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Diplomarbeit
OPTIMIERUNG DES DOKUMENTENWORKFLOWS FÜR DIE
KLENGEL-BÜRO-TECHNIK GMBH UNTER VERWENDUNG
VORHANDENER KOPIERSYSTEME
Vorgelegt am: 28. August 2008
Von: Gregory Engel
Studienrichtung /
Leipziger Str. 170
08451 Crimmitschau
Studiengang: Wirtschafsinformatik
Seminargruppe: WI05
Matrikelnummer: 4050605
Praxispartner: Klengel-Büro-Technik GmbH
Schloßstraße 6
09111 Chemnitz
Gutachter: Dipl.-Inf. Dirk Burkhardt
Dr.-Ing. Wolfgang Oehme

Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis ............................................................................................ V
Tabellenverzeichnis ................................................................................................ VI
Abkürzungsverzeichnis ......................................................................................... VII
1 Vorwort ................................................................................................................ 1
2 Einleitung ............................................................................................................ 2
2.1 Informationen ................................................................................................ 2
2.2 Geschäftsprozesse ....................................................................................... 2
2.3 Digitale Archivierung und Dokumenten-Management-Systeme .................... 2
2.4 Workflows ..................................................................................................... 4
2.5 Multifunktionssysteme ................................................................................... 4
2.6 Ziele .............................................................................................................. 5
2.7 Vorgehensweise bei der Analyse .................................................................. 5
3 Analyse ............................................................................................................... 7
3.1 Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrung von Dokumenten ...................... 7
3.2 Dokumentenklassen ...................................................................................... 8
3.2.1 Allgemein ............................................................................................... 8
3.2.2 Kundenbestellung .................................................................................. 8
3.2.3 Rechnungen und Lieferscheine ........................................................... 10
3.2.4 Störungskarten ..................................................................................... 11
3.2.5 Sonstige Dokumente ............................................................................ 12
3.3 ScanView Dokumenten-Management-System ............................................ 13
3.3.1 Aufbau ................................................................................................. 13
3.3.2 Kommunikationsmöglichkeiten ............................................................. 15
3.4 Geschäftsprozesse ..................................................................................... 16
3.4.1 Auswahl der Prozesse ......................................................................... 16
3.4.2 Bestellauftrag eines Kunden ................................................................ 18
3.4.3 Angebotserstellung .............................................................................. 20
3.4.4 Rechnungsprüfung ............................................................................... 22
3.5 IT-Infrastruktur im Unternehmen ................................................................. 23
3.6 Möglichkeiten der Dokumenteneingabe ...................................................... 24
3.6.1 Allgemein ............................................................................................. 24
3.6.2 Imagus ................................................................................................. 25
III

3.6.3 ScannerVision ...................................................................................... 26
3.6.4 Auswahl ............................................................................................... 29
4 Optimierung ...................................................................................................... 30
4.1 Codierung von Informationen ...................................................................... 30
4.1.1 Definition .............................................................................................. 30
4.1.2 Einsatz ................................................................................................. 30
4.1.3 Barcodes .............................................................................................. 31
4.2 Verbesserte Dokumenteneingabe für Kundenbestellungen ........................ 32
4.3 Optimierung der Angebotserstellung ........................................................... 35
4.4 Kostenersparnis .......................................................................................... 37
5 Umsetzung ........................................................................................................ 38
5.1 Vorbetrachtungen........................................................................................ 38
5.2 Wahl des Strichcodetyps ............................................................................. 38
5.3 Einheitliches Angebotsformular ................................................................... 39
5.4 Manipulation des Druckdatenstromes ......................................................... 40
5.4.1 Windows Enhanced Laser Printing ...................................................... 40
5.4.2 Aufbau der Datei „Convert.ini“.............................................................. 41
5.4.3 Barcode-Parameter konfigurieren ........................................................ 43
5.4.4 Automatischer Barcode-Aufdruck und Dokumentenablage ................. 44
5.5 Dokumenteneingabe zur Kundenbestellung ............................................... 46
6 Zusammenfassung........................................................................................... 49
6.1 Kurzbeschreibung der Optimierung............................................................. 49
6.2 Ausblick ....................................................................................................... 49
Literaturverzeichnis .............................................................................................. VIII
Anhang A .................................................................................................................. X
Anhang B ................................................................................................................. XI
Anhang C ................................................................................................................ XII
Anhang D ............................................................................................................... XIV
IV

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Dokumenten-Lebenszyklus .................................................................... 3
Abbildung 2: Vorgehensweise Analyse ....................................................................... 6
Abbildung 3: ScanView 3-Tier-Architektur ................................................................. 14
Abbildung 4: Eignung eines Workflow-Management-Systems .................................. 17
Abbildung 5: Bearbeitung einer Kundenbestellung .................................................... 19
Abbildung 6: Dokumenteneingabe bei Kundenbestellung ......................................... 20
Abbildung 7: Angebotserstellung ............................................................................... 21
Abbildung 8: Überprüfung einer Lieferantenrechnung ............................................... 23
Abbildung 9: ScannerVision Benutzerverwaltung ...................................................... 27
Abbildung 10: Fehlererkennung bei Barcodes durch Paritätsprüfung ....................... 32
Abbildung 11: Dokumenteneingabe automatisieren .................................................. 33
Abbildung 12: Optimierte Dokumenteneingabe bei Kundenbestellungen .................. 34
Abbildung 13: Optimierung der Angebotserstellung .................................................. 35
Abbildung 14: Dokumentenverarbeitung bei einer Angebotserstellung ..................... 36
Abbildung 15: Fehler bei Texterkennungssoftware ................................................... 37
Abbildung 16: Beispiel für einen Barcode nach Code 39 Standard ........................... 38
V

Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Prozessvariablen nach Picot .................................................................... 16
Tabelle 2: Übersicht Multifunktionsgeräte ................................................................. 24
Tabelle 3: Übersicht Schlüsselbegriffe zur Dokumentenidentifizierung ..................... 38
Tabelle 4: ScannerVision Template-Konfiguration für Dokumente mit Barcode ........ 47
VI

Abkürzungsverzeichnis
DMS Dokumenten-Management-System
EDV Elektronische Datenverarbeitung
LCD Liquid Crystal Display
MFP Multifunktionsprodukt
OCR Optical Character Recognition
PCL Printer Command Language
PDF Portable Document Format (von Adobe)
SMB Service Message Block
TIFF Tagged Image File Format
W-ELP Windows Enhanced Laser Printing (von Stethos)
VII

1 Vorwort
Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, sind heute aus mittelständigen und
großen Unternehmen kaum noch wegzudenken. Eine immer größer werdende Flut
an Informationen muss von den Mitarbeitern bearbeitet werden.
Die Software-Systeme ermöglichen es unter Verwendung von Workflows die
Dokumentenweitergabe zu automatisieren und somit Kommunikationswege zu
verkürzen. Sie streben für die Unternehmen wichtige Ziele, wie Minimierung des
Zeitaufwands bei der Abarbeitung und der damit verbundenen Kostenersparnis, an.
Zudem bringen sie eine klare Struktur in die Aufgabenverteilung innerhalb des
Unternehmens ein.
Rechtliche Vorgaben, welche eine Archivierung vieler Dokumente fordern, müssen
ebenfalls von den Unternehmen umgesetzt werden. In diesem Falle helfen
Archivierungs-Systeme bei einer strukturierten Sammlung und Speicherung der
Unterlagen.
Neben der Verarbeitung der Informationen und Dokumente mit Hilfe einer Software
spielt aber auch die Eingabe der Dokumente in das System, bei immer weiter
steigender Anzahl, eine immer wichtigere Rolle. An der Schnittstelle zwischen
Mensch und Software können noch Verbesserungsansätze entwickelt werden, die
das Einlesen der Unterlagen vereinfachen, automatisieren und beschleunigen. Auch
hier gibt es Potential für Zeiteinsparungen.
In Zukunft soll es möglich sein, komplette Arbeitsschritte in einem Stück zu
automatisieren. Das heißt, dass diese Schritte ohne ein weiteres Bearbeiten durch
einen Akteur von einer Software übernommen werden. Somit hat der Mitarbeiter
mehr Freiraum für andere Aktivitäten, bei denen die Verwaltung von Informationen
nur eine nebensächliche Rolle spielt und so wenig Zeit wie möglich beanspruchen
sollte.
1

2 Einleitung
2.1 Informationen
Verschiedenartige Informationen liegen uns in den unterschiedlichsten Formen vor.
Man kann sie klassifizieren in:
• gesprochene Informationen – Telefonate, alltäglicher Informationsaustausch
unter Mitarbeitern oder Kunden, delegierte Aufgaben usw.
• auf Papier gedruckte oder handschriftliche Informationen – Rechnungen,
Lieferscheine, Geschäftsbriefe, Notizen, Informationen für andere Mitarbeiter,
Produktprospekte usw.
• elektronische Informationen – E-Mails, Informationsmaterial, Internet als
Informationsquelle, Workflow-Nachrichten usw.
Alle Informationen müssen erfasst und bearbeitet werden. Dabei gilt es, sie möglichst
in einem einheitlichen System zusammenzufassen. Da die Vielfalt an Informationen
sehr groß ist, soll sich die Betrachtung bei der Analyse nur auf Informationen
beschränken, die auf Papier gedruckt oder handschriftlich geschrieben wurden.
2.2 Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse sind Vorgänge, die der Erreichung von Unternehmenszielen
dienen. Sie bilden Teile der Wertschöpfungskette. Diese Prozesse bestehen aus
Abfolgen von Aktivitäten. Sie stellen den festgelegten Transport von Informationen
und Leistungen dar und werden durch ein Ereignis und die Eingabe von Daten
ausgelöst. Anfang und Ende eines solchen Prozesses sind klar definiert, wobei der
Ablauf innerhalb unterschiedlich aussehen kann. Das Ergebnis eines
Geschäftsprozesses wird weiteren Aktivitäten zur Verfügung gestellt. 1
2.3 Digitale Archivierung und Dokumenten-Management-Systeme
Unter Archivierung versteht man die methodische Sammlung und Speicherung von
den im Unternehmen anfallenden Dokumenten in digitaler Form. Digitale
1 [MÜL05], S. 7
2

Archivierungs-Systeme sollen zuverlässig all diese Informationen abspeichern.
Zudem sollen sie einen schnellen und gezielten Zugriff auf die Daten realisieren. Um
dies zu gewährleisten werden die Dokumente mit Attributen und Schlagworten
versehen. Auch die Verteilung von Dokumenten an alle Mitarbeiter eines
Unternehmens wird durch das digitale Archiv vereinfacht. Jeder zugriffsberechtigte
Benutzer kann die Informationen aus dem Archiv abrufen. Im Gegensatz zu einer
rein manuellen Ablage und Verteilung von Dokumenten, reduziert die digitale
Archivierung Zeit-, Material- und Personalaufwand und den hohen Platzbedarf.
Dokumenten-Management-Systeme sind Software-Pakete, welche die Aufgaben des
Dokumenten-Managements abdecken. Unter Dokumenten-Management versteht
man alle Tätigkeiten beginnend beim Einrichten eines Archives, bis hin zur Wartung
und kontinuierlichen Aktualisierung, daher die Arbeit an diesem Archiv. 2 Die digitale
Archivierung ist deshalb ein grundlegender Bestandteil eines Dokumenten-
Management-Systems. Das DMS übernimmt zudem die Automatisierung von
Vorgängen im Unternehmen, Übermittlung von Dokumenten, differenzierte
Zugangskontrolle, Versions-, Workflow-, und Groupware-Kontrolle. Die
Containerstruktur in Dokumenten-Management-Systemen sorgt dafür, dass
Dokumente, die zusammen gehören, miteinander verknüpft werden und somit
zusammen bleiben. 3
recherchieren
2 [LIM01], S. 24 ff.
3 [LIM01], S. 34
archivieren
erstellen / erfassen
3
verteilen
Abbildung 1: Dokumenten-Lebenszyklus
bearbeiten / freigeben

