Projektbericht Wilsdruff - SAKD
Projektbericht Wilsdruff - SAKD
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<strong>Projektbericht</strong><br />
Demonstrator für die Umsetzung einer Integrierten Vorgangsbearbeitung<br />
(IVB) im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie<br />
Ausgangssituation<br />
Während des vom SMI im Rahmen des Projektes IT-Umsetzung der EU-<br />
Dienstleistungsrichtlinie durchgeführten Experten-Hearings wurde vom OSWI die Methode<br />
„Verwaltungsplanung“ vorgestellt. Die Methode sieht vor<br />
• fachliche Muster-Verwaltungspläne in einem Kooperationsnetzwerk zu erstellen und<br />
durch regionale Harmonisierungsplattform-Betreiber bereitzustellen (fachliche<br />
Standardisierung),<br />
• Endnutzer-Verwaltungspläne für Verwaltungen auf der Basis der Muster/Standards zu<br />
erstellen (Individualisierung),<br />
• die Verwaltungspläne direkt als Informationsquelle zu nutzen,<br />
• die Verwaltungspläne direkt oder indirekt für die Steuerung bzw. Administration der<br />
IT-Systeme in einer Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB) zu verwenden,<br />
• bei Bedarf auf der Grundlage der Verwaltungspläne klassische Modellierungs- und<br />
Betrachtungsmethoden (z.B. Geschäftsprozessmodellierung) aufzusetzen.<br />
Im Projekt IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie scheint es naheliegend, die<br />
vollständige Erhebung der individuellen Geschäftsprozesse anzustreben. Einschlägige<br />
Projekterfahrungen zeigen allerdings, dass eine anschließende Harmonisierung<br />
organisationsbezogener Modelle zu einem nicht beherrschbaren Aufwand führen kann.<br />
Durch die organisationsneutrale, funktionale Betrachtung der Fachaufgabe in der<br />
„Verwaltungsplanung“ können allgemeingültige, von vornherein harmonisierte<br />
Musterbeschreibungen in der für die IT-Umsetzung notwendigen Beschreibungstiefe erstellt<br />
werden. Die fach- und organisationsübergreifende Erstellung der Muster kann verteilt und<br />
koordiniert erfolgen. Auf dieser Grundlage können in den einzelnen Verwaltungen<br />
organisationsspezifische Pläne auch mit unterschiedlicher IT-Umsetzungstiefe mit<br />
beherrschbarem Aufwand modelliert werden und die Umsetzung entsprechend dieser<br />
Anforderungen in eigenen Lösungen erfolgen. Eine anschließende spezifische<br />
Geschäftsprozessmodellierung ist auf der Grundlage der Ergebnisse effektiv möglich.<br />
Grundsätzlich muss in Frage gestellt werden, ob die vollständige Modellierung der<br />
individuellen Geschäftsprozesse für eine IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie bei<br />
der Vielzahl von Beteiligten realisierbar und notwendig ist. Die „Verwaltungsplanung“<br />
ermöglicht die IT-Umsetzung in einer Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB), die ein<br />
effektives Informationsmanagement zwischen den Beteiligten unter Verwendung lose<br />
gekoppelter Software-Komponenten ohne die zwingende Nutzung von Workflow-<br />
Komponenten garantiert.<br />
Zielstellung<br />
Das Projekt hat die Zielstellung, die Anwendbarkeit der „Verwaltungsplanung“ im<br />
kommunalen E-Government im Allgemeinen und im Rahmen der IT-Umsetzung der EU-<br />
Dienstleistungsrichtlinie im Speziellen nachzuweisen. Dabei sind folgende Fragen zu<br />
beantworten:<br />
• Können durch die „Verwaltungsplanung“ allgemeingültige Muster-Verwaltungspläne<br />
erstellt werden?<br />
