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KMU-Lehrgang Outsourcing Der Begriff Outsourcing (englisch für «heraus» und «Quelle») beschreibt die Auslagerung oder Vergabe von Unternehmensaufgaben resp. Produktionsschritten an spezialisierte Drittunternehmen. Verträge fi xieren die Dauer und die Art der Leistung, die outgesourced wird. Ursprünglich haben Firmen ihre IT-Infrastruktur oder IT-intensive Prozesse ausgelagert. Heute kann sich Outsourcing auf jegliche Auslagerung von Funktionen oder Aktivitäten beziehen. Grundsätzliches Ziel des Outsourcings ist, Wettbewerbsvorteile gegenüber den Konkurrenten zu erlangen oder zu sichern, indem sich die Firma auf das Wesentliche konzentriert und schwache Bereiche auslagert. Wer outsourced, folgt dem Leitsatz «Tun Sie, was Sie am besten können, outsourcen Sie den Rest». Wenn Sie feststellen möchten, ob auch in Ihrer Firma gewisse Aktivitäten ausgelagert werden könnten, sollten Sie in den nachstehenden Abschnitten die Gründe für Outsourcing studieren, sich mit den verschiedenen Formen von Outsourcing befassen und sich die Risiken vor Augen führen, vor denen Sie sich beim Auslagern in Acht nehmen sollten. Bringen Sie zum Schluss Ihr Wissen über Outsourcing mit den Komponenten der Wertschöpfungskette der Produkte oder Dienstleistungen Ihrer Firma in Verbindung, um zu beurteilen, wo es in Ihrem Unternehmen Möglichkeiten für die Auslagerung bestimmter Aktivitäten geben könnte. 1. Gründe für Outsourcing Als Unternehmer können Sie beispielsweise aufgrund einer strategischen Neuausrichtung Ihrer Firma vor dem Entscheid stehen, zwischen Buy (Kauf einer Firma, eines Geschäftsbereichs), Make (selber machen, also bestehende Ressourcen und Fähigkeiten intern ausbauen) oder Let Make (machen lassen, schwache Bereiche outsourcen) wählen zu müssen. Wenn Sie sich für Outsourcing entscheiden, tun Sie dies wahrscheinlich aus folgenden Gründen: Hauptgründe für Outsourcing • In Ihrer Firma mangelt es an einer spezifi schen Ressource, an gewissen Fähigkeiten oder an qualifi zierten Mitarbeitern. Sie übergeben die Erfüllung der fraglichen Aufgabe einem spezialisierten Dritten, der sie effektiver ausführen kann. • Sie wollen laufende Kosten reduzieren und geben gewisse Tätigkeiten an eine Drittfi rma weiter, die wirtschaftlicher arbeitet, als Sie es können. • Ihre Firma möchte Investitionskosten vermeiden, indem sie die bereits vorhandene Infrastruktur einer Drittfi rma optimal nutzt (z.B. können Investi- Powered by Seite 2 tionen in Software, Hardware, neue Technologien eingespart werden). • Ihr Unternehmen ist zu klein und erreicht die kritische Grösse für eine bestimmte Tätigkeit nicht. • Ihr Unternehmen will eine hohe Mittelbindung vermeiden (bilanztechnische Gründe, Finanzierungsgründe). • Ihr Unternehmen wächst sehr schnell und will sich nicht den zeitraubenden Aufbau eigener Infrastruktur oder Prozesse zumuten. • Sie wollen eine schnellere Reaktion auf interne und externe Veränderungen. Da gewisse Aktivitäten nicht erst aufgebaut werden müssen, sondern durch Outsourcing quasi sofort durchgeführt werden können, wenden Sie sich an eine Drittfi rma. • Ihre Firma will sich auf ihre Stärken und auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und dadurch eine höhere Leistung für ihre Kunden erbringen. • Geschäftsprozesse sollen im Unternehmen rationalisiert werden. • Ihre Firma will die Qualität einer bestimmten Aktivität verbessern, indem sie sie an Spezialisten überträgt. • Sie möchten Managementkapazitäten freisetzen und geben einen gewissen «Ballast» nach aussen weiter. Bisweilen nutzen Unternehmen das Outsourcing zum gleichzeitigen Offshoring, um Arbeitsplätze von ihren ursprünglichen an kostengünstigere Standorte – in der Regel in Niedriglohnländer – zu verlegen. Ein Beispiel hierfür ist die Auslagerung der IT-Softwareentwicklung nach Indien oder Osteuropa. 2. Arten des Outsourcings Wenn Sie eine Unternehmensaktivität als potenziellen Outsourcing-Kandidaten identifi ziert haben, können Sie sich mit der geeigneten Form der Auslagerung auseinandersetzen. Hier aufgeführt fi nden Sie eine Auswahl; weitere Spielformen sind je nach Unternehmens-situation denkbar. Externes Outsourcing: Sie gliedern einen Tätigkeitsbereich aus Ihrem Unternehmen aus und vergeben die Auftragserfüllung an Dritte. Wenn Sie dabei die bisher bestehenden eigenen Kapazitäten stilllegen, spricht man von «klassischem» Outsourcing. Externes Outsourcing geht jedoch häufi g auch einher mit einer Übernahme der Arbeitsverhältnisse und der betrieblichen Infrastruktur durch den Dritten.