Mit den Funktionen, die ein DMS bietet, wird der gesamte Lebenszyklus eines
Dokuments abgebildet. Der Zyklus beginnt für das Dokument mit der Erstellung oder
dem Erfassen (zum Beispiel durch Einscannen eines Papier-Dokuments). Es
durchläuft die weiteren Phasen „bearbeiten / freigeben“, „verteilen“, „archivieren“ und
recherchieren“ so lange, bis es in einem Langzeitarchiv abgespeichert oder gelöscht
wird. Der Dokumenten-Lebenszyklus ist in Abbildung 1 dargestellt. 4
2.4 Workflows
Workflows, deutsch Arbeitsabläufe, stellen die technische Unterstützung der
Geschäftsprozesse dar. Diese Unterstützung muss nicht den gesamten Arbeitsablauf
umfassen, sondern kann sich auch nur auf Teile davon beschränken. 5 Generell wird
ein Workflow immer aus einem definierten Geschäftsprozess abgeleitet.
In Dokumenten-Management-Systemen werden durch Workflows Dokumente,
Informationen automatisch nach festen Regeln den Akteuren zugewiesen und
verteilt. Sie übernehmen die Steuerung von Vorgängen. In ihnen sind alle am
Vorgang beteiligten Personen, Arbeitsschritte, Abläufe, Ressourcen und Dokumente,
sowie deren Verknüpfung miteinander festgelegt. Gestartet wird ein solcher Workflow
durch ein entsprechendes Initiierungs-Dokument. 6
2.5 Multifunktionssysteme
Kopiersysteme werden heute häufiger als Multifunktionsprodukte (MFPs) bezeichnet,
da sie mehr als die simple Kopierfunktion anbieten. Sie beherrschen Druck-, Scan-
und Fax-Funktionen und verfügen über Netzwerkanbindungen. Darüber hinaus
bieten einige Hersteller die Möglichkeit die Geräte individuell durch Einsatz einer
optionalen Entwicklungs-Plattform individuell anzupassen. Damit ist es möglich
spezifische Anwendungen für die Maschinen zu entwickeln. Mit dieser
Anpassungsmöglichkeit kann die LCD-basierte, berührungsempfindliche
Bedienoberfläche des Gerätes verändert werden, Funktionen zusammengefasst und
4 [PFU08]
5 [MÜL05], S. 8
6 [LIM01], S. 42
4

neue implementiert werden. Dadurch ist auch die Vielfalt der Möglichkeiten der
automatisierten Weitergabe und -verarbeitung eingescannter Dokumente größer
geworden.
2.6 Ziele
Die Klengel-Büro-Technik GmbH ist ein Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmen
für Bürokommunikation. Zu den Geschäftsfeldern dieses Fachhändlers gehören
Verkauf und Wartung von Büro- und Datentechnik, sowie die damit verbundene
Beratung und Betreuung von Kunden. Mit der fortlaufenden Entwicklung des
Unternehmens stieg im Laufe der Zeit auch die Zahl der Kunden immer weiter an –
und damit auch die Anzahl an Aufträgen, Mitarbeitern und der daraus resultierende
Verwaltungsaufwand.
Um die Informationsmenge zu beherrschen ist eine klare, spezialisierte
Aufgabenverteilung notwendig. Das Dokumenten-Management-System ScanView ist
bereits im Einsatz.
Auf Grundlage der gegebenen Ausgangssituation soll eine Analyse durchgeführt
werden, um daraufhin Verbesserungen herausarbeiten zu können. Insbesondere soll
eine Optimierung mit Hilfe vorhandener Multifunktionssysteme und Software-Tools
erreicht werden, die die Dokumenteneingabe und Weiterverarbeitung zur
Bearbeitung und Archivierung zusätzlich automatisieren und für die Mitarbeiter
vereinfachen. Die Arbeitsabläufe im Unternehmen sollen dadurch insgesamt
verbessert werden. Zeitaufwendungen sollen minimiert werden.
2.7 Vorgehensweise bei der Analyse
Um das Ziel – die Optimierung des Dokumentenworkflows an ausgewählten Stellen
im Unternehmen – zu erreichen, wird nach dem Wasserfallmodell verfahren
(Abbildung 2).
Beginnend mit einer Analyse der Ist-Situation im Unternehmen soll die Grundlage für
weitere Betrachtungen geschaffen werden. Daraus können im nächsten Schritt
Verbesserungsvorschläge abgeleitet werden, die den Workflow optimieren. Um diese
5

Verbesserungsvorschläge nun in die Realität umzusetzen, muss die
Implementierung zunächst geplant werden. In der Planungsphase muss festgelegt
werden, welche Anwendungen oder Tools zum Einsatz kommen und entsprechend
angepasst werden müssen, bevor in der letzten Phase das System zum Einsatz
kommen kann.
Analyse Ist-Situation
Optimierung
Planung
6
Implementierung
Abbildung 2: Vorgehensweise Analyse
Einsatz

3 Analyse
3.1 Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrung von Dokumenten
Das elektronische Sammeln von Daten ist, neben einer Zeit- und Geldeinsparung,
auch von rechtlicher Bedeutung. Der Gesetzgeber bestimmt, welche Dokumente für
welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Diesen Bestimmungen müssen die
Unternehmen Folge leisten.
Auf Grundlage der gesetzlichen Abgabenordnung (AO) sind gewerbliche
Unternehmen verpflichtet folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren 7 :
• Bücher und Aufzeichnungen (Warenein- und Ausgang), Inventare,
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• sonstige Unterlagen, die für eine Besteuerung relevant sind
Zweck dieser Aufbewahrungspflicht ist es, alle zur Besteuerung nötigen Unterlagen
auf Verlangen bei einer Außenprüfung der Finanzbehörde vorweisen zu können.
Diese Daten müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und
nachvollziehbar sein. Einem sachverständigen Dritten muss es möglich sein einen
Überblick über die Geschäftsvorfälle, deren Entstehung und Abwicklung, sowie die
Lage des Unternehmens zu bekommen. 8
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, sowie
Buchungsbelege ist auf zehn Jahre festgelegt. Alle anderen der genannten
Unterlagen sind für sechs Jahre zu archivieren. 9
7 § 147 Abs. 1 AO
8 § 145 AO
9 § 147 Abs. 3 AO
7

3.2 Dokumentenklassen
3.2.1 Allgemein
Papierdokumente und Workflows gestalten die Abläufe in der Klengel-Büro-Technik
GmbH. Um die Dokumente näher zu beschreiben werden bestimmte Merkmale
betrachtet.
Die Merkmale der Dokumente sind:
• Nutzen
• Inhalte
• Identifizierungsmerkmale (zum Beispiel eine Vorgangsnummer)
• Aufbau / Layout
• betreffende Benutzer / Abteilungen
• Archivierung
Sie wurden nach ihrer Zugehörigkeit zu den Geschäftsprozessen Kundenbestellung,
Störungsmeldung, Rechnungsprüfung, sowie nicht einordbaren Dokumenten
(sonstige Dokumente) klassifiziert. Dabei wurden die genannten Merkmale
betrachtet.
3.2.2 Kundenbestellung
Zur Klasse der Kundenbestellung zählen alle die Dokumente, welche für die
Ausführung einer Kundenbestellung gesammelt werden. Alle diese Dokumente sind
nötig, um einen Auftrag auszuführen und damit einen neuen Bestellvorgang
innerhalb des Unternehmens auszulösen. In ihnen werden Informationen für alle
weiteren Schritte gebündelt. Verwaltung, Disposition, Technik und Buchführung
erlangen alle nötigen Daten zum arbeiten. Diese Dokumente sind im Einzelnen näher
beschrieben.
Projektblatt
Das Projektblatt dient der Erfassung aller wichtigen Daten zu einem Vorgang als
Gesamtüberblick in einer einheitlichen Form. Es enthält die Informationen des
8

Vertriebes zu jedem Auftrag eines Kunden und bietet Informationen für Einkauf,
Disposition, Technik und Buchhaltung. Die wichtigsten enthaltenen Daten sind
Kundenanschrift mit Kundennummer, Ansprechpartner, detaillierte Informationen
zum bestellten Produkt, Realisierungstermin, sowie die vereinbarten Preise. Die
Vorgangsnummer dient der Identifizierung des jeweiligen Auftrages. Weiterhin
enthält es ein Feld für zusätzliche Bemerkungen, um zum Beispiel örtliche
Gegebenheiten bei der Auslieferung einer Maschine schon im Voraus einplanen zu
können.
Angebot
Das Angebot dient im Vertrieb zum Aushandeln eines Geschäftes. Produkt,
Dienstleistung, Vertragskonditionen und Preis werden darin schriftlich festgehalten.
Mit der Unterschrift des Kunden auf dem Angebot wandelt sich das Angebot zu einer
Auftragsbestätigung und bildet die Grundlage für den Vorgang einer
Kundenbestellung. Angebote werden, wie auch die anderen Dokumentenarten dieser
Klasse, archiviert. Dabei spielt es keine Rolle, ob aus dem Angebot ein Auftrag
entstanden ist oder nicht, weil diese Art von Dokumenten zu Handels- und
Geschäftsbriefen eines Unternehmens gehören und somit der Aufbewahrungspflicht
unterliegen. Die Archivierung der an den Kunden ausgehändigten Dokumente ist
Aufgabe der Vertriebsmitarbeiter, wobei unterschriebene Angebote später nochmals
zum entsprechenden Vorgang in der Verwaltung archiviert werden.
Angebote bestehen im Wesentlichen aus den gleichen thematischen Inhalten, wie
Kunde, Produktbeschreibung und Preis. Sie werden jedoch größtenteils von den
Verkäufern individuell gestaltet und weisen daher kaum einheitliche Strukturen in
deren Layout auf. Sobald sie einem Auftrag zugewiesen werden, besitzen sie eine
eindeutige Vorgangsnummer, unter der sie wiederzufinden sind.
Preiskalkulation
Die Preiskalkulation enthält Ein- und Verkaufspreis und Marge zum jeweiligen
Vorgang. Sie dient der zusätzlichen Kontrolle der Richtigkeit des Angebots und wird
von einem Mitglied der Geschäftsleitung quittiert, bevor weitere Schritte bei der
Bearbeitung erfolgen dürfen. Sie sind an der Vorgangsnummer identifizierbar und
9

werden mit den anderen Dokumenten der Klasse Kundenbestellung im ScanView-
Archiv hinterlegt.
Sonstige auftragsspezifische Dokumente
Sonstige Dokumente sind optional. Es kann sich dabei um verschiedenartige
Informationen handeln, für die das Projektblatt nicht ausreichend ist. Dazu gehören
beispielsweise Auslieferungspläne für größere Projekte, bei denen mehrere
Maschinen an verschiedenen Standorten beim Kunden aufgestellt werden sollen.
Weiterhin zählen von Vertriebsmitarbeitern erstellte Kalkulation zum Vorgang dazu.
3.2.3 Rechnungen und Lieferscheine
Rechnungen und Lieferscheine haben eine Urkundenfunktion und werden archiviert.
Wie auch für anderen Geschäfts- und Handelsschriftverkehr, so gilt auch für
Rechnungen und Lieferscheine eine Aufbewahrungspflicht.
Bei Rechnungen und Lieferscheinen sind zwei Arten zu unterscheiden:
Rechnungen für Kunden und ausgehende Lieferscheine
Sie weisen eine einheitliche Struktur auf, sodass sie mit Hilfe einer OCR-Software
nach dem Scannen ins Archiv-System leicht durch eine vordefinierte Schablone
einem Auftrag zugeordnet werden können und nur wenige Nachbesserungen bei der
Schlagwortvergabe durchgeführt werden müssen. Schlagworte sind Text-
Informationen, die das Dokument eindeutig wiederauffindbar machen. Stichproben
bei der Überprüfung auf Richtigkeit genügen hierbei.
Da beim Einscannen die Daten als reine Bildinformationen übergeben werden, ist es
nicht möglich sie in dieser Form weiterzuverarbeiten, da es sich um Non-coded
Information (nicht codierte Informationen) handelt. Der Computer kann daraus keinen
Text lesen. OCR-Programme (Optical Character Recognition – Optische Erkennung
von Buchstaben) erkennen die Zeichen in einer Bilddatei und wandeln diese in Text
um, mit dem der Computer arbeiten kann. 10 Eine Schablone definiert dabei an
10 [LIM01], S. 223
10

welcher Stelle innerhalb der Bilddatei die Information zu finden ist und um welche Art
der Information es sich dabei handelt. Dies ist nötig, da das Software-System nicht
eigenständig entscheiden kann, ob die gelesenen Daten beispielsweise eine Adresse
oder ein Angebotstext sind.
Lieferanten-Rechnungen und eingehende Lieferscheine
Lieferanten-Rechnungen dienen der Buchhaltung, sowie möglicherweise
entstehenden Garantieansprüchen. Lieferanten-Lieferscheine werden verwendet, um
bei einer Warenlieferung festzustellen, ob die Ware vollständig vorhanden ist. Diese
Rechnungen und Lieferscheine von Lieferanten sind unterschiedlich in deren Layout,
da jeder Zulieferer dieses selbst gestaltet. Dadurch können sie auch nicht nach
einem einheitlichen Schema mit einer OCR-Schablone archiviert werden, sondern
müssen manuell mit Schlagworten versehen werden.
3.2.4 Störungskarten
Eine Störungskarte wird immer dann erstellt, wenn ein Kunde eine Dienstleistung in
Auftrag gibt. Dazu zählen zum einen die Dienstleistungen, die die Hardware direkt
betreffen, daher Wartung und Reparatur einer Maschine durch einen Techniker. Zum
anderen, wenn der Kunde ein Problem mit seinem Software- oder Netzwerksystem
gelöst haben möchte. In beiden Fällen werden bei der Annahme des Auftrages die
Daten, welche der Kunde angibt, erfasst und auf der Störungskarte festgehalten.
Zum Beispiel in Form einer kurzen Fehlerbeschreibung des zu lösenden Problems.
Die Störungskarte dient damit zunächst als Informationsträger für den Techniker,
welcher den Auftrag bearbeiten soll.
Eine weitere Aufgabe ist die Erfassung von Arbeitszeit und Material (zum Beispiel
Ersatzteile für ein Multifunktionsgerät), die bei dem Vorgang angefallen sind, sowie
die vor Ort ausgeführten Tätigkeiten. Diese Daten erhebt der Techniker nach
Abschluss der Arbeit beim Kunden. Die Richtigkeit der Angaben wird im Anschluss
daran vom Kunden quittiert. Später werden die Daten benötigt, um Arbeitszeit und
Material im Unternehmen zu verbuchen. Auf dieser Grundlage kann daraufhin eine
Rechnung erstellt werden, sofern es eine zu bezahlende Dienstleistung ist, die nicht
in einem bestehenden Wartungsvertrag enthalten ist.
11

