Kostenmanagement - Expense Reduction Analysts

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Kunden-Interview uhlsport: „Für mich ist wichtig, schon vor Abschluss des Beraterauftrags die künftigen Projektmitarbeiter gesehen und gesprochen zu haben.“ D ie uhlsport GmbH steht mit ihren 3 Marken „uhlsport“ für Fußball, „Kempa“ für Handball und „Spalding“ für Basketball für Teamsport pur. Insbesondere im Bereich Torwarthandschuhe und Torwartausrüstungen ist uhlsport eines der führenden Unternehmen weltweit. Für den Balinger Sportartikelhersteller arbeiten gut 200 Mitarbeiter europaweit, die einen Jahresumsatz von knapp 60 Millionen Euro erwirtschaften. Die uhlsport GmbH wird bei Expense Reduction Analysts vom Kundenmanager Andreas Ermantraut betreut. Kostenmanager: Sehr geehrter Herr Kuhl, welche Rolle spielt für Sie das Thema Beschaffung und wie sind Sie in diesem Bereich personell aufgestellt? Kuhl: Da wir selbst keine eigeneFertigunghaben, lassen wir – wie u n s e r e ganz großenWettbewerber auch – nahezu alle Produkte in Asien fertigen. Dies geschieht in ausgewählten Herstellerbetrieben nach unseren Designs und Qualitätsvorgaben. In den letzten Jahren hat der Preisdruck besonders im Teamsportgeschäft durch stetig steigende Rabatterwartungen und preisaggressive Direktanbieter deutlich zugenommen, andererseits sind die Ansprüche hinsichtlich social compliance und die gesetzlichen Vorgaben bezüglich Gefahrenstoffen („reach“) gestiegen. Dies sind die zusätzlichen Herausforderungen, denen sich unser Einkauf stellen muß. Nun ist uhlsport seit über 60 Jahren in diesem Umfeld tätig und mit einigen dieser Hersteller arbeiten wir seit über 20 Jahren zusammen. Es ist also Erfahrung im Haus, was sich auch bei den handelnden Personen widerspiegelt. Unser Leiter Einkauf ist seit über 20 Jahren bei uns und in diesem Metier tätig und auch der Logistikleiter hat über 20 Jahre Berufserfahrung. Die Einkaufsmannschaft wird darüber hinaus von einem „QS-Team“ mit 5 Mitarbeiterinnen hier am Standort in Balingen und 4 Inspektoren in Asien unterstützt. Alle Berei- che sind getrennt und direkt der Geschäftsführung unterstellt. Das Thema Beschaffung im allgemeinen und speziell die Einkaufspreise und Eingangsfrachten spielen bei uns eine existentielle Rolle. KM: Die meisten Unternehmen führen Kostensenkungsprogramme sehr regelmäßig durch. In welchen Abständen setzen Sie die eigene Kostenstruktur auf den Prüfstand und wie zufrieden sind Sie bisher mit den Resultaten? Kuhl: Aufgrund nicht zufriedenstellender Ergebnisse haben wir in den letzten Jahren laufend alle Kostenblöcke hinterfragt und sind mit zahlreichen Maßnahmen auch weit gekommen. So ist es uns in den letzten 4 Jahren gelungen, einen Großteil der Fixkosten deutlich zu senken, andererseits mußten wir die personellen Ressourcen ausbauen, um das hohe Umsatzwachstum der letzten beiden Jahre zu bewältigen. Ein großer Kostenblock in unserer Branche ist typischerweise Marketing/Sponsoring. Da ist die Diskussion über Sinn und richtige Gesamthöhe naturgemäß schwieriger als in anderen Bereichen. Aber auch hier haben wir das Controlling deutlich ausgebaut und können zumindest in Teilbereichen sagen, ob das Geld gut investiert ist. In vielen anderen Bereichen machen wir selbst halbjährlich Ausschreibungen oder holen uns externe Unterstützung dazu. KM: Eine Studie von Expense Reduction Analysts und der EBS Business School zeigt, dass die Ausgaben für IT, Energie, Instandhaltung, Marketing und Fuhrpark zu den wichtigsten Kategorien gehören. Was sind in Ihrem Unternehmen die wichtigen Kostenkategorien? Kuhl: Durch unsere Unternehmensstruktur mit Auftragsfertigung in Asien und einem Zentrallager