InfoStore for iSeries - adeon

Solitas Informatik AG
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Solitas
www.solitas.com ©
InfoStore for iSeries
Produktbeschreibung

InfoStore. Documents unlimited.
Ob Sie es Document-, Content- oder Knowledge-Management
nennen, ob für Workflow oder Archivierung - InfoStore sorgt für
schnelle Prozesse. Suchen, Finden, Zusammenstellen kompletter
Vorgänge, kurzfristige Analysen von Geschäftsprozessen -
InfoStore überzeugt. Auch bei Anwendungen in der Kundenbetreuung.
Die Entscheidung für InfoStore von Solitas ist immer auch
eine Entscheidung für mehr Sicherheit und Transparenz,
für mehr Zuverlässigkeit und Effizienz. Denn die Nr. 1
im Markt für Enterprise Document Management auf IBM
iSeries zu sein, bedeutet, etwas von der Sache zu verstehen.
Nutzen Sie unsere Erfahrung, setzen Sie auf Investitions-
sicherheit. Unterschiedliche IT-Umgebungen, ERP-Systeme oder
hochspezialisierte Branchenlösungen - InfoStore integriert
sich und passt sich Ihren individuellen Anforderungen an.
InfoStore bietet Ihnen mehr als eine deutlich effizientere
Verwaltung: Mit InfoStore sichern Sie die Infrastruktur Ihrer
Informationsprozesse.
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InfoStore for iSeries
InfoStore Enterprise Document Management Seite 06
Repository
Document Management, Archiving, Optical Media Seite 08
Document & Content
Windows Desktop Applications Seite 10
InfoStore WindowsRetrieval Seite 10
Document Desktop Services Seite 12
InfoStore DocumentViewer Seite 12
InfoStore MailFiler Seite 12
InfoStore FileIt Seite 13
InfoStore PrintMonitor Seite 13
InfoStore Office-Integration Seite 13
Workflow Seite 14
InfoStore TaskLink Seite 14
Notes Solutions Seite 16
InfoStore NotesRetrieval Seite 16
InfoStore MailFiler for Notes Seite 16
InfoStore NotesArchiver Seite 16
Content Transcoding & Integration Seite 17
InfoStore Content Transcoding Engine Seite 17
InfoStore Content Integration Services Seite 17
Document Applications & Interfaces Seite 18
InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 Seite 18
InfoStore Windows API Seite 18
Import & Export
Scanning & Capturing Seite 20
InfoStore WorkstationScan Seite 20
InfoStore DesktopScan Seite 21
InfoStore BatchImporter IFS Seite 22
InfoStore BatchImporter (PC-Client) Seite 22
InfoStore BatchExporter Seite 22
InfoStore iSeriesCOLD Seite 23
Integrierte Capturing Systeme Seite 24
Web Applications & Portals
Web Document Solutions Seite 26
InfoStore WebDMS Seite 26
InfoStore Web DocumentViewer Seite 26
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InfoStore for iSeries
Enterprise Document Management
Die offene und modulare Architektur der InfoStore Produktfamilie erfüllt
die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. InfoStore Enterprise
Document Management steht für Produkte, mit denen jederzeit und flexibel
die verschiedenen Unternehmensanforderungen umgesetzt werden können. Die
Skalierbarkeit ermöglicht den Einsatz von InfoStore Produkten in kleinen
Betrieben bis hin zu mittleren Unternehmen mit komplexen Infrastrukturen.
InfoStore for iSeries
InfoStore for iSeries - die Lösung für
Ihre Anforderungen
InfoStore for iSeries ist die
elektronische Archivierungs- und
Dokumentenverwaltung für IBM iSeries
und zeichnet sich als schnelles, schlankes
und sehr leistungsfähiges elektronisches
Archiv-, Ablage- und Dokumentenverwaltungssystem
für IBM iSeries
aus. Höchste Zuverlässigkeit und
Betriebssicherheit, eine integrierte
Archivierung wahlweise auf IBM
Optical Libraries oder auf verteilten,
Windows-angeschlossenen optischen
Speichereinheiten und eine umfassende
Unterstützung von grafischem Computer
Output in AFP/IPDS-, PCL- und PDF-
Formaten sind einige der wesentlichen
Merkmale.
InfoStore for iSeries enthält alle benötigten
Informationen für eine integrierte
Speicherung und Abfrage der unterschiedlichsten
Dokumente und Belege
und ermöglicht eine firmenweite elektronische
Archivierung. Durch die moderne,
offene Philosophie bieten sich ausgezeichnete
Konfigurations- und Integrationsmöglichkeiten
für die Realisierung
verschiedenster Kundenanforderungen.
Unter einer einheitlichen Oberfläche stehen
alle benötigten Dokumente jederzeit
von unterschiedlichen Systemen aus für
einen direkten Zugriff zur Verfügung.
Die wichtigsten Funktionen und Module
von InfoStore umfassen:
• Spoolfile-Archivierung (SCS, IPDS,
AFP, PCL, PDF)
• Management von Papierdokumenten
(Einzel- und Massen-Scanning)
• Office-Integration, Archivierung
beliebiger PC-Dokumente
• Versionierung
• flexible Retrieval-Funktionen für Web,
Lotus Notes und Microsoft Office
• Document Routing für die Unterstützung
des gesamten Document-Life-Cycles
• Workflow
• integrierte Speicherverwaltung für
Optical Discs
Integration
Für viele Branchen- und ERP-
Anwendungen wie etwa SAP R/3, SoftM,
command, Brain, Olympic, PEKA/400,
FINANZ/400 u.v.a.m. stehen Standard-
Integrationen zur Verfügung, die eine
Nutzung von InfoStore direkt aus der
jeweiligen Applikation ermöglichen.
Rechtliche Entsprechung
Das InfoStore Konzept orientiert sich
an gesetzlichen Bestimmungen und
unterstützt den Anwender beim Aufbau
eines revisionstauglichen Systems. Die
Erfüllung der Anforderungen gemäß
den Grundsätzen ordnungsgemäßer
Buchführung (GoB) ist durch eine renommierte,
unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
bescheinigt.
Archivierung
Mit der elektronischen Archivierung von
Dokumenten auf magnetischen
und optischen Datenträgern sorgt
InfoStore für:
• geeignete Datenorganisation für
Langfristspeicherung
• kontrollierte, nachvollziehbare Ablage
und Abfrage (Revisionssicherheit)
• geordneten und autorisierten Zugriff für
Benutzer und Anwendungen
• sichere und effiziente Handhabung des
Sekundärspeichers (optische Medien)
Dokumentenverwaltung
Das integrierte Document Management
System (DMS) arbeitet mit dem
eigentlichen Archivierungssystem
zusammen. Nicht alle Dokumente müssen
nach der Erfassung in InfoStore
bearbeitet werden; sie gelangen direkt
in die Endarchivierung (z.B. Computer-
Listen). Im Gegensatz dazu erfolgt die
Speicherung noch aktiver Dokumente
in einer für die Bearbeitung optimierten
Form. InfoStore erkennt die Unterschiede
und sorgt für eine jeweils einwandfreie
Verwaltung von Dokumenten, in denen
noch Änderungen oder Ergänzungen notwendig
sind.
Neben internen Client-Funktionen ist
die Integration in DMS- und Workflow-
Systemen anderer Anbieter möglich. Die
eigentliche Verwaltung der elektronischen
Dokumente erfolgt über eine speziell
konzipierte Dokumenten-Datenbank, die
ein sicheres und dauerhaftes Verzeichnis
über Millionen von Dokumenten, ihrer
Ablage und ihrer Verbindungen darstellt.
InfoStore erlaubt die Führung von mehreren
getrennten Archiven (Dokumentenverwaltungssystemen)
auf einem IBM iSeries
System und ist somit mandantenfähig.
Dabei bietet InfoStore zahlreiche Produkte und Lösungen weit über die
Möglichkeiten eines klassischen Dokumentenmanagements hinaus an. Von der
einfachen Dokumentenarchivierung über Hochleistungs-Scanning, dem
Konvertieren von Dokumentformaten, der Implementierung von Produktions-
Workflows, der Integration von Fremd-Applikationen bis hin zu hochtechnologischen
Knowledge-Management-Systemen und Internet-Applikationen.