Die Störungskarte erfüllt folgende Aufgaben:
• Erfassung von Arbeitszeit
• Erfassung von Materialaufwendungen
• Urkundenfunktion / Arbeitszeitnachweis
• Berechnungsgrundlage
Zur Störungskarte gehören folgende Daten:
• Störungskartennummer
• Kundennummer und Anschrift
• Ansprechpartner vor Ort
• Standort der Maschine
• Störungshistorie
• Problemschilderung
• Erfassungsdatum der Störung
• ausführender Techniker
• Arbeitszeit
• Materialaufwendungen
• ausgeführte Tätigkeiten
3.2.5 Sonstige Dokumente
Über die in den vorangegangenen Punkten beschriebenen Dokumente fallen im
Unternehmen noch weitere an, welche unterschiedlich gehandhabt werden.
E-Mails
Die elektronischen Nachrichten dienen sowohl zur Kommunikation innerhalb des
Unternehmens, als auch zur Kommunikation mit Kunden. Informationen
verschiedener Art werden auf diesem Wege ausgetauscht. Unter anderem werden
auch Angebote und Aufträge über E-Mail übermittelt. Da für alle Handels- und
Geschäftsbriefe die Pflicht zur Aufbewahrung gilt, zählen auch elektronische
Nachrichten die das Unternehmen mit Kunden und Interessenten ausgetauscht hat
dazu. Daher müssen diese Daten wiederauffindbar archiviert werden, sodass diese
12

zu einem späteren Zeitpunkt maschinell ausgewertet werden können. 11 Jeder
Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, derartige Dokumente im ScanView Archivsystem zu
speichern.
Kündigungsschreiben von Kunden
Gehen derartige Schreiben per Post oder per Fax ein, so wird es an die Buchhaltung
weitergeleitet. Zudem muss der jeweilige Vertriebsmitarbeiter, welcher den Kunden
betreut, ebenfalls informiert werden.
Besuchsberichte
Besuchsberichte beinhalten Kundendaten, welche bei der Kaltakquise, dem Werben
von Neukunden, gesammelt wurden. Bei ihnen hat die Archivierung keinen so hohen
Stellenwert, da die gesammelten Daten bereits im Vertriebsmodul des im Hause
verwendeten ERP-Systems Proxxima eingepflegt werden. Ein ERP-System,
Enterprise Ressource Planning, ist eine betriebswirtschaftliche Software, welche die
Geschäftsprozesse entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens abbildet.
3.3 ScanView Dokumenten-Management-System
3.3.1 Aufbau
Das Software-Paket ScanView des Herstellers DAA-Consult ist das im Unternehmen
verwendete Dokumenten-Management- und Archivierungs-System. Es basiert auf
einer 3-Tier-Architektur, deren Aufbau durch die drei Schichten Präsentations-,
Anwendungs- und Datenschicht gekennzeichnet ist. ScanView besteht aus den
Komponenten ScanView Client, ScanView Server und einer Microsoft SQL Server
Datenbank, sowie einem Datei-Server im Hintergrund (Abbildung 3).
Der ScanView Client stellt die Oberfläche für die Benutzer bereit, während der
ScanView Server sich in zwei Komponenten aufteilt. Ein Teil, der ARCHIVE Server,
ist für den Umgang mit der relationalen Datenbank zuständig. Der zweite Teil, der
11 § 147 Abs. 6 AO
13

DOCUMENT Server ist für die physikalische Ablage der Dokumente auf einem Datei-
Server verantwortlich. 12
Alle im Unternehmen anfallenden Dokumente werden mit dieser Software archiviert.
Workflows werden genutzt, um firmeninterne Abläufe zu vereinfachen und
Kommunikationswege zu verkürzen. Dadurch werden auf einfachem Wege
Dokumente an andere Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterversandt. Mit jeder weiteren
Bearbeitung wird das Dokument weitergegeben und es ist nachvollziehbar, wann
damit gearbeitet wurde.
Die Eingabe der physikalisch vorhandenen Dokumente erfolgt über die im Netzwerk
angebundenen Multifunktionssysteme unter Verwendung des ScanView Clients.
Diese verfügen über eine Scan-Funktion. Durch das Einpflegen der Daten mittels
ScanView Client ist ein manuelles Nachbearbeiten der Dokumente nötig. Es muss
der Speicherort im Archiv-System festgelegt und Schlagworte vergeben werden.
Das modular aufgebaute System ist durch verschiedene Zusatzmodule skalierbar.
Dadurch wird auch die Anbindungsmöglichkeit anderer Softwareprodukte von
Fremdherstellern gewährleistet (siehe 3.3.2).
12 [DAA08], S. 6
MS SQL DB
ScanView Client
ScanView Server
Datenaustausch
Datenaustausch
Datei-Server
Datenaustausch
Abbildung 3: ScanView 3-Tier-Architektur
14
Präsentationsschicht
Anwendungsschicht
Datenschicht

3.3.2 Kommunikationsmöglichkeiten
Der Hersteller DAA Consult bietet in seinem Dokumenten-Management-System
verschiedene Möglichkeiten an, Daten in das System einzubringen.
Zum einen werden Schnittstellen angeboten, mit deren Hilfe über verschiedene
Wege Informationen automatisch in das System eingebracht werden können. Die
verfügbaren Schnittstellen sind 13 :
• ScanView API (programmierbare Schnittstelle)
• FX/API (dateibasierende Schnittstelle)
• http-Protokoll (Web-basierende Schnittstelle)
Weitere Möglichkeiten, um Daten in das DMS einzufügen sind:
• manueller Datenimport im ScanView Client
• automatischer Datenimport im ScanView Client (manuelle Indizierung nötig)
Sind die Daten im System, so müssen sie indiziert werden. Die Indizierung ist nötig,
um das spätere Wiederauffinden der Informationen sicherzustellen. Hierfür werden
ebenfalls Automatisierungsfunktionen angeboten:
• OCR
• Barcode-Erkennung
Damit ist es möglich das Dokument gezielt nach Informationen zu durchsuchen.
Erkennt das System die Informationen, so kann es die Eigenschaften, die die
späteren Suchkriterien darstellen, selbstständig eintragen. Für das Durchsuchen der
Dokumente werden Schablonen angelegt. Der Zweck dieser Schablonen wurde
bereits in Punkt 3.2.3 erläutert.
13 [DAA08], S. 6
15

3.4 Geschäftsprozesse
3.4.1 Auswahl der Prozesse
Im Unternehmen der Klengel-Büro-Technik GmbH laufen eine Vielzahl von
komplexen Geschäftsprozessen ab. Für eine nähere Betrachtung soll deshalb eine
Auswahl durchgeführt werden. Um zu entscheiden, welche ausgewählt werden
sollen, wird eine Untersuchung der Eignung durchgeführt. Die Eignung bezieht sich
darauf, ob die Prozesse für die Einbindung mit Hilfe von technischer Unterstützung,
Workflows in ein Dokumenten-Management-System geeignet sind, oder es bereits
eingebunden sind, aber dennoch Ansätze zur Verbesserung aufweisen.
Nach Picot lassen sich Geschäftsprozesse durch fünf Kriterien genauer bestimmen.
Tabelle 1 zeigt die Indikatoren der einzelnen Kriterien (Prozessvariablen). 14
Prozessvariable Indikatoren
Tabelle 1: Prozessvariablen nach Picot
Komplexität Zahl der Teilaufgaben
Grad der
Veränderlichkeit
Anordnung der Teilaufgaben (sequentiell, parallel)
Abhängigkeiten/Rückkoppelungsbedarf der Teilaufgaben
Rollen der in den Prozess involvierten Mitarbeiter
Wiederholungshäufigkeit ohne Strukturveränderungen
Planbarkeit der Kommunikation während der Informationsbeschaffung
Offenheit des Prozessergebnisses
Änderungsanfälligkeit, bedingt durch organisationsinterne/-externe
Anforderungen
Detaillierungsgrad Möglichkeit der Zerlegung des Gesamtprozesses in einfache
Teilschritte
Eindeutigkeit des erforderlichen Inputs, der Transformationsschritte
und des Outputs
Grad der Arbeitsteilung Anzahl der am Prozess beteiligten Mitarbeiter
Koordinationsbedarf des Gesamtprozesses
Interprozessverflechtung Schnittstellen zu anderen Prozessen
14 [MÜL05], S. 9
Gemeinsame Datennutzung der Prozesse
Prozesshierarchie (Beitrag des Prozesses zu über-, unter- oder
nebengeordneten Prozessen)
16

Auf Grundlage dieser Kriterien ist es möglich, die Geschäftsprozesse in eine der drei
von Picot eingeteilten Prozesstypen einzuordnen.
• Routineprozesse
• Regelprozesse
• einmalige Prozesse
Besonders Routineprozesse, aber auch Regelprozesse eignen sich auf Grund ihrer
Beschaffenheit für den Einsatz eins Workflow-Management-Systems, daher ein
System, was die Verarbeitung und Weitergabe von Informationen automatisiert. Bei
Prozessen, welche in die Kategorie einmalige Prozesse fallen, ist eine
Automatisierung hingegen nicht sinnvoll (Abbildung 4). 15
Abbildung 4: Eignung eines Workflow-Management-Systems
Routineprozesse zeichnen sich durch gut erkennbare, beständige Strukturen, einen
standardisierten Ablauf und geringe Anzahl Schnittstellen zu anderen Prozessen
aus. Sie sind daher über längere Zeit planbar. 16
15 [MÜL05], S. 10
16 [MÜL05], S. 9
17

Regelprozesse weisen im Gegensatz zu Routineprozessen häufige, individuelle
Veränderungen der Struktur durch Sachbearbeiter auf. Dennoch haben sie eine
kontrollierbare Struktur und werden nicht komplett individuell bearbeitet. 17
In den nachfolgenden Punkten wurden auf dieser Grundlage Geschäftsprozesse
ausgewählt und näher betrachtet. Sie gehören zu den Routineprozessen.
3.4.2 Bestellauftrag eines Kunden
Einer der wichtigsten Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens ist die
Bearbeitung einer Kundenbestellung (Abbildung 5). Gibt ein Kunde eine Bestellung in
Auftrag, so wird zunächst vom Vertrieb ein Projektblatt mit allen wichtigen
Informationen (siehe 3.2.2) erstellt und an die Verwaltung weitergegeben. In dieser
Abteilung werden die meisten der folgenden Schritte durchgeführt. Es erfolgt die
Prüfung der vom Verkäufer kalkulierten Preise, um eventuelle Fehler im Angebot zu
finden. Sollte ein Fehler vorhanden sein, so wird der Vorgang abgebrochen. Wird der
Vorgang gestartet, so wird im ERP-System Proxxima ein neuer Vorgang angelegt
und eine Vorgangsnummer generiert, unter welcher der Vorgang eindeutig zu
identifizieren ist.
Nach diesem Anlegen des Vorgangs werden die bisher angefallenen Dokumente
Projektblatt, Angebotsschreiben, Kalkulation, sowie sonstige zum Vorgang relevante
Dokumente mittels ScanView Client über den manuellen Import archiviert. Hierfür
wird als Referenz die zuvor zugewiesene Vorgangsnummer genutzt, sodass alle zum
Vorgang gehörigen Dokumente unter dieser Nummer wieder auffindbar sind. Das
Einpflegen in das System geschieht manuell; die Dokumente werden nach dem
Einscannen einzeln betitelt. Ist das bestellte Produkt nicht im Lager vorhanden, so
muss eine Bestellung beim Lieferanten erfolgen. Nach Eingang der Ware wird in der
Dispositionsabteilung ein Termin mit dem Kunden vereinbart, zu welchem die
Lieferung erfolgen soll; Techniker zur Ausführung werden eingetaktet und führen den
Auftrag aus. Mit Quittierung des Lieferscheins wird dem Kunden der Auftrag in
Rechnung gestellt. Handelt es sich um einen Mietvertrag, statt um einen Kaufvertrag,
17 [MÜL05], S. 9
18

so wird die Rechnung erst zum vereinbarten Abrechnungsdatum gestellt. Nicht im
Mietvertrag vereinbarte Leistungen, wie zum Beispiel eine zusätzliche Anbindung der
Maschine, werden jedoch sofort berechnet.
Während des gesamten Ablaufes stellt das Projektblatt die wichtigste
Informationsquelle für Verwaltung, Buchhaltung und Technik dar, da es alle
Informationen auf einen Blick bietet. Es wird vom Vertrieb erstellt, welcher als
Schnittstelle zwischen Kunden und der Klengel-Büro-Technik GmbH agiert.
Abbildung 5: Bearbeitung einer Kundenbestellung
Die Kundenbestellung ist ein Routineprozess (siehe 3.4.1). Hier ist ein immer wieder
gleicher, standardisierter Ablauf zu erkennen. Er eignet sich daher gut für eine
Optimierung durch technische Unterstützung.
19