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• Lassen sich individuelle Endnutzer-Verwaltungspläne mit geringem Aufwand für<br />
beliebige Verwaltungsstrukturen erstellen?<br />
• Wie wird der Machbarkeit zur Erstellung flächendeckender Modelle im Rahmen der<br />
IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Vergleich zur klassischen<br />
Geschäftsprozessmodellierung eingeschätzt?<br />
• Welche unmittelbaren Nutzungen der „Verwaltungspläne“ sind im Rahmen der IT-<br />
Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie möglich?<br />
o Nutzung für Portale des EAP bzw. der zuständigen Behörden<br />
o Nutzung für die Fallbearbeitung<br />
o Nutzung für die Kommunikation zwischen EAP und zuständiger<br />
Behörde/Beteiligungen<br />
• Ist eine Untersetzung der „Verwaltungspläne“ durch Geschäftsprozessmodelle und der<br />
Fallbearbeitung in der Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB) durch<br />
Workflowmanagement möglich?<br />
• Ist die Integrierte Vorgangsbearbeitung (IVB) mit unterschiedlichen Systemen<br />
umsetzbar?<br />
Ziel des Projektes ist es nicht, die Verwaltungsplanung als Alternative zu der in den<br />
Pilotregionen eingesetzten Picture-Methode zu untersuchen, da hier keine unmittelbare<br />
Konkurrenzsituation besteht. Die Methoden Picture und Verwaltungsplanung haben<br />
unterschiedliche Zielstellungen, Einsatzzwecke und Ergebnisse.<br />
Projektbeteiligte<br />
An dem Demonstrator-Projekt sind mehrere IT-Dienstleister und Verwaltungen mit eigenen<br />
Sichtweisen und Zielstellungen beteiligt.<br />
Die Leipziger Computer- und Systemhaus GmbH (LeCos) als Projektleiter hat es als IT-<br />
Dienstleister der Stadt Leipzig mit einer Vielzahl eigenständiger IT-Lösungen in vielen<br />
Fachgebieten zu tun. Für die Lecos ist die Verwaltungsplanung als Werkzeug zur fachlichen<br />
Verständigung mit den Fachämtern mit IT-relevanten Ergebnissen sowie als Werkzeug zur<br />
Herausarbeitung von IT-Integrationspotential interessant.<br />
Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (KISA) hat viele kleine<br />
und mittlere Kommunen mit unterschiedlichen organisatorischen und IT-Bedingungen als<br />
Kunden. Sie ist an flexiblen einfachen Lösungen mit standardisierten fachlichen Grundlagen<br />
insbesondere zum Vorgangs- und Dokumentenmanagement sowie zur GIS-Integration<br />
interessiert.<br />
Die GISA GmbH (GISA) ist SAP- und DMS-Dienstleister mit kommunalen Hintergrund. Ihr<br />
Interesse besteht in der Senkung des Konfigurationsaufwandes der Systeme durch stabile<br />
fachliche Grundlagen.<br />
Die Ingenieurgesellschaft für Datenverarbeitung und Umweltschutz (IDU) als GIS-<br />
Dienstleister richten ihr Augenmerk zunehmend auf eine vorgangsbezogene GIS-Integration,<br />
für die eine fachliche Standardisierung wünschenswert ist.<br />
Das Interesse der Stadt <strong>Wilsdruff</strong> bestand darin, mit der „Verwaltungsplanung“ einen<br />
ganzheitlichen Lösungsansatz für eine schrittweise Modernisierung zu erproben. Darunter<br />
werden nachhaltige fachliche Grundlagen für verschiedene Aufgabenstellungen, u.a. Betrieb<br />
des Dokumentenmanagementsystems, die Informationsbereitstellung, die Unterstützung der<br />
Doppik und die Ausbildungsunterstützung von Mitarbeitern verstanden.<br />
Die Sächsische Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (<strong>SAKD</strong>) begleitet das Projekt, um<br />
die Praxistauglichkeit der Verwaltungsplanung und des Konzepts der Integrierten<br />