Merkmale der Dokumentenverwaltung
sind:
• leistungsfähige Datenbankverfahren
• Verwaltung beliebig komplexer
Dokumente
• effiziente Abwicklung von
Massendatenarchivierung
• einfacher Zugang für Benutzer
• moderne Document-Management-
Benutzeroberfläche (DMS Client)
Dokumentenablage
Um Daten in InfoStore abzulegen und
zu archivieren, stehen Module für die
klassische Massendatenarchivierung wie
auch für die benutzerorientierte Ablage
und Archivierung von Dokumenten
bereit. Folgende Anwendungen sind als
Standardlösungen verfügbar:
• Druckausgaben-Archivierung (COLD)
• Papierdokumenten-Archivierung
• Dokumenten-Ablage und Archivierung
von beliebigen Formaten (PC-
Dokumente, CAD Zeichnungen usw.)
Einfach statt mehrfach
Mehrfachablagen entfallen, jedes
Dokument wird nur einmal gespeichert
und steht trotzdem mehreren Anwendern
gleichzeitig zur Verfügung.
Gesucht - gefunden
InfoStore beinhaltet ein leistungsfähiges
Retrieval-Management und gewährleistet
die Suche nach Dokumenten
ohne Einschränkung über alle Arten von
Dokumenten hinweg. Für jedes Dokument
können beliebig viele Suchbegriffe in die
Suchindex-Datenbank aufgenommen wer-
den. Die gefundenen Dokumente können
zu Bearbeitungszwecken auf IBM
iSeries oder auf einem PC-Arbeitsplatz
bearbeitet werden, solange der InfoStore
Datenschutz dies erlaubt.
Datenschutz
Alle Dokumente unterliegen dem
InfoStore Datenschutz. Dieser regelt,
welche Benutzer in welchen Archiven
Dokumente suchen, anzeigen
und ausdrucken dürfen. Darüber
hinaus arbeitet InfoStore mit den
Datenschutzeinrichtungen der IBM iSeries
zusammen, um vollständige Sicherheit in
der Benutzung zu gewährleisten.
Modularität
InfoStore ist modular aufgebaut und
kann stufenweise ausgebaut werden.
Von COLD zu SCAN. Und umgekehrt.
Schnittstellen für Anwender
und Softwareentwickler ergänzen die
Funktionalität.
Stabil & robust
Das System IBM iSeries bietet exzellente
Möglichkeiten, Millionen von
Dokumenten mit bewährten System- und
Datenbankdiensten zu verwalten. Die
vollautomatisierte, schnelle Verarbeitung
großer Datenmengen ist gewährleistet,
optische Speichersysteme bieten eine
sichere Langfristspeicherung.
Client/Server-Verwaltung
Eine Vielzahl von Client/Server-
Anwendungen erlaubt die Nutzung von
InfoStore auf PC-Arbeitsstationen und
ermöglicht so eine intuitive Arbeitsweise.
Über Programm-Schnittstellen können
vorhandene PC- Anwendungen direkt mit
InfoStore verbunden werden.
Internet
Begleitend zum Aufstieg des Internet als
weltweites Kommunikationsmedium Nr. 1
sind viele Funktionen von InfoStore über
Internet und Intranet verwendbar.
Zukunft inklusive
Archiv- und Dokumentenverwaltung sind
die Basis für weitere Anwendungen wie
Groupware und Workflow. InfoStore
kann auf einfache Weise mit anderen
Softwarelösungen verbunden werden.
Kostengünstige Implementierung
Die Installation der Spoolfile-Archivierung
dauert inklusive Einschulung einen Tag.
Die Definition eines Dokumenten-Typs
erfordert eine Viertelstunde, anschließend
kann bereits archiviert werden.
Die Einschulung der Anwender für die
Archivabfrage benötigt fünf bis zehn
Minuten.
Branchenunabhängig
Die elektronische Archivierung und
Ablage von Dokumenten ist grund-
sätzlich für alle Branchen geeignet. Sie
kann in allen Unternehmen nutzbringend
eingesetzt werden, in denen ein ständiger
Informationsfluss an internen und externen
Dokumenten besteht.
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Repository
InfoStore for iSeries
Das InfoStore for iSeries Repository ist eine IBM iSeries-native Lösung
für die elektronische Archivierung und Dokumentenverwaltung auf einem
IBM iSeries Server-System. Dokumente können zur Langzeitarchivierung auf
optische Speichermedien ausgelagert werden. Die volle Unterstützung von
grafischem Computer Output in AFP/IPDS-, PCL- und PDF-Formate garantiert
den Einsatz in allen Bereichen der Dokumentenverwaltung.
Repository
Archiv-Verwaltung
InfoStore for iSeries ist das mandatenfähige
Basissystem für alle Arten von
Dokumenten. Es erlaubt die Verwaltung
von Archiven, Ablagen und Dokumenten.
Mit der Archivverwaltung werden einzelne
Archive definiert. Ein Archiv
umfasst Datenspeicherung, Abfrage
und Datenschutz und ist eine vollständig
geschlossene Umgebung. Archive
können über einzelne und mehrere IBM
iSeries Systeme hinweg im lokalen
Netzwerk, aber auch über öffentliche
Netze verbunden und genutzt werden. Die
Struktur jedes Archivs wird komfortabel
über einen Katalog vordefiniert, wobei
auch Verbindungsmöglichkeiten zu externen
Teilarchiven (z.B. auf Windows NT
Servern) geschaffen werden können. Zur
Ablage, Aufbereitung und Verwaltung der
Dokumente stehen zahlreiche Funktionen
zur Verfügung. Definiert werden können:
• Archive
• Ablagen
• Dokumentklassen
• Dokumenttypen
• Indexfelder
• Optische Datenträger
• Datumsformate
• Druckerformatierungen
• Datenschutz
• PC-Arbeitsstationen
• usw.
Dokumentspeicherung
Jedes Archiv enthält eine spezielle
Dokument-Datenbank, die eine un-
begrenzte Anzahl Dokumente verwalten
kann. Die Dokumente können beliebigen
Inhalts sein und werden automatisch
in geeigneter Form auf magnetischem
Speicher abgelegt. Für die Archivierung
von Massendaten stehen besonders leistungsfähige
Mechanismen zur Verfügung
(je nach Konfiguration bis zu 100.000
Seiten Ablage- und Indexierungsleistung
pro Stunde).
Optische Speicherung
Die Archivierung der Dokumente auf
optischen Platten erfolgt periodisch und
ist vollständig automatisiert. Dabei werden
die optischen Datenträger optimal
ausgenutzt (z.B. durch gemeinsames
Speichern von kleinen Dokumenten).
Optische Platten werden zu Sammlungen
zusammengefasst und automatisch verwaltet.
Mit InfoStore können optische
Datenträger in Kopie geführt und beliebig
viele Duplikate erstellt werden. Bei
Massendaten (z.B. Druckausgaben
mit mehreren zehntausend Seiten)
erfolgt die Bearbeitung bei der
Wiederabfrage in Fragmenten, wodurch
die Systembelastung minimiert wird.
InfoStore for iSeries unterstützt optische
Speichersysteme von IBM und weiteren
Anbietern.
OSM Media Management
OSM Media Management bietet im
wesentlichen die Erweiterung
weiterer Speichersubsysteme wie:
• Disk Extender
• Ascent Storage 5.x
• Plasmon NT Manager
• SAN/NAS Systeme
• Direct Attached 3995 an ferner IBM
iSeries Maschine
• AS/400 IFS-Verzeichnisse
• PC Festplatten
• Unix Festplatten (erfordert Samba-
Serversoftware)
IBM iSeries Anwendungen
integrieren
Eine Reihe von IBM iSeries Schnittstellen
stehen zur Verfügung, um DMS-
Funktionen in andere IBM iSeries
Anwendungen zu integrieren. Damit
können aus anderen Anwendungen
heraus Dokumente im Archiv abgelgt,
Indexfeldwerte geändert, der Datenschutz
eingestellt oder eine Dokumentsuche
anwendungsintern abgewickelt werden.
Diese Schnittstellen erlauben den Aufbau
systemübergreifender Dokumenten-
lösungen auf Basis InfoStore.
Groupware
Fulltext
Index Search
Editing
Presentation / Integration
Client
Ursprungsverweis
Für jedes Archivdokument wird
ein Verweis auf die ursprünglichen
Eingabedaten gespeichert. Dadurch wird
die Herkunft des Dokuments eindeutig
bestimmt.