Defizite sind in der Dokumenteneingabe zu finden. Den Vorgang im Detail zeigt
Abbildung 6. Die in der Verwaltung gesammelten Dokumente, die zum Auslösen
eines Auftrages vorhanden sein müssen, werden gescannt. Dies geschieht jedoch
Blatt für Blatt einzeln. Der Import in das Dokumenten-Management-System erfolgt
daraufhin manuell. Ebenso wie die Bezeichnung (Projektblatt, Angebot, Kalkulation,
sonstiges zum Vorgang) der einzelnen Dokumente in ScanView. Dieser Vorgang des
Einpflegens der Daten ist sehr zeitaufwendig und dauert erfahrungsgemäß zirka
zehn bis fünfzehn Minuten.
3.4.3 Angebotserstellung
Abbildung 6: Dokumenteneingabe bei Kundenbestellung
Angebote, die an Kunden weitergegeben werden, werden von Vertriebsmitarbeitern
selbst oder durch Verwaltungspersonal erstellt (Abbildung 7). Sie sind in ihrem
Aufbau grundlegend gleich, enthalten jedoch immer andere Produkte, Produkt-
Konfigurationen, Preise, Vertragskonditionen, Ansprechpartner und Adress-Daten.
Für Angebotsschreiben werden Microsoft Word Vorlagen genutzt, welche häufig
angebotene Produkte und deren Beschreibung bereits enthalten und lediglich
vervollständigt werden müssen. Das Angebot wird entsprechend angepasst, indem
Adress-Daten und Ansprechpartner aus dem Vertriebsprogramm übernommen und
in das Word-Dokument eingefügt werden. Produkt-Konfigurationen, Preise und
eventuelle Zusatzvereinbarungen mit dem Kunden werden ebenfalls manuell
eingetragen.
20

Neben dem Erstellen und dem Druck des Angebot-Dokuments müssen noch weitere
Arbeitsschritte durchgeführt werden, bevor das Angebot an den Kunden übergeben
wird. Das Schreiben muss zum einen in ScanView archiviert werden. Zum anderen
müssen im Vertriebsprogramm des ERP-Systems Proxxima die Vertriebschancen,
sowie ein Wiedervorlage-Termin hinterlegt werden. Die Vertriebschancen dienen
dem Vertriebsmitarbeiter zur Umsatzplanung. In ihr wird der Angebots-Gegenstand
(zum Beispiel „Farbkopierer“), Einkaufs- und Verkaufspreis, sowie das geplante
Abschlussdatum eingetragen. Der Wiedervorlage-Termin dient als Erinnerung den
Kunden nochmals zu dem gemachten Angebot zu kontaktieren. Weiterhin werden
häufig auch die Daten zum Angebot selbst, also was zu welchem Datum und zu
welchem Preis angeboten wurde, im Vertriebsprogramm von Proxxima in Textform
hinterlegt.
Abbildung 7: Angebotserstellung
Auch beim Geschäftsprozess Angebotserstellung sind klare Strukturen zu erkennen.
Der schematische Ablauf ist immer identisch. Somit ist der Vorgang zu den
Routineprozessen (siehe 3.4.1) zu zählen. Aus diesem Grund und wegen der
momentan komplett manuell gestalteten Arbeitsweise wurde der Prozess
ausgewählt. Hier steckt Potential für Verbesserungen in Form einer Automatisierung.
21

3.4.4 Rechnungsprüfung
Die Wareneingangsprüfung stellt einen Teilprozess der in Punkt 3.4.2 beschriebenen
Auftragsdurchführung dar. Sobald nach Wareneingang die Rechnung des
Lieferanten vorliegt, wird in der Dispositionsabteilung geprüft, ob die in Rechnung
gestellten Waren tatsächlich vorhanden sind. In der Prüfung wird die Ware auf
Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Hierbei findet auch schon eine grobe
Überprüfung statt, ob die Preise (wie vereinbart) eingehalten wurden, oder ob Fehler
entstanden sind.
Nach Eingangsprüfungen werden die Rechnungen in der Archivierungsabteilung mit
ScanView archiviert und Schlagworte vergeben (Abbildung 8). Somit wird das
Wiederauffinden gewährleistet.
In der Verwaltungsabteilung werden die verschiedenen Rechnungen an
verschiedene Mitarbeiter zur Überprüfung verteilt. Die Unterteilung erfolgt hierbei
nach Kopier- und EDV-Technik, sowie Rechnungen die für firmeninterne
Aufwendungen angefallen sind. Die Verteilung geschieht daraufhin mit Hilfe von
Workflows, welche in ScanView angelegt sind. Der Empfänger und Prüfer muss
daraufhin entscheiden, ob alles korrekt ist, oder ob er die Rechnung ablehnt, was
eine Klärung des Sachverhaltes mit dem Lieferanten zur Folge hat. Zuletzt wird der
Warenbestand geprüft, um festzustellen, ob die zur Rechnung gehörende Ware auch
tatsächlich vorhanden ist.
22

Abbildung 8: Überprüfung einer Lieferantenrechnung
3.5 IT-Infrastruktur im Unternehmen
Die Klengel-Büro-Technik GmbH verfügt über zwei Standorte – dem Hauptsitz in
Chemnitz und einer Außenstelle in Crimmitschau, das Systemhaus Crimmitschau.
Die gesamten Verwaltungs-, Dispositions-, Technik- und Vertriebsaufgaben werden
im Hauptsitz in Chemnitz getätigt. Die Außenstelle verbessert die Betreuung durch
Vertrieb und Technik im Raum Zwickauer Land und umgebenen Gebieten.
Beide Standorte verfügen über eigene Netzwerke. Diese sind über eine
Internetverbindung miteinander verbunden. So ist es möglich von den Arbeitsplätzen
in Niederlassung aus auf den zentralen Daten-Server in Chemnitz direkt zuzugreifen.
Auch in das System eingebundene Multifunktionssysteme können hier einbezogen
23

werden. Dokumente können mit jeder der angebundenen Maschinen mit den
Standardfunktionen gescannt und über das Netzwerk in Form von E-Mails oder als
Datei-Ablage in einen SMB-Ordner gesendet werden. SMB (Server Message Block)
ist ein Kommunikationsprotokoll, welches den Zugriff auf freigegebene Datei-Ordner
auf einem Windows-basierten PC oder Server ermöglicht. Alle im Unternehmen
verwendeten PC-Systeme arbeiten mit den Betriebssystemen Microsoft Windows XP
oder Windows Vista.
Im Unternehmen sind sieben Multifunktionssysteme im Einsatz. Tabelle 2 zeigt eine
Übersicht dieser Geräte. Drei der Geräte können mit einer Erweiterungsoption
nachgerüstet werden oder sind es bereits, um eine individuelle Anpassung der
Maschinen zu ermöglichen. Alle Geräte sind in das Firmennetzwerk eingebunden.
Tabelle 2: Übersicht Multifunktionsgeräte
Maschine Standort Anpassung möglich
Ricoh Aficio 1515MF Disposition, Chemnitz nein
Ricoh Aficio 1515MF Verwaltung, Chemnitz nein
Ricoh Aficio 1224C Verwaltung, Chemnitz nein
Ricoh Aficio 3224C Vertrieb, Chemnitz ja
Ricoh Aficio MP 5500 Archiv, Chemnitz ja
Ricoh Aficio MP 161 Vertrieb/Technik, Crimmitschau nein
Ricoh Aficio MP C2500 Vertrieb/Technik, Crimmitschau ja
3.6 Möglichkeiten der Dokumenteneingabe
3.6.1 Allgemein
Zur Dokumenteneingabe stehen unterschiedliche Multifunktionssysteme zur
Verfügung. Zum Scannen der Dokumente ist jedes Gerät aus Tabelle 2 verwendbar.
Alle verfügen über die Scan-to-Folder- und Scan-to-Mail-Funktion. Die Scan-to-
Folder-Funktion ermöglicht das Ablegen der Dokumente in einen Windows-Freigabe-
Ordner im Netzwerk. Die Scan-to-Mail-Funktion leitet das gescannte Dokument an
einen bestimmten E-Mail-Empfänger weiter. Nachteil dieser Funktionen ist, dass sie
keine Zusatzinformationen zum Scan übermitteln können, sondern die Dokumente
lediglich ablegt oder versendet werden. Um mehr Funktionalitäten zu implementieren
ist eine Anpassung des Multifunktionsgerätes nötig.
24

Für die Anpassung der Multifunktionsgeräte bieten sich die zwei Produkte Imagus
von der Firma Genius Bytes und ScannerVision an. Beide Software-Pakete stellen
eine Basis zur Anwendungsentwicklung auf den Java-fähigen Kopiergeräten des
Herstellers Ricoh zur Verfügung. Im Folgenden werden diese Produkte genauer
betrachtet. Funktionsumfang, Aufbau, sowie Vor- und Nachteile werden aufgezeigt.
Ziel ist es auf dieser Grundlage eine Entscheidung zu treffen, welche der beiden
Entwicklungsumgebungen am geeignetsten für den Anwendungsfall ist.
3.6.2 Imagus
Die Imagus-Software ist eine 3-Tier-Architektur, bestehend aus den Komponenten 18 :
• Imagus Client (zum Ausführen des entwickelten Anwendungsskripts)
• Imagus Document Server (Benutzer- und Dokumentenverwaltung)
• Datenbank im Hintergrund (HSQLSB, PostgreSQL, MSDE, Oracle 9/10 oder
Microsoft SQL Server 2000)
Neben diesen Komponenten bietet das Software-Paket eine Entwicklungsumgebung,
den Imagus Designer und eine Testumgebung, den Imagus Emulator. Im Designer
wird die Bedienoberfläche der Anwendungen gestaltet und in einem
Anwendungsskript gespeichert. Zur Gestaltung bietet Imagus vier Komponenten:
• Bildschirmseiten
• Buttons
• Labels
• Bilder
Das Implementieren der Funktionen findet ebenfalls im Designer statt und basiert auf
vordefinierten Skripten, die bei der Implementierung auf den Anwendungsfall
angepasst werden. Die Skriptfunktionen umfassen Kopier-, Scan-, Druck- und
Faxvorgänge oder Änderungen der Bedienoberfläche, die mit Hilfe des MFPs und
dem Imagus Document Server realisiert werden können. Jedes Skript oder jede
Reihe von Skripten wird ereignisorientiert durch Drücken eines Buttons gestartet. Die
18 [GBS06], S. 1 ff.
25

Möglichkeit der Eingabe von Werten durch den Benutzer ist ebenfalls über ein Skript
gegeben.
Vorteile:
• hohe Flexibilität
• komplett individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche
• umfasst alle MFP-Funktionen, sowie Zugriff auf den mitgelieferten Document
Server
• automatische Aktualisierung der Konfigurationsdatei, sobald im Netzwerk eine
Nachteile:
aktuellere Version hinterlegt wird
• komplette Benutzeroberfläche muss in jedem Fall selbst gestaltet werden
• kleine Anpassungen erfordern höheren Aufwand als bei ScannerVision
• Weiterverarbeitungsfunktionen, wie Barcode- oder OCR-Erkennung sind noch
nicht implementiert und benötigen daher zusätzliche Software
• kein Desktop-Client zur Eingabe von Dokumenten
3.6.3 ScannerVision
ScannerVision ist eine reine Scan-Lösung für Multifunktionsgeräte. Sie besteht aus
den Komponenten:
• ScannerVision Server
• ScannerVision MFP Client
• ScannerVision Desktop Client
Die Anwendung ist nach dem Client-Server-Prinzip aufgebaut. Während der MFP
Client auf dem Kopiergerät installiert wird, stellt der Desktop Client eine Alternative
dar, um auch Dokumente vom PC-Arbeitsplatz aus an den Server zu übermitteln.
Auch können mit diesen Clients eigens definierte Metadaten (zum Beispiel eine
26

Vorgangsnummer) abgefragt werden, welche der Benutzer dann eingeben kann
beziehungsweise muss, je nach Konfiguration.
Konfiguriert wird das gesamte System über den ScannerVision Server. Funktionen,
die später auf dem MFP zur Verfügung stehen sollen werden über Templates,
deutsch Schablonen, definiert und abgespeichert. Die Templates werden zwar zur
Zeit der Benutzung auf dem Kopiersystem ausgeführt, um die Dokumente und Daten
zu sammeln, jedoch geschieht die eigentliche, vordefinierte Weiterverarbeitung erst
zu einem späteren Zeitpunkt auf dem Server. Dabei besteht die Möglichkeit alle
gesammelten Aufträge nur einmal pro Tag zu prüfen und weiterzuverarbeiten oder
aber in festgelegten Zeit-Intervallen, welche auch nur wenige Sekunden lang sein
können.
Neben der Erstellung der Funktionen (Templates) beinhaltet der Server eine
Benutzerverwaltung. Dem Administrator steht es frei zu entscheiden, welche
Funktionen auf welchem Gerät und für welchen Benutzer verfügbar sind (Abbildung
9).
Als Datenquellen dienen:
Abbildung 9: ScannerVision Benutzerverwaltung
• ScannerVision MFP und Desktop Client
27

• freigegebene Datei-Ordner (SMB)
• E-Mail-Server
• FTP-Server
Da die Eingabe von Dokumenten nicht nur über die ScannerVision Clients möglich
ist, so ist es auch möglich Multifunktionsgeräte einzubinden, die den MFP Client nicht
installiert haben. Daher auch die Geräte, die die Java-Entwicklungsplattform nicht
unterstützen, aber über eine Netzwerkverbindung verfügen. Allerdings mit dem
Nachteil, dass an diesen Geräten keine Metadaten eingegeben werden können.
Die Scan-Lösung umfasst folgende weiterverarbeitende Funktionen:
• Texterkennung (OCR)
• Barcode-Erkennung
• Stempel-Funktion (Daten können in Textform auf das digitale Dokument
„gedruckt“ werden)
• Automatisiertes Eintragen von Datensätzen in eine Datenbank (SQL)
Vorteile, die ScannerVision bietet sind:
• OCR- und Barcode-Erkennung bereits implementiert
• „Stempel“-Aufdruck
• Benutzerabfragen schnell erstellbar
• Weiterverarbeitung der Informationen sehr vielfältig
• Desktop-Client vorhanden
• Benutzer- und System-Verwaltung
Nachteile von ScannerVision:
• reine Scan-Lösung
• starre Benutzeroberfläche
• Individualisierung durch vorgegebene Funktionen begrenzt
28