Vorgangsbearbeitung (IVB) bei der Umsetzung kommunaler E-Governmentprojekte zu<br />
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prüfen. Die koordinierte und nachhaltige Nutzung von IT und IT-Komponenten auf der<br />
Grundlage fachlich fundiert modellierter Verfahren und unabhängig vom „zufälligen“ Know-<br />
How einzelner Berater steht dabei im Mittelpunkt des Interesses.<br />
Die Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung (FHSV) begleitet das Projekt, da die<br />
Verwaltungsplanung bereits Lehrinhalt im Masterstudiengang ist und als Werkzeug für eine<br />
interdisziplinäre Fach- und IT-Ausbildung in Betracht kommt.<br />
Das Institut für Organisations- und Software-Integration Dresden (OSWI) ist Entwickler der<br />
Methode Verwaltungsplanung und wirbt für eine koordinierte Anwendung der Methode in<br />
Sachsen. Für das OSWI dient das Projekt der Vermittlung des Konzepts der<br />
Verwaltungsplanung sowie der organisatorischen Erprobung der Zusammenarbeit zwischen<br />
den Partnern auf der Grundlage des Vertragskonstrukts „Verwaltungsplan-Transfer“ .<br />
<strong>Projektbericht</strong><br />
Der vorliegende <strong>Projektbericht</strong> beschränkt sich zunächst auf die unmittelbaren<br />
Projektergebnisse und -erkenntnisse. Die Verallgemeinerung insbesondere bezüglich der<br />
Geschäftsprozessmodellierung / des Workflowmanagements bzw. der Extrapolation des<br />
Aufwandes wird - soweit möglich - nachgereicht.<br />
Projektteil A<br />
Im Projektteil A lag der Schwerpunkt auf der Beschreibung der Verwaltungsleistungen und<br />
die Nutzung dieser strukturierten Beschreibungen für Homepages und Portale.<br />
Inhaltlich wurde sich auf die „Gaststättenerlaubnis“ beschränkt.<br />
Es wurden folgende Arbeitspakete realisiert:<br />
A.1 Erstellung Muster - Leistungs- und Zuständigkeitsplan für die Leistung „Genehmigung<br />
der Betreibung eines Gaststättengewerbes“<br />
A.2 Erstellung Muster - Dokumentenbedarfsplan für die Leistung „Leistung „Genehmigung<br />
der Betreibung eines Gaststättengewerbes“<br />
A.3 Realisierung eines Demonstrators zur Individualisierung von Muster-Verwaltungsplänen<br />
A.4 Demonstration der Nutzung der individualisierten VPläne für Homepages und Portale<br />
A.1 Erstellung Muster - Leistungs- und Zuständigkeitsplan für die Leistung<br />
Im ersten Schritt wurden die unterschiedlichen Definitionen von Leistungen, Prozessen und<br />
Verfahren im Kommunalen Rahmenproduktplan Sachsen, im Leistungskatalog Leika (D-<br />
Online), im Leistungskatalog der KGSt, im Portal des Freistaats Sachsen „Amt24“ und im<br />
„Picture“-Prozessregister der LH Dresden im Kontext „Gaststättenerlaubnis“ betrachtet. Nach<br />
den methodischen Abgrenzungskriterien der Verwaltungsplanung wurden die Leistungen<br />
definiert. Die weitere Betrachtung beschränkte sich auf die Leistung „Erlaubnis der<br />
Betreibung eines Gaststättengewerbes“. Zu der Leistung wurden Leistungsvarianten<br />
herausgearbeitet sowie Kundengruppen zugeordnet, ohne diese in der weiteren<br />
Verwaltungsplanung zu betrachten.<br />
Im zweiten Schritt wurden entsprechend den methodischen Abgrenzungskriterien der<br />
Verwaltungsplanung 24 allgemeingültige Teilleistungen unter Verwendung von<br />
Teilleistungstypen (Bausteine der VPlanung) abgegrenzt und beschrieben.<br />
Im dritten Schritt wurden die relevanten Gesetze/Vorschriften erhoben und mögliche<br />
Controlling-Informationen zu der Leistung benannt. Die informationstechnische<br />