Statistikführung
InfoStore journalisiert alle Archivierungsabläufe,
damit jederzeit
der korrekte Ablauf der
Archivanwendungen überprüft werden
kann. Die Journalisierung arbeitet mit
dem Konzept des Ursprungsverweises
(Rückwärtsverkettung) zusammen, um
die Herkunft eines Dokumentes zu
bestimmen.
InfoStore
DMS
Source of information
Business Appl .
Integration
Processing
Capturing Fax COLD PC Doc e-Mail e-
Dokumentensuche - Retrieval
Für jedes Archiv wird eine spezielle
Suchindex-Datenbank geführt, auf deren
Basis eine sehr schnelle, universelle
Dokumentensuche über alle Dokumente
eines Archivs (auch bei Datenmengen
über zehn Millionen Dokumenten) erfolgt,
unabhängig davon, ob die Dokumente
auf magnetischen oder optischen
Datenträgern gespeichert sind und welche
Einordnungen (Ablagen) bei der
Archivierung verwendet wurden. Für
sämtliche Abfragefelder können Listboxen
(F4-Funktion) angezeigt werden, der
Anwender braucht sich keine Befehle
oder Feldbezeichnungen zu merken.
Damit erzielt auch der ungeübte oder
gelegentliche Anwender in kürzester Zeit
die gewünschten Abfrageergebnisse. Für
die Integration in Kundenanwendungen
(Auftragsbearbeitung, Buchhaltung usw.)
stehen eine Reihe von Schnittstellen bzw.
Commands zur Verfügung.
Web
DB
Convert
OCR
Business Appl.
Integration
Notizen
Zu jedem Dokument können Benutzer
verschiedene Notizen und visuelle
Anmerkungen (Annotationen) erstellen
und verwalten, die getrennt vom
Dokument abgelegt werden. Die
Originaldaten bleiben unverändert.
Dokumentreproduktion
Die Reproduktion von Dokumenten ist
am Terminal, Personalcomputer oder
über einen Drucker möglich. Je nach verfügbarem
Gerät können auch Formulare
hinterlegt oder mit ausgedruckt werden,
so dass sich die Archivkopie nicht vom
Originalbeleg unterscheidet.
Systemvoraussetzungen:
• IBM iSeries, alle Modelle
• ab Betriebssystem IBM OS/400 V4R4
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Windows Desktop Applications
InfoStore for iSeries
Mit den Windows Desktop Applications wird die InfoStore Archivlösung
erweitert und zum leistungsfähigen Document Management System (DMS)
ausgebaut. Der Benutzer verfügt über zahlreiche Funktionen für die Bearbeitung und
Verwaltung von elektronischen Dokumenten und erhält zur Effektivitätssteigerung
wichtige Schnittstellen zu Drittanwendungen.
Document & Content
IBM iSeries - Einfach bedienbar
Im Zentrum der Windows Desktop
Applications stehen Frontend-
Lösungen, die Arbeiten vom Windows-
Arbeitsplatz aus ermöglichen. Die PC-
Clients greifen nahtlos auf InfoStore
zu und gewährleisten eine optimale
Integration mit Unterstützung des vollen
Funktionsumfangs.
Dokumentenmanagement,
Archivierung, Versionierung
Das integrierte Document Management
System (DMS) ist eng mit dem
Dokumentenarchiv verknüpft. Während
mit dem DMS Dokumente aus dem Archiv
„ausgebucht“ und bearbeitet werden können,
sorgt das Archivmodul dafür, dass
einmal archivierte Daten nie mehr verändert
werden können. Änderungen müssen
als Annotationen oder als neue Versionen
der weiter bearbeiteten Dokumente
gespeichert werden. Auf diese Weise
wird sowohl den Anforderungen an eine
flexible Dokumentenbearbeitung als auch
an eine stabile Langfristspeicherung
Rechnung getragen.
PC-Dokumente als TIFF-Dokumente
ablegen
Über den TIFF-Druckertreiber können
PC-Dokumente direkt aus der PC-
Anwendung (z.B. Microsoft Word etc.)
in TIFF-Abbilder (Images) konvertiert,
indexiert und an InfoStore für die endgültige
Speicherung übergeben werden. Die
Arbeitsweise ist einfach und intuitiv.
PC-Dokumente ohne Konvertierung
im Originalformat ablegen
Alternativ können PC-Dokumente in ihrem
Originalformat in InfoStore abgelegt
werden. Dies erfolgt direkt im Windows
Explorer oder via OLE Drag & Drop im
InfoStore DMS Client.
PC-Dokumente mit
Originalanwendung bearbeiten
Die wichtigsten PC-Dokumentformate
werden in InfoStore direkt unterstützt.
Weitere Formate können frei definiert
und mit einer PC-Anwendung verknüpft
werden. Beim Öffnen eines Dokumentes
(z.B. im InfoStore DMS Client) wird je
nach vorheriger Definition der InfoStore
DocumentViewer oder eine externe
Anwendung aufgerufen.
InfoStore Dokumente transformieren
Archivdokumente können zum E-Mail-
Versand oder Export in ein gängiges
Format (z.B. TIFF oder PDF) konvertiert
werden. Dadurch können auch Computer
Outputs mit speziellen Formaten (z.B.
IBM AFP) an E- Mail Empfänger versandt
und von diesen mit Standardapplikationen
gelesen werden.
Branchenspezifische
Zusatzanwendungen
Für die branchenoptimierte Anwendung
können kundenindividuelle Erweiterungen
der InfoStore DMS-Funktionen vorgenommen
werden.
Zudem hat Solitas branchenspezifische
InfoStore Lösungen entwickelt, beispielsweise
im Bank- und Finanzumfeld, im
Speditionsgewerbe etc.
InfoStore WindowsRetrieval
InfoStore WindowsRetrieval
InfoStore WindowsRetrieval bietet als
hocheffizienter DMS-Client Funktionen
für die Suche, Erfassung, Bearbeitung
und Verwaltung von elektronischen
Dokumenten in InfoStore-Archiven.
Innerhalb eines Archivs können alle
Dokumente abgefragt werden, ungeachtet
in welchen Ablagen oder optischen
Datenträgern sich das gesuchte
Dokument tatsächlich befindet.
Mit InfoStore WindowsRetrieval steht dem
Benutzer ein universeller Windows Client
zur Verfügung, um InfoStore Dokumente
an PC-Arbeitsplätzen nach eigenen
Kriterien zusammenzustellen, anzuzeigen,
auszudrucken und als E-Mail zu
versenden. InfoStore WindowsRetrieval
kann im lokalen Netzwerk (LAN), aber
auch in einem öffentlichen TCP/IP
Netzwerk (WAN) eingesetzt werden. Der
äußerst effiziente Umgang mit Netzwerk-
Ressourcen erlaubt einen problemlosen
Betrieb auch dort, wo andere Lösungen
versagen. Der InfoStore DMS Client lässt
sich einfach, flexibel und effizient an individuelle
Kundenbedürfnisse anpassen.
InfoStore Dokumente lokal ablegen
Dokumente, die als Ergebnis einer
Dokumentensuche gefunden wurden,
können als lokale Kopie auf der Festplatte
oder einem CD-Laufwerk gespeichert
werden, um sie anschließend auch „offline“
- beispielsweise für den mobilen
Einsatz mit Notebooks - zur Verfügung zu
haben.
Dokumente benutzerspezifisch
verwalten
Auf Grundlage der leistungsfähigen
InfoStore Strukturindex-Datenbank kann
ein Administrator im InfoStore DMS Client
sehr einfach flexible logische Sichten
über ein Archiv definieren. Benutzer und
Benutzergruppen können eigens für sie
angepasste, hierarchisch gegliederte
Sichten erhalten und diese je nach
Berechtigungsstufe erweitern bzw. verändern.
Effizient und einfach suchen
Durch den Einsatz von leistungsfähigen
Suchindex-Datenbanken wird eine universelle
Dokumentensuche, auch bei sehr
großen Datenmengen (zehn Millionen
Dokumente und mehr), möglich gemacht.
Dank der Anzeige von Listboxen in einer
Abfrage, erzielt auch ein ungeübter oder
gelegentlicher Anwender in kürzerster
Zeit die gewünschten Ergebnisse. Häufig
genutzte Suchabfragen können als
Vorlage gespeichert werden.