3.6.4 Auswahl
Zur Optimierung der Dokumenten-Eingabe am Gerät werden lediglich Scan-
Funktionen benötigt. Die Anpassungsmöglichkeiten mit ScannerVision sind zwar
durch die vorgegeben Funktionen begrenzt, sind jedoch bereits ausreichend, um
Benutzerabfragen und strukturierte Dokumentenablage zu realisieren.
29

4 Optimierung
4.1 Codierung von Informationen
4.1.1 Definition
Unter Codierung versteht man das Umsetzen von Informationen in eine für
Maschinen verständliche Form. In den meisten Fällen verwendet man binäre
Signale. Das sind Signale, welche nur zwei Zustände annehmen können. Diese
Zustände werden meist mit „1“ und „0“ bezeichnet. Ein solches Umsetzen von der
eigentlichen, ursprünglichen Information in die binäre Form bezeichnet man als
Codieren. Die Umsetzung selbst erfolgt nach einer fest definierten Vorschrift. Jeder
Ursprungs-Information darf dabei nur genau ein codierter Wert gegenüber stehen.
Andernfalls wäre eine eindeutige Zuordnung nicht mehr möglich. 19 Wenn
Informationen in codierter Form vorliegen, ist es also möglich sie sofort an ein
Datenverarbeitungssystem zu übergeben, sodass sie maschinell verarbeitet werden
können.
4.1.2 Einsatz
Codes dienen zur Anpassung von gegebenen Informationen an die jeweilige
Umgebung. Deshalb sind sie in jedem Fall anwendungsabhängig gestaltet. Bei
Codes kann es sich beispielsweise um einen Barcode auf einem Lebensmittel
handeln, oder aber auch um die Kontonummer und Bankleitzahl einer Bank. Die
Kombination aus beiden Zahlen verweist damit eindeutig und unverwechselbar auf
das jeweilige Konto des jeweiligen Kontoinhabers. Sie werden deshalb häufig zur
eindeutigen Identifikation und für eine schnellere Eingabe von Daten genutzt.
Für die Verwendung von Codes, insbesondere Barcodes, sprechen vor allem zwei
Gründe 20 :
• Möglichkeit schnellerer Datenerfassung
• Ausschluss von Eingabefehlern
19 [JES00], S. 13 f.
20 [JES00], S. 12
30

So ist immer eine schnelle und korrekte Verarbeitung sichergestellt. Ein weiterer
Vorteil bei der Verwendung von Barcodes ist, dass Informationen vor Unbefugten
verborgen werden können. Da bei einem Barcode die Daten nicht zusätzlich im
Klartext dargestellt werden müssen, sind sie für Menschen nicht ohne Hilfsmittel zu
entschlüsseln.
4.1.3 Barcodes
Barcodes zählen zu den binären Codes. Die Informationen werden bei ihnen durch
eine Folge von Nullen und Einsen mit Hilfe von breiten und schmalen Strichen und
Lücken dargestellt.
Die Vorteile, die Barcodes bieten, wurden bereits in Punkt 4.1.2 genannt. Mit Hilfe
von Barcodes können Informationen in codierter Form auch auf Papier-Dokumente
im Unternehmen gedruckt werden. So ist eine eindeutige Klassifizierung und
Zugehörigkeit eines Dokuments möglich. Weiterhin können dadurch Informationen
verborgen werden, da diese nicht im Klartext auf dem Dokument zu lesen sind. Die
Decodierung erfolgt über das entsprechende Barcode-Erkennungsmodul in der
Zielanwendung. Dabei ist der Vorteil gegenüber einer Buchstabenerkennung (OCR)
in eingescannten Dokumenten die Eindeutigkeit. Durch das Verwenden der
Strichelemente und den in Barcodes häufig Verwendung findenden
Fehlersicherungsmethoden ist es möglich die Integrität, die Unverfälschtheit der
Daten zu bewahren. Eine einfache Methode der Fehlersicherung ist beispielsweise
die Bestimmung und das Vergleichen von Prüfbits (Abbildung 10). Dabei wird die
Parität über die Ausgangs-Information gebildet. Das dabei entstehende Prüfbit nimmt
den Wert „1“ an, wenn die Information eine gerade Anzahl Einsen enthält. Wenn sie
eine ungerade Anzahl enthält, so nimmt es den Wert „0“ an. Nach dem Einlesen des
Barcodes auf der Empfängerseite wird erneut das Prüfbit bestimmt und mit dem
mitgelieferten Prüfbit der Quelle verglichen. Somit können Übertragungsfehler
erkannt werden. Nachteil dieser Methode ist allerdings, dass nicht jeder Fehler
erkannt wird. 21
21 [JESS00], S. 15 f.
31

Neben dem Verfahren der Paritätsprüfung gibt es weiterhin die Fehlererkennung
durch Prüfziffern, welche ähnlich arbeitet. Hierbei wird lediglich ein komplexerer Prüf-
Algorithmus verwendet, um die Fehlererkennung zu verbessern. Weiterhin gibt es
fehlerkorrigierende Codes, wie zum Beispiel PDF-417. Diese sind in der Lage die
verfälschten Informationen nach der Fehlererkennung eigenständig auszubessern
und somit die Originalinformationen wiederherzustellen. 22
Wird eine Information verfälscht, so wird dies erkannt. Die Daten werden nicht falsch
weitergegeben werden, wie es bei einem OCR-Programm der Fall wäre. Barcodes
sind für die Dokumentenkennzeichnung daher zu bevorzugen. Dies gilt für gescannte
Papier-Unterlagen. Dokumente, welche rein im Datenverarbeitungssystem, wie
beispielsweise Microsoft Word, erstellt und weitergegeben wurden, enthalten die
Informationen bereits als Text und nicht als Bild. Sie weisen deshalb keine
Ungenauigkeiten auf. Sie sind somit auch mittels OCR-Programmen eindeutig und
fehlerfrei lesbar.
4.2 Verbesserte Dokumenteneingabe für Kundenbestellungen
Der in Punkt 3.4.2 beschriebene Vorgang der Kundenbestellung soll in diesem
Abschnitt auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht werden. Hauptproblem ist das
umständlich gestaltete Importieren der Daten. Der Benutzer muss jede gescannte
Dokumenten-Datei einzeln in das Archiv-System importieren und dort jeweils die
richtige Bezeichnung zuweisen. Zeitgleich werden sie auch manuell dem richtigen
22 [JESS00], S. 16
10100110 1
Information Prüfbit
10101110 0
Bestimmen
des Prüfbits
101001101
Umwandeln in
Barcode
1 ≠ 0
Vergleichen
der Prüfbits
32
10101110 1
Lesen des
Barcodes
Übertragungs-
fehler erkannt
Abbildung 10: Fehlererkennung bei Barcodes durch Paritätsprüfung

Vorgang zugewiesen. Diese Arbeitsschritte sollen automatisiert werden (Abbildung
11).
Aktivitäten automatisieren
Abbildung 11: Dokumenteneingabe automatisieren
Da es sich um immer wieder identische Dokumentenarten handelt, die sich lediglich
durch ihre Vorgangsnummer unterscheiden, so ist die Anwendung eines Barcodes
denkbar. Der Barcode muss folgende Daten enthalten:
• um welche Art von Dokument handelt es sich
• zu welchem Vorgang gehört das Dokument
Diese beiden Daten reichen aus, um die wichtigsten Informationen für ScanView
bereitzustellen. Damit können die Dokumente korrekt in das System eingefügt
werden. Dabei kann das Archivierungs-System automatisch aus dem Barcode
bestimmen, ob es sich um ein Projektblatt, Angebotsschreiben oder eine Kalkulation
handelt. Dieses Identifikationsmerkmal muss auf dem Dokument vorhanden sein,
sobald es gedruckt wird. Bei Projektblatt, Angebot und Kalkulation kann dies sofort
automatisch beim Druckvorgang geschehen. So kann eindeutig festgelegt werden,
welcher Klasse von Dokumenten die Datei angehört, die in das System übertragen
werden soll. Im Archiv-System kann daraufhin über die integrierte Barcode-
Erkennung eine eindeutige Zuordnung erfolgen, welche Art Dokument vorliegt.
33

Für handschriftliche und andere Dokumente der Klasse sonstige Dokumente zum
Vorgang ist es nicht möglich vorab einen Barcode aufzudrucken, sodass dieser Typ
am Gerät bestimmt werden muss. Über die Stempelfunktion von ScannerVision ist es
möglich nachträglich einen Barcode auf das digitale Dokument aufzudrucken. Dies
geschieht mit Hilfe einer Barcode-Schriftart.
Um zu bestimmen unter welcher Vorgangsnummer die Dokumente abgelegt werden
sollen bietet sich ebenfalls ScannerVision an. Über eine Abfrage des Benutzers am
Multifunktionsgerät nach der eindeutigen Identifizierungs-Nummer, unter der die
Dokumente angelegt werden sollen, ist es möglich diese Nummer auf dem
Dokument zu integrieren. Die Nummer kann hierbei wiederum als Barcode, oder
alternativ in Klartext, auf das digitalisierte Dokument aufgedruckt werden. Letzteres
bedingt den Einsatz einer OCR-Software zur Bestimmung der Vorgangsnummer,
welche jedoch in ScanView integriert ist.
Der optimierte Prozess sieht wie folgt aus (Abbildung 12):
Abbildung 12: Optimierte Dokumenteneingabe bei Kundenbestellungen
Der Benutzer muss lediglich am Gerät die Vorgangsnummer eingeben und den
Scanvorgang starten. Sind alle Dokumente mit aufgedrucktem Barcode gescannt,
werden die optionalen Dokumente, welche noch keinen Identifizierungs-Barcode zur
34

Erkennung der Dokumentenart aufgedruckt haben bearbeitet. Hierzu muss die
Vorgangsnummer erneut eingegeben werden. Der Benutzer bestimmt am
Multifunktionsgerät, um welche Art von Dokument es sich handelt. Der
entsprechende Barcode für die Dokumentenart wird automatisch in die Ausgabedatei
gedruckt.
Da die Dokumente nun beide Informationen enthalten – sowohl Vorgangsnummer,
als auch Dokumentenart – können sie automatisch im ScanView Archiv-System
abgespeichert werden. Damit ist nun keine weitere Bearbeitung durch den Benutzer
nötig. Der Zeitaufwand für den gesamten Vorgang minimiert sich dadurch auf zirka
fünf Minuten.
4.3 Optimierung der Angebotserstellung
In diesem Abschnitt soll das Erstellen eines Angebots näher betrachtet werden. Es
besteht aus den, in Punkt 3.4.3, beschriebenen Schritten. Schwerpunkt ist hier die
Archivierung der neu erstellten Angebote.
Schritte
zusammenfassen
Abbildung 13: Optimierung der Angebotserstellung
35

Momentan werden die Angebote nach dem Drucken manuell archiviert. Diese
Archivierung geschieht durch einscannen des bereits gedruckten Angebotes. Das
Speichern des Dokuments und das Bereitstellen weiterer Informationen zum Angebot
für eine spätere Weiterverarbeitung können bereits in einem Arbeitsschritt erfolgen.
Die beiden Prozessschritte Angebot ausdrucken und Angebot archivieren sollen
daher zusammengefasst werden (Abbildung 13). Damit entfällt für den
Vertriebsmitarbeiter ein kompletter Arbeitsschritt – das Einscannen des Angebots.
Umgesetzt werden soll die Informationsweitergabe von internen Informationen mit
Hilfe von Barcodes, welche auf das Angebot automatisch aufgedruckt werden. Zu
diesen Informationen gehören die Kundennummer, sowie Ein- und Verkaufspreis des
Angebotsgegenstandes. Hier kommt einer der Vorteile von Barcodes zum Tragen.
Barcodes ohne Klartextschrift sind nicht für Menschen lesbar. Daher können diese
firmeninternen Daten hinzugefügt werden, bleiben jedoch bei Aushändigung des
Angebots-Schreibens vor dem Kunden verborgen.
Um den Vorgang des Einscannens des Dokuments zu eliminieren, soll das Angebot
bereits beim Drucken gleichzeitig in das PDF-Format umgewandelt und für das
Archiv-System bereitgestellt werden (Abbildung 14). Bei PDF (Portabel Document
Format) handelt es sich um ein plattformübergreifendes Dokumenten-Datei-Format.
Angebot
erstellen
Druckjob
starten
W-ELP
Barcode
hinzufügen
36
zum Drucker
senden
in PDF
umwandeln
ausdrucken
zum Daten-
Server
übermitteln
Abbildung 14: Dokumentenverarbeitung bei einer Angebotserstellung
gedrucktes
Dokument
auf Server
speichern