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Untersetzung/Gewinnung dieser Informationen wurde im Projekt aus Aufwandsgründen nicht<br />
betrachtet.<br />
Im vierten Schritt wurden die allgemeingültigen Zuständigkeiten zur Leistung und den<br />
Teilleistungen nach den Zuständigkeitskategorien der Verwaltungsplanung mit Hilfe von 20<br />
allgemeingültigen Fachlichen Rollen (OSWI) beschrieben. Zu den Fachlichen Rollen wurden<br />
die Begrenzungsmöglichkeiten für die Individualisierung der Zuständigkeit definiert<br />
(teilweise).<br />
A.2 Erstellung Muster - Dokumentenbedarfsplan für die Leistung<br />
Im Dokumentenbedarfsplan wird der allgemeingültige maximale Dokumentenbedarf als Input<br />
bzw. Output zu den Teilleistungen beschrieben. Dies erfolgte mit Hilfe von allgemeingültigen<br />
Dokumententypen (OSWI). Innerhalb der Leistung wurden ca. 90 Dokumententypen<br />
eingesetzt.<br />
Unter Verwendung der teilleistungskonkreten Beschreibung des Dokumentenbedarfs wurde<br />
der grobe leistungsbezogene Dokumentenbedarf als Input bzw. Output zur Leistung<br />
beschrieben. Hierbei wurden wegen des Bezugs zur EU-DLR weitere, ergänzende<br />
Informationen wie die Kosten, die Fristen und das Formerfordernis erfasst.<br />
A.3 Realisierung eines Demonstrators zur Individualisierung von Muster-<br />
Verwaltungsplänen<br />
Zunächst wurden im Projekt die Individualisierungen der Muster-Verwaltungspläne für die<br />
SV <strong>Wilsdruff</strong> und teilweise für die SV Leipzig ohne Software-Unterstütung durchgeführt.<br />
Dies betraf<br />
• die Individualisierung von Muster-Teilleistungen (Deaktivierung nicht durchgeführter<br />
Teilleistungen),<br />
• die Individualisierung von Muster-Gesetzen/Vorschriften (Deaktivierung) und die<br />
Ergänzung eigener Satzungen/Vorschriften,<br />
• die Individualisierung der Zuständigkeiten durch die Benennung der konkreten<br />
Einrichtungen bzw. Organisationseinheiten und die Spezifizierung der räumlichen und<br />
fachlichen Zuständigkeitsbegrenzungen,<br />
• die Kontrolle des nach der Individualisierung der Zuständigkeiten sich automatisch<br />
ergebenden Leistungsplans für die Einrichtungen bzw. Organisationseinheiten,<br />
• die Individualisierung des Muster-Dokumentenbedarfs (Deaktivierung) und die<br />
Anforderung zusätzlichen Dokumentenbedarfs vom Muster,<br />
• die Individualisierung der ergänzenden Informationen zum Dokumentenbedarf wie die<br />
Kosten, die Fristen und das Formerfordernis.<br />
Als Verwaltungsplan-Software stand im Projekt die IuK-Analyse-Software zur Verfügung,<br />
deren Entwicklung im Fördermittelprojekt der SV Coswig begonnen wurde.<br />
Soweit möglich wurden die Muster-Verwaltungspläne in der IuK-Analyse-Software erfasst.<br />
Für die Individualisierung der Muster-Verwaltungspläne wurde eine Web-Anwendung<br />
konzipiert und realisiert, die eine einfache Individualisierung von Muster-Verwaltungsplänen<br />
durch einzelne Verwaltungen demonstriert, so dass ein mögliches Prozedere veranschaulicht<br />
werden konnte.<br />
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A.4 Demonstration der Nutzung der individualisierten VPläne für Homepages und<br />
Portale<br />
In diesem Projektteil wurde demonstriert, wie die Informationen aus individualisierten<br />
Verwaltungsplänen automatisiert in Homepages der Verwaltung bzw. in Portale Dritter<br />
eingebunden werden können.<br />