Integriertes Viewing
Die Trefferanzeige erfolgt direkt in
InfoStore WindowsRetrieval und kann
nach den Werten wie Dokumenttyp,
Dokumentklasse etc. sortiert werden.
Die gefundenen Dokumente können als
Resultatliste gruppiert werden (z.B. nach
Erstellungsdatum und Kundennummer),
um eine zusätzliche Treffereinschränkung
zu erreichen.
Verbunddokumente
Beim Erfassen eines neuen Dokuments
kann dieses mit einem anderen
- in InfoStore bereits bestehenden
Dokument - „verbunden“ werden. So
werden beispielsweise Dokumente
von der Offertenerstellung bis hin zum
Vertragsabschluss als logischer Verbund
aufgezeigt.
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Document Desktop Services
InfoStore for iSeries
InfoStore Document Desktop
Services ist ein Set hilfreicher
Tools für Windows-Benutzer,
wie etwa InfoStore FileIt,
InfoStore PrintMonitor oder der
InfoStore Office-Integration.
InfoStore DocumentViewer
Der InfoStore DocumentViewer ist
ein XML-Multiformat-Viewer, der als
Windows-Anwendung, als Komponente
innerhalb eines Web Browsers oder in
Lotus Notes benutzt werden kann.
Die Anzeige folgender Dokumentformate
wird unterstützt:
• IBM AS/400 SCS- und IPDS-
Druckdatenströme
• IBM AFPDS-Druckdatenströme und
MO:DCA-Dokumente
• HP PCL-Druckdatenströme
• Adobe PDF-Dokumente
• diverse Image-Formate, wie etwa TIFF,
JPEG, BMP, GIF usw.
• ASCII-formatierte Dokumente
Weitere Formate, sowie Spezial-Viewer-
Software anderer Hersteller, können über
die universelle Media-Schnittstelle eingebunden
werden, womit bis zu 200 weitere
Dokumentenformate verfügbar werden.
Zudem können aus dem InfoStore
DocumentViewer visuelle Anmerkungen
(Annotationen) und Notizen erfasst werden,
die im jeweiligen InfoStore Archiv
verbunden mit dem Dokument abgelegt
werden.
Der InfoStore Document Viewer ist vollständig
in die Archivabfrage- und Dokumentenverwaltungsfunktionen
von
InfoStore integriert.
InfoStore DocumentViewer InfoStore Office-Integration
XML-Technologie
Die konsequente Nutzung der XML-
Technologie macht den InfoStore
DocumentViewer zu einem vielseitig
anwendbaren, offenen und zukunftssicheren
Werkzeug für die „State-of-the-
Art“ Dokumentenvisualisierung.
Leistungsmerkmale, wie etwa die
Möglichkeit der einheitlichen Textsuche
in allen unterstützen Formaten helfen
Benutzern, schnell und einfach
Informationen zu lokalisieren.
InfoStore MailFiler
InfoStore MailFiler dient der
Langzeitarchivierung von E-Mails. Mit dem
MailFiler können E-Mails inklusive
Anhängen dauerhaft archiviert werden.
Die E-Mail-Datenbank wird dadurch
spürbar entlastet, trotzdem stehen die
Dokumente bei Bedarf jederzeit zur
Verfügung. InfoStore unterstützt die Mail-
Plattformen Outlook/Exchange,
Lotus Notes, Groupwise mit folgenden
Produkten:
• MailFiler for Outlook
• MailFiler for Notes
• MailFiler for Groupwise
Benutzerbezogene E-Mail-
Archivierung
• Selektion nur E-Mail, nur Anhänge oder
beides
• Selektion einzelner Anhänge
• Archivierungsformate (Mime-Type (1:1)
oder E-Mail in TIFF) konvertieren und
Anhänge als separate Archivdokumente
InfoStore FileIt
InfoStore FileIt gestattet die direkte
Archivierung von beliebigen PC-
Dokumenten in InfoStore, ohne vorher
einen Ausdruck erstellen zu müssen
(„Soft-Scanning“), wahlweise im
Originalformat der PC-Applikation oder im
anwendungsunabhängigen TIFF-Format
(Multipage-TIFF). InfoStore legt anschliessend
die importierten Daten als Objekte
mit den gewünschten Indexwerten in
einem selbst zu wählenden Archiv ab.
Zu archivierende Objekte werden über
einen Import-Dialog, direkt über Drag &
Drop oder über die Windows-Funktion
„Senden an“ in InfoStore FileIt erfasst
und anschließend archiviert. Dabei
verfügt InfoStore FileIt auch über eine
DDE-Schnittstelle. Nach erfolgreicher
Archivierung wird das Dokument in
FileIt angezeigt, sollte es sich um eine
Fehlarchivierung handeln, kann der
Benutzer das Dokument über InfoStore
FileIt wieder aus dem Archiv löschen.
Über einen Benutzerexit in InfoStore FileIt
können Indexwerte automatisch aus einer
externen Indexdatei gelesen werden, um
die manuelle Indexierung zu unterstützten
oder um eine automatische Indexierung zu
ermöglichen.
InfoStore PrintMonitor
InfoStore PrintMonitor ist das
Konvertierungsprogramm für Output- und
Fileformate. Es speichert ein Standard
IBM Druckerformat (AFP) im anwendungsunabhängigen
TIFF-Format
ab. Ergänzend können mit InfoStore
PrintMonitor PC-Daten in eine TIFF-Datei
anstelle des Originalformats konvertiert
werden.
Ist InfoStore PrintMonitor aktiviert, werden
in bestimmten Zeitintervallen die
Ausgabedateien des Druckertreibers
überwacht. Erzeugt der Druckertreiber
eine neue Ausgabedatei, konvertiert
PrintMonitor diese sofort in eine TIFF-
Datei und startet selbständig eine frei
wählbare Applikation, mit der die neue
TIFF-Datei archiviert oder nur angezeigt
werden kann. Die Archivierung mit
InfoStore PrintMonitor ist aus jeder PC-
Applikation möglich, die einen Windows
Druckdialog verwendet.
InfoStore Office-Integration
Die InfoStore Office-Integration
ermöglicht die direkte Archivierung
von Dokumenten aus den Microsoft
Office-Produkten (Word, Excel, etc. ...)
im Original PC-Format oder im anwendungsunabhängigen
TIFF-Format. Über
ein InfoStore-Add-In wird eine optimale
Integration in die Office-Produkte realisiert
und ermöglicht dem Benutzer einfach und
effizient direkt aus der Office-Anwendung
zu indexieren und zu archivieren.
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Workflow
InfoStore for iSeries
Mit den InfoStore TaskLink lassen sich Geschäftsprozesse, bei denen Dokumente im
Mittelpunkt stehen, schnell und einfach umsetzen. Durch die Automatisierung unterschiedlicher
Prozesse wird maximale Effizienz und Sicherheit erreicht, verspätete oder vergessene
Aufgaben gehören somit der Vergangenheit an.
InfoStore TaskLink (Production
Workflow)
InfoStore TaskLink ist auch außerhalb der
InfoStore Welt die einzige IBM iSeries
basierende Produktions-Workflow-
Management-Lösung. Dabei ist InfoStore
TaskLink ein echtes Workflow-
Management-System (WfMS), es beschränkt
sich nicht auf das „Versenden“
von Dokumenten, sondern ist in der Lage,
auch Prozessobjekte wie Programme oder
PC- Daten vollständig zu integrieren.
Die Workflow-Engine läuft auf IBM iSeries.
Dies gewährleistet eine problemlose
Integration mit bestehenden IBM iSeries
Anwendungen und garantiert eine hervorragende
Performance.
Zur Modellierung der kundenspezifischen
Workflows stellt InfoStore TaskLink
zwei grafische, windowsbasierende
Designwerkzeuge zur Verfügung. Eine
frei editierbare To-Do-Liste unterstützt die
optimale und sichere Anwendung entsprechend
den individuellen Anforderungen
des Organisationsprozesses (z.B. Ablauf
Eingangsrechnungsprüfung etc.).
InfoStore TaskLink InfoStore TaskLink - graphischer Workflow Designer
Neben der automatischen Sammlung von
Statistikdaten für die Prozess- Verbesserung
und der automatischen
Kostenbewertung der Workflows steht
ein Information Center als zentrales
Auskunftstool zur Verfügung.