in Deutschland, von dem aus auch die Kunden unserer Tochtergesellschaften in Frankreich, Spanien und Schweden beliefert werden, sind die Frachtkosten für Wareneingang und Warenausgang nach den Aufwendungen für Marketing und Sponsoring ein ganz großes Thema. Da wir u n s e r e Umsätze zu 2/3 im Ausland realisieren, trifft uns das Thema Frachtkosten noch mehr als unsere direkten Wettbewerber. Erst mit großem Abstand folgen dann die Kosten für IT, Fuhrpark oder die Energiekosten. KM: Um die Ausgaben im Frachtbereich nachhaltig zu senken, haben Sie auf externe Unterstützung zurückgegriffen. Wieso haben Sie sich für diesen Schritt entschieden und welche Vorteile hat die externe Unterstützung im Vergleich zu einer internen Lösung? Kuhl: Wir waren im 2. Quartal 2012 einem völlig unerwarteten Anstieg der Seefrachten gegenübergestellt. Es ging dabei um (ungeplante) Kostensteigerungen im Seefrachtbereich von über 40 %, die uns gerade am Beginn unserer Hauptsaison sehr schmerzlich getroffen haben. Aufgrund der Entwicklung der Weltwirtschaft und der damit zusammenhängenden Frachtaufkommen hatten wir eigentlich eher eine weitere Entspannung erwartet. Es musste also schnell eine Lösung her. Und das nicht nur im kosmetischen Bereich sondern es ging darum, mehrere hunderttausend Euro einzusparen. Das hat mich letztendlich bewogen, auf externe Hilfe zurückzugreifen. Wir waren damals mitten in der Hauptsaison und hatten für eine schnelle Ausschreibung in größerem Umfang kaum die Zeit. Zum zweiten sind wir bei unseren Anfragen an verschiedene Dienstleister in dieser Marktlage nicht wirklich zu den gewünschten Ergebnissen gekommen. Nachdem mir zusätzlich einige Logistikleiter anderer Unternehmen von zum Teil noch höheren Preissteigerungen im Seefrachtbereich berichtet haben, war ich so weit. Die Vor- teile sehe ich in unserem Fall somit in einer höheren „Marktmacht“, einer zeitlichen Entlastung für die eigene Mannschaft und einer extern erstellten umfassen- den Analyse der Ausgangssituation, die im Leistungsumfang der Berater enthalten war. Was würden Sie mit 19.7% Einsparungen machen? Zur Person Peter Kuhl: KM: Aus Ihrer Erfahrung: Was sind die wichtigsten Punkte, um die Zusammenarbeit mit einem externen Beratungshaus erfolgreich zu gestalten? Kuhl: Eine tiefgehende Analyse der Ausgangssituation und ein gemeinsames Verständnis des Anforderungsprofils nach dem Motto: „Was braucht der Kunden wirklich“ sind für mich die Grundvoraussetzungen. Ich bekomme fast jede Woche Angebote zur externen Unterstützung bei Kosteneinsparungen. Viele versprechen sogar – ohne die Details zu kennen – von vornherein verlockende Einsparungen. Das ist in den meisten Fällen aber unseriös. Daneben halte ich eine klare Honorarvereinbarung auf Basis messbarer Leistungsdaten für wichtig, um so spätere Streits zu vermeiden. Das ist bei erfolgsabhängigen Beraterhonoraren nicht immer ganz einfach. Und drittens ist es für mich wichtig, auch schon vor Abschluss des Beraterauftrags die später handelnden Fachleute gesehen und gesprochen zu haben. Es hilft nichts, wenn sie bis zum Vertragsabschluss einem Fachmann und Verkaufsprofi gegenübersitzen und das Projekt wird später dann von den Erstjahres- assistenten „durchgezogen.“ Peter Kuhl ist seit 2008 bei uhlsport und dort als Geschäftsführer für die Bereiche Finanzen, Einkauf, Logistik, QS und IT zuständig. Nach dem Studium der Wirtschaftswissenschaften hat er im Bankensektor und bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gearbeitet, wo er die Prüfung zum Steuerberater abgelegt hat. Bis zu seinem Eintritt bei uhlsport war er bei verschiedenen Unternehmen und Branchen als Geschäftsführer bzw. Finanzvorstand tätig.
