Organisation des Beschaffungswesens des Landes NRW Stand ...

Organisation des Beschaffungswesens des Landes NRW Stand: 12.5.04
Produktgruppe EDV
1) EDV-Hardware und Wartung
1.1) Kabinettvorlage des FM zur Umsetzung der Machbarkeitsstudie Beschaffungswesen
Die Gesamtausgaben für den EDV-Bereich incl. Hardware, Software, Wartung, Pflege und
Zubehör beliefen sich auf rd. 141 Mio. € p. a. (ohne Hochschulen), das Einsparpotenzial
wird auf insgesamt rd. 9 Mio. € p.a. (8 Mio. € EDV-Hardware / 1 Mio. € EDV-Wartung)
geschätzt.
EDV-Hardware wird bereits größtenteils ressortweit gebündelt beschafft, überwiegend in
den Ressorts mit dem höchsten Ausgabevolumen (IM, JM und FM). In der Praxis wird der
Bedarf an EDV-Hardware bei mehreren Anbietern beschafft, gleiches gilt auch für die
EDV-Wartung. Mit einer landesweiten / ressortübergreifenden Bündelung der Beschaffung
von EDV-Hardware und –Wartung können nach Gutachtereinschätzung erhebliche
Mengenrabatte erzielt werden. Wesentliches Ziel muss aber sein, den
Kernbeschaffungsprozess, d. h. die eigentliche Vergabe, zu bündeln. Ein solcher Ansatz
ermöglicht es, dass nach wie vor viele Entscheidungen dezentral erfolgen können. Rahmen
und Bezugsverträge können so ausgestaltet werden, dass die Flexibilität vor Ort gewahrt
bleibt. Die Form der heute praktizierten dezentralen Beschaffung führt dazu, dass viele
Schritte des Beschaffungsprozesses an vielen Stellen parallel ausgeführt werden
(Mehrfacharbeiten).
(Kabinettbeschluss vom 8.4.2003)
(Anmerkung: Die Hochschulen sind in der sog. Machbarkeitsstudie nicht untersucht
worden)
1.2) Stellungnahme für den Hochschulbereich:
1.2.1) allgemein:
Die Feststellungen des Gutachtens zum Beschaffungswesen beziehen sich auf den
Hardwareeinsatz in Landesbehörden.
Die für den Hochschulbereich typischen Produkte sind nicht untersucht worden. Es
handelt sich im wesentlichen um IT-Geräte, die für Lehre und Forschung in den
Fachbereichen sowie in den Bibliotheken und Rechenzentren eingesetzt werden. Die
notwendigen Kenntnisse zum Einsatz der Geräte werden in den Hochschulen vorgehalten.
Diese Kenntnisse kommen den Hochschulen bei der Beschaffung von Hardware zugute mit
dem Ergebnis, dass hohe Sonderrabatte für Lehre und Forschung gewährt werden. Oft

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handelt es sich um Neuentwicklungen, die in den Hochschulen für wissenschaftliche
Anwendungen eingesetzt werden.
Bei Hardware (Server, wissenschaftliche Arbeitsplätze, an Versuchen angeschlossenen
Rechner etc.) handelt es sich zwar oft um "normale" DV, aber häufig dabei um besondere
Konfigurationen. Neuentwicklungen finden sich bei den Großrechnern (Parallelrechnern),
deren Kosten schnell in die Mio. gehen. Es gibt in der Regel keinen Standardrechner im
wissenschaftlichen Bereich: ein Jurist hat andere Anforderungen als ein Japanologe oder
ein Informatiker oder ein Mediziner. Aus den Anwendungen (Software) ergeben sich oft
Anforderungen an die Hardware und ihre Bauteile.
Die Unternehmen versprechen sich über Vorführ- und Multiplikatoreneffekte verbesserte
Marktchancen. Durch hochschulinterne und hochschulübergreifende Kooperation (über
die Rechenzentren und Beschaffungsabteilungen der Hochschulen) werden Preisvorteile
weitergegeben (z.B. Rahmenbezugsverträge). Eine Beschaffung dieser Produkte über ein
anderes Ressort ist nicht zweckmäßig, weil hierzu außerhalb der Hochschulen eine
besondere Beschaffungsorganisation aufgebaut werden müsste, die nicht über die
notwendigen Arbeitskontakte zu den Fachleuten in den Hochschulen verfügt (z.B.
Fachbereiche für Informatik).
Bei den Rechnern, die sowohl in Landesbehörden als auch Hochschulen eingesetzt werden
(z.B. UNIX- und Windows-NT-Rechner) sind die für Hochschulen geltenden Konditionen
vom Gutachter nicht mit den für die Landesbehörden erzielbaren Konditionen verglichen
worden: Die Preise der für Lehre, Forschung und diese unterstützende
Verwaltungstätigkeiten beschafften Rechner sind in der Regel erheblich günstiger als die
Behördenpreise. Dies liegt u.a. an dem bundesweiten Begutachtungsverfahren der DFG,
welches der Finanzierung von Rechnerbeschaffungen nach dem HBFG vorausgeht. Es
kann nicht davon ausgegangen werden, dass diese Konditionen auf Landesbehörden
übertragen werden können.
Hinsichtlich der Wartung ist zu bemerken, dass in Bezug auf die Peripheriegeräte wie
Rechner, Drucker oder Bildschirme keine Wartungsverträge abgeschlossen werden, wohl
hingegen für Server oder Netzwerke. Letztere gibt es in unterschiedlicher Konfiguration
von unterschiedlichen Herstellern, die in der Regel auch am besten geeignet sind, die
Wartung dieser Geräte durchzuführen.
Auf diese bestehende Rechnerlandschaft ist auch Rücksicht zu nehmen, wenn
Ergänzungsbeschaffungen durchgeführt werden. Eine umfassende zentrale Beschaffung ist
daher praktisch nicht durchführbar. Natürlich macht es einen Unterschied, ob komplexe

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Anwendungen auf einem Arbeitsplatzrechner laufen oder lediglich Word-Dokumente
erstellt werden. Erfahrungsgemäß erfordert jedoch neue Standardsoftware von Version zu
Version leistungsfähigere Rechner. Deshalb ist bei der Beschaffung darauf zu achten, dass
Geräte gekauft werden, die auch in einigen Jahren noch die Anforderungen an einen
performanten Einsatz erfüllen.
Hier durch eine wissenschaftsferne Stelle zu bestimmen, mit welchen Mitteln Forschung
und Lehre arbeiten sollen, dürfte den Wissenschaftlern nicht zu vermitteln sein. Die
Wirtschaftlichkeit der Beschaffungen wird auf andere Weise sichergestellt, nämlich über
den Wettbewerb um Finanzmittel zwischen den einzelnen Disziplinen innerhalb der
Hochschulen und hochschulübergreifend durch fachspezifische Begutachtungsverfahren
(DFG-Verfahren).
Aufgrund ihrer Kenntnisse der Einrichtungen sind die Beschaffungsstellen der
Hochschulen in der Lage zu beraten und Einfluss zu nehmen, ob im Einzelfall auf
"Standardausstattung" oder Spezialkonfigurationen zurückgegriffen werden sollte. Hierzu
ist allerdings eine intensive Kenntnis der Bedürfnisse von Forschung und Lehre
erforderlich. Dabei ist auch zu beachten, dass sich erheblichen Abweichungen schon
zwischen den einzelnen Hochschulen ergeben, die sich aus den dort herrschenden
Rahmenbedingungen ergeben. Die Universität Bielefeld mit ihrem zentralen -vollständig
vernetzen - Gebäude hat andere Anforderungen als Köln, wo bis heute nicht alle
Einrichtungen vernetzt sind. Generell zu begrüßen ist der Abschluss von
Rahmenverträgen, wie dies ja bereits heute mit besonderen Konditionen für die
Hochschulen geschieht.
Bei Beschaffungen spielen ferner folgende Aspekte eine Rolle:
- Beschaffungen aus Drittmitteln erfolgen erst dann, wenn die Mittel eingeworben sind.
Eine vorherige Entscheidung über mögliche Beschaffungen ist nicht möglich.
- eine Information zu anstehenden Beschaffungen lässt sich kaum aus dem Alter der Bestände
rekonstruieren, da z.B. bei vakanten Lehrstühlen Beschaffungen erst im Zusammenhang
mit Neuberufungen realisiert werden. Darüber hinaus kann z.B. DV durchaus
noch ausreichend funktionsfähig, gleichwohl auszusondern sein, weil sie modernen Anforderungen
nicht entspricht.
Im Bereich der Hardware ist eine durchgehende Standardisierung infolge der Schnelllebigkeit
des Marktes, der Unterschiedlichkeit der Produkte und des zu weitgehenden und
damit zu schwerfälligen Bündelungsverfahrens mehr als problematisch. Aus den
dargestellten Gründen ist eine landesweite, durchgehend standardisierte, zentralisierte