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Notes Solutions
InfoStore for iSeries
Die InfoStore Notes Solutions sind das
Bindeglied zwischen Notes-Anwendungen
und InfoStore und erlauben die sichere
Ablage von Informationen aus Lotus Notes.
Zum Finden, Anzeigen und Archivieren
von Dokumenten muss der Anwender die
Notes-Umgebung nicht verlassen.
InfoStore NotesRetrieval
InfoStore NotesRetrieval ist eine Lösung
für die Dokumentensuche unter Lotus
Notes. Diese Lösung ermöglicht die
Suche nach allen Dokumenten innerhalb
eines Archivs, ungeachtet dessen,
auf welcher Ablage oder auf welchem
optischen Datenträger sich das gesuchte
Dokument tatsächlich befindet. Mit
NotesRetrieval können externe Archive
erstellt werden, die netzwerkunabhängig
- beispielsweise mit einem Notebook
- mobil verwendet werden können.
Der Notes Benutzer muss beim Zugriff
auf Archivdokumente seine gewohnte
Umgebung nicht verlassen.
Neben der Dokumentsuche steht
eine Mailfunktion für das Versenden
von Archivdokumenten mit automatischer
Konvertierung von IBM iSeries
Spooldateien in Multipage-TIFF zur
Verfügung. Die Konfiguration von kundenspezifischen
Trefferlisten wird dabei
genauso unterstützt wie die Integration in
Fremdanwendungen.
Mit dem integrierten XML-Viewer können
in Notes direkt AFP-, IPDS-, SCS- und
TIFF-Dokumente angezeigt, ausgedruckt
und per E-Mail versandt werden.
InfoStore NotesRetrieval
InfoStore MailFiler for Notes
InfoStore MailFiler for Notes ermöglicht
eine dynamische E-Mail- Archivierung
unter Lotus Notes. Mit dem Notes
MailFiler können E-Mails aus Lotus Notes
inklusive Anhängen dauerhaft archiviert
werden. Die Mail-Datenbanken von Notes
werden spürbar entlastet.
InfoStore NotesArchiver
InfoStore NotesArchiver ist eine
unter Lotus Notes entwickelte
Archivierungsanwendung für Notes
Anwendungen. Der InfoStore
NotesArchiver ermöglicht die automatische
Archivierung von Notes-
Dokumenten mit oder ohne ihren
Anhängen in die InfoStore Archive. Dabei
werden die Notes-Dokumente automatisch
in die Formate TIFF, XML oder PDF
konvertiert und abgelegt.
Systemvoraussetzungen:
• IBM iSeries, alle Modelle
• Betriebssystem IBM OS/400 V4R4
Auf Client-PC:
• Notes Client und Domino-Server ab
5.06a
• normaler, leistungsfähiger PC-
Arbeitsplatz
• LAN-Anschluss (TCP/IP)
• empfehlenswert 256 MB
Arbeitsspeicher
• InfoStore NotesArchiver benötigt einen
Domino-Server auf Windowsbasis für
die InfoStore Windows API‘s
Content Transcoding & Integration
InfoStore for iSeries
InfoStore Content Transcoding & Integration umfasst Lösungen für die
Konvertierung und Aufbereitung beliebiger Formate und ermöglicht die
Darstellung und Verarbeitung von IBM iSeries internen Formaten mit Webund
Windows-Applikationen.
InfoStore Content Transcoding
Engine
Die InfoStore Content Transcoding
Engine bietet spezialisierte Funktionen
für die Konvertierung, Aufbereitung
und Auslieferung von Dokumenten und
Inhalten zur Darstellung in Web-Browsern
und anderen Anwendungen wie beispielsweise
InfoStore Web DocumentViewer
oder Adobe Acrobat.
Dokumente können bei Bedarf in
die jeweilig benötigten Anzeige- und
Druckformate konvertiert werden:
• On-the-fly-Konversion in PDF oder
JPEG
• TIFF-, JPEG- und PDF-Ausgabe von
AFP- und anderen Spoolfiles
• Overlay-Unterstützung
• XML Transformationen
Die Transcoding Engine ist eine Java-
Anwendung, die in Java-, Web- und
Notes-Anwendungen integriert werden
kann. Beispielanwendungen helfen bei
der Implementierung.
InfoStore Content Integration
Services
InfoStore Content Integration Services
bietet Mechanismen für die Bereitstellung
von Dokumenten und Inhalten aus
elektronischen Archiven und anderen
Informationsquellen. Die einheitliche
Java-Schnittstelle JArchive stellt die
Verbindung zu InfoStore Archiven auf IBM
iSeries Systemen sicher. Zur Verfügung
stehen umfangreiche Such- und
Änderungsfunktionen für die Integration in
Java-, Web- und Notes-Anwendungen.
Beispielanwendungen und Zusatzmodule
für eine optimale Anwendungsintegration
stehen zur Verfügung.
16 17

Document Applications & Interfaces
InfoStore for iSeries
Document Applications & Interfaces ergänzt die DMS-Produktpalette um
branchenspezifische Anwendungen und Integrations-Schnittstellen zu
Fremd-Produkten. Im Vordergrund steht dabei die optimale Nutzung der
InfoStore DMS-Lösung über die Grenzen eines klassischen DMS-Systems
hinweg.
InfoStore ArchiveLink for SAP
InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 ist
die von SAP zertifizierte Lösung für
die Integration der SAP ArchiveLink-
Schnittstelle in die InfoStore
Produktfamilie.
Das SAP Zertifikat
InfoStore ArchiveLink for SAP R/3 entspricht
den Normen und Spezifikationen,
die von SAP an eine Schnittstelle zu ihrer
eigenen ArchiveLink-Schnittstelle gestellt
werden. Dabei liegen zwei Zertifikate vor
für die SAP ArchiveLink-Schnittstellen
Version 3.1 und 4.5.
SAP-Dokumente
SAP R/3 speichert über die ArchiveLink
Schnittstelle in InfoStore mehrere Arten
von Archivobjekten:
• ausgehende Belege (z.B. Fakturen) im
PDF-Format
• Drucklisten im SAP-eigenen Format ALF
• Reorganisationsdateien im SAP-eigenen
Format
In SAP R/3 eingehende Dokumente werden
in beliebigen Formaten akzeptiert,
wobei hier TIFF-Dokumente aus Scanning
und Faxeingang im Vordergrund stehen.
Sofern die PC-Anwendung über eine
OLE2-Schnittstelle verfügt, können PC-
Dokumente jeder Art direkt über den
SAP-Client erfasst werden.
SAP R/3 ArchiveLink Schnittstelle
Die ArchiveLink Schnittstelle des SAP
R/3 Systems erlaubt die standardisierte
Anbindung des InfoStore Archivsystems
an SAP R/3. Dabei kann SAP den
Dokumentenindex auch selbst führen. In
diesem Fall werden lediglich die eigentlichen
Dokument- und Dateiinhalte in
InfoStore gespeichert.
Dokumente anzeigen
In InfoStore gespeicherte SAP-
Dokumente können über den SAP Client
(SAPGUI) oder über den integrierten
InfoStore DocumentViewer angezeigt werden.
Je nach Anforderung können auch
gemischte Konfigurationen eingesetzt
werden.
Zusätzliche Erfassung von
Indexdaten
Zusätzliche Indexdaten zu den von SAP
archivierten ausgehenden Dokumenten
und Drucklisten können über das
Standard-Zusatzmodul InfoStore Index
Download for SAP R/3 während des
Archivierens oder nachträglich in
InfoStore übernommen werden. Die projektspezifische
Auswahl der Indexfelder
erfolgt via ABAP und Fieldmapping.
InfoStore ArchiveLink for SAP R/3
Spezielle Systemvoraussetzungen
für InfoStore ArchiveLink for SAP
R/3:
• PC-Server mit min. Intel Pentium 800
MHz, 1 GB Arbeitsspeicher, 20 GB
Festplatte (für die Übertragung der
Archivobjekte von SAP nach InfoStore
wird ein dedizierter Windows Rechner
eingesetzt)
• MS Windows 2000
• Hinweis: Die Definitionen der
ArchiveLink-Schnittstelle sind nur
begrenzt abwärtskompatibel
• SAP ArchiveLink-Schnittstelle - Version
3.1 und Version 4.5. werden unterstützt
(Offizielle SAP-Zertifikate)
• für die SAP-Basisversionen 3.1 bis inkl.