Experten-Interview Zeitarbeit: „Es wird immer unterschätzt, wie viel Unternehmen sparen könnten, wenn sie ihre Auswahl besser spezifizieren würden.“ K ostenmanager: Zeitarbeit kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz – genießt allerdings nicht den besten Ruf. Wo gibt es für Unternehmen Einsparmöglichkeiten, die nicht zu Lasten der Leiharbeiter gehen? Simon: Zu Lasten der Mitarbeiter geht es nie, wenn Kosten in diesem Bereich gesenkt werden. Die reinen Lohnkosten einschließlich Nebenkosten betragen rund 75 % der Gesamtkosten, die ein Leiharbeiter ein Unternehmen kostet. Es sind vielmehr die sogenannten Thomas Beck war nach Ab- schluss seines Studiums als Betriebswirt (VWA) viele Jahre als Bereichsleiter Personal- und Sozialwesen tätig. Als Bereichsleiter und Mitglied der Geschäftsleitung hat er neben seiner Tätigkeit als HR-Generalist eine Vielzahl von Projekten im Personalwesen und angrenzenden Bereichen verantwortlich durchgeführt. Unterstützt Unternehmen, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern – in über 30 Ländern. find extra profit Die Experten: Regie- und Ablaufkosten, die wir betrachten. Beck: Es ist in der Tat so, dass man die fixen Kosten, die das Zeitarbeitsunternehmen hat – die Regiekosten – senken kann. Zudem können Unternehmen die Kosten für die Auswahl der Zeitarbeiter deutlich senken. Oftmals läuft der Anfrageprozess vom Meister über Abteilungsleitung und Geschäftsführung zur Personalabteilung und von dort zur Zeitarbeitsfirma. Beim Auswahlprozess wird der ausgewählte Arbeiter dann bei allen Beteiligten vorstellig. Diesen Robert Simon arbeitete nach seinem Studium zum Dipl. Betriebswirt (FH) mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen und Controlling in Führungspositionen im Personal- und Finanz- bzw. Rechnungswesen. In seiner anschließenden Selbständigkeit baute er zwei Unternehmen auf, eines im Bereich Erwachsenenbildung /Training /Personalberatung und später ein weiteres im Bereich Arbeitnehmerüberlassung und industrielle Lohnfertigung. info-germany@expensereduction.com www.expensereduction.com Prozess kann man deutlich zusammenfassen und damit Zeit und Geld sparen. KM: Neben der Organisation des Auswahlprozesses – welche weiteren Möglichkeiten haben Unternehmen, Leiharbeiter effektiver einzusetzen? Simon: Es wird immer unterschätzt, wie viele Ausgaben Unternehmen senken könnten, wenn sie ihre Auswahl besser spezifizieren würden. Es macht zum Beispiel einen großen Unterschied, ob man für eine relativ einfache Arbeit einen Facharbeiter oder Helfer auswählt. Auch schicken Unternehmen oftmals Leiharbeiter durch etliche Abteilungen, damit sie möglichst viel machen könnten. Dadurch sind die Leiharbeiter erst nach einiger Zeit in der Lage, komplett selbstständig zu arbeiten. Allerdings beträgt die durchschnittliche Verweildauer von Leiharbeitern im Unternehmen weniger als sechs Monate. Dass heißt, Unternehmen sollten die Zeit der Leiharbeiter effektiver nutzen. Beck: Es gibt darüber noch einen weiteren Aspekt. Ein großer Kostenblock entsteht durch Fehlzeiten, Krankheitstage und Ablösezahlungen. Alle drei Bereiche können Unternehmen mitunter deutlich senken. Unternehmen sollten sich daher sehr genau anschauen, mit welchen Zeitarbeitsunternehmen sie zusammenarbeiten wollen. KM: Es ist immer wieder in den Medien zu lesen, dass es Tarifverträge in der Leiharbeitsbranche gibt. Was müssen Unternehmen beachten und für welche Bereiche gelten diese? Simon: Zeitarbeitsunternehmen müssen Tarifverträge anwenden, wenn sie der Equal-Pay-Regelung, Vorankündigung Buch: Effektives Gemeinkostenmanagement Best-Practice-Beispiele erfolgreicher Unternehmen G emeinkosten sind meistens nicht im direkten Fokus von Managern – durchaus vorhandene erhebliche Einsparpotenziale in diesen Bereichen werden oftmals übersehen. In diesem Fachbuch