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Beschaffung nicht geboten.
Davon unabhängig ist eine Klärung beim Ministerium für Wirtschaft und Arbeit geboten,
ob eine solche Beschaffungsform nicht gegen Kartellrecht verstößt und im übrigen kleine
und mittlere Unternehmen benachteiligt. Letztlich ist darauf aufmerksam zu machen, dass
ein landesweiter Bezugsvertrag sowohl hinsichtlich seines Mengengerüstes als auch wegen
der Preisschwankungen bei Hardware auf dem Weltmarkt vergaberechtlich nur schwer
gehandhabt werden kann. Sofern der kartellrechtlichen Problematik und der
Mittelstandsförderung durch losweise Vergaben begegnet werden kann, ist bei einem
solchen Vorschlag kein Unterschied zu der bereits praktizierten regional konzentrierten
bzw. hochschulübergreifenden Beschaffung zu sehen.
IM obliegt nach § 4 des Gesetzes über die Organisation der automatisierten Datenverarbeitung
in Nordrhein-Westfalen (ADVG NW) die Koordinierungszuständigkeit für relevante
Automationsvorhaben der Ressorts. Auf § 4 ADVG NW gründet sich auch die
Zuständigkeit des IM für Rahmenverträge im Bereich der Informationstechnik (Hard- und
Software) mit landesweiter, ressortübergreifender Wirkung (Rd.Erl. d.
Finanzministeriums vom 26.11.1998 zum Vergabehandbuch für die Vergabe von
Leistungen nach der VOL). Der Abschluss von Bezugsverträgen in diesem Bereich erfolgt
bisher ebenfalls durch das IM oder in dessen Auftrag. Dabei war in der Vergangenheit
festzustellen, dass sich in den meisten Fällen die erwarteten Einspareffekte nicht eingestellt
haben. Die Gründe lagen vor allem in den für die öffentliche Verwaltung geltenden
Rahmenbedingungen (u.a. Vergabe-, Datenschutz- und Personalvertretungsregelungen)
sowie im hohen Innovationstempo der Informationstechnik (die Produkte waren schon
veraltet, bevor sie ausgeliefert wurden).
Die Hochschulen werden ferner auf die Ausnahmeerregelung im ADVG NW hinweisen,
wonach die Hochschulen aus den für Landesbehörden geltenden
Koordinierungsvorschriften weitgehend ausgenommen sind. Andererseits sind bei der
Beschaffung von IT-Geräten besondere Regelungen für den Hochschulbereich zu beachten
(Begutachtungsverfahren der DFG nach dem HBFG zur Sicherstellung der
Bundesmitfinanzierung).
Schließlich ist auf die den Hochschulen gewährte Finanzautonomie hinzuweisen, zu der
auch die Bewirtschaftung der Sachmittel gehört (Globalhaushalt). Im Rahmen der
Diskussionen und Entscheidungen der Landesregierung zur Errichtung des BLB ist den
Hochschulen das technische und kaufmännische Facilitymanagement belassen worden.
Eine Zentralisierung der Beschaffung von Hardware stünde hierzu im Widerspruch.

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1.2.2) Maßnahmen der Hochschulen in NRW zur kostengünstigen Beschaffung und
Bewirtschaftung von Hardware
Beschaffungsplattform
Für die Verwaltungen der Hochschulen des Landes besteht eine interne gemeinsame
Beschaffungsplattform. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit der Beschaffungsstellen
der Hochschulen verbessert. In einem geschützten Bereich werden z.B. Informationen zu
Rahmenverträgen für Hardware und software, aber auch andere Informationen allen
Hochschulen zur Verfügung gestellt. Ferner besteht eine Mailinglist der Beschaffer zum
gegenseitigen Informationsaustausch. Die Kosten von Beschaffungs- oder
Ausschreibungsverfahren sollen auf diese Weise gesenkt werden und die Qualität der
Vergabeverfahren erhöht werden. z.B. können die Beschaffer von den gegenseitigen
Erfahrungen profitieren, Lieferanten schneller und besser ansprechen und die
Vergabeverfahren besser aufeinander und miteinander abgestimmt werden.
Als weitere Stufe wird geprüft, ob ein hochschulweiter Einsatz einer Katalogsoftware in
Betracht kommt. Eine solche Software verfügt nicht nur über einen allgemein gepflegten
Katalog, auf den alle Nutzer zurückgreifen können, sondern bietet auch die Möglichkeit,
eigene Kataloge abzubilden, Rahmenverträge usw. einzustellen und abzurufen. Als weitere
Möglichkeit käme der Aufbau eines eigenen Hochschul-Marktplatzes in Betracht. Ein
solcher Marktplatz bietet die Möglichkeit, die unterschiedlichen Sichtweisen, d. h. die
einzelne Hochschule, alle Hochschulen, aber auch die Anbieterseite abzubilden.
Beispiele: Für den IT-Bereich wird auf den bestehenden Rahmenvertrag der Universität
Bielefeld mit Fujitsu/Siemens und den bestehenden Rahmenvertrag der Universität
Münster mit Toshiba/NEC/Acer hingewiesen.
(Der Text berücksichtigt die Ergebnisse der Diskussion im Rahmen des jährlichen Treffens
der Beschaffungsleiter bzw. der Leiter der Rechenzentren der Hochschulen 2003)
2) EDV-Software und EDV-Dienstleistungen

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2.1) Kabinettvorlage des FM zur Umsetzung der Gutachterempfehlungen
Die Gesamtausgaben für EDV-Software und EDV-Dienstleistungen betrugen rd. 39 Mio. €
p. a. (ohne Hochschulen), wobei die anteilig größten Volumina in den Bereichen des IM,
JM, FM und MUNLV verausgabt wurden. Das Einsparpotenzial wird auf 4 Mio. € p. a.
geschätzt.
Die Situation und damit auch die festzustellenden Wirtschaftlichkeitsreserven im Bereich
der Beschaffung von EDV-Hardware einerseits und EDV-Software andererseits werden
vom Gutachter in wesentlichen Punkten als nahezu deckungsgleich beurteilt.
Im Bereich der EDV-Software gibt es bereits einen landesweiten / ressortübergreifenden
Bezugsvertrag für sämtliche Microsoft-Produkte. Andere Softwareprodukte werden in den
Bereichen des IM, JM und des FM landesweit gebündelt im jeweiligen nachgeordneten
Bereich beschafft. In diesen Bereichen wird somit ein zentraler Optimierungsansatz schon
in der Praxis realisiert.
In anderen Ressorts kommen diese zentralisierten gebündelten Beschaffungsmodelle
regelmäßig nicht zur Anwendung. Vielmehr wird dort über die jeweiligen ADV-
Abteilungen der Dienststellen dezentral beschafft, wobei die in diesen Verfahren
erzielbaren Konditionen regelmäßig deutlich hinter den Konditionen einer zentralisierten
Beschaffung zurückbleiben.
Die Gutachterforderungen – u. a. Reduktion der Anforderungen bzw. die weitere
Verstärkung der Standardisierung - entspringen dabei auch der Erkenntnis, dass mit Hilfe
technischer Neuerungen Bedürfnisse bei Beschaffungsexperten geweckt werden, diese aber
häufig nicht dem tatsächlichen Bedarf des Anwenders entsprechen. Eine weitere
Standardisierung lässt über Mengeneffekte günstigere Preise erwarten.
(Kabinettbeschluss vom 8.4.2003)
2.2) Stellungnahme für den Hochschulbereich:
2.2.1) allgemein:
Die Feststellungen des Gutachtens zum Beschaffungswesen beziehen sich auf den Softwareeinsatz
in Landesbehörden.
Die für den Hochschulbereich typischen Produkte sind nicht untersucht worden. Es
handelt sich im wesentlichen um fachspezifische IT-Programme für Lehre und Forschung
einschließlich Bibliothekssoftware und Entwicklungssoftware. Die notwendigen Kenntnisse
zum Einsatz der Programme in der Wissenschaft werden in den Hochschulen vorgehalten.
Diese Kenntnisse kommen den Hochschulen bei der Beschaffung von Software zugute mit