4.0B wird SAP R/3 ArchiveLink Version
3.1 unterstützt. Ab SAP-Basisversion
4.5 muss die neue ArchiveLink Version
4.5 eingesetzt werden.
InfoStore Windows API
InfoStore Windows API (Toolkit) basiert
auf der Microsoft COM-Architektur und
ermöglicht eine Integration des InfoStore
Archivs in beliebige kundeneigene
Anwendungen. Die Lösung unterstützt
den Funktionsumfang für eine effiziente
Archivierung, Archivdefinitionsabfragen,
Dokumentsuche mit Trefferliste und die
Ablage von PC-Dokumenten.
18 19

Scanning & Capturing
InfoStore for iSeries
Die InfoStore Scanning-Lösungen gewährleisten rationelle Digitalisierung und Archivierung von
Papierdokumenten. In einer gesamtheitlichen Lösung wird der Erfassungsprozess vom Scanning
bis zur Archivierung der Dokumente und Belege unterstützt. Papierdokumente werden entweder
direkt durch den Benutzer an seinem Arbeitsplatz oder an zentralen, leistungsfähigen Scanning-
Stationen erfasst. Ausschlaggebend für den Einsatz des jeweiligen Verfahrens ist die Effizienz
sowie die angestrebte Automatisierungsstufe.
Import & Export
InfoStore WorkstationScan
InfoStore WorkstationScan ist die
Lösung für effizientes, stapelorientiertes
Erfassen, Indexieren und Archivieren von
Papierdokumenten.
Laufend anfallende Belegmengen,
wie etwa Kundenbestellungen,
Lieferantenrechnungen etc., werden
bevorzugt direkt in der betreffenden
Abteilung eingelesen. Dazu wird entweder
ein dedizierter PC- Arbeitsplatz eingerichtet
oder ein bestehender Benutzer-
Arbeitsplatz entsprechend aufgerüstet.
Mit gründlicher Imagebereinigung durch
hochentwickelte Algorithmen
von Kofax und automatischer Indexierung
steht mit InfoStore WorkstationScan eine
Lösung für alle Erfassungsanforderungen
bereit.
Durch die Verarbeitung von bis zu 10.000
Dokumenten pro Tag oder mehr ist ein
hoher Durchsatz zu einem niedrigen Preis
gewährleistet. Der Durchsatz kann durch
den parallelen Betrieb mehrerer Scan-
Arbeitsplätze deutlich gesteigert werden.
Scanning & Import
Scanning & Import umfasst das
Erstellen von Stapeln, das Scannen
und Importieren von Dokumenten, das
Verarbeiten von Bar- und Patchcodes
sowie die ganzseitige Imagebereinigung
und -verbesserung. Farb-Scanning
erleichtert eine optische Kontrolle
digitalisierter Dokumente parallel zum
Scanvorgang. InfoStore WorkstationScan
unterstützt für die Digitalisierung von
Papierdokumenten über Stapel-Scanning
alle gängigen Scannermodelle. Die eingelesenen
Seiten können während des
Scanning-Vorgangs laufend am Bildschirm
angezeigt werden.
Profilierung
Für jeden Papierdokumenttyp wird einmalig
ein Profil erstellt, in dem Angaben,
wie Art und Anzahl der Indexfelder
(Schlüsselworte) festgehalten werden.
Diese dokumenten- und kundenspezifische
Profilierung garantiert
die Automatisierung des gesamten
Erfassungsvorgangs.
Indexierung - Validierung
Die Indexierungsfunktion dient der
Eingabe von Indexdaten sowie deren
Überprüfung und Zuordnung zum
erfassten Dokument. Verfügt ein
Dokument oder Formular über strukturierte
Informationsfelder, wird der
Aufwand der manuellen Eingabe mit Hilfe
automatischer Erkennungstechniken wie
z.B. OCR oder Barcodes reduziert, indem
Bereiche des Dokuments gelesen und
automatisch in Indexdaten konvertiert
werden.
Durch direkten Zugriff auf
Anwendungsdatenbanken können
die Indexdaten validiert und ergänzt
werden. Validierungsroutinen ermöglichen
Fehlererkennungen bei manueller
Eingabe und automatischer Indizierung
mittels OCR oder Barcode. Wahlweise
können auf IBM iSeries kundeneigene
Validierungsprogramme direkt in den
Indexierungsablauf integriert werden.
Die manuelle Indexierung der eingelesenen
Dokumente erfolgt entweder direkt
am Scan-Arbeitsplatz oder an einem
getrennten Indexierungs-Arbeitsplatz (z.B.
in der entsprechenden Fachabteilung).
Archivierung - Übergabe
Die Archivierung, als letzter Schritt des
Erfassungsprozesses, dient der vollautomatischen
Übergabe digitalisierter
Dokumente eines Stapels an
InfoStore zur permanenten Speicherung.
Die Archivierungsläufe werden aufgezeichnet,
wodurch jederzeit eine Kontrolle
der Erfassungsvorgänge gegeben ist.
Fehlerhafte und irrtümlich archivierte
Dokumente können zurückgenommen und
neu erfasst werden.
Ein Vorteil von InfoStore WorkstationScan
ist die hocheffiziente und flexible
Integration in IBM iSeries sowie die einfache
Adaptierung an kundenindividuelle
Anforderungen. Das Beleg-Scanning
kann schnell und professionell eingeführt
werden, während die Kosten niedrig
bleiben. InfoStore WorkstationScan
adressiert alle Anforderungen der
modernen, rationellen Massenbelegserfassung
kombiniert mit erstklassiger
Skalierbarkeit für die ständig wachsenden
Anforderungen größerer Belegmengen.
InfoStore WorkstationScan
InfoStore DesktopScan
InfoStore DesktopScan ist die anwendungsorientierte
Scan-Lösung für das
Erfassen von Fremdbelegen aus IBM
iSeries Anwendungen. Neben leistungsfähigen
Scannern werden auch
Arbeitsplatz-Scanner für geringeres
Dokumentvolumen unterstützt. Die
Scanner können wahlweise über die
Kofax- oder die Twain-Schnittstelle
angesteuert werden. Das durchschnittliche
Scanning-Volumen an einem
DesktopScan-Arbeitsplatz beträgt bis zu
150 Dokumente pro Tag.
Der Scan-Vorgang erfolgt über den
PC-Arbeitsplatz, die Ansteuerung kann
direkt aus einer IBM iSeries Anwendung
erfolgen. Dabei stehen für eine entsprechende
Steuerung standardisierte
Programmschnittstellen zur Verfügung.
Aus der Anwendung stammende
Indexwerte werden dem zu erfassenden
Dokument mitgegeben, die manuelle
Indexierung erübrigt sich. Die Werte können
über einen Indexierungsdialog validiert
und korrigiert werden. Die Scanning-
und Archivierungsvorgänge werden aufgezeichnet,
so dass jederzeit festgestellt
werden kann, welche Dokumente am
Arbeitsplatz verarbeitet wurden
(Stapel-ID).
Scanning
Bei Einzelseiten-Scannern (Flachbett-
Scannern) wird jede Seite nach dem
Einscannen im Desktop-Viewer-Fenster
direkt angezeigt. Scanner, die über
einen Formulareinzug (ADF - Automatic
Document Feeder) verfügen, können
mehrere Dokumentseiten gleichzeitig verarbeiten.
Den eingescannten Dokumenten
können weitere Seiten hinzugefügt
werden. Treten beim Einlesen einer
Dokumentseite Probleme auf oder wurde
eine Dokumentseite fälschlicherweise
gelöscht, kann die Dokumentseite erneut
eingelesen werden. Neu eingescannte
Seiten können einem Dokument angehängt
oder an einer beliebigen Stelle ein-
gefügt werden.
Archivierung & Indexierung
Die Archivierung der erfassten Dokumente
kann manuell durch den Benutzer ausgelöst
werden. Dies ist von Vorteil, wenn
eine Validierung oder Korrektur durch
den Benutzer zu erfolgen hat. Durch den
iSeries seitigen Programmaufruf können
die Indexwerte auch direkt mitgegeben
werden, diese werden automatisch eingelesen
oder vervollständigt.