beschreiben Experten aus Wissenschaft, Unternehmenspraxis und Beratung, wie Unternehmen ihre Gemeinkosten effektiv steuern und die Kostenstruktur nachhaltig verbessern können. Dabei werden u.a. erfolgreiche Praxisbeispiele aus den Unternehmen Heidelberger Druckmaschinen AG, Otto Group, Commerzbank-Arena Frankfurt und AVL Deutschland GmbH vorgestellt. Welche Faktoren beeinflussen die Entwicklung von Gemeinkosten? Was sind die Erfolgsfaktoren einer effizienten Gemeinkostensteuerung? Wie lassen sich Energie-, Logistik- oder Reisekosten optimieren? die das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz vorschreibt, entgehen möchten. Hinzu kommen aktuell Tarifverträge, die zu einer gestaffelten Lohnangleichung zwischen Leiharbeitern und Festangestellten führen sollen. Diese Branchentarifverträge sind ein sehr schwer zu überblickendes Feld. Oftmals sind sich selbst die Experten nicht hundertprozentig sicher, ob ein ausgehandelter Branchentarifvertrag auch für sie gilt, weil bestimmte Branchen davon ausgenommen sind. Einige Branchen sind aktuell noch nicht betroffen, weil beispielsweise die Verhandlungen noch laufen. Dennoch wird ein Branchentarifvertrag vom Zeitarbeitsunternehmen genommen, um auf der sicheren Seite zu sein. Bisher gibt es Tarifverträge für die Branchen Metall- und Elektroindustrie, Chemie, Kunststoff und Eisenbahn, die besagen, dass die Löhne der Leiharbeiter gestaffelt bis maximal zum Referenzlohn abzüglich 10 % steigen. Der Referenzlohn ist der Lohn, den ein im Kundenbetrieb Wie kann mit Hilfe der Prozesskostenrechnung Transparenz bei der Kostenverursachung erreicht werden? Wie können betroffene Mitarbeiter bei Kostensenkungsprojekten eingebunden und zur konstruktiven Mitarbeit motiviert werden? Wie kann man durch den Einsatz elektronischer Tools die Beschaffungskosten senken? Herausgeber sind Dr. Ronald Gleich von der EBS Business School in Oestrich Winkel und Fred Marfleet, Gründer und Vorsitzender der Beschaffungs- und Kostenmanagement-Beratung Expense Reduction Analysts. Das Buch erscheint im November 2012 im Haufe-Verlag. fest angestellter vergleichbarer Mitarbeiter verdient. Hier liegen die Probleme: welcher Branchenzuschlagstarif gilt und wie ermittle ich rechtssicher den Referenzlohn? KM: Neben der flexiblen Beschaffung von Mitarbeitern, welche weiteren Vorteile haben Unternehmen, um auf Zeitarbeitsfirmen zurückzugreifen? Beck: Zeitarbeitsfirmen können in der Regel nicht nur Zeitarbeiter, sondern auch Facharbeiter in dauerhafteBeschäftigungsverhältnisse vermitteln. Besonders in Zeiten eines andauernden Fachkräftemangels ist dies ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Unternehmen können hierbei auf die HR-Expertise der Zeitarbeitsunternehmen zurückgreifen. Allerdings können wir auch noch weitere Wege aufzeigen, das Fachkräfteproblem zu lösen. KM: Gibt es neben Zeitarbeit noch weitere Möglichkeiten, wie sich Unternehmen personaltechnisch flexibel auf sich veränderte Rahmenbedingungen und Auftragslagen einzustellen können? Simon: Eine Alternative zur Zeitarbeit, über die Unternehmen nachdenken könnten, ist die Auslagerung von Prozessen auf Basis von Werkverträgen. Allerdings müssen Unternehmen dann etliche strategische und rechtliche Fallstricke beachten, die bei Nichtbeachtung mitunter sehr teuer sind und die eingesparten Gelder um ein Vielfaches „auffressen“ würden. Um hier nur ein Beispiel zu nennen: Die Arbeitnehmer über Werkvertrag müssen klar und offensichtlich erkennbar von der Stammbelegschaft zu unterscheiden und nicht in den Betriebsablauf des Kundenbetriebs eingebunden sein. Ansonsten besteht die Gefahr, die zur rückdatierten Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und weiteren arbeitsrechtlichen Problemen führen kann.
Seite 1: In dieser Ausgabe: - Kunden-Intervi

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