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dem Ergebnis, dass hohe Sonderrabatte für Lehre und Forschung gewährt werden. Oft
handelt es sich um Neuentwicklungen, die in den Hochschulen für wissenschaftliche
Anwendungen eingesetzt werden (z.B. spezielle Software für ein
Rasterelektronenmikroskop). Die Unternehmen versprechen sich über Vorführ- und
Multiplikatoreneffekte verbesserte Marktchancen. Durch hochschulinterne und
hochschulübergreifende Kooperation (über die Rechenzentren und
Beschaffungsabteilungen der Hochschulen) werden Preisvorteile weitergegeben (z.B.
Campuslizenzen, Rahmenbezugsverträge). Eine Beschaffung dieser Produkte über ein
anderes Ressort ist nicht zweckmäßig, weil hierzu außerhalb der Hochschulen eine
besondere Beschaffungsorganisation aufgebaut werden müsste, die nicht über die
notwendigen Arbeitskontakte zu den Fachleuten in den Hochschulen verfügt.
Bei den aus Sicht der Hochschulen nur wenigen Programmen, die auch in Landesbehörden
eingesetzt werden (z.B. Officeprodukte), sind die für Hochschulen geltenden Konditionen
(Select-Verträge bzw. Campuslizenzen) vom Gutachter nicht mit den für die
Landesbehörden erzielbaren Konditionen verglichen worden: Die Preise der Lizenzen für
Lehre, Forschung und diese unterstützende Verwaltungstätigkeiten betragen in der Regel
nur einen Bruchteil der Behördenpreise. Für viele Artikel erhalten Hochschulen
Sonderrabatte für Lehre und Forschung, die günstiger als die Mengenrabatte sind, die
Behörden nach Bündelung des Bedarfs erhalten können. Diese Konditionen sind nicht
übertragbar (Beispiel: Eine Office-Lizenz von Microsoft kostet für die Behörden des
Landes nach Bündelung des Bedarfs zur Zeit 275 € plus Mehrwertsteuer, eine
entsprechende Campus-Lizenz 57 € incl. Mehrwertsteuer). Es kann nicht davon
ausgegangen werden, dass diese Konditionen auf Landesbehörden übertragen werden
können.
Weder den Fachbereichen noch den Verwaltungen der Hochschulen wird vermittelt
werden können, dass der fachspezifische IT-Sachverstand und die Einkaufserfahrungen
der Hochschulen durch Landesbehörden substituiert werden kann. Die Hochschulen
werden ferner auf das ADV-Organisations-Gesetz des Landes hinweisen, das die
Hochschulen aus den für Landesbehörden geltenden Koordinierungsvorschriften
weitgehend ausnimmt. Andererseits sind wie bei der Beschaffung von IT-Geräten auch bei
der IT-Software besondere Regelungen zu beachten (Begutachtungsverfahren nach dem
HBFG zur Sicherstellung der Bundesmitfinanzierung).
Schließlich ist auf die den Hochschulen gewährte Finanzautonomie hinzuweisen, zu der
auch die Bewirtschaftung der Sachmittel gehört (Globalhaushalt). Im Rahmen der

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Diskussionen und Entscheidungen der Landesregierung zur Errichtung des BLB ist den
Hochschulen das technische und kaufmännische Facilitymanagement belassen worden.
Eine Zentralisierung der Beschaffung von Software stünde hierzu im Widerspruch.
Insbesondere im Bereich der Hard- und Software ist eine durchgehende Standardisierung
infolge der Schnelllebigkeit des Marktes, der Unterschiedlichkeit der Produkte und des zu
weitgehenden und damit zu schwerfälligen Bündelungsverfahrens mehr als problematisch.
Aus den dargestellten Gründen ist eine landesweite, durchgehend standardisierte,
zentralisierte Beschaffung nicht geboten.
Davon unabhängig ist eine Klärung geboten, ob eine solche Beschaffungsform nicht gegen
Kartellrecht verstößt und im übrigen kleine und mittlere Unternehmen benachteiligt,
deren Kerngeschäfte gerade die Warengruppen Hardware, Software sind. Letztlich ist
darauf aufmerksam zu machen, dass ein solcher landesweiter Bezugsvertrag sowohl
hinsichtlich seines Mengengerüstes als auch wegen der Preisschwankungen bei Hardware
auf dem Weltmarkt vergaberechtlich nur schwer gehandhabt werden kann. Sofern der
kartellrechtlichen Problematik und der Mittelstandsförderung durch losweise Vergaben
begegnet werden kann, ist bei einem solchen Vorschlag kein Unterschied zu der bereits
praktizierten regional konzentrierten, hochschulübergreifenden Beschaffung zu sehen.
IM obliegt nach § 4 des Gesetzes über die Organisation der automatisierten Datenverarbeitung
in Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 9.1.1985 bereits die
Koordinierungszuständigkeit für relevante Automationsvorhaben der Ressorts. Darauf
gründet sich auch die Zuständigkeit des IM für Rahmenverträge im Bereich der
Informationstechnik (Hard- und Software) mit landesweiter, ressortübergreifender
Wirkung (Rd. Erl. d. Finanzministeriums vom 26.11.1998 zum Vergabehandbuch für die
Vergabe von Leistungen nach der VOL). Der Abschluss von Bezugsverträgen in diesem
Bereich erfolgt bisher ebenfalls durch das IM oder in dessen Auftrag. Dabei war in der
Vergangenheit festzustellen, dass sich in dem meisten Fällen die erwarteten Einspareffekte
nicht eingestellt haben. Die Gründe lagen vor allem in den für die öffentliche Verwaltung
geltenden Rahmenbedingungen (u.a. Vergabe-, Datenschutz- und
Personalvertretungsregelungen) sowie im hohen Innovationstempo der
Informationstechnik; die Produkte waren schon veraltet, bevor sie ausgeliefert wurden.
2.2.2) Maßnahmen der Hochschulen in NRW zur kostengünstigen Beschaffung und
Bewirtschaftung von Software

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Die Hochschulen beschaffen im Rahmen Ihrer Aufgaben in Forschung und Lehre Software
in großem Umfang und in großer Vielzahl. Im folgenden wird dargestellt, auf welche Art
und Weise die Hochschulen diesen Prozess ökonomisch und organisatorisch optimieren.
2.2.2.1) Verbundaktivitäten verschiedener Hochschulen:
Bei der Softwarebeschaffung ist die Bündelung von Nachfrage ohne Zweifel von Vorteil.
Trotz der schon reduzierten Preise, die Software-Hersteller aufgrund der
Multiplikatorfunktion von Dozenten und Studierenden den Hochschulen im Vergleich zu
Wirtschaft und Behörden einräumen, lassen sich so weitere Einsparungen erzielen. Diese
Bündelung findet ihren Ausdruck in landesweit koordinierten Beschaffungen von
Spezialsoftware im HBFG-Verfahren, in Landes- und Rahmenverträgen.
2.2.2.1.1) Landesweite Verbundbeschaffungen
In den letzten Jahren wurden z.B. folgende Software-Produkte in HBFG-Verfahren
beschafft:
IBM Tivoli: Diese Software-Suite stellt eine breite Palette von Werkzeugen für
Rechenzentren zur Verwaltung, Betrieb, Überwachung von großen heterogenen
Rechnerpools und der Netze sowie eine Benutzerverwaltung zur Verfügung. Die
Beschaffung dieser Software wurde vom RZ der Universität Essen vorangetrieben, an der
Nutzung des so beschafften Software-Korbs beteiligen sich fast alle RZ des Landes. Die
Kosten dieser Beschaffung beliefen sich auf 4,5 Mio EUR.
BMC Patrol: Diese Produktfamilie stellt einen Software-Warenkorb für System
Management, Netzwerk Management und netzweite Nutzerverwaltung für Rechenzentren
zu Verfügung. Das RZ der FU Hagen führte eine Gemeinschaftsbeschaffung für 14
Hochschulen (6 Universitäten und 8 Fachhochschulen) durch.
Windchill: Im Rahmen des PROVerstand Konsortiums aus Hochschulen und
Fachhochschulen wurde eine Lizenz zur hochschulweiten Nutzung dieser Software zur
elektronischen Begleitung des ingenieurmäßigen Produktdesigns vom Entwurf bis hin zur
Produktion beschafft.
Imperia: Die Hochschule in Münster beschaffte das content Management system für
verschiedene Hochschulen, die dieses im Verbund hochschulweit zur Organisation ihres
Außenauftritts einsetzen wollen.