Auf diese Weise wird der Archivierungs-
Vorgang zusätzlich automatisiert. Die eingebauten
Validierungsroutinen rufen bei
fehlenden Indexwerten automatisch den
Indexierungsdialog zur Korrektur auf.
InfoStore DesktopScan ermöglicht die
Erweiterung kundeneigener
Anwendungen um eine Scanningfunktionalität
auf einfachstem Wege und
mit geringstem Aufwand, so dass alle
betrieblichen Bereiche aus den Vorteilen
der digitalen Dokumentenverwaltung
Nutzen ziehen.
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Scanning & Capturing
InfoStore for iSeries
InfoStore BatchImporter ist eine stapelorientierte Lösung für den effizienten Import und die
Archivierung beliebiger Dokumente in InfoStore und ermöglicht die Ablage von PC-Dokumenten
über standardisierte Schnittstellen. Als Input benötigt InfoStore BatchImporter eine ASCII-Datei mit
den Indexwerten und die PC-Dateien selbst. Die Konvertierung von SinglePage- TIFF zu Multipage-
TIFF wird genauso wie die Archivierung von aufgetrennten Multipage-TIFF‘s in SinglePage-TIFF‘s
unterstützt.
InfoStore BatchImporter IFS
InfoStore BatchImporter IFS ermöglicht
den stapelorientierten Import und die
Archivierung von beliebigen Dokumenten
in InfoStore. Dabei können Dokumente
von einem IBM iSeries Verzeichnis oder
von einem IFS Verzeichnis importiert
werden. Der Importvorgang wird über
eine Kontrolldatei dokumentiert. Über
Batch-Import-Aktionen kann die Art der
Verarbeitung eines Stapels gewählt werden:
• Die Stapel werden nur regisitriert, ohne
dass eine vorherige Analyse auf Fehler
oder einen Import erfolgt.
• Die Stapel werden registriert und
analysiert, jedoch nicht archiviert.
• Die Stapel werden registriert, analysiert
und, wenn keine Fehler auftreten, auch
archiviert.
Ein Import-Log-File dokumentiert den
Verlauf eines Stapels in chronologischer
Reihenfolge und ermöglicht somit ein
Kontrolle über den Importvorgang.
InfoStore BatchImporter (PC-Client)
InfoStore BatchImporter erlaubt es,
Dokumentstapel aus einem Fremdprogramm
in eine InfoStore Umgebung
zu importieren. Die dazugehörigen Indizes
werden bei diesem Vorgang übernommen.
BatchImporter dient damit der
Migration von Dokumentstapeln und stellt
eine Art standardisierte Schnittstelle
zwischen InfoStore und den Produkten
von Drittanbietern dar. Dazu muss mit
Hilfe des PC-BatchImporter Assistenten
ein Importprofil erstellt werden, auf
dessen Grundlage der Import der
Dokumentstapel und deren Indizes nach
InfoStore stattfindet. Voraussetzung für
die Durchführbarkeit des Exports aus
Drittprogrammen nach InfoStore ist eine
standardisierte Struktur einer zentralen
Indexdatei.
BatchImporter gliedert den Importvorgang
in zwei Teile. Zuerst werden die
Dokumente für den Transfer vorbereitet
und die Indexwerte mit dem Dokument
verknüpft und zwischengespeichert.
Erst im zweiten Schritt werden die
Dokumente aus dem Zwischenspeicher
in InfoStore archiviert. Mit Hilfe des
PC-BatchImporter-Log wird der
Importvorgang protokolliert. Es besteht
die Möglichkeit, die Log-Datei via E-Mail
an einen bestimmten Empfänger - wie
zum Beispiel den Administrator -
zu senden.
InfoStore BatchExporter
InfoStore BatchExporter ist eine standardisierte
Schnittstelle für den Export
von InfoStore Dokumenten in Dritt-
Applikationen.
BatchExporter ermöglicht es, selektiv
Dokumente aus InfoStore in ein IFS-
Dateiverzeichnis zu exportieren. Die exportierten
Dokumente werden automatisch
wahlweise in eine PDF-Datei oder über
eine Benutzerschnittstelle in ein anderes
Dateiformat konvertiert. Die Indexwerte
werden selbständig aufbereitet und in
einer Datenbank zur weiteren Verfügung
abgelegt. Von diesem Dateiverzeichnis
und der Datenbank aus können die
Dokumente anschließend von einer kundeneigenen
Applikation importiert und
verarbeitet werden.
Capturing (COLD)
InfoStore for iSeries
InfoStore iSeriesCOLD ermöglicht das hochautomatisiertes Erfassen, Segmentieren und Indexieren
von Druckausgabedateien in IBM-Formaten, wie AFP/IPDS, SCS und Verarbeitung von PCL- bzw.
PDF-formatiertem Computer- Output.
Registrierung
Der erste Schritt bei der Übernahme
von Druckdaten in das elektronische
Archiv ist die Registrierung der zu
archivierenden Dateien in der InfoStore
Registrationsdatenbank. Flexible Such-
und Eingrenzfunktionen gewährleisten
eine sichere Erfassung der Dateien. Über
eine Statusfunktion kann jederzeit ermittelt
werden, ob eine bestimmte Datei
bereits verarbeitet wurde bzw. ob bei der
Verarbeitung Fehler aufgetreten sind.
Profilierung
Für die einzelnen Arten von Druckausgaben
werden Beschreibungen
erstellt. Diese Beschreibungen enthalten
Angaben zur Identifizierung der
Druckdateien, zur Dokumentbildung (z.B.
Auftrennen nach Rechnungsnummer etc.),
zu Schlüsselbegriffen und zu anderen
Merkmalen. Aufgrund dieses Profils kann
die Druckdatei dann automatisch indexiert
und archiviert werden, die Analyse-
Funktion kann vor der Archivierung die
Profilierung überprüfen.
Indexierung
Für alle aus einer Druckdatei erstellten
Dokumente kann eine unbegrenzte Anzahl
von Schlüsselwerten automatisch ermittelt
werden. Datumsangaben werden in verschiedenen
Sprachformaten erkannt und
sortierfähig abgespeichert. Eine Fülle von
praxiserprobten Definitionsmöglichkeiten
wie Konstanteneinfügung,
Berücksichtigung erste/letzte Seite,
Übernahme Standardattribute,
Standard-Indexierzeile, Spalten-Indices,
Benutzerprogramm-Exits etc. stehen zur
Verfügung.
Importieren
Druckdateien können als einzelnes
Dokument (z.B. Buchungsliste) oder
aufgetrennt in mehrere Dokumente (z.B.
Rechnungen) archiviert werden.
Jeder Archivierungslauf wird journalisiert
und kann einfach nachvollzogen werden.
Formulare
AS/400 Druckdateien können für den
Ausdruck mit Formularen gemischt werden.
InfoStore prüft bei der Archivierung
die Formularverknüpfungen und speichert
die entsprechenden Formulare unveränderbar
und periodengerecht ab. Für SCS-
und IPDS-Druckdateien werden sogenannte
Front- und Back-Overlays unterstützt,
für AFP-Druckdateien besteht eine
darüber hinausgehende Unterstützung für
alle im Datenstrom enthaltenen Formulare.
Bei Anzeige und Ausdruck aus dem
Archiv kann wahlweise ein zusätzliches
Formular (z.B. „KOPIE“-Stempel) mitberücksichtigt
werden.
Anzeige und Druck
Die archivierten Druckdaten können über
die reguläre InfoStore Dokumentensuche
recherchiert, angezeigt und ausgedruckt
werden. Die Volltextsuche innerhalb
von Druckdateien erlaubt ein schnelles
Auffinden der gesuchten Daten.
Spaltenindizes
Für sehr große Listen wie z.B. Jahresend-
Journale kann bei der Archivierung ein
Inhaltsindex angelegt werden, der Daten
aus bestimmten Teilen (Spalten) der Liste
enthält. Dadurch ist eine sehr schnelle
und benutzerfreundliche Suche nach Textstellen
innerhalb der Druckdatei möglich.
Datendurchsatz
Je nach Hardware- und Softwarekonfiguration
werden pro Stunde
zwischen 10.000 und 60.000 Seiten
indexiert und abgelegt. Mehrere Läufe
können gleichzeitig durchgeführt werden.