In Ermangelung von Vorgaben z.B. im Rahmen der IT-Umsetzung der EU-DLR wurde ein<br />
provisorisches XML-Schema für die Bereitstellung von verfahrensspezifischen Informationen<br />
erarbeitet und mit VPlan-Informationen befüllt.<br />
Die Integration der so bereitgestellten VPlan-Informationen wurde für folgende<br />
Anwendungen demonstriert:<br />
• Für das Stadt-Portal leipzig.de wurden die VPlan-Informationen als Verfahrensdetails<br />
(Zuständige Einrichtungen, Verfahrensanbieter, Zuständigkeitsbeschränkungen,<br />
erforderliche Unterlagen, Formerfordernisse, Ergebnisdokumente, Kosten,<br />
Dauer/Fristen, Gesetze/Vorschriften) in den Behördenwegweiser (Einrichtungen von<br />
A-Z, Stichworte von A-Z) integriert.<br />
• Für das Sachsen-Portal Amt24 wurde aus den VPlan-Informationen eine Seite für die<br />
Darstellung der speziellen Verfahren in zuständigen Behörden (zusätzlich zu<br />
leipzig.de: Zuständigkeiten in Zuständigkeitskategorien, Verfahrensablauf,<br />
Leistungsvarianten, Kundengruppen) entwickelt und diese in die Portalfunktionalität<br />
mit der allgemeinen Beschreibung des Verfahrens integriert.<br />
• Für die Bürgerbüro-Software Fabius wurden zwei Ergänzungen vorgenommen:<br />
o Ein Menupunkt „Verfahrensauskunft“ wurde ergänzt. Hier können<br />
Verfahren/Leistungen im Verwaltungsplan recherchiert werden. Im Ergebnis<br />
werden VPlan-Informationen neben Amt24-Informationen als Auskunft<br />
angezeigt.<br />
o Ein Menupunkt „Annahmestelle (EA)“ wurde ergänzt und hier die<br />
Gaststättenerlaubnis aufgeführt. Zu der Gaststättenerlaubnis werden VPlan-<br />
Informationen als Verfahrensinformationen angezeigt und die Fallabwicklung<br />
mit VPlan-Informationen (hier Dokumentencheckliste) angedeutet.<br />
Projektdurchführung<br />
Die Durchführung des Projekt haben die Beteiligten im Dezember 2008 vereinbart.<br />
Die inhaltliche Arbeit in der VPlanung wurde durch das OSWI in Zusammenarbeit mit der<br />
SV <strong>Wilsdruff</strong> geleistet. Zur Vermittlung und Überprüfung der Ergebnisse wurden mit der SV<br />
<strong>Wilsdruff</strong> vier Projektberatungen durchgeführt.<br />
Die technischen Entwicklungsarbeiten wurden vom OSWI konzipiert und realisiert. Die<br />
Lecos nahm die Einbindung in leipzig.de und in Fabius vor.<br />
Der Abschlussworkshop fand am 04.02.09 in <strong>Wilsdruff</strong> statt.<br />
Projektteil B<br />
Im Projektteil B lag der Schwerpunkt auf der Nutzung der Verwaltungspläne in einer<br />
Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB).<br />
Inhaltlich wurde das Projekt auf ein reduziertes Fallmanagement (Anwendungsszenarium mit<br />
6 Teilleistungen) zwischen einer Annahmestelle und einer Gewerbebehörde bei der<br />
Beantragung einer „Gaststättenerlaubnis“ beschränkt.<br />
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Es wurden folgende Arbeitspakete realisiert:<br />
B.1 Erstellung Muster - Informations- und Funktionsbedarfsplan<br />
B.2 Individualisierung des Informations- und Funktionsbedarfsplans<br />
B.3 Fachkonzept für die Umsetzung der Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB)<br />
B.4 Realisierung der Anwendungsentwicklungen<br />
B.1 Erstellung Muster - Informations- und Funktionsbedarfsplan<br />
Begrenzt auf das abgestimmte Anwendungsszenarium wurde zunächst der im Projektteil A<br />
beschriebenen Dokumentenbedarf (Dokumententypen in den Teilleistungen) mit<br />
Dokumentenfunktionen untersetzt.<br />