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In allen Fällen handelt es sich hier um eine kostenintensive Spezialsoftware, deren Einsatz
erst durch Bündelung der Beschaffung ermöglicht werden konnte.
2.2.2.1.2) Landeslizenzen
Der Abschluss von Landeslizenzen erlaubt die Nutzung der entsprechenden Software an
allen Hochschulen des Landes. Die Beschaffung wird von einer Hochschule durchgeführt,
u.U. beteiligen sich andere Hochschulen an der Finanzierung.
(vgl. Liste von Herrn Bischof)
2.2.2.2) Campuslizenzen
Der Abschluss von Campuslizenzen erlaubt die Benutzung einer bestimmten Software auf
allen Rechnern in der Hochschule, unter Umständen auch auf den Privatrechnern von
Mitarbeitern und Studierenden (Beispiele in der Liste von Herrn Bischof für die
Aktivitäten der Hochschulen in Münster, Essen-Duisburg und Aachen).
2.2.2.3) Hochschulinterne Koordinierung
An allen Hochschulen wird die Softwarebeschaffung im Rahmen der normalen zentralen
Beschaffung getätigt. Darüber hinaus sind mehr oder weniger umfassende Software-
Portale im Einsatz, die die Software-Beschaffung kanalisieren und so auch eine Bündelung
von relativ wenigen Lizenzen teurer Software erlauben.
2.2.2.3.1) Software-Portale
Mehrere Hochschulen haben Software-Portale im Betrieb, welche den Kunden die
Bestellung der Software über ein Web-Interface erlauben. So hat auch die TH Aachen vor
kurzem ein umfassendes Portal mit der Fa. ASKnet in Betrieb genommen, in dem alle SW-
Beschaffungsaktivitäten der Hochschule gebündelt sind. In diesem Portal sind alle
Landesverträge und Campusverträge enthalten und es ist auch möglich, dass das RZ z.B.
eine 10-er Lizenz kauft, die dann von ASKNet an einzelne Institute weiterverkauft wird.
Dieser letzter Punkt ist insbesondere wichtig bei teurer Spezialsoftware aus dem
technischen Bereich, z.B. für MARC, wo das RZ für die erste Lizenz 6.000 EUR bezahlt,
für jede weitere ca. 2.250 EUR. Industriekunden bezahlen pro Lizenz ca. 40.000 EUR. Eine
Öffnungsklausel erlaubt den Einkauf von Software aus dem generellen ASKNet Katalog zu
den üblichen F&L Konditionen (gängig sind 30% Rabatt). Die Gesamtsicht über die TH

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erlaubt dann eine mögliche Bedarfsbündelung wie z.B. am Beispiel von MARC
beschrieben.
Auch wird hierdurch das Management seines Software-Inventars erleichtert. Da Upgrades
existierender Lizenzen fast immer billiger sind als der Neukauf, erlaubt das Wissen um den
Gesamt-Softwarebestand sowohl auf Institut als auch auf Universitätsebene ein
bedarfsgerechtes Upgrade- und Beschaffungsmanagement mit den damit verbundenen
Ersparnissen.
2.2.2.3.2) Lizenzserver
Eine Methode der Lizenzbündelung ist der Einsatz von Lizenzservern. Diese erlauben den
gleichzeitigen Einsatz einer bestimmten Anzahl von Softwareinstanzen auf einer potentiell
sehr viel größeren Zahl von Rechnern. So betreibt z.B. die TH Aachen einen Lizenzserver
für die Matlab Software. Ein Lehrstuhl kauft zusätzliche Lizenzen im Rahmen des vom RZ
gemanagten Lizenzprogramms, diese werden in den Pool eingepflegt und sind so u.U.
anderen Benutzern verfügbar, wie umgekehrt auch dieser Lehrstuhl Lizenzen von andern
Lehrstühlen zeitweise mitbenutzen kann. Da die Nachfrage in den einzelnen Lehrstühlen
fluktuiert, kann so mit einer insgesamt niedrigeren Anzahl von Lizenzen ohne die Gefahr
der Unterlizensierung der Bedarf der Hochschule befriedigt werden. Lizenzserver sind
auch in den Universitäten BI, Do, PB und SI im Einsatz.
2.2.2.4) Abschließende Bemerkungen
Die dargestellten Aktivitäten zeigen den erheblichen Umfang an Koordination bei der
Beschaffung von Software an den Hochschulen des Landes NRW. Vor dem Hintergrund
der durchaus verschiedenen thematischen Ausprägungen der einzelnen Hochschulen
erlauben die von den Rechenzentren und Beschaffungsstellen vorangetriebenen
Verbundaktivitäten eine Bedarfsbündelung, die über die im F&L Umfeld übliche
Rabattierung hinausgehende Einsparungen ermöglichen, ohne die Hochschulen bei der
Ausgestaltung ihrer ureigenen Aufträge in Forschung und Lehre einzuschränken.
Die Dynamik des Marktes hat in natürlicher Weise Standardisierungstendenzen zur Folge,
da die Lehrstühle vor dem Hintergrund des immer schärfer werdenden Wettbewerbs um
Drittmittel und sinkender Zuweisungen von Zentralmitteln extrem kostensensitiv
beschaffen. In diesem Zusammenhang ist auch zu erwähnen dass Linux mit der damit
verbundenen kostenlosen, mittlerweile recht umfangreichen Softwaresuite verstärkt als
Alternative zur Windows-dominierten Welt eingesetzt wird, insbesondere im technisch

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orientierten Umfeld. Gefördert wird dies auch z.B. durch das Angebot der Fa. Sun, ihre
mehrplattformfähige Staroffice Suite für Kunden im F&L Bereich kostenlos abzugeben.
Darüber hinaus betreiben die Rechenzentren flächendeckend eine Politik der
Konsolidierung von Standard-IT Services wie z.B. Email, Webserver, Backup und
Netzwartung. Diese elementaren Dienste sind für alle Hochschulkunden notwendig und
können durch eine apparative Bündelung in den Rechenzentren kostensparender
(insbesondere was das Betriebspersonal angeht) und mit höherer Dienstgüte betrieben
werden. Hier ist auch zu erwähnen dass fast alle Hochschulen ihre Internetdienste über
den DFN beziehen, einem gemeinnützigen Verein mit Fokus auf die Bedürfnisse der
Wissenschaft.
Die Eigenentwicklung von Software-Werkzeugen an den RZ ist vor dem Hintergrund der
immer größer werdenden Komplexität der IT-Landschaft in den Hochschulen eher
zurückgegangen und konzentriert sich auf Bereiche, wo die speziellen Belange der
Hochschulen mit kommerziellen Ansprüchen nicht befriedigt werden können. Zu nennen
ist hier z.B. der von der FU Hagen entwickelte Zertifikatsserver zur Unterstützung von
Public Key Infrastrukturen an Hochschulen auf Basis fortgeschrittener Digitaler
Signaturen mit automatisierten Verfahrenskomponenten zum Zertifikatabruf. Die FU
bietet anderen Hochschulen die Nutzung der Software auf eigenem Server oder durch
Mitnutzung des Hagener Zertifikatservers, mit eigener Hochschul Domain möglich.
Konkrete Vereinbarungen sind mit 2 Hochschulen in Vorbereitung; 5 weitere testen.
(Der Text berücksichtigt die Ergebnisse der Diskussion im Rahmen des jährlichen Treffens
der Beschaffungsleiter bzw. der Leiter der Rechenzentren der Hochschulen 2003.)
3) Sachstand und Projektzuständigkeit:
Laut Kabinettsbeschluss vom 8.April 2003 zur Umsetzung der sog. Machbarkeitsstudie
sollen zu verschiedenen Produktgruppen ergebnisoffene Untersuchungen (unter Einschluss
des Hochschulbereichs unbeschadet der Beschlüsse zur Finanzautonomie und zum
Facilitymanagement der Hochschulen) durchgeführt werden. Hierzu sollen für jede
Produktgruppe interministerielle Besprechungen stattfinden, Arbeitsgruppen eingesetzt
bzw. Organisationsuntersuchungen durchgeführt werden. Dem Kabinett ist über die
Ergebnisse jeweils zu berichten.
Für eine Realisierung der Gutachtervorschläge ist u.a. eine weitergehende Untersuchung
der Produktbereiche EDV-Hardware / –Wartung und EDV-Standardsoftware/-Dienstleistungen
unabdingbar. Daher wurde ein externer Gutacher (Infora) mit dieser Aufgabe