Vorteil ist neben dem wegfallenden Arbeitsschritt, dass alle Informationen aus dem
Dokument völlig unverändert im Klartext erhalten bleiben können. Dies wäre beim
Einscannen eines bereits gedruckten Dokuments nicht der Fall. Es müssten die
gelesenen Bildinformationen nachträglich mit einer OCR-Software in Text
umgewandelt werden, wobei Fehler auftreten können und damit die Informationen
verfälscht werden könnten (Abbildung 15).
Um das spätere Auslesen der Informationen aus den Angebots-Schreiben zu
erleichtern, soll eine einheitliche Vorlage gestaltet werden. Somit ist gewährleistet,
dass gleiche Daten immer an der gleichen Stelle im Dokument zu finden sind.
4.4 Kostenersparnis
Für die Betrachtung einer Kostenersparnis durch Automatisierung soll die Eingabe
der Dokumente zur Kundenbestellung betrachtet werden. Aus den Erfahrungswerten
des betreffenden Mitarbeiters geht hervor, dass für jeden Vorgang das Einpflegen
der Unterlagen und Daten zirka zehn bis fünfzehn Minuten dauert. Weiterhin ist
bekannt, dass durchschnittlich drei solcher Vorgänge am Tag zu bearbeiten sind. Pro
Arbeitstag entspricht das also bis zu 45 Minuten an Arbeitszeit.
Durch das Wegfallen der Arbeitsschritte zum Importieren in ScanView und dem
Vergeben von Schlagworten reduziert sich dieser Zeitaufwand auf eine Dauer von
zirka fünf Minuten. Dadurch können täglich bis zu zwei Drittel an Arbeitszeit
eingespart werden. Der daraus resultierende Zeitaufwand pro Tag entspricht also 15
Minuten. Bei dem im Unternehmen ermittelten Stundensatz von 35,00 € pro Stunde
ergibt sich eine monatliche Ersparnis von bis zu 525,00 € bei 30 Arbeitstagen im
Monat.
Original-Text
Umwandlung durch
OCR-Software
Abbildung 15: Fehler bei Texterkennungssoftware
37
Vcränderliehkeit
umgewandelter Text

5 Umsetzung
5.1 Vorbetrachtungen
Die beiden Prozesse Angebotserstellung und Kundenauftrag stehen miteinander in
Verbindung, da das Angebot mit seiner Urkundenfunktion bei Auftragsbestätigung
durch den Kunden auch in der Verwaltungs-Abteilung benötigt wird. Deshalb muss
das Identifikationsmerkmal bereits beim Drucken des Angebots durch den
Vertriebsmitarbeiter geschehen. Selbiges gilt für das Projektblatt und die
Preiskalkulation. Die Identifikation der einzelnen Dokumente muss durch feste,
eindeutige Schlüsselbegriffe erfolgen. Diese wurden in Tabelle 3 aufgestellt.
Tabelle 3: Übersicht Schlüsselbegriffe zur Dokumentenidentifizierung
Dokumentenart Schlüsselbegriff
Projektblatt Projekt - Geräte Verkaufs- und Installationsmeldung
Angebot !!!ANGEBOT
Preiskalkulation Kalkulation - Auftrag
5.2 Wahl des Strichcodetyps
Bevor Barcodes auf die Dokumente aufgedruckt werden, muss ein Strichcodetyp
ausgewählt werden. Die zu übertragenden Informationen sind lediglich die
Dokumentenart, sowie wenige nummerische Werte, wie die Vorgangsnummer oder
Kundennummer, daher Daten die nicht sehr viele Zeichen benötigen. Die Wahl fällt
auf den weit verbreiteten Code 39 (Abbildung 16).
*CODE39*
Abbildung 16: Beispiel für einen Barcode nach Code 39 Standard
Dieser alphanummerische Code hat die Vorteile, dass er einen großen
Zeichenvorrat, einen sehr sicheren Codeaufbau (Selbstprüfung) und Mehrfachlesung
bietet. Der Zeichenvorrat beinhaltet die Ziffern 0 bis 9, 26 Großbuchstaben und
38

sieben Sonderzeichen. 23 Die Codetabelle zu diesem Strichcodetyp ist im Anhang A
zu finden.
Da der Zeichenvorrat auch Buchstaben umfasst, ist es möglich Texte zu codieren,
ohne Textinformationen zusätzlich vorher als Zahlen codieren zu müssen, wie es
beispielsweise beim Code 2/5 Industrial der Fall wäre. Möchte man zum Beispiel das
Wort „Angebot“ unterbringen, so kann dieses im Klartext mit Code 39 in einen
Barcode umgewandelt werden. Mit Code 2/5 müsste das Wort „Angebot“ erst als
Zahlencode definiert werden, zum Beispiel „0012“ = „Angebot“, bevor es mit diesem
Strichcodetyp darstellbar wäre. Entsprechend müsste auf der Empfängerseite, beim
Leser des Barcodes, die „0012“ wieder decodiert werden. Diese zusätzlichen Schritte
entfallen bei der Verwendung von Code 39.
Mehrfachlesung bedeutet, dass beim Einlesen besonders langer Barcodes dieser
zunächst in Teilen zwischengespeichert und erst danach decodiert wird. Damit ist
eine maximale Länge des Codes über der maximalen Scanbreite möglich. Somit
können längere Nutzzeichenfolgen gespeichert werden. 24
5.3 Einheitliches Angebotsformular
Um die spätere Weiterverarbeitung des erstellten Angebots-Schreibens zu
erleichtern, soll eine einheitliche Vorlage für Angebote gestaltet werden. Darüber
hinaus bietet sie schon beim Schreiben des Angebotes Automatisierungsfunktionen,
die auch diesen Vorgang beschleunigen. Die Vorlage wurde in Microsoft Excel
gestaltet und besteht aus zwei Blättern – einem Daten-Blatt, in welchem alle
Informationen eingetragen werden, welche für das Angebot relevant sind – und
einem Angebots-Blatt, dem eigentlichen Angebot, welches später gedruckt wird. Alle
Daten, die der Benutzer auf dem Daten-Blatt einträgt, werden automatisch korrekt
formatiert in das Angebots-Blatt übernommen. Zudem werden auch die internen
Informationen Kundennummer, sowie Ein- und Verkaufspreis eingetragen, welche im
Angebots-Blatt dann als Barcode ohne Klartextschrift erscheinen. Durch den
einheitlichen Aufbau eines jeden Angebotes wird das spätere Auswerten der
23 [JESS00], S. 100 ff.
24 [JESS00], S. 261
39

Informationen erleichtert. Zusätzlich wird im Dokument der Identifikationsschlüssel
„!!!ANGEBOT“ in weißer Schrift eingefügt. Auch die Marke
„!!!PRODUKTBEZEICHNUNG“, die das spätere Auffinden der Produktbezeichnung
erleichtern soll, wird auf diese Weise in das Dokument eingebracht. Weiße Schrift
wird verwendet, damit diese Markierungen später auf dem Druck nicht erscheinen.
Das Layout der beiden Excel-Blätter ist im Anhang C zu sehen.
5.4 Manipulation des Druckdatenstromes
5.4.1 Windows Enhanced Laser Printing
Windows Enhanced Laser Printing, kurz W-ELP, ist eine Software des Herstellers
Stethos zur Manipulation von Druckdatenströmen von Druck-Systemen.
Laserdrucker werden, neben anderen Sprachen, mit der Druckersprache PCL,
Printer Command Language, gesteuert. Diese Sprache wurde von Hewlett-Packard
bereits 1984 entwickelt und wurde im Zuge neuer Versionen immer wieder
aktualisiert und erweitert. Heute liegt Version 6 dieser Steuerungs-Sprache vor. Sie
wird auch von Laser-Druck-Systemen anderer Hersteller unterstützt. Die im
Unternehmen Klengel-Büro-Technik GmbH verwendeten Multifunktionsgeräte des
Herstellers Ricoh können ebenfalls alle mit dem PCL-Datenstrom umgehen.
ELP wird unter VMS, Unix und AS/400 basierenden Betriebssystemen als Filter und
unter Windows 2000/XP/2003/Vista/2008 (auch 64Bit, Clusterserver und
Terminalserver) in der Druckerwarteschlange installiert. Getestet wurde die
Anwendung mit den Betriebssystemen Microsoft Windows XP und Microsoft Vista
unter Verwendung des HP LaserJet 5N PCL 5 Treibers. Dieser wurde mit W-ELP
mitgeliefert. Da diese Betriebssysteme im Unternehmen der Klengel-Büro-Technik
GmbH verwendet werden (siehe 3.5), kann das Tool für die Manipulation der
Druckdatenströme zum Einsatz kommen.
Die ELP-Software schaltet sich zwischen Druckertreiber und Druckausgabe. Sie
fängt den Druckdatenstrom ab, welcher von einer Anwendung zum Drucker
geschickt wurde, liest diesen und ist in der Lage ihn nach vorgegebenen Regeln zu
verändern. Die Regeln dazu erstellt der Benutzer. Bei welchen der auf dem PC-
System installierten Drucker die Regeln zum Einsatz kommen, kann ebenfalls
40

estimmt werden. Es kann also auf den PCs der Benutzer, die später damit arbeiten
sollen, ein Drucker mit diesem Treiber eingerichtet werden, welcher die Druckdaten
dann an W-ELP weiter gibt. Die Regeln können nun so gestaltet werden, dass
Veränderungen des Druckdatenstromes nur unter bestimmten Bedingungen
durchgeführt werden sollen, zum Beispiel wenn ein bestimmter Begriff im Text des
Druckjobs gefunden wird. Die Veränderung selbst, bedeutet, dass Textinhalte bis hin
zu ganzen Seiten hinzugefügt, verändert oder auch gelöscht werden können.
5.4.2 Aufbau der Datei „Convert.ini“
Um den Datenstrom, welcher vom Druckertreiber gesendet wird, zu verändern,
verwendet W-ELP Regeln. Diese Regeln werden in der Datei „Convert.ini“ des
Programms hinterlegt. Die Datei ist im Unterverzeichnis „\forms“ des W-ELP-
Installationsverzeichnisses zu finden. Man unterteilt die Befehle in verschiedene
Abschnitte, welche durch eckige Klammern betitelt werden. Die Namen der
Abschnitte können selbst festgelegt werden. Standardmäßig sind allerdings auch
einige Abschnittsbezeichnungen vorgegeben. Beispielsweise werden Anweisungen,
die immer ausgeführt werden sollen unter dem Abschnitt [GLOBAL] erfasst, Regeln,
die nur für einen bestimmten Druckertreiber gültig sein sollen, werden unter
[Druckertreibername] gespeichert.
Um nun bestimmte Aktionen auszuführen werden so genannte Schlüssel verwendet.
Die Schlüssel werden nach dem Syntax Schlüssel=Argument deklariert. Es folgt eine
Beschreibung ausgewählter Schlüssel 25 , die für die Realisierung benötigt werden:
Variable=Variablenname:Anfangswert
Mit diesem Schlüssel wird eine Variable erstellt. Dazu wird der Name der Variablen
und deren Anfangswert festgelegt. Variablen werden nach dem Syntax
#Variablenname# aufgerufen, wenn deren Werte weiterverarbeitet werden sollen.
25 [STE08] S. 264 ff.
41

Search_Windows=Suchbegriff
Der Search_Windows-Schlüssel dient dem Suchen eines bestimmten Suchbegriffes
innerhalb eines Druckdatenstromes. Alternativ zu „Search_Binary“ soll dieser
Schlüssel für Datenströme benutzt werden, welche unter einem der Microsoft
Windows Betriebssysteme erstellt worden sind. Damit ist es möglich bestimmte Text-
Elemente innerhalb eines Dokuments zu finden.
Search_Only_Once=X
Um eine Begriffssuche einzuschränken kann dieser Schlüssel verwendet werden. Mit
ihm entscheidet man, ob nach dem zuerst gefundenen Wert unter Verwendung von
Search_Windows weiter gesucht werden soll, oder nicht. Mögliche Werte für X sind
hierbei „ON“ und „OFF“, wobei „ON“ für eine einfache Suche steht.
StoreNextWordToVariable=Variablenname;Zeichenanzahl
Nachdem nach einem Begriff gesucht und dieser gefunden wurde kann nun mit
diesem Schlüssel der danach stehende Wert gespeichert werden. Die Speicherung
erfolgt in die angegebene Variable. Um festzulegen, wie viele Zeichen gelesen
werden wird der entsprechende nummerische Wert nach dem Semikolon
angegeben.
Erase_Binary=X
Wenn X auf den Wert „ON“ gesetzt ist, so wird der zuvor gefundene Suchbegriff aus
dem Dokument gelöscht.
Add_Binary=Code
Dieser Schlüssel fügt einen Code in den Datenstrom ein. Dabei kann es sich um den
Wert einer Variablen, Text oder auch PCL-Befehle handeln. Mit Hilfe dieses
Schlüssels werden die Barcodes eingefügt. Add_Binary muss immer eine Suche
voraus gegangen sein.
Trigger Text=Suchbegriff
Es wird geprüft, ob der Suchbegriff im Datenstrom vorhanden ist. Ist dies der Fall
werden alle Schlüssel-Befehle des Abschnittes ausgeführt, in dem der Trigger-
Schlüssel steht und umgekehrt.
42