Dokumentenfunktionen beschreiben allgemeingültig IT-Funktionen in einer für<br />
Sachbearbeiter verständlichen Form. Dokumentenfunktionen sind damit die Schnittstelle<br />
zwischen den Fach- und den IT-Spezialisten.<br />
Im Folgenden wurden die Dokumentenfunktionen allgemeingültig IT-technisch mit IT-<br />
Funktionen und Daten beschrieben. Dazu wurden Dienstetypen (methodenkonforme<br />
allgemeingültige IT-Komponenten nach dem Komponentenkonzept der Integrierten<br />
Vorgangsbearbeitung des OSWI) mit ihren Dienstetypfunktionen und Objekttypen<br />
(methodenkonforme allgemeingültige Informationsobjekte zu natürlichen und juristischen<br />
Objekten des OSWI) mit ihren Objekttypinformationen verwendet.<br />
Als Beispiele für die verwendeten Dienstetypen seien genannt:<br />
• Vorgangsablage 1 , Postbearbeitung<br />
• Dokumentenablage 2 , Dokumentenkonvertierung, Formularverwaltung<br />
• Objektdatendienste zu Gewerbebetrieben, Betriebsstätten, Flurstücken, Kunden,<br />
Personen<br />
• Fachdatendienste ALK, ALB, Melderegister<br />
• VPlan-Repository 3 , Benutzeroberflächenverwaltung, Nutzerverwaltung,<br />
Datentransport<br />
B.2 Individualisierung des Informations- und Funktionsbedarfsplan<br />
Nach der Erstellung des allgemeingültigen Muster – Informations- und Funktionsbedarfsplans<br />
erfolgte dessen Individualisierung auf die im Anwendungsszenarium konkret verfügbaren<br />
Software-Produkte:<br />
• OptimalSystems (nicht realisiert), VISkompakt bzw. entsprechende Übergangsdienste<br />
der Demo-Anwendung<br />
• Gewerbeverfahren eGWR bzw. entsprechende Übergangsdienste der Demo-<br />
Anwendung<br />
• GIS-Anwendung Cardo<br />
• Formularserver BAK FS bzw. entsprechende Übergangsdienste der Demo-<br />
Anwendung<br />
• Melderegister KKM (nicht realisiert)<br />
• Demo-Anwendung, VPlan-Software<br />
1<br />
protokolliert durchgeführte Leistungs- und Teilleistungsvorgänge<br />
2<br />
verwaltet vorgangsbezogen Dokumente vordefinierter Dokumententypen<br />
3<br />
verwaltet die Ergebnisse der Verwaltungsplanung und stellt diese zur Nutzung, z.B. zur Rechtesteuerung in der<br />
Vorgangsbearbeitung, zur Verfügung<br />
6/9
Dazu wurden nicht nur die IT-Funktionen, sondern auch die einzelnen Datenfelder zwischen<br />
Muster und Software-Produkt gemapt.<br />
B.3 Fachkonzept für die Umsetzung der Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB)<br />
Im Projekt wurde aus Aufwandsgründen kein professionelles Fachkonzept zur Umsetzung der<br />
Integrierten Vorgangsbearbeitung erstellt. Vielmehr wurden pragmatisch die Anforderungen<br />
an die zu entwickelnden Demo-Anwendungen für die Annahmestelle und die<br />
Gewerbebehörde spezifiziert.<br />
Hauptziel der Demo-Anwendung war es zu demonstrieren, wie Software-Anwendungen<br />
durch das VPlan-Repository (enthält Informationen des Verwaltungsplans) gesteuert und<br />
damit die Verwaltungspläne direkt IT-wirksam werden können. Ferner sollte die VPlangesteuerte<br />
und damit transparente Integration von vorhandenen Software-Produkten und<br />
Diensten demonstriert werden.<br />
Eine Integration des VPlan-Repositorys in andere Anwendungen als führende Systeme (z.B.<br />
Vorgangsbearbeitungssysteme) war im Projekt nicht vorgesehen und konnte im<br />
Projektumfang auch nicht geleistet werden.<br />
B.4 Realisierung der Anwendungsentwicklungen<br />
Es wurde eine Web-Anwendung für die Annahmestelle und eine für die Gewerbestelle<br />