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beauftragt. Dabei sollen im wesentlichen die bestehenden Produktdifferenzierungen, die
Beschaffungswege und die Planausgaben der Zukunft erhoben werden. Der Gutachter
wird durch eine projektbegleitende Arbeitsgruppe aus Vertretern aller Ressorts unter
Federführung des FM (Ansprechpartner: Herr Meichsner) unterstützt. Die Federführung
im MWF liegt bei 415 (Herr Marquardt), beteiligt sind 214, 121 und 112. Es werden
Stichprobenuntersuchungen bei der TH Aachen, der Universität Bielefeld, der Universität
Wuppertal, der FH Gelsenkirchen, der FH Dortmund und dem MWF durchgeführt. Die
Firma hat mit den Erhebungen im Januar 2004 begonnen. Die Ergebnisse werden mit Hilfe
einer Tabelle auf den gesamten Geschäftsbereich des MWF hochgerechnet. Das
Untersuchungsergebnis soll im Herbst vorgelegt werden.
4) Weitere Untersuchungen zur IT-Inventarisierung und zur IT-Organisation
Zum IT-Bereich sind ferner parallel zum FM-Auftrag zwei weitere
Organisationsuntersuchungen des LRH mit mittelbarem Bezug zur IT-Beschaffung zu
nennen:
a) Zur Inventarisierung von Hard- und Software im Hochschulbereich hat der LRH eine
Untersuchung durchgeführt. Zu den Empfehlungen haben die Hochschulen berichtet. Die
Stellungnahme des MWF wurde dem LRH und den Hochschulen zugeleitet. Der
zuständige Landtagsauschuss (HHKA) erbat einen schriftlichen Bericht des MWF, der
auch an die Hochschulen verteilt wurde. Die Federführung lag bei 415 (Herr Marquardt),
beteiligt ist 214 (Herr Brell).
b) Zur IT-Organisation (einschließlich IT-Fortbildung und IT-Sicherheit) wird der LRH in
2004 eine Untersuchung im Hochschulbereich durchführen (nach Abschluss einer
entsprechenden Untersuchung der Behörden). Die Federführung liegt bei 214 (Herr Brell),
beteiligt ist 415 (Herr Marquardt).
Anmerkung: Bereits in dem LRH-Bericht zur IT-Inventarisierung finden sich Hinweise
zur IT-Organisation, die sicher in der zweiten IT-Untersuchung noch vertieft werden.
Hierzu ist allgemein folgendes festzustellen:
Eine Untersuchung des ARNW (Arbeitskreis der Leiter der wissenschaftlichen
Rechenzentren in NRW) ist vor einigen Jahren zu ähnlichen Ergebnissen gekommen wie
der LRH in der Untersuchung zur IT-Inventarisierung. Auch in den Berichten zur
mittelfristigen Planung der IT-Infrastruktur, die das MWF von den Hochschulen in der
ersten Hälfte der neunziger Jahre angefordert hat und in den Berichten der Hochschulen

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zur LRH-Prüfung finden sich vergleichbare Feststellungen. Sie beziehen sich vor allem auf
die Fachbereiche und Institute.
Es gibt nur in wenigen Fachbereichen dediziertes IT–Personal, daneben aber viele (oft sehr
kompetente) Mitarbeiter, die die entsprechenden Aufgaben nebenher und mit hoher
Fluktuation erledigen, wobei gleichwohl erhebliche Personalressourcen gebunden werden.
Die Bündelung dieser Personalressourcen in einige wenige hauptamtlich für die IT-
Zuständigen würde eine erhebliche Änderung der IT-Organisation in der Hochschule
bedeuten - langfristig aber eine nicht unerhebliche Kostenersparnis bringen, wenn es
gelingt, anderes Personal in diesem Maße für andere Aufgaben zu entlasten.
Aus der Sicht der HRZ wäre es wünschenswert, feste Ansprechpartner in den
Fachbereichen und Instituten zu haben. Die gesamte Qualität, Zuverlässigkeit und
Sicherheit der kooperativen und verteilten IT-Infrastruktur könnte damit wesentlich
verbessert werden.
Anders ist die Situation in den Hochschulverwaltungen und zentrale Einrichtungen, die
über eine stabile IT-Organisation verfügen und auch untereinander gut zusammenarbeiten
(Arbeitskreis der HRZ-Leiter der Universitäten, der DVZ-Leiter der FH, IT-
Koordinierungsstelle der Hochschulverwaltungen, IT-Kommission der
Hochschulbibliotheken).
Eine konsequente Umsetzung der organisatorischen und technischen Maßnahmen würde
allerdings eine tiefgreifende Umstrukturierung und Professionalisierung der IT-
Organisation der Hochschule bedeuten. Anders ist aber wohl eine leistungsfähige IT–
Infrastruktur nicht zu realisieren. Vor allem die immer wichtiger werdenden
Sicherheitsaspekte sind anders nicht verlässlich in den Griff zu bekommen. Die mit einer
Umstrukturierung entstehenden erhöhten Anforderungen müssten allerdings mit den
Personalressourcen in Einklang gebracht werden.
Eine solche professionalisierte Struktur könnte eine erheblich bessere Qualitätskontrolle
ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es eines konsequenten, universitätsweiten
Managementkonzeptes von Information und Informationstechnik.
5) Beispiele aus dem Hochschulbereich
5.1) TH Aachen
5.1.1) Beschaffungsorganisation

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In der TH Aachen gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hard- und Software
für alle Einrichtungen ab einer bestimmten Wertgrenze beschafft.
5.1.2) IT-Organisation
Das HRZ hat eine Koordinierungsfunktion. Die IT-Organisation der Hochschule soll evtl.
durch einen externen Gutachter untersucht werden.
5.1.3) Hardware-Beschaffung
Vorgesehen ist ein vereinfachtes Verfahren zur Beschaffung von PCs für die Institute und
Einrichtungen der TH. Hierzu wird das RZ mehrere standardisierte Systeme für
verschiedene Einsatzgebiete (Sekretariat, Wissenschaftler-Arbeitsplatz, Server,...)
definieren. Die ZHV wird mindestens sechs Händler freihändig auffordern, hierzu für
einen bestimmten Zeitraum Angebote abzugeben. Die Institute können danach über ein
Web-Portal für die Dauer dieses Zeitraums ohne Vergleichsangebote beim günstigsten
Händler direkt bestellen. Die Einhaltung der Richtlinien, insbesondere der 5.000 Euro-
Grenze, bis zu der die Institute selbst beschaffen dürfen, kann so sichergestellt werden.
Daneben erfolgt eine Erfassung der von den Instituten beschafften Systeme.
Mit dieser Vorgehensweise lassen sich aufgrund der Bündelung Preisersparnisse erreichen
sowie unzuverlässige und nicht leistungsfähige Anbieter aussondern. Es handelt sich
hierbei auch um ein flexibles Preisermittlungsverfahren, bei dem den starken
Preisschwankungen im IT-Hardware-Bereich Rechnung getragen wird, ohne die
Mengenbündelung außer Acht zu lassen. Durch Einholung von sechs Angeboten wird auch
ein entsprechender Wettbewerb hergestellt.
Da die Bindung an einen Händler nur von kurzer Dauer ist, kann auf
Leistungsschwankungen der Händler und Preisveränderungen schnell reagiert werden.
Somit ist dieses Verfahren im Vergleich zu einer Ausschreibung mit langer Bindung
wirtschaftlicher.
Durch die Exklusivität der Lieferung für einen bestimmten Zeitraum wird für den Händler
die Chance auf eine ausreichenden Absatzmenge ermöglicht.
Ein weiterer Vorteil ist die Festlegung von Standards im PC-Segment. Dadurch kann das
RZ mehr Unterstützung für die Hochschuleinrichtungen gewähren.
Außerdem wird auch eine Grundlage für die Ermittlung eines Hochschulbedarfs
geschaffen, um später für eine ggf. notwendige Optimierung des Verfahrens eine
verlässliche Grundlage zu erhalten.

