generell hat sich die Rolle des Einkaufs grundlegend gewandelt. Der Einkauf ist heute ein<br />

wichtiger strategischer Unternehmensteil und hat das Image des internen Bestellabwicklers<br />

abgelegt. Der Wandel erfordert eine strategische Neuausrichtung mit korrespondierenden<br />

organisatorischen Anpassungen und nicht zuletzt Veränderungen auf Prozess- und Systemebene:<br />

Veränderungen, die in vielen Unternehmen jedoch noch nicht ausreichend in der<br />

Prozess- und IT-Landschaft berücksichtigt wurden, insbesondere im <strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagementprozess.<br />

Im Idealfall sollten erforderliche Informationen auf Knopfdruck verfügbar sein. Insbesondere<br />

die Performance der Lieferanten und die Lieferantenentwicklung werden als strategische<br />

Aufgaben des Einkaufs angesehen. Jedoch sind die passenden Controlling- und Bewertungsinstrumente<br />

nicht in einem <strong>integrierten</strong> System verfügbar. Teiloptimierte Lösungen wurden in<br />

den letzten Jahren meist nicht angepasst und verhindern einen transparenten und effizienten<br />

Gesamtprozess.<br />

Nach der Analyse des <strong>strategischen</strong> Lieferantenmanagementprozesses aus unterschiedlichen<br />

Blickwinkeln wird der Handlungsbedarf für Lieferantenmanagementprojekte deutlich.<br />

• Ganzheitliche Prozessbetrachtung und -modellierung<br />

• Konzeption einer durchgängigen und <strong>integrierten</strong> IT-Bebauung<br />

• Einsatz von verfügbaren Prozessstandards wie z. B. eCl@ss und DUNS-Nummer<br />

• Definition einer wertorientierten SRM-Roadmap als Grundlage für Implementierungsprojekte<br />