KMU-Lehrgang Outsourcing Komplett- und Modul-Outsourcing: Sie können den Umfang der Auslagerung einer Tätigkeit bestimmen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Aufgabe vollständig auf einen Dritten zu übertragen (z.B. den Einkauf), spricht man von Komplett- oder totalem Outsourcing. Soll nur ein Ausschnitt eines Tätigkeitsbereiches vergeben werden (z.B. der Transport), handelt es sich um Modul- oder partielles Outsourcing. Management Buy-Out: Ein Tätigkeitsbereich des Unternehmens wird verselbstständigt, indem bisherige Mitarbeiter den Bereich aufkaufen und selbstständig weiterführen. Es handelt sich dabei um eine besondere Erscheinungsform von externem Outsourcing. Internes Outsourcing: Dieses eignet sich eher für Konzerne. Denn internes Outsourcing vollzieht sich durch eine Änderung der Organisationsstrukturen innerhalb des Unternehmens. Typischerweise wird die betroffene Aufgabe an ein anderes, rechtlich selbstständiges Unternehmen im Konzernverbund vergeben. Es kann sich zum Beispiel um die Übertragung der Datenverarbeitung und anderer übergreifender Dienstleistungen an eine Tochtergesellschaft des Konzerns handeln. Beteiligungs-Outsourcing: Es handelt sich um eine Variante des internen Outsourcings und besteht in der Gründung einer Beteiligungsgesellschaft, auf die einzelne Tätigkeitsbereiche übertragen werden. An dieser Gesellschaft können sich auch Kunden des Unternehmens wirtschaftlich beteiligen. Dadurch wird eine stärkere Kundenbindung erreicht. Projekt-Outsourcing (Outtasking): Während das Outsourcing im eigentlichen Sinne auf die dauerhafte Auslagerung einer Tätigkeit abzielt, handelt es sich um Projekt-Outsourcing oder Outtasking, wenn Sie nur ein bestimmtes, zeitlich begrenztes Projekt an Dritte vergeben wollen. Übergangs-Outsourcing: Sie entscheiden sich hierbei für eine nur kurzzeitige, vorübergehende Aufgabenauslagerung. Inhouse Outsourcing: Davon spricht man, wenn die Tätigkeit weiterhin in Ihrem Betrieb bleibt, aber nicht durch eigene Mitarbeiter, sondern durch Dritte durchgeführt wird. Powered by Seite 3 3. Risiken des Outsourcings Auch beim Outsourcing gilt: Nicht alles, was glänzt, ist Gold. Nebst den geschilderten Chancen, können auch Gefahren im Outsourcing lauern: • Nehmen Sie eine minutiöse Kostenanalyse vor, d.h. vergleichen Sie die bestehenden Kosten mit den Kosten des Outsourcings. Dabei dürfen Sie sich nicht auf die Produktionskosten für den ausgelagerten Prozess beschränken, sondern müssen alle relevanten Kosten einbeziehen, die mit der Auslagerungsentscheidung verbunden sind. Berücksichtigen Sie z.B. Aspekte wie Qualitätsunterschiede, Unterschiede in der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter oder Auswirkungen auf Ihre langfristige Unternehmensstrategie. Eine Auslagerung aufgrund kurzfristiger Kosteneinsparungen oder vorübergehender Kapazitätsengpässen könnte sich als sehr teure Übung herausstellen. • Durch Outsourcing können neue, auch versteckte Kosten entstehen, wie Planungs-, Anpassungs- und Kontrollkosten. Planungskosten beinhalten die im Vorfeld der Outsourcing-Massnahme entstehenden Kosten für die Suche nach möglichen Partnern und die Vertragsanbahnung. Anpassungskosten umfassen alle Kosten für die Einbindung des externen Anbieters in die bestehenden Betriebsabläufe. Die Überwachung der ordnungsgemässen Aufgabenerfüllung durch den externen Anbieter verursacht schliesslich Kontrollkosten. • Wenn Sie Schlüsseltätigkeiten auslagern, begeben Sie sich in eine bedeutende Abhängigkeit von einem Drittunternehmen. • Der Schutz Ihres Know-hows bei der Vergabe von Leistungen an Dritte könnte eventuell gefährdet sein. • Sie können die Qualität der ausgelagerten Tätigkeiten nur indirekt beeinfl ussen. • Gegenüber den Mitarbeitern externer Anbieter können Sie in der Regel keinen direkten Einfl uss als Chef nehmen. • Der informelle Kontakt, der oftmals zwischen verschiedenen Bereichen eines Betriebes besteht und der eine wichtige Quelle für neue Ideen für Verbesserungen sein kann, wird beim Outsourcing gekappt. • Der Aufwand für die Kommunikation und Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrer Outsourcing-Firma kann sehr gross sein. Vor allem wenn keine sorgfältige, langfristige Konzeption mit klar defi nierten Prozessen und Aufgabenteilung mit dem Partner besteht. • Externe Dienstleister stehen prinzipiell auch Ihren Konkurrenten zur Verfügung. Dadurch kann es gerade in einem zentralen Tätigkeitsgebiet schwer werden, sich im Wettbewerb zu differenzieren.
Seite 1: KMU-Lehrgang Outsourcing Fit for KM

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