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Darüber hinaus ermöglichen solch standardisierte Systeme es dem Rechenzentrum, den
Instituten fertige Installations-CDs zur Minimierung des Personalaufwandes zur
Verfügung zu stellen.
5.1.4) Softwarebeschaffung
Der Verkauf von Software an die Institute und Einrichtungen der TH erfolgt gegenwärtig
durch das RZ oder durch die Institute selbst bei den diversen Anbietern. Ab Juni 2003
wird der gesamte bisher über das RZ abgewickelte Softwareverkauf über ein Web-Portal
der Firma ASK-Net durchgeführt.
Die über das Portal erhältliche Software umfasst sowohl Produkte, die im Rahmen von
Landes- oder TH-Rahmenlizenzen verfügbar sind (z.B. Microsoft Select, Adobe,
Macromedia, Corel, Borland oder Symantec) und von der Firma ASK-Net direkt geliefert
werden können als auch Software, die vom RZ in Form von Rahmen- oder
Gruppenlizenzen lizenziert wurde und deren Auslieferung (Datenträger oder
Lizenzschlüssel) an ASK-Net ausgelagert wurde (z.B. das Sophos zur Virenerkennung).
Andere von ASK-Net angebotene Software kann selbstständig von den Instituten bestellt
werden. Es wird aber automatisch ein Genehmigungsverfahren unter Beteiligung der ZHV
angestoßen, falls der Betrag über 500 Euro liegt. Die Benutzung des Softwareportals
entbindet den Besteller nicht von der Einhaltung der im Beschaffungshandbuch
festgelegten Richtlinien. Das heißt bei Produkten, welche die Summe von 500 Euro
überschreiten und nicht Bestand eines speziellen Lizenzabkommens sind, ist ein
Preisvergleich einzuholen und sind die entsprechenden Richtlinien des
Beschaffungshandbuches zu prüfen.
Die Firma ASK-Net stellt im Rahmen der Portallösung die folgenden Statistik-Werkzeuge
zur Verfügung:
· Eine Online-Abfrage, mit der jedes Institut die bestellten oder in der Vergangenheit
ausgelieferten Lizenzen einsehen kann und
· eine detaillierte Gesamtübersicht über alle von den Instituten und Einrichtungen
beschafften Lizenzen. Vorgesehen ist ein vierteljährlicher Report an das RZ bzw. die ZHV.
Die über das Portal durchgeführten Bestellungen werden von der Firma ASK-Net in einer
Datenbank erfasst und stehen den Instituten sowie der Verwaltung und dem RZ
elektronisch zur Verfügung.

5.2) Universität Bielefeld
5.2.1) Beschaffungsorganisation
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In der Universität Bielefeld gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hard- und
Software für alle Einrichtungen beschafft (ohne Wertgrenze).
5.2.2) IT-Organisation
Im Jahr 2002 hat die Universität neue Kommunikations- und Informationsstrukturen im
IT-Bereich geschaffen. In diesem Kontext hat der IT-Manager eine Arbeitsgruppe
eingerichtet, in der Vertreter aus HRZ, UB und Verwaltung mit drei Fakultätsvertretern
Verbesserungsvorschläge diskutieren und Vorschläge für mögliche Veränderungen der IT-
Services erarbeiten.
5.2.3) Beschaffung von Hardware
Der Bedarf an PC wird jedes Quartal neu ausgeschrieben und zwar in der Form, dass 2
Standard-PC abgefragt werden. Standards werden mit dem Hochschulrechenzentrum am
Bedarf der Verwender festgelegt. Ansonsten werden vierteljährlich einzelne Komponenten
ausgeschrieben. Dies hat den Vorteil, dass eine bedarfsgerechte Versorgung mit PC
Beschaffung möglich ist. Der Verwender kann sich in der Einkaufsabteilung den PC –je
nach Bedarf- zusammenstellen lassen.
Die Beschaffung von Notebooks richtet sich ebenfalls nach dem Bedarf der einzelnen
Verwender. In den Fällen, wo eine Bündelung von Beschaffungsanträgen aus sachlichen
Gründen möglich ist, wird dies auch durch die zentrale Beschaffungsabteilung getan. Zum
Beispiel wurde im Rahmen der Notebook-University wie folgt verfahren:
Die beteiligten Fakultäten haben sich nach Absprache mit dem Hochschulrechenzentrum
auf zwei unterschiedliche –je nach Bedarf der Anwendungen- Notebooks geeinigt. Die
Beschaffungsabteilung führte anschließend eine europaweite Ausschreibung durch und
kaufte die Geräte zentral ein.
5.2.4) Beschaffung von Software
Der Kauf von Software ist in Bielefeld so geregelt, dass vor einer Bestellung durch die
zentrale Beschaffungsabteilung beim Hochschulrechenzentrum nachgefragt wird, ob es
Campus-Lizenzen oder ähnliches gibt. Ist dies nicht der Fall, wird die Software beschafft
und im Hochschulrechenzentrum registriert.

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Die Aspekte der Bereitstellung von IT-Services und des Lizenzmanagements hängen sehr
eng zusammen. Werden IT-Services für größere Einheiten zentral bereitgestellt, sind
hierzu geeignete IT-Verfahren notwendig, die typischerweise auch die Lizenzverwaltung
unterstützen. Insofern wird angestrebt, die Aspekte IT-Services und Lizenzverwaltung
gemeinsam zu behandeln.
5.3) Universität Bonn
5.3.1) Beschaffungsorganisation
In der Universität Bonn gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hard- und
Software für alle Einrichtungen ab einer bestimmten Wertgrenze beschafft.
5.3.2) IT-Organisation
Das HRZ hat eine Koordinierungsfunktion.
5.3.3) Beschaffung von Geräten
IT-Geräte werden an der Universität Bonn überwiegend als Großgeräte im Rahmen von
WAP- oder CIP-Maßnahmen (HBFG-Verfahren) beschafft. Dieses ist das Ergebnis einer
straffen Koordinierung der IT-Beschaffungen. So wird bereits bei der Beantragung von
Investitionsmitteln geprüft, inwieweit die beabsichtigte Maßnahme in eine HBFG-
Maßnahme integriert werden kann. Ebenso wird im Rahmen von
Berufungsverhandlungen auf WAP- und CIP-Maßnahmen verwiesen, falls IT-Wünsche
vorgebracht werden.
Da sich nahezu während des gesamten Jahres gerade eine der WAP- oder CIP-
Maßnahmen in der Beschaffungsphase befindet, ist es der Beschaffungsstelle in der Regel
möglich, bei Beschaffungen, die außerhalb von HBFG-Verfahren erfolgen müssen, auf
Ausschreibungsergebnisse von WAP- oder CIP-Verfahren zurückzugreifen. Bei
Großgerätemaßnahmen werden aber auch nach Feststellungen des LRH günstige
Konditionen erzielt. Das künftige Agieren auf der Basis lokaler IKT-Konzepte dürfte –
soweit das noch möglich ist – zu einer weiteren Konzentrierung auf
Großgerätemaßnahmen führen.
5.3.4) Beschaffung von Software
Der weitaus größte Teil der Softwarelizenzen wird von der Universität Bonn unter
Nutzung von Rahmenverträgen über die Firma Steckenborn bezogen. Die Bestellungen

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können dabei direkt von den einzelnen Universitätseinrichtungen ohne Beteiligung der
Beschaffungsstelle getätigt werden, da günstigster Lieferant, Preise und sonstige
Konditionen feststehen. Die Bestellungen erfolgen über das Internet. Die Firma bietet für
den Zentralen IT-Service einen kostenlosen Dienst an, mit dem ein Überblick über die in
den letzten Jahren von der Universität erworbenen Lizenzen zu erhalten ist. Die einzelnen
Einrichtungen können sich die von ihnen in den letzten Jahren vorgenommenen
Bestellungen anzeigen lassen.
Die Firma hat inzwischen gegenüber dem Zentralen IT-Service der Universität zugesagt,
den gleichen Dienst wie für den Zentralen IT-Service auch für andere
Universitätseinrichtungen anzubieten. Damit stehen die für eine Lizenzverwaltung
erforderlichen Informationen in nahezu allen Fällen zur Verfügung, ohne dass für die
Universität zusätzlicher personeller oder finanzieller Aufwand erforderlich wird. Die
geringe Anzahl von Lizenzerwerbungen, die nicht über die Firma Steckenborn abgewickelt
werden, rechtfertigt in keiner Weise den Aufwand einer hochschulweiten Datenbank.
5.4) Universität Dortmund
5.4.1) Beschaffungsorganisation
In der Universität Dortmund gibt es eine zentrale Beschaffungsabteilung, die die Hardund
Software für alle Einrichtungen ab einer bestimmten Wertgrenze beschafft.
5.4.2) IT-Organisation
Das HRZ hat eine Koordinierungsfunktion.
5.4.3) Hardwarebeschaffung
Einsparpotentiale in der Zentralverwaltung sind durch den Abschluss von Rahmenverträgen
z.B. für Fujitsu-Siemens-Rechner und Drucker von Kyocera erreicht worden.
Alle wesentlichen Angaben für einen bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Einsatz der
DV-Ausstattung werden datenbankgestützt erfasst. Das Verfahren des Einzelnachweises
gilt grundsätzlich für Rechner, Drucker, Bildschirme und sonstige Ausstattung im Wert
über 250 €.
5.4.4) Beschaffung von Software