21


Kontakt<br />

Matthias Görtzen<br />

Partner<br />

+49 69 13022 1336<br />

matthias.goertzen@bearingpointconsulting.com<br />

Ralf Dillmann<br />

Senior Manager<br />

+49 69 13022 4506<br />

ralf.dillmann@bearingpointconsulting.com<br />

Case Study: SRM Best Practice<br />

Ausgangssituation und Ziele<br />

Die Erfahrung aus unseren Projekten und<br />

dem hier genannten Unternehmensbeispiel<br />

zeigt häufig eine lückenhafte und<br />

uneinheitliche Prozess- und Systemlandschaft<br />

in der Einkaufsfunktion. Bei dem<br />

betrachteten Unternehmen bestanden je<br />

Beschaffungssegment unterschiedliche,<br />

Abbildung 9: Lieferantenmanagement als kontinuierlicher Prozess<br />

Neue Lieferanten<br />

Lieferantenmanagement<br />

als kontinuierlicher Prozess<br />

Aktualisieren und Fortschreiben<br />

der Lieferantendaten<br />

Lieferanten ausphasen<br />

4<br />

Lieferantenentwicklung<br />

teils divergierende Prozesse. Es gab keine<br />

bereichsübergreifende einheitliche Logik<br />

und keinen einheitlichen Prozessablauf,<br />

sondern eine Vielzahl individueller Insellösungen,<br />

die mehr oder weniger systemgestützt<br />

waren.<br />

1<br />

Lieferantenregistrierung<br />

Risikomanagement<br />

3<br />

Lieferantenbewertung<br />

2<br />

Lieferantenqualifizierung


Umsetzung<br />

Im Zuge der Umsetzung der Prozess- und<br />

IT-Strategie dieses Unternehmens sollte<br />

der Lieferantenmanagementprozess für<br />

die Beschaffung durchgehend durch eine<br />

standardisierte IT-Lösung unterstützt<br />

werden.<br />

Das Lieferantenmanagement wird als gesamtheitlicher<br />

Regelprozess verstanden,<br />

der aus vier Teilphasen besteht:<br />

1. Lieferantenregistrierung<br />

2. Lieferantenqualifizierung<br />

3. Lieferantenbewertung<br />

4. Lieferantenentwicklung<br />

Zu Beginn erfolgte eine Ist-Aufnahme und<br />

Überprüfung der Prozessabläufe, um ein<br />

klares Bild der Prozesse und der eingesetzten<br />

Systeme zu erlangen und davon<br />

ausgehend eine konzernweite Schwachstellenanalyse<br />

durchzuführen. Die <strong>Herausforderung</strong><br />

bestand im Folgenden in der<br />

Modellierung und im Aufbau <strong>eines</strong> unternehmensweiten<br />

ganzheitlichen Lieferantenmanagementprozesses.<br />

Aufbauend<br />

auf den Anforderungen in jeder Prozessstufe<br />

wurde eine Gap-Analyse durchge-<br />

führt und die Abdeckung der Anforderungen<br />

durch Standard-IT-Lösungen<br />

evaluiert. Um die neue Lösung in die<br />

bestehende SAP-Systemlandschaft bestmöglich<br />

einzubinden, wurde mit SAP SRM<br />

eine IT-Standard lösung ausgewählt, die<br />

eine durchgängige Prozessunterstützung<br />

gewährleistet. Abschließend wurde der<br />

im Projekt entwickelte Ansatz in einen<br />

Standardprozess überführt:<br />

• Bei der Registrierung der Lieferanten<br />

im System werden die allgemeinen<br />

Lieferantendaten vom Lieferanten<br />

gepflegt<br />

• Die Qualifizierungsfragebögen werden,<br />

abhängig von der Produktkategorie<br />

und der Risikoklasse, online zur<br />

Verfügung gestellt<br />

• Nach Auswertung der Fragebögen<br />

durch den <strong>strategischen</strong> Einkäufer<br />

können die Lieferantenstammdaten<br />

in die taktischen/operativen Einkaufsprozesse<br />

übernommen werden<br />

• Lieferantenbewertungscockpit im SRM<br />

mit Integration in die operative SAP<br />

ERP-Bestell abwicklung mit Nutzung<br />

einheitlicher Stammdaten<br />

• Automatische Erzeugung von Lieferantenbewertungsereignissen<br />

aus<br />

Bestellungen und Wareneingängen,<br />

abhängig vom Wert der Bestellung<br />

und der Risikoklasse des Lieferanten<br />

• Hohe Prozesseffizienz durch vollständig<br />

automatische Aussteuerung der Bewertungsfragebögen<br />

an unterschiedliche<br />

Zielgruppen (Einkäufer, Anwender etc.)<br />

• Mahnwesen für ausstehende Antworten<br />

der Zielgruppe<br />

• Zentrales Berichtswesen durch Integration<br />

mit SAP Business Intelligence<br />

Fazit<br />

Bereits in der konzeptionellen Phase des<br />

Projekts wurden Strategie, Prozesse und<br />

IT ganzheitlich betrachtet, wodurch ein<br />

erheblicher Komplexitätsabbau erreicht<br />

wurde, ohne dabei Anforderungen an die<br />

Prozessdurchgängigkeit und Granularität<br />

der Information zu vernachlässigen.<br />

Folgende Ergebnisse konnten realisiert<br />

werden:<br />

• Kenntnis über potenzielle Lieferanten<br />

und deren Lieferfähigkeit und Produktportfolio<br />

• Prozesssicherheit und Compliance<br />

durch standardisierten Zulassungsprozess<br />

der Lieferanten<br />

• Reduzierung der manuellen Informationssammlung<br />

für die phasen- und<br />

warengruppenbezogenen Aussagen<br />

zur Leistung <strong>eines</strong> Lieferanten<br />

• Transparente Bewertungsergebnisse<br />

durch integriertes Reporting<br />

• Kurzfristige, zielgerichtete Kommunikation<br />

bzgl. Qualität und Lieferperformance<br />

• Kontinuierliche Lieferantenbewertung<br />

ermöglicht eine aktive Steuerung der<br />

Lieferantenentwicklung


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