entwickelt. Die Anwendungen nehmen selbst die Aufgaben bestimmter Dienste war (u.a.<br />
Nutzerverwaltung, Benutzeroberflächenverwaltung) und binden andere Anwendungen und<br />
Dienste ein. Dabei wird das VPlan-Repository zur Steuerung der Funktionalität genutzt.<br />
Ferner mussten die Anwendungen einige Dienste simulieren, wenn sie nicht oder nicht<br />
vollständig verfügbar waren. Dazu gehörten Funktionen zum eGWR, zum<br />
Dokumentenmanagement, zum Datentransport und auch Funktionen des VPlan-Repositorys.<br />
Projektdurchführung<br />
Die inhaltliche Arbeit in der VPlanung wurde durch das OSWI geleistet. Ebenso wurden die<br />
Fachkonzepte durch das OSWI erstellt.<br />
Die technischen Entwicklungsarbeiten wurden vom OSWI realisiert. Die KISA konfigurierte<br />
das VISkompakt und das Antragsformular. Außerdem stellte die KISA eGWR-Daten und<br />
IDU die GIS-Dienste zur Verfügung.<br />
Der Abschlussworkshop fand am 24.04.09 in <strong>Wilsdruff</strong> statt.<br />
Fazit<br />
Das Demonstratorprojekt brachte folgende Erkenntnisse:<br />
− Ebene: Organisation der Verwaltung<br />
o Mit der „Verwaltungsplanung“ können allgemeingültige Muster-Verwaltungspläne 4<br />
erstellt werden.<br />
4 Muster -Verwaltungspläne bilden den fachlichen Bedarf zu folgenden Inhalten, die durch ein Methodenmodell<br />
integriert werden, strukturiert ab: Leistungsbeschreibungen mit Schwerpunkt Vorgangsprotokollierung,<br />
Zuständigkeiten mit Schwerpunkt Vorgangsrechte, Dokumentenbedarf (Input/Output) mit Schwerpunkt<br />
Vorgangsdokumentation, IT-Dienste/IT-Funktionen mit Schwerpunkt Vorgangsunterstützung,<br />
Datenobjekte/Daten mit Schwerpunkt Integration und Standardisierung<br />
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o Aus Muster-Verwaltungsplänen lassen sich mit geringem Aufwand individuelle<br />
Endnutzer-Verwaltungspläne für beliebige Verwaltungsstrukturen erstellen.<br />
o Die Muster-Verwaltungspläne greifen nicht in die Organisationshoheit der<br />
Kommunen ein, sondern sorgen soweit für eine minimale Standardisierung, wie diese<br />
für eine effektive Planung und Umsetzung der IT-Unterstützung notwendig erscheint.<br />
o Die Verwaltungspläne ermöglichen den effektiveren Einsatz von klassischen<br />
Organisationsmethoden zur Prozessoptimierung auch wenn dieser durch den Einsatz<br />
der Verwaltungsplanung in kleineren Verwaltungen nicht mehr notwendig erscheint.<br />
− Ebene: Planung der IT-Unterstützung der Verwaltung<br />
o Die „Verwaltungsplanung“ ermöglicht in den Muster-Verwaltungsplänen eine<br />
detaillierte fachliche Planung der IT-Unterstützung. Diese erfolgt aus den objektiven<br />
fachlichen Erfordernissen unabhängig von der Organisation der Prozesse und<br />
unabhängig von der aktuellen IT-Unterstützung.<br />
o Mit dieser „IT-Blaupause“ kann die individuelle IT-Unterstützung der Verwaltungen<br />
entsprechend den konkreten Bedingungen entwickelt werden. Anbieter können ihre<br />
Angebote an den Muster-Verwaltungsplänen ausrichten.<br />
− Ebene: Unmittelbare IT-Nutzung<br />
o Am Beispiel der EU-Dienstleistungsrichtlinie wurde im Projekt demonstriert, dass die<br />
Verwaltungspläne direkt in IT-Szenarien technisch genutzt werden können:<br />
� Veröffentlichung von Auszügen aus Verwaltungsplänen auf Homepages der<br />
Verwaltung oder Amt24 zur Information der Dienstleister/Bürger über die<br />
Verwaltungsleistungen und die detaillierten Bedingungen bei ihrer<br />
Inanspruchnahme,<br />