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Software, die vornehmlich auf den zentralen Servern des Hochschulrechenzentrums (HRZ)
betrieben wird, wird durch das HRZ zentral beschafft und verwaltet. Dies betrifft
insbesondere Betriebssysteme (z.B. AIX, Solaris, Windows-NT, Mac OS-X), Software-
Entwicklungswerkzeuge (z.B. Java-SDK, HP-Fortran), numerische Bibliotheken (z.B.
NAG, LINPACK), Simulationssoftware (z.B. CFX, ADF, Gaussian, Abaqus, ANSYS),
Visualisierungssoftware (z.B. AVS), Datenbanksysteme (Oracle), Informations-Systeme
(z.B. Imperia-CMS), Datensicherungssoftware (Tivoli-TSM), Software zur Netz- und
Systemüberwachung (HP-Openview, Cisco-Works, BMC-Patrol).
Ausgewählte Produkte werden vom HRZ direkt vertrieben. Hierfür bestehen Campusoder
Mengenlizenzen. Eine zentrale Lizenzverwaltung besteht. Die Lizenzvergabe erfolgt
über entsprechende Server, die Weitergabe von Lizenzschlüsseln, den Betrieb zentraler
Lizenzmanager oder den Web-autorisierten Abruf von Software. Dies betrifft vornehmlich
Statistik- und Mathematiksoftware, Betriebssystempflege einzelner Hersteller, ausgewählte
Tools und den Virenschutz.
Das Vertriebswesen ist bei den Massenprodukten weitgehend an die Firma Steckenborn
ausgelagert. Steckenborn bietet (wie ASK-Net) eine Portallösung für die Universität
Dortmund an. Darin sind besondere Konditionen und Ver-träge der Universität (Adobe,
Borland, ComputerAssociates, Corel, Microsoft-Select, PowerQuestELP, Symantec Elite,
Apple MacOS X, Macromedia ELP, Novell CLA, Scansoft Diamond, Veritas VLP) unter
Berücksichtigung allgemeiner Forschungs- und Lehr-Konditionen berücksichtigt.
Die Berechtigung zum Bezug der Software wird durch Steckenborn geprüft. Im Rahmen
der Portallösung stehen statistische Werkzeuge zur Lizenzverwaltung zur Verfügung:
· Jedes beschaffende Institut kann die bestellten/ausgelieferten Lizenzen online
abfragen.
· Gesamtübersichten über alle Institute und Einrichtungen stehen dem HRZ auf
Monatsbasis zur Verfügung.
Softwareprodukte, die vornehmlich auf lokalen Rechnern zum Einsatz kommen oder sehr
anwendungsspezifischen Charakters sind, sowie Produkte, die nicht von Stecken-Born
angeboten werden und Hardwareprodukte werden von den Fachbereichen/Fakultäten und
Instituten durch die zentrale Beschaffungsstelle der Zentralverwaltung beschafft und
mittels HIS IVS bei einem Wert von über 250 € inventarisiert.

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Die statistischen Werkzeuge der Firma Steckenborn, insbes. ein vereinfachter Online-
Zugriff, werden weiterentwickelt.
Im Rahmen der Arbeitsgemeinschaft der Hochschulrechenzentren NRW bestehen
Pilotprojekte zur automatisierten Erfassung installierter Software (ermöglicht
vereinfachten Soll-/Ist-Vergleich). Diese werden verfolgt und bei Eignung eingeführt.
Des weiteren gibt es Pilotprojekte zur automatisierten, dynamischen Lizenzverwaltung für
dezentrale installierte Produkte (insbes. auch Microsoftprodukte). Diese werden ebenfalls
verfolgt. Ein Einsatz erscheint beim aktuellen Stand der Technik aber noch nicht
flächendeckend sinnvoll zu sein.
5.5) Universität Münster
5.5.1) Beschaffungsorganisation
Das Beschaffungsverfahren der Universität Münster ist durch ein dezentrales und
zentrales Beschaffungsverfahren nach Wertgrenzen geregelt. Diese Wertgrenzen liegen bei
den nicht naturwissenschaftlich orientierten Einrichtungen bei 1.500 Euro und bei den
naturwissenschaftlichen Einrichtungen bei 2.500 Euro.
5.5.2) IT-Organisation
Die Universität Münster hat bereits im Jahr 1996 ihre Informationsverarbeitung (IV) an
die modernen Erfordernisse angepasst. Dazu wurde neben der beratenden IV-Kommission
ein IV-Lenkungsausschuss gegründet, dem die Hochschulleitung angehört und der für die
Sicherstellung des nutzergerechten und wirtschaftlichen Betriebes des IV-Gesamtsystems
verantwortlich ist. Bei dieser Gelegenheit wurden IV-Versorgungseinheiten eingerichtet,
die in Kooperation mit dem Zentrum für Informationsverarbeitung (ZIV) fachspezifische
und regelmäßig anfallende Aufgaben zur Betreuung der Nutzer wahrnehmen. In den IV-
Versorgungseinheiten ist dabei das IV-Wissen jeweils auf einige wenige Personen
konzentriert; der frühere „Wildwuchs“ in der IV-Betreuung wurde damit beendet. Die
jeweilige IV-Versorgungseinheit ist regelmäßig mit einem Kustos als Leiter, einem
Fachinformatiker und ggfls zur Ergänzung mit stud. Hilfskräften ausgestattet. Beispielhaft
sei auch die geordnete Struktur des IV-Service in der Verwaltung erwähnt, die gegliedert
ist in den dezernatsinternen First-Level-Support und den Second-Level-Support durch die
DV-Abteilung.
Die Organisationsform hat sich bewährt, weitere Einzelheiten findet man unter:

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http://www.uni-muenster.de/ZIV/Content-8-4.html
5.5.3) Hardwarebeschaffung
Die Universität Münster hat in den vergangen Jahren neben den HBFG finanzierten DV-
Geräte-Programmen interne DV-Geräte Erneuerungsprogramme geschaffen, die über die
IVV’s abgewickelt werden. Diese Verfahren haben eine Bündelung der DV-Beschaffungen
zur Folge. Daneben sind jedoch viele Einzelbeschaffungen zur Deckung des unabweisbaren
Bedarfs notwendig, die zur Sicherstellung von Forschung und Lehre ohne zeitliche
Verzögerung durchgeführt werden müssen.
Für wichtige Hardware-Produkte (z.B. Rechner und Drucker verschiedener Hersteller) hat
die Beschaffungsstelle Rahmenverträge abgeschlossen, nach denen dann auch Einzelgeräte
günstig gekauft werden können. Damit ist eine „Sammelbestellung“, die zwar aus Gründen
der Homogenisierung wünschenswert wäre, aber an den Realitäten von Forschung und
Lehre in der Regel vorbei gehen würde, nicht mehr ganz so dringend. Dennoch wird dort,
wo dies auf Grund der besonderen Anwendungen möglich ist (z.B. in einigen
Anwendungen der Universitätsverwaltung) eine Bündelung der Beschaffungen
vorgenommen. Diese Rahmenverträge lassen aber auch Beschaffungen über andere
Lieferanten zu, wenn diese günstigere Bedingungen bieten können. Dies ist zwar nicht die
Regel, kommt aber hin und wieder vor. Die Beschaffungsstelle betreibt deshalb regelmäßig
Marktforschung, um die jeweils günstigsten Bedingungen herauszufinden.
Einzelne Konditionen aus den Rahmenverträgen sollen beispielhaft genannt werden (bitte
vertraulich handhaben): Compaq/HP-PCs und -Server gängiger Klassen werden mit 11 %
unter dem Händlereinkaufspreis beschafft. ACER-Rechner des gesamten
Produktspektrums, die ohnehin relativ günstig sind, werden mit 3 % oberhalb der
Händlereinkaufspreisliste (./. 2 % Skonto) gekauft. HP-Drucker werden mit 30 – 39 %
unterhalb der Händlereinkaufspreisliste erworben.
Hardwareanforderungen aus den Dezernaten der Verwaltung werden von der DV-
Abteilung (IVV Verwaltung) fachlich auf ihre Angemessenheit und Notwendigkeit geprüft
und ggf. im Einvernehmen mit dem Antragsteller abgeändert. Die kaufmännische
Beschaffung wird von der Beschaffungsabteilung durchgeführt. Eine enge
Zusammenarbeit zwischen den beiden Abteilungen ist nicht zuletzt durch die räumliche
Unterbringung in einem Verwaltungsgebäude gewährleistet. Großer Wert wird auf eine
möglichst einheitliche Ausstattung gelegt, da hierdurch der Supportaufwand erheblich
gesenkt werden kann.