Statistik, History, Recovery
Alle Analyse- und Import-Läufe werden
aufgezeichnet. Die Auswertung über
Ablage und optische Auslagerung auf
Stufe Druckdatei ist möglich. Es besteht
die Möglichkeit, Archivierungsläufe zu
annullieren. Fehlerhaft oder fälschlich
archivierte Druckdaten können zurückgenommen
werden.
PC Druckdaten-Unterstützung
Das Modul iSeries COLD PC
Druckdaten-Unterstützung ermöglicht es,
beliebige Dateien über SCS-Druckdaten
zu indexieren und in InfoStore zu archivieren.
Das Modul ermöglicht beispielsweise
die Integration einer beliebigen
PCL-Form-Processing-Lösung (z.B.
Interform/400, Spoolmaster, Jetform,
etc.) in InfoStore oder eine Archivierung
beliebiger PC Druckdaten. Die Indexwerte
werden jedoch immer aus einer SCS-
Spooldatei ausgelesen.
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Capturing (COLD)
InfoStore for iSeries
Der Funktionsumfang moderner Capturing-Anwendungen ist umfassend Wiederkehrende
Formulare, Barcodes, maschinengeschriebene Texte (mittels OCR) und handgeschriebene Zahlen
und Text (mittels ICR) werden automatisch erkannt. Es werden nicht nur für optisches Lesen
vorbereitete Formulare verarbeitet, der Einsatz bereits eingeführter Belege ist weiterhin möglich.
Die manuelle Erfassung entfällt weitgehend und erfolgt für die Nachbearbeitung anhand des
Originalbeleges direkt am Bildschirm.
Integrierte Capturing-Systeme
Für die Bewältigung von sehr großen
Dokumentvolumen stehen Hoch-
leistungs-Scanning-Anwendungen zur
Verfügung. Diese Zusatzlösungen von
weltweit führenden Anbietern wie KOFAX,
ReadSoft etc. lassen sich über Standard-
Schnittstellen mit InfoStore verbinden und
können auch völlig unabhängig vom IBM
iSeries System betrieben werden.
Diese Lösungen können auch dahingehend
im Netzwerk betrieben werden,
dass Arbeitsteilungen zwischen der reinen
Scanningarbeit, der Indexierung und der
Nachbearbeitung (z.B. Qualitätsprüfungsarbeiten)
möglich sind. Unter
Einbeziehung von Hochleistungsscannern,
wie z.B. KODAK ImageLink (mit Scan-
Leistungen bis 144 Seiten/Min.), können
sehr leistungsfähige Konfigurationen
realisiert werden. Diese Hochleistungslösungen
eignen sich dort, wo sehr
große Dokumentmengen anfallen und
das Einlesen und Erfassen der Daten
ab diesen Formularen und Vordrucken
erforderlich ist. Die Einsparungen an Zeit
und Kosten sind enorm und können bis zu
90% im Vergleich zur manuellen Datener-
fassung sein.
Anzeige und Druck
Die Abfrage und Anzeige der archivierten
Image-Dokumente erfolgt entweder über
die in InfoStore enthaltene Standard-
Retrievalanwendung (IBM iSeries-basierend)
oder mit der InfoStore Client/
Server-Dokumentenabfrage (Windowsbasierend).
Archivierte Dokumente werden über
schnelle Kommunikationseinrichtungen
(APPC) direkt auf den jeweiligen
PC-Arbeitsplatz übertragen. Image-
Dokumente (und natürlich auch AS/400
Druckdateien-Dokumente) werden auf
dem PC-Bildschirm abbildgetreu dargestellt
und können auf PC-Druckern ausgegeben
werden.
InfoStore iSeriesCOLD
Technische Daten
Druckerdatenstrom
• SCS
• IPDS
• AFP
Speicherformat CI
• IBM iSeries-Datenbank-Format
• IPDS/AFP
Speicherformat NCI
• TIFF G3/G4
• MO:DCA
Barcodes
• Code39 (3 of 9), Code93, Code128,
Codabar
• EAN-8, EAN-13, Interleaved 2 of 5,
Postnet, UPC-A, UPC-E
Kodak kompatible Patch Codes
Systemvoraussetzungen
• IBM iSeries, alle Modelle
• Betriebssystem IBM OS/400, ab V4R4
• IBM iSeries ClientAccess
• InfoStore ARCHIV
• InfoStore OSM (bei Verwendung von
optischen Speichersystemen)
auf PC-Scan-Station:
• normaler, leistungsfähiger PC-
Arbeitsplatz
• LAN- (TCP/IP) oder Twinax-Anschluss
• Betriebssystem Microsoft Windows
NT/2000/XP
• Scanner nach Wahl
• KOFAX oder SCSI-Scan-Adapter
• Unterstützung TSE/Citrix-Metaframe
Server
Schnittstellen
• IBM ImagePlus/VisualInfo
• Kofax Ascent Capture
• Benutzer-Exits, Programmschnittstellen
(APIs)
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Web Document Solutions
InfoStore for iSeries
Professionelles Dokumentenmanagement bedeutet die weltweite und sichere Verfügbarkeit von
Unternehmensdaten über Standardbrowser. Recherche und Anzeige, wie auch Archivierung -
InfoStore WebDMS bietet diese Funktionalität. Weitere Lösungen sind der InfoStore Web
DocumentViewer wie auch InfoStore WebServices, mit denen Integrationsmöglichkeiten in
bestehende Web-Anwendungen geboten werden.
Web Applications & Portals
InfoStore WebDMS
InfoStore WebDMS ist die standardisierte,
sofort einsetzbare Web-
Abfragelösung (WebDMS in Windows/
ASP und Java/JSP-Technologie) und
bildet die Grundlage für die unkomplizierte
und sichere Recherche, Anzeige
und Archivierung elektronischer
Dokumente in Internet-, Extranet und
Intranet-Umgebungen.
Neben der Dokumentabfrage wird die
Darstellung von Trefferlisten der gefundenen
Dokumente wie auch die intelligente
Darstellung der Dokumentinhalte
direkt im Web-Browser oder über den
Web DocumentViewer unterstützt. Das
gesamte Benutzermanagement und
die Security-Einstellungen werden von
dem IBM iSeries System übernommen.
InfoStore WebDMS ist sowohl als eigenständige
Standardanwendung wie auch
als Integration in eine kundeneigene
Anwendung einsetzbar.
Ähnlich dem InfoStore WindowsRetrieval
ist es möglich aus den verschiedenen
Dokumentklassen auszuwählen und durch
die Public- bzw. Privatefolders zu navigieren.
Über HTML Formulare können
Dokument- klassensuchen und die mit
WindowsRetrieval erstellten Abfragen
ausgeführt und die Resultatsliste in einer
übersichtlichen Tabelle angezeigt werden.
InfoStore WebDocumentViewer
Mit WebDMS können Dokumente aus
dem Filesystem direkt über das Web im
InfoStore DMS abgelegt werden. Nach
Selektion des Dokumentes und Auswahl
eines Archivierungsprofils kann der
Benutzer über eine Indexierungsmaske
die notwendigen wie auch zusätzliche
Indexwerte angeben, mit denen das
Dokument zu einem späteren Zeitpunkt im
Archiv wieder auffindbar ist.
InfoStore Web DocumentViewer
Mit dem InfoStore Web DocumentViewer
steht ein integrierter Web-Viewer zur
Verfügung. Der universell einsetzbare
XML-basierende Web DocumentViewer
in Windows- und Java-Technologie
erlaubt die detailgetreue Darstellung von
elektronischen Inhalten über einen Web-
Browser. Die Spooldaten werden auf dem
WebDMS Server „on-the-fly“ konvertiert
und im Browser des Anwenders als Bild
angezeigt. Mit der Navigationsleiste kann
komfortabel durchs Dokument navigiert
werden.
InfoStore WebDMS - Dokumentenarchivierung InfoStore WebDMS27 - Dokumentensuche
Der InfoStore Web DocumentViewer kann
in InfoStore WebDMS oder in eine Web-
Kundenanwendung eingebunden werden.
Der Viewer ermöglicht die Darstellung der
geläufigsten COLD-Formate wie SCS,
IPDS, AFP und Imageformate wie TIFF.
Wird der Web DocumentViewer nicht verwendet,
können diese Formate als TIFF
oder PDF angezeigt werden oder direkt
im DocumentViewer geöffnet werden. PC
Dokumente werden mit ihrer jeweiligen
Original-Applikation unter Windows
angezeigt.
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