OutArchiveDir=Ausgabepfad;Dateiname
OutArchiveDir speichert den Druckdatenstrom parallel zum Druck zusätzlich als Datei
unter dem angegebenen Ausgabepfad ab. Auch der Dateiname kann festgelegt
werden.
PDF_Mode=X und PDF_Arguments=-dVersion:13 -z1
Der Druckdatenstrom wird mittels des zu W-ELP mitgelieferten Programmes Lincoln
PCL2PDF / TIFF Konverter in eine Dokumentendatei umgewandelt. Die Argumente
bei PDF_Arguments sollten beibehalten werden, wie sie W-ELP vor gibt. Der
PDF_Mode gibt das Ausgabeformat (PCL-Code, PDF oder TIFF) an. Der Wert X=20
bewirkt dabei die Speicherung einer PDF-Datei.
Weiterhin gibt es die Möglichkeit Kommentare in die Ini-Datei zu schreiben. Sie
werden mit einem führenden Semikolon am Zeilenanfang als Kommentartext
gekennzeichnet. Alternativ sind beschreibende Texte auch in der Form
REM=Kommentartext in den Quellcode einfügbar.
5.4.3 Barcode-Parameter konfigurieren
Das automatische Einfügen des richtigen Barcodes zum Dokument erfolgt durch
Hinzufügen eines Textes in den PCL-Code. Hierbei wird die entsprechende Barcode-
Schriftart für den Strichcodetyp Code 39 verwendet. Damit also eine Zeichenkette als
Barcode codiert eingefügt werden kann, muss die Ausgabeform zuvor formatiert
werden. Dies geschieht mit Hilfe von PCL-Befehlen. 26 Die einzufügenden Daten
sehen in einem Beispiel wie folgt aus:
Erläuterung:
A – Mit diesem Parameter wird bestimmt, an welcher Position im Dokument der
folgende Text eingefügt werden soll. Der nummerische Wert vor „h“ bestimmt dabei
26 [SBM08], S. 25
43

die horizontale Position, der Wert vor „v“ die vertikale Position. Ausgangspunkt ist die
linke obere Ecke des Dokuments. Die Werte sind dabei in der Einheit 1/720 Zoll
anzugeben. Im Beispiel wird der Barcode also beginnend bei 50 / 720 * 2,54 = 0,18
cm von links eingerückt aufgedruckt.
B – An dieser Stelle wird festgelegt, ob zum Barcode auch der entsprechende
Klartext aufgedruckt werden soll. Um den Klartext nicht anzuzeigen wurde der Wert
„1“ gewählt. Weitere Einstellmöglichkeiten für diesen und weitere Parameter sind im
Anhang B zu finden.
C – Hier wird die vertikale Größe des Barcodes in der Einheit 1/72 Zoll angegeben.
Im Beispiel hat der Barcode also eine Höhe von 15 / 72 * 2,54 = 0,53 cm.
D – Mit diesem Parameter wird die Barcode-Schriftart ausgewählt. Der Wert 24670
steht hierbei für die Code 39 Barcode-Schriftart.
E – Nach den zuvor gewählten Einstellungen wird nun der auszugebende Text
festgelegt. Hierbei muss es sich nicht um eine konkrete Zeichenkette sein, sondern
kann sich auch um eine Variable handeln.
F – Am Ende des Barcodes soll wieder die Schriftart Arial gewählt werden, damit der
folgende Text des Dokuments nicht auch als Barcode dargestellt wird. Deshalb wird
an dieser Stelle nochmals der entsprechende Befehl für das Wählen dieser Schriftart
hinzugefügt.
Bei „ ” handelt es sich um das so genannte Escape-Zeichen. Es ist ein
Steuerzeichen und ist daher nicht darstellbar. In der ASCII-Code-Tabelle ist es unter
dem Dezimalwert 27 zu finden.
5.4.4 Automatischer Barcode-Aufdruck und Dokumentenablage
Im Folgenden soll Konfiguration der Convert.ini für den Anwendungsfall beschrieben
werden. Der Quellcode als Ganzes ist im Anhang D zu finden. Als
Erkennungsmerkmal für ein Angebot wurde in die Vorlage in eine der Zellen der
44

Tabelle die Zeichenkette „!!!ANGEBOT“ eingebracht. Wird diese Zeichenkette im
Datenstrom gefunden handelt es sich also um ein Angebots-Schreiben. Die Suche
erfolgt über einen Trigger im Abschnitt [Angebot_Barcode_Archiv]:
Trigger Text=!!!ANGEBOT
Ist dieser Text gefunden kann mit den nachfolgenden Schlüsseln mit der Bearbeitung
fortgesetzt werden. Die Zeichenkette wird erneut im PCL-Code gesucht und mit dem
Erase_Binary-Schlüssel gelöscht. Mittels Add_Binary wird der Barcode „ANGEBOT“
hinzugefügt. Dessen Aussehen wurde unter Verwendung verschiedener Parameter
angepasst (siehe 5.4.3).
Search_Windows=!!!ANGEBOT
Erase_Binary=ON
Search_Only_Once=ON
Add_Binary= &a0h50v (s1p15v24670TANGEBOT (s16602T
Äquivalent dazu wird die Suche und das Hinzufügen der Barcodes in den
Abschnitten [Projektblatt_Barcode] und [Kalkulation_Barcode] für die Dokumente
Projektblatt und Kalkulation durchgeführt. Es wird jeweils nach dem Schlüsselbegriff
mit Search_Windows gesucht und daraufhin der Barcode eingefügt.
Um das Angebots-Dokument zusätzlich als PDF-Datei zu speichern wird der
OutArchiveDir-Schlüssel verwendet. Der Name der Datei wird hierbei aus einer
Kombination aus verschiedenen Daten zusammengesetzt, welche dem
Druckdatenstrom entnommen wurden. Das aktuelles Datum (#DATENUM#), sowie
die aktuelle Uhrzeit (#ACTTIME#) werden der Zeit des PC-Systems entnommen, auf
dem W-ELP arbeitet. Der Zielordner zur Ablage wurde mit dem Pfad
„C:\Archiv\Angebote\“ festgelegt.
OutArchiveDir=C:\Archiv\Angebote\;#Firma#__#Produkt#__#DATENUM
#_#ACTTIME#
PDF_Arguments=-dVersion:13 -z1
PDF_Mode=20
45

Die Suche nach dem Firmennamen und dem Produkt für die spätere
Dateibezeichnung wird in den Abschnitten [ArchivierungAngebot_Firmenname] und
[ArchivierungAngebot_Produkt] aus dem Datenstrom gefiltert. Sie werden in den
Variablen #Firma# und #Produkt# abgespeichert. Wie auch bei der Identifizierung
der Dokumente durch Schlüsselbegriffe, so wird auch hier nach den Begriffen „An“
und „!!!PRODUKTBEZEICHNUNG“ gesucht und die Zeichenketten danach gelesen.
;Suchen des Firmennamens:
[ArchivierungAngebot_Firmenname]
Variable=Firma:unbekannte Firma
Search_Binary=An
Search_Only_Once=ON
StoreNextWordToVariable=#Firma#;15
;Suchen der Produktbezeichnung:
[ArchivierungAngebot_Produkt]
Variable=Produkt:unbekanntes Produkt
Search_Windows=!!!PRODUKTBEZEICHNUNG
Search_Only_Once=ON
StoreNextWordToVariable=#Produkt#;20
Ist die Ini-Datei geschrieben, muss zudem noch festgelegt werden, für welche
Drucker W-ELP aktiviert sein soll. Die Einstellung hierfür ist im Tool W-ELP Print
Processor Admin unter dem Reiter „Installation“ zu finden. Für alle in die rechte Liste
„ELP ist aktiviert“ übertragenen Drucker werden die Aktionen der Convert.ini-Datei
ausgeführt.
5.5 Dokumenteneingabe zur Kundenbestellung
Wie in Punkt 4.2 beschrieben, soll mit Hilfe von ScannerVision der Benutzer
zunächst nach der Vorgangsnummer gefragt werden, bevor er die Dokumente
einscannt. Weiterhin soll die Vorgangsnummer zum Dokument hinzugefügt werden,
damit eine spätere Zuweisung automatisch geschehen kann.
Damit diese Abfrage beim Benutzer erscheint wird ein neues Template im
ScannerVision Server angelegt. Die Konfiguration in den jeweiligen Reitern des
46

Templates ist Tabelle 4 in als Überblick dargestellt. Es wurden nur die für die
Anwendung wichtigsten Einstellungen aufgeführt. Alle weiteren sollten wie von der
Software vorgegeben beibehalten werden, daher unverändert bleiben.
Tabelle 4: ScannerVision Template-Konfiguration für Dokumente mit Barcode
Reiter Unterpunkt Einstellungen
Main Beschreibung Name: Kundenvorgang
Kommentar: Dokumente mit Barcodes scannen.
Template ausführen wiederholend alle 00:00:10
Erfassen Input MFP oder SV Desktop Client
Bildeigenschaften Typ: Text
Farbe: schwarz-weiß
Auflösung: 200
Seiten: simplex
Größe A4
Seiten pro Blatt Minimum: 1 / Maximum: 0 (unbegrenzt)
Fragen Eingabe: Vorgangsnummer
Metadaten: VNR
Beispiel: 12345678
Inhalt: Eingeben
Max Größe: 10
Pflichtfeld: ja
Stempel Stempel hinzufügen: ja
Stempeltext Text: [VNR]
Schrift: Code 39, Größe 14
Hintergrund: Überschreiben (weiß)
X Position: 0,1 Inch von Rechts
Y Position: 0 Inch von Oben
Nur erste Seite: nein
Dateiformat Dateikonvertierung Dateiformat: TIFF
Multipage in einzelne Seiten aufteilen wählen
Speichern Ablage Windows System File
Share/Drive and Folder Name: C:\Archiv\Vorgänge
File Name: Scan zu Vorgang [VNR] Seite [UNIQUESUFFIX]
Durch diese Einstellungen wird bewirkt, zunächst die Vorgangsnummer vom
Benutzer am Multifunktionssystem abgefragt und in der Variable [VNR] gespeichert
wird. Mit der Stempelfunktion, in Verbindung mit der Code 39 Schriftart, wird in die
rechte obere Ecke die Vorgangsnummer als Barcode aufgedruckt. Somit enthält das
Dokument nun beide Erkennungsmerkmale, sowohl Art des Dokuments, als auch
Vorgangsnummer.
Das Aufdrucken des Barcodes auf sonstige Dokumente ist nicht vorab möglich.
Grund hierfür ist, dass sie nicht aus einem Formular oder ähnlichem heraus
entstanden sind, sondern völlig individuell erstellt werden. Dennoch sollen diese
47

Dokumente auch im Archiv-System abgelegt werden. Dazu wird ein zweites
Template in ScannerVision angelegt. Grundlegend beinhaltet dies die gleiche
Konfiguration, wie das Template zum Scannen von Dokumenten mit Barcode.
Unterschied ist lediglich, dass hierbei eine zusätzliche Abfrage erfolgt, um welche Art
Dokument es sich handelt. Dabei wird in ScannerVision der Standardwert
„SONSTIGE“ festgelegt. Der Benutzer kann jedoch auch andere Bezeichnungen am
Gerät eingeben. Bei der Eingabe ist zu beachten, dass nur Großbuchstaben
verwendet werden können, da Code 39 nur diese unterstützt. Die Dateien werden
dann als mehrseitige TIFF-Dateien im Archiv-Ordner abgelegt, da sie
zusammengefasst in einem Dokument liegen sollen. Dazu sind folgende
Abänderungen des zuvor beschrieben Templates vorzunehmen:
• Name: Kundenvorgang 2
• Kommentar: Dokumente OHNE Barcode
• neue Frage hinzufügen:
o Eingabe: Dokumentenart
o Metadaten: DOKART
o Standardwert: SONSTIGE
• Stempeltext: [DOKART] [Leerzeichen] [VNR]
• X-Position 0,1 Inch von Links
• Nur erste Seite: ja
• Dateikonvertierung: Originalstruktur erhalten
• Speichern / File Name: Scan zu Vorgang [VNR] – [DOKART]
Durch die beiden beschriebenen Templates wird der Vorgang für den Benutzer
vereinfacht. Alle Informationen stehen dem System nun zur Verfügung, sodass keine
weitere manuelle Bearbeitung erfolgen muss.
48

6 Zusammenfassung
6.1 Kurzbeschreibung der Optimierung
Für die Betrachtung einer Optimierung der Dokumenteneingabe wurden zunächst
Geschäftsprozesse analysiert. Dabei wurde betrachtet, wie diese momentan
ablaufen. Defizite wurden bei der Erstellung von Angeboten, sowie der
Dokumenteneingabe zum Vorgang Kundenbestellung festgestellt.
Durch den Einsatz von W-ELP wurde es ermöglicht mit Hilfe von Schlüsselbegriffen,
welche im Druckdatenstrom zu finden sind, Barcodes auf das Dokument automatisch
aufzudrucken. Zusätzliche Barcodes werden mittels Dateneingabe am
Multifunktionsgerät hinzugefügt. Diese Barcodes enthalten Informationen über das
Dokument und erleichtern die spätere Eingabe in das Dokumenten-Management-
System.
Das Erstellen von Angeboten wurde durch eine einheitliche Vorlage beschleunigt.
Sie stellt weiterhin den entsprechenden Schlüsselbegriff zur eindeutigen
Kennzeichnung durch W-ELP zur Verfügung. Zusätzlich wurde ein Arbeitsschritt
eingespart. Das Archivieren der Angebote muss nicht mehr manuell erfolgen,
sondern passiert automatisch beim Drucken.
6.2 Ausblick
In diesem Kapitel soll ein Ausblick auf Weiterentwicklungsmöglichkeiten geschehen.
Das Erstellen von Angeboten kann weiter betrachtet werden. Da ein einheitliches
Formular vorliegt, wäre eine Datenbankanbindung denkbar. Diese Anbindung soll
den Zweck verfolgen Informationen sofort aus dem Proxxima ERP-System
abzufragen und zu speichern. So könnte das Erstellen von Angeboten zusätzlich
beschleunigt werden, indem über eine Abfrage alle Kundeninformationen, wie Post-
Anschrift, Telefon-Nummer und Ansprechpartner automatisch in das Excel-Formular
übertragen werden, wenn die entsprechende Kundennummer eingetragen wird.
Weiterhin ist ein automatisches Eintragen von Vertriebschancen und
Wiedervorlageterminen denkbar. Auch hier handelt es sich um Routineprozesse,
49

sodass hier eine Automatisierung sinnvoll wäre, um mehr Zeit bei der Bearbeitung
einzusparen. Eine Auswahl immer wieder verwendeter Produktbeschreibung wäre
ebenfalls in einer Datenbank unterzubringen. Somit entfällt das Suchen nach der
passenden Angebotsvorlage.
In Zukunft werden in den Unternehmen immer mehr Vorgänge im Bereich des
Dokumenten-Managements durch Software-Lösungen optimiert werden. Es wird
möglich sein, die Flut an Informationen immer besser zu filtern und nur die
wichtigsten Daten an die Mitarbeiter zur Bearbeitung zu übergeben.
Routineprozesse, wie beispielsweise das Indizieren von Papier-Dokumenten, können
durch kontinuierliche Verbesserung der Systeme immer weiter automatisiert werden,
sodass Arbeitszeit eingespart werden kann oder ganze Arbeitsschritte eliminiert
werden können.
50