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Nach Möglichkeit werden Beschaffungsanträge bei Standardgeräten (Standardrechner,
Drucker, Monitore) gebündelt, um den Verwaltungs- und Installationsaufwand gering zu
halten. Für viele Standardgeräte vor allem für Notebooks, Monitore und Drucker sowie für
Standardsoftware sind Rahmenverträge abgeschlossen, die den Beschaffungsaufwand
minimieren. Standardrechner werden dem Bedarf entsprechend zeitnah beschafft. Nur so
ist gewährleistet, dass aktuelle Rechnerkonfigurationen zu günstigen Tageskonditionen
gekauft werden.
Die Anlieferung aller DV-Geräte erfolgt in der DV-Abteilung. Dort wird die
ordnungsgemäße Lieferung geprüft, die Inventarisierung vorbereitet, der Eintrag in die
Verwaltungs-Rechner-Datenbank vorgenommen, der Rechner einsatzfähig installiert und
ausgeliefert.
5.5.4) Softwarebeschaffung
Zu zahlreichen Software-Produkten hat die Universität durch das ZIV oder mit dessen
Hilfe Rahmenverträge abgeschlossen und Software-Produkte in vielfältigen
Vertragsformen beschafft.
5.6) Universität Siegen
5.6.1) Beschaffungsorganisation
Das Beschaffungsverfahren der Universität Siegen ist durch ein dezentrales und zentrales
Beschaffungsverfahren nach Wertgrenzen geregelt.
5.6.2) IT-Organisation
Im Rahmen der Organisationsentwicklung, verankert in der Grundordnung, wurde an der
Universität Siegen im April 2002 das Amt des Prorektors für Kommunikation, Information
und Medien mit der entsprechenden Kommission eingeführt. Eine Aufgabe der
Kommission wird eine Neuordnung der IT-Strukturen sein. Es ist daran gedacht, größere
Organisationseinheiten zu bilden und innerhalb der Organisationseinheiten fixe
Ansprechpartner für die IT-Belange (Systemadministrator, web-admin etc.) zu benennen
bzw. liegenschaftsbezogen Paten als direkte Ansprechpartner für das
Hochschulrechenzentrum ('Zentrum für Informationsverarbeitung') mit entsprechenden
Kompetenzen zu etablieren. Ein Strategiepapier hierzu ist in Arbeit.

5.6.3) Beschaffung von IT-Geräten
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Die Beurteilung der Frage, ob eine Beschaffung notwendig und wirtschaftlich ist, obliegt
der Verantwortung und der Fachkenntnis des Antragstellers. Dieser erklärt im
Beschaffungsantrag, dass die vorgesehenen Geräte bzw. Leistungen zur Erfüllung der
Aufgaben der Bedarfsstelle unter Beachtung des Grundsatzes der Sparsamkeit und
Wirtschaftlichkeit zum beantragten Zeitpunkt erforderlich sind. Darüber hinaus wird die
zweckentsprechende Verwendung zugesichert und es wird erklärt, dass der ermittelte
Bedarf aus den vorhandenen Beständen nicht gedeckt bzw. anderweitig
ausgeliehen/mitbenutzt werden kann. Das gilt auch für Ist-geräte- und
Softwarebeschaffungen.
Die technische Entwicklung des PC-Marktes wird ständig vom HRZ und der
Beschaffungsstelle beobachtet. Je nach Fortgang der Entwicklung werden 2 – 3 mal pro
Jahr förmliche Ausschreibungen von der Beschaffungsstelle durchgeführt. Die
Ausschreibungen basieren auf Vorgaben des HRZ. Einbezogen werden Komponenten, die
sich in der Vergangenheit bewährt haben bzw. deren Weiterentwicklungen, die im Vorfeld
vom HRZ getestet werden. Ausgeschrieben werden PC-Grundmodelle, die durch
vorgegebene variable Komponenten ergänzt werden. An der Ausschreibung werden
ausschließlich örtliche Händler beteiligt. Diese Vorgehensweise hat sich im Hinblick auf die
kurzen Wege bei den Lieferungen sowie auf den schnellen Service bei Reklamationen für
alle Beteiligten bewährt.
Durch die Standardisierung des Verfahrens wird ein günstiger Beschaffungspreis erzielt.
Die Händler kennen die üblicherweise eingesetzten Komponenten und können zu
günstigeren Konditionen einkaufen und liefern. Das HRZ kennt die in die PC eingebauten
Komponenten und kann so die Anwender effektiv unterstützen.
Die Händler senden der Beschaffungsstelle regelmäßige Updates der Preislisten. Die Preise
sind in Listenform aufbereitet und werden bei Bedarf an die Kostenstellen weitergeleitet.
Aus den Preislisten kann von den Kostenstellen direkt ein Preisvergleich erstellt und eine
Beschaffung ohne weitere Angebotseinholung eingeleitet werden. Diese praktizierte
Verfahren hat sich seit Jahren bewährt.
Beschaffungen mit einem größeren Volumen, wie z.B. Pools, Router, Switches werden nach
dem Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit darüber hinaus gesondert
ausgeschrieben, um wirtschaftliche Ergebnisse zu erzielen.

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Eine längerfristige und globale Bedarfsermittlung für einheitliche Gerätekomponenten ist
kaum möglich. Aufgrund der unterschiedlichsten Aufgaben und Nutzungseinsätze in der
Wissenschaft und Forschung an Hochschule ist insbesondere im IT-Bereich oft eine
kurzfristige Beschaffung mit individuellen Gerätekonfigurationen unabdingbar. Das
Siegener Verfahren wird diesem Anspruch dadurch gerecht, dass es die Beschaffung von
den Aufgaben entsprechenden speziellen Gerätekonfigurationen erlaubt; andererseits wird
durch die teilweise vorgegebene Standardisierung ein bedeutendes wirtschaftliches
Ergebnis bei der Beschaffung von IT-Geräten erzielt.
Wegen der engen Preiskalkulation in der EDV-Branche bestehen in der Regel aber auch
keine wesentlichen Preisunterschiede zwischen Einzel- und Sammelbeschaffungen.
5.6.4) Software
Die Beschaffung der gesamten Standard-Software, die an der Hochschule im Einsatz ist,
wird über Rahmenverträge oder Landeslizenzen durch das Hochschulrechenzentrum über
Distributoren abgewickelt. Dies funktioniert mit minimalem Personalaufwand gut und
effizient.
Basis für eine ordnungsgemäße Inventarisierung und Bewirtschaftung von
Softwarelizenzen ist die exakte Erfassung der aktuell pro PC installierten bzw. der von
dort aus genutzten Software. Nur so ist die genaue Anzahl der gegenwärtig benötigten
Lizenzen ermittelbar. Alle Softwarepakete, die im Hochschulrechenzentrum (auf allgemein
zugänglichen Servern oder PCs etwa in HRZ-CIP-Räumen bzw. PCs der Mitarbeiter) und
vom EDV-Dezernat (für die ZV) eingesetzt werden, sind auf korrekte Lizenznutzung
überprüft und festgehalten. Im Bereich der Zentralverwaltung wird die Erfassung der
installierten Software künftig über einen MS System Management Server erfolgen,
wodurch automatisch auf fehlende bzw. zu viel erworbene Lizenzen hingewiesen wird.
Die Feststellung, welche Software auf welchem Rechner legal oder illegal eingesetzt wird,
ist praktisch auch deshalb kaum möglich, weil z. B. bei den Distributoren alle von der
Hochschule bezogenen Software-Pakete dieselbe Lizenznummer haben (MS-Select-
Vertrag).
Eine ordnungsgemäße und korrekte Lizenznutzung kann nur durch die Einführung eines
zentralen Lizenzmanagements für diese Bereiche sichergestellt werden. Dies bedingt
allerdings einen erheblichen organisatorischen, personellen und finanziellen Aufwand.

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