� Übermittlung von Auszügen aus Verwaltungsplänen an Berechtigte (z.B. EAP)<br />
zur Information über die Durchführung der Verwaltungsleistungen,<br />
� Nutzung der Verwaltungspläne für die rechtssichere Führung von<br />
elektronischen Akten,<br />
� Nutzung von Verwaltungsplänen für die rechtssichere elektronische<br />
Übermittlung von Teilakten (hier zwischen EAP-Annahmestelle und<br />
Gewerbebehörde),<br />
� Nutzung für die bedarfsgerechte Bereitstellung von Software-Diensten in der<br />
Vorgangsbearbeitung.<br />
o Die technische Nutzung von Verwaltungsplänen wurde in einem Szenarium mit<br />
unterschiedlichen Software-Produkten (u.a. Dokumentenmanagement, GIS)<br />
demonstriert.<br />
Die Projekt-Beteiligten haben sich zu den Projektergebnissen folgendermaßen positioniert:<br />
− SV <strong>Wilsdruff</strong><br />
o Die in kurzer Zeit erreichten Ergebnisse wurden aus fachlicher Sicht positiv bewertet<br />
(hoher Lerneffekt). Ein Einsatz der Verwaltungspläne ist unter verschiedenen<br />
Zielstellungen sinnvoll. Die breite Mitwirkung anderer Verwaltungen ist<br />
wünschenswert.<br />
− KISA<br />
o Die KISA sieht die Verwaltungsplanung als ihr strategisches Werkzeug zur ITgerechten<br />
Aufbereitung der Verwaltungsprozesse und wird dies in IT-Projekten u.a.<br />
zur EU-Dienstleistungsrichtlinie einsetzen.<br />
− Lecos<br />
o Die Lecos hält die Verwaltungsplanung für geeignet, die Integration in ihren IT-<br />
Produkten voranzutreiben und die IT-Produkte weiterzuentwickeln. Ferner kann die<br />
Verwaltungsplanung ein wichtiges Mittel zur Kommunikation der IT-Anforderungen<br />
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zwischen der Stadt Leipzig und der Lecos sein. Die Lecos wird dies der Stadt<br />
entsprechend vermitteln.<br />
− GISA<br />
o Die GISA hält eine tiefere technische Integration zwischen Verwaltungsplan-<br />
Repository und dem Dokumentenmanagementsystem VISkompakt für möglich.<br />
− FHSV Meißen<br />
o Die Fachhochschule hat die Verwaltungsplanung als Modul in den Masterstudiengang<br />
eingeordnet und hält eine breitere Nutzung in der Ausbildung für möglich.<br />
− <strong>SAKD</strong><br />
o Die <strong>SAKD</strong> kam im Projekt zu der Erkenntnis, dass die Verwaltungsplanung geeignet<br />
ist, die Koordinierung von E-Government-Aktivitäten nachhaltig zu unterstützen. Dies<br />
gilt zum einen für die Planung von E-Government-Projekten und zum anderen für die<br />
konkrete Umsetzung in den Projekten. Auch für die Unterstützung der<br />
Standardisierungsbemühungen der <strong>SAKD</strong> kann die Verwaltungsplanung eine<br />
entscheidende Hilfe sein.<br />
o Die <strong>SAKD</strong> hat unabhängig vom Demonstrator-Projekt die Verwaltungsplanung mit<br />
der Beschreibung von Abläufen / Prozessen einer Verwaltung (z.B. mittels der<br />
Picture-Methode) verglichen. Dabei wurde deutlich, dass die Verwaltungsplanung den<br />
Schwerpunkt auf die Unterstützung der Kernprozesse und deren<br />
informationstechnischen Standardisierung legt und die organisations- und<br />
ablaufprozessorientierte Unterstützung (und deren Optimierung) als Folgeprozess<br />
betrachtet. Die Verwaltungsplanung sieht die technisch nachhaltige Optimierung zu<br />
den fachlichen Kernaktivitäten als ihre Hauptaufgabe. Damit grenzen sich die<br />
Herangehensweisen deutlich voneinander ab, was eine Integration der Methoden zur<br />
gleichzeitigen Nutzung der jeweiligen Stärken sinnvoll erscheinen lässt.<br />
9/9