Literaturverzeichnis
[AO02] ABGABENORDNUNG (AO) in der Fassung der Bekanntmachung vom
1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), zuletzt geändert durch
Artikel 3 des Gesetzes vom 21. Dezember 2007 (BGBl. I S. 3198)
[DAA08] DAA CONSULT Management- und EDV-Beratung GmbH: ScanView
Produktinformation. Online im Internet: URL: http://www.daa.at-
/getbinobj.asp?id=331 (Stand 25.07.2008)
[GBS06] GENIUS BYTES Software Solution GmbH: Argus und Imagus Quick
Start Guide: Installation und Konfiguration. Bochum, 2006
[JES00] JESSE, Ralf, ROSENBAUM, Oliver: Barcode: Theorie, Lexikon,
Software. Verlag Technik, Berlin, 2000
[LIM01] LIMPER, Wolfgang: Dokumentenmanagement: Wissen, Informationen
und Medien digital verwalten. Deutscher Taschenbuch Verlag,
München, 2001
[MÜL05] MÜLLER, Joachim: Workflow-based Integration: Grundlagen,
Technologien, Management. Springer-Verlag, Berlin, Heidelberg, 2005
[PFU08] PFUND, Andreas: Der Dokumentenlebenszyklus. Online im Internet:
URL: http://www.andreas-pfund.de/dokumentenmanagement-
/dokumentenlebenszyklus_document_lifecycle-
/dokumentenlebenszyklus_document_lifecycle.php (Stand: 21.08.2008)
[SBM08] STETHOS GmbH: Enhanced Laser Printing ELP: Administrator Guide
Revision 8.30 for MS Windows NT based platforms incl. cluster and
terminal server, HP Unix, True64, Linux, Solaris, VMS, AS/400 and AIX
– Barcode Manual. Sindelfingen, 2008
VIII

[STE08] STETHOS GmbH: Enhanced Laser Printing ELP: Administrator Guide
Revision 8.27 for MS Windows NT based platforms incl. cluster and
terminal server, HP Unix, True64, Linux, Solaris, VMS, AS/400 and AIX.
Sindelfingen, 2008
IX

Anhang A
Codetabelle Code 39
Zeichen Referenz
0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0
1 1 0 0 1 0 0 0 0 1 1
2 0 0 1 1 0 0 0 0 1 2
3 1 0 1 1 0 0 0 0 0 3
4 0 0 0 1 1 0 0 0 1 4
5 1 0 0 1 1 0 0 0 0 5
6 0 0 1 1 1 0 0 0 0 6
7 0 0 0 1 0 0 1 0 1 7
8 1 0 0 1 0 0 1 0 0 8
9 0 0 1 1 0 0 1 0 0 9
A 1 0 0 0 0 1 0 0 1 10
B 0 0 1 0 0 1 0 0 1 11
C 1 0 1 0 0 1 0 0 0 12
D 0 0 0 0 1 1 0 0 1 13
E 1 0 0 0 1 1 0 0 0 14
F 0 0 1 0 1 1 0 0 0 15
G 0 0 0 0 0 1 1 0 1 16
H 1 0 0 0 0 1 1 0 0 17
I 0 0 1 0 0 1 1 0 0 18
J 0 0 0 0 1 1 1 0 0 19
K 1 0 0 0 0 0 0 1 1 20
L 0 0 1 0 0 0 0 1 1 21
M 1 0 1 0 0 0 0 1 0 22
N 0 0 0 0 1 0 0 1 1 23
O 1 0 0 0 1 0 0 1 0 24
P 0 0 1 0 1 0 0 1 0 25
Q 0 0 0 0 0 0 1 1 1 26
R 1 0 0 0 0 0 1 1 0 27
S 0 0 1 0 0 0 1 1 0 28
T 0 0 0 0 1 0 1 1 0 29
U 1 1 0 0 0 0 0 0 1 30
V 0 1 1 0 0 0 0 0 1 31
W 1 1 1 0 0 0 0 0 0 32
X 0 1 0 0 1 0 0 0 1 33
Y 1 1 0 0 1 0 0 0 0 34
Z 0 1 1 0 1 0 0 0 0 35
- 0 1 0 0 0 0 1 0 1 36
. 1 1 0 0 0 0 1 0 0 37
Leerzeichen 0 1 1 0 0 0 1 0 0 38
* 0 1 0 0 1 0 1 0 0
$ 0 1 0 1 0 1 0 0 0 39
/ 0 1 0 1 0 0 0 1 0 40
+ 0 1 0 0 0 1 0 1 0 41
% 0 0 0 1 0 1 0 1 0 42
0: schmaler Strich/Lücke
1: breiter Strich/Lücke
Das Start/Stopp-Symbol entspricht dem Zeichen '*'.
X

Anhang B
Ausgewählte Parameter zur Anpassung von 1-D Barcodes unter W-ELP
Parameter Variablen/Werte Definition
&aXhYv X horizontale Positionierung in 1/720 Zoll
Y vertikale Positionierung in 1/720 Zoll
(s#p Klartext zum Barcode drucken
#=0 Standardeinstellung verwenden
#=1 Klartext nicht drucken
#=2 Klartext eingebettet drucken
#=3 Klartext halb eingebettet drucken
#=4 Klartext unter Barcode drucken
#=5 Klartext über Barcode drucken
#=6 Klartext oberhalb des Barcodes halb eingebettet drucken
#=7 Klartext eingebettet oberhalb des Barcodes drucken
#T # Wahl der Schriftart
Beispiele:
#=24670 Schritart Barcode Code 39
#=16602 Schritart Arial
#v # Wahl der Barcodegröße in 1/72 Zoll
&a90P Text um 90° drehen
&aP Text in ursprünglicher Ausrichtung drehen
&fS Cursor-Position speichern
&f1S Cursor-Position wiederherstellen
XI

Anhang C
Daten-Blatt und Angebots-Blatt der Angebotsvorlage
Kontaktinfo intern
Verkäufer Gregory Engel
Tel.: 0180-4455677
Fax: 0180-4455678
Mobil: 0170-12121212
Kundendaten
Kunden-/Interessenten-Nr.: 12345678
Firmenname Musterfirma GmbH
Straße Musterstraße 123
PLZ 04321
Ort Musterstadt
Tel.: 0321-55555
Fax: 0321-66666
Ansprechpartner Mustermann
Anrede: männlich
Beschreibung
Angebotstitel A N G E B O T
Produkt RICOH Aficio 220 reb.
Optionen: ARDF, Duplex, Druck-/Scan-Funktion
Angebot gebunden (Tage): 21
Textzusatz 1:
Im Service enthalten sind An- und Abfahrt des Technikers, Arbeitszeit, Verschleißteile sowie der Toner als
Textzusatz Verbrauchsmaterial. 2:
Nutzen Sie noch vor einem Kauf das Gerät bei einer kostenlosen Probestellung zu testen!
Text zur Geräteanbindung: für Klengel
Vertragsart und -preise
Zeile Text Betrag
1 Miete monatlich Netto 100,00 €
2
3 Wartung monatlich Netto 10,00 €
4 inkl. 1000 Freiseiten A4 s/w
Freiseiten S/W: 1000
Freiseiten Farbe: 0
interne Daten
EK Preis: 3.500,00 €
VK Preis: 4.500,00 €
XII

An
XIII
3 5 0 0 4 5 0 0
Musterfirma GmbH Datum: 27.08.2008
Herr Mustermann Bearbeiter: Gregory Engel
Musterstraße 123 Tel.: 0180-4455677
04321 Musterstadt Fax: 0180-4455678
Tel.: 0321-55555
Fax: 0321-66666
A N G E B O T
Sehr geehrter Herr Mustermann,
Mobil: 0170-12121212
wir bedanken uns für ihre Anfrage und möchten Ihnen folgendes Angebot unterbreiten. Es gelten unsere AGB.
!!!PRODUKTBEZEICHNUNG
RICOH Aficio 220 reb.
Kopiergeschwindigkeit: 22 Seiten /Minute (A4)
Aufwärmzeit: 45 sek.
Erstkopie: 4,9 sek.
Auflösung: 600 dpi
Kopierspeicher: 20 MB
Papierkapazität: 2x 500-Blatt-Magazin, 100 Blatt Bypass
Papierformate: A5 bis A3
Zoom: 25 bis 400% in 1%-Schritten
Inkl.: ARDF, Duplex, Druck-/Scan-Funktion Abbildung ähnlich
Miete monatlich Netto 100,00 €
Wartung monatlich Netto 10,00 €
inkl. 1000 Freiseiten A4 s/w
Wir halten uns gebunden bis: 17.09.2008
Mit freundlichen Grüßen,
1 2 3 4 5 6 7 8
Im Service enthalten sind An- und Abfahrt des Technikers, Arbeitszeit, Verschleißteile sowie der Toner
als Verbrauchsmaterial.
Nutzen Sie noch vor einem Kauf das Gerät bei einer kostenlosen Probestellung zu testen!
Die Preisfeststellung bezieht sich in allen Angeboten rein auf die Lieferung der Hardware Kopierer bzw. Drucker. Sollte die
Anbindung in ihr EDV System durch das Systemhaus Crimmitschau erfolgen, berechnen wir diese Leistungen auf Grundlage der
tatsächlich erbrachten Leistungen nach den jeweils gültigen Stundensätzen separat. Das Angebot ist freibleibend und
vorbehaltlich Irrtum oder Änderung durch Hersteller. Alle Preise gelten zzgl. Mehrwertsteuer.
Auftrag auf Grundlage der AGB erteilt:
Gregory Engel Datum / Unterschrift / Stempel Kunde

Anhang D
Inhalt der Convert.ini zum automatischen Aufdrucken von Barcodes:
[Angebot_Barcode_Archiv]
;Suche nach Schlüsselbegriff:
Trigger Text=!!!ANGEBOT
Search_Windows=!!!ANGEBOT
Erase_Binary=ON
Search_Only_Once=ON
;Barcode “ANGEBOT” einfügen:
Add_Binary= &a0h50v (s1p15v24670TANGEBOT (s16602T
;PDF-Datei abspeichern:
OutArchiveDir=C:\Archiv\Angebote\;#Firma#__#Produkt#__#DATENUM#_#ACTTIME#
PDF_Arguments=-dVersion:13 -z1
PDF_Mode=20
[Projektblatt_Barcode]
;Suche nach Schlüsselbegriff:
Trigger Text=Projekt - Geräte Verkaufs- und Installationsmeldung
Search_Windows=Projekt - Geräte Verkaufs- und Installationsmeldung
Search_Only_Once=ON
;Barcode “PROJEKTBLATT” einfügen:
Add_Binary= &a0h50v (s1p15v24670TPROJEKTBLATT (s16602T
[Preiskalkulation_Barcode]
;Suche nach Schlüsselbegriff:
Trigger Text=Kalkulation – Auftrag
Search_Windows=Kalkulation - Auftrag
Search_Only_Once=ON
;Barcode “KALKULATION” einfügen:
Add_Binary= &a0h50v (s1p15v24670TKALKULATION (s16602T
[ArchivierungAngebot_Firmenname]
;Firmenname aus Angebotstext auslesen:
Variable=Firma:unbekannte Firma
Search_Windows=An
Search_Only_Once=ON
StoreNextWordToVariable=#Firma#;15
[ArchivierungAngebot_Produkt]
;Produktbezeichnung aus Angebotstext auslesen:
Variable=Produkt:unbekanntes Produkt
Search_Windows=!!!PRODUKTBEZEICHNUNG
Search_Only_Once=ON
StoreNextWordToVariable=#Produkt#;20
XIV

Ehrenwörtliche Erklärung
“Ich erkläre hiermit ehrenwörtlich“,
1. dass ich meine Diplomarbeit zum Thema
Optimierung des Dokumentenworkflows für die Klengel-Büro-Technik
GmbH unter Verwendung vorhandener Kopiersysteme
ohne fremde Hilfe angefertigt habe,
2. dass ich die Übernahme wörtlicher Zitate aus der Literatur sowie die Verwendung
der Gedanken anderer Autoren an den entsprechenden Stellen innerhalb der Arbeit
gekennzeichnet habe und
3. dass ich meine Diplomarbeit bei keiner anderen Prüfung vorgelegt habe.
Ich bin mir bewusst, dass eine falsche Erklärung rechtliche Folgen haben wird.
_____________________________ _____________________________
Ort, Datum Unterschrift
XV