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Dialogbasierte Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
Von den manuellen Vorlagen zu Self-Service-Dokumenten<br />
Christian Reemts<br />
Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse<br />
Frankfurt, September 2007
Christian Reemts<br />
Zentraler Stab Personal<br />
Systeme & Prozesse, Basisanwendungen<br />
Commerzbank AG<br />
Frankfurt am Main<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
4<br />
7 - 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
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7 – 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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„Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
- größere Kundennähe<br />
- strategische Beratung<br />
- weniger Administration<br />
- mo<strong>der</strong>nere Produkte<br />
- kreativere Lösungen<br />
- stärkere Automatisierung durch den Einsatz mo<strong>der</strong>ner<br />
• stärkere Automatisierung<br />
Technologien<br />
durch Einsatz mo<strong>der</strong>ner Technologien<br />
• effizientere Strukturen und Prozesse<br />
- effizientere Strukturen und Prozesse<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
- Konzentration auf unsere Kernkompetenzen<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
4 – 8<br />
7 - 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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Ergebnisse <strong>der</strong> Experteninterviews<br />
„Um einen Brief zu<br />
erstellen, muss ich Daten<br />
in SAP und später noch<br />
einmal im Brief eingeben.<br />
Da passieren häufig<br />
Fehler.“<br />
Datenquelle<br />
Qualitätssicherung<br />
„Ich weiß nie, welche<br />
Vorlage richtig und aktuell<br />
ist.“<br />
„Ich bin oft unsicher,<br />
welchen Text ich<br />
verwenden soll. Es gibt<br />
einfach zu viele Varianten.“<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
Typische Problemstellung<br />
Das Erstellen von individueller Korrespondenz und Dokumenten im Tagesgeschäft birgt vielfältige Stolpersteine<br />
Texte und<br />
Vorlagen<br />
„Für eine Vertragsbearbeitung<br />
suche ich<br />
einen ähnlichen Vertrag,<br />
kopiere ihn, lösche<br />
Passagen und schreibe<br />
neuen Text dazu - richtig<br />
ist er nie beim ersten Mal.“<br />
Erstellungsprozess<br />
„Archivierte Briefe meiner<br />
Kollegen und Kolleginnen<br />
find ich oft nicht, da je<strong>der</strong><br />
seine eigene Ablagesystematik<br />
hat.“<br />
Archivierung<br />
„Alle Briefe müssen von mir Korrektur gelesen werden. Lei<strong>der</strong> muss ich Briefe oft wegen<br />
fehlerhaftem Inhalt o<strong>der</strong> Layout zurückgeben.“ „Für die Überprüfung von Briefen<br />
investiere ich zu viel Zeit. Das muss doch besser gehen!“<br />
Sind Medien- und Prozessbrüche als Fehlerquellen in <strong>der</strong> Dokumentenerstellung unvermeidlich?<br />
7
Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
1 Ausgangsbasis<br />
Problemfel<strong>der</strong> SAP R/3 HR<br />
Standardschnittstelle<br />
2<br />
• Ca. 120 Vorlagen in MS Word<br />
• Fachliche Anfor<strong>der</strong>ungen führten zu sehr<br />
komplexen Vorlagen mit weit über 2.000<br />
• Keine Anbindung <strong>der</strong> Vorlagen an SAP R/3 HR<br />
unterschiedlichen Ausprägungen.<br />
• Abhängigkeit durch Fremdvergabe <strong>der</strong><br />
Programmierung<br />
• Releaseabhängigkeit<br />
3<br />
Prozessorientierung<br />
• Am Anfang steht die Datenerfassung.<br />
• Eine mehrfache Datenerfassung entfällt.<br />
• Zum Ende <strong>der</strong> Prozessbearbeitung in SAP R/3 HR<br />
wird in <strong>der</strong> Regel ein Dokument (Brief,<br />
Arbeitsvertrag etc.) generiert<br />
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• Hoher administrativer Aufwand (Einzelpflege)<br />
• Es mussten ALLE notwendigen Serienbrieffel<strong>der</strong><br />
aus SAP an JEDE Vorlage übergeben werden<br />
• Neue MS Office-Version stand bevor.<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
• Datenanbindung an SAP<br />
• Einfache Administration & Flexibilität<br />
• Bearbeitung von entworfenen Dokumenten<br />
• Ablage innerhalb von SAP R/3 HR<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
4 – 8<br />
7 - 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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Anfor<strong>der</strong>ungen an <strong>ESCRIBA</strong> - nach Interessengruppen<br />
Management Anwen<strong>der</strong> IT-Administration<br />
Effiziente, qualitätsgesicherte an den<br />
Bedürfnissen <strong>der</strong> Kunden und/ o<strong>der</strong><br />
Mitarbeiter ausgerichtete Erstellung von<br />
Schriftgut<br />
Reduktion von und Transparenz über<br />
bilanzielle Risiken<br />
Materielle Rechtssicherheit<br />
Zertifizierte Datenströme<br />
Testierte Systeme<br />
Beitrag zu strategischen Focusthemen<br />
Shared Service Center Personal<br />
Ticketsysteme (CIS, EIC)<br />
Mitarbeiterportal<br />
ESS / MSS Szenarien<br />
Elektronische Personalakte<br />
Digitale Signatur<br />
Organisatorische Effizienz<br />
Arbeitsteilung (CI, Grundsatz,<br />
Administration, IT)<br />
Verankerung von Prozessen<br />
Flächendecken<strong>der</strong> Einsatz<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
Endanwen<strong>der</strong> (Sachbearbeiter)<br />
Arbeitserleichterung<br />
(Formularbasierte Abfragen)<br />
Sicherheit in Bezug auf<br />
Qualität, Aktualität und Vollständigkeit<br />
<strong>der</strong> Vorlagen<br />
Administratoren (Fachexperten)<br />
Einfache Bedienbarkeit mit<br />
graphischer Benutzeroberfläche<br />
(keine Programmierkenntnisse)<br />
Wie<strong>der</strong>verwendbarkeit aller Objekte<br />
(Textbausteine, Vorlagen, etc.)<br />
Übersicht und Transparenz über alle<br />
Elemente (Ablagehierarchie,<br />
Beziehungshierarchie, Vorschau)<br />
Unabhängigkeit von <strong>der</strong> IT Seite<br />
Arbeitsteilige Bearbeitung<br />
Berechtigungskonzept<br />
Integration / Pflege<br />
Stabile, abstrakte Schnittstellen<br />
(flache Standard SAP<br />
Schnittstellen)<br />
Release Stabilität in Bezug auf<br />
ERP (SAP Standard) und<br />
Betriebssystems (Client / Server)<br />
Datenbankunabhängigkeit<br />
(Abstrakte ANSI SQL Schnittstelle)<br />
Mo<strong>der</strong>nste Integrationstechnik<br />
(BPML / Netweaver)<br />
Single Sign On / LDAP<br />
Betrieb / Sicherheit<br />
Skalierbares Hochverfügbarkeitssystem<br />
(Redundante<br />
Auslegung, Multiprozessor- und<br />
Clusterfähig)<br />
Single Platform-Strategie<br />
(Applikationsserver J2EE / J2ES)<br />
Internet Banking Standard<br />
SSL / 64BSec<br />
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Escriba-Nutzer<br />
ZPA Personalberatung<br />
Corporate &<br />
Investment Banking<br />
Corporate Banking<br />
Investment Banking<br />
und Ausland<br />
Foreign Entities &<br />
Expatriates<br />
ZPA Personalberatung<br />
Private Kunden &<br />
Asset Management<br />
Private Kunden<br />
(Süd/Ost)<br />
Private Kunden<br />
(Nord/West)<br />
Zentrale Stäbe &<br />
Kredit<br />
HR London Berufsausbildung<br />
Collegium Glashütten<br />
ZPA Personalberatung<br />
Konzernsteuerung &<br />
Services<br />
Konzernsteuerung &<br />
Services<br />
Services<br />
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ZPA Leitung<br />
ZPA Personalservice<br />
Administration<br />
Gehaltsabrechnung<br />
& Pensionsservice<br />
Standardisierung &<br />
Qualitätssicherung<br />
Personal Direkt<br />
ZPA Grundsatz<br />
& Personalpolitik<br />
Compensation<br />
& Benefits<br />
Arbeitnehmervertretungen<br />
Politik &<br />
Marketing<br />
Diversity<br />
ZPA Office<br />
ZPA Systeme<br />
& Prozesse<br />
Basisanwendungen<br />
Portale<br />
Prozesse<br />
Auswertungen<br />
ZPA Management<br />
Development<br />
Key Accounts<br />
Produktdesign &<br />
Konzepte<br />
Training &<br />
Change Management<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
4 – 8<br />
7 - 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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Dokumentenerzeugung<br />
ERP-Schnittstelle (SAP)<br />
ERP<br />
Push<br />
IT-Mitarbeiter<br />
Pull<br />
<strong>ESCRIBA</strong><br />
Verknüpfungen<br />
• Datenfel<strong>der</strong> und Berechtigungen<br />
ziehen: Bidirektionale<br />
Schnittstelle<br />
• Datenfel<strong>der</strong> umbenennen<br />
und kommentieren<br />
• Anbindung <strong>der</strong><br />
kontextsensitiven<br />
Dokumententypen und<br />
Dokumentenbausteine<br />
• Fallspezifische<br />
Anpassung <strong>der</strong><br />
gesamten Vorlage<br />
Daten verfügbar machen<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
Kopfzeile<br />
Vertragskopf<br />
Haupttext<br />
Fußzeile<br />
Administration Produktion<br />
Objektverwaltung<br />
Kopfzeile<br />
Haupttext<br />
Fußzeile<br />
Kopfzeile<br />
Haupttext<br />
VertragsunterVertragsunterzeichnerzeichner Fußzeile<br />
• Auswahl von<br />
„Schnittmustern“<br />
• Anlegen <strong>der</strong><br />
Dokumententypen<br />
• Anlegen <strong>der</strong> Texte und<br />
Formate („Bausteine“)<br />
• Anlegen von Varianten<br />
(„Weichen“) und<br />
Berechnungen<br />
• Preview des fertigen<br />
Dokuments in<br />
n-Ausprägungen<br />
Kompetente Fachkraft Sachbearbeiter<br />
Integrierte<br />
Qualitätssicherung<br />
• Überführung <strong>der</strong><br />
Dokumentenstruktur in<br />
Assistenten-Bausteine<br />
• Gültigkeitszeiträume<br />
festlegen<br />
• Berechtigungen /<br />
Freigabeverfahren<br />
• Sperrung<br />
rechtsrelevanter<br />
Passagen<br />
• Prüfung <strong>der</strong><br />
Assistentenabfragen<br />
Assistenten<br />
Schritt 1<br />
Welche Unterlagen wurden<br />
eingereicht?<br />
Bewerbungsfoto<br />
Lebenslauf<br />
Zeugnis des letzten Arbeitgebers<br />
Versteckte Information<br />
Sind die Unterlagen vollständig?<br />
ja nein<br />
Schritt 2<br />
An wen sollen die Unterlagen gerichtet<br />
werden?<br />
Name Fr. Müller<br />
Telefon +49 030-123456<br />
Datum 31.07.2004<br />
• Kontextsensitive<br />
Abfragen<br />
• Sind alle Daten<br />
vorhanden und<br />
eindeutig, wird kein<br />
Dialog geschaltet<br />
• Sind Daten unvollständig<br />
o<strong>der</strong> nicht eindeutig,<br />
werden dynamische<br />
Abfragen geschaltet<br />
Dokumente strukturieren Assistenten ableiten Assistenten abspulen<br />
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Dokumentenaufbau<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
4 – 8<br />
7 - 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
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Inhaltsverzeichnis / Agenda<br />
1. „Neuausrichtung des Personalbereichs“<br />
2. Ausgangsbasis Schriftverkehr<br />
3. Escriba - Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
4. Dokumentenerzeugung mit Escriba<br />
5. Systemdemo<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
4 – 8<br />
7 - 8<br />
10 - 11<br />
13 - 14<br />
6. Ausblick 18<br />
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Ausblick<br />
• externe Anlagen (�)<br />
• Serienbriefe (�)<br />
• Barcode<br />
• ESS-Web-Dokumente<br />
• Anbindung <strong>der</strong> e-Akte<br />
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit<br />
Christian Reemts, Zentraler Stab Personal, Systeme & Prozesse, September 